Selitämme tärkeimmät kohdat muutetusta 'Japanilaisesta julkisen edun ilmoittajan suojelulaista' - Mitä toimenpiteitä yritysten tulisi toteuttaa?

Yleisen edun ilmoittajien suojelulaki (Japanese Whistleblower Protection Act) uudistettiin vuonna 2020 (Gregorian calendar year) ja se astui voimaan 1. kesäkuuta 2022. Tämän uudistuksen myötä yrityksille on asetettu velvollisuus kehittää järjestelmä sisäisten ilmoitusten asianmukaista käsittelyä varten.

Tässä artikkelissa käsitellään Yleisen edun ilmoittajien suojelulain uudistuksen keskeisiä kohtia ja selitetään, miten yritysten tulisi reagoida tähän uudistukseen.

Mikä on julkisen edun ilmoittajien suojelujärjestelmä?

“Julkisen edun ilmoittajien suojelujärjestelmä” on järjestelmä, joka suojaa niitä, jotka tarjoavat tietoa tapahtumista tai väärinkäytöksistä julkisen edun tarkoituksessa (ilmoittajat).

Esimerkiksi auton takaisinkutsujen salaaminen tai elintarvikkeiden väärennökset ovat organisaation väärinkäytöksiä tai skandaaleja, jotka ovat vaikeasti havaittavissa ulkopuolelta, ja usein ne tulevat ilmi sisäisten ilmoitusten kautta. Kuitenkin jotkut saattavat epäröidä ilmoittamista peläten, että se saattaa johtaa haittoihin yrityksen sisällä. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on tarpeen varmistaa, ettei sisäisiä ilmoittajia kohdella epäedullisesti, kuten irtisanomalla heidät.

Sisäiset ilmoitukset ovat organisaatiolle hyödyllisiä, koska ne mahdollistavat ongelmien tai väärinkäytösten varhaisen havaitsemisen ja nopean reagoinnin. Lisäksi ilmoittajien suojeleminen ja asianmukainen käsittely ilmoituksille edistää organisaation itsepuhdistuskykyä, lisää yhteiskunnallista luottamusta ja parantaa yrityksen arvoa.

Julkisen edun ilmoittajien suojelujärjestelmä pyrkii edistämään yritysten lainmukaisuutta ja turvaamaan kansalaisten turvallisuuden ja mielenrauhan suojelemalla sisäisiä ilmoittajia näistä näkökulmista.

Yleisen edun ilmoittajien suojelulain (Japanese Whistleblower Protection Act) muutoksen pääkohdat

Vuoden 2020 (Reiwa 2) muutokset tehtiin parantamaan sisäisen ilmoitusjärjestelmän tehokkuutta. Tässä muutoksessa on seuraavat pääkohdat:

Yritysten velvollisuus järjestää toimintansa

Yrityksille on asetettu seuraavat velvollisuudet (Yleisen edun ilmoittajien suojelulaki, 11. pykälä):

• Määritellä yleisen edun ilmoituksia käsittelevä henkilöstö
• Järjestää tarvittavat toimenpiteet sisäisten ilmoitusten asianmukaiseen käsittelyyn

Kuitenkin, yrityksille, joissa on alle 300 työntekijää (mukaan lukien osa-aikaiset), nämä ovat vain suosituksia.

Näistä velvollisuuksista, jos pääministeri katsoo sen tarpeelliseksi, hän voi pyytää yrityksiltä raporttia ja antaa heille neuvoja, ohjeita ja suosituksia (saman lain 15. pykälä). Lisäksi, jos suosituksia ei noudateta, se voidaan julkaista (saman lain 16. pykälä).

Lisäksi, yleisen edun ilmoituksia käsittelevälle henkilöstölle on asetettu salassapitovelvollisuus ilmoittajaa tunnistavista tiedoista, ja rikkomuksen seurauksena voi olla enintään 300 000 jenin sakko (saman lain 12. ja 21. pykälä).

Tässä yhteydessä ilmoittajaa tunnistavat tiedot tarkoittavat ilmoittajan nimeä, työntekijänumeroa jne., ja ne voivat olla myös yleisiä tietoja, kuten sukupuoli, jotka yhdistettynä muihin tietoihin voivat tunnistaa ilmoittajan.

Ilmoitusten tekeminen hallinnollisille elimille ja muille helpommaksi

Jos yritys irtisanoo ilmoittajan, koska hän on tehnyt ilmoituksen hallinnolliselle elimelle tai tiedotusvälineelle, irtisanomisen mitätöintiin vaadittavat ehdot ovat lieventyneet, mikä tekee ilmoittamisesta helpompaa (saman lain 3. pykälä).

Hallinnolliselle elimelle tehtävän ilmoituksen osalta, ei enää vaadita vain “riittävää syytä uskoa”, vaan myös “kirjallisen dokumentin toimittaminen, jossa on nimi ja osoite” on lisätty vaatimuksiin.

Tiedotusvälineille tehtävän ilmoituksen osalta, ennen muutosta vaadittiin vain hengen tai terveyden vaarantuminen, mutta muutoksen jälkeen myös “omaisuuden vaarantuminen” on lisätty. Lisäksi on lisätty “riittävä syy uskoa, että yritys paljastaa ilmoittajan tunnistustiedot”.

Yleisen edun ilmoittajien suojelun laajentaminen

Ennen muutosta suojelun piiriin kuuluivat vain työntekijät, mutta muutoksen myötä myös eläkkeelle jääneet ja johtajat, jotka ovat jääneet eläkkeelle vuoden sisällä, on lisätty (saman lain 2. pykälä, 1. momentti).

Johtajien lisääminen suojelun piiriin tarkoittaa, että myös johtajien epäedullinen kohtelu on kielletty, ja jos johtaja on erotettu tehtävästään yleisen edun ilmoituksen vuoksi, hänellä on oikeus vaatia vahingonkorvausta (saman lain 5. pykälä, 3. momentti, ja 6. pykälä). Lisäksi, suojattavien ilmoitusten kohteena olevat rikokset eivät enää ole vain rikosoikeudellisia, vaan myös hallinnollisia, joten niiden soveltamisala on laajentunut (saman lain 2. pykälä, 3. momentti).

Lisäksi, ilmoituksen perusteella tehdyn irtisanomisen mitätöinnin, alennuksen, palkanalennuksen ja muiden epäedullisten toimenpiteiden kiellon lisäksi, yrityksen on kielletty vaatimasta vahingonkorvausta yleisen edun ilmoittajalta yleisen edun ilmoituksen aiheuttaman vahingon perusteella (saman lain 7. pykälä).

Suojattavien ilmoitusten kohteena olevien tosiseikkojen soveltamisalan laajentaminen

Tämän muutoksen myötä suojattavien ilmoitusten kohteena olevien tosiseikkojen soveltamisala on laajentunut (saman lain 2. pykälä, 3. momentti).

“Tämän lain ja liitteenä olevan lain (mukaan lukien näiden lakien nojalla annetut määräykset) mukaan rikollisen toiminnan tosiasiat tai tämän lain ja liitteenä olevan lain (mukaan lukien näiden lakien nojalla annetut määräykset) mukaan sakon perusteena olevat tosiasiat” on määritelty.

Tämä “liitteenä oleva laki” on määritelty “Yleisen edun ilmoittajien suojelulain liitteenä olevan lain 8. pykälän mukaisesti (Heisei 17 vuoden asetus nro 146)”. Lain luettelo on julkaistu nimellä “Ilmoitusten kohteena olevien lakien luettelo (474 kappaletta) (tilanne 1. helmikuuta Reiwa 3 vuonna)” Kuluttajaviraston toimesta.

Toimenpiteet, joita yritysten tulisi toteuttaa sisäisten ilmoitusten asianmukaiseen käsittelyyn

Yritysten, joilla on yli 300 työntekijää, on tärkeää ymmärtää ja noudattaa uusia velvoitteita, jotka on asetettu viimeisimmällä lainsäädännön muutoksella. Tässä artikkelissa käsitellään toimenpiteitä, joita yritysten tulisi toteuttaa.

Sisäisten ilmoitusten asianmukaiseen käsittelyyn tarvittavan järjestelmän kehittäminen

Japanin julkisen ilmoittajan suojelulaki (Japanese Whistleblower Protection Act) ei määrittele sisäisen ilmoituskanavan perustamistapaa, joten ilmoituskanavan perustamisen muoto on yrityksen harkinnassa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ilmoituskanavan perustamista yrityksen sisäiseen osastoon, kuten henkilöstöosastoon, tai ulkoistamista esimerkiksi lakitoimistoon, tai molempien yhdistelmää.

Riippumatta valitusta muodosta, seuraavien seikkojen noudattaminen on välttämätöntä:

• Sisäisen julkisen ilmoituskanavan perustaminen: Määritellään selvästi osasto tai henkilö, joka suorittaa tutkimuksen ja korjaustoimenpiteet
• Toimenpiteet organisaation johtajien ja muiden johtohenkilöiden riippumattomuuden varmistamiseksi: Jos kyseessä on tapaus, joka liittyy organisaation johtajiin tai muihin johtohenkilöihin, varmistetaan riippumattomuus näistä henkilöistä
• Toimenpiteet julkisen ilmoituksen käsittelyyn liittyvien tehtävien suorittamiseksi: Sisäisen tutkimuksen ja korjaustoimenpiteiden toteuttaminen
• Toimenpiteet eturistiriitojen poistamiseksi julkisen ilmoituksen käsittelytehtävissä: Varmistetaan, ettei tapaukseen liittyviä henkilöitä osallistu julkisen ilmoituksen käsittelytehtäviin

Yritysten on nimettävä henkilöt, jotka hoitavat julkisen ilmoituksen käsittelytehtäviä, vastaanottavat julkisia ilmoituksia, suorittavat sisäisiä tutkimuksia ja tarvittaessa toteuttavat korjaustoimenpiteitä.

Julkisen ilmoittajan suojelujärjestelmän kehittäminen

Vaikka sisäinen ilmoituskanava olisi perustettu, julkisen ilmoittajan suojelujärjestelmä ei toimi asianmukaisesti, ellei ilmoittajan suojelua taata. Siksi yritysten on toteutettava seuraavat toimenpiteet:

• Toimenpiteet haitallisen kohtelun estämiseksi: Estetään haitallinen kohtelu ja tarjotaan apua, jos haitallista kohtelua havaitaan / Rangaistaan henkilöitä, jotka ovat kohdelleet haitallisesti
• Toimenpiteet tiedon jakamisen estämiseksi ulkopuolisten kanssa: Estetään tiedon jakaminen ulkopuolisten kanssa ja tarjotaan apua, jos tällaista jakamista havaitaan

Haitallinen kohtelu julkista ilmoitusta tekevää henkilöä kohtaan voi sisältää paitsi irtisanomisen, myös palkanalennuksen, aseman alentamisen tai pakotetun eroamisen.

Yritysten toteuttamista toimenpiteistä on yksityiskohtaisesti kerrottu Japanin julkisen ilmoittajan suojelulain 11 §:n 1 ja 2 momentin mukaisesti toteutettavista toimenpiteistä, joita yritysten tulisi toteuttaa asianmukaisen ja tehokkaan toteuttamisen varmistamiseksi[ja] (Reiwa 3 (2021) elokuun 20. päivänä annettu sisäasiainministeriön ilmoitus nro 118).

Yhteenveto: Konsultoi asianajajaa julkisen edun ilmoittajien suojelulain (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Law) suhteen

Julkisen edun ilmoittajien suojelulaki on muutettu, ja yrityksille on asetettu uusia velvollisuuksia, kuten sisäisten ilmoitusten asianmukaisen käsittelyn vaatima järjestelmä. Lisäksi, kun ilmoitus tehdään, on välttämätöntä, että yrityksellä on jo olemassa oleva järjestelmä ilmoitusten asianmukaiseen käsittelyyn.

Ilmoittajien asianmukainen suojeleminen ja ilmoitusten vilpitön käsittely ovat tärkeitä sekä yrityksille että yhteiskunnalle. Julkisen edun ilmoittajien suojelujärjestelmän osalta, ole hyvä ja konsultoi asianajajaa.

Esittely toimenpiteistämme toimistossamme

Monolith Lakitoimisto on lakitoimisto, jolla on runsaasti kokemusta IT:stä, erityisesti internetistä ja laista. Japanilainen julkisen edun ilmoittajien suojelulaki (Whistleblower Protection Act) on saanut paljon huomiota, ja oikeudellisen tarkastuksen tarve kasvaa yhä. Toimistossamme tarjoamme ratkaisuja kaikkiin IT- ja startup-yritysten yritysoikeudellisiin asioihin. Yksityiskohdat on esitetty alla olevassa artikkelissa.

Monolith Lakitoimiston käsittelemät alueet: IT- ja startup-yritysten yritysoikeus[ja]