Selitys avustushakemusten toimeksiantajien käytön varotoimenpiteistä ja tarvittavista sopimusasiakirjojen kohdista

Yrityksen johtamisessa voi tulla eteen erilaisten tukirahojen hakemisen harkitseminen.

Tukirahat ovat varoja, joita valtio tai paikallishallinto myöntää osana politiikkaansa tavoitteidensa saavuttamiseksi. Ne on tarkoitettu tukemaan tavoitteisiin sopivien yritysten toimintaa.

Koska tukirahoja ei yleensä tarvitse maksaa takaisin, ne voivat olla suuri apu yrityksen rahoituksen hallinnassa.

Kuitenkin on tärkeää huomata, että tukirahoja ei myönnetä kenelle tahansa, joka niitä hakee. Tukirahojen hakemiseen liittyy monimutkaisia vaatimuksia, ja hakemuksessa on selkeästi kuvattava yrityksen toiminta ja miten se täyttää nämä vaatimukset.

Tukirahahakemukset ovat usein laajoja, ja niiden valmistelu yrityksen normaalin toiminnan ohella voi olla merkittävä rasite. Tästä syystä on melko yleistä, että yritykset ulkoistavat tukirahahakemusten tekemisen konsulteille tai muille asiantuntijoille.

Tässä artikkelissa käsittelemme asioita, joita yritysten tulisi ottaa huomioon ulkoistettaessa tukirahahakemusten tekemistä ja solmittaessa konsultointisopimuksia tähän tarkoitukseen.

Tukirahojen hakeminen

Tukirahat ovat järjestelmiä, jotka myöntävät osan tarvittavista kuluista tukemaan yritysten toimintaa, jotka vastaavat valtion tai paikallishallinnon politiikan tavoitteita, kuten alussa selitimme.

Pääasiassa Japanin talous-, kauppa- ja teollisuusministeriö (Japanese Ministry of Economy, Trade and Industry) käsittelee suurimman osan tukirahoista.

Kun haet tukirahaa, sinun on hankittava uusimmat julkiset hakemusohjeet ja määrämuotoiset hakemuslomakkeet, ja toimitettava asiakirjat toimistoon ennen tukirahan hakemisen määräaikaa.

Tämän jälkeen toimisto tarkistaa tukirahahakemuksen ja päättää, hyväksytäänkö se vai ei.

Ja tukirahan kohteena olevan hankkeen toteuttaminen on tehtävä vasta hyväksymispäätöksen jälkeen.

Lisäksi tukirahaa ei makseta yritykselle heti sen hyväksymisen jälkeen.

Yritykset, jotka on hyväksytty tukirahalle, joutuvat ensin maksamaan kaikki kulut, ja vasta sen jälkeen, kun he ovat raportoineet hankkeen toteutuksesta, he voivat saada tukirahaa.

Tukirahoilla on yleensä tietty budjettikatto, joten kaikki hakemukset eivät tule hyväksytyiksi.

Esimerkiksi “valmistustuen” (Japanese Manufacturing Subsidy), joka on suosittu yritysten keskuudessa, hyväksymisaste on yleensä noin 50%.

Tämän vuoksi monet yritykset turvautuvat konsultteihin, jotka ovat ammattilaisia tukirahahakemusten tekemisessä, jotta he voivat läpäistä tarkastuksen mahdollisimman varmasti.

Huomaa, että “avustukset” (Japanese Grants) ovat samankaltaisia kuin tukirahat. Avustukset ovat myös rahaa, joka myönnetään valtiolta tai paikallishallinnolta, eikä niitä tarvitse maksaa takaisin. Erityisesti tukirahojen ja avustusten ero on siinä, että avustuksia voidaan saada periaatteessa, jos tietyt vaatimukset täyttyvät. Lisäksi avustukset ovat pääasiassa työllisyyteen liittyviä etuuksia, joita Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriö (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) hallinnoi.

Kenen tulisi hoitaa avustushakemukset?

Jos aiot ulkoistaa avustushakemuksen, kenen pitäisi hoitaa se? Loppujen lopuksi, erityistä pätevyyttä ei tarvita avustushakemuksen hoitamiseen. Tästä syystä on olemassa monia toimijoita, jotka itse nimittävät itsensä avustushakemuskonsulteiksi.

Kuitenkin, käytännössä näyttää siltä, että usein pienyritysten konsultit, joilla on asianmukainen pätevyys, hoitavat avustushakemuksia.

Lisäksi on monia esimerkkejä siitä, että veroneuvojat ja tilintarkastajat tarjoavat avustushakemuskonsultointia.

On sanottu, että avustushakemuksen kirjoittamisessa on tiettyjä seikkoja, jotka on otettava huomioon. Siksi, jos aiot ulkoistaa avustushakemuksen, kannattaa konsultoida konsulttia, jolla on runsaasti kokemusta avustushakemuksista.

Lisäksi avustushakemuksen palkkio koostuu yleensä kahdesta osasta: aloituspalkkiosta ja onnistumispalkkiosta.

Tässä tapauksessa aloituspalkkio on yleensä noin 100 000 – 150 000 jeniä, ja onnistumispalkkio on noin 10% myönnetystä avustuksesta. Siksi, jos palkkio on huomattavasti korkeampi kuin tämä, kannattaa harkita tarkkaan, onko se kannattavaa.

Avustushakemusten konsultointisopimus

Kun ulkoistat avustushakemuksen, sinun on luotava ja allekirjoitettava konsultointisopimus konsultin kanssa. Tässä yhteydessä selitämme yksityiskohtaisesti konsultointisopimuksen tarkistuspisteet.

Sopimusmallissa, joka esitetään alla, “A” viittaa yritykseen, joka antaa avustushakemuksen, ja “B” viittaa konsulttiin, joka hoitaa avustushakemuksen.

Kun luot sopimuksen, älä käytä alla olevia lausekkeita sellaisenaan mallipohjana, vaan muokkaa niitä sopimaan osapuolten todelliseen tilanteeseen.

Yleisistä palvelusopimuksista on yksityiskohtainen selostus myös seuraavassa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Sopimuksen mukaisten tehtävien sisältö

Pykälä ○ (Tehtävän sisältö)
A (jäljempänä “Asiakas”) osoittaa B:lle (jäljempänä “Palveluntarjoaja”) seuraavat tehtävät (jäljempänä “Tehtävät”), ja Palveluntarjoaja hyväksyy ne.
(1) Reiwa ○ -vuoden (Gregoriaaninen kalenteri: 20XX) ○○-avustuksen hakemus ja muut tarvittavat asiakirjat
(2) Edellä mainittujen tehtävien suorittamisesta johtuvat liitännäistehtävät

Konsultointisopimuksen keskeinen pykälä koskee konsultointitehtävien sisältöä. Tässä tarkistetaan, onko tehtävän sisältö ja laajuus selkeästi määritelty. Erityisesti on tärkeää määritellä, minkä avustushakemuksen konsultointi on tarkoitus antaa.

Avustukset tunnistetaan yleensä niiden nimen ja haun vuoden perusteella. Siksi on tärkeää tarkistaa, että avustuksen nimi ja muut tiedot ovat oikein, vertaamalla niitä esimerkiksi avustuksen julkaisijan, kuten valtion tai paikallishallinnon, julkaisemiin hakuilmoituksiin.

Palkkioita koskevat ehdot

Pykälä ○ (Palkkiot)
Tämän tehtävän korvaus määritellään seuraavasti:
(1) Aloitusmaksu
A maksaa B:lle aloitusmaksuna ○○ euroa (sisältäen arvonlisäveron).
(2) Onnistumispalkkio
Jos tämän tehtävän kautta haettu tuki hyväksytään, A maksaa B:lle ○○% (sisältäen arvonlisäveron) hyväksytystä summasta.

Tehtävän sisällön ohella tärkeä ehto on tehtävän korvaus (palkkio). Kuten edellä mainittiin, tukihakemusten palkkio koostuu yleensä aloitusmaksusta ja onnistumispalkkiosta.

Tästä syystä, yrityksenä, joka ulkoistaa tukihakemuksen, on tärkeää varmistaa, että palkkion laskentamenetelmä ja määrä on yksiselitteisesti määritelty konsultointisopimuksessa.

Lisäksi, jos yrityksen on maksettava muita maksuja tai kuluja aloitusmaksun tai palkkion lisäksi, on tärkeää välttää ongelmia tarkistamalla kulujen sisältö etukäteen.

Huomautettakoon, että viime aikoina on ilmestynyt konsultteja, jotka käsittelevät tukihakemuksia, ja jotkut heistä näyttävät ottavan käyttöön täysin onnistumispalkkiojärjestelmän ilman aloitusmaksua.

Uudelleen ulkoistamista koskeva pykälä

Pykälä ○ (Uudelleen ulkoistaminen)
(1) Jos B haluaa ulkoistaa tämän tehtävän kolmannelle osapuolelle, hänen on saatava etukäteen kirjallinen suostumus A:lta.
(2) Jos B ulkoistaa tämän tehtävän kolmannelle osapuolelle edellisen kohdan perusteella, B:n on asetettava kyseiselle kolmannelle osapuolelle vähintään samat velvollisuudet kuin hänellä itsellään on tämän sopimuksen perusteella.

Avustusrahojen hakemisessa on määräaikoja muutaman kuukauden välein, joten konsulteille, jotka hoitavat hakemukset, työ keskittyy tiettyihin aikoihin.

Tästä syystä avustushakemusten laatiminen voidaan joskus ulkoistaa ulkopuolisille yhteistyökumppaneille.

Jopa tällaisissa tapauksissa, on välttämätöntä, että pyytäjä voi selvittää, onko tehtävä ulkoistettu uudelleen. Tästä syystä yllä olevassa pykäläesimerkissä ensimmäisessä kohdassa vaaditaan kirjallinen suostumus.

Jos tiedetään etukäteen, että tehtävä tullaan ulkoistamaan uudelleen, voidaan ensimmäisessä kohdassa esimerkiksi todeta, että “B voi ulkoistaa tämän tehtävän ○○:lle, ja A hyväksyy tämän”.

Ulkoistajana olisi hyvä saada mahdollisimman paljon tietoa ulkoistuskohteesta, kuten yrityksen nimi.

Lisäksi avustushakemuksiin liittyvät asiakirjat sisältävät yrityksen liikesalaisuuksia. Tästä syystä, vaikka tehtävä ulkoistettaisiin ulkopuoliselle toimijalle, on vähintään varmistettava, että myös ulkoistuskohteella on salassapitovelvollisuus.

Tämä periaate sisältyy yllä olevan pykäläesimerkin toiseen kohtaan.

Sopimuksen purkamista koskevat ehdot

Pykälä ○ (Sopimuksen purkaminen)
1. Joko A tai B voi purkaa tämän sopimuksen ilmoittamalla siitä kirjallisesti toiselle osapuolelle, jos toinen osapuoli täyttää jonkin seuraavista ehdoista:
(1) Rikkoo tämän sopimuksen ehtoja
(2) Luottotilanne heikkenee
(3) On muita syitä, jotka estävät tämän sopimuksen tavoitteiden saavuttamisen
2. Jos A on valittu saamaan avustusta ja kieltäytyy vastaanottamasta sitä tai jos A ei toteuta hanketta, minkä seurauksena avustusta ei voida vastaanottaa, sopimusta ei voida purkaa.

Ensimmäisen kohdan ehdot ovat yleisiä sopimuksen purkamista koskevia ehtoja. Erityisesti avustushakemusten ulkoistamisessa ongelmallinen on toisen kohdan ehto. Avustushakemusten menestyspalkkio syntyy yleensä, kun haettu avustus on hyväksytty.

Kuitenkin, todellisuudessa yritys, joka on asiakkaamme, voi vastaanottaa avustuksen vasta sen jälkeen, kun hyväksytty hanke on toteutettu. Toisen kohdan ehtojen mukaan, vaikka asiakas ei pystyisi vastaanottamaan avustusta omasta syystään avustuksen hyväksymisen jälkeen, menestyspalkkio syntyy.

Koska se, että asiakas ei tee tarvittavia toimenpiteitä avustuksen vastaanottamiseksi avustuksen hyväksymisen jälkeen, ei ole konsultin vastuulla, tällaisen ehdon sisällyttäminen on väistämätöntä.

Yleiset ehdot

Lisäksi yllä mainittuihin ehtoesimerkkeihin, sopimuksissa on yleisesti määriteltyjä yleisiä ehtoja.

Yleisiin ehtoihin kuuluu esimerkiksi vahingonkorvausvastuuta koskevat ehdot, toisen osapuolen kanssa syntyvän riidan tuomioistuimen toimivaltaa koskevat ehdot, luottamuksellisuusvelvollisuutta koskevat ehdot jne.

Näistä, avustushakemuksessa yrityksen liiketoimintasuunnitelmat ja tilinpäätöstiedot, jotka ovat erittäin luottamuksellisia, annetaan konsultille, joten luottamuksellisuusvelvollisuutta koskevat ehdot ovat erittäin tärkeitä. Tämä johtuu siitä, että on olemassa riski, että yritys kärsii vahinkoa, jos tiedot vuotavat kilpailijalle.

Luottamuksellisuusvelvollisuudesta voidaan sopia konsultointisopimuksessa, mutta sen merkityksen vuoksi voidaan myös laatia erillinen luottamuksellisuussopimus, jota kutsutaan NDA:ksi.

Luottamuksellisuussopimuksesta (NDA) on yksityiskohtainen selostus seuraavassa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Yhteenveto

Ulkopuolisen konsultin taitava hyödyntäminen ja avustusrahoituksen saaminen voi olla yritykselle erittäin suuri etu.

Kun avustushakemuksiin liittyvät tehtävät ulkoistetaan, on tärkeää aina solmia sopimus.

Tehtävien sisällön ja palkkion osalta on erityisen tärkeää tarkistaa sopimus huolellisesti, koska näissä asioissa ongelmia syntyy helposti. Jos sopimuksen sisällöstä on epävarma, voi kääntyä yritysjuridiikkaan perehtyneen asianajajan puoleen ja pyytää neuvoa.

Toimenpiteet, joita toimistomme tarjoaa

Kuten yllä mainittiin, sopimusten laadinta on välttämätöntä turvallisen avustusrahoituksen käytön kannalta.

Monolis Lakitoimisto on erikoistunut IT-alalle, erityisesti internetiin ja lainsäädäntöön. Toimistossamme laadimme ja tarkistamme sopimuksia monenlaisiin tarpeisiin, aina Tokion pörssin päälistalla olevista yrityksistä startup-yrityksiin.

Jos tarvitset apua sopimusten kanssa, tutustu alla olevaan artikkeliin.