Penjelasan tentang Keefektifan Tanda Tangan Elektronik dan Kontrak Elektronik yang Meningkat Pesat di Tengah Pandemi Corona

Seiring dengan peningkatan pekerjaan dari rumah yang disebabkan oleh pandemi Corona, kontrak elektronik juga mengalami peningkatan. Dalam kontrak elektronik, Anda tidak perlu repot mengirimkan dokumen yang telah ditandatangani dan distempel kembali melalui pos, cukup dengan menandatangani setelah memeriksa isi dokumen di komputer atau perangkat lainnya, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga secara signifikan.

Di sini, kami akan menjelaskan tentang keabsahan tanda tangan elektronik dan kontrak elektronik.

Kontrak dan Dokumen Kontrak

Tindakan yang menghasilkan hubungan hukum hak dan kewajiban melalui kesepakatan antara para pihak disebut ‘kontrak’. Jika hak dan kewajiban muncul melalui kesepakatan, apa tujuan dari ‘dokumen kontrak’?

Hukum Sipil dan Kontrak

Surat kontrak bukanlah syarat mutlak dari sebuah kontrak. Kontrak dapat terbentuk secara lisan dan janji lisan pun dapat dianggap sebagai kontrak. Namun, jika terjadi perselisihan mengenai kontrak, Anda harus dapat membuktikan adanya kontrak tersebut, dan kontrak lisan tidak memiliki bukti fisik. Untuk mengantisipasi situasi seperti ini, surat kontrak diperlukan sebagai bukti dalam perselisihan.

Namun, dalam kasus hukum sipil, bukti kontrak yang dapat diajukan tidak terbatas pada surat kontrak fisik saja, tetapi juga dapat berupa rekaman video yang disimpan dalam kaset video, atau data elektronik yang disimpan dalam disk magnetik.

Mengenai kontrak, Hukum Sipil Jepang (Hukum Sipil Jepang (Pembentukan dan Format Kontrak) Pasal 522) menyatakan:

Pasal 522 Hukum Sipil Jepang (Pembentukan dan Format Kontrak)

Kontrak terbentuk ketika pihak lain menerima tawaran yang menunjukkan isi kontrak (selanjutnya disebut “penawaran”).

2. Kecuali ada ketentuan khusus dalam undang-undang, pembentukan kontrak tidak memerlukan pembuatan dokumen tertulis atau format lainnya.

Ini menetapkan bahwa kontrak terbentuk ketika ada kesepakatan antara pihak-pihak yang terlibat. Pasal 2 menyatakan bahwa pembuatan dokumen tertulis bukanlah syarat mutlak untuk pembentukan kontrak, dan formatnya dapat ditentukan secara bebas. Oleh karena itu, saat ini, hampir semua surat kontrak dapat diubah menjadi format digital tanpa masalah.

Namun, seperti yang dinyatakan dalam Pasal 2, “kecuali ada ketentuan khusus”, ada beberapa undang-undang yang memerlukan dokumen tertulis, dan dalam kasus ini, pembuatan dokumen tertulis biasanya menjadi syarat untuk pembentukan kontrak.

Sebagai contoh, kontrak jaminan dan kontrak sewa tanah berjangka waktu tertentu di bawah Hukum Sewa Tanah dan Rumah tidak akan diakui keberlakuannya kecuali dibuat dalam bentuk tertulis. Namun, untuk kontrak jaminan, meskipun Pasal 446 Ayat 2 Hukum Sipil Jepang menyatakan bahwa “Kontrak jaminan tidak akan berlaku kecuali dibuat dalam bentuk tertulis”, Ayat 3 menyatakan bahwa “Jika dibuat dengan catatan magnetik, kontrak jaminan tersebut dianggap dibuat dalam bentuk tertulis dan ketentuan ayat sebelumnya berlaku.” Oleh karena itu, kontrak elektronik juga valid.

Di sisi lain, kontrak hibah dapat diakui meskipun dibuat secara lisan, tetapi perlu diperhatikan bahwa jika tidak dibuat dalam bentuk tertulis, pihak yang terlibat dapat membatalkannya. Dalam kontrak jaminan, kontrak tertulis adalah syarat mutlak, sehingga ada kemungkinan pembatalan diakui dalam kontrak jaminan yang dibuat dengan kontrak elektronik.

Selain itu, dalam hal penjualan door-to-door dan sejenisnya, pedagang diwajibkan untuk memberikan dokumen tertulis yang menjelaskan isi kontrak, dan jika dokumen tersebut tidak diberikan, periode pendinginan (cooling-off) tidak akan berjalan. Konsumen juga harus melakukan pendinginan dalam bentuk tertulis.

Hukum Perdata dan Kontrak

Menurut Pasal 522 Ayat 2 dari Hukum Perdata Jepang (Japanese Civil Code), kontrak dapat berlaku tanpa perlu adanya dokumen tertulis, kecuali ada ketentuan khusus. Namun, validitas kontrak dan apakah kontrak tersebut dapat diakui sebagai bukti di pengadilan adalah dua hal yang berbeda. Jika terjadi perselisihan mengenai kontrak, perlu ada bukti untuk menentukan validitas kontrak tersebut.

Lalu, apakah kontrak yang telah diubah menjadi format digital dapat diakui di pengadilan? Dalam Hukum Perdata (Japanese Civil Procedure Law), mengenai pengajuan bukti dokumen, diatur dalam:

Pasal 228 Hukum Perdata (Pembentukan Dokumen)

Dokumen harus dapat membuktikan bahwa pembentukannya sah.

(Disingkat)

4. Dokumen pribadi dianggap sah jika ada tanda tangan atau cap dari orang yang bersangkutan atau wakilnya.

Pasal 228 Hukum Perdata mengatur bahwa dokumen tidak akan diakui sebagai bukti kecuali dapat membuktikan bahwa pembentukannya sah. Namun, dalam praktiknya, bisa jadi sulit untuk membuktikan hal tersebut. Misalnya, dalam kasus surat perjanjian pinjaman, harus jelas siapa yang menulis dan membuatnya, namun kadang-kadang sulit untuk membuktikannya.

Oleh karena itu, dalam Ayat 4 Pasal tersebut, meskipun bukan dokumen resmi, ada ketentuan “presumption” yang menyatakan bahwa dokumen pribadi dianggap sah jika ada tanda tangan atau cap dari orang yang bersangkutan atau wakilnya. Artinya, “tanda tangan atau cap” menjadi syarat untuk menganggap dokumen “sah”.

Namun, bukan berarti jika ada cap maka dianggap sah, tetapi perlu dibuktikan bahwa cap tersebut milik orang yang bersangkutan. Jika menggunakan cap resmi, Anda dapat melampirkan sertifikat cap resmi untuk membuktikan bahwa cap tersebut milik orang yang bersangkutan, tetapi jika menggunakan cap biasa, mungkin sulit untuk membuktikan bahwa itu milik orang yang bersangkutan.

Dalam hal dokumen elektronik, Pasal 231 Hukum Perdata menyebutkan bahwa “Ketentuan bagian ini juga berlaku untuk objek yang bukan dokumen tetapi dibuat untuk menunjukkan informasi, seperti gambar, foto, rekaman suara, video, dan lainnya”. Oleh karena itu, dokumen elektronik juga dianggap setara dengan dokumen berdasarkan ketentuan ini, dan bahkan email dapat diakui sebagai bukti di pengadilan jika kredibilitas isinya tinggi.

Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik dan Kontrak

“Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik (Undang-Undang tentang Tanda Tangan Elektronik dan Bisnis Otentikasi)” adalah undang-undang yang mengatur definisi dan efek “tanda tangan elektronik” yang diterapkan pada dokumen elektronik, serta bisnis yang melakukan otentikasinya, dan menentukan keabsahan hukum tanda tangan elektronik.

Mengenai definisi tanda tangan elektronik,

Pasal 2 Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik

Dalam undang-undang ini, “tanda tangan elektronik” adalah tindakan yang dilakukan terhadap informasi yang dapat dicatat dalam catatan elektromagnetik (catatan yang dibuat dengan cara elektronik, cara magnetik, atau cara lain yang tidak dapat dikenali oleh persepsi manusia, dan digunakan untuk pemrosesan informasi oleh komputer. Sama berlaku di bawah ini.) dan memenuhi semua persyaratan berikut.

1. Ini adalah untuk menunjukkan bahwa informasi tersebut berkaitan dengan pembuatan oleh orang yang melakukan tindakan tersebut.

2. Ini adalah sesuatu yang dapat digunakan untuk memeriksa apakah ada perubahan pada informasi tersebut.

Ini dinyatakan.

Jika diringkas, “tindakan yang dilakukan terhadap informasi yang dapat dicatat dalam catatan elektromagnetik”, dan “sesuatu yang menunjukkan bahwa orang yang melakukan tindakan tersebut adalah pembuatnya”, dan “sesuatu yang dapat digunakan untuk memeriksa apakah ada perubahan pada informasi tersebut”, adalah tanda tangan elektronik.

Saat ini, mekanisme untuk mewujudkan tanda tangan elektronik adalah teknologi enkripsi yang disebut metode kunci publik. Membuat pasangan kunci enkripsi dan dekripsi, jika ada teks terenkripsi yang dapat didekripsi dengan kunci dekripsi tertentu, teks tersebut dapat dibuktikan sebagai teks asli yang tidak dienkripsi dengan kunci enkripsi yang sesuai dengan kunci dekripsi tersebut.

Jika Anda membuat kunci dekripsi menjadi kunci publik dengan mempublikasikannya kepada pihak lain melalui internet, dll., dan menjadikan kunci enkripsi sebagai kunci pribadi, teks terenkripsi yang dapat didekripsi dengan kunci publik diasumsikan sebagai teks yang telah dienkripsi oleh administrator kunci pribadi yang berpasangan dengan kunci publik tersebut. Mekanisme ini, yang memungkinkan kita untuk mengasumsikan pembuat file elektronik dan bahwa file yang dibuat tidak diubah, adalah metode kunci publik.

Namun, dalam teks Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik, tidak ada persyaratan untuk mengadopsi metode kunci publik ini. Hal ini karena pertimbangan telah dilakukan untuk tidak membatasi teknologi kunci publik, sehingga bahkan jika teknologi baru diterapkan karena perkembangan teknologi di masa depan, ini dapat diperlakukan secara hukum sebagai tanda tangan elektronik, karena mungkin ada metode yang lebih baik untuk membuktikan identitas pribadi dan tidak adanya perubahan di masa depan.

Dalam Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik, mengenai dokumen elektronik,

Pasal 3 Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik (Presumsi Pembentukan yang Sah dari Catatan Elektromagnetik)

Catatan elektromagnetik yang dibuat untuk merepresentasikan informasi (kecuali yang dibuat oleh pejabat publik dalam menjalankan tugasnya.) diasumsikan sebagai yang sah dibentuk ketika tanda tangan elektronik oleh individu (terbatas pada yang dapat dilakukan hanya oleh individu dengan mengelola kode dan barang yang diperlukan untuk melakukannya dengan benar.) telah dilakukan pada informasi yang dicatat dalam catatan elektromagnetik tersebut.

Ini menyatakan bahwa jika tanda tangan elektronik yang hanya dapat dilakukan oleh individu telah dilakukan, itu diasumsikan sebagai yang sah dibentuk.

Apakah itu tanda tangan elektronik oleh individu dapat dibuktikan dengan menggunakan sertifikat elektronik. Dalam kasus cap, Anda memeriksa apakah cap dan cap sama dengan sertifikat cap, tetapi Anda dapat memeriksa apakah tanda tangan elektronik benar dengan sertifikat elektronik. Sertifikat elektronik berisi “kunci publik” yang merupakan informasi untuk memverifikasi tanda tangan elektronik, sehingga tanda tangan elektronik yang dapat diverifikasi dengan kunci publik dapat dibuktikan sebagai milik individu.

Ringkasan

Dalam interaksi melalui internet dan sejenisnya, tidak diperlukan pertemuan langsung dengan pihak lain. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa penerima dan pengirim informasi benar-benar adalah orang yang sebenarnya, dan informasi tidak diubah di tengah jalan. Tanda tangan elektronik ada sebagai cara efektif untuk melakukan hal ini.

Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan cap. Meskipun merupakan kontrak elektronik, validitas kontrak diakui, dan kontrak elektronik dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan.

Panduan Strategi dari Kantor Kami

Kantor Hukum Monolith adalah kantor hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam IT, khususnya internet dan hukum. Penggunaan kontrak elektronik yang aman diperkirakan akan semakin meningkat kebutuhannya di masa mendatang. Di kantor kami, kami melakukan pembuatan dan peninjauan kontrak untuk berbagai kasus, mulai dari perusahaan yang terdaftar di Tokyo Stock Exchange Prime hingga perusahaan startup. Jika Anda memiliki masalah terkait kontrak, silakan merujuk ke artikel di bawah ini.

https://monolith.law/contractcreation[ja]