Pengakhiran Kontrak Kerja dalam Hukum Ketenagakerjaan Jepang: Analisis Hukum tentang Pengunduran Diri dan Pemutusan Hubungan Kerja Berdasarkan Kesepakatan Bersama yang Diajukan oleh Pekerja

Pengakhiran kontrak kerja merupakan peristiwa yang sering terjadi dalam manajemen perusahaan. Terutama, situasi di mana hubungan kerja berakhir karena inisiatif dari pihak pekerja seringkali terjadi. Namun, terdapat perbedaan signifikan dalam efek hukum, terutama mengenai waktu efektivitas pengakhiran dan kemungkinan untuk mencabut pernyataan keinginan untuk mengundurkan diri, tergantung pada apakah pengakhiran tersebut bersifat ‘pemutusan kesepakatan bersama’ atau ‘pengunduran diri’. Jika tidak memahami perbedaan ini dengan tepat dan menangani situasi tersebut tanpa kehati-hatian, misalnya, perusahaan dapat menghadapi risiko konflik hukum yang tidak terduga, seperti ketika pekerja yang telah mengajukan pengunduran diri mencabut pernyataan tersebut dan mengklaim bahwa status kontrak kerjanya masih berlaku setelah perusahaan telah merekrut penggantinya. Pengakhiran kontrak kerja bukan hanya masalah prosedural, tetapi juga merupakan isu hukum penting yang terkait langsung dengan kewajiban hukum dan manajemen risiko perusahaan. Dalam artikel ini, berdasarkan sistem hukum ketenagakerjaan di Jepang, kami akan menjelaskan secara rinci tentang dua tipe pengakhiran kontrak kerja yang diinisiasi oleh pekerja, yaitu ‘pemutusan kesepakatan bersama’ dan ‘pengunduran diri’, termasuk persyaratan hukum, efek, serta aturan tentang pencabutan pernyataan keinginan, dengan merujuk pada peraturan hukum dan kasus pengadilan yang spesifik. Tujuan kami adalah untuk membantu mewujudkan manajemen sumber daya manusia dan tenaga kerja yang stabil dan sesuai dengan hukum.

Tipe Hukum Pengakhiran Kontrak Kerja: Pengunduran Diri dan Resignasi di Bawah Hukum Jepang

Pengakhiran kontrak kerja yang diajukan oleh pekerja secara hukum dapat diklasifikasikan menjadi dua tipe utama: ‘pengunduran diri atas kesepakatan bersama’ dan ‘resignasi’. Kedua tipe ini memiliki kesamaan dalam mengakhiri kontrak kerja, namun sifat hukum dan syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk keduanya sangat berbeda.

Pengunduran diri atas kesepakatan bersama adalah kontrak di mana pekerja dan pengguna tenaga kerja sepakat untuk mengakhiri kontrak kerja di masa depan. Ini terjadi ketika ada kesesuaian antara ‘penawaran’ dari salah satu pihak dan ‘penerimaan’ dari pihak lainnya. Dalam praktik, tindakan pekerja yang mengajukan ‘permohonan pengunduran diri’ sering kali diinterpretasikan sebagai ‘penawaran’ untuk pengunduran diri atas kesepakatan bersama. Hanya setelah pengguna tenaga kerja menyetujui penawaran tersebut, kesepakatan untuk mengakhiri kontrak kerja tercapai.

Di sisi lain, resignasi adalah ketika pekerja mengakhiri kontrak kerja melalui pernyataan kehendak sepihak. Ini juga dikenal sebagai ‘resignasi sukarela’ dan tidak memerlukan persetujuan dari pengguna tenaga kerja. Ketika pernyataan kehendak untuk mengakhiri kontrak dari pekerja sampai kepada pengguna tenaga kerja dan setelah periode waktu yang ditentukan oleh hukum berlalu, efek pengakhiran kontrak akan terjadi secara otomatis.

Masalah yang sering terjadi dalam praktik adalah ketika dokumen seperti ‘surat pengunduran diri’ atau ‘permohonan pengunduran diri’ yang diajukan oleh pekerja tidak jelas apakah secara hukum merupakan ‘penawaran’ untuk pengunduran diri atas kesepakatan bersama atau pernyataan kehendak ‘resignasi’ yang pasti. Perbedaan ini sangat penting karena kemungkinan penarikan pernyataan kehendak tergantung pada interpretasi sifat hukumnya. Pengadilan di Jepang, dengan mempertimbangkan bahwa posisi pekerja merupakan dasar kehidupan mereka, menunjukkan sikap hati-hati dalam menginterpretasikan pernyataan kehendak pekerja. Akibatnya, kecuali jika secara objektif jelas bahwa pernyataan pekerja untuk mengundurkan diri adalah kehendak yang pasti untuk mengakhiri kontrak kerja tanpa memperhatikan respons dari pengguna tenaga kerja, maka pernyataan tersebut cenderung diinterpretasikan sebagai ‘penawaran’ untuk pengunduran diri atas kesepakatan bersama yang masih dapat ditarik kembali. Kecenderungan putusan hukum ini menjadi faktor risiko penting bagi pengguna tenaga kerja. Ketika pekerja menunjukkan keinginan untuk mengundurkan diri, jika pengguna tenaga kerja terburu-buru menganggapnya sebagai resignasi yang pasti dan melanjutkan prosedur perekrutan pengganti atau mengumumkannya di dalam perusahaan, mereka bisa menghadapi situasi di mana kontrak kerja yang sah secara hukum berlaku ganda jika pekerja kemudian menarik kembali pernyataan kehendaknya, sehingga diperlukan tindakan yang hati-hati.

Aturan Pengunduran Diri dalam Kontrak Kerja Tanpa Batas Waktu di Jepang

Dalam sistem hukum ketenagakerjaan Jepang, pekerja yang telah menandatangani kontrak kerja tanpa batas waktu (kontrak kerja tidak terbatas), seperti karyawan tetap, pada prinsipnya dapat mengajukan pemutusan kontrak kerja kapan saja. Dasar hukum untuk hak ini adalah Pasal 627 Ayat 1 dari Kode Sipil Jepang.

Menurut ketentuan ini, “Jika para pihak tidak menetapkan periode pekerjaan, masing-masing pihak dapat mengajukan pemutusan kontrak kapan saja. Dalam hal ini, pekerjaan akan berakhir setelah dua minggu sejak pengajuan pemutusan kontrak.” Ini dikenal sebagai ‘kebebasan untuk mengajukan pemutusan kontrak’, dan kontrak kerja akan berakhir secara hukum setelah dua minggu berlalu dari saat pekerja menyatakan niat untuk mengundurkan diri, terlepas dari persetujuan atau tidak dari pemberi kerja. Periode dua minggu ini dihitung mulai dari hari berikutnya setelah pengajuan pemutusan kontrak.

Dalam praktiknya, banyak perusahaan di Jepang menetapkan periode pemberitahuan yang lebih lama dari dua minggu yang ditentukan oleh Kode Sipil Jepang dalam peraturan perusahaan mereka, dengan ketentuan seperti “Orang yang ingin mengundurkan diri harus mengajukan permohonan satu bulan sebelum tanggal pengunduran diri yang diinginkan.” Di sini muncul pertanyaan tentang mana yang lebih diutamakan, ketentuan dalam peraturan perusahaan atau ketentuan Kode Sipil Jepang. Mengenai apakah ketentuan Pasal 627 Kode Sipil Jepang merupakan ketentuan yang tidak dapat dikecualikan oleh perjanjian khusus antara para pihak, terdapat perbedaan pendapat di antara para ahli hukum dan putusan pengadilan. Namun, ketentuan dalam peraturan perusahaan yang memberlakukan kewajiban pemberitahuan jangka panjang yang tidak adil dan membatasi kebebasan pekerja untuk mengundurkan diri dapat dianggap bertentangan dengan ketertiban umum dan moral (Pasal 90 Kode Sipil Jepang) dan berpotensi dinyatakan tidak sah. Terdapat putusan pengadilan di masa lalu yang menafsirkan Pasal 627 Kode Sipil Jepang sebagai ketentuan yang bersifat imperatif dan memutuskan bahwa efek pengunduran diri terjadi setelah dua minggu dari pengajuan oleh pekerja, terlepas dari ketentuan peraturan perusahaan (Kasus Takano Meriyasu, Pengadilan Distrik Tokyo, 29 Oktober 1976). Oleh karena itu, meskipun perusahaan dapat menetapkan periode pemberitahuan sekitar satu bulan dalam peraturan perusahaan mereka berdasarkan kebutuhan rasional seperti serah terima pekerjaan, jika pekerja mengklaim pengunduran diri dalam dua minggu berdasarkan Pasal 627 Kode Sipil Jepang, akan sulit secara hukum untuk menghalangi hal tersebut.

Aturan Pengunduran Diri dalam Kontrak Kerja Berdurasi Terbatas di Jepang

Bagi pekerja kontrak seperti dalam kontrak kerja berdurasi terbatas (fixed-term employment contract), pengunduran diri di tengah periode kontrak oleh pekerja dibatasi lebih ketat dibandingkan dengan kontrak kerja tanpa durasi terbatas. Kontrak kerja berdurasi terbatas disepakati dengan asumsi bahwa kedua belah pihak akan mematuhi periode kontrak yang telah ditetapkan, sehingga pembatalan sepihak pada prinsipnya tidak diizinkan.

Prinsip ini diatur dalam Pasal 628 dari Kode Sipil Jepang, yang menyatakan, “Meskipun para pihak telah menetapkan periode pekerjaan, jika terdapat alasan yang tidak dapat dihindari, masing-masing pihak dapat segera membatalkan kontrak.” Artinya, untuk mengundurkan diri di tengah periode kontrak, pekerja kontrak berdurasi terbatas memerlukan adanya “alasan yang tidak dapat dihindari”.

Apakah suatu situasi memenuhi kriteria “alasan yang tidak dapat dihindari” ditentukan berdasarkan kasus per kasus, namun umumnya kasus-kasus berikut ini dapat dipertimbangkan:

• Ketika pekerja mengalami penyakit serius atau cedera yang membuatnya tidak mungkin atau sangat sulit untuk memberikan tenaga kerja.
• Ketika keadaan keluarga, seperti perawatan anggota keluarga, membuatnya secara objektif sulit untuk melanjutkan pekerjaan.
• Ketika terdapat ketidakbayaran gaji atau ketika kondisi kerja yang dijelaskan saat perekrutan berbeda secara signifikan dari kondisi kerja yang sebenarnya (ini juga diakui sebagai hak untuk pembatalan segera di bawah Pasal 15 Ayat (2) dari Undang-Undang Standar Kerja Jepang).
• Ketika bisnis pemberi kerja melanggar peraturan hukum.

Namun, terdapat pengecualian penting terhadap prinsip ketat ini. Pasal 137 dari Undang-Undang Standar Kerja Jepang menyatakan bahwa pekerja yang telah menandatangani kontrak kerja berdurasi terbatas lebih dari satu tahun dapat mengundurkan diri kapan saja setelah lewat satu tahun dari hari pertama periode kontrak kerja tersebut dengan memberitahukan kepada pemberi kerja. Berdasarkan ketentuan ini, misalnya, pekerja dengan kontrak tiga tahun pun, setelah satu tahun berlalu sejak kontrak dimulai, dapat mengundurkan diri kapan saja tanpa memerlukan “alasan yang tidak dapat dihindari”. Ketentuan pengecualian ini dibuat untuk mencegah pembatasan jangka panjang terhadap pekerja dan merupakan batasan hukum yang harus selalu dipahami oleh pemberi kerja saat merencanakan pengamanan sumber daya manusia melalui kontrak berdurasi beberapa tahun.

Penarikan Ekspresi Keinginan: Kelayakan Penarikan Pengunduran Diri di Bawah Hukum Jepang

Kasus di mana seorang pekerja mencoba menarik kembali ekspresi keinginan untuk mengundurkan diri yang telah diajukan sebelumnya adalah situasi yang sering menjadi sumber perselisihan dalam praktik kerja. Apakah pengunduran diri dapat ditarik kembali atau tidak terkait langsung dengan perbedaan sifat hukum antara “pengunduran diri” dan “permohonan pembatalan kontrak kerja berdasarkan kesepakatan” yang telah disebutkan sebelumnya.

Ekspresi keinginan untuk “pengunduran diri”, yang merupakan pemberitahuan pembatalan kontrak kerja sepihak oleh pekerja, menjadi efektif saat sampai pada pemberi kerja, sehingga pada prinsipnya pekerja tidak dapat menariknya kembali secara sepihak. Sebaliknya, ekspresi keinginan untuk mengundurkan diri yang dilakukan sebagai “permohonan pembatalan kontrak kerja berdasarkan kesepakatan” dapat ditarik kembali secara bebas oleh pekerja sampai pemberi kerja menyatakan penerimaannya.

Yang paling penting di sini adalah kapan dan bagaimana “persetujuan pemberi kerja” secara hukum terbentuk. Jika persetujuan dianggap telah terbentuk, pekerja tidak lagi dapat menarik permohonannya, dan pembatalan kontrak kerja berdasarkan kesepakatan menjadi final. Ada dua kasus pengadilan yang kontras yang menjadi acuan utama dalam hal ini.

Kasus pertama adalah insiden Okuma Iron Works (Putusan Mahkamah Agung Jepang, 18 September 1987). Dalam kasus ini, seorang pekerja menyerahkan surat pengunduran diri kepada kepala departemen personalia, yang menerima surat tersebut. Pekerja tersebut mencoba menarik kembali pengunduran dirinya keesokan harinya, tetapi pengadilan memutuskan bahwa kepala departemen personalia secara substansial diberikan wewenang untuk menyetujui pengunduran diri pekerja. Saat kepala departemen personalia menerima surat pengunduran diri, dianggap bahwa persetujuan pemberi kerja telah diberikan, dan pembatalan kontrak kerja berdasarkan kesepakatan telah terbentuk. Akibatnya, penarikan kembali oleh pekerja pada hari berikutnya dianggap tidak sah.

Kasus kedua adalah insiden Hakuto Gakuin (Putusan Pengadilan Distrik Osaka, 29 Agustus 1997). Dalam kasus ini, seorang guru di sekolah swasta menyerahkan surat pengunduran diri kepada kepala sekolah, tetapi beberapa jam kemudian menariknya kembali melalui telepon. Di yayasan sekolah ini, wewenang akhir dalam hal pemberhentian dan pengangkatan staf pengajar ada pada ketua yayasan. Pengadilan memutuskan bahwa penarikan kembali tersebut sah karena dilakukan sebelum persetujuan akhir dari ketua yayasan, yang memiliki wewenang persetujuan, sampai pada guru tersebut.

Dari kasus-kasus ini, kita dapat menyimpulkan bahwa keberhasilan pengunduran diri sangat terkait dengan struktur distribusi wewenang di dalam perusahaan. Apakah orang yang menerima surat pengunduran diri hanya sebagai penerima atau memiliki wewenang untuk membuat keputusan persetujuan akan mempengaruhi kapan pembatalan kontrak kerja berdasarkan kesepakatan terbentuk. Situasi yang kekurangan kestabilan hukum ini merupakan risiko besar bagi pemberi kerja. Oleh karena itu, dari sudut pandang pencegahan perselisihan, sangat efektif bagi perusahaan untuk menetapkan dalam peraturan kerja dan sejenisnya bahwa “penyerahan surat pengunduran diri akan dianggap sebagai permohonan pembatalan kontrak kerja berdasarkan kesepakatan, dan pembatalan kontrak kerja berdasarkan kesepakatan dianggap terbentuk saat pemberitahuan persetujuan tertulis atas nama kepala departemen personalia sampai pada pekerja”. Ini akan menjelaskan kapan persetujuan terbentuk dan membatasi periode di mana pekerja dapat menarik kembali permohonannya ke dalam jangkauan yang dapat diprediksi.

Tabel Perbandingan: Perbedaan Hukum Antara Pengunduran Diri dan Pemutusan Hubungan Kerja dengan Kesepakatan Bersama di Jepang

Berikut ini adalah tabel yang merangkum perbedaan hukum antara pemutusan hubungan kerja dengan kesepakatan bersama dan pengunduran diri yang telah kami jelaskan sebelumnya.

Kewajiban Hukum Setelah Berakhirnya Kontrak Kerja di Jepang

Setelah berakhirnya kontrak kerja, pemberi kerja di Jepang memiliki kewajiban hukum tertentu. Dua hal yang sangat penting adalah pembayaran gaji dan penanganan kewajiban kerahasiaan.

Pembayaran Gaji

Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang Pasal 23 menetapkan aturan ketat mengenai pengembalian uang dan barang pada saat pekerja mengundurkan diri. Menurut pasal ini, pemberi kerja harus membayar gaji dalam waktu 7 hari setelah ada permintaan dari pekerja yang telah mengundurkan diri, dan mengembalikan semua uang dan barang yang merupakan hak pekerja, tidak peduli apa namanya. Kewajiban ini memiliki prioritas lebih tinggi daripada tanggal pembayaran gaji biasa yang ditetapkan oleh perusahaan. Artinya, jika pekerja yang mengundurkan diri meminta pembayaran sebelum tanggal pembayaran gaji, perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk menanggapi dalam waktu 7 hari. Jika perusahaan melanggar ketentuan ini, mereka bisa dikenakan denda hingga 300.000 yen, sehingga departemen keuangan dan sumber daya manusia harus mempersiapkan sistem yang memungkinkan penyelesaian gaji yang cepat untuk karyawan yang mengundurkan diri.

Kewajiban Kerahasiaan

Selama masa kerja, pekerja di Jepang memiliki kewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi bisnis pemberi kerja berdasarkan prinsip kejujuran dan kepercayaan yang melekat dalam kontrak kerja (Pasal 3 Ayat 4 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang). Namun, kewajiban ini secara prinsip akan sangat berkurang kekuatannya setelah berakhirnya kontrak kerja.

Oleh karena itu, untuk mengenakan kewajiban kerahasiaan terhadap informasi tertentu kepada pekerja setelah mereka mengundurkan diri, sangat penting untuk menetapkan ketentuan yang jelas mengenai kewajiban setelah pengunduran diri dalam peraturan perusahaan atau menandatangani perjanjian kerahasiaan khusus pada saat pengunduran diri. Dengan adanya kesepakatan tertulis seperti ini, dimungkinkan untuk melindungi informasi dalam lingkup yang lebih luas daripada definisi ‘rahasia dagang’ yang ditetapkan oleh Undang-Undang Pencegahan Persaingan Usaha Tidak Sehat Jepang, sehingga dapat mengambil langkah-langkah yang lebih efektif untuk mencegah kebocoran informasi. Khususnya, sangat penting untuk memiliki kesepakatan yang jelas tentang kewajiban kerahasiaan setelah pengunduran diri bagi karyawan yang memiliki akses ke informasi seperti data pelanggan, informasi teknis, dan strategi bisnis, yang merupakan sumber daya kompetitif perusahaan, sebagai langkah manajemen risiko yang esensial.

Kesimpulan

Seperti yang telah dijelaskan dalam artikel ini, pengakhiran kontrak kerja oleh pekerja di Jepang mengikuti dua jalur hukum, yaitu ‘pemutusan kontrak secara bersama’ dan ‘pengunduran diri’. Perbedaan ini bukan hanya klasifikasi akademis, tetapi juga terkait langsung dengan masalah praktis yang sangat penting seperti waktu efektif pengunduran diri, periode pemberitahuan, dan terutama kemungkinan pencabutan pernyataan keinginan untuk mengundurkan diri. Ambiguitas dalam interpretasi pernyataan keinginan pekerja dan sengketa mengenai pencabutan dapat membawa kekacauan yang tidak terduga dalam operasi stabil perusahaan. Untuk mengelola risiko ini secara efektif, sangat penting untuk memahami perbedaan hukum dengan tepat dan menetapkan prosedur internal yang jelas dari penerimaan hingga persetujuan permohonan pengunduran diri.

Monolith Law Office memiliki pengetahuan mendalam dan pengalaman praktis yang luas dalam hukum ketenagakerjaan yang kompleks di Jepang. Kami telah menyediakan nasihat hukum di semua tahapan, dari pembentukan hingga pengakhiran kontrak kerja, untuk klien-klien domestik yang beragam. Khususnya, kami memiliki banyak pengalaman dalam menangani masalah hukum yang berkaitan dengan pengunduran diri karyawan, seperti yang dibahas dalam artikel ini. Selain itu, firma kami memiliki beberapa anggota yang berkualifikasi sebagai pengacara di luar negeri dan berbicara bahasa Inggris, memungkinkan kami untuk secara akurat memenuhi kebutuhan khusus perusahaan asing yang beroperasi di Jepang. Kami menyediakan dukungan hukum yang optimal dan disesuaikan dengan situasi perusahaan Anda, termasuk pembuatan dan tinjauan peraturan kerja, penanganan kasus pengunduran diri individu, dan pembangunan strategi pencegahan sengketa sebelum terjadi.