Punti da controllare nella creazione di un Contratto di Riservatezza (NDA)

Nelle transazioni tra aziende, spesso si richiede la stipulazione di un contratto di riservatezza, separato dal contratto relativo alla transazione stessa. Anche nel settore IT, ad esempio nello sviluppo di sistemi, ci sono molte occasioni in cui si entra in contatto con i segreti commerciali del committente, quindi è comune stipulare un contratto di riservatezza. Poiché il contenuto di un contratto di riservatezza è relativamente standardizzato nei contratti, una volta che i punti chiave sono stati organizzati, può essere applicato anche ai contratti di riservatezza stipulati con altre aziende. Pertanto, spiegheremo i punti da controllare in un contratto di riservatezza.

Cos’è un Contratto di Riservatezza

Un Contratto di Riservatezza è un accordo stipulato con l’obiettivo di proteggere le informazioni altamente riservate, come i segreti commerciali o le informazioni personali, che vengono condivise o fornite tra le parti contraenti. È anche noto come Non Disclosure Agreement, o NDA. I segreti commerciali sono la linfa vitale delle attività aziendali. Se i segreti commerciali dovessero essere divulgati a concorrenti, ciò potrebbe avere gravi ripercussioni sulla sopravvivenza dell’azienda. Inoltre, è necessario aver stipulato un adeguato Contratto di Riservatezza prima di poter applicare la legge giapponese sulla prevenzione della concorrenza sleale in caso di divulgazione di segreti commerciali. Per ulteriori dettagli sulla legge giapponese sulla prevenzione della concorrenza sleale e la divulgazione di segreti commerciali, si prega di consultare l’articolo sottostante.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Con l’entrata in vigore della legge giapponese sulla protezione dei dati personali, l’interesse della società per la protezione dei dati personali è aumentato. Se i dati personali vengono divulgati, l’azienda non può evitare la condanna sociale. Per ulteriori dettagli sulla legge giapponese sulla protezione dei dati personali, si prega di consultare l’articolo sottostante.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Da quanto sopra, si può dire che è importante per le aziende stipulare un Contratto di Riservatezza per proteggere le informazioni riservate importanti nelle loro attività commerciali. Esempi tipici di situazioni in cui viene stipulato un Contratto di Riservatezza includono:

• Quando il committente deve fornire segreti commerciali o informazioni personali al contraente in contratti come quelli per lo sviluppo di sistemi
• Quando è necessario condividere i segreti commerciali delle parti contraenti durante la due diligence effettuata nelle fasi preliminari di M&A o alleanze commerciali, inclusi i trasferimenti di attività

Recentemente, tuttavia, a causa dell’aumento della condanna sociale per la divulgazione di informazioni personali, si sta facendo sempre più richiesta di stipulare un Contratto di Riservatezza anche in situazioni diverse da quelle tipiche menzionate sopra. Per quanto riguarda la riservatezza, oltre a stipulare un Contratto di Riservatezza separato dal contratto relativo alla transazione stessa, è anche possibile includere una clausola di riservatezza nelle disposizioni generali del contratto base relativo alla transazione.

Punti chiave del contratto di riservatezza

Scopo della divulgazione

Articolo ○ (Scopo della divulgazione)
Le parti A e B si impegnano a divulgare o fornire reciprocamente informazioni riservate allo scopo di attuare e discutere ●● (di seguito denominato “Scopo del presente”).

Questo articolo definisce specificamente lo scopo della divulgazione delle informazioni riservate. Poiché l’accordo di riservatezza viene spesso stipulato nelle fasi preliminari della conclusione di un contratto relativo alla transazione stessa, la descrizione dello scopo della divulgazione tende ad essere astratta. Tuttavia, è importante specificare il più possibile, ad esempio, “sviluppo del sistema ○○”, “trasferimento del business ○○ di A”, “servizio ○○ fornito da A a B”. In questa clausola, è importante chiarire lo scopo della divulgazione delle informazioni per prevenire l’uso delle informazioni riservate al di fuori dello scopo. Discuteremo più dettagliatamente sull’uso al di fuori dello scopo in seguito. Inoltre, poiché le informazioni riservate vengono spesso fornite reciprocamente, se c’è anche la minima possibilità che la tua azienda fornisca informazioni, è più sicuro specificare che le informazioni saranno “divulgate reciprocamente”, come nell’esempio di clausola. Tuttavia, se la divulgazione delle informazioni è chiaramente unilaterale, è sufficiente specificare “informazioni riservate divulgate da A a B”.

Ambito delle Informazioni Riservate

Articolo ○ (Informazioni Riservate)
1. Nel presente contratto, per “Informazioni Riservate” si intendono le informazioni tecniche, commerciali e altre informazioni rivelate da una parte all’altra nel presente contratto, indipendentemente dal mezzo utilizzato (documenti, e-mail, supporti di memoria elettronica, ecc.), che sono state chiaramente indicate come riservate o da mantenere riservate in forma scritta o in altro formato tangibile. Inoltre, per le informazioni rivelate oralmente, si intendono quelle che sono state dichiarate riservate al momento della divulgazione e per le quali è stata notificata per iscritto, entro 30 giorni dalla divulgazione, che sono riservate e il loro contenuto.
2. Le seguenti informazioni non sono incluse nelle Informazioni Riservate del paragrafo precedente:
(1) Informazioni già in possesso del destinatario al momento della divulgazione
(2) Informazioni ottenute legittimamente da terzi senza l’obbligo di riservatezza
(3) Informazioni sviluppate indipendentemente dal destinatario senza l’uso delle informazioni fornite dal divulgatore
(4) Informazioni che sono diventate di pubblico dominio prima o dopo la ricezione, senza violare il presente contratto

La clausola relativa all’ambito delle Informazioni Riservate è di fondamentale importanza. Il primo paragrafo dell’esempio di clausola limita le informazioni da proteggere a quelle “esplicitamente dichiarate e divulgate come riservate”. Le informazioni scambiate nelle transazioni sono varie, e se tutte queste informazioni dovessero essere gestite come Informazioni Riservate, ciò rappresenterebbe un grande onere per il destinatario delle informazioni. Pertanto, è comune richiedere che la riservatezza sia esplicitamente dichiarata. Un problema relativamente comune è la divulgazione di Informazioni Riservate oralmente. Questo perché, se le Informazioni Riservate vengono divulgate oralmente, può essere difficile dimostrare che sono state divulgate e che sono state esplicitamente dichiarate come riservate. Da parte del divulgatore delle informazioni, si vorrebbe proteggere anche le divulgazioni orali, ma il destinatario può essere riluttante a includere tali divulgazioni perché l’ambito non sarebbe chiaro.

Quindi, come compromesso tra le due parti, è comune adottare un metodo come quello nell’esempio di clausola, che include le Informazioni Riservate divulgate oralmente nell’ambito della protezione, ma richiede che le informazioni fornite oralmente siano messe per iscritto entro un certo periodo di tempo dopo la divulgazione come requisito di protezione. Inoltre, quando il fornitore di informazioni fornisce effettivamente le Informazioni Riservate, è comune indicare che sono Informazioni Riservate stampando o timbrando “Riservato” sul documento.
Il terzo paragrafo dell’esempio di clausola riguarda le disposizioni sulle informazioni escluse dall’ambito delle Informazioni Riservate, e contenuti simili sono spesso stabiliti in molti contratti di riservatezza. Il punto (1) manca di riservatezza in sé, e i punti (2), (3) e (4) possono essere considerati informazioni per le quali non sarebbe ragionevole imporre un obbligo di riservatezza al destinatario delle informazioni.

Ambito dell’obbligo di riservatezza

Articolo ○ (Riservatezza)
1. Il destinatario deve conservare tutti i documenti e i supporti relativi alle informazioni riservate rivelate dal divulgatore (inclusi i loro duplicati) con la cura di un buon amministratore.
2. Il destinatario non può duplicare documenti o altri supporti contenenti informazioni riservate senza il previo consenso scritto del divulgatore.
3. Il destinatario può rivelare le informazioni riservate ai propri dirigenti e dipendenti entro i limiti necessari per l’oggetto del presente contratto.
4. Quando il destinatario rivela le informazioni ai propri dirigenti e dipendenti come previsto nel paragrafo precedente, il destinatario deve far rispettare l’obbligo di riservatezza stabilito nel presente contratto a tali dirigenti e dipendenti.

Questa clausola stabilisce l’obbligo di mantenere riservate le informazioni ricevute, e insieme alla disposizione precedentemente menzionata sullo scopo delle informazioni riservate, costituisce il nucleo del contratto di riservatezza. Ad esempio, il secondo paragrafo proibisce in linea di principio la duplicazione dei supporti su cui sono registrate le informazioni riservate, ma questa è una disposizione necessaria quando la riservatezza delle informazioni da fornire è particolarmente alta. Se si potesse liberamente duplicare i supporti su cui sono registrate le informazioni riservate, il rischio che tali informazioni riservate vengano divulgate all’esterno aumenterebbe di conseguenza. Tuttavia, per il destinatario delle informazioni, ottenere il consenso del fornitore ogni volta che si desidera copiare un documento su cui sono registrate le informazioni, ad esempio per condividere le informazioni all’interno dell’azienda, può essere complicato. In tali casi, si potrebbe considerare di eliminare il secondo paragrafo o, in alternativa, di specificare nel contratto di riservatezza le situazioni in cui si prevede di creare duplicati, e di stabilire che la creazione di duplicati è generalmente consentita. I paragrafi 3 e 4 sono clausole che prevedono l’utilizzo delle informazioni riservate da parte dei dipendenti dell’azienda che ha ricevuto le informazioni. È ovvio che le informazioni riservate rivelate all’azienda saranno utilizzate dai dirigenti e dai dipendenti responsabili, quindi queste sono clausole essenziali. Tuttavia, non tutti i dipendenti hanno bisogno di utilizzare le informazioni riservate, quindi è importante per il divulgatore delle informazioni limitare l’uso “entro i limiti necessari per l’oggetto del presente contratto”, come nell’esempio di clausola.

Divieto di divulgazione a terzi

Articolo X (Divieto di divulgazione a terzi)
1. Il destinatario delle informazioni riservate non deve divulgare tali informazioni a terzi senza il previo consenso scritto del divulgatore. Tuttavia, ciò non si applica se la divulgazione è richiesta sulla base di leggi o da un’autorità governativa competente. In questo caso, il destinatario deve immediatamente notificare al divulgatore e indicare all’autorità governativa che le informazioni riservate devono rimanere confidenziali.
2. Se il destinatario divulga le informazioni riservate a terzi con il consenso del divulgatore, deve stipulare un accordo di riservatezza con le stesse condizioni di questo contratto con il terzo. Inoltre, se il terzo viola l’accordo di riservatezza, il destinatario sarà considerato come se avesse violato questo contratto.

Il destinatario delle informazioni può aver bisogno di consultare esperti esterni (avvocati, commercialisti, consulenti fiscali, ecc.) riguardo al progetto. In tali casi, l’articolo 1 prevede che si debba ottenere il consenso scritto del divulgatore in anticipo. Se è necessario fornire informazioni riservate a esperti esterni per natura, come nel caso della considerazione di M&A, può essere previsto fin dall’inizio nel contratto di riservatezza che sia consentito “divulgare a avvocati, commercialisti, consulenti fiscali, ecc”. In particolare, quando la tua azienda è il destinatario delle informazioni, dovresti considerare quanto sia probabile che le informazioni vengano fornite a terzi esterni e giudicare la ragionevolezza e la necessità di modificare la clausola.

Inoltre, la clausola di esclusione dell’articolo 1 consente la divulgazione di informazioni riservate richieste da un’autorità governativa. Un esempio tipico sarebbe un caso in cui il destinatario delle informazioni riceve un ordine di presentazione di documenti contenenti informazioni riservate da un tribunale. Poiché non rispettare un ordine di presentazione di documenti comporta una multa, è necessario revocare il divieto di divulgazione a terzi. Tuttavia, non tutte le informazioni riservate sono soggette a un ordine di presentazione di documenti da parte di un tribunale, quindi non sei obbligato a rispettare l’ordine di presentazione di documenti per tutte le informazioni riservate. Se fornisci informazioni senza pensare, anche se non sei obbligato a farlo, potresti essere considerato in violazione del contratto di riservatezza, quindi devi fare attenzione. Per quanto riguarda l’articolo 2, è comune richiedere che il terzo a cui vengono divulgate le informazioni riservate sia anche soggetto agli stessi obblighi di riservatezza.

Divieto di utilizzo per scopi non previsti

Articolo 〇 (Divieto di utilizzo per scopi non previsti)
Il destinatario non deve utilizzare le informazioni riservate per nessun altro scopo che non sia quello previsto dal presente accordo.

Se le informazioni riservate possono essere utilizzate dal destinatario indipendentemente dallo scopo, il rischio di divulgazione di tali informazioni aumenta. Pertanto, è ovvio che l’uso per scopi non previsti sia proibito. Affinché la clausola che proibisce l’uso per scopi non previsti abbia un significato, è necessario che lo scopo della divulgazione delle informazioni riservate sia chiaramente definito, come previsto dalla clausola relativa allo scopo della divulgazione menzionata in precedenza. È necessario prestare attenzione e verificare attentamente le disposizioni relative allo scopo della divulgazione, in quanto è facile trascurarle.

Negazione del trasferimento dei diritti e della garanzia

Articolo ○ (Negazione del trasferimento dei diritti e della garanzia)
1. Le parti A e B confermano reciprocamente che la divulgazione delle informazioni segrete basata su questo contratto non garantisce l’accuratezza, la completezza o qualsiasi altro aspetto di tali informazioni segrete.
2. Le parti A e B confermano reciprocamente che la divulgazione delle informazioni segrete basata su questo contratto non trasferisce o stabilisce alcun diritto di esecuzione per il destinatario della divulgazione, e tali diritti sono riservati al divulgatore.

Il primo comma stabilisce che la divulgazione delle informazioni segrete non garantisce l’accuratezza di tali informazioni. L’obiettivo di un contratto di riservatezza è puramente quello di stabilire il metodo di divulgazione e gestione delle informazioni segrete. Normalmente, l’accuratezza delle informazioni è garantita nel contratto relativo alla transazione stessa, se necessario. Inoltre, le informazioni segrete possono includere proprietà intellettuali. È ovvio che la divulgazione di queste come informazioni segrete non implica necessariamente una licenza per l’uso di tali proprietà intellettuali. Se si dovesse concedere una licenza per l’uso di proprietà intellettuali, dovrebbe essere stipulato un contratto di licenza separato. Il secondo comma stabilisce questo punto in modo precauzionale.

Ritorno delle Informazioni Riservate

Articolo ○ (Ritorno delle Informazioni Riservate, ecc.)
Il destinatario, su indicazione del divulgatore, o nel caso in cui le informazioni riservate diventino inutili, o alla fine di questo contratto, deve immediatamente restituire al divulgatore tutti i documenti e i supporti relativi alle informazioni riservate (compresi i loro duplicati) secondo le istruzioni del divulgatore, o deve disporre la distruzione o adottare altre misure necessarie.

Quando le informazioni riservate non sono più necessarie, è necessario restituire o distruggere le informazioni riservate. Per le informazioni riservate fornite su supporti cartacei come documenti o libretti, è sufficiente distruggere il supporto cartaceo con un distruggidocumenti o un processo di dissoluzione e fornire al divulgatore un documento che attesti che il processo è stato completato. Quando le informazioni riservate sono fornite come dati digitali, se sono salvate su un supporto di registrazione come un CD-ROM, è comune restituire il supporto al divulgatore o distruggerlo sotto la responsabilità del destinatario e fornire un certificato di distruzione.

Periodo di Riservatezza

Articolo ○ (Periodo di Riservatezza)
Il Primo e il Secondo si impegnano a rispettare gli obblighi stabiliti nel presente contratto anche dopo la conclusione dell’oggetto del contratto per un periodo di ● anni.

Per quanto riguarda la durata dell’obbligo di riservatezza, è comune che continui anche dopo che l’obiettivo della divulgazione è stato raggiunto, limitato a un certo periodo di tempo. Teoricamente, è possibile non stabilire un limite di tempo, ma generalmente, dopo un certo periodo di tempo, le informazioni riservate diventano obsolete e non è più necessario gestirle rigorosamente come informazioni riservate. Pertanto, in particolare per il destinatario delle informazioni, è desiderabile stabilire un certo periodo di tempo. Tuttavia, se le informazioni sono estremamente importanti per il fornitore, si dovrebbe considerare di renderlo illimitato o di stabilire un periodo di tempo relativamente lungo. È importante notare che il contenuto appropriato delle disposizioni può variare a seconda di se la propria azienda è il fornitore o il destinatario delle informazioni, e del valore delle informazioni fornite.

Risarcimento danni

Articolo ○ (Risarcimento danni)
Se la parte A o la parte B viola questo contratto, dovrà pagare alla parte avversa una penale di ● migliaia di euro.

Per quanto riguarda il contratto di riservatezza, è importante per le aziende dal punto di vista della protezione dei segreti commerciali e delle informazioni personali. Tuttavia, si dice che sia facile non poter ottenere un risarcimento danni dalla parte che ha divulgato le informazioni segrete, a causa della difficoltà nel calcolare e dimostrare l’importo del danno subito a seguito della divulgazione.
Pertanto, sebbene non sia molto comune, è possibile stabilire una clausola di penale, come nell’esempio dell’articolo, in particolare quando si rivelano informazioni segrete molto importanti. Se c’è una clausola di penale, non è necessario dimostrare il danno se si può dimostrare la violazione del dovere da parte dell’altra parte. Tuttavia, c’è il rischio che la penale possa essere considerata nulla se l’importo è significativamente diverso dall’importo che potrebbe effettivamente derivare da una violazione del dovere di riservatezza, quindi è necessario stabilire un importo ragionevole.

Riassunto

Il contratto di riservatezza è un accordo comune nelle transazioni tra aziende. Poiché si tratta di un contratto standard, potrebbe capitare di assumere obbligazioni inaspettate se lo si stipula senza controllare attentamente il contenuto. Al contrario, esiste anche il rischio che le informazioni importanti della propria azienda vengano divulgate all’esterno. In particolare, quando si forniscono segreti commerciali vitali per l’azienda, informazioni privilegiate o informazioni di credito altamente riservate, è fondamentale esaminare attentamente il contenuto del contratto di riservatezza, anche consultando esperti come avvocati.

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