일본 취업 비자: 외국인 직원 채용 형태별 절차와 전략적 포인트

현대 비즈니스 환경에서 글로벌화가 가속화됨에 따라, 다양한 배경을 가진 우수한 외국 인재를 확보하는 것은 일본 기업이 국제 경쟁력을 유지하고 새로운 혁신을 창출하기 위한 중요한 경영 전략이 되고 있습니다. 그러나 외국인을 고용하는 과정은 단순히 채용 활동을 하는 것으로 끝나지 않습니다. 일본의 출입국관리 및 난민인정법(이하 ‘입관법’이라 합니다)을 비롯한 관련 법령은 외국인이 일본에서 취업하기 위한 요건과 절차를 엄격히 정하고 있으며, 이러한 법적 절차를 정확히 이해하고 준수하는 것이 필수적입니다. 절차의 미비나 오해는 채용 계획의 큰 지연이나, 최악의 경우에는 컴플라이언스 상의 심각한 리스크를 초래할 수 있습니다. 본 기사에서는 기업이 일본에서 외국 인재를 고용할 때 직면하는 주요한 3가지 채용 형태, 즉 ‘유학생의 신입 채용’, ‘일본 거주 외국인의 전직 채용’, ‘해외 거주 외국인의 채용’에 초점을 맞춥니다. 각 시나리오에서의 법적 절차, 필요 서류, 그리고 실무상의 주의점을 최신 법령에 기초하여 포괄적이고 구체적으로 설명합니다. 이를 통해 기업의 경영진이나 법무·인사 담당자가 각 채용 프로세스를 전략적으로, 그리고 원활하게 진행하기 위한 지침을 제공합니다.

일본의 취업 비자 제도 기초 지식

외국인을 고용하는 절차를 이해하기 위해서는 먼저 일본의 체류 자격 제도의 기본적인 구조를 파악하는 것이 필수적입니다.

일본에서 인정되는 취업 가능한 체류 자격

일본의 출입국관리법은 외국인이 일본에 체류하며 활동하기 위한 법적 지위로서 ‘체류 자격’을 정하고 있습니다. 일본에서 할 수 있는 활동은 이 체류 자격마다 엄격하게 정해져 있으며, 수입을 동반하는 활동, 즉 취업이 허가되는지 여부는 소지하고 있는 체류 자격의 종류에 따라 결정됩니다.

체류 자격은 취업 활동의 가능 여부에 따라 크게 3가지 그룹으로 분류할 수 있습니다. 첫째, ‘영주자’나 ‘일본인의 배우자 등’과 같이 활동에 제한이 없고, 원칙적으로 어떤 직종에도 취업할 수 있는 신분·지위에 기반한 체류 자격이 있습니다. 둘째, 활동 내용이 특정한 것에 한정되는 체류 자격입니다. 이에는 기업이 전문직 외국인을 고용할 때 가장 일반적으로 이용되는 ‘기술·인문지식·국제업무’ 등이 포함됩니다. 이 체류 자격을 가진 외국인은 허가된 범위의 업무에만 종사할 수 있습니다. 셋째, ‘유학’이나 ‘단기 체류’와 같이 원칙적으로 취업이 인정되지 않는 체류 자격입니다.

이 글에서는 화이트칼라의 전문직을 고용할 때 가장 관련성이 높은 ‘기술·인문지식·국제업무’의 체류 자격에 대해 중점적으로 설명합니다. 이 체류 자격은 다음의 3가지 업무 분야를 포함하고 있습니다.

• 기술: 이학, 공학 그 외의 자연과학 분야에 속하는 기술이나 지식을 요구하는 업무입니다. 구체적인 예로는 IT 엔지니어, 프로그래머, 기계 설계 기술자, 연구 개발자 등이 있습니다.
• 인문지식: 법학, 경제학, 사회학 그 외의 인문과학 분야에 속하는 지식을 요구하는 업무입니다. 마케팅, 재무, 법무, 경영 컨설팅 등의 직종이 이에 해당합니다.
• 국제업무: 외국의 문화에 기반을 둔 사고나 감수성을 필요로 하는 업무입니다. 번역, 통역, 언어 지도, 해외 거래 업무, 디자이너 등이 포함됩니다.

일본 체류자격 취득의 공통 요건

‘기술·인문지식·국제업무’의 체류자격을 취득하기 위해서는, 신청자인 외국인 본인과 고용주인 기업 양쪽 모두 법무성령에서 정한 기준을 충족해야 합니다.

먼저, 신청자 본인의 요건으로는 종사하고자 하는 업무에 관련된 학술적 배경 또는 실무 경험이 요구됩니다. 구체적으로는 관련 분야의 대학을 졸업했거나, 또는 10년 이상의 실무 경험이 있는 것이 원칙입니다. 그러나 ‘국제업무’ 중 번역·통역·언어 지도를 제외한 업무에 대해서는 관련 업무에 3년 이상의 실무 경험이 있으면 요건을 충족한다고 되어 있습니다. 출입국체류관리청의 심사에서는 신청자의 전공 분야나 직력과, 채용 후 종사할 직무 내용과의 관련성이 엄격하게 판단됩니다.

다음으로, 기업 측의 중요한 요건으로 보수액과 경영의 안정성이 꼽힙니다. 보수에 대해서는 외국인이 받는 급여가 동등한 업무에 종사하는 일본인 직원의 보수액과 동등 이상이어야 한다고 정해져 있습니다. 이는 외국인 노동자의 부당하게 낮은 임금으로의 고용을 방지하기 위한 중요한 기준입니다. 일본의 노동기준법 제3조도 국적을 이유로 한 임금 그 외의 노동 조건에서의 차별적 대우를 금지하고 있으며, 이 원칙은 체류자격의 심사에 있어서도 고려됩니다. 또한, 고용하는 기업은 사업의 안정성 및 지속성을 증명할 필요가 있습니다. 이를 통해 기업이 해당 외국인을 지속적으로 고용하고, 급여를 안정적으로 지급할 능력이 있음을 나타냅니다.

신청 시 기업의 카테고리 제도

체류 자격 신청 절차에서, 출입국관리청은 신청을 신속하게 처리하기 위해, 고용주인 기업을 그 규모나 신뢰성에 따라 4가지 카테고리로 분류하고 있습니다. 이 카테고리에 따라, 신청 시 제출해야 하는 서류의 양이 크게 달라집니다.

• 카테고리 1: 일본의 증권 거래소에 상장되어 있는 기업, 국가의 인가를 받은 공익법인 등.
• 카테고리 2: 전년도의 급여 소득의 원천징수 영수증 등의 법정 조정서 총표에서 원천징수 세액이 1,000만 엔 이상인 단체·개인.
• 카테고리 3: 전년도의 법정 조정서 총표를 제출한 단체·개인(카테고리 2 제외).
• 카테고리 4: 위의 어느 카테고리에도 해당하지 않는 단체·개인(신설 법인 등).

카테고리 1이나 2에 속하는 기업은 사회적 신용도나 경영의 안정성이 높다고 간주되어 제출 서류가 대폭 간소화됩니다. 반면, 카테고리 3이나 4의 기업, 특히 신설 법인은 사업의 안정성을 증명하기 위해 더 많은 자료(사업 계획서, 결산 서류 등)의 제출을 요구받습니다. 이 카테고리 제도는 단순한 사무 처리의 차이가 아닙니다. 자사가 어느 카테고리에 속하는지를 파악하는 것은, 채용 스케줄의 수립이나 필요 서류의 준비에 있어서 매우 중요합니다. 예를 들어, 카테고리 4에 해당하는 스타트업 기업은 카테고리 1의 상장 기업에 비해 체류 자격의 심사에 긴 기간을 요하고, 더 상세한 심사를 받는 것을 전제로 한 채용 계획을 세워야 합니다. 이는 채용 활동에 있어서 시간적·인적 자원의 배분에 직접적인 영향을 미치는 전략적인 요소라고 할 수 있습니다.

모집 형태별: 유학생을 신입사원으로 채용하는 경우

일본 내의 대학이나 전문학교를 졸업하는 우수한 외국인 유학생을 신입사원으로 채용하는 경우는 많은 기업에게 중요한 인재 확보의 기회입니다.

절차 개요: ‘체류 자격 변경 허가 신청’

유학생이 보유한 체류 자격 ‘유학’은 학업을 목적으로 하는 것이며, 원칙적으로 풀타임으로의 취업은 허용되지 않습니다. 따라서, 졸업 후 기업에서 정규직으로 취업을 시작하기 위해서는 입사일까지 체류 자격을 취업 가능한 것으로, 보통은 ‘기술·인문지식·국제업무’로 변경할 필요가 있습니다. 이 절차는 ‘체류 자격 변경 허가 신청’이라 불리며, 본인이 지방 출입국·체류 관리사무소에 대하여 진행합니다.

신청 프로세스와 필요 서류

신청은 유학생 본인이 진행하지만, 고용주인 기업은 신청에 필요한 다수의 증명 서류를 준비하고, 본인에게 제공할 의무가 있습니다. 필요 서류는 신청자 본인과 기업이 각각 준비하는 것으로 크게 구분됩니다.

신청자(유학생)가 준비하는 주요 서류는 다음과 같습니다.

• 체류 자격 변경 허가 신청서
• 증명 사진(세로 4cm×가로 3cm)
• 여권 및 체류 카드(창구에서 제시)
• 졸업 증명서 또는 졸업 예정 증명서
• 이력서

수용 기업이 준비하는 주요 서류는 다음과 같습니다.

• 기업의 카테고리를 증명하는 문서(예: 카테고리 1의 경우는 사계보의 사본, 카테고리 2·3의 경우는 전년도의 급여 소득의 원천징수 영수증 등의 법정 조서 합계표의 사본)
• 등기 사항 증명서
• 사업 내용을 명확히 하는 자료(회사 안내, 팸플릿 등)
• 최근 연도의 결산 문서 사본(특히 카테고리 3·4의 경우)
• 고용 계약서 또는 노동 조건 통지서 사본(직무 내용, 급여액, 고용 기간 등이 명시된 것)

신청서의 공식 양식인 ‘체류 자격 변경 허가 신청서’는 출입국·체류 관리청의 웹사이트에서 다운로드할 수 있습니다.

• 웹사이트명: 출입국·체류 관리청
• 페이지 제목: 체류 자격 변경 허가 신청
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

신청 창구, 기간, 주의점

신청은 신청자 본인의 거주지를 관할하는 지방 출입국·체류 관리사무소의 창구에서 진행합니다. 출입국·체류 관리청이 공표하는 표준 처리 기간은 1개월에서 2개월이지만, 졸업 시즌인 3월에서 4월에는 신청이 집중되어 심사 기간이 평소보다 길어질 수 있습니다. 그러므로 기업으로서는 2개월에서 3개월 정도의 여유를 가진 스케줄을 짜는 것이 현명합니다.

신청 타이밍도 중요합니다. 3월에 졸업하는 학생의 경우, 보통 전년도의 12월경부터 신청 접수가 시작됩니다(관할에 따라 다를 수 있습니다). 졸업 후 입사일까지 허가를 받을 수 있도록 내정이 결정되는 대로 신속하게 준비를 진행하는 것이 요구됩니다. 또한, 신청 중에 현재의 ‘유학’ 체류 기간이 만료되지 않도록 체류 기간 관리에도 주의가 필요합니다.

모집 형태별: 일본 거주 외국인의 중도 채용 시

일본에 거주하며 이미 근무 중인 외국인을 중도 채용하는 경우는 즉시 전력으로 기대할 수 있기 때문에 많은 기업들이 적극적으로 진행하고 있습니다. 이 경우의 절차는 채용하려는 외국인의 현재 체류 자격과 새로운 직무 내용과의 관계에 따라 달라집니다.

전제 확인: 직무 내용과 체류 자격의 일치성

중도 채용에서 가장 중요한 첫 번째 단계는, 후보자가 현재 보유하고 있는 체류 자격으로 허가된 활동 범위와, 귀사에서 종사시킬 예정인 직무 내용이 일치하는지 확인하는 것입니다. 예를 들어, ‘기술·인문 지식·국제 업무’의 체류 자격을 가진 IT 엔지니어를 다른 회사에서 IT 엔지니어로 채용하는 경우는 활동 범위가 동일할 가능성이 높습니다. 그러나 같은 IT 엔지니어를 마케팅 직으로 채용할 경우에는 활동 범위가 다르다고 판단될 가능성이 있습니다. 이 확인을 소홀히 하면, 후속 절차에서 문제가 발생할 수 있습니다.

직무 내용이 동일 범위인 경우의 절차

전직 후의 직무 내용이 현재의 체류 자격으로 허가된 활동 범위 내에 있다면, 체류 자격 자체의 변경은 필요 없습니다. 그러나 법적으로 외국인 본인에게는 고용주 변경을 신고할 의무가 있습니다.

이 절차는 ‘계약 기관에 관한 신고’라고 하며, 일본의 출입국관리법 제19조의 16에 근거하여 외국인 본인에게 의무화되어 있습니다. 구체적으로는, 이전 회사를 퇴사한 날로부터 14일 이내에 ‘계약 기관과의 계약이 종료되었다’는 신고를, 그리고 새로운 회사에 입사한 날로부터 14일 이내에 ‘새로운 계약 기관과 계약을 체결했다’는 신고를 각각 해야 합니다. 이 신고는 출입국재류관리청의 전자 신고 시스템을 이용한 온라인 신청, 지방 출입국재류관리사무소의 창구로의 방문, 또는 도쿄 출입국재류관리국으로의 우편으로 할 수 있습니다.

또한, 법적인 의무는 아니지만, 기업의 리스크 관리 측면에서 강력히 권장되는 절차가 있습니다. 그것이 ‘취업 자격 증명서’의 교부 신청입니다. 이 증명서는 새로운 회사에서의 직무 내용이 현재의 체류 자격 범위 내에 있다는 것을 출입국재류관리청이 공식적으로 증명하는 것입니다. 이 절차는 임의적이지만, 이를 행함으로써 큰 이점이 있습니다. 체류 자격의 갱신은 수년마다 이루어지지만, 그 심사 시에는 전직 후 새로운 회사에서의 활동 내용이 다시 심사 대상이 됩니다. 만약 갱신 시에 직무 내용이 체류 자격 범위 밖이라고 판단된다면, 갱신이 불허되어 해당 직원은 근무를 계속할 수 없게 되는 중대한 리스크가 발생합니다. ‘취업 자격 증명서’를 전직 시에 취득해 두면, 이 리스크를 사전에 회피할 수 있습니다. 즉, 미래의 갱신 신청 시의 불확실성을 제거하고, 고용의 안정성을 확보하기 위한 매우 효과적인 전략적 수단이라고 할 수 있습니다.

직무 내용이 다른 범위인 경우의 절차

전직 후의 직무 내용이 현재의 체류 자격 범위 밖에 있다면(예: ‘교육’의 체류 자격을 가진 사람을 기업의 기획 직으로 채용하는 경우 등), 앞서 언급한 ‘체류 자격 변경 허가 신청’이 필수가 됩니다. 이 신청이 허가될 때까지 새로운 직무에 종사시키는 것은 불가능합니다. 절차의 흐름이나 필요 서류는 유학생을 신입 채용하는 경우와 거의 동일합니다.

채용 시 주의점

중도 채용, 특히 후보자가 실업 중인 경우에는 주의해야 할 점이 있습니다. 출입국관리법은 정당한 이유 없이 체류 자격으로 허가된 활동을 지속적으로 3개월 이상 수행하지 않은 경우, 해당 체류 자격을 취소할 수 있다고 규정하고 있습니다. 즉, 전직 활동 중인 무직 기간이 3개월을 초과하는 후보자는 체류 자격이 취소될 리스크를 안고 있습니다. 이러한 후보자를 채용하는 경우, 미래의 체류 자격 갱신이나 변경 신청 시 심사가 평소보다 엄격해질 가능성이 있음을 인지하고 있어야 합니다.

모집 형태별: 해외 거주 외국인을 채용하는 경우

해외에 거주하는 전문 인력을 일본으로 초청하여 채용하는 경우, 국내 채용과는 다른 절차가 필요합니다.

절차 개요: ‘체류 자격 인정 증명서 교부 신청’

이 경우, 먼저 일본 내 수용 기업이 대리인이 되어 지방 출입국·체류 관리국에 ‘체류 자격 인정 증명서(Certificate of Eligibility, COE)’의 교부를 신청합니다. COE는 신청자인 외국인이 일본의 입국 및 체류 조건에 적합함을 법무 대신이 사전에 증명하는 문서입니다. 이 COE가 교부된 후, 채용하는 외국인은 자국의 일본 대사관이나 총영사관에 COE를 제출하고, 정식 비자의 발급을 받습니다. 그리고 그 비자를 사용하여 일본에 입국하는 이단계의 프로세스를 거칩니다.

신청 프로세스와 필요 서류

COE는 신청인 본인 또는 수용 기관의 직원 등 대리인이 신청할 수 있습니다.

필요 서류는 기업의 카테고리에 따라 다르지만, 체류 자격 변경 허가 신청의 경우와 같이, 신청인 본인에 관한 서류와 수용 기업에 관한 서류 양쪽이 요구됩니다.

수용 기업이 준비하는 주요 서류는 다음과 같습니다.

• 체류 자격 인정 증명서 교부 신청서
• 증명 사진(신청인 본인의 것)
• 회신용 봉투
• 신청인 본인이 보낸 서류(졸업 증명서, 이력서, 경력 기술서, 자격 증명서 등)
• 기업의 카테고리를 증명하는 문서, 등기 사항 증명서, 최근의 결산 문서 사본, 고용 계약서 사본 등

신청서의 공식 양식인 ‘체류 자격 인정 증명서 교부 신청서’는 출입국·체류 관리청의 웹사이트에서 다운로드할 수 있습니다.

• 웹사이트 명: 출입국·체류 관리청
• 페이지 제목: 체류 자격 인정 증명서 교부 신청
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

신청 창구, 기간, 주의점

신청은 수용 기업의 소재지를 관할하는 지방 출입국·체류 관리국에서 진행합니다. 표준 처리 기간은 1개월에서 3개월로 설정되어 있으며, 세 가지 채용 형태 중 가장 긴 리드 타임을 요구합니다. 따라서 해외에서의 채용을 계획할 때는 이 심사 기간을 충분히 고려하여 프로젝트의 스케줄을 짜야 합니다.

특히 주의해야 할 점은 교부된 COE의 유효 기간입니다. COE는 발급일로부터 3개월 이내에 일본에 입국하지 않으면 무효가 됩니다. 이 기간 내에 본인이 자국에서 비자를 취득하고 일본으로의 여행을 완료해야 합니다.

이러한 다양한 절차의 소요 시간을 비교 검토하는 것은 채용 전략을 세우는 데 매우 중요합니다. 예를 들어, 2개월 이내에 인력을 확보해야 하는 긴급한 포지션의 경우, COE 취득에 1개월에서 3개월이 소요되는 해외에서의 채용은 현실적이지 않습니다. 이 경우, 국내에 거주하는 전직자를 채용하는 것이 신속합니다. 그러나 그 경우에도, 입사 후 14일 이내에 신고 의무가 발생하므로, 신속한 사무 처리 체계가 요구됩니다. 이처럼 각 절차의 법적 요구 사항과 타임라인을 복합적으로 이해하고, 자사의 필요에 가장 적합한 채용 채널을 선택하는 것이 성공의 열쇠가 됩니다.

각 절차의 비교 및 요약

지금까지 설명해 온 3가지 채용 형태에 따른 체류 자격 절차의 주요 차이점을 아래 표에 요약했습니다. 이 표는 기업 담당자가 각 시나리오의 핵심을 신속하게 파악하고 적절한 채용 계획을 수립하는 데 도움이 될 것입니다.

요약

일본은 전문 기술과 지식을 갖춘 외국 인재를 적극적으로 받아들이고 있지만, 그 고용을 규율하는 법제도는 매우 정교하며, 절차상의 실수는 용납되지 않습니다. 외국 인재의 채용을 성공적으로 이루기 위해서는 이러한 복잡한 법적 절차를 정확히 이해하고 계획적으로 관리하는 것이 필수적입니다. 전문가의 지원을 받아 이러한 프로세스를 적극적으로 진행하는 것은 단순한 비용이 아니라, 중요한 경영 자원을 확보하고 법적 리스크를 회피하기 위한 전략적 투자라고 할 수 있습니다.

모노리스 법률 사무소는 일본 내 다양한 클라이언트 기업에 대해, 본 주제와 관련된 법률 서비스를 제공해온 풍부한 실적을 가지고 있습니다. 우리 사무소의 강점은 외국인 고용 절차에 관한 깊은 전문 지식을 갖추고 있을 뿐만 아니라, 외국 변호사 자격을 가진 영어 위탁자 변호사들이 다수 소속되어 있는 점에 있습니다. 이를 통해 글로벌하게 사업을 전개하는 기업에게도 언어와 법 문화의 장벽을 넘어 세심하고 원활한 지원을 제공할 수 있습니다. 본 글에서 설명한 것과 같은 체류 자격의 신청 절차에 관하여 어려움을 겪고 계시다면, 주저하지 말고 우리 사무소에 상담해 주십시오. 귀사의 소중한 외국인 직원의 원활한 수용을 법률적 측면에서 강력하게 지원하겠습니다.