Punkty do sprawdzenia podczas tworzenia podstawowej umowy o pośrednictwo personalne

Gdy firma zatrudnia pracowników, oprócz publikowania ogłoszeń o pracę, istnieje możliwość skorzystania z usług agencji rekrutacyjnej, która przedstawi kandydatów. Korzystając z agencji rekrutacyjnej, firma może dokładnie określić swoje oczekiwania, co pozwala na znalezienie pracowników, którzy najlepiej pasują do profilu firmy.

Z powodu tych korzyści, wiele firm prawdopodobnie rozważało skorzystanie z usług agencji rekrutacyjnej.

Jednakże, przy korzystaniu z usług agencji rekrutacyjnej, konieczne jest zawarcie “Umowy podstawowej o pośrednictwo pracy”, która zawiera klauzule, na które należy zwrócić szczególną uwagę ze względu na specyfikę pośrednictwa pracy.

W tym artykule omówimy punkty, na które należy zwrócić uwagę przy tworzeniu Umowy podstawowej o pośrednictwo pracy.

Czym jest działalność polegająca na pośrednictwie w zatrudnieniu?

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją pewne wady związane z publikowaniem ogłoszeń o pracę przez firmy, które potrzebują pracowników. Są to między innymi:

1. Otrzymywanie aplikacji od kandydatów, którzy nie spełniają wymagań firmy
2. Trudności w radzeniu sobie z dużą liczbą aplikacji
3. Nie można korzystać z tej metody, jeśli firma chce ukryć fakt, że rekrutuje
4. Nie jest możliwe przyciągnięcie kandydatów, którzy nie są zdecydowani na zmianę pracy

Działalność polegająca na pośrednictwie w zatrudnieniu (usługi pośrednictwa w zatrudnieniu) ma na celu pokonanie tych wad i polega na przedstawianiu kandydatów firmom, które prowadzą rekrutację.

Typowo, firmy pośrednictwa w zatrudnieniu najpierw przeprowadzają szczegółowe wywiady na temat pracowników, których firma potrzebuje, a następnie przedstawiają firmę kandydatom, którzy rozważają znalezienie nowej pracy lub zmianę pracy.

Warto zauważyć, że istnieją trzy główne typy firm pośrednictwa w zatrudnieniu, w zależności od metody pośrednictwa:

① Typ rejestracyjny

Typ rejestracyjny, zwany również typem ogólnym, jest najczęściej spotykanym typem firm pośrednictwa w zatrudnieniu.

Metoda ta polega na przedstawianiu firmie kandydatów zarejestrowanych w firmie pośrednictwa w zatrudnieniu. Jest to korzystne dla firm, ponieważ nie wiąże się z żadnymi kosztami początkowymi, ale może nie być w stanie sprostać potrzebom pracowników o specjalistycznej wiedzy lub unikalnych umiejętnościach.

② Typ wyszukiwania

Typ wyszukiwania, zwany również typem headhuntingu, polega na poszukiwaniu kandydatów, którzy spełniają wymagania firmy, nie tylko wśród tych zarejestrowanych w bazie danych firmy pośrednictwa w zatrudnieniu, ale także za pomocą wszelkich dostępnych środków, takich jak media społecznościowe czy sieci kontaktów.

Możliwe jest znalezienie kandydatów spełniających surowe lub specjalne wymagania, ale opłata za sukces jest często wyższa niż w przypadku typu rejestracyjnego, a mogą również wystąpić koszty początkowe, takie jak opłata za rozpoczęcie pracy.

③ Typ wsparcia przy powrocie do pracy

Typ wsparcia przy powrocie do pracy, zwany również typem outplacementu, polega na przedstawianiu pracowników firm, które chcą przeprowadzić redukcję personelu z powodu restrukturyzacji lub zmniejszenia działalności, do innych firm.

W tym typie, firma, która chce przeprowadzić redukcję personelu, pokrywa koszty, co pozwala firmie, która otrzymuje rekomendację, na zatrudnienie pracowników przy niskich kosztach, ale liczba i rodzaj dostępnych pracowników są ograniczone.

W zależności od typu pośrednictwa w zatrudnieniu, istnieją różne zalety i wady, ale ogólnie rzecz biorąc, korzyści z korzystania z usług pośrednictwa w zatrudnieniu mogą obejmować następujące aspekty:

Możliwość otrzymania rekomendacji tylko kandydatów spełniających wymagania firmy

Jeśli skorzystasz z usług pośrednictwa w zatrudnieniu, firma pośrednictwa dokładnie zrozumie twoje oczekiwania.

Na przykład, możesz chcieć kogoś, kto rzadko zmienia pracę, kogoś z unikalnymi kwalifikacjami, lub kogoś, kto ma doświadczenie w określonym obszarze.

Choć szczegółowe wymagania firmy mogą być trudne do opisania w ogłoszeniach o pracę dostępnych dla nieokreślonej liczby osób, skorzystanie z usług firmy pośrednictwa w zatrudnieniu pozwala na uwzględnienie nawet najdrobniejszych szczegółów.

Ponadto, zazwyczaj tylko kandydaci mają dostęp do wymagań firmy, więc nie musisz się martwić, że osoby trzecie zobaczą warunki oferty pracy.

Nie ma ryzyka zbyt dużej liczby aplikacji

Korzystając z usług pośrednictwa w zatrudnieniu, otrzymasz rekomendacje tylko od kandydatów, którzy spełniają wymagania firmy, co eliminuje problem związany z dużą liczbą aplikacji, który często występuje przy publikowaniu ogłoszeń o pracę, i który obciąża dział HR.

Ponadto, jeśli trzeba odrzucić aplikację od kandydata, pracownik firmy pośrednictwa w zatrudnieniu zrobi to za ciebie w sposób, który nie spowoduje konfliktu, co również zmniejsza obciążenie dla firmy.

Możliwość utrzymania w tajemnicy faktu prowadzenia rekrutacji

Jeśli celem korzystania z usług pośrednictwa w zatrudnieniu jest rekrutacja na nowy projekt, firma może nie chcieć ujawniać faktu, że prowadzi rekrutację.

Im ważniejszy jest projekt dla losów firmy, tym większe jest ryzyko, że ujawnienie faktu, że prowadzisz rekrutację na dużą skalę, może zaszkodzić interesom firmy, jeśli dowiedzą się o tym konkurenci.

Możliwość dotarcia do osób, które nie są zdecydowane na zmianę pracy

Wielką różnicą między publikowaniem ogłoszeń o pracę przez firmę a korzystaniem z usług pośrednictwa w zatrudnieniu jest możliwość bezpośredniego kontaktu z poszczególnymi kandydatami za pośrednictwem pracownika firmy pośrednictwa.

Wśród osób zarejestrowanych w firmie pośrednictwa w zatrudnieniu jest wielu tych, którzy są zadowoleni z obecnej pracy i nie chcą natychmiast zmienić pracy, ale zarejestrowali się w celu zbierania informacji.

Tacy kandydaci często są cenionymi pracownikami w firmach, w których pracują, i rzadko aplikują na ogłoszenia o pracę.

Korzystając z usług pośrednictwa w zatrudnieniu, możesz skierować swoje działania bezpośrednio do takich wybitnych kandydatów.

Możliwość dotarcia do kandydatów, którzy nie są aktywni na rynku pracy, jest jednym z głównych atutów korzystania z usług pośrednictwa w zatrudnieniu.

Różnica między pośrednictwem pracy a delegowaniem pracowników

Podczas szukania osób do pracy w firmie, jedną z opcji jest skorzystanie z usług delegowania pracowników.

W przypadku pośrednictwa pracy, agencja pośrednictwa pracy działa wyłącznie jako pośrednik, a rzeczywisty kontrakt o zatrudnienie jest zawierany między firmą a kandydatem.

Z drugiej strony, w przypadku delegowania pracowników, kontrakt o zatrudnienie jest zawierany między agencją delegowania pracowników a pracownikiem.

W związku z tym, delegowanie pracowników i pośrednictwo pracy to dwa różne mechanizmy z punktu widzenia prawa. Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące kluczowych punktów przy tworzeniu podstawowego kontraktu o delegowanie pracowników można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Kluczowe punkty do sprawdzenia w podstawowej umowie o pośrednictwo pracy

Podczas korzystania z usług pośrednictwa pracy, często zawierana jest podstawowa umowa o pośrednictwo pracy. W podstawowej umowie o pośrednictwo pracy znajdują się jednak pewne klauzule, na które należy zwrócić szczególną uwagę ze względu na specyfikę pośrednictwa pracy.

W związku z tym, poniżej przedstawiamy kluczowe punkty do sprawdzenia w podstawowej umowie o pośrednictwo pracy, wraz z konkretnymi przykładami klauzul.

Należy zauważyć, że zasadniczo, aby prowadzić działalność w zakresie pośrednictwa pracy, wymagane jest uzyskanie pozwolenia na prowadzenie płatnej działalności pośrednictwa pracy (Japońskie pozwolenie na płatne pośrednictwo pracy).

W związku z tym, ważne jest również, aby przed zleceniem usług firmie pośrednictwa pracy upewnić się, czy posiada ona takie pozwolenie.

Szczegółowe informacje na temat pozwolenia na prowadzenie płatnej działalności pośrednictwa pracy znajdują się w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Punkt 1. Treść zleconych zadań

Artykuł 〇 (Treść zleconych zadań)
Strona A zleca Stronie B zadanie polegające na przedstawieniu Stronie A kandydatów spełniających warunki rekrutacji określone przez Stronę A (zwane dalej “zadaniem”). Strona B przyjmuje to zlecenie.

※ ‘Strona A’ oznacza firmę rekrutującą pracowników, ‘Strona B’ oznacza agencję rekrutacyjną (dalej to samo).

Podstawowa umowa o rekrutacji pracowników to umowa o zlecenie, w ramach której firma rekrutująca pracowników zleca “usługi rekrutacyjne” agencji rekrutacyjnej.

W związku z tym, treść zleconych zadań musi być zawsze określona w umowie. Niemniej jednak, podstawowa umowa o rekrutacji pracowników jest przede wszystkim “umową podstawową”, dlatego treść zadań jest zwykle określana w sposób abstrakcyjny, jak w przykładzie klauzuli.

W związku z tym, konkretne szczegóły, takie jak rodzaj poszukiwanych pracowników, są określane przez firmę za każdym razem, gdy zleca ona zadanie agencji rekrutacyjnej.

W przykładzie klauzuli, “określone przez Stronę A” odnosi się do tych indywidualnych, konkretnych wytycznych.

Punkt 2. Wynagrodzenie za pośrednictwo w zatrudnieniu

Przedsiębiorstwa rekrutujące pracowników, które korzystają z usług pośrednictwa pracy, muszą również określić wynagrodzenie za usługi pośrednictwa pracy (wynagrodzenie za pośrednictwo pracy) w umowie podstawowej dotyczącej pośrednictwa pracy.

Artykuł X (Wynagrodzenie)
1. Jeżeli strona B przedstawiła kandydata, z którym strona A zawarła umowę o pracę, a kandydat rozpoczął pracę w firmie A, strona A zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za tę usługę stronie B.
2. Wynagrodzenie określone w poprzednim punkcie wynosi X% (bez podatku VAT) rocznego wynagrodzenia teoretycznego kandydata przedstawionego przez stronę B.
3. Roczne wynagrodzenie teoretyczne określone w poprzednim punkcie jest równoznaczne z sumą miesięcznych wynagrodzeń (podstawowe wynagrodzenie, premie, różne dodatki, stałe wynagrodzenie za nadgodziny) otrzymywanych przez kandydata przedstawionego przez stronę B w roku zatrudnienia.

W klauzulach dotyczących wynagrodzenia za usługi zlecane, istotne są następujące dwa punkty:

• Warunki, które muszą być spełnione, aby wynagrodzenie było należne
• Metoda obliczania wynagrodzenia

Standardowe wynagrodzenie za pośrednictwo pracy wynosi “30-35% teoretycznego rocznego wynagrodzenia uzgodnionego między firmą rekrutującą a osobą decydującą o zatrudnieniu”. W przypadku specjalistycznych stanowisk zawodowych lub stanowisk kierowniczych, wynagrodzenie może być ustalone na wyższym poziomie, np. “40% teoretycznego rocznego wynagrodzenia”.

Szczegółowe wyjaśnienie dotyczące “metody obliczania wynagrodzenia” znajduje się poniżej.

Warunki, które muszą być spełnione, aby wynagrodzenie było należne

Agencje pośrednictwa pracy zazwyczaj pracują na zasadzie wynagrodzenia za efekty, dlatego zwykle nie pobierają opłat wstępnych.

Warunki, które muszą być spełnione, aby wynagrodzenie było należne, są określone w punkcie 1 przykładowej klauzuli. Przykładowa klauzula stanowi, że wynagrodzenie jest należne nie tylko w przypadku zawarcia umowy o pracę z kandydatem, ale także w przypadku faktycznego rozpoczęcia pracy przez kandydata.

Jest to związane z faktem, że między zawarciem umowy o pracę a rozpoczęciem pracy może dojść do sytuacji, w której kandydat początkowo wyraził zamiar dołączenia do firmy, ale później zrezygnował z tego zamiaru z powodu silnego nacisku ze strony firmy, w której pracuje.

Jeżeli wynagrodzenie musiałoby być zapłacone w momencie zawarcia umowy o pracę z kandydatem, mogłoby to prowadzić do sytuacji, w której płatność wynagrodzenia staje się bezużyteczna z powodu okoliczności, które nastąpiły po zawarciu umowy, o których firma zatrudniająca nie miała pojęcia. Jest to bardzo ważna klauzula, ponieważ stawia to firmę zatrudniającą w bardzo niestabilnej sytuacji.

Metoda obliczania wynagrodzenia

Metoda obliczania wynagrodzenia jest określona w punktach 2 i 3 przykładowej klauzuli.

W umowach dotyczących pośrednictwa pracy, często stosuje się koncepcję “teoretycznego rocznego wynagrodzenia” jako metody obliczania wynagrodzenia. Teoretyczne roczne wynagrodzenie to przewidywane roczne wynagrodzenie, które kandydat do zatrudnienia otrzymałby, gdyby pracował w firmie rekrutującej od początku do końca roku.

Teoretyczne roczne wynagrodzenie zazwyczaj obejmuje podstawowe wynagrodzenie, różne dodatki i premie.

Jeżeli chodzi o wynagrodzenie za nadgodziny, istnieją różne podejścia, takie jak “uwzględnienie średniego wynagrodzenia za nadgodziny” lub “uwzględnienie tylko stałego wynagrodzenia za nadgodziny”, dlatego ważne jest, aby sprawdzić to z góry.

W przypadku ustalania rocznego wynagrodzenia, zakłada się, że jest to wynagrodzenie za pierwszy rok zatrudnienia, a jeżeli wynagrodzenie zmiennych, takich jak dodatki za pracę w nocy lub nadgodziny, stanowi dużą część wynagrodzenia, oblicza się je na podstawie średniego rocznego wynagrodzenia w firmie.

Na przykład, teoretyczne roczne wynagrodzenie dla osoby otrzymującej 300 tys. zł miesięcznie plus dwumiesięczną premię wynosi [300 tys. zł x 14 miesięcy = 4,2 mln zł], ale rzeczywiste roczne wynagrodzenie może się różnić w zależności od daty zatrudnienia, ponieważ firmy mają różne wymagania dotyczące okresu oceny premii i wymagania dotyczące zatrudnienia na dzień wypłaty premii.

Jednak teoretyczne roczne wynagrodzenie nie jest pojęciem zdefiniowanym prawnie, więc jeśli teoretyczne roczne wynagrodzenie jest podstawą do obliczania wynagrodzenia, zawsze należy określić konkretną metodę obliczania teoretycznego rocznego wynagrodzenia, jak w punkcie 3 przykładowej klauzuli.

Ponadto, niektóre agencje pośrednictwa pracy mogą ustalić opłaty za usługi opcjonalne inne niż usługi pośrednictwa pracy.

W każdym razie, wynagrodzenie za pośrednictwo pracy często jest wysokie, dlatego ważne jest, aby dokładnie rozważyć, czy wynagrodzenie i opłaty są możliwe do pokrycia, biorąc pod uwagę sytuację finansową firmy.

Punkt 3. Zwrot wynagrodzenia w przypadku rezygnacji w określonym okresie

Artykuł 〇 (Zwrot wynagrodzenia)
Jeżeli osoba wprowadzona przez Stronę B dołączy do Strony A, a następnie zrezygnuje w określonym poniżej okresie, niezależnie od odpowiedzialności Strony A, Strona B zwróci część już otrzymanego wynagrodzenia Stronie A, zgodnie z poniższymi punktami:
1. Jeżeli osoba zrezygnuje w ciągu miesiąca od dołączenia do firmy, Strona B zwraca 70% otrzymanego wynagrodzenia.
2. Jeżeli osoba zrezygnuje po upływie miesiąca, ale w ciągu trzech miesięcy od dołączenia do firmy, Strona B zwraca 30% otrzymanego wynagrodzenia.

W umowach podstawowych dotyczących rekrutacji pracowników często zawiera się klauzulę o zwrocie części wynagrodzenia, jeżeli pracownik zrezygnuje w określonym okresie po zatrudnieniu.

Wynagrodzenie za rekrutację pracowników jest często wysokie, więc jeżeli pracownik zrezygnuje z firmy zanim będzie mógł wykazać swoje umiejętności, pomimo zapłacenia wynagrodzenia, dla firmy zatrudniającej może to oznaczać znaczne straty finansowe.

Dlatego klauzula o zwrocie wynagrodzenia w przypadku rezygnacji w określonym okresie jest zapisem, który firmy rekrutujące pracowników chciałyby zawsze zawrzeć w umowie.

Okres, który podlega zwrotowi, i procent wynagrodzenia do zwrotu mogą się nieznacznie różnić w zależności od firmy rekrutującej pracowników, dlatego ważne jest, aby dokładnie to sprawdzić.

Punkt 4. Zakaz bezpośrednich transakcji

Artykuł 〇 (Zakaz bezpośrednich transakcji)
1. Strona A nie będzie bezpośrednio kontaktować się z osobami, które Strona B przedstawiła, bez uprzedniej zgody Strony B. Jednakże, nie dotyczy to sytuacji, gdy od momentu przedstawienia danej osoby przez Stronę B do Strony A upłynął rok.
2. W przypadku naruszenia przez Stronę A postanowień ustępu 1, Strona B ma prawo do żądania od Strony A, oprócz wynagrodzenia, które Strona B powinna otrzymać w przypadku zatrudnienia danej osoby, dodatkowo 10% tego wynagrodzenia jako kary umownej.

Usługi rekrutacyjne polegają na dopasowywaniu firm poszukujących pracowników do osób szukających pracy.

Dla firm rekrutacyjnych, sytuacja, w której firma bezpośrednio nawiązuje kontakt z osobą, którą firma rekrutacyjna przedstawiła, co skutkuje brakiem możliwości otrzymania wynagrodzenia przez firmę rekrutacyjną, stanowi poważne zagrożenie dla podstaw działalności firmy.

Aby uniknąć takiej sytuacji, w umowach rekrutacyjnych zazwyczaj określa się, że firma i osoba szukająca pracy nie mogą bezpośrednio kontaktować się ze sobą, dopóki nie zostanie zawarta umowa o pracę. Możliwe jest również ustanowienie wymogu “uprzedniej zgody”, jak w przykładzie klauzuli.

Aby nadać skuteczność zakazowi bezpośrednich transakcji, często wprowadza się kary, jak w przykładzie klauzuli w ustępie 2.

Jeżeli kara polega jedynie na obowiązku zapłaty wynagrodzenia, które firma rekrutacyjna powinna otrzymać, firmy poszukujące pracowników mogą myśleć, że “jeśli zostanie ujawnione, że dokonaliśmy bezpośredniej transakcji, wystarczy zapłacić wynagrodzenie”, co nie ma dużego efektu odstraszającego.

Dlatego, jako karę za bezpośrednie transakcje, zazwyczaj określa się, że oprócz wynagrodzenia firmy rekrutacyjnej, dodatkowo naliczana jest kara umowna, jak w przykładzie klauzuli.

Podsumowanie: Zleć sprawdzenie umowy dotyczącej rekrutacji pracowników prawnikowi

Jeśli skorzystasz z usług agencji rekrutacyjnej, możesz efektywnie zatrudnić wykwalifikowanych pracowników.

Zdobywanie dobrych pracowników jest kluczowe dla rozwoju firmy, dlatego przewiduje się, że branża rekrutacyjna będzie się rozwijać coraz bardziej.

Zarówno dla tych, którzy oferują usługi rekrutacyjne, jak i dla tych, którzy z nich korzystają, ważne jest, aby uniknąć problemów poprzez wcześniejsze sprawdzenie umowy.

Zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w prawie korporacyjnym w sprawie treści umowy i metod negocjacji.

Informacje o tworzeniu i przeglądaniu umów przez naszą kancelarię

W kancelarii prawnej Monolis, jako prawnicy specjalizujący się w prawie IT, internetowym i biznesowym, oferujemy naszym stałym klientom i klientom biznesowym usługi takie jak tworzenie i przeglądanie różnych umów, nie tylko umów podstawowych dotyczących pośrednictwa pracy.

Szczegółowe informacje znajdują się poniżej.