Rollen och ansvaret för styrelseledamöter enligt japansk bolagslag

För att framgångsrikt driva ett företag i Japan är det avgörande att djupt förstå den juridiska ramen, särskilt de roller och ansvar som direktörer har enligt japansk bolagsrätt. Detta är särskilt viktigt för direktörer med utländsk nationalitet för att säkerställa en sund företagsledning och samtidigt effektivt hantera personliga juridiska risker. Japansk bolagsrätt ställer tydliga krav på direktörer och fastställer stränga ansvar vid försummelse av dessa skyldigheter.

Det japanska rättssystemet kan vara svårt att förstå på grund av dess unika sedvänjor och språkbarriärer. Det är avgörande att inte bara reaktivt hantera juridiska problem när de uppstår, utan att proaktivt förstå de juridiska kraven och bygga ett robust compliance-system för att undvika oväntade risker och stödja företagets kontinuerliga tillväxt.

Denna artikel ger en detaljerad förklaring av de huvudsakliga rollerna och ansvarsområdena för direktörer under japansk bolagsrätt, med hänvisning till specifika lagstadganden och japanska rättsfall.

Styrelsens grundläggande skyldigheter enligt japansk bolagsrätt

Enligt japansk bolagsrätt har styrelseledamöter två grundläggande skyldigheter gentemot bolaget: “plikten till omsorgsfull förvaltning” och “plikten till lojalitet”. Dessa är de mest grundläggande principerna som styrelseledamöter måste följa i utförandet av sina uppdrag.

Plikten till omsorgsfull förvaltning

Plikten till omsorgsfull förvaltning innebär att styrelseledamöter ska utföra sina uppgifter med samma omsorg som en god förvaltare. Den rättsliga grunden för denna skyldighet finns i artikel 644 i den japanska civilrätten (förvaltarens plikt till omsorgsfull förvaltning), och artikel 330 i japansk bolagsrätt klargör att förhållandet mellan ett aktiebolag och dess tjänstemän och revisorer ska följa bestämmelserna om uppdrag, vilket tydliggör att förhållandet mellan styrelseledamöter och bolaget är ett uppdragsförhållande.

“En god förvaltares omsorg” avser den nivå av uppmärksamhet och förmåga som normalt förväntas av en person i en viss yrkesposition, i detta fall en företagsledare. Denna standard för uppmärksamhet varierar beroende på bolagets storlek och bransch, styrelseledamotens specifika position och expertis, samt de omständigheter bolaget befinner sig i. Till exempel kan styrelseledamöter i stora företag eller finansiella institutioner krävas att upprätthålla en högre standard av omsorg. Detta återspeglas i Japans högsta domstols dom från den 9 juli 2009 (Heisei 21), som visar att nivån på internkontrollsystem som krävs varierar beroende på bolagets storlek och bransch. Styrelseledamöternas ansvar sträcker sig inte bara till enskilda affärsbeslut utan även till att bygga och upprätthålla ett lämpligt internkontrollsystem för att förhindra olämpliga handlingar inom bolaget. Detta anses vara en del av styrelseledamöternas grundläggande plikt till omsorgsfull förvaltning.

Principen om ledningens beslutsfattande

Styrelseledamöters beslutsfattande medför alltid risker. Ett beslut som fattas i tron att det är det bästa för bolaget kan i slutändan leda till skada för bolaget. Om styrelseledamöter alltid skulle hållas ansvariga i sådana fall, skulle deras handlingar bli överdrivet försiktiga, vilket i sin tur kan hindra bolagets utveckling.

I japansk bolagsrätt tillämpas därför ibland “principen om ledningens beslutsfattande”. Denna princip innebär att om en styrelseledamot har agerat på grundval av en rimlig informationsinsamling och övervägande process under rådande omständigheter och inte har någon anledning att tro att beslutet är uppenbart orimligt, så anses det inte vara ett brott mot plikten till omsorgsfull förvaltning även om beslutet i slutändan leder till skada för bolaget. Tillämpningen av denna princip fokuserar inte på resultatet av beslutet utan på huruvida processen som ledde till beslutet var rimlig. Till exempel, i en dom från Japans högsta domstol den 15 juli 2010 (Heisei 22), ansågs det att styrelseledamöternas beslut om priset för aktieåterköp inte bröt mot plikten till omsorgsfull förvaltning så länge beslutsprocessen och innehållet inte var uppenbart orimligt. Domstolen värderade att styrelseledamöterna hade genomfört en grundlig övervägning vid ledningsmötet och även tagit hänsyn till advokaters åsikter. Detta visar vikten av att dokumentera beslutsprocessen tydligt och säkerställa dess rimlighet.

Plikten till lojalitet

Plikten till lojalitet är reglerad i artikel 355 i japansk bolagsrätt, där det fastställs att styrelseledamöter ska följa lagar och förordningar samt bolagsordningen och aktieägarnas beslut, och lojalt utföra sina uppgifter för aktiebolagets räkning.

Relationen mellan plikten till omsorgsfull förvaltning och plikten till lojalitet har diskuterats i akademiska kretsar om de är olika koncept eller om de är av samma natur. Men när det gäller att lösa konkreta fall i praktiken är de ofta nära relaterade och behandlas vanligtvis som en och samma skyldighet. Till exempel kan konkurrerande transaktioner som skadar bolaget anses vara ett brott mot både plikten till omsorgsfull förvaltning och plikten till lojalitet. Detta visar att det är viktigt för styrelseledamöter att agera i bolagets bästa intresse och att utöva lämplig omsorg för att uppfylla båda skyldigheterna. Så länge styrelseledamöterna prioriterar bolagets intressen och utför sina uppgifter, kan dessa skyldigheter ses som en enhetlig helhet.

Styrelseledamöternas ansvar gentemot bolaget enligt japansk bolagsrätt

Om en styrelseledamot försummar sina skyldigheter kan denne bli skadeståndsskyldig gentemot bolaget. Detta är en juridisk följd av att styrelseledamoten inte har fullgjort sina arbetsuppgifter på ett adekvat sätt.

Ansvar för försummelse av uppdrag under japansk bolagsrätt

Enligt artikel 423, paragraf 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act) ålägger man “direktörer, redovisningskonsulter, revisorer, verkställande direktörer eller revisorer (nedan kallade ‘tjänstemän etc.’) att ersätta skadan som uppstått till aktiebolaget om de försummar sina uppdrag” . Här avses med “försummelse av uppdrag” handlingar som bryter mot tidigare nämnda skyldigheter att agera med omsorg och lojalitet. Detta inkluderar specifikt brott mot lagar och förordningar, olämpliga affärsbeslut och brister i internkontrollsystemet som leder till överträdelser av tillsynsplikten .  

Ansvar för direktörers försummelse av uppdrag kan bli mycket kostsamt beroende på företagets storlek och skadans natur . Till exempel, i ett fall där användningen av icke-godkända tillsatser doldes, beordrade Osaka High Court den 9 juni 2006 (Heisei 18) direktörer och revisorer att betala skadestånd på flera hundra miljoner yen, och detta beslut bekräftades av Högsta domstolen . I ett annat fall där förluster doldes genom manipulerade finansiella rapporter, beordrade Tokyo High Court den 16 maj 2019 (Reiwa 1) att flera tjänstemän skulle betala sammanlagt cirka 59,4 miljarder yen i skadestånd, vilket också bekräftades av Högsta domstolen . Dessa domslut klargör att det inte bara handlar om misslyckade affärsbeslut, utan att allvarliga oegentligheter, grov försummelse eller brister i ett systematiskt compliance-system kan leda till omfattande ekonomiskt ansvar för enskilda direktörer. Detta understryker starkt vikten av att direktörer agerar uppriktigt och utför adekvat tillsyn.  

Begränsningar och ansvar i konkurrerande affärstransaktioner under japansk lag

Styrelseledamöter är begränsade i vissa transaktioner för att undvika intressekonflikter med bolaget. En sådan begränsning gäller konkurrerande affärstransaktioner. Enligt artikel 356, paragraf 1, punkt 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act) måste en styrelseledamot som avser att genomföra en transaktion som hör till bolagets verksamhetsområde, få godkännande från styrelsen i bolag med en styrelse, eller från bolagsstämman i bolag utan en styrelse. Denna reglering syftar till att förhindra att styrelseledamöter använder bolagets kundinformation eller know-how för personlig vinning och därmed skadar bolagets intressen.

Om en styrelseledamot genomför en konkurrerande affärstransaktion utan bolagets godkännande och därigenom orsakar skada för bolaget, är styrelseledamoten ansvarig för att ersätta bolaget för den skadan. Dessutom fastställer artikel 423, paragraf 2 i den japanska bolagslagen att om en styrelseledamot genomför en konkurrerande affärstransaktion utan godkännande, ska den vinst som styrelseledamoten eller en tredje part erhållit genom transaktionen antas motsvara den skada som bolaget lidit. Detta är en bestämmelse som syftar till att minska bördan för bolaget att bevisa den exakta skadebeloppet och underlätta ansvarsutkrävandet av styrelseledamoten. Till exempel visar en dom från Tokyo District Court den 26 mars 1981 (Yamazaki Baking case) ett fall där brott mot skyldigheten att undvika konkurrens erkändes. Denna regel om antagande av skadebelopp innebär att oauktoriserade konkurrerande affärstransaktioner medför en mycket hög risk för styrelseledamoten.

Begränsningar och ansvar vid intressekonflikter i transaktioner

Liksom konkurrensbegränsande affärer är transaktioner som innebär intressekonflikter också viktiga begränsningar för styrelseledamöter. Artikel 356, stycke 1, punkterna 2 och 3 i den japanska bolagslagen (Companies Act) kräver att styrelsen eller bolagsstämman godkänner transaktioner där en styrelseledamot agerar för egen eller tredje parts räkning i affärer med aktiebolaget (direkta transaktioner), eller när aktiebolaget genomför transaktioner som innebär en intressekonflikt med styrelseledamoten och någon annan part (indirekta transaktioner).

Om godkännandeprocessen försummas kan transaktionen i princip anses ogiltig i förhållande till bolaget (relativ ogiltighetsteori). Dock finns det specifika transaktioner som inte anses skada bolagets intressen och därmed inte kräver godkännande. Denna princip visar på en praktisk tillämpning av den japanska bolagslagen, där formellt godkännande inte krävs om det inte uppstår någon faktisk skada, eftersom syftet med regleringen är att skydda bolagets intressen.

Specifikt kan följande transaktioner nämnas som exempel där godkännande inte krävs:

• När en styrelseledamot lånar ut pengar till bolaget utan ränta och säkerhet: Japans högsta domstol, dom den 6 december 1963
• När bolaget fullgör en styrelseledamots skulder: Stora rättsrådet (Dai-Shinin), dom den 20 februari 1924
• Transaktioner som genomförs enligt standard affärsvillkor: Tokyos distriktsdomstol, dom den 24 februari 1982
• Transaktioner mellan bolaget och en aktieägare som innehar alla aktier: Japans högsta domstol, dom den 20 augusti 1970
• Transaktioner som alla aktieägare har godkänt: Japans högsta domstol, dom den 26 september 1974

Dessa undantag baseras på tanken att om en transaktion inte riskerar att skada bolagets intressen, eller om alla aktieägare – som är de slutliga ägarna av bolaget – har godkänt transaktionen, så undermineras inte syftet med regleringen om intressekonflikter.

Styrelsens ansvar gentemot tredje part under japansk lag

En styrelsemedlem har inte bara ansvar gentemot bolaget utan kan även bära skadeståndsansvar gentemot tredje part i samband med utförandet av sina arbetsuppgifter. Detta beror på att styrelsemedlemmens handlingar kan påverka inte bara företaget utan även en bredare krets av intressenter.

Förklaring av artikel 429 i japanska bolagslagen

Artikel 429, stycke 1 i japanska bolagslagen (Companies Act) stadgar att “om en styrelsemedlem agerar med ondska eller grov försummelse i utförandet av sina uppgifter, ska denne bära ansvar för den skada som därigenom uppkommit för tredje part”. Med “tredje part” avses här aktieägare, borgenärer, affärspartners med flera. Styrelsemedlemmens ansvar omfattar inte bara direkt skada som tredje part lider på grund av styrelsemedlemmens försumlighet (direkt skada), utan även skada som tredje part lider till följd av att företagets tillgångar skadas (indirekt skada). Att styrelsemedlemmens ansvarsområde sträcker sig utanför företagets interna sfär till externa intressenter är en punkt som styrelsemedlemmar särskilt bör vara uppmärksamma på.

Dessutom specificerar artikel 429, stycke 2 i japanska bolagslagen ansvar för vissa handlingar. Detta inkluderar falska meddelanden i samband med emission av aktier eller teckningsoptioner, falska uppgifter i finansiella dokument eller verksamhetsrapporter, falska registreringar och falska offentliga tillkännagivanden. Ansvar för dessa handlingar kan uppkomma även utan ondska eller grov försummelse från styrelsemedlemmens sida, vilket kallas “försumlighetsansvar”. Men om styrelsemedlemmen kan bevisa att denne inte varit oaktsam i samband med den aktuella handlingen, ska denne inte bära ansvar. Denna bestämmelse betonar särskilt styrelsemedlemmens skyldigheter i samband med viss viktig informationsutlämning och registrering, och visar på vikten av styrelsemedlemmens skyldighet att vara uppmärksam inom dessa områden.

Kravet på ondska eller grov försummelse

Med “ondska” enligt artikel 429, stycke 1 i japanska bolagslagen avses att styrelsemedlemmen är medveten om att den handling som utförs är en försumlighet av sina uppgifter. Å andra sidan avser “grov försummelse” en situation där styrelsemedlemmen genom betydande oaktsamhet utför en försumlighet av sina uppgifter. För att ansvar ska kunna utkrävas enligt artikel 429, stycke 1 måste den skadelidande tredje parten bevisa styrelsemedlemmens ondska eller grov försummelse.

Omfattningen av ansvaret gentemot tredje part har också illustrerats genom rättsfall. Till exempel, i en dom från Osaka High Court den 28 december 1977 (Showa 52), erkändes skadeståndsansvar för en styrelsemedlem som endast nominellt hade utsetts men som deltog i en oärlig registrering. I en dom från Tokyo District Court den 3 september 1990 (Heisei 2) bekräftades även ansvar för en person som inte formellt var styrelsemedlem men som hade den faktiska makten att fatta beslut om företagets viktiga frågor (faktisk styrelsemedlem). Dessa rättsfall visar att det inte bara är titeln som styrelsemedlem som är avgörande, utan även den faktiska makten och delaktigheten är viktiga faktorer för ansvarsbedömningen, vilket är vägledande för styrelsemedlemmar att förstå sin position inom japanska företag.

Befrielse och begränsning av styrelseledamöters ansvar under japansk bolagsrätt

Japans bolagslagstiftning har infört system för att befria eller begränsa det ansvar som styrelseledamöter potentiellt kan bära, i syfte att locka kompetenta personer till styrelseposter och för att förhindra att de känner en överdriven rädsla för risker som kan leda till att de drar sig för att fatta affärsbeslut.

Metoder för ansvarsbefrielse

Det finns flera sätt att befria en styrelseledamot från ansvar för skadestånd till bolaget.

• Befrielse genom samtliga aktieägares samtycke: Enligt artikel 424 i japanska bolagslagen kan en styrelseledamots ansvar gentemot bolaget helt befrias om samtliga aktieägare ger sitt samtycke. Dock är det i praktiken svårt att få alla aktieägares samtycke i större börsnoterade företag.
• Delvis befrielse genom beslut på bolagsstämma: Artikel 425 i japanska bolagslagen stadgar att en styrelseledamots ansvar kan delvis befrias genom ett särskilt beslut på bolagsstämman, förutsatt att styrelseledamoten har agerat i god tro och utan grov försummelse.
• Delvis befrielse genom beslut i styrelsen: Artikel 426 i japanska bolagslagen föreskriver att om det finns bestämmelser i bolagsordningen, kan ansvar delvis befrias genom ett beslut av styrelsen i bolag med en styrelse.

Avtal om begränsning av ansvar

Avtal om begränsning av ansvar är en viktig mekanism, särskilt för att begränsa ansvar för styrelseledamöter som inte utför verkställande uppgifter, såsom externa styrelseledamöter. Enligt artikel 427 i japanska bolagslagen kan ett aktiebolag, om det finns bestämmelser i bolagsordningen, ingå avtal som begränsar ansvar med styrelseledamöter som inte utför verkställande uppgifter (där externa styrelseledamöter är ett typexempel).

Genom detta avtal kan, under förutsättning att styrelseledamoten har agerat i god tro och utan grov försummelse, en övre gräns sättas för skadeståndsansvaret. Denna övre gräns kan inte vara lägre än den minimiansvarsgräns som fastställs enligt japanska bolagslagen (till exempel, för externa styrelseledamöter, totalbeloppet av ersättning och vinster från teckningsoptioner under de senaste två åren).

Det är viktigt att notera att avtal om begränsning av ansvar endast tillämpas på ansvar för försummelse av plikter gentemot bolaget och inte omfattar ansvar för skador som orsakats tredje part. Dessutom, om en extern styrelseledamot som har ingått ett ansvarsbegränsningsavtal senare blir en verkställande styrelseledamot eller liknande, upphör avtalets effekt framåt i tiden.

Dessa system för ansvarsbefrielse och begränsning är politiska åtgärder som syftar till att skapa en miljö där kompetenta externa styrelseledamöter kan rekryteras och där de kan utföra sina uppgifter och stärka bolagets övervakningsfunktion utan att bära en orimlig personlig risk. Särskilt i ljuset av reformer av japansk företagsstyrning där rollen för externa styrelseledamöter med hög grad av oberoende betonas, är dessa system av stor betydelse. När styrelseledamöter överväger att tjänstgöra i japanska företag, är dessa mekanismer för begränsning av ansvar en viktig faktor ur perspektivet av personlig riskhantering.

Sammanfattning

Att djupt förstå rollen och ansvaret för styrelseledamöter enligt japansk bolagsrätt är av yttersta vikt när man bedriver verksamhet i Japan. Det är nödvändigt att korrekt förstå de många juridiska aspekterna, från grundläggande skyldigheter som omsorgsplikt och lojalitetsplikt till ansvar för försummelse av uppdrag, begränsningar i konkurrerande transaktioner och intressekonflikter, samt ansvar gentemot tredje part. En förståelse baserad på dessa lagar och rättsfall är grunden för att undvika oväntade juridiska risker och bidrar till företagets hållbara tillväxt och långsiktiga värdeskapande. Juridisk efterlevnad bör ses inte som en börda utan som en investering i företagets stabilitet och kontinuitet.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att betjäna ett stort antal klienter inom japansk bolagsrätt, särskilt inom området för styrelseledamöters roll och ansvar. Vår byrå har flera advokater som talar engelska och har juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör att vi kan erbjuda kraftfullt stöd för att smidigt navigera genom Japans komplexa juridiska miljö, övervinna språkliga och kulturella barriärer som våra utländska klienter kan möta.

Med expertkunskap i japansk juridik och förståelse för internationella affärsseder, erbjuder vår byrå praktiska och träffsäkra juridiska råd till utländska investerare och företag som står inför utmaningar på den japanska marknaden. Om du är intresserad av att diskutera ämnen relaterade till detta tema eller behöver omfattande juridiskt stöd för din verksamhet i Japan, tveka inte att kontakta Monolith Law Office.