Administrativa sanktioner mot vårdgivare och åtgärdsstrategier: Att säkerställa en sund affärsverksamhet genom förstärkt efterlevnad

I takt med att befolkningen åldras och antalet barn minskar, ökar efterfrågan på äldreomsorgstjänster år för år. Omsorgsföretag som tillhandahåller dessa tjänster krävs att de bedriver sin verksamhet på ett korrekt sätt enligt den japanska lagen om långtidsvårdsförsäkring (介護保険法). Om de inte följer lagen riskerar de att få administrativa sanktioner, vilket inte bara kan göra det svårt att fortsätta med omsorgsverksamheten, utan också ha en stor inverkan på livet för både användare och personal vid omsorgsinrättningar och omsorgsföretag.

I den här artikeln förklarar vi de olika typerna och innehållet i administrativa sanktioner som kan drabba omsorgsföretag i Japan. Vi kommer även att gå igenom viktiga punkter för att följa lagstiftningen och undvika administrativa sanktioner.

Översikt över administrativa åtgärder inom äldreomsorgsverksamhet i Japan

Om det finns misstankar om att en äldreomsorgsverksamhet inte drivs på ett korrekt sätt, kan verksamheten bli föremål för vägledning eller åtgärder från myndigheterna. Vi förklarar innehållet i dessa administrativa åtgärder och skillnaden mellan dem och administrativ vägledning.

Vad innebär administrativa åtgärder för äldreomsorgsanläggningar i Japan?

Administrativa åtgärder för äldreomsorgsanläggningar i Japan är de rättsliga åtgärder som en administrativ myndighet kan vidta mot en äldreomsorgsleverantör enligt bestämmelserna i lagen om äldreomsorgsförsäkring. Syftet med dessa åtgärder är att säkerställa kvaliteten på äldreomsorgstjänster och att skydda användarnas rättigheter.

För en äldreomsorgsleverantör kan åtgärder som upphävande eller uppehåll av certifiering enligt lagen om äldreomsorgsförsäkring utgöra administrativa åtgärder.

Skillnaden mellan administrativ vägledning och administrativa åtgärder i Japan

Administrativ vägledning innebär råd och vägledning som en administrativ myndighet ger till en verksamhet när det finns misstanke om lagbrott. Å andra sidan har administrativa åtgärder rättslig bindande kraft och innebär att konkreta skyldigheter påläggs verksamheten eller att dess rättigheter begränsas.

Administrativ vägledning definieras enligt artikel 32 och artikel 32.2 i lagen om administrativa förfaranden som följer:

I administrativ vägledning måste den som utför vägledningen se till att inte överskrida omfattningen av den berörda administrativa myndighetens uppdrag eller ansvarsområden och att innehållet i vägledningen endast realiseras genom den andra partens frivilliga samarbete.
2. Den som utför administrativ vägledning får inte behandla den andra parten ogynnsamt på grund av att denne inte följer vägledningen.

Citat:e-Gov lagförteckning｜Lagen om administrativa förfaranden[ja]

Om inga förbättringar sker efter att ha mottagit administrativ vägledning, kan det hända att verksamheten blir föremål för administrativa åtgärder med rättslig bindande kraft. Det är viktigt att snabbt granska och åtgärda problemen efter att ha mottagit administrativ vägledning för att undvika administrativa åtgärder.

Typer och innehåll av administrativa sanktioner i Japan

Med förståelse för skillnaden mellan administrativ vägledning och administrativa sanktioner, kommer vi här att förklara de specifika typerna och innehållet i administrativa sanktioner mer detaljerat.

Återkallande av godkännande

Den allvarligaste administrativa sanktionen för vårdgivare i Japan är “återkallande av godkännande”. Vårdinrättningar drivs enligt den japanska vårdförsäkringslagen, med godkännande från administrativa myndigheter. Om detta godkännande återkallas kan vårdinrättningen inte längre ta emot vårdersättning och kan inte fortsätta sin verksamhet.

Om en vårdgivare mottar en administrativ sanktion i form av återkallande av godkännande, kan de inte få ett nytt godkännande inom fem år från återkallandets datum. (Japans vårdförsäkringslag artikel 70, stycke 6[ja]) Dessutom, om det är en juridisk person, kan inte heller dess styrelsemedlemmar eller chefer för inrättningen få godkännande. (Samma artikel, stycke 6-2[ja])

Upphävande av godkännandets giltighet

Liksom återkallande av godkännande har upphävande av godkännandets giltighet också en tvingande effekt på driften av vårdverksamheten i Japan. Skillnaden är att upphävandet av giltigheten är tidsbegränsat, och sanktionerna kan inkludera stopp för att ta emot nya klienter eller minskning av vårdersättningen. Trots perioden av upphävande kan vårdverksamheten fortsätta.

Förbättringsinstruktion

En förbättringsinstruktion är en administrativ sanktion där en administrativ myndighet i Japan beordrar en vårdinrättning att göra förbättringar baserat på lagstiftning. När en förbättringsinstruktion utfärdas, beordras vårdinrättningen av myndigheten att inom en viss tidsfrist lämna in en förbättringsrapport och vidta förbättringsåtgärder.

En förbättringsinstruktion är den lättaste formen av administrativ sanktion, men eftersom det är en administrativ sanktion med juridisk bindande kraft, kan icke-följsamhet leda till tyngre sanktioner som upphävande av godkännandets giltighet eller återkallande. En liknande åtgärd till förbättringsinstruktionen är en förbättringsrekommendation, men eftersom det är administrativ vägledning har den ingen juridisk bindande kraft. Dock, om man inte följer rekommendationen, som inkluderar kravet på att lämna in en förbättringsrapport, kan det leda till att en förbättringsinstruktion, som är en administrativ sanktion, utfärdas.

Huvudsakliga överträdelser som leder till administrativa sanktioner

De typer av administrativa sanktioner som har juridisk bindande kraft i Japan är återkallande av tillstånd, upphävande av tillståndets effekt och förbättringsbefallningar. Vi kommer att förklara de huvudsakliga överträdelserna som kan leda till dessa tre typer av administrativa sanktioner.

Överträdelse av personalnormer

I äldreomsorgsverksamhet i Japan finns det specifika krav på antalet personal som måste finnas tillgänglig och placeras i enlighet med de fastställda normerna för varje tjänst. Om en vårdinrättning eller verksamhet inte kan säkerställa och placera det föreskrivna antalet personal, utgör detta en överträdelse av personalnormerna och kan leda till administrativa sanktioner.

Till exempel, om en dagvårdstjänst för äldreomsorg har en kapacitet på högst 10 personer, måste det alltid finnas minst en sjuksköterska eller vårdpersonal på plats. Vid hembesökstjänster krävs det att det finns minst 2,5 heltidsekvivalenta kvalificerade vårdgivare.

Att driva en verksamhet med färre personal än vad som krävs enligt personalnormerna eller att placera personal som inte uppfyller kvalifikationskraven är överträdelser som kan leda till administrativa sanktioner på grund av överträdelse av personalnormerna.

Överträdelse av driftsnormer

Överträdelse av driftsnormer i Japan innebär att man bryter mot de driftsnormer som är fastställda i de olika verksamheternas regelverk, såsom dokumentation, förvaring och driftsmetoder.

Exempel på detta kan vara brister i dokument såsom vårdplaner eller att förklaring och förståelse för antalet och frekvensen av hembesök i hembesökstjänster är otillräckliga.

Olaglig fakturering av vårdersättning

Olaglig fakturering av vårdersättning i äldreomsorgsverksamheten är också en överträdelse som kan leda till administrativa sanktioner i Japan. Om det upptäcks att vårdersättning har fakturerats på ett bedrägligt sätt, kräver Lagen om vårdförsäkring (artikel 22, stycke 3)[ja] att det felaktigt fakturerade beloppet återbetalas, samt att en ytterligare avgift på 40 procent av återbetalningsbeloppet tas ut som en tilläggsavgift.

Exempel på olaglig fakturering inkluderar:

• Fakturering för tjänster som inte har tillhandahållits, så kallad fiktiv fakturering
• Att överdriva antalet timmar tjänster har tillhandahållits och fakturera för mer än vad som faktiskt utförts
• Att felaktigt påstå att personalnormerna för tillägg har uppfyllts och fakturera för detta trots att kraven inte är uppfyllda

Falsk ansökan

Att ge falska förklaringar eller rapporter till myndighetspersoner vid ansökan om godkännande eller vid uppdateringsrevisioner är en överträdelse som kallas falsk ansökan och kan leda till administrativa sanktioner i Japan. Falska ansökningar innebär ofta att man är medveten om överträdelser såsom överträdelse av personalnormer eller driftsnormer men väljer att dölja dessa fakta.

Konsekvenserna för en vårdinrättning som erhåller administrativa sanktioner i Japan

När en vårdinrättning pekas ut för överträdelser och erhåller administrativa sanktioner, påverkas inte bara verksamheten i sig utan även personalen och brukarna. Här förklarar vi mer detaljerat om de konsekvenser som kan uppstå när en vårdinrättning i Japan får administrativa sanktioner.

Påverkan på fortsatt verksamhet

Om en vårdinrättning erhåller administrativa sanktioner kan det bli svårt att fortsätta med vårdverksamheten. Speciellt om tillståndet återkallas, vilket innebär att man inte längre kan bedriva verksamhet enligt den japanska lagen om långtidsvårdsförsäkring och inte heller ta emot vårdersättning. Dessutom kan man inte få ett nytt tillstånd under en period av fem år från det att återkallelsen trädde i kraft.

Vid en tillfällig upphävning av tillståndet kan man inte tillhandahålla tjänster under en viss period, vilket har stor inverkan på verksamheten. Även om det bara är en uppmaning till förbättringar, kan publiceringen av vårdinrättningens namn inte förnekas att ha en negativ effekt på verksamheten.

Påverkan på personalen

En vårdinrättning som erhåller administrativa sanktioner kan få svårigheter med att fortsätta anställa personal på grund av påverkan på verksamhetens kontinuitet. För en chef kan också publiceringen av att man erhållit administrativa sanktioner påverka möjligheterna till anställning vid andra vårdinrättningar.

Påverkan på brukarna

Förutom påverkan på vårdverksamheten och personalen, är konsekvenserna för brukarna av vårdinrättningens tjänster betydande. Om man erhåller en återkallelse av tillståndet genom administrativa sanktioner, förlorar brukarna försäkringstäckningen och måste betala hela kostnaden för tjänsterna själva, vilket kan leda till betalningssvårigheter.

Om brukarnas betalningssvårigheter leder till att vårdtjänster inte kan tillhandahållas, kan det innebära att brukarna inte får tillgång till adekvata tjänster och deras livssituation kan förändras drastiskt.

Åtgärder för att undvika administrativa sanktioner på vårdinrättningar i Japan

För att stabilisera driften av en vårdverksamhet är det avgörande att i möjligaste mån undvika att bli föremål för administrativa sanktioner. Här förklarar vi viktiga punkter för att undvika sådana sanktioner.

Uppbyggnad av ett compliance-system

För att undvika administrativa sanktioner är det viktigt att tydligt fastställa en compliance-policy på vårdinrättningen och att organisera ett system där compliance prioriteras av hela organisationen. Compliance innebär att företaget följer lagar och sociala regler och driver verksamheten på ett korrekt sätt.

Genom att centralisera regler och föreskrifter baserade på compliance och klargöra innehållet, kan personalen agera på ett lämpligt sätt.

Genomgripande personalutbildning

För att undvika administrativa sanktioner är det viktigt att höja medvetenheten om compliance bland all personal. Genom att regelbundet hålla utbildningar i compliance kan personalen öka sin medvetenhet om att följa lagar och etik och utveckla korrekt kunskap och färdigheter för att hantera olika situationer.

Lämplig dokumenthantering

För att kontinuerligt driva en vårdverksamhet är det viktigt att korrekt hantera dokumentationen av vårdtjänster och de handlingar som ligger till grund för anspråk på vårdersättning, och att alltid ha dem tillgängliga för granskning. Genom att noggrant hantera dokumentationen kan man förhindra brister i dokumenten och därmed även förhindra överträdelser på grund av försummelse.

Åtgärder för att hantera administrativa sanktioner på vårdinrättningar i Japan

Att undvika administrativa sanktioner är nödvändigt, men trots de åtgärder som beskrivits kan risken för oförutsedda fel eller oväntade händelser aldrig vara noll. Om det finns misstankar om överträdelser som kan leda till administrativa sanktioner, är det viktigt att snabbt vidta lämpliga åtgärder.

Att vidta rätt åtgärder vid rätt tidpunkt är avgörande för driften av en vårdverksamhet. Här förklarar vi vilka åtgärder en vårdinrättning bör vidta om det finns misstankar om överträdelser som kan leda till administrativa sanktioner.

Konsultera en advokat

Om en vårdinrättning misstänks för överträdelser, bör du snabbt överväga att konsultera en advokat som är kunnig i den japanska lagen om vårdförsäkring. Lagstiftningen som ligger till grund för administrativa sanktioner kan vara komplex och svårförståelig, och det finns fall där processen fortskrider utan att man fullt ut förstår grunderna för sanktionerna.

En advokat är en expert på lagar och kan snabbt identifiera orsakerna till de påstådda överträdelserna och ge råd om lämpliga åtgärder. Det är viktigt att vidta nödvändiga åtgärder och förfaranden vid rätt tidpunkt, så det rekommenderas att du konsulterar en advokat så snart som möjligt.

Utveckla och genomföra en förbättringsplan

När innehållet och orsakerna till överträdelserna som kan leda till administrativa sanktioner är klargjorda, är det nödvändigt att utveckla och genomföra en förbättringsplan. Genom att skapa en konkret förbättringsplan och rapportera till de administrativa myndigheterna, och genom att säkerställa att den genomförs, kan du undvika oväntade nackdelar.

Genom att konsultera en advokat kan du få professionell rådgivning om format och formuleringar när du skapar dokument för förbättringsplanen, vilket också underlättar processen för att lämna in den till de administrativa myndigheterna.

Etablera åtgärder för att förhindra återfall

Samtidigt som du utvecklar och genomför en förbättringsplan, måste du också arbeta för att lösa problemets kärna och förhindra återfall. För att förhindra att överträdelser upprepas är det mycket viktigt att etablera ett compliance-system och förbättra medvetenheten och etiken bland all personal.

Genom att konsultera en advokat kan du få professionell rådgivning om hur du etablerar ett compliance-system och system för att förhindra återfall. För att säkerställa förebyggande av återfall är det användbart att ta del av expertråd och vägledning.

Sammanfattning: Driv en sund vårdverksamhet med stöd från advokater

Vårdverksamhet i Japan bör drivas i enlighet med den japanska lagen om långtidsvårdförsäkring (介護保険法), och det är viktigt att fortsätta en sund verksamhet utan att drabbas av administrativa sanktioner. När man tillhandahåller vårdtjänster är det avgörande att ständigt förbättra organisationens compliance-struktur och etiska medvetenhet.

Genom att ha en god förståelse för typerna och innehållet i administrativa sanktioner och förbereda sig på compliance-strukturer och hur man hanterar administrativa vägledningar, kan man undvika administrativa sanktioner och fortsätta att driva en sund vårdverksamhet. Dessutom, om det skulle framkomma misstankar om överträdelser, kan man snabbt vidta lämpliga åtgärder.

Vår byrås åtgärder

Vården och omsorgssektorn i Japan är en bransch som är omgiven av olika lagar såsom Lagen om långtidsvårdsförsäkring (介護保険法), Lagen om välfärd för äldre (老人福祉法) och Bolagslagen (会社法). Monolith Law Office har en omfattande kunskap och erfarenhet inom dessa områden, då vi fungerar som rådgivande advokater för Japan Association of Care Service for the Elderly och för vårdgivare i alla prefekturer över hela landet.

Monolith Law Offices expertisområden: Företagsjuridik för IT och startups[ja]