คําอธิบายทางกฎหมายเกี่ยวกับการสร้างบทบัญญัติของบริษัทในการก่อตั้งบริษัทญี่ปุ่น

ในกระบวนการก่อตั้งบริษัทในประเทศญี่ปุ่น การสร้างบทบัญญัติไม่ใช่เพียงแค่ขั้นตอนหนึ่งในขั้นตอนการดำเนินการเท่านั้น แต่บทบัญญัติเป็นเอกสารทางกฎหมายที่กำหนดโครงสร้างองค์กร การดำเนินงาน และกฎพื้นฐานของบริษัท ซึ่งยังเรียกได้ว่าเป็น “รัฐธรรมนูญของบริษัท” การออกแบบและสร้างเอกสารนี้จะมีผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่อโครงสร้างการกำกับดูแล กระบวนการตัดสินใจ และศักยภาพในการเติบโตในอนาคตของบริษัทหลังจากการก่อตั้ง ข้อกำหนดในบทบัญญัติมีอำนาจผูกพันทางกฎหมายที่แข็งแกร่งต่อผู้ถือหุ้น กรรมการ และบริษัทเอง และการสร้างมันต้องปฏิบัติตามกฎเข้มงวดที่กำหนดโดยกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น บทความนี้จะเริ่มต้นจากโครงสร้างพื้นฐานของบทบัญญัติภายใต้กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น และจะอธิบายอย่างละเอียดถึงข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อควรระวังในทางปฏิบัติสำหรับข้อกำหนดที่ต้องบันทึกตามกฎหมาย ข้อกำหนดที่จำเป็นต้องบันทึกเพื่อให้มีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย และข้อกำหนดที่สามารถบันทึกได้โดยสมัครใจเพื่อสะท้อนความเป็นเอกลักษณ์ของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บทความนี้จะเน้นไปที่ประเด็นสำคัญที่เชื่อมโยงโดยตรงกับการตัดสินใจด้านการบริหาร เช่น การตีความ “วัตถุประสงค์” ที่กำหนดขอบเขตของกิจกรรมทางธุรกิจของบริษัท และกฎระเบียบที่ซับซ้อนเกี่ยวกับ “การลงทุนด้วยทรัพย์สินที่ไม่ใช่เงิน” ในท้ายที่สุด บทความนี้ยังจะอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการรับรองที่จำเป็นเพื่อให้บทบัญญัติที่สร้างขึ้นมีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย และจะให้ความรู้ทางกฎหมายอย่างครอบคลุมเพื่อสร้างฐานรากในการก่อตั้งบริษัท

โครงสร้างพื้นฐานของบทบัญญัติบริษัท: ประเภทของข้อกำหนดที่ต้องระบุสามประเภท

กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นจัดแบ่งข้อกำหนดที่ต้องระบุในบทบัญญัติบริษัทออกเป็นสามประเภทตามลักษณะทางกฎหมาย ได้แก่ ‘ข้อกำหนดที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์’ ‘ข้อกำหนดที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์’ และ ‘ข้อกำหนดที่เลือกระบุได้’ โครงสร้างสามชั้นนี้สะท้อนถึงเจตนารมณ์ของผู้ออกกฎหมายที่ต้องการให้ทุกบริษัทมีกรอบกฎหมายขั้นพื้นฐานที่เหมือนกัน พร้อมทั้งให้แต่ละบริษัทสามารถออกแบบการกำกับดูแลที่ยืดหยุ่นได้ตามสถานการณ์จริงของตนเอง

ข้อกำหนดที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์คือ ข้อกำหนดที่จำเป็นต้องระบุในบทบัญญัติบริษัทอย่างไม่มีข้อยกเว้น หากขาดข้อกำหนดใดข้อกำหนดหนึ่ง หรือหากข้อกำหนดที่ระบุนั้นไม่มีผลทางกฎหมาย บทบัญญัติบริษัททั้งหมดจะถือว่าไม่มีผล และการจัดตั้งบริษัทจะไม่ได้รับการยอมรับ สิ่งนี้เป็นเพราะข้อกำหนดเหล่านี้ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการระบุตัวตนพื้นฐานของบริษัท เช่น ชื่อบริษัท วัตถุประสงค์ และที่ตั้งสำนักงานใหญ่ เพื่อรับประกันความปลอดภัยในการทำธุรกรรม

ต่อไป ข้อกำหนดที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์ไม่จำเป็นต้องระบุในบทบัญญัติบริษัท และไม่มีผลต่อความถูกต้องของบทบัญญัติบริษัท อย่างไรก็ตาม หากบริษัทต้องการกำหนดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับข้อกำหนดเหล่านี้ จะต้องระบุไว้ในบทบัญญัติบริษัทเพื่อให้มีผลทางกฎหมาย ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดที่จำกัดการโอนหุ้นหรือข้อกำหนดเกี่ยวกับการตั้งคณะกรรมการบริหาร เป็นต้น ข้อกำหนดเหล่านี้มักจะแตกต่างจากกฎหลักที่กำหนดโดยกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น ดังนั้นการระบุไว้ในบทบัญญัติบริษัทจะช่วยให้ผลทางกฎหมายชัดเจน และผูกพันกับผู้ถือหุ้นและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

สุดท้าย ข้อกำหนดที่เลือกระบุได้คือ ข้อกำหนดที่ไม่อยู่ในสองประเภทแรก และบริษัทสามารถกำหนดได้ตามอำเภอใจ ตราบใดที่ไม่ขัดต่อกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น กฎหมายบังคับอื่น ๆ หรือศีลธรรมที่ดีงาม ตัวอย่างเช่น การกำหนดปีงบประมาณหรือช่วงเวลาในการเรียกประชุมผู้ถือหุ้นประจำปี ข้อกำหนดเหล่านี้สามารถกำหนดได้ในระเบียบภายในอื่น ๆ นอกเหนือจากบทบัญญัติบริษัท แต่การระบุไว้ในบทบัญญัติบริษัทจะช่วยเพิ่มความสำคัญของข้อกำหนดเหล่านั้น และการเปลี่ยนแปลงจะต้องผ่านกระบวนการที่เข้มงวด เช่น การตัดสินใจพิเศษของการประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งมีผลในการรับประกันความมั่นคงในการบริหาร ดังนั้นการเลือกข้อกำหนดใดที่จะรวมไว้ในบทบัญญัติบริษัทเป็นประเภทใดเป็นการตัดสินใจทางกลยุทธ์ที่สำคัญเมื่อมองไปยังการดำเนินงานของบริษัทในอนาคต

ข้อมูลที่เป็นหัวใจสำคัญและจำเป็นต้องระบุในบริษัทภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุเป็นสิ่งที่สร้างรากฐานของนิติบุคคลของบริษัทและเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุด ตามมาตรา 27 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น กำหนดให้ต้องระบุข้อมูลต่อไปนี้ในบัญญัติของบริษัทจำกัดหุ้น:

1. วัตถุประสงค์
2. ชื่อการค้า
3. ที่ตั้งสำนักงานใหญ่
4. มูลค่าหรือจำนวนขั้นต่ำของทรัพย์สินที่จะลงทุนเมื่อก่อตั้ง
5. ชื่อหรือชื่อบริษัทและที่อยู่ของผู้ริเริ่ม

ในหมู่ข้อมูลเหล่านี้ การระบุ “วัตถุประสงค์” มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากกำหนดขอบเขตการดำเนินงานของบริษัทในทางกฎหมาย วัตถุประสงค์ของบริษัทต้องมีความชัดเจน มีความเป็นกำไร และถูกต้องตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม การตีความ “ขอบเขตของวัตถุประสงค์” นั้นมีความแตกต่างที่ควรคำนึงระหว่างทฤษฎีกฎหมายและความต้องการในทางปฏิบัติ

ศาลฎีกาของญี่ปุ่นได้แสดงท่าทีอย่างต่อเนื่องว่า ความสามารถในการดำเนินการของบริษัทถูกจำกัดโดยวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในบัญญัติ แต่ขอบเขตนั้นควรตีความอย่างกว้างขวาง ตามที่เห็นได้จากคำพิพากษาในคดีที่รู้จักกันในชื่อเหตุการณ์ Yawata Steel (คำพิพากษาของศาลฎีกาวันที่ 24 มิถุนายน 1970) ตามคำพิพากษา การดำเนินการของบริษัทไม่ได้จำกัดอยู่แค่วัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในบัญญัติเท่านั้น แต่ยังรวมถึง “การดำเนินการทั้งหมดที่จำเป็นโดยตรงหรือโดยอ้อม” เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์นั้น การตีความนี้มุ่งปกป้องบุคคลที่สามที่ทำธุรกรรมกับบริษัทและรับประกันความปลอดภัยในการทำธุรกรรม หากการดำเนินการของบริษัทถูกจำกัดอย่างเข้มงวดในขอบเขตของวัตถุประสงค์ ฝ่ายที่ทำธุรกรรมจะต้องรับภาระในการตรวจสอบว่าการทำธุรกรรมนั้นอยู่ในขอบเขตของบัญญัติของบริษัทหรือไม่ ซึ่งอาจทำให้กิจกรรมทางเศรษฐกิจไม่เป็นไปอย่างราบรื่น

อย่างไรก็ตาม การตีความทางกฎหมายที่กว้างขวางนี้ไม่ได้ใช้ได้ผลในทุกสถานการณ์ทางปฏิบัติ ตัวอย่างเช่น ในการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน หากธุรกิจที่เป็นเป้าหมายของการกู้ยืมไม่ได้ระบุไว้ในวัตถุประสงค์ของบัญญัติ การตรวจสอบอาจเป็นไปอย่างยากลำบาก นอกจากนี้ ในธุรกิจก่อสร้างหรือธุรกิจจัดหางาน ซึ่งต้องการใบอนุญาตจากหน่วยงานราชการเพื่อดำเนินการ การระบุเนื้อหาของธุรกิจในวัตถุประสงค์ของบัญญัติเป็นเงื่อนไขพื้นฐานสำหรับการได้รับการอนุมัติ ในการตรวจสอบภาษี ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากธุรกิจที่ไม่ได้ระบุไว้ในบัญญัติอาจถูกตั้งคำถามว่าสามารถยอมรับเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้หรือไม่

ดังนั้น แม้ว่ากฎหมายจะยอมรับขอบเขตการดำเนินงานของบริษัทในวงกว้าง แต่เพื่อป้องกันอุปสรรคทางปฏิบัติและรับประกันการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น จึงเป็นกลยุทธ์ที่ฉลาดที่จะระบุวัตถุประสงค์ของบริษัทในบัญญัติอย่างชัดเจนและครอบคลุมไม่เพียงแต่สำหรับธุรกิจที่ดำเนินอยู่ในปัจจุบัน แต่ยังรวมถึงธุรกิจที่อาจขยายไปในอนาคตด้วย

ข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการเกิดผลบังคับใช้ของรายการที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์

รายการที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์ในญี่ปุ่นเป็นรายการที่ต้องการให้มีการบันทึกในข้อบังคับของบริษัท เพื่อเคารพในอิสระของการบริหารบริษัท แต่ในขณะเดียวกันก็มีศักยภาพที่จะส่งผลกระทบอย่างมากต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ผู้ถือหุ้นและเจ้าหนี้ หากไม่มีการบันทึกในข้อบังคับ แม้ว่าจะมีการตัดสินใจโดยที่ประชุมผู้ถือหุ้นก็ตาม รายการดังกล่าวจะไม่มีผลทางกฎหมายในญี่ปุ่น

ตัวอย่างของรายการที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์ทั่วไป ได้แก่ การกำหนดข้อจำกัดในการโอนหุ้น การตั้งคณะกรรมการบริหารหรือผู้ตรวจสอบบัญชี และการตั้งผู้จัดการทะเบียนผู้ถือหุ้น เหล่านี้เป็นกฎหมายที่อนุญาตให้บริษัทในญี่ปุ่นสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของตนเองได้ แต่เนื่องจากความสำคัญ จึงจำเป็นต้องมีการบันทึกในข้อบังคับซึ่งเป็นกฎหมายพื้นฐานของบริษัท

ในหมู่ของรายการที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์ รายการที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดคือ ‘รายการที่เกี่ยวข้องกับการก่อตั้งบริษัทแบบพิเศษ’ ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 28 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น ชื่อนี้หมายถึงรายการที่เกี่ยวข้องกับการก่อตั้งบริษัทที่ไม่ใช่การก่อตั้งโดยการลงทุนเงินสดแบบปกติ รายการที่เกี่ยวข้องกับการก่อตั้งบริษัทแบบพิเศษประกอบด้วยสี่ประการดังต่อไปนี้:

• การลงทุนทรัพย์สิน: การลงทุนด้วยทรัพย์สินที่ไม่ใช่เงินสด
• การรับทรัพย์สิน: สัญญาที่ผู้ริเริ่มจะรับทรัพย์สินบางอย่างหลังจากที่บริษัทได้ก่อตั้งขึ้น
• ค่าตอบแทนและผลประโยชน์พิเศษอื่นๆ ของผู้ริเริ่ม: ผลประโยชน์ทางการเงินที่ผู้ริเริ่มได้รับเนื่องจากความสำเร็จในการก่อตั้งบริษัท
• ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการก่อตั้งบริษัทที่บริษัทต้องรับผิดชอบ

สิ่งที่รายการเหล่านี้มีร่วมกันคือ ในช่วงเวลาที่บริษัทกำลังก่อตั้ง ซึ่งยังไม่มีองค์กรที่สามารถตัดสินใจอย่างอิสระ มีความเสี่ยงที่ทรัพย์สินของบริษัทอาจถูกทำลายโดยดุลยพินิจของผู้ริเริ่ม ตัวอย่างเช่น หากมีการประเมินมูลค่าทรัพย์สินที่มีค่าต่ำเกินจริงเพื่อใช้เป็นการลงทุนทรัพย์สิน หรือผู้ริเริ่มได้รับค่าตอบแทนที่สูงเกินควร ทุนของบริษัทที่ถูกก่อตั้งขึ้นอาจกลายเป็นเพียงชื่อเท่านั้น และไม่มีค่าทางจริง ทำให้เกิด ‘บริษัทที่ว่างเปล่า’

เพื่อป้องกันสถานการณ์ดังกล่าวและรักษาฐานทรัพย์สินของบริษัท กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นจึงกำหนดให้ต้องบันทึกรายการเหล่านี้ในข้อบังคับ และยังกำหนดให้ต้องมีการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบที่ศาลแต่งตั้งเป็นหลัก ซึ่งเป็นการตรวจสอบที่มีหลายชั้นเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทมีทุนที่เพียงพอ

หัวใจของการก่อตั้งบริษัทแบบผิดปกติ: การลงทุนด้วยทรัพย์สินและกฎหมายที่เกี่ยวข้องในญี่ปุ่น

ในหัวข้อการก่อตั้งบริษัทแบบผิดปกติ การลงทุนด้วยทรัพย์สินนั้นเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในทางปฏิบัติ และมีกฎหมายที่ละเอียดอ่อนที่สุด การลงทุนด้วยทรัพย์สินคือการใช้ทรัพย์สินอื่น ๆ เช่น อสังหาริมทรัพย์ ยานพาหนะ สิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา แทนเงินสดเพื่อแลกกับการได้รับหุ้นของบริษัท ข้อดีของวิธีนี้คือ แม้ว่าจะมีเงินทุนน้อย ก็สามารถใช้ทรัพย์สินที่มีอยู่เพื่อเพิ่มทุนของบริษัทได้

อย่างไรก็ตาม เพื่อรับประกันความเป็นกลางในการประเมินมูลค่า และป้องกันการเพิ่มมูลค่าทุนอย่างไม่เป็นธรรม กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นจึงกำหนดข้อบังคับที่เข้มงวดสำหรับการลงทุนด้วยทรัพย์สิน ข้อบังคับเหล่านี้มีพื้นฐานมาจากหลักการพื้นฐานที่เรียกว่า “หลักการเพิ่มทุน” เพื่อรักษาฐานทรัพย์สินของบริษัทและปกป้องเจ้าหนี้

ประการแรก หากต้องการลงทุนด้วยทรัพย์สิน ต้องระบุรายละเอียดในบทบัญญัติตามมาตรา 28 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต้องระบุชื่อผู้ลงทุน ทรัพย์สินที่จะลงทุนและมูลค่าของมัน และจำนวนหุ้นที่จะจัดสรรให้กับผู้ลงทุนนั้น

ประการที่สอง โดยหลักการแล้ว หลังจากการรับรองบทบัญญัติแล้ว ต้องยื่นคำร้องต่อศาลเพื่อแต่งตั้งผู้ตรวจสอบ และต้องผ่านการตรวจสอบมูลค่าทรัพย์สินจากผู้ตรวจสอบนั้น (ตามมาตรา 33 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) ขั้นตอนนี้ต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่าย จึงเป็นภาระในทางปฏิบัติ

ด้วยเหตุนี้ กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นจึงกำหนดกรณีพิเศษที่ไม่ต้องการการตรวจสอบจากผู้ตรวจสอบอย่างเข้มงวด ในทางปฏิบัติ การลงทุนด้วยทรัพย์สินส่วนใหญ่จะใช้ข้อยกเว้นเหล่านี้ ข้อยกเว้นจะได้รับการยอมรับในกรณีต่อไปนี้เป็นหลัก:

• หากมูลค่ารวมของทรัพย์สินที่ลงทุนตามที่ระบุไว้ในบทบัญญัติไม่เกิน 5 ล้านเยน
• หากทรัพย์สินที่ลงทุนเป็นหลักทรัพย์ที่มีราคาตลาด และมูลค่าที่ระบุไว้ในบทบัญญัติไม่เกินราคาตลาดนั้น
• หากมูลค่าที่ระบุไว้ในบทบัญญัติเป็นสิ่งที่เหมาะสม และได้รับการรับรองจากผู้เชี่ยวชาญ เช่น ทนายความ นักบัญชีรับอนุญาต หรือที่ปรึกษาภาษี (อย่างไรก็ตาม หากทรัพย์สินเป็นอสังหาริมทรัพย์ จะต้องมีการประเมินมูลค่าจากผู้ประเมินอสังหาริมทรัพย์ด้วย)

ประการที่สาม กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นได้กำหนดระบบการติดตามความรับผิดชอบในภายหลัง มาตรา 52 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นระบุว่า หากมูลค่าจริงของทรัพย์สินที่ลงทุนเมื่อบริษัทก่อตั้งขึ้น “ขาดแคลนอย่างมาก” เมื่อเทียบกับมูลค่าที่ระบุไว้ในบทบัญญัติ ผู้ริเริ่มและผู้อำนวยการของบริษัทในขณะก่อตั้งจะต้องรับผิดชอบร่วมกันในการชำระเงินส่วนที่ขาดแคลนให้กับบริษัท ความรับผิดชอบนี้เป็นความรับผิดชอบที่ไม่ต้องพิจารณาถึงความผิดพลาด และเป็นความรับผิดชอบที่หนักหน่วง ผู้เชี่ยวชาญที่ทำการรับรองมูลค่าก็จะต้องรับผิดชอบร่วมกันด้วย หากไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าไม่ได้ละเลยความระมัดระวัง คำพิพากษาของศาลสูงโอซาก้าเมื่อวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2016 เป็นกรณีที่มีการตั้งคำถามถึงความรับผิดชอบของทนายความที่ทำการรับรองมูลค่าทรัพย์สิน และเป็นตัวอย่างที่แสดงถึงความรับผิดชอบที่หนักหน่วงที่ผู้เชี่ยวชาญต้องรับ

ดังนั้น กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นจึงใช้กฎระเบียบสามชั้น ได้แก่ การบันทึกในบทบัญญัติ การตรวจสอบล่วงหน้า และความรับผิดชอบในภายหลัง เพื่อป้องกันการใช้การลงทุนด้วยทรัพย์สินอย่างไม่เหมาะสม และเพื่อรักษาหลักการเพิ่มทุนอย่างมีประสิทธิภาพ

การบันทึกข้อกำหนดที่สะท้อนถึงความเป็นเอกลักษณ์ของบริษัทภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

ข้อกำหนดที่บันทึกได้ตามความสมัครใจนั้นเป็นข้อกำหนดที่ไม่ได้ถูกกำหนดไว้โดยสิ้นเชิงหรือเป็นสัมพันธ์กับข้อกำหนดอื่นๆ ซึ่งบริษัทสามารถบันทึกลงในข้อบังคับของบริษัทได้เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ข้อกำหนดเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นโมฆะทางกฎหมายหากไม่ได้บันทึกในข้อบังคับ และยังสามารถกำหนดได้ในกฎระเบียบของบริษัทระดับล่าง เช่น กฎของคณะกรรมการบริหาร อย่างไรก็ตาม การเลือกที่จะบันทึกลงในข้อบังคับซึ่งเป็นกฎหมายสูงสุดของบริษัทนั้นมีความหมายที่สำคัญ

การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดที่บันทึกในข้อบังคับจำเป็นต้องมีการตัดสินใจพิเศษจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น นั่นคือ ผู้ถือหุ้นที่มีสิทธิ์ในการโหวตมากกว่าครึ่งต้องเข้าร่วม และต้องได้รับการสนับสนุนจากอย่างน้อยสองในสามของสิทธิ์ในการโหวตของผู้ถือหุ้นที่เข้าร่วม นี่เป็นข้อกำหนดที่เข้มงวดกว่ากฎระเบียบภายในบริษัทที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายด้วยการตัดสินใจของคณะกรรมการบริหาร

ดังนั้น การตัดสินใจว่าจะบันทึกข้อกำหนดใดเป็นข้อกำหนดที่สามารถบันทึกได้ตามความสมัครใจในข้อบังคับนั้นเป็นการตัดสินใจที่เชิงกลยุทธ์ โดยต้องพิจารณาถึงความสมดุลระหว่าง ‘ความยืดหยุ่น’ และ ‘ความมั่นคง’ ของการบริหาร ตัวอย่างของข้อกำหนดที่บันทึกได้ตามความสมัครใจทั่วไปมีดังนี้ :

• ช่วงเวลาในการเรียกประชุมผู้ถือหุ้นประจำปี
• จำนวนกรรมการและผู้ตรวจสอบบัญชี
• วิธีการกำหนดค่าตอบแทนของผู้บริหาร
• ปีงบประมาณ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในบริษัทที่มีผู้ถือหุ้นหลายราย เช่น ธุรกิจร่วมทุน หรือบริษัทที่ได้รับการลงทุนจากนักลงทุนภายนอก การ ‘กำหนด’ กฎการดำเนินงานเฉพาะเป็นข้อกำหนดที่สามารถบันทึกได้ตามความสมัครใจในข้อบังคับอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปกป้องสิทธิ์ของผู้ถือหุ้นน้อยและรักษาการปฏิบัติตามข้อตกลงระหว่างผู้ก่อตั้ง ตัวอย่างเช่น การกำหนดจำนวนกรรมการในข้อบังคับอย่างชัดเจนสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ถือหุ้นส่วนใหญ่เปลี่ยนแปลงโครงสร้างของกรรมการได้โดยไม่ได้รับความยินยอม ดังนั้น ข้อกำหนดที่สามารถบันทึกได้ตามความสมัครใจจึงทำหน้าที่เป็นเครื่องมือกำกับดูแลเพื่อสะท้อนถึงความเป็นเอกลักษณ์ของบริษัทและพลวัตระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงเป็นการป้องกันความขัดแย้งในอนาคต

ขั้นตอนสุดท้ายในการจัดทำข้อบังคับบริษัท: การรับรองเอกสาร

ในการก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัดในญี่ปุ่น ข้อบังคับบริษัทที่ผู้ริเริ่มการก่อตั้งได้จัดทำขึ้น (ข้อบังคับบริษัทเริ่มแรก) จะต้องได้รับการรับรองจากนักกฎหมายสาธารณะ ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 30 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น ขั้นตอนการรับรองนี้เป็นกระบวนการที่สำคัญในการยืนยันความชัดเจนของข้อบังคับบริษัท ป้องกันข้อพิพาทในภายหลัง และเป็นการพิสูจน์อย่างเป็นทางการว่าข้อบังคับบริษัทได้ถูกจัดทำขึ้นตามขั้นตอนที่ถูกต้องตามกฎหมาย

มีวิธีการรับรองสองประเภท คือ การรับรองแบบเอกสารกระดาษแบบดั้งเดิม และการรับรองแบบข้อบังคับบริษัทอิเล็กทรอนิกส์แบบสมัยใหม่ ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างทั้งสองคือในด้านค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งค่าภาษีอากรแสตมป์ ข้อบังคับบริษัทที่จัดทำเป็นเอกสารกระดาษจะต้องติดแสตมป์อากรมูลค่า 40,000 เยนตามกฎหมายภาษีอากรแสตมป์ของญี่ปุ่น ในขณะที่ข้อบังคับบริษัทอิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และไม่ถือเป็น “เอกสาร” จึงไม่ต้องเสียภาษีอากรแสตมป์นี้

อย่างไรก็ตาม การจัดทำและรับรองข้อบังคับบริษัทอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์สำหรับทำลายอิเล็กทรอนิกส์ อุปกรณ์อ่านการ์ด IC และใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในบัตร My Number ฯลฯ หากคุณเตรียมสภาพแวดล้อมเหล่านี้ด้วยตัวเองตั้งแต่เริ่มต้น อาจมีความเป็นไปได้ที่การลงทุนเริ่มแรกจะสูงกว่าการประหยัดค่าภาษีอากรแสตมป์ ดังนั้น โดยเฉพาะในกรณีที่ตั้งบริษัทเพียงครั้งเดียว การขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ เช่น ผู้เขียนกฎหมายหรือทนายความที่มีสภาพแวดล้อมสำหรับการรับรองอิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว อาจเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพที่สุดทั้งในด้านค่าใช้จ่ายและเวลา

ตารางด้านล่างนี้สรุปความแตกต่างหลักระหว่างการรับรองแบบเอกสารกระดาษและการรับรองแบบอิเล็กทรอนิกส์

ตามที่ตารางนี้แสดง การรับรองแบบอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบชัดเจนในเรื่องที่ไม่ต้องเสียภาษีอากรแสตมป์ แต่เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากข้อได้เปรียบนี้ จำเป็นต้องมีการเตรียมการทางเทคนิค การเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดตามสถานการณ์ของบริษัทของคุณเองจึงเป็นสิ่งสำคัญ

สรุป

ตามที่ได้กล่าวไว้ในบทความนี้ ข้อบังคับบริษัทไม่ใช่เพียงเอกสารหนึ่งในการก่อตั้ง แต่เป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดในการกำหนดอัตลักษณ์ทางกฎหมาย การกำกับดูแล และการดำเนินธุรกิจของบริษัท บนโครงสร้างพื้นฐานของข้อกำหนดที่จำเป็นอย่างสิ้นเชิง บริษัทสามารถออกแบบโครงสร้างองค์กรอย่างมีกลยุทธ์ด้วยข้อกำหนดที่เป็นสัมพันธ์ และสามารถรวมกฎการดำเนินงานที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวผ่านข้อกำหนดที่เป็นทางเลือก สร้างเป็น ‘รัฐธรรมนูญ’ ที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการของแต่ละบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การหาสมดุลระหว่างการตีความทางกฎหมายและความต้องการในทางปฏิบัติเกี่ยวกับการกำหนด ‘วัตถุประสงค์’ ของบริษัท และกฎระเบียบที่ซับซ้อนเกี่ยวกับ ‘การออกทุนในรูปทรัพย์สิน’ ซึ่งเป็นการแสดงออกถึงหลักการของการเสริมสภาพคล่องทางทุน การจัดการกับกฎเหล่านี้อย่างเหมาะสมโดยไม่มีความรู้ทางเฉพาะทางนั้นเป็นเรื่องยาก การเข้าใจข้อกำหนดเหล่านี้อย่างถูกต้องและสะท้อนให้เห็นในข้อบังคับบริษัทอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างฐานที่แข็งแกร่งเพื่อลดความเสี่ยงทางกฎหมายในอนาคตและส่งเสริมการเติบโตอย่างยั่งยืน

ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ ซึ่งเป็นผู้ให้บริการทางกฎหมายที่ผสมผสานความเชี่ยวชาญด้านไอทีและกฎหมายในประเทศญี่ปุ่น เรามีประสบการณ์อันหลากหลายในการให้บริการแก่ลูกค้ามากมาย ทีมงานของเราประกอบด้วยทนายความที่มีคุณสมบัติในญี่ปุ่นและทนายความที่พูดภาษาอังกฤษซึ่งมีคุณสมบัติในต่างประเทศ ทำให้เราสามารถให้การสนับสนุนทางกฎหมายอย่างละเอียดและตอบสนองความต้องการเฉพาะของท่านที่ดำเนินธุรกิจในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระหว่างประเทศ ตั้งแต่การสร้างข้อบังคับบริษัท การรับรอง ไปจนถึงการสร้างโครงสร้างการกำกับดูแลหลังจากการก่อตั้ง ทุกขั้นตอนเราพร้อมนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดตามความรู้ทางเฉพาะทางของเรา