หลักการเกี่ยวกับเวลาทํางานและวันหยุดตามกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น และการทํางานล่วงเวลาและในวันหยุด

การจัดการทรัพยากรมนุษย์ซึ่งเป็นรากฐานของกิจกรรมของบริษัทนั้น การควบคุมเวลาทำงานและวันหยุดเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญและพื้นฐานที่สุด กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น โดยเฉพาะ “กฎหมายมาตรฐานแรงงานของญี่ปุ่น” ได้กำหนดหลักการที่เข้มงวดเกี่ยวกับเวลาทำงานและวันหยุดเพื่อปกป้องสุขภาพและสวัสดิการของลูกจ้าง กฎเกณฑ์เหล่านี้ไม่ใช่เพียงแค่ข้อบังคับภายในบริษัทหรือสัญญาที่ทำกันระหว่างคู่สัญญาที่สามารถกำหนดได้อย่างอิสระ แต่เป็นข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามขีดจำกัดและขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดไว้ ซึ่งทุกบริษัทมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตาม โดยหลักแล้ว การทำงานเกินเวลาที่กฎหมายกำหนดหรือให้ทำงานในวันหยุดที่กฎหมายกำหนดนั้นถูกห้ามโดยกฎหมาย และหากมีการฝ่าฝืนอาจมีโทษทางกฎหมายเกิดขึ้นได้ การยกเว้นการห้ามนี้อย่างเป็นกรณีพิเศษและสั่งการทำงานล่วงเวลาหรือในวันหยุดอย่างถูกต้องตามกฎหมายนั้น จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนที่เข้มงวด โดยการทำข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้างที่เรียกว่า “ข้อตกลงสามสิบหก” และต้องแจ้งไปยังหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง บทความนี้จะเริ่มต้นด้วยการชี้แจงคำจำกัดความของ “เวลาทำงาน” ตามกฎหมายญี่ปุ่นผ่านกรณีตัวอย่าง จากนั้นจะอธิบายหลักการพื้นฐานเกี่ยวกับเวลาทำงานและวันหยุด ต่อจากนั้นจะกล่าวถึงกรอบการทำงานล่วงเวลาและในวันหยุดตามข้อตกลงสามสิบหก และหน้าที่ในการจ่ายค่าจ้างเพิ่มตามที่เกี่ยวข้อง สุดท้าย จะพิจารณาถึงตำแหน่ง “ผู้จัดการและผู้ควบคุม” ซึ่งเป็นข้อยกเว้นสำคัญของหลักการเหล่านี้ พร้อมกับการตรวจสอบเงื่อนไขที่เข้มงวดผ่านกรณีตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง การเข้าใจและปฏิบัติตามกฎเกณฑ์เหล่านี้อย่างถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นในการรักษาความถูกต้องตามกฎหมายและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง  

การกำหนด “เวลาทำงาน” ภายใต้กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น

การทำความเข้าใจกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นนั้น สิ่งสำคัญอันดับแรกคือการทราบถึงการกำหนด “เวลาทำงาน” ตามกฎหมายอย่างไร เนื่องจากการพิจารณาว่าเป็นเวลาทำงานหรือไม่นั้นเป็นพื้นฐานสำคัญในการคำนวณค่าจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งค่าจ้างเพิ่มเติม ตามคำพิพากษาของศาลฎีกาของญี่ปุ่น ได้มีการกำหนดมาตรฐานอย่างต่อเนื่องว่า “เวลาทำงาน” ไม่ได้ถูกกำหนดโดยสัญญาจ้างงานหรือกฎข้อบังคับของบริษัท แต่เป็น “เวลาที่ลูกจ้างอยู่ภายใต้คำสั่งและการควบคุมของนายจ้าง” ซึ่งจะถูกพิจารณาอย่างเป็นกลาง การอยู่ภายใต้ “คำสั่งและการควบคุม” นี้ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่คำสั่งที่ชัดเจนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคำสั่งที่เป็นนัยและสถานการณ์ที่บุคคลนั้นถูกบังคับให้ทำการกระทำบางอย่างด้วย ซึ่งอาจทำให้บริษัทต้องเผชิญกับความเสี่ยงที่เวลาทำงานจะถูกยอมรับในวงกว้างกว่าที่บริษัทคาดคิดไว้

มีคำพิพากษาสำคัญสองคดีที่ชี้แจงเกณฑ์การตัดสินนี้อย่างเฉพาะเจาะจง คดีแรกคือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมการทำงานที่โรงงานสร้างเรือของบริษัทมิตซูบิชิฮีวีอินดัสตรีส์นางาซากิ (คำพิพากษาของศาลฎีกาวันที่ 9 มีนาคม 2000) ในคดีนี้ พนักงานของโรงงานสร้างเรือถูกโต้แย้งว่าเวลาที่ใช้ในการเปลี่ยนเสื้อผ้าและสวมอุปกรณ์ป้องกันก่อนเวลาเริ่มงานและเวลาที่ใช้ในการเดินทางไปยังสถานที่ทำงานนั้นเป็นเวลาทำงานหรือไม่ ศาลฎีกาได้ตัดสินว่า เนื่องจากบริษัทได้กำหนดให้พนักงานสวมเสื้อผ้าและอุปกรณ์ป้องกันด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยและสุขภาพ และได้สั่งให้ทำเช่นนั้นในสถานที่ที่กำหนดภายในบริษัท การกระทำเหล่านี้จึงถือว่าอยู่ภายใต้คำสั่งและการควบคุมของนายจ้าง นั่นคือ แม้ว่าการกระทำเหล่านั้นจะไม่ใช่งานหลัก แต่เป็นการเตรียมการที่จำเป็นสำหรับการทำงาน และเวลาที่ถูกจำกัดทั้งทางสถานที่และเวลาโดยคำสั่งของบริษัทนั้นถือเป็นเวลาทำงานตามกฎหมาย

คดีที่สองคือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับเวลารอคอย (เวลาพัก) ในคดีบริหารอาคารโอบิล (คำพิพากษาของศาลฎีกาวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2002) ในคดีนี้ มีการถกเถียงกันว่าเวลาพักที่กำหนดไว้สำหรับพนักงานที่ทำงานดูแลระบบอาคารและทำงาน 24 ชั่วโมงนั้นเป็นเวลาทำงานหรือไม่ พนักงานถูกสั่งให้รอคอยในห้องพักและหากมีสัญญาณเตือนหรือการติดต่อฉุกเฉินก็ต้องรีบตอบสนองทันที ศาลฎีกาได้ตัดสินว่า ในสถานการณ์เช่นนี้ แม้ว่าในความเป็นจริงอาจไม่มีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นและพนักงานอาจได้รับการพักผ่อน แต่พนักงานไม่ได้ “ได้รับการปลดปล่อยอย่างสมบูรณ์จากการทำงาน” ดังนั้นจึงถือว่าอยู่ภายใต้คำสั่งและการควบคุมของนายจ้าง นั่นคือ เวลาที่พนักงานรอคอยในสภาพที่พร้อมจะทำงานได้ตลอดเวลา แม้ว่าจะมีชื่อเรียกว่า “พักผ่อน” หรือ “พักชั่วคราว” ก็ตาม ตามกฎหมายถือว่าเป็นเวลาทำงาน

จากคำพิพากษาเหล่านี้ มันชัดเจนว่าการยอมรับเวลาทำงานไม่ได้ขึ้นอยู่กับชื่อเรียกแบบรูปแบบหรือเนื้อหาของสัญญา แต่ขึ้นอยู่กับความเป็นจริงที่ว่าพนักงานอยู่ภายใต้การควบคุมของนายจ้างและมีการจำกัดอิสระในการกระทำหรือไม่ สิ่งนี้บ่งชี้ว่าบริษัทอาจไม่ได้ตั้งใจแต่ก็สามารถสร้าง “เวลาทำงานที่ซ่อนเร้น” ได้ และอาจนำไปสู่ความเสี่ยงในการถูกเรียกร้องค่าจ้างที่ยังไม่ได้จ่าย

หลักการเกี่ยวกับเวลาทำงานและวันหยุดภายใต้กฎหมายแรงงานญี่ปุ่น

กฎหมายแรงงานญี่ปุ่นกำหนดหลักการสำคัญสองประการเกี่ยวกับเวลาทำงานและวันหยุดเป็นมาตรฐานขั้นต่ำ หลักการเหล่านี้ใช้ได้กับทุกสถานประกอบการโดยไม่คำนึงถึงขนาดหรือประเภทของธุรกิจ

ประการแรกคือขีดจำกัดเวลาทำงานสูงสุด มาตรา 32 ของกฎหมายแรงงานญี่ปุ่นกำหนดว่านายจ้างต้องไม่ให้ลูกจ้างทำงานเกิน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และไม่เกิน 8 ชั่วโมงต่อวัน โดยไม่รวมเวลาพัก การทำงานเกินเวลานี้เรียกว่า “เวลาทำงานตามกฎหมาย” และการทำงานเกินกว่านี้โดยทั่วไปถือเป็นการละเมิดกฎหมาย ขีดจำกัด “8 ชั่วโมงต่อวัน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์” นี้เป็นข้อกำหนดที่เข้มงวดซึ่งไม่อนุญาตให้เกินขีดจำกัดใดๆ แม้แต่ข้อใดข้อหนึ่ง

ประการที่สองคือหน้าที่ในการให้วันหยุด มาตรา 35 ของกฎหมายแรงงานญี่ปุ่นกำหนดว่านายจ้างต้องให้ลูกจ้างหยุดงานอย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์ นี่คือ “หลักการของระบบวันหยุดรายสัปดาห์” อย่างไรก็ตาม มาตราเดียวกันนี้ยอมรับ “วันหยุดอย่างน้อย 4 วันในรอบ 4 สัปดาห์” เป็นข้อยกเว้น แต่นี่เป็นเพียงการจัดการทำงานที่ไม่เป็นปกติเท่านั้น หลักการหลักคือการมีวันหยุดหนึ่งวันต่อสัปดาห์ คำว่า “วันหยุด” ที่นี่หมายถึงวันที่ไม่มีภาระผูกพันในการทำงานตามสัญญาแรงงานเลยตลอด 24 ชั่วโมง (ตั้งแต่เที่ยงคืนถึงเที่ยงคืน)

หลักการเกี่ยวกับเวลาทำงานและวันหยุดตามกฎหมายนี้มีผลสำคัญในการปฏิบัติงานจริง ตัวอย่างเช่น หากบริษัทกำหนดเวลาทำงานปกติวันละ 8 ชั่วโมง การทำงาน 5 วันต่อสัปดาห์จะทำให้เวลาทำงานรวมเป็น 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ (8 ชั่วโมง x 5 วัน) ซึ่งเป็นขีดจำกัดสูงสุดตามกฎหมาย หากมีการทำงานในวันที่ 6 จะถือเป็นการละเมิดข้อกำหนด 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ดังนั้น บริษัทที่ใช้ระบบทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวันจะต้องจัดให้มีวันหยุด 2 วันต่อสัปดาห์เพื่อปฏิบัติตามหลักการของระบบวันหยุดรายสัปดาห์ (วันหยุดหนึ่งวันต่อสัปดาห์) และหลักการของเวลาทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

วันหยุดทั้งสองวันนี้มีลักษณะทางกฎหมายที่แตกต่างกัน หนึ่งวันเป็น “วันหยุดตามกฎหมาย” ที่กำหนดโดยมาตรา 35 ของกฎหมายแรงงานญี่ปุ่น และอีกหนึ่งวันเป็น “วันหยุดปกติ” (วันหยุดนอกกฎหมาย) ที่บริษัทกำหนดขึ้นเอง การแยกแยะนี้มีความสำคัญมากในการคำนวณค่าจ้างเพิ่ม หากมีการทำงานในวันหยุดตามกฎหมาย จะถือเป็น “การทำงานในวันหยุด” และต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มอย่างน้อย 35% ในทางกลับกัน หากมีการทำงานในวันหยุดปกติ ส่วนที่เกินเวลาทำงานตามกฎหมาย 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์จะถือเป็น “การทำงานล่วงเวลา” และต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มอย่างน้อย 25% ดังนั้น การกำหนดชัดเจนในกฎระเบียบการทำงานว่าวันไหนเป็นวันหยุดตามกฎหมายนั้นเป็นสิ่งจำเป็นมากจากมุมมองของการจัดการแรงงานและการจัดการต้นทุน

การทำงานเกินขีดจำกัด: การทำงานล่วงเวลาและวันหยุดตามข้อตกลงสามสิบหกของญี่ปุ่น

กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นกำหนดเวลาทำงานตามกฎหมาย (8 ชั่วโมงต่อวัน และ 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์) และหลักการของวันหยุดตามกฎหมายไม่ใช่สิ่งที่เป็นสัมบูรณ์ แต่สามารถอนุญาตให้ทำงานเกินขีดจำกัดเหล่านี้ได้โดยผ่านกระบวนการทางกฎหมายบางอย่าง หลักการพื้นฐานของการทำงานล่วงเวลาและวันหยุดคือข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้างตามมาตรา 36 ของกฎหมายแรงงาน (ที่รู้จักกันในชื่อ “ข้อตกลงสามสิบหก”) อย่างไรก็ตาม ในกรณีของภัยพิบัติหรือความจำเป็นชั่วคราวอื่นๆ (ตามมาตรา 33 ของกฎหมายแรงงาน) สามารถอนุญาตได้โดยข้อยกเว้น (หรือการแจ้งเหตุการณ์ภายหลัง)

การทำงานเกินเวลาทำงานตามกฎหมายหรือการทำงานในวันหยุดโดยไม่ได้ทำข้อตกลงสามสิบหกถือเป็นการกระทำที่ผิดกฎหมาย แม้ว่าลูกจ้างจะยินยอมก็ตาม และอาจเป็นเป้าหมายของบทลงโทษ ในการทำให้ข้อตกลงสามสิบหกมีผลบังคับใช้ จำเป็นต้องทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรกับสหภาพแรงงานที่ประกอบด้วยลูกจ้างมากกว่าครึ่งหนึ่งของสถานที่ทำงาน หรือถ้าไม่มีสหภาพแรงงาน ก็ต้องทำข้อตกลงกับผู้ที่แทนลูกจ้างมากกว่าครึ่งหนึ่ง และขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือต้องยื่นข้อตกลงที่ทำไว้กับผู้อำนวยการสำนักงานแรงงานท้องถิ่น การยื่นข้อตกลงนี้เป็นเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อให้ข้อตกลงสามสิบหกมีผลทางกฎหมาย และการทำงานล่วงเวลาและวันหยุดจะเป็นไปได้เฉพาะหลังจากทำข้อตกลงและยื่นข้อตกลงกับผู้อำนวยการสำนักงานแรงงานท้องถิ่นเท่านั้น

แม้ว่าจะทำข้อตกลงสามสิบหกแล้วก็ตาม การทำงานล่วงเวลาไม่ได้รับอนุญาตให้ทำได้ไม่จำกัด กฎหมายกำหนดขีดจำกัดที่เข้มงวดสำหรับการทำงานล่วงเวลา โดยปกติแล้ว ขีดจำกัดการทำงานล่วงเวลาคือ 45 ชั่วโมงต่อเดือน และ 360 ชั่วโมงต่อปี

อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่มีเหตุการณ์พิเศษชั่วคราว เช่น การเพิ่มขึ้นของปริมาณงานที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ จะสามารถทำข้อตกลงสามสิบหกพร้อมข้อตกลงพิเศษที่อนุญาตให้ทำงานเกินขีดจำกัดได้ ข้อตกลงพิเศษนี้ไม่สามารถอนุญาตให้ทำได้ด้วยเหตุผลที่เป็นนามธรรม เช่น “เมื่อจำเป็นตามสภาพการทำงาน” แต่ต้องเป็นเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจงและชั่วคราว เช่น การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดที่ไม่คาดคิดหรือการตอบสนองต่อการร้องเรียนขนาดใหญ่

แม้ว่าจะใช้ข้อตกลงพิเศษแล้วก็ตาม กฎหมายกำหนดขีดจำกัดสูงสุดที่ไม่สามารถเกินไปได้ (ขีดจำกัดที่มีบทลงโทษ)

1. การทำงานล่วงเวลาต้องไม่เกิน 720 ชั่วโมงต่อปี
2. การทำงานล่วงเวลาและวันหยุดรวมกันต้องไม่เกิน 100 ชั่วโมงต่อเดือน
3. การทำงานล่วงเวลาและวันหยุดรวมกัน ไม่ว่าจะเป็นช่วง 2 เดือน, 3 เดือน, 4 เดือน, 5 เดือน หรือ 6 เดือน ต้องมีค่าเฉลี่ยไม่เกิน 80 ชั่วโมงต่อเดือน
4. การทำงานล่วงเวลาที่เกิน 45 ชั่วโมงต่อเดือนสามารถทำได้เพียง 6 เดือนต่อปีเท่านั้น

โดยเฉพาะข้อที่สามที่กำหนดว่า “เฉลี่ยไม่เกิน 80 ชั่วโมงต่อเดือนในหลายเดือน” เป็นกลไกที่มีประสิทธิภาพในการควบคุมการทำงานล่วงเวลาอย่างต่อเนื่องของบริษัท ตัวอย่างเช่น ถ้าในเดือนหนึ่งการทำงานล่วงเวลาและวันหยุดรวมกันเป็น 99 ชั่วโมง (เกือบถึงขีดจำกัดสูงสุด 100 ชั่วโมงต่อเดือน) ในเดือนถัดไปจะไม่สามารถเกิน 61 ชั่วโมงได้ ((99 ชั่วโมง + 61 ชั่วโมง) ÷ 2 เดือน = 80 ชั่วโมง) ดังนั้น ถ้ามีเดือนที่เวลาทำงานเพิ่มขึ้นชั่วคราว บริษัทจะต้องลดเวลาทำงานลงอย่างมากในเดือนถัดไป และบริษัทจะต้องไม่เพียงแต่บันทึกเวลาทำงาน แต่ยังต้องวางแผนการจัดการเวลาทำงานในอนาคตอย่างมีระบบด้วย

ต้นทุนทางการเงิน: ค่าจ้างเพิ่มเติม

บริษัทในญี่ปุ่นมีหน้าที่ต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มเติม (พรีเมียมเพย์) ที่สูงกว่าอัตราปกติตามที่กฎหมายกำหนด เมื่อมีการทำงานเกินเวลาทำงานตามกฎหมาย การทำงานในวันหยุดตามกฎหมาย หรือการทำงานในช่วงเวลากลางคืน หน้าที่นี้ถูกกำหนดไว้ในมาตรา 37 ของกฎหมายมาตรฐานการจ้างงานของญี่ปุ่น (Japanese Labor Standards Act) และเป็นกฎระเบียบที่มีผลกระทบโดยตรงต่อการเงินของบริษัท

อัตราค่าจ้างเพิ่มเติมที่ต้องจ่ายนั้นแตกต่างกันไปตามประเภทของการทำงาน:

• การทำงานล่วงเวลา: สำหรับการทำงานที่เกินจากเวลาทำงานตามกฎหมาย (8 ชั่วโมงต่อวันหรือ 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์) จะต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มเติมที่คำนวณจากอัตราค่าจ้างปกติเพิ่มขึ้นอย่างน้อย 25%
• การทำงานล่วงเวลาเกิน 60 ชั่วโมงต่อเดือน: ส่วนที่เกินจากการทำงานล่วงเวลา 60 ชั่วโมงต่อเดือนจะต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มเติมที่อัตรา 50% ขึ้นไป กฎระเบียบนี้ได้ถูกนำไปใช้กับทุกบริษัท รวมถึงบริษัทขนาดกลางและขนาดเล็กตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2023 (2023年4月1日)
• การทำงานในวันหยุด: หากมีการให้ทำงานในวันหยุดตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 35 ของกฎหมายมาตรฐานการจ้างงานของญี่ปุ่น จะต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มเติมที่อัตรา 35% ขึ้นไป ซึ่งแตกต่างจากการทำงานในวันหยุดที่ไม่ได้กำหนดไว้ตามกฎหมาย
• การทำงานในช่วงเวลากลางคืน: หากมีการให้ทำงานระหว่างเวลา 22.00 น. ถึง 05.00 น. จะต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มเติมที่อัตรา 25% ขึ้นไป

อัตราค่าจ้างเพิ่มเติมเหล่านี้สามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่น หากมีการให้ทำงานล่วงเวลาในช่วงเวลากลางคืน อัตราค่าจ้างเพิ่มเติมสำหรับการทำงานล่วงเวลา 25% และการทำงานในช่วงเวลากลางคืน 25% จะถูกรวมกันเป็นอัตราค่าจ้างเพิ่มเติมรวมอย่างน้อย 50% ในทำนองเดียวกัน หากมีการให้ทำงานในวันหยุดและในช่วงเวลากลางคืน อัตราค่าจ้างเพิ่มเติมจะเป็น 60% ขึ้นไป (35%+25%)

การคำนวณค่าจ้างเพิ่มเติมนี้จะต้องใช้ค่าจ้างปกติของผู้ใช้แรงงานในชั่วโมงหรือวันทำงานปกติเป็นฐาน อย่างไรก็ตาม ตามมาตรา 21 ของกฎหมายบังคับใช้มาตรฐานการจ้างงานของญี่ปุ่น มีการกำหนดให้สามารถยกเว้นค่าจ้างบางประเภทออกจากการคำนวณค่าจ้างเพิ่มเติมได้ ค่าจ้างที่สามารถยกเว้นได้นั้นจะต้องเป็นค่าจ้างที่จ่ายตามสถานการณ์ส่วนบุคคลของผู้ใช้แรงงาน ซึ่งรวมถึง:

• ค่าเลี้ยงดูครอบครัว
• ค่าเดินทาง
• ค่าเลี้ยงดูแยกกัน
• ค่าธรรมเนียมการศึกษาของบุตร
• ค่าที่พัก
• ค่าจ้างที่จ่ายเป็นครั้งคราว
• ค่าจ้างที่จ่ายตามช่วงเวลาที่เกินหนึ่งเดือน (เช่น โบนัส)

อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจว่าค่าจ้างเหล่านี้สามารถยกเว้นได้หรือไม่นั้นจะขึ้นอยู่กับสาระสำคัญมากกว่าชื่อเรียก ตัวอย่างเช่น แม้ว่าจะเรียกว่า “ค่าที่พัก” แต่หากจ่ายให้กับพนักงานทุกคนด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน จะถือว่าไม่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ส่วนบุคคลและไม่สามารถยกเว้นออกจากการคำนวณค่าจ้างเพิ่มเติมได้

ด้านล่างนี้คือสรุปอัตราค่าจ้างเพิ่มเติม:

ค่าจ้างเพิ่มเติมนี้ โดยเฉพาะอัตรา 50% สำหรับการทำงานล่วงเวลาเกิน 60 ชั่วโมง ไม่เพียงแต่เป็นกฎการคำนวณค่าจ้างเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงนโยบายที่มีเจตนาทางการเมืองอย่างแรงในการควบคุมการทำงานล่วงเวลาของบริษัทให้น้อยลงทางเศรษฐกิจ และเพื่อปกป้องสุขภาพของผู้ใช้แรงงาน

ข้อยกเว้นสำคัญ: “ผู้จัดการและผู้ควบคุม”

กฎระเบียบเข้มงวดเกี่ยวกับเวลาทำงาน การพัก และวันหยุดที่ได้กล่าวมานั้น มีข้อยกเว้นสำคัญตามมาตรา 41 ของกฎหมายมาตรฐานแรงงานของญี่ปุ่น ซึ่งระบุว่า “บุคคลที่อยู่ในตำแหน่งการควบคุมหรือการจัดการ” (ต่อไปนี้จะเรียกว่า “ผู้จัดการและผู้ควบคุม”) ไม่ต้องปฏิบัติตามกฎเกี่ยวกับเวลาทำงาน การพัก และวันหยุด ด้วยเหตุนี้ พนักงานที่เข้าข่ายเป็นผู้จัดการและผู้ควบคุมจึงไม่มีหน้าที่ต้องจ่ายค่าล่วงเวลาหรือค่าทำงานในวันหยุดให้กับพนักงานเหล่านั้น

อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจว่าบุคคลนั้นเข้าข่ายเป็น “ผู้จัดการและผู้ควบคุม” หรือไม่นั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับชื่อตำแหน่งที่บริษัทกำหนด (เช่น “ผู้จัดการฝ่าย” หรือ “หัวหน้าแผนก” เป็นต้น) แต่จะต้องพิจารณาจากหน้าที่การงาน ความรับผิดชอบและอำนาจ รวมถึงลักษณะการทำงานของพนักงานนั้นๆ อย่างเข้มงวด ศาลญี่ปุ่นมีแนวโน้มที่จะตีความข้อยกเว้นนี้อย่างจำกัด และไม่ยอมรับการใช้ข้อยกเว้นนี้อย่างง่ายดาย ผ่านการตีความของหน่วยงานบริหารและหลายคดีที่ได้รับการพิจารณา ผู้จัดการและผู้ควบคุมจะต้องตอบสนองต่อสามข้อกำหนดต่อไปนี้อย่างครบถ้วน

1. หน้าที่การงานและความรับผิดชอบที่สำคัญและมีอำนาจเหมือนกับผู้บริหาร: ต้องมีอำนาจสำคัญในการจัดการแรงงานของบริษัท เช่น การจ้างงาน การไล่ออก การประเมินผลงาน และการตัดสินใจเงื่อนไขการทำงาน ไม่เพียงแต่มีลูกน้องอยู่ใต้บังคับบัญชา แต่ยังต้องมีอำนาจในการตัดสินใจนโยบายของแผนกด้วยดุลยพินิจของตนเอง ซึ่งสามารถประเมินได้ว่ามีอำนาจเทียบเท่ากับผู้บริหาร
2. ลักษณะการทำงานที่ไม่ถูกควบคุมเวลาทำงานอย่างเข้มงวด: ต้องมีอิสระในการกำหนดเวลาเข้าออกงานและวิธีการทำงานของตนเอง หากบริษัทควบคุมเวลาเข้าออกงานอย่างเข้มงวด หรือหักเงินเดือนเมื่อมีการสายหรือออกก่อนเวลา ก็จะไม่ถือว่าเป็นผู้จัดการและผู้ควบคุม ต้องอยู่ในตำแหน่งที่สามารถปรับเวลาทำงานได้อย่างยืดหยุ่นตามความจำเป็นทางธุรกิจ
3. การได้รับการตอบแทนที่เหมาะสมกับตำแหน่ง: ค่าจ้างรวมถึงเงินเดือนพื้นฐานและค่าตำแหน่งต้องเป็นการดูแลที่เหมาะสมเมื่อเทียบกับพนักงานทั่วไป และต้องสอดคล้องกับความรับผิดชอบที่สำคัญของพวกเขา การไม่ได้รับค่าล่วงเวลาต้องได้รับการชดเชยด้วยการดูแลที่ดีเพียงพอ หากการคำนวณค่าแรงต่อชั่วโมงจากเวลาทำงานจริงแล้วต่ำกว่าพนักงานทั่วไปหรือพนักงานพาร์ทไทม์ จะถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ไม่ได้รับการยอมรับว่าเป็นผู้จัดการและผู้ควบคุม

คดีที่เป็นตัวอย่างของการตัดสินใจอย่างเข้มงวดนี้คือคดีของบริษัท McDonald’s ญี่ปุ่น (คำพิพากษาของศาลแขวงโตเกียว เมื่อวันที่ 28 มกราคม 2008) ในคดีนี้ ศาลได้ตัดสินว่าผู้จัดการร้านฮัมเบอร์เกอร์ แม้จะมีอำนาจบางอย่างในการบริหารร้าน แต่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจนโยบายการบริหารของบริษัทโดยรวม และเมื่อมีการขาดแคลนบุคลากร ก็ต้องเข้าทำงานเอง ซึ่งแสดงให้เห็นว่ามีอิสระในการกำหนดเวลาทำงานอย่างจำกัด และค่าจ้างก็ไม่เพียงพอที่จะถือว่าเป็นผู้จัดการและผู้ควบคุม ดังนั้น ศาลจึงตัดสินว่าไม่เข้าข่ายเป็นผู้จัดการและผู้ควบคุม

ดังนั้น ข้อยกเว้นสำหรับผู้จัดการและผู้ควบคุมจึงเป็นหนึ่งในด้านที่มีการพิพาทมากที่สุดในกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น การให้ตำแหน่งการจัดการเพียงเพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายค่าล่วงเวลา หรือที่เรียกว่า “ผู้จัดการเพียงชื่อ” นั้นไม่ได้รับการยอมรับตามกฎหมาย และอาจนำไปสู่ความเสี่ยงที่ต้องจ่ายค่าจ้างที่ค้างชำระจำนวนมากในภายหลัง

นอกจากนี้ แม้ว่าบุคคลนั้นจะได้รับการยอมรับว่าเป็นผู้จัดการและผู้ควบคุมที่ถูกต้องแล้วก็ตาม หน้าที่ในการจ่ายค่าล่วงเวลาสำหรับการทำงานในช่วงเวลากลางคืน (ตั้งแต่เวลา 22:00 ถึง 05:00) ยังคงไม่ได้รับการยกเว้น และสิทธิในการได้รับวันหยุดประจำปียังคงได้รับการคุ้มครองเหมือนกับพนักงานทั่วไป

สรุป

ตามที่ได้กล่าวไว้ในบทความนี้ กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นกำหนดให้การควบคุมเวลาทำงานและวันหยุดเป็นส่วนสำคัญของการจัดการแรงงานในบริษัท และกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้นั้นเข้มงวดอย่างยิ่ง การกำหนด “เวลาทำงาน” ทางกฎหมายไม่ได้ขึ้นอยู่กับสัญญา แต่ต้องพิจารณาจากสถานการณ์จริง โดยมีหลักการว่า “1 วัน 8 ชั่วโมง และ 1 สัปดาห์ 40 ชั่วโมง” เป็นขีดจำกัดสูงสุด การทำงานล่วงเวลาหรือในวันหยุดเกินขีดจำกัดนี้จะเป็นไปได้เมื่อมีการทำข้อตกลงสามสิบหก (36 Agreement) อย่างถูกต้องและได้รับการยื่นแจ้ง แม้กระนั้นก็ตาม การทำงานเหล่านี้ยังคงไม่สามารถเกินกว่าเวลาสูงสุดที่กฎหมายกำหนดไว้ นอกจากนี้ การจ่ายค่าแรงสำหรับการทำงานเหล่านี้ต้องเป็นไปตามอัตราที่กฎหมายกำหนด แม้จะมีข้อยกเว้นสำหรับ “ผู้จัดการและผู้ควบคุม” แต่การใช้ข้อยกเว้นนี้มีการตีความอย่างจำกัดมากในคำพิพากษาของศาล การใช้ข้อยกเว้นนี้อย่างไม่รอบคอบอาจนำไปสู่ความเสี่ยงทางกฎหมายที่สำคัญ การเข้าใจและปฏิบัติตามกฎเกณฑ์เหล่านี้อย่างถูกต้องเป็นหน้าที่พื้นฐานของการดำเนินธุรกิจในญี่ปุ่น และยังเป็นสิ่งที่จำเป็นจากมุมมองของการบริหารจัดการที่ปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance Management) อีกด้วย

ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ เรามีประสบการณ์อันหลากหลายในการให้คำปรึกษาด้านกฎหมายและการจัดการข้อพิพาทเกี่ยวกับเวลาทำงานและวันหยุดให้กับลูกค้ามากมายในประเทศญี่ปุ่น ที่สำนักงานของเรามีทั้งผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเป็นทนายความญี่ปุ่นและผู้เชี่ยวชาญที่พูดภาษาอังกฤษและมีคุณสมบัติเป็นทนายความจากต่างประเทศหลายคน ทำให้เราสามารถรับมือกับปัญหาเฉพาะที่บริษัทที่มีการดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศอาจเผชิญได้ เราให้การสนับสนุนที่แม่นยำและปฏิบัติได้จริงสำหรับการสร้างระบบการจัดการเวลาทำงาน การดำเนินการข้อตกลงสามสิบหกอย่างเหมาะสม และการตัดสินใจว่าใครเป็นผู้จัดการและผู้ควบคุมที่เหมาะสม รวมถึงคำปรึกษาเกี่ยวกับกฎระเบียบที่ซับซ้อนของกฎหมายแรงงานญี่ปุ่นทุกประการ