การจ้างงานคนต่างชาติในธุรกิจการค้า: ประเด็นสําคัญในการขอวีซ่าทํางาน

ในยุคที่โลกาภิวัตน์กำลังลึกซึ้งยิ่งขึ้น, อุตสาหกรรมการค้าของญี่ปุ่นต้องเผชิญกับความท้าทายในการรักษาและขยายความสามารถในการแข่งขันในระดับสากล การรักษาบุคลากรที่มีหลากหลายพื้นหลังกลายเป็นประเด็นสำคัญทางการบริหาร ความสามารถทางภาษา, ความรู้ทางวัฒนธรรม, และความรู้สึกทางธุรกิจระดับสากลที่บุคลากรต่างชาติมีนั้นเป็นส่วนสำคัญที่ขาดไม่ได้สำหรับการเติบโตของบริษัท อย่างไรก็ตาม, เพื่อจ้างงานบุคลากรต่างชาติที่มีความสามารถ, บริษัทจำเป็นต้องเข้าใจและปฏิบัติตามระบบการควบคุมการเข้าและออกของญี่ปุ่นที่เชี่ยวชาญและเข้มงวดอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง, การได้รับสถานะการพำนักเพื่อการทำงาน (ที่รู้จักกันในชื่อวีซ่าทำงาน) อาจเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้เวลานานสำหรับหลายบริษัท ความไม่สมบูรณ์ของกระบวนการหรือความเข้าใจผิดเกี่ยวกับข้อกำหนดอาจนำไปสู่การปฏิเสธการขอวีซ่าโดยตรงและเสี่ยงต่อการล่าช้าอย่างร้ายแรงในแผนธุรกิจ บทความนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อจัดระเบียบปัญหาทางกฎหมายที่บริษัทที่ดำเนินธุรกิจการค้าต้องเผชิญเมื่อจ้างงานต่างชาติเป็นผู้เชี่ยวชาญและเสนอวิธีแก้ไข โดยเน้นไปที่สถานะการพำนัก ‘เทคนิค, ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์, และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ซึ่งหลายคนในอาชีพเฉพาะทางด้านการค้ามักจะได้รับ บทความนี้จะอธิบายอย่างครอบคลุมตาม ‘กฎหมายการควบคุมการเข้าและออกของญี่ปุ่นและกฎหมายที่เกี่ยวข้องของกระทรวงยุติธรรม’, ประเภทของวีซ่า, ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการได้รับ, รายละเอียดของกระบวนการสมัคร, และจุดที่บริษัทควรให้ความสนใจเป็นพิเศษ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ผู้รับผิดชอบสามารถเข้าใจภาพรวมของกระบวนการได้อย่างถูกต้องและมีคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ในการปฏิบัติงานจริง

ตัวเลือกวีซ่าทำงานในธุรกิจการค้าภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

สำหรับชาวต่างชาติที่ต้องการประกอบอาชีพเฉพาะทางในญี่ปุ่น จำเป็นต้องได้รับสถานะการพำนักที่เหมาะสมกับกิจกรรมที่ทำ สำหรับผู้เชี่ยวชาญในธุรกิจการค้า สถานะการพำนักที่ครอบคลุมกิจกรรมที่หลากหลายและเป็นที่นิยมมากที่สุดคือ ‘สถานะการพำนักเพื่อการทำงานทางด้านเทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ตามที่กำหนดไว้ในตารางที่ 1 ของ ‘พระราชบัญญัติการควบคุมการเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย’ ของญี่ปุ่น

สถานะการพำนักนี้รวมถึงสามสาขาคือ ‘เทคนิค’ ที่ต้องการความรู้ด้านวิทยาศาสตร์ธรรมชาติ เช่น วิทยาศาสตร์หรือวิศวกรรม ‘ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์’ ที่ต้องการความรู้ด้านวิชาการ เช่น กฎหมายหรือเศรษฐศาสตร์ และ ‘ธุรกิจระหว่างประเทศ’ ที่ต้องการความคิดและความรู้สึกที่มีรากฐานมาจากวัฒนธรรมต่างประเทศ หน้าที่การงานในธุรกิจการค้า เช่น การขายต่างประเทศ การตลาด การจัดการการค้า กฎหมาย และการบัญชี ส่วนใหญ่จะอยู่ในหมวด ‘ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์’ หรือ ‘ธุรกิจระหว่างประเทศ’

สิ่งที่ควรทราบเป็นพิเศษคือ การแก้ไขกฎหมายของญี่ปุ่นในปี 2015 (พ.ศ. 2558) ทำให้สถานะการพำนักที่เคยแยกกันเป็น ‘เทคนิค’ และ ‘ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ถูกรวมเป็นหนึ่งเดียว การรวมนี้เป็นการตอบสนองต่อความซับซ้อนของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น ในธุรกิจการค้า อาจมีการทำงานที่ต้องเข้าใจข้อมูลทางเทคนิคของผลิตภัณฑ์ (เทคนิค) และจากนั้นทำการเจรจาสัญญากับลูกค้าต่างประเทศ (ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ) ซึ่งเป็นการทำงานที่ข้ามสาขา การรวมนี้ทำให้บริษัทสามารถครอบคลุมเนื้อหางานที่ซับซ้อนด้วยสถานะการพำนักเพียงอย่างเดียว และทำให้การใช้งานบุคลากรมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม หากทำงานในฐานะผู้บริหารหรือผู้จัดการของบริษัท จะมีสถานะการพำนักที่เหมาะสมอีกประเภทหนึ่งคือ ‘การบริหารและการจัดการ’ สถานะการพำนัก ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ที่อธิบายในบทความนี้ มุ่งเน้นไปที่บุคลากรที่ทำงานเฉพาะทางตามสัญญากับบริษัท และจำเป็นต้องแยกความแตกต่างอย่างชัดเจน

ความเข้าใจเกี่ยวกับกิจกรรมที่อยู่ภายใต้วีซ่า “เทคโนโลยี ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” ในญี่ปุ่น

เพื่อให้การขอสถานะการพำนักในญี่ปุ่นภายใต้วีซ่า “เทคโนโลยี ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” เป็นไปอย่างถูกต้อง จำเป็นต้องพิสูจน์ว่าหน้าที่การงานที่คาดหวังในธุรกิจการค้าตรงกับกิจกรรมที่ได้รับอนุญาตภายใต้สถานะการพำนักนี้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจการค้า สองด้านหลักที่เป็นศูนย์กลางคือ “ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” และ “ธุรกิจระหว่างประเทศ”

งานที่ตรงกับความรู้ด้านมนุษยศาสตร์

“ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” หมายถึงงานที่ต้องการความรู้ในสาขาวิชาเช่นกฎหมาย วิทยาศาสตร์เศรษฐกิจ สังคมวิทยา การจัดการธุรกิจ และสาขาวิชามนุษยศาสตร์อื่นๆ งานเหล่านี้ต้องการการใช้ความรู้ทางวิชาการที่ได้รับจากสถาบันการศึกษาขั้นสูง เช่น มหาวิทยาลัย ตัวอย่างของหน้าที่การงานในบริษัทการค้ามีดังนี้:

• การวิจัยและการตลาดในต่างประเทศ: งานที่วิเคราะห์แนวโน้มตลาดของประเทศหรือภูมิภาคเฉพาะ และวางแผนกลยุทธ์การขาย โดยอาศัยความรู้ด้านเศรษฐศาสตร์และการจัดการธุรกิจ
• การเงินและการบัญชีการค้า: งานที่ดำเนินการชำระเงินและการจัดการบัญชีสำหรับการทำธุรกรรมการนำเข้าและส่งออก โดยใช้ความรู้เกี่ยวกับมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศและการแลกเปลี่ยนสกุลเงินต่างประเทศ
• การขายและการจัดซื้อในต่างประเทศ: งานที่ใช้ความรู้เกี่ยวกับกฎหมายสัญญาระหว่างประเทศและประเพณีการค้าเพื่อเจรจาราคา ทำสัญญา และจัดการกำหนดเวลาการส่งมอบกับคู่ค้าต่างประเทศ
• กฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: งานที่ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการค้า และทำการตรวจสอบหรือจัดทำสัญญา โดยอาศัยความรู้ด้านกฎหมายระหว่างประเทศ

งานเหล่านี้ไม่ใช่เพียงแค่งานสำนักงานทั่วไป แต่เป็นงานที่ต้องการการวิเคราะห์และการตัดสินใจที่อาศัยความรู้เฉพาะทาง

งานที่ตรงกับธุรกิจระหว่างประเทศ

“ธุรกิจระหว่างประเทศ” หมายถึงงานที่ต้องการความคิดหรือความรู้สึกที่มีพื้นฐานมาจากวัฒนธรรมของต่างประเทศ ไม่เพียงแต่การพูดภาษาต่างประเทศเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการใช้ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวัฒนธรรม สังคม และประวัติศาสตร์ของประเทศที่ใช้ภาษานั้นในการทำงาน ตามแนวทางของสำนักงานการตรวจคนเข้าเมือง งานที่เป็นตัวอย่างได้แก่ “การแปลภาษา การล่าม การสอนภาษา การประชาสัมพันธ์ การโฆษณา หรือการทำธุรกิจการค้ากับต่างประเทศ การออกแบบเสื้อผ้าหรือการตกแต่งภายใน การพัฒนาสินค้า และงานอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน”

โดยเฉพาะ “การทำธุรกิจการค้ากับต่างประเทศ” ที่ถูกกล่าวถึงอย่างชัดเจนนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทการค้า เนื่องจากสิ่งนี้ทำให้การสื่อสารกับคู่ค้าต่างประเทศ การเจรจาที่พิจารณาถึงประเพณีการค้าท้องถิ่น และการวางแผนสินค้าที่คำนึงถึงพื้นหลังทางวัฒนธรรม เป็นกิจกรรมหลักของธุรกิจการค้าที่มีโอกาสสูงที่จะตรงกับ “ธุรกิจระหว่างประเทศ”

การแบ่งประเภท “ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” และ “ธุรกิจระหว่างประเทศ” นี้มีความหมายสำคัญในการวางกลยุทธ์การขอวีซ่า เนื่องจากข้อกำหนดเกี่ยวกับการศึกษาและประสบการณ์การทำงานที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น หากผู้สมัครจบจากมหาวิทยาลัยในสาขาที่เกี่ยวข้องแต่มีประสบการณ์การทำงานน้อย การขอวีซ่าโดยอาศัยข้อกำหนดการศึกษาด้าน “ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” อาจเหมาะสมกว่า ในทางกลับกัน หากผู้สมัครไม่มีการศึกษาที่เกี่ยวข้องแต่มีประสบการณ์การทำงานด้านการขายระหว่างประเทศมาอย่างยาวนาน การขอวีซ่าโดยอาศัยข้อกำหนดประสบการณ์การทำงานด้าน “ธุรกิจระหว่างประเทศ” อาจเพิ่มโอกาสในการได้รับการอนุมัติ ดังนั้น บริษัทจึงต้องตรวจสอบประวัติของผู้สมัครอย่างละเอียดและตัดสินใจอย่างมีกลยุทธ์ว่าควรขอวีซ่าโดยอาศัยข้อกำหนดใดเพื่อให้เหมาะสมที่สุด

หลักสำคัญในการขอวีซ่า: ข้อกำหนดของเกณฑ์การอนุญาตให้เข้าประเทศ

เพื่อขอสถานะการพำนัก ‘เทคนิค, ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์, และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ในญี่ปุ่น ผู้สมัครและบริษัทที่รับเข้าทำงานจะต้องตอบสนองตามเกณฑ์การอนุญาตให้เข้าประเทศที่กำหนดไว้ใน ‘พระราชบัญญัติการควบคุมการเข้าออกประเทศและการรับรองผู้ลี้ภัยของญี่ปุ่น มาตรา 7 ข้อ 1 หมวด 2’ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า ‘พระราชบัญญัติเกณฑ์การอนุญาต’). ข้อกำหนดเหล่านี้เป็นเกณฑ์การตัดสินที่สำคัญที่สุดในการพิจารณาวีซ่า.

คุณสมบัติที่ผู้สมัครต้องมี

คุณสมบัติทางการศึกษาหรือประสบการณ์การทำงานที่ผู้สมัครต้องมีนั้นแตกต่างกันไปตามงานที่จะปฏิบัติในด้าน “ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” และ “ธุรกิจระหว่างประเทศ” ในญี่ปุ่น

สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับ “ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” (รวมถึงงานด้าน “เทคนิค”) ผู้สมัครจะต้องมีคุณสมบัติตามหนึ่งในเงื่อนไขต่อไปนี้:

1. จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยในสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องกับความรู้ที่จำเป็นสำหรับงานที่จะปฏิบัติ หรือได้รับการศึกษาที่เทียบเท่าหรือสูงกว่านั้น
2. จบการศึกษาจากสถาบันการศึกษาวิชาชีพในญี่ปุ่น ในหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับวิชาที่จำเป็นสำหรับงานที่จะปฏิบัติ (ต้องได้รับการยอมรับในระดับ “ผู้เชี่ยวชาญ” หรือ “ผู้เชี่ยวชาญระดับสูง”)
3. มีประสบการณ์การทำงานในงานที่จะปฏิบัติมาแล้วไม่น้อยกว่า 10 ปี (รวมถึงระยะเวลาที่ศึกษาในสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องในมหาวิทยาลัย)

สิ่งสำคัญที่นี่คือ “ความเกี่ยวข้อง” ระหว่างสาขาวิชาที่ศึกษาในมหาวิทยาลัยกับเนื้อหาของงานที่จะปฏิบัติ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่จบจากคณะเศรษฐศาสตร์และจะทำงานในด้านการเงินการค้านั้น ความเกี่ยวข้องนี้ชัดเจน แต่หากผู้ที่จบจากคณะวรรณคดีจะทำงานเดียวกันนี้ อาจจะยากที่จะอธิบายความเกี่ยวข้องโดยตรงกับสาขาที่เรียนมา ซึ่งอาจเพิ่มความเสี่ยงที่จะไม่ได้รับอนุญาต

ในทางกลับกัน สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับ “ธุรกิจระหว่างประเทศ” ผู้สมัครจะต้องมีคุณสมบัติตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

1. ปฏิบัติงานในด้านการแปลภาษา การล่าม การสอนภาษา การประชาสัมพันธ์ การโฆษณา การทำธุรกิจกับต่างประเทศ การออกแบบ การพัฒนาสินค้า ฯลฯ
2. มีประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะปฏิบัติมาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นที่สำคัญ คือ ผู้ที่จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยและจะปฏิบัติงานในด้านการแปลภาษา การล่าม หรือการสอนภาษานั้น ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์การทำงาน 3 ปีดังกล่าว

ข้อกำหนดสำหรับบริษัทที่รับต่างชาติเข้าทำงาน

บริษัทที่รับต่างชาติเข้าทำงานในญี่ปุ่นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดสำคัญสามประการดังต่อไปนี้

ประการแรกคือความเชี่ยวชาญของงานที่มอบหมายให้แก่ชาวต่างชาติ งานที่มอบหมายให้ต้องเป็นงานที่ต้องการทักษะหรือความรู้เฉพาะทาง ไม่ใช่งานที่เรียกว่า “งานธรรมดา” ที่ใครก็ทำได้ ตัวอย่างเช่น หากจ้างเป็นผู้รับผิดชอบงานด้านการค้า แต่งานที่ทำประจำคือการถ่ายเอกสาร การห่อหุ้มสินค้า หรือการป้อนข้อมูลง่ายๆ งานเหล่านี้จะถูกพิจารณาว่าไม่มีความเชี่ยวชาญและอาจไม่ได้รับอนุญาต ในการยื่นขออนุญาต จำเป็นต้องแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่างานที่ทำนั้นเฉพาะเจาะจงและต้องการความเชี่ยวชาญ

ประการที่สองคือความเหมาะสมของค่าตอบแทน กฎหมายกำหนดให้ค่าตอบแทนที่ชาวต่างชาติได้รับต้อง “เท่ากับหรือมากกว่าค่าตอบแทนที่คนญี่ปุ่นทำงานเดียวกันได้รับ” นี่เป็นการป้องกันการเอารัดเอาเปรียบแรงงานต่างชาติและพิจารณาถึงผลกระทบต่อตลาดแรงงานในประเทศ หากกำหนดค่าจ้างที่ต่ำอย่างเห็นได้ชัดเมื่อเทียบกับพนักงานคนญี่ปุ่นที่ทำงานเดียวกัน อาจเป็นสาเหตุโดยตรงที่ทำให้ไม่ได้รับอนุญาต

ประการที่สามคือความมั่นคงและความต่อเนื่องของธุรกิจของบริษัท สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักจะตรวจสอบว่าบริษัทสามารถจ้างและจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานต่างชาติได้อย่างมั่นคงและต่อเนื่องหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัทที่เพิ่งก่อตั้งหรือมีสถานะการเงินที่ไม่ดีอาจต้องแสดงแผนธุรกิจหรืองบกำไรขาดทุนเพื่อพิสูจน์ถึงศักยภาพในอนาคตและสุขภาพทางการเงินของธุรกิจผ่านเอกสารที่เป็นวัตถุประสงค์

เมื่อจัดระเบียบข้อกำหนดเหล่านี้แล้ว จะได้ตารางดังต่อไปนี้

การขอวีซ่าทำงานในญี่ปุ่น: ขั้นตอนและรายละเอียดที่ควรรู้

เมื่อบริษัทต้องการจ้างงานชาวต่างชาติจากต่างประเทศเข้ามาทำงานในญี่ปุ่น ขั้นตอนแรกที่จำเป็นต้องทำคือการยื่นขอ “ใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก (Certificate of Eligibility: COE)” นี่คือระบบที่รัฐมนตรีกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่นจะทำการพิสูจน์ล่วงหน้าว่ากิจกรรมที่ชาวต่างชาติจะทำในญี่ปุ่นนั้นตรงตามเงื่อนไขของสถานะการพำนักที่กำหนดไว้หรือไม่ ก่อนที่จะเข้าประเทศญี่ปุ่น

ขั้นตอนการดำเนินการ

ขั้นตอนการดำเนินการทั่วไปโดยใช้ COE มีดังต่อไปนี้

1. บริษัทที่รับเข้าทำงานจะยื่น “คำขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก” ไปยังสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองท้องถิ่นที่มีอำนาจเหนือที่ตั้งของบริษัท โดยปกติแล้วพนักงานของบริษัทจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนในการยื่นคำขอ
2. สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองท้องถิ่นจะทำการตรวจสอบเอกสารที่ยื่นมา ระยะเวลาในการตรวจสอบโดยปกติจะอยู่ระหว่าง 1 ถึง 3 เดือน
3. หากการตรวจสอบผ่านการอนุมัติ บริษัทจะได้รับใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก (COE)
4. บริษัทจะส่งต้นฉบับของ COE ที่ได้รับไปยังบุคคลต่างชาติที่อยู่ต่างประเทศผ่านทางไปรษณีย์สากลหรือวิธีอื่นๆ
5. บุคคลต่างชาติจะยื่น COE ที่ได้รับพร้อมกับเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็นไปยังสถานทูตญี่ปุ่นหรือสถานกงสุลใหญ่ในประเทศของตนเพื่อขอวีซ่า
6. หลังจากได้รับวีซ่าแล้ว จะเดินทางเข้าญี่ปุ่น และจะได้รับบัตรพำนักขณะที่ผ่านการตรวจสอบการเข้าประเทศที่สนามบินญี่ปุ่นหรือที่อื่นๆ

ข้อสังเกตที่สำคัญยิ่งคือ ระยะเวลาที่ COE มีผลบังคับใช้ หากไม่เดินทางเข้าญี่ปุ่นภายใน 3 เดือนนับจากวันที่ COE ถูกออก ใบรับรองดังกล่าวจะสูญเสียผลบังคับใช้ ดังนั้น บริษัทและผู้ที่ได้รับการตั้งใจจะจ้างงานจำเป็นต้องเตรียมการเดินทางเข้าญี่ปุ่นอย่างรวดเร็วหลังจากได้รับ COE

รายละเอียดเอกสารที่ต้องส่งและระบบการจำแนกประเภทของบริษัท

เอกสารที่ต้องส่งจะแตกต่างกันไปตามขนาดและสถานการณ์การบริหารของบริษัทที่รับเข้าพนักงาน สำนักงานบริหารการเข้าออกประเทศและการพำนักในญี่ปุ่นจะจำแนกบริษัทออกเป็น 4 ประเภท และได้ทำการง่ายขึ้นในการส่งเอกสารตามประเภทที่กำหนดไว้

• ประเภทที่ 1: บริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของญี่ปุ่น บริษัทประกันภัยแบบสหกรณ์ หน่วยงานของรัฐหรือหน่วยงานสาธารณะท้องถิ่น ฯลฯ
• ประเภทที่ 2: องค์กรหรือบุคคลที่มีจำนวนภาษีที่ถูกหักที่แหล่งที่มาของรายได้จากเงินเดือนในปีก่อนหน้ามากกว่า 10 ล้านเยน
• ประเภทที่ 3: องค์กรหรือบุคคลที่ได้ส่งรายงานสรุปของภาษีที่ถูกหักที่แหล่งที่มาของรายได้จากเงินเดือนของพนักงานในปีก่อนหน้า (ยกเว้นประเภทที่ 2)
• ประเภทที่ 4: องค์กรหรือบุคคลที่ไม่ตรงกับประเภทใดๆ ที่กล่าวมาข้างต้น (เช่น บริษัทที่เพิ่งจัดตั้งใหม่)

ระบบการจำแนกประเภทนี้สามารถถือเป็นการประเมินความเสี่ยงโดยสำนักงานบริหารการเข้าออกประเทศและการพำนัก บริษัทขนาดใหญ่หรือบริษัทที่มีความมั่นคงซึ่งอยู่ในประเภทที่ 1 และ 2 ถือว่ามีความน่าเชื่อถือทางสังคมสูงและมีความเป็นไปได้ที่จะปฏิบัติตามกฎหมายสูง ดังนั้นจึงได้รับการยกเว้นเอกสารที่ต้องส่งอย่างมาก ในขณะที่บริษัทขนาดกลางและเล็กหรือบริษัทที่เพิ่งจัดตั้งใหม่ที่ถูกจำแนกเป็นประเภทที่ 3 และโดยเฉพาะประเภทที่ 4 จำเป็นต้องพิสูจน์ความมั่นคงและความแน่นอนของการจ้างงานอย่างละเอียด จึงต้องส่งเอกสารจำนวนมาก นี่หมายความว่าความน่าเชื่อถือของบริษัทเองก็ถูกประเมินอย่างเข้มงวดในการพิจารณาคำขอ

เอกสารที่ต้องส่งมีหลากหลาย แต่เอกสารหลักๆ มีดังนี้

เอกสารที่จำเป็นสำหรับทุกประเภท

• แบบฟอร์มขอรับใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก: สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มล่าสุดจากเว็บไซต์ของกระทรวงยุติธรรมได้ ชื่ออย่างเป็นทางการคือ “แบบฟอร์มขอรับใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก”
  หน้าที่มีแบบฟอร์ม: สำนักงานบริหารการเข้าออกประเทศและการพำนัก “การขอรับใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก”
• รูปถ่าย (สูง 4 ซม. x กว้าง 3 ซม.) 1 ใบ
• ซองจดหมายสำหรับการตอบกลับ (ติดแสตมป์สำหรับจดหมายลงทะเบียน)
• เอกสารที่พิสูจน์ประวัติการศึกษาและการทำงานของผู้สมัคร: เช่น ใบรับรองการสำเร็จการศึกษา ใบรับรองผลการเรียน ใบรับรองการทำงาน ฯลฯ

เอกสารที่จำเป็นตามประเภทของบริษัท

• บริษัทประเภทที่ 1: เอกสารที่พิสูจน์ว่าเป็นบริษัทประเภทที่ 1 เช่น สำเนาของรายงานประจำฤดูกาลหรือเอกสารที่พิสูจน์การจดทะเบียน นอกจากนี้ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารเกี่ยวกับรายละเอียดการดำเนินธุรกิจ
• บริษัทประเภทที่ 2: สำเนาของรายงานสรุปของภาษีที่ถูกหักที่แหล่งที่มาของรายได้จากเงินเดือนของพนักงานในปีก่อนหน้า
• บริษัทประเภทที่ 3: นอกจากสำเนาของรายงานสรุปของภาษีที่ถูกหักที่แหล่งที่มาของรายได้จากเงินเดือนของพนักงานในปีก่อนหน้าแล้ว ยังต้องมีเอกสารที่ชี้แจงรายละเอียดของกิจกรรมของผู้สมัคร (เช่น สำเนาของสัญญาจ้างงาน) และเอกสารที่ชี้แจงรายละเอียดของการดำเนินธุรกิจ (เช่น แผ่นพับของบริษัท ใบรับรองการจดทะเบียนธุรกิจ ฯลฯ)
• บริษัทประเภทที่ 4: นอกจากเอกสารของประเภทที่ 3 แล้ว ยังต้องมีสำเนาของเอกสารการตัดบัญชีของปีล่าสุด (เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล ฯลฯ) หากเป็นบริษัทที่เพิ่งจัดตั้งใหม่และไม่มีเอกสารการตัดบัญชี จำเป็นต้องส่งแผนธุรกิจของปีถัดไปและอธิบายความมั่นคงและความต่อเนื่องของธุรกิจอย่างเฉพาะเจาะจง

การยื่นขอและระยะเวลาในการตรวจสอบ

การยื่นขอต้องทำที่สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองภูมิภาค (สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองภูมิภาค, สาขา, หรือสำนักงานที่ทำการชั่วคราว) ที่มีเขตอำนาจศาลเหนือสำนักงานหลักของบริษัทในญี่ปุ่น การยื่นขอทางไปรษณีย์ไม่ได้รับการยอมรับ แต่สามารถใช้ระบบการยื่นขอการพำนักออนไลน์ได้ ระยะเวลาการตรวจสอบมาตรฐานที่ประกาศไว้คือ 1 ถึง 3 เดือน อย่างไรก็ตาม ในช่วงเวลาที่มีการยื่นขอจำนวนมาก (เช่น ช่วงเดือนมีนาคมที่เป็นฤดูกาลจบการศึกษา) หรือในกรณีที่มีความซับซ้อนเฉพาะตัว อาจต้องใช้เวลามากกว่าที่กำหนดไว้

ข้อควรระวังเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการไม่ได้รับอนุญาตภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

การขอวีซ่าทำงานในญี่ปุ่นไม่ได้หมายความว่าจะได้รับการอนุมัติอย่างแน่นอนเพียงเพราะคุณได้ทำตามข้อกำหนดและส่งเอกสารครบถ้วน การวิเคราะห์ตัวอย่างของกรณีที่ไม่ได้รับการอนุญาตที่เผยแพร่โดยสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักของญี่ปุ่นชี้ให้เห็นถึงข้อผิดพลาดทั่วไปที่บริษัทควรหลีกเลี่ยง การเข้าใจความเสี่ยงเหล่านี้ล่วงหน้าและการดำเนินการป้องกันเป็นกุญแจสำคัญในการได้รับวีซ่าอย่างราบรื่น

การไม่ตรงกันระหว่างประวัติการศึกษาและประสบการณ์การทำงานกับลักษณะงานที่จะทำ

นี่คือหนึ่งในเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการไม่ได้รับการอนุญาต ผู้ตรวจสอบจะพิจารณาอย่างเข้มงวดว่าความรู้ทางวิชาชีพที่ผู้สมัครได้รับจากมหาวิทยาลัยหรือประสบการณ์การทำงานในอดีตจะถูกนำมาใช้ในงานที่จะทำในญี่ปุ่นอย่างไร ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ผู้สำเร็จการศึกษาด้านการออกแบบเครื่องประดับจากวิทยาลัยเทคนิคได้ยื่นขอวีซ่าเพื่อทำงานด้านการแปลและการล่ามในบริษัทไอที การขอวีซ่านั้นถูกปฏิเสธเนื่องจากไม่มีความเกี่ยวข้องระหว่างสาขาวิชาที่เรียนกับงานที่จะทำ ฝ่ายบริษัทมีหน้าที่ต้องอธิบายอย่างชัดเจนและมีเหตุผลในเอกสารเช่นเหตุผลในการจ้างงานว่าทำไม “บุคคลนี้” ถึงจำเป็น และมีความเชื่อมโยงอย่างแข็งแกร่งระหว่างความเชี่ยวชาญของบุคคลนั้นกับความต้องการของงานในบริษัทของคุณอย่างไร

การขาดความเชี่ยวชาญของลักษณะงาน

หากงานที่ยื่นขอวีซ่าถูกพิจารณาว่าเป็นงานที่ไม่ต้องการความเชี่ยวชาญหรือเป็นงานธรรมดา ก็อาจจะไม่ได้รับการอนุญาตเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากการยื่นขอวีซ่าเพื่อทำงานด้านการแปลและการล่าม แต่งานจริงที่ทำมีปริมาณน้อยมากและส่วนใหญ่ของงานคือการให้บริการลูกค้าในร้านค้า การจัดแสดงสินค้า หรือการทำความสะอาด งานเหล่านี้จะถูกมองว่าไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ของการมีสถานะการพำนัก นอกจากนี้ หากบริษัทที่มีจำนวนพนักงานน้อยยื่นขอวีซ่าสำหรับงานด้านการจัดการบัญชีและการจัดการทรัพยากรบุคคลที่กว้างขวาง จะต้องมีการตรวจสอบว่าปริมาณงานเหล่านั้นเพียงพอที่จะจ้างผู้เชี่ยวชาญเต็มเวลาหรือไม่ ในการเขียนคำอธิบายงาน จำเป็นต้องแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่างานที่ต้องการความเชี่ยวชาญคิดเป็นส่วนใหญ่ของงานทั้งหมด

ปัญหาเกี่ยวกับการตอบแทน

หากจำนวนเงินที่ระบุในใบสมัครมีค่าตอบแทนที่ต่ำอย่างไม่เป็นธรรมเมื่อเทียบกับระดับค่าตอบแทนของคนญี่ปุ่นที่ทำงานเดียวกัน สิ่งนี้จะเป็นเหตุผลชัดเจนสำหรับการไม่ได้รับการอนุญาต ตัวอย่างเช่น มีกรณีที่การยื่นขอวีซ่าเพื่อทำงานด้านการแปลและการล่ามในบริษัทนำเข้าส่งออก โดยผู้สมัครมีเงินเดือนเพียง 170,000 เยน ในขณะที่คนญี่ปุ่นที่ทำงานเดียวกันมีเงินเดือน 200,000 เยน ทำให้ไม่ได้รับการอนุญาต นอกจากไม่ตอบสนองตามข้อกำหนดทางกฎหมายแล้ว ยังอาจส่งผลให้เกิดความประทับใจว่าบริษัทมีความตระหนักในเรื่องการปฏิบัติตามกฎหมายที่ต่ำ

ปัญหาพฤติกรรมของผู้สมัคร

หากผู้สมัครมีสถานะการพำนักเช่น “นักเรียน” ในญี่ปุ่นอยู่แล้ว ประวัติการพำนักในอดีตจะมีผลต่อการตรวจสอบอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากมีการค้นพบว่าผู้สมัครทำงานเกินขีดจำกัดที่กำหนดไว้ที่ 28 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับนักเรียนตามกฎหมายญี่ปุ่นเป็นระยะเวลานาน สถานะการพำนักที่ไม่ดีอาจทำให้การเปลี่ยนสถานะเป็นวีซ่าทำงานไม่ได้รับการอนุญาต เนื่องจากการละเมิดกฎในอดีตอาจถูกมองว่าเป็นความกังวลเกี่ยวกับพฤติกรรมในอนาคตของการพำนัก

ปัญหาความน่าเชื่อถือของบริษัท

ความน่าเชื่อถือของบริษัทที่เป็นฐานในการยื่นขอวีซ่าก็ถูกตั้งคำถามเช่นกัน หากมีการระบุที่ตั้งของสถานที่ทำงานในใบสมัครแต่ไม่มีตัวตนจริง หรือมีความขัดแย้งในเนื้อหาของงบการเงินที่ส่งมา หรือเมื่อมีการสอบถามจากสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักและพนักงานภายในบริษัทตอบผิดพลาดว่า “ไม่มีแผนที่จะจ้างคนต่างชาติดังกล่าว” ข้อบกพร่องในการจัดการของบริษัทอาจนำไปสู่การไม่ได้รับการอนุญาต การขอวีซ่าไม่ใช่เพียงแค่กระบวนการส่วนบุคคล แต่ยังเป็นกระบวนการที่ทดสอบความน่าเชื่อถือขององค์กรทั้งหมด สิ่งที่เหล่านี้มีร่วมกันคือการขาดความสอดคล้องและความน่าเชื่อถือของเนื้อหาการยื่นขอทั้งหมด เอกสารการสมัครควรเป็นเรื่องราวที่น่าเชื่อถือและสอดคล้องกันระหว่างประวัติของผู้สมัคร ธุรกิจของบริษัท สัญญาจ้างงาน และเหตุผลในการจ้างงาน หากมีความขัดแย้งหรือความสงสัยใด ๆ ผู้ตรวจสอบอาจสงสัยถึงความน่าเชื่อถือของการสมัครทั้งหมดและอาจนำไปสู่การตัดสินใจไม่อนุญาตในที่สุด

สรุป

กระบวนการจ้างงานผู้เชี่ยวชาญชาวต่างชาติในธุรกิจการค้าเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันระดับนานาชาติของบริษัท แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งต่อกฎหมายการควบคุมการเข้าและออกของต่างชาติที่เข้มงวดของญี่ปุ่น ดังที่ได้กล่าวไว้ในบทความนี้ การได้รับสถานะการพำนัก ‘ทักษะ ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ เป็นขั้นตอนหลัก ความสำเร็จขึ้นอยู่กับ ประการแรก การแสดงความเกี่ยวข้องที่ชัดเจนและมีเหตุผลระหว่างประวัติการศึกษาและประสบการณ์การทำงานของผู้สมัครกับหน้าที่การงานที่บริษัทเสนอ ประการที่สอง การทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาของงานมีความเชี่ยวชาญและค่าตอบแทนเท่ากับหรือสูงกว่าคนญี่ปุ่น ซึ่งเป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย และประการที่สาม การพิสูจน์ความมั่นคงและความต่อเนื่องของธุรกิจของบริษัทโดยอาศัยเอกสารที่เป็นวัตถุประสงค์ หากขาดข้อกำหนดใดข้อหนึ่ง การสมัครอาจมีความเสี่ยงที่จะไม่ได้รับอนุญาต บริษัทจึงต้องมองกระบวนการสมัครไม่ใช่เพียงแค่ขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่เป็นโอกาสสำคัญในการแสดงความถูกต้องของแผนธุรกิจและกลยุทธ์ทรัพยากรบุคคลต่อหน่วยงานราชการ และต้องเตรียมการด้วยความระมัดระวังอย่างยิ่ง

สำนักงานกฎหมายมอนอลิธมีประสบการณ์อันยาวนานในการให้บริการทางกฎหมายเกี่ยวกับการขอวีซ่าทำงานที่ได้กล่าวถึงในบทความนี้แก่ลูกค้าจำนวนมากทั้งในและต่างประเทศ ที่สำนักงานของเรามีผู้เชี่ยวชาญที่พูดภาษาอังกฤษและมีคุณสมบัติเป็นทนายความทั้งในญี่ปุ่นและต่างประเทศหลายคน ทำให้เราสามารถตอบสนองความต้องการทางกฎหมายที่ซับซ้อนในสถานการณ์ธุรกิจระหว่างประเทศได้อย่างแม่นยำ เราให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องตั้งแต่การให้คำปรึกษาทางกลยุทธ์ในการขอสถานะการพำนัก การจัดทำเอกสารสมัคร ไปจนถึงการเจรจากับสำนักงานการเข้าและออกของต่างชาติ เพื่อช่วยให้ลูกค้าบริษัทสามารถรักษาบุคลากรระดับโลกได้อย่างราบรื่น หากท่านมีคำถามหรือต้องการปรึกษาเกี่ยวกับหัวข้อนี้ โปรดติดต่อสำนักงานของเรา