進行線上名片交換的程序是什麼?也解釋了日本《特定電子郵件法》的注意事項
由於新型冠狀病毒感染擴大的影響，遠程工作已經普及，不僅公司內部會議，企業間的討論和商談也已經普遍採用線上方式。
然而，與面對面的方式不同，線上方式無法交換紙質名片，特別是當對方有多人時，可能會漏聽對方的姓名、部門、職位等信息，因此，可以在視訊會議等場合使用的「線上名片交換」受到了關注。
不過，由於這是一個剛剛誕生的系統，可能還有很多人不太了解。
因此，本次本所將詳細解釋「線上名片交換」的實際操作流程、優點和缺點，以及使用該系統可能帶來的風險。
什麼是在線名片交換？
在線名片交換是指將紙質的「名片」數位化，並在線上進行交換。
只要有網路環境，就可以從智能手機或電腦向對方發送數據，因此在與新冠病毒共存的時代，這是一種非常有效的方法。
雖然這仍是一種新的方法，並沒有標準規範，但與名片管理工具的聯動使用逐漸顯示出其擴展性。
線上名片交換的優點
能傳達/記錄大量資訊
數位化的名片資料可以記錄包括公司網站的連結、商談的日期時間、備註等資訊，因此相較於紙質名片，可以保留更多的資訊。
可以輕鬆與遠端對象交換名片
在線上會議或商談中，相較於面對面的商談，可能會有現實感減弱的擔憂。但是，如果使用線上名片交換，即使是初次見面的對象也能順利自我介紹，並能進行順暢的溝通。
不再擔心名片用完
對於需要與大量客戶進行商談的業務人員來說，與紙質名片不同，可以從智能手機或筆記型電腦輕鬆地將名片資料發送給對方，因此不再需要擔心名片用完的問題。
可以有效率地管理名片
此外，將透過線上名片交換收到的名片資料數據化，就不再需要名片夾。同時，可以與公司內的成員共享資訊，並且只要使用智能手機或筆記型電腦，就可以隨時隨地進行搜尋，非常有效率。
線上名片交換的缺點
需要網路環境
雖然在進行電視會議等情況下不必擔心，但在外出時進行線上名片交換，則需要智能手機、電腦等通訊終端和網路環境。
然而，對於商業人士來說，他們通常會攜帶智能手機或電腦，並且在各種地方都可以使用網路，所以這並不是一個大問題。
可能導致成本增加
如果是業務人員個人使用，可以使用免費的名片管理工具，但如果是公司全體共享和使用名片數據，則可能需要功能豐富的付費名片管理工具，這可能會導致成本增加。
線上名片交換的普及率低
線上名片交換需要對方的配合，因此，為了充分利用其優點，廣泛的普及是重要的。此外，提供服務的公司較少，選擇的範圍也較窄，這也可能是一個缺點。
線上名片交換所需的程序
準備名片管理工具
即使沒有名片管理工具，也可以進行線上名片交換。但考慮到創建自己的名片數據以及保存和使用從對方發送過來的名片數據，使用名片管理工具可能會更好。
創建自己的名片數據
使用名片管理工具，通過掃描儀或智能手機的相機等方式，將自己的名片導入並創建名片數據。
發送自己的名片數據
名片數據的發送方式通常是使用URL或QR碼，即使對方沒有名片管理工具，也可以查看名片數據。
使用URL的方式
在文字為基礎的商談或會議中，如電子郵件或聊天，可以將在名片管理工具中創建的名片數據的URL貼上並發送，對方可以通過該URL查看名片數據。
使用QR碼的方式
在可以看到圖像的情況下，如影片會議，可以利用虛擬背景功能將QR碼嵌入背景中，對方可以使用智能手機掃描QR碼來查看名片數據。
使用名片管理工具的功能的方式
如果對方也使用相同的名片管理工具，則可以利用名片管理工具的名片交換功能來輕鬆進行名片交換。
發送特定電子郵件時的法律問題
在線交換名片後，是否可以將自家的服務或商品的廣告宣傳郵件發送到對方的電子郵件地址呢？這涉及到與「特定電子郵件法」（日本特定電子郵件法）的關係。
什麼是特定電子郵件
特定電子郵件是指為了廣告和宣傳而發送的電子郵件，包括將導向服務或商品等的廣告和宣傳網站作為發送目的之一的情況。
例如，在線會議的感謝郵件中附上自家商品的廣告和宣傳網站的URL，這種將業務郵件用於廣告和宣傳的做法並不罕見，而是一種常見的做法。
特定電子郵件法中的發送限制（選擇加入規定）
在特定電子郵件法中，除非接收者表示同意接收特定電子郵件，否則原則上禁止發送特定電子郵件。
然而，該法第3條第2項作為例外規定，「通知自己的電子郵件地址的情況」下，由於可以預見對方可能會發送電子郵件，因此即使沒有同意，也可以發送特定電子郵件。
如果您想了解更多關於選擇加入規定的信息，請參考以下詳細說明，並與本文一起閱讀。
https://monolith-law.jp/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]
向線上交換名片的對方發送特定電子郵件是否違法？
在線交換名片時，由於會將包含電子郵件地址的名片數據通知對方，因此似乎符合「通知自己的電子郵件地址的情況」，即使發送特定電子郵件也不會違法。
然而，特定電子郵件法實施規則第2條第1項規定，「通知自己的電子郵件地址的方式應以書面形式進行」，並未包含非書面形式的數字名片數據。
根據日本總務省的觀點，目前電子名片不能被視為「書面」，對於線上交換名片這種新方法的明確判斷似乎尚未確定。
結論
如果在線交換名片後，向對方的電子郵件地址發送特定電子郵件，由於並未以書面形式獲得同意，因此嚴格來說可能違反特定電子郵件法第3條。
然而，即使是在線通知，由於特定電子郵件法的例外規定的目的是「在通知自己的電子郵件地址的情況下，可以預見對方可能會發送電子郵件」，因此違法性並不大。
此外，即使被判定為違反行為，也不會立即適用罰則，首先會有關於改善電子郵件發送方式的「措施命令」，在這個階段採取對策，就可以避免罰則。
總結：線上名片交換與特定電子郵件法
本次本所針對「線上名片交換」進行了解說，包括①優點與缺點、②必要的程序、以及③法律問題等相關法規。
由於「線上名片交換」仍是一種新的方式，因此在某些方面法律尚未跟上。如果您正在考慮向進行線上名片交換的對象發送特定電子郵件，本所建議您不要自行判斷，而應先向具有專業知識和豐富經驗的律師諮詢並獲取建議。
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Monolith法律事務所是一家在IT，特別是互聯網和法律兩方面具有高度專業性的法律事務所。近年來，線上名片交換受到了廣泛的關注，但在其導入過程中需要進行法律審查。本事務所已為許多公司進行了法律審查。詳細內容請參見下文。
