外國人在日本設立株式會社時撰寫定款的重要事項

在日本法制度下成立股份有限公司，對許多外國創業家和投資者而言，是進入日本市場的重要一步。在這個過程中，公司章程是構成公司核心的最重要法律文件，其創建需要對日本公司法有深入的理解和精確的記述。特別是，公司設立的程序本身涉及多方面，但本文將重點解釋其中的核心要素——公司章程的創建和認證。

外國人在日本設立公司時，語言障礙、日本的商業慣例以及複雜的法律程序可能會成為一大挑戰。公司章程的創建不僅要滿足形式上的要求，還要規定未來業務運營中公司的目標、組織結構、股份處理等多方面的重要事項。如果這份文件有缺陷，可能會導致公司設立本身無效，或者在未來引起意料之外的法律問題。因此，確保法律的準確性，創建完全符合日本法律規定的公司章程是至關重要的。

モノリス法律事務所（Monolith Law Firm）在IT和互聯網領域的企業法務上擁有豐富的實績，將國際法務和支援外國公司進入日本市場視為本所的重要使命之一。本所事務所擁有多名持有外國律師資格的英語律師，為海外客戶提供流暢的英語溝通和專業的日本法制度諮詢。本所致力於讓外國人在日本安心開展業務，從公司章程的創建和認證手續到後續的企業運營，提供一系列的法律支援。通過本文，本所旨在提供有關日本公司章程創建的具體知識，協助大家在日本的商業發展。

什麼是定款：在日本株式會社設立中的角色

定款是一份規定公司組織和活動的根本性文件，也被稱為「公司憲法」。在日本公司法下，為了設立株式會社，必須製作定款並獲得公證人的認證。定款規定了公司的商號、經營目的、本店所在地等基本信息，以及股份的處理、機構設計、董事的選任方法等公司經營相關的多項事宜。

定款中記載的事項根據其法律性質和重要性，大致分為三類：絕對性記載事項、相對性記載事項和任意性記載事項。理解這些分類對於適當製作定款至關重要。

定款是在株式會社設立時製作的，它規定了公司的組織、運營和業務活動的基本規則。這是公司設立行為的依據，並形成了之後公司的法律框架。日本公司法規定，在株式會社設立時必須製作定款。定款經公證人認證後，才能發揮其法律效力（日本公司法第30條第1項）。

株式會社的設立必須製作定款。如果沒有製作定款，或者定款內容缺少絕對性記載事項，定款本身將被視為無效，結果導致公司設立也無法被認可。定款還扮演著明確公司業務目的和確保交易穩定性的角色。

定款中記載的事項根據其重要性分為「絕對性記載事項」、「相對性記載事項」和「任意性記載事項」三種。絕對性記載事項是法律上必須記載的事項，否則定款本身將無效。相對性記載事項是即使不記載，定款本身也不會無效，但不記載則該事項不產生效力。任意性記載事項則是公司設立者可以自由決定是否記載的事項，不記載也不影響效力，但記載可以明確公司的規則。

定款不僅是形式性文件，它作為公司的基本規則簿發揮功能。它規定了未來業務運營中公司目的、組織結構、股份處理等多項重要事宜。如果這份文件有缺陷，可能導致公司設立本身無效，或者未來引發意料之外的法律問題，因此製作定款時需要極度謹慎和法律上的準確性。

必須記載事項：日本公司法下的絕對記載事項

根據日本公司法（日本法）第27條的規定，絕對記載事項是定款中必須記載的事項。若定款缺少這些事項中的任何一項，則該定款在法律上將被認定為無效，結果將無法成立股份有限公司。對於外國創業者在日本成立公司時，準確理解這些事項並確保無遺漏地記載至關重要。

絕對記載事項包括以下五項：

1. 目的：具體記載公司將從事哪些業務。例如，「軟體開發及銷售」、「餐飲店經營」等，通常會廣泛描述未來可能從事的業務。公司的目的對於明確公司的業務範圍和確保交易安全至關重要。若將來開始新業務時，若定款中未記載目的，則需要進行定款變更手續，因此建議在成立時就給予一定的廣泛性。
2. 商號：記載公司的名稱。商號的決定存在一些規則，例如，不能在同一地址使用相同的商號。另外，「銀行」、「生命保險」、「信託」等特定業種的商號受法律限制，不能使用。故意使用可能與其他公司混淆的名稱也是禁止的。商號是公司的面孔，因此需要謹慎選擇。
3. 本店所在地：記載公司本店的位置。定款中只需記載到最小行政區劃（例如「東京都」或「東京都澀谷區」），但實際上在登記申請時需要確定具體地址（到門牌號）。雖然可以在定款中記載具體地址，但考慮到未來可能搬遷，保留較廣域的記載可以省去定款變更的麻煩。
4. 設立時出資的財產價值或其最低額：記載公司設立時，發起人出資的財產總額或最低額。這是公司資本金的基礎部分，是顯示公司財產狀況的重要項目。這項記載是為了明確公司的財政基礎而必需的。
5. 發起人的姓名及住址：記載所有發起人的姓名和住址。發起人是主導公司設立手續並在設立時承購股份的人。若有多名發起人，則必須準確記載所有人的姓名和住址。

這些絕對記載事項是確立股份有限公司法律存在的最低限度且不可或缺的信息。確認這些事項已準確記載是製作定款的最基本要求。

需記載於定款以發揮法律效力的事項：相對的記載事項

相對的記載事項即便未記載於定款中，也不會導致定款本身無效，但若要使該事項產生法律效力，則必須明確記載於定款之中。這些事項對於設定公司經營或股份處理上，與日本公司法的一般規定有所不同的特殊規則時尤為重要。對於外國創業者而言，若希望公司經營能夠符合特定需求或母國的商業慣例，則考慮並將這些相對的記載事項納入定款中是非常有效的。

以下是相對的記載事項的主要範例：

1. 變態設立事項（Matters Related to Abnormal Establishment）：這些是對公司財產有重大影響的重要事項，根據日本公司法第28條進行規定。具體包括以下項目：
   • 實物出資：當以非金錢財產（如不動產、動產、債權等）進行出資時，需記載該財產的內容、價值以及對應的股份數量。由於實物出資的評估是否恰當常常引發爭議，因此需要明確記載於定款中，並可能需要接受檢查役的調查。
   • 財產承接：若公司設立後約定接受特定財產的轉讓，則需記載於定款中。
   • 發起人報酬：若設定為公司設立的對價支付給發起人的報酬，則需記載於定款中。
   • 設立費用：若公司承擔設立所需的費用，則需記載於定款中。這些事項直接關聯到公司的財產基礎，未記載於定款中則不會產生效力。
2. 股份的轉讓限制：若股份公司對發行的股份轉讓設定限制，如需經過董事會批准等，則需記載於定款中。特別是對於中小企業或非上市公司，為了防止股份流向不希望的第三方，穩定經營權，通常會設定此規定。若不設置此限制，股份則可自由轉讓。
3. 股東名冊管理人：若將股東名冊的製作和管理委託給專業機構（如信託銀行等），則需記載於定款中。這樣可以減少股東管理的工作量，並保持準確性。
4. 對於繼承人等的賣出請求：若限制轉讓的股份因繼承或合併等原因被取得，公司可請求購買該股份，則需記載於定款中。這是防止股份分散，維持特定股東結構的有效手段。
5. 單元股份數：若設定股東行使表決權所需的股份數量，則需記載於定款中。例如，若設定100股為一單元，則持有少於100股的股份無法行使表決權。這有助於提高股東大會的運作效率。
6. 股票發行：若公司決定是否發行股票，則需記載於定款中。根據日本公司法的原則，通常不發行股票，但若定款中有規定則可發行。
7. 股東大會、董事會等的召集通知期間縮短：若要縮短日本公司法規定的召集通知期間（例如，股東大會通常需提前兩週通知），則需記載於定款中。這樣可以實現快速決策。
8. 董事會、會計參與、監察役、監察役會、會計監察人及委員會的設置：這些是關於公司機構設計的事項，若設置這些機構，則需記載於定款中。特別是對於不設置董事會的公司（如設置監察役的公司或會計監察人的公司等），需要明確記載。

這些相對的記載事項是設計公司內部治理和經營方式的重要工具。對於外國創業者在日本進行業務展開時，若想引入特定的治理結構或股份管理政策，則將這些事項適當記載於定款中是至關重要的。

任意可記載事項：任意的記載事項

任意的記載事項是指，在不違反日本公司法及公序良俗的前提下，公司創辦人可以自由地在公司章程中記載的事項。即使章程中未記載這些事項，也不會影響其效力。然而，透過記載這些事項，可以明確公司的內部規則，預防未來可能發生的爭議和解釋上的模糊不清。特別是對於涉及國際背景的創辦人來說，消除模糊不清的地方並將清晰的規則文書化，對於公司的順利運營有著重要的貢獻。

任意的記載事項的主要範例包括：

1. 事業年度：確定公司的會計期間。例如，可以記載為「每年4月1日至次年3月31日」。這對於稅務申報和決算時期有所影響，因此根據業務計劃進行設定非常重要。
2. 董事及其他職員的人數：記載董事和監事等職員的具體人數或其上限和下限。根據日本公司法，董事至少需有一名，但通過章程確定具體人數，可以穩定董事會的組成。
3. 股東大會主席：記載誰將擔任股東大會主席。例如，可以設定「代表董事擔任主席」的規定。這有助於股東大會的順利進行。
4. 定期股東大會的召集時期：記載每個事業年度結束後舉行定期股東大會的召集時期。例如，可以設定為「每事業年度結束後3個月以內」。
5. 基準日：記載股東名冊上的股東可以行使特定權利（例如領取股息或表決權）的日期。
6. 公告方法：記載公司將採用官報、日刊新聞紙或電子公告中的哪一種方法進行公告。如果章程中未設定，根據日本公司法第939條第4項，將自動適用在官報上發布的方法。電子公告因為可以節省費用，因此被許多公司採用。

這些任意的記載事項使公司創辦人能夠根據自己公司的經營策略和實際情況，設定更詳細的內部規則。通過在章程中明確記載，可以向公司內外的相關人士清晰展示公司的經營方針，提高預見性。

日本公司設立中的定款製作與認證流程

在日本株式會社設立過程中，定款的製作與認證是一個關鍵的法律步驟。這個過程主要包括「定款的製作」、「公證處的預約」以及「定款的認證」三個階段。對於外國創業者來說，理解這個過程對於順利設立公司至關重要。

定款的製作

首先，需要製作包含公司名稱、宗旨、本店所在地、資本金額以及發起人資訊等絕對記載事項、相對記載事項和任意記載事項的定款。在這一階段，考慮公司未來的業務發展和經營方針，準確無遺地記載必要條款極為重要。特別是業務宗旨的記載，因為它會影響未來的業務活動，所以需要謹慎考慮。

公證處的預約

定款的認證需要在公司本店所在地的公證處進行。為了接受公證處的認證，通常需要事先預約。預約可以通過電話或日本公證人聯合會的網站進行。如果預約錯誤的公證處，將無法完成認證，因此事先確認是必要的。

定款的認證

在預約的日期和時間，攜帶必要文件和認證手續費，訪問公證處接受公證人的認證。原則上，所有發起人都應參加定款認證，但也可以委託代理人。

定款的形式大致分為「紙質定款」和「電子定款」兩種。

• 紙質定款：傳統的書面形式定款。紙質定款屬於課稅文書，因此需要支付40,000日元的印花稅。此外，還需要打印並裝訂，並在每頁的開合處加蓋所有發起人的實印。
• 電子定款：以PDF文件形式製作，並附有電子簽名的定款。電子定款最大的優點是不需要紙質定款所需的40,000日元印花稅。這樣可以降低設立成本。然而，進行電子簽名可能需要電子證書或特定的數據轉換軟件。

近年來，在電子定款的認證程序中，也引入了使用線上或網絡會議的方法。這為不需要親自前往公證處的發起人或代理人提供了極大的便利，特別是對居住在海外的外國創業者來說。在網絡會議認證的情況下，公證人將通過網絡會議進行本人確認和設立意願的確認。認證後的電子定款數據可以通過線上系統或電子郵件接收。

如果定款內容有瑕疵，公證人會要求進行修正。如果是輕微的瑕疵，可以當場修正；但如果有重大瑕疵，則可能需要修正定款後再次訪問公證處。因此，在定款製作階段接受專家的事前檢查，對於順利進行手續非常有效。

外國人在日本進行公司章程認證時應準備的文件

當外國人在日本設立股份有限公司並進行章程認證時，可能需要準備與日本人不同或額外的文件。事先準確地準備這些文件對於使手續順利進行至關重要。

共通的必要文件

首先，即使是外國人創業者，在日本設立公司同樣需要準備以下文件。

• 公司章程3份：分別用於公證處存檔、公司存檔以及登記申請，總共需要準備3份公司章程。若為紙本章程，則需要所有發起人的正式印章和割印。
• 實質控制人申報書：這是一份聲明預計成立的法人的實質控制人，並聲明不屬於暴力團成員或反社會勢力的文件。這是作為打擊洗錢行為的一部分所要求的。在股份有限公司的情況下，通常持有超過50%股份的人會被視為實質控制人。

在日本的發起人本人確認文件

若發起人為外國人，在日本需提供「印鑑證明書」或「簽名證明書」作為本人確認文件。

• 印鑑證明書：在日本國內有住所的外國人（持有在留卡或特別永住者證明書者），可以在住民登記地的市區町村役場進行印鑑登記，並獲得印鑑證明書。由於印鑑證明書在日本國內的各種公共及私人手續中廣泛使用，例如不動產租賃合約等，對居住在日本的外國人來說，進行登記非常便利。
• 簽名證明書：居住在海外的外國人或在日本未進行印鑑登記的外國人發起人，可以使用簽名證明書（署名證明書）或經認證的簽名宣誓供述書來代替印鑑證明書。簽名證明書是由官公庁的職員公正證明本人簽名無誤的文件。

簽名證明書通常由發起人本國所在地的官公庁，或位於日本的本國領事館・大使館發放。在取得時，需攜帶應簽名的文件，並在領事官等人面前簽名。已經簽名的文件無法獲得證明。在日本進行不動產登記等特定目的時，有時也會接受美國公証人製作的文件。此外，在公証役場進行本人確認時，也可以使用帶有照片的護照或在留卡等身份證明文件。然而，由於直接在護照或在留卡原件上加蓋認證較為困難，因此在提交至目的國前，可能需要在公証役場對副本進行認證。

委任状（代理人進行認證時）

若發起人全員難以親自前往公証處，則可委託代理人進行定款認證手續。在此情況下，需準備以下文件：

• 委任状：需有發起人向代理人出具的委任状。委任状上必須附有發起人的實印（若在日本進行過印鑑登記）或簽名（若附有簽名證明書）。
• 發起人的印鑑證明書或簽名證明書：需附上委任状上所用印章或簽名的發起人印鑑證明書（發行後三個月內有效）或簽名證明書。若發起人為法人，則需提供該法人的登記事項證明書及其代表人的印鑑證明書。
• 代理人的本人確認文件：代理人需提供印鑑證明書和實印，或帶有照片的身份證明文件如駕照或護照，以及認印。

若在日本的公証處使用外國語撰寫的委任状，原則上必須附上日文翻譯本。翻譯文件需有翻譯者的簽名或印章，並註明已進行翻譯。外國語委任状的認證費用往往高於日文委任状。此外，若需認證翻譯文件，即使原始文件為公文，翻譯文件也會被視為私人文件，在公証人認證時，原始公文、翻譯文件以及聲明「附加文件與○○證明書及其日文翻譯無異」的聲明書將一併進行認證。

這些複雜的文件要求可能對外國創辦人構成重大負擔，尤其是當有多位海外居住的發起人，或需要將外國語文件適配日本法律程序時，專業法律事務所的支援變得至關重要。

總結

在日本成立股份有限公司過程中，製定與認證公司章程是建立之後業務運營基礎的一個極其重要的過程。對於外國創辦人來說，日本的法律制度、語言以及獨特的習俗可能會構成複雜的挑戰。章程中絕對記載事項的遺漏可能導致章程無效，而相對記載事項的不記載則可能不會產生預期的法律效力。此外，在章程認證過程中，需要準確理解並準備外國人特有的要求，如印鑑證明書與簽名證明書的差異、外語文件的翻譯與認證等。

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