Krav til afskedigelse som led i en omstrukturering i henhold til japansk arbejdsret

Virksomheders driftsmiljøer ændrer sig konstant på grund af markedsfluktuationer, teknologiske innovationer og intensiveret global konkurrence. Under sådanne forhold er det afgørende for virksomheder at gennemgå deres forretningsstrukturer og omorganisere deres organisationer for at opnå vedvarende vækst og bevare konkurrenceevnen. I denne proces kan det desværre blive nødvendigt at overveje personalebesparelser, eller det, der kendes som ‘reduktionsafskedigelser’. Reduktionsafskedigelser refererer til afskedigelser, der sker på grund af arbejdsgiverens forretningsmæssige årsager, såsom dårlig virksomhedspræstation eller forretningsomstrukturering. Dog beskytter japansk arbejdsret stærkt arbejdstagerens stilling og begrænser strengt arbejdsgiverens ret til ensidigt at ophæve en arbejdskontrakt. Det juridiske grundlag for dette er Artikel 16 i den japanske arbejdskontraktslov (Japanese Labor Contract Act). Denne artikel fastslår, at “en afskedigelse, der mangler objektivt rimelige grunde og ikke anerkendes som værende rimelig i henhold til samfundsnormer, vil blive betragtet som et misbrug af rettigheder og dermed være ugyldig”. Dette er kodificeringen af det, der er kendt som ‘misbrug af afskedigelsesretten’, et princip, der er blevet etableret gennem mange års retspraksis. Især i tilfælde af reduktionsafskedigelser, hvor arbejdstageren ikke selv er skyld i situationen, anvender domstolene denne misbrugsretsprincip endnu strengere. Som ramme for deres afgørelse har domstolene etableret de såkaldte ‘fire elementer af reduktionsafskedigelse’ fra tidligere retsafgørelser. Disse elementer er ikke blot en tjekliste, men snarere retningslinjer, som domstolene bruger til at vurdere afskedigelsens gyldighed baseret på de specifikke omstændigheder i hver sag. Denne artikel vil detaljeret forklare de fire elementer af reduktionsafskedigelse med henvisning til japanske retsafgørelser, med målet om at hjælpe virksomhedsledere og juridiske medarbejdere med at forstå dette vigtige emne inden for japansk arbejdsret.

Det første element: Nødvendigheden af nedskæringer i personale

For at en afskedigelse som følge af nedskæringer skal anerkendes som gyldig i Japan, er det første element nødvendigheden af at reducere personalestyrken. Dette betyder, at en virksomhed skal bevise, at det er afgørende for ledelsen at reducere antallet af ansatte baseret på objektive data. Det er vanskeligt at opfylde dette krav, hvis den eneste begrundelse er et ønske om at øge overskuddet eller en vag bekymring for fremtiden.

Typiske situationer, hvor domstolene har bekræftet nødvendigheden af personalebesparelser, inkluderer vedvarende og betydelige underskud, overgæld eller lukning af bestemte forretningsenheder eller fabrikker. For eksempel blev afskedigelser som følge af nedskæringer i sagen med United Airlines (dom fra Tokyo High Court den 22. december 2021 (2021)) bestridt, da flyselskabet lukkede sin Narita-forretning på grund af et drastisk fald i mængden af international trafik. Domstolen anerkendte, at beslutningen om at lukke forretningen var rationel, og at der derfor var et stort behov for at reducere personalet.

På den anden side er der tilfælde, hvor nødvendigheden af personalebesparelser er blevet afvist. I Barclays Securities-sagen (dom fra Tokyo District Court den 13. december 2021 (2021)) afskedigede en udenlandsk finansiel institution en medarbejder som følge af afskaffelsen af en bestemt lederstilling. Domstolen fandt imidlertid, at virksomhedens overordnede ledelse ikke var i en kritisk situation, og at afskaffelsen af en enkelt stilling ikke umiddelbart betød, at der var behov for at reducere personalet, og erklærede afskedigelsen for ugyldig. Denne afgørelse antyder, at “nødvendigheden af at afskaffe en stilling” og “nødvendigheden af personalebesparelser” vurderes separat.

Desuden, når en virksomhed hævder nødvendigheden af personalebesparelser, vil deres andre ledelsesmæssige handlinger blive undersøgt for konsistens. Hvis en virksomhed gennemfører personalebesparelser, mens den samtidig ansætter et stort antal nye medarbejdere, vil domstolene sandsynligvis stille spørgsmålstegn ved behovet for at reducere personalet. I Senshu Gakuen-sagen (dom fra Osaka High Court den 15. juli 2011 (2011)) påpegede domstolen, at det principielt ikke er tilladt at afskedige medarbejdere med høje personaleomkostninger for derefter at ansætte næsten det samme antal medarbejdere med lavere lønomkostninger.

Derfor skal virksomheder forberede objektive beviser såsom regnskaber, forretningsplaner og referater fra bestyrelsesmøder og logisk og konsekvent argumentere for, at personalebesparelser er en uundgåelig ledelsesmæssig foranstaltning.

Det andet element: Bemærkelsesværdige bestræbelser på at undgå afskedigelser

Det andet element omhandler de bestræbelser, der er gjort for at undgå afskedigelser. Japanske domstole betragter afskedigelser som en “sidste udvej” og mener, at arbejdsgivere har pligt til at træffe alle mulige alternative foranstaltninger, før de når til afskedigelse.

De bestræbelser på at undgå afskedigelser, som domstolene forventer, inkluderer forskellige foranstaltninger. Disse omfatter specifikt følgende:

• Reducering af overarbejde
• Begrænsning eller ophør af nyansættelser
• Stop for fornyelse af kontrakter for ikke-fastansatte medarbejdere
• Omplacering eller udstationering til andre afdelinger eller tilknyttede virksomheder
• Nedsættelse af direktørlønninger
• Gennemførelse af midlertidig lukning
• Rekruttering af medarbejdere, der ønsker at fratræde, ved at tilbyde gunstige vilkår såsom en forhøjet fratrædelsesgodtgørelse

Omfanget af de foranstaltninger, der skal træffes, varierer fra sag til sag. I vurderingen af gyldigheden af en afskedigelse er disse bestræbelser på at undgå afskedigelser et yderst vigtigt element. Et klassisk retspræcedens er Asahi Børnehave-sagen (Højesterets dom af 27. oktober 1983 (1983)). I denne sag fastslog Højesteret, at afskedigelsen var ugyldig, fordi arbejdsgiveren ikke havde gjort nogen indsats for at rekruttere medarbejdere, der ønskede at fratræde, eller forklaret medarbejderne om nødvendigheden af personalebesparelser og bedt om deres samarbejde. Denne dom klargjorde, at bestræbelser på at undgå afskedigelser ikke blot er formelle, men en forpligtelse i henhold til principperne om god tro.

Modsat blev bestræbelserne på at undgå afskedigelser anset for at være tilstrækkelige i United Airlines-sagen, hvor selskabet foreslog omplacering til jordbaserede stillinger med samme lønniveau og tilbød et tidligt fratrædelsesprogram, der inkluderede en tilføjelse af 20 måneders grundløn i fratrædelsesgodtgørelse. Domstolen vurderede disse foranstaltninger som “tilstrækkelige bestræbelser på at undgå afskedigelser” og anerkendte dem som en del af grundlaget for at godkende afskedigelsen. I Hokueitsu Fukui-sagen (Kanazawa-afdelingen af Nagoya Højere Domstol, dom af 31. maj 2006 (2006)), blev der dog rekrutteret medarbejdere, der ønskede at fratræde, men da den ekstra fratrædelsesgodtgørelse kun var omkring en måneds grundløn, blev det ikke anset for at være en effektiv foranstaltning for at undgå afskedigelser.

Det krævede omfang af bestræbelser på at undgå afskedigelser korrelerer dog med graden af nødvendighed for personalebesparelser, som er det første element. Desuden tages virksomhedens specifikke situation i betragtning. For eksempel var Carnival Japan-sagen (Tokyo Distriktsdomstol, dom af 29. maj 2023 (2023)) en sag om afskedigelser i en virksomhed, der ikke kunne operere krydstogtskibe på grund af COVID-19-pandemien. Selvom virksomheden ikke rekrutterede medarbejdere, der ønskede at fratræde, anså domstolen ikke dette som utilstrækkelige bestræbelser på at undgå afskedigelser. Domstolen anerkendte virksomhedens beslutning som rationel, idet den bemærkede, at rekruttering af medarbejdere, der ønskede at fratræde, kunne indebære en risiko for, at medarbejdere med vigtig ekspertise, som var afgørende for genoptagelse af forretningen, ville forlade virksomheden. Denne dom viser, at de fire elementer ikke er en stiv tjekliste, men snarere vurderes fleksibelt i forhold til virksomhedens specifikke omstændigheder.

Det tredje element: Rationaliteten i valget af medarbejdere til afskedigelse

Det tredje element er, at kriterierne for udvælgelse af medarbejdere til afskedigelse skal være objektive og rationelle, og deres anvendelse skal være retfærdig. Da en organisationsændring ikke skyldes medarbejdernes ansvar, må arbejdsgiverens vilkårlige beslutninger eller diskriminerende hensigter ikke finde vej ind i processen.

De udvælgelseskriterier, som domstolene i Japan har tendens til at anse for rationelle, inkluderer:

• Resultater af objektive personalevurderinger
• Tilstedeværelsesstatus (f.eks. antal dage med uautoriseret fravær)
• Forekomsten af specifikke færdigheder eller kvalifikationer, som er nødvendige for virksomhedens fremtid
• Tilhørsforhold til en forretningsenhed, der lukkes

Derimod findes der kriterier, som anses for at være urimelige eller juridisk risikable. For eksempel kan abstrakte og subjektive kriterier som ‘potentiale’ eller ‘samarbejdsevne’ blive afvist på grund af mangel på objektivitet. Desuden er udvælgelse baseret på køn, nationalitet eller medlemskab af en fagforening meget sandsynligt ulovlig som diskrimination. At bruge alder som det primære kriterium kan også indebære en risiko for at blive anset for urimeligt på grund af vanskelighederne ved at finde nyt arbejde.

Det er vigtigt, at kriterierne ikke kun er rationelle, men også at deres anvendelse sker på en retfærdig måde. Selv hvis der på papiret findes rationelle kriterier, vil rationaliteten af udvælgelsen blive afvist, hvis den underliggende personalevurdering er uretfærdig, eller hvis kriterierne anvendes vilkårligt for at målrette bestemte personer. Virksomheder bør udvikle objektive udvælgelseskriterier, før de identificerer medarbejdere til afskedigelse, og holde en optegnelse over, hvorfor disse kriterier blev anvendt på hver enkelt.

Desuden forventer domstolene i Japan under japanske ansættelsespraksisser, at virksomheder først reducerer antallet af midlertidige og kontraktansatte, såsom vikarer og kontraktmedarbejdere, før de afskediger fastansatte. Om sådanne foranstaltninger er blevet truffet før afskedigelse af fastansatte, kan også blive taget i betragtning, når man vurderer rationaliteten af udvælgelsen.

Det fjerde element: Rimeligheden af proceduren

Det sidste element er rimeligheden af proceduren. Dette indebærer, at arbejdsgiveren har en forpligtelse til at forklare nødvendigheden og detaljerne i en fyringsrunde til de ansatte eller fagforeningen, der er mål for afskedigelsen, og at føre en oprigtig dialog .

Denne forklaring og dialog må ikke være en ensidig meddelelse. Det skal være en tovejskommunikation, der sigter mod at opnå forståelse og samarbejde fra de ansatte. Indholdet, der normalt skal diskuteres, omfatter følgende punkter:

• De forretningsmæssige grunde til, at nedskæringer er nødvendige (det første element)
• Tidspunktet, omfanget og metoden for fyringsrunden
• Indholdet af de bestræbelser, der er gjort for at undgå afskedigelser (det andet element)
• Kriterierne for udvælgelse af de ansatte, der skal afskediges (det tredje element)

Vigtigheden af denne procedure er blevet understreget i mange retsafgørelser. I sagen om Asahi Børnehave blev arbejdsgiverens manglende forudgående forklaring og dialog en væsentlig årsag til, at afskedigelsen blev erklæret ugyldig . Omvendt blev det i United Airlines-sagen vurderet, at virksomheden havde opfyldt rimeligheden af proceduren ved at føre flere omgange af kollektive forhandlinger med fagforeningen og give en detaljeret forklaring . Selv hvis parterne ikke ender med at nå til enighed, er selve processen med oprigtige forhandlinger vigtig.

Typiske eksempler på, når en procedure anses for at være urimelig, inkluderer afvisning af at fremlægge regnskabsmateriale for at forklare den økonomiske situation eller når antallet af dialoger er ekstremt begrænset, eller kun formelt gennemført lige før afskedigelsen . For virksomheder er det afgørende ikke at undervurdere dialogprocessen, men at bruge tilstrækkelig tid på at give en grundig forklaring og opbevare mødereferater og lignende som bevis for at forebygge fremtidige tvister .

Sammenlignende analyse af væsentlige retsafgørelser

For at forstå, hvordan de fire elementer, vi har diskuteret indtil nu, anvendes i praksis og hvordan domstolene træffer deres afgørelser, lad os sammenligne nogle væsentlige retsafgørelser. Tabellen nedenfor opsummerer de centrale elementer, der var til debat, og hovedpunkterne i domstolenes afgørelser i de repræsentative sager, vi har behandlet i denne artikel.

Konklusion

I henhold til japansk arbejdsret er masseafskedigelser underlagt meget strenge retslige prøvelser i overensstemmelse med artikel 16 i den japanske arbejdskontraktlov. Domstolene tager hensyn til fire hovedelementer: nødvendigheden af personalebesparelser, bestræbelser på at undgå afskedigelser, rationaliteten i udvælgelsen af de afskedigede medarbejdere og rimeligheden af proceduren. Disse elementer er ikke stive krav, men deres opfyldelse vurderes samlet baseret på virksomhedens økonomiske situation og de specifikke omstændigheder i hvert enkelt tilfælde. For virksomheder, der overvejer masseafskedigelser, er det afgørende at forberede objektive beviser, der kan underbygge ledelsesbeslutninger, at gøre en oprigtig indsats for at undgå afskedigelser, at vælge målgrupper efter retfærdige kriterier og frem for alt at føre en ærlig dialog med medarbejdere og fagforeninger. Hele denne proces skal dokumenteres og nedskrives detaljeret. Hvis en virksomhed forsømmer blot en del af denne proces, kan afskedigelserne blive vurderet som ugyldige, hvilket kan medføre alvorlige økonomiske risici for virksomheden, såsom påbud om at betale betydelige beløb i bagløn.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at støtte et stort antal klienter, både indenlandske og internationale, med japansk arbejdsret, især i forbindelse med virksomhedsrestruktureringer og de deraf følgende personale- og arbejdsretlige spørgsmål. Vores firma har flere advokater, der ikke kun er kvalificerede i Japan, men også er engelsktalende advokater med kvalifikationer fra andre lande, hvilket gør det muligt for os at håndtere de unikke udfordringer, som virksomheder i et internationalt forretningsmiljø står over for. Når det kommer til den kritiske ledelsesbeslutning om masseafskedigelser, tilbyder vi strategisk juridisk support på alle trin, fra de indledende planlægningsfaser, overvejelser om afskedigelsesundgåelse, udvikling af udvælgelseskriterier, dialog med medarbejdere, og om nødvendigt, retssager.