En forklaring på selskaber med revisionsudvalg i henhold til den japanske selskabslov

Den japanske selskabslovgivning tilbyder flere valgmuligheder vedrørende governance-strukturen for aktieselskaber. Dette afspejler de skiftende økonomiske forhold omkring japanske virksomheder og de krav, som investorer har stillet gennem tiden. Blandt disse muligheder er “Kompagnier med Audit- og Overvågningskomité,” som blev introduceret med ændringen af den japanske selskabslov i 2015 (Heisei 27), en vigtig mulighed i moderne japansk corporate governance, og antallet af virksomheder, der vælger denne model, stiger støt. Denne ordning er designet til at styrke bestyrelsens overvågningsfunktion og øge gennemsigtigheden i ledelsen. Formålet er at bringe japansk virksomhedsstyring i overensstemmelse med mere internationale standarder. Den mest markante egenskab ved denne model er oprettelsen af en ny enhed inden for bestyrelsen, kaldet “Audit- og Overvågningskomitéen.” Denne komité består hovedsageligt af eksterne direktører, og de direktører, der er medlemmer af komitéen, har fulde stemmerettigheder i bestyrelsen. Denne governance-model har en eklektisk karakter, der placerer sig mellem traditionelle japanske systemer og de systemer, der er almindelige i Vesten, hvilket gør den til et realistisk og effektivt valg for mange virksomheder. I denne artikel vil vi give en omfattende og professionel forklaring på systemet med Audit- og Overvågningskomitéer, baseret på specifikke bestemmelser i den japanske selskabslov. Vi vil dække den institutionelle baggrund, den juridiske ramme, sammensætningen og beføjelserne af den centrale enhed, Audit- og Overvågningskomitéen, samt en sammenligning med andre organisationsdesign. En dyb forståelse af dette system er uundværlig viden for alle, der investerer i japanske virksomheder eller er involveret i deres ledelse.  

Den Institutionelle Betydning og Baggrund for Etablering af Selskaber med Revisionsudvalg i Japan

Baggrunden for etableringen af selskaber med revisionsudvalg i Japan ligger i strømmen af reformer inden for japansk corporate governance. Denne ordning blev introduceret som en mellemliggende mulighed for at udfylde det institutionelle hul mellem de to tidligere eksisterende hovedmodeller: den traditionelle “selskab med bestyrelsesrevisorer” og den mere vestligt inspirerede “selskab med nomineringsudvalg osv.” .  

For japanske virksomheder er den mest velkendte model “selskab med bestyrelsesrevisorer”, hvor en uafhængig revisor (eller et revisionsudvalg) overvåger direktørernes udførelse af deres opgaver. Dog har denne model i årevis været genstand for tvivl om dens effektivitet, især fra udenlandske institutionelle investorer. Hovedårsagen til dette er, at revisorerne ikke er medlemmer af bestyrelsen og ikke har stemmeret ved bestyrelsesmøder . Da revisorerne, som burde være tilsynsførende, ikke kan deltage direkte i beslutningsprocessen i bestyrelsen, der er den øverste beslutningstagende enhed, anses deres tilsynsfunktion ofte for ikke at være tilstrækkeligt stærk.  

For at imødegå denne udfordring blev “selskab med nomineringsudvalg osv.” (tidligere kendt som selskab med udvalg) introduceret ved en ændring af handelsloven i 2003 (dengang). Denne model kræver, at der inden for bestyrelsen oprettes tre udvalg: “nomineringsudvalg”, “revisionsudvalg” og “kompensationsudvalg”, hvoraf flertallet skal bestå af eksterne direktører. Dette sigter mod at adskille tilsyn og udførelse klart og øge tilsynsfunktionens uafhængighed og objektivitet. Dog krævede denne ordning en grundlæggende ændring fra den traditionelle japanske virksomhedskultur, da den flyttede beslutningskompetencen om ledelsens personale og kompensation fra bestyrelsen til uafhængige udvalg, hvilket gjorde det vanskeligt for mange virksomheder at implementere. Som et resultat blev denne model kun adopteret af nogle få avancerede store virksomheder og blev ikke bredt udbredt .  

I denne kontekst var udfordringen for japansk corporate governance klar. Det handlede om at designe et realistisk system, der kunne styrke bestyrelsens tilsynsfunktion til et niveau, der tilfredsstiller udenlandske investorer, samtidig med at virksomhederne kunne overgå uden unødig byrde eller forvirring. Det lovgivningsmæssige svar på denne udfordring var introduktionen af selskaber med revisionsudvalg ved ændringen af selskabsloven i 2015. Denne ordning udtrækker de mest væsentlige elementer fra modellen med nomineringsudvalg osv., nemlig “et tilsynsorgan, der består af et flertal af eksterne direktører og har stemmeret i bestyrelsen”, og integrerer dem i en mere enkel ramme . Konkret kræver det ikke oprettelse af nominerings- eller kompensationsudvalg, og det kræver heller ikke en streng adskillelse af udførelse og tilsyn. Dette gør det muligt for virksomheder at bevare strukturen i deres eksisterende ledelsessystem, mens de styrker kernen i tilsynsfunktionen i overensstemmelse med internationale standarder. Tanken bag dette systemdesign er rodfæstet i et klart økonomisk mål om at løse det “governance discount”, som japanske virksomheder står overfor, hvor mistillid til governance-systemet fører til en urimelig lav vurdering af virksomhedens værdi, og at fremme investeringer fra udlandet .  

Den Juridiske Ramme for Selskaber med Etableret Revisionsudvalg i Japan

Den institutionelle struktur for selskaber med etableret revisionsudvalg er strengt reguleret af den japanske selskabslov. Denne juridiske ramme sikrer, at virksomheder, der vælger denne styringsform, opretholder et tilstrækkeligt niveau af tilsynsfunktioner.

Først og fremmest definerer den japanske selskabslovs artikel 2, punkt 11-2, et “selskab med etableret revisionsudvalg” som et aktieselskab, der har et revisionsudvalg. Baseret på denne definition kan et selskab overgå til denne organisationsform ved at fastsætte i sine vedtægter, at et revisionsudvalg skal etableres.

Selskaber, der vælger denne organisationsform, skal i henhold til den japanske selskabslov oprette specifikke organer. For det første skal de etablere en “bestyrelse” (jf. den japanske selskabslovs artikel 327, stk. 1). Dette er fordi beslutningstagning vedrørende virksomhedens drift og tilsyn med direktørernes udførelse af deres opgaver fortsat skal udføres af bestyrelsen som et kollegialt organ. For det andet skal de etablere en “revisor” (jf. den japanske selskabslovs artikel 327, stk. 5). Revisoren er typisk en revisionsvirksomhed eller en autoriseret revisor, der udfører ekstern revision af virksomhedens regnskaber. Ved at lovpligtigt kræve en dobbelt kontrolmekanisme, der består af revisionsudvalgets interne revisionsfunktion og revisorens eksterne revisionsfunktion, sigter man mod at øge pålideligheden af finansiel rapportering.

På den anden side er der også klart definerede organer, som selskaber med etableret revisionsudvalg ikke må oprette. Det vigtigste er, at de ikke må etablere en “revisor” eller et “revisionsudvalg” (jf. den japanske selskabslovs artikel 327, stk. 4). Dette skyldes, at revisionsudvalget er positioneret som det primære revisionsorgan, der erstatter det traditionelle revisionsudvalg. Hvis begge blev tilladt, kunne det føre til uklarhed om, hvor revisionsbeføjelserne ligger, og hvor ansvaret placeres, hvilket kunne resultere i ineffektivitet i organisationen. Derfor tvinger selskabsloven virksomheder til at vælge én af revisionsstrukturerne for at sikre klarhed i styringsstrukturen.

Disse fakta om organernes design skal klart angives i det kommercielle register. I henhold til den japanske selskabslovs artikel 911, stk. 3, punkt 22, skal et aktieselskab registrere, at det er et selskab med etableret revisionsudvalg, navnene på direktørerne, der er medlemmer af revisionsudvalget, navnene på de øvrige direktører, og angive, hvilke direktører der er eksterne direktører. Dette sikrer, at virksomhedens styringsstruktur er gennemsigtigt afsløret for eksterne interessenter. Denne strenge juridiske ramme garanterer, at betegnelsen “selskab med etableret revisionsudvalg” juridisk sikrer et specifikt niveau af styring.

Revisionsudvalg i Japan: Sammensætning, Beføjelser og Drift

Kernen i et selskab med et revisionsudvalg i Japan er selve revisionsudvalget. Udformningen af dette udvalg indeholder forskellige juridiske krav, der er indarbejdet for at sikre effektiviteten af dets tilsynsfunktion.

Sammensætning af Udvalget

Sammensætningen af revisionsudvalget er detaljeret reguleret under den japanske selskabslov for at sikre dets uafhængighed og ekspertise. Først og fremmest skal udvalget bestå af mindst tre direktører (Japansk Selskabslov, artikel 331, stk. 6). Disse medlemmer kaldes “direktører, der er medlemmer af revisionsudvalget”.

Det vigtigste krav til sammensætningen er, at flertallet af medlemmerne skal være “eksterne direktører” (Japansk Selskabslov, artikel 331, stk. 6). Eksterne direktører er dem, der ikke har erfaring som ledende direktører eller ansatte i virksomheden og heller ikke er ledere eller ansatte i moderselskabet eller søsterselskaber, hvilket betyder, at de er i en uafhængig position fra ledelsen. Dette krav udgør den institutionelle basis for, at revisionsudvalget kan udføre revisioner fra et objektivt perspektiv, adskilt fra ledelsens interne logik og interesser.

Desuden kan direktører, der er medlemmer af revisionsudvalget, ikke samtidig være ledende direktører, regnskabsdeltagere, prokurister eller andre ansatte i virksomheden (Japansk Selskabslov, artikel 331, stk. 3). Dette er også en vigtig bestemmelse for at sikre en klar adskillelse mellem revisions- og tilsynsfunktionerne og de udøvende funktioner, samt for at forhindre interessekonflikter.

På den anden side, i traditionelle selskaber med et revisionsudvalg, var det obligatorisk at vælge mindst én fuldtidsrevisor blandt revisorerne, men i selskaber med et revisionsudvalg er der ingen lovpligtig forpligtelse til at have en fuldtidsmedlem af revisionsudvalget. Dette skyldes, at revisionsudvalget som en intern enhed i bestyrelsen altid har adgang til bestyrelsens diskussioner og informationer og er baseret på antagelsen om, at revisioner udnytter det interne kontrolsystem, hvilket ikke nødvendigvis kræver fuldtidsmedlemmer. Dog vælger mange virksomheder frivilligt at have fuldtidsmedlemmer af revisionsudvalget for at øge revisionens effektivitet.

Udvalgskomitéens Opgaver og Beføjelser under Japansk Lov

Kompetencen for revisionsudvalget udøves som udgangspunkt gennem beslutninger truffet af udvalget som helhed, snarere end af de enkelte medlemmer uafhængigt. Dette er en væsentlig forskel fra det tidligere revisionsudvalg, hvor de enkelte revisorer havde uafhængige beføjelser. Gennem denne kollektive beslutningsproces forventes der mere omhyggelige og systematiske vurderinger baseret på de forskellige indsigter fra flere medlemmer.  

Japans selskabslov, artikel 399-2, stk. 3 (2005), fastlægger de primære opgaver og beføjelser for revisionsudvalget som følger:

1. Revision af direktørernes opgaveudførelse og udarbejdelse af revisionsrapport: Dette er den mest grundlæggende opgave for revisionsudvalget. De reviderer, om direktørerne (og i tilfælde af selskaber med regnskabsdeltagere, regnskabsdeltagerne) overholder lovgivningen og vedtægterne og udfører deres opgaver korrekt til fordel for selskabet, og de sammenfatter resultaterne i en revisionsrapport.  
2. Beslutning om indholdet af forslag vedrørende udnævnelse og afskedigelse af revisorer: Udvalget har beføjelse til at beslutte indholdet af forslag vedrørende udnævnelse, afskedigelse eller genudnævnelse af revisorer, som skal fremlægges på generalforsamlingen. Dette forhindrer ledelsen i at vælge revisorer, der er gunstige for dem selv, og sikrer, at revisionsudvalget opretholder uafhængigheden af ekstern revision.  
3. Beslutning om udtalelser vedrørende ansættelse og aflønning af andre direktører end revisionsudvalgets medlemmer: Udvalget beslutter de udtalelser, der skal fremlægges på generalforsamlingen vedrørende udnævnelse, afskedigelse, fratræden og aflønning af andre direktører (primært dem, der er ansvarlige for driftsopgaver). Dette betyder, at revisionsudvalget kan udøve en stærk indflydelse på ledelsens sammensætning og incitamentsstruktur, hvilket er en vigtig del af deres tilsynsfunktion.  

Ud over disse opgaver har revisionsudvalget også vigtige “samtykkerettigheder.” For eksempel, når bestyrelsen fastsætter revisorens honorar, skal de indhente revisionsudvalgets samtykke (Japans selskabslov, artikel 399, stk. 1 og 3) (2005). Desuden, når bestyrelsen fremlægger et forslag om udnævnelse af en kommende revisionsudvalgsmedlem til generalforsamlingen, kræves der forudgående samtykke fra revisionsudvalget (Japans selskabslov, artikel 344-2, stk. 1) (2005). Disse samtykkerettigheder er vigtige juridiske værktøjer for at sikre, at revisionsudvalget har reel indflydelse på den ledelse og de eksterne revisorer, de fører tilsyn med.  

Individuelle Beføjelser for Revisionsudvalgets Medlemmer

Revisionsudvalget er en kollektiv enhed, men det betyder ikke, at de enkelte medlemmer er uden beføjelser. Under japansk selskabslovgivning er beføjelserne omhyggeligt designet for at balancere effektiviteten af den organisatoriske revision med det individuelle ansvar som tilsynsførende.

Først og fremmest tilhører beføjelsen til at undersøge virksomhedens forretninger og ejendomsforhold samt at kræve rapporter fra direktører og ansatte (forretnings- og ejendomsundersøgelsesbeføjelse) revisionsudvalget. For at udvalget kan udøve denne beføjelse, udpeges en specifik person (udvalgt revisionsudvalgsmedlem) blandt medlemmerne til at udføre undersøgelsen (Japans selskabslov, artikel 399-3). Det betyder, at de enkelte revisionsudvalgsmedlemmer ikke kan indlede en officiel undersøgelse alene uden en beslutning fra udvalget. Dette sikrer, at revisionsaktiviteterne er kontrollerede og planlagte som en organisation.  

På den anden side har alle revisionsudvalgsmedlemmer en yderst vigtig beføjelse, som de kan udøve uafhængigt uden en beslutning fra udvalget. Disse fungerer som en “sidste sikkerhedsmekanisme” for at håndtere nødsituationer, der kan true virksomhedens sundhed.

• Rapporteringspligt til bestyrelsen: Hvis en direktør anerkendes for at have begået eller er i fare for at begå ulovlige handlinger, eller hvis der er konstateret overtrædelser af lovgivningen eller vedtægterne, er der en pligt til straks at rapportere dette til bestyrelsen (Japans selskabslov, artikel 399-4).  
• Rapporteringspligt til generalforsamlingen: Hvis der findes lovovertrædelser eller urimelige forhold i forslag eller dokumenter, som direktøren agter at fremlægge for generalforsamlingen, skal resultaterne af undersøgelsen rapporteres til generalforsamlingen (Japans selskabslov, artikel 399-5).  
• Ret til at anmode om ophør af direktørens handlinger: Hvis en direktør udfører handlinger uden for virksomhedens formål eller overtræder lovgivningen eller vedtægterne, og dette kan forårsage betydelig skade på virksomheden, kan der anmodes om, at direktøren ophører med disse handlinger (Japans selskabslov, artikel 399-6).  

Denne beføjelsesstruktur er baseret på en fin balance, hvor den daglige og planlagte revision udføres effektivt gennem udvalget som en organisation, mens den ultimative beføjelse til at forhindre ledelsesmæssige overtrædelser overlades til de enkelte medlemmers samvittighed og ansvar.

To typer af direktører i Japan: Revisionsudvalg og andre direktører

For at forstå en virksomhed med et revisionsudvalg i Japan er det yderst vigtigt at bemærke, at dette system har skabt to forskellige kategorier af direktører med forskellige roller og juridiske positioner inden for bestyrelsen. Disse er “direktører, der er medlemmer af revisionsudvalget” og “direktører, der ikke er medlemmer af revisionsudvalget.” Denne sondring påvirker mange aspekter, herunder udnævnelsesprocedurer, embedsperiode og processen for fastsættelse af vederlag.

Direktører som er medlemmer af revisionsudvalget under japansk selskabsret

Direktører, der er medlemmer af revisionsudvalget, har som navnet antyder, primært ansvar for tilsyn og revision af virksomheden som medlemmer af revisionsudvalget. De forventes at fungere som “overvågere,” adskilt fra den daglige ledelse.  

Deres udnævnelse skal ske særskilt fra andre direktører på generalforsamlingen (jf. Japans selskabslov, artikel 329, stk. 2). Aktionærerne skal klart forstå, hvem der er tilsynsførende, og hvem der er ledende, når de udøver deres stemmerettigheder.  

For at sikre deres uafhængighed er deres mandatperiode fastsat til “2 år” (jf. Japans selskabslov, artikel 332, stk. 4). Denne toårige periode kan ikke forkortes ved vedtægter eller generalforsamlingsbeslutninger. Dette forhindrer, at de let kan afsættes under pres fra ledelsen, og gør det muligt for dem at udføre revisionsaktiviteter med et langsigtet perspektiv under stabile forhold. Desuden kræver deres afsættelse en “særlig beslutning,” som har strengere godkendelseskrav end en almindelig beslutning, hvilket sikrer deres stilling godt.  

Der er også etableret mekanismer for at sikre deres uafhængighed i forhold til vederlag. Vederlaget til direktører, der er medlemmer af revisionsudvalget, fastsættes separat fra vederlaget til andre direktører på generalforsamlingen, hvor det samlede beløb eller beregningsmetoden besluttes (jf. Japans selskabslov, artikel 361, stk. 2). Den specifikke fordeling til de enkelte medlemmer besluttes gennem forhandlinger blandt medlemmerne af revisionsudvalget uden indblanding fra ledelsen, såsom den administrerende direktør (jf. Japans selskabslov, artikel 361, stk. 3).  

Direktører, der ikke er revisionsudvalgsmedlemmer i Japan

Direktører, der ikke er revisionsudvalgsmedlemmer, har primært ansvaret for virksomhedens forretningsudførelse. Denne kategori omfatter den såkaldte ledelse, herunder repræsentative direktører. De er de “udførende roller,” der driver forretningsplaner og håndterer den daglige ledelse.

Deres embedsperiode er fastsat til “1 år” (i henhold til Japans selskabslov, artikel 332, stk. 3). Denne korte periode betyder, at de hvert år skal genvinde tillid fra aktionærerne ved den ordinære generalforsamling. Dette gør det lettere for aktionærerne at udøve disciplin over for ledelsen og sikrer en klar ansvarsfordeling i ledelsen.  

Med hensyn til deres vederlag kan revisionsudvalget udtale sig om indholdet, når det besluttes på generalforsamlingen (i henhold til Japans selskabslov, artikel 361, stk. 6). Ved at udtrykke en mening om rimeligheden af vederlaget kan revisionsudvalget forventes at modvirke overdreven vederlagsudbetaling til ledelsen.  

På denne måde er der en bevidst juridisk design i at etablere klare forskelle i embedsperiode og vederlagsbeslutningsprocessen for at skabe en bevidst rollefordeling og spændingsforhold inden for bestyrelsen. Ved at have to grupper – de udførende roller (direktører, der ikke er revisionsudvalgsmedlemmer) med kort embedsperiode og ansvar for resultater, og de overvågende roller (direktører, der er revisionsudvalgsmedlemmer) med længere embedsperiode og sikret uafhængighed – tilstræbes det at give de udførende incitamenter til mobilitet og resultater, mens de overvågende får incitamenter til forsigtighed og overholdelse af reglerne.

Bestyrelsesmedlemmers Pligt til Omhu og Principper for Forretningsmæssige Beslutninger under Japansk Lov

Uanset om de er revisionsudvalg eller ej, har alle bestyrelsesmedlemmer pligt til at udføre deres opgaver med den omhu, der forventes af en god forvalter, baseret på deres mandatforhold til virksomheden (pligt til omhu) i henhold til Japans civillovbog artikel 644 og Japans selskabslov artikel 330. Hvis de overtræder denne pligt og forårsager skade på virksomheden, kan bestyrelsesmedlemmerne blive ansvarlige for erstatning til virksomheden i henhold til Japans selskabslov artikel 423, stk. 1.

Dog er der iboende risici forbundet med virksomhedsledelse. Hvis bestyrelsesmedlemmer bliver hæmmet af frygt for risici, kan virksomhedens vækst ikke forventes. Derfor har japanske retspraksis etableret konceptet “principper for forretningsmæssige beslutninger” ved vurdering af bestyrelsesmedlemmers ansvar i forbindelse med ledelsesbeslutninger. Dette princip fastslår, at selvom en bestyrelsesbeslutning resulterer i skade på virksomheden, vil det ikke udgøre en overtrædelse af pligten til omhu, medmindre processen med informationsindsamling og analyse samt selve beslutningen er ekstremt urimelig.

En ledende sag på dette område er Japans højesterets dom af 15. juli 2010. Denne dom fastslog, at ved vurdering af bestyrelsesmedlemmers ansvar, bør man tage udgangspunkt i, om beslutningen var urimelig i lyset af omstændighederne på det tidspunkt. Dette princip gælder for alle bestyrelsesmedlemmer, men genstanden for vurderingen varierer. For bestyrelsesmedlemmer, der udfører forretningsaktiviteter, er det “forretningsmæssige beslutninger” som investeringer og strategiske beslutninger, der vurderes. For bestyrelsesmedlemmer, der er en del af revisionsudvalget, vurderes “tilsyns- og revisionsmæssige beslutninger” som rimeligheden af revisionsplaner og om eventuelle uregelmæssigheder blev overset.  

Delegering af Forretningsudførelse af Bestyrelsen og Fremskyndelse af Ledelse under Japansk Lovgivning

En af de mest attraktive fordele, som en virksomhed med et revisionsudvalg kan tilbyde, er muligheden for at fremskynde beslutningstagningen i ledelsen. Dette opnås gennem en mekanisme for delegering af beføjelser fra bestyrelsen til individuelle direktører, som kun er tilladt under den japanske selskabslovgivning.

Som hovedregel kan bestyrelsen i et aktieselskab ikke delegere “beslutninger om vigtig forretningsudførelse” til individuelle direktører (Japansk Selskabslov, artikel 362, stk. 4). Dette er baseret på tanken om, at vigtige beslutninger, der vedrører virksomhedens kerne, bør drøftes omhyggeligt af bestyrelsen som et kollegialt organ.

Dog er der en vigtig undtagelse fra denne regel for virksomheder med et revisionsudvalg (Japansk Selskabslov, artikel 399-13). I henhold til denne bestemmelse kan en virksomhed med et revisionsudvalg, hvis en af følgende betingelser er opfyldt, delegere hele eller dele af “beslutninger om vigtig forretningsudførelse” til en specifik direktør (normalt den administrerende direktør) ved en beslutning i bestyrelsen.

1. Hvis flertallet af bestyrelsen består af eksterne direktører: Når flertallet af bestyrelsens medlemmer er eksterne direktører, hvilket sikrer en meget høj grad af uafhængighed, kan beføjelserne delegeres alene ved en beslutning i bestyrelsen (Japansk Selskabslov, artikel 399-13, stk. 5). Dog er der ikke mange virksomheder, der opfylder dette krav.
2. Hvis det er fastsat i vedtægterne: Dette er en metode, hvor vedtægterne fastsætter, at “beslutninger om vigtig forretningsudførelse kan delegeres til direktører ved en beslutning i bestyrelsen” (Japansk Selskabslov, artikel 399-13, stk. 6). For de fleste virksomheder er dette en mere realistisk mulighed.

Når denne delegering af beføjelser bliver mulig, kan den administrerende direktør hurtigt træffe beslutninger om sager, der tidligere krævede en beslutning i bestyrelsen, såsom investeringsprojekter under en vis størrelse eller forretningssamarbejder. Dette frigør bestyrelsen fra den daglige godkendelse af forretningsudførelse og giver den mulighed for at fokusere på mere væsentlige og strategiske diskussioner, såsom udformning af virksomhedens grundlæggende politikker og overvågning af forretningsudførelse.

Dette system sigter mod at forene opbygningen af en stærk overvågningsstruktur med en dynamisk ledelse. Loven bygger på tilliden til, at så længe der findes et uafhængigt og stærkt overvågningsorgan som et revisionsudvalg, kan ledelsen gives bredt skøn uden at gå på kompromis med governance. Med andre ord, ved at acceptere strengere overvågning, kan virksomheder opnå den “belønning” af hurtigere ledelse, hvilket udgør en form for bytteforhold bag denne lovgivning.

Dog er der visse særligt vigtige anliggender, som under ingen omstændigheder kan delegeres til direktører, og disse er fastsat ved lov. Disse anliggender, som er opregnet i Japansk Selskabslov, artikel 399-13, stk. 4, omfatter blandt andet:

• Disposition og erhvervelse af væsentlige aktiver
• Optagelse af betydelig gæld
• Udnævnelse og afskedigelse af ledende medarbejdere og andre vigtige ansatte
• Etablering, ændring og nedlæggelse af filialer og andre vigtige organisatoriske enheder

Disse anliggender kræver fortsat omhyggelig drøftelse i bestyrelsen, da de kan ryste virksomhedens fundament.

Sammenligning med Andre Japanske Organstrukturer

For at forstå karakteristikaene ved en virksomhed med et revisionsudvalg under japansk selskabslovgivning, er det afgørende at sammenligne med andre hovedorganstrukturer, som japansk selskabslov anerkender, nemlig “virksomheder med et revisionsudvalg” og “virksomheder med nomineringsudvalg osv.”

Først og fremmest er den mest væsentlige forskel mellem den traditionelle virksomhed med et revisionsudvalg og en virksomhed med et revisionsudvalg, hvem der udfører revisionsfunktionen og deres position. I en virksomhed med et revisionsudvalg er revisorerne ikke medlemmer af bestyrelsen og har ikke stemmeret i bestyrelsens beslutninger. De overvåger virksomhedens drift uafhængigt af bestyrelsen. I modsætning hertil er revisorerne i en virksomhed med et revisionsudvalg formelle medlemmer af bestyrelsen som direktører og udøver stemmeret på alle forslag. Dette integrerer revisions- og overvågningsperspektivet direkte i beslutningsprocessen for ledelsen. Desuden er revisorernes beføjelser i en virksomhed med et revisionsudvalg baseret på individuel uafhængighed, mens revisionsudvalget udøver sine beføjelser gennem kollektive beslutninger som et udvalg.

Næste er sammenligningen med virksomheder med nomineringsudvalg osv. Begge strukturer har det til fælles, at et internt udvalg i bestyrelsen, hvor flertallet er eksterne direktører, udfører revisionen, men der er store forskelle i omfang og struktur. Virksomheder med nomineringsudvalg osv. er forpligtet til at have tre udvalg: et revisionsudvalg, et nomineringsudvalg, der beslutter udnævnelse og afskedigelse af direktører, og et kompensationsudvalg, der fastsætter ledelsens vederlag. I modsætning hertil er virksomheder med et revisionsudvalg kun forpligtet til at have et revisionsudvalg. Desuden er der i virksomheder med nomineringsudvalg osv. en streng adskillelse mellem tilsyn og udførelse, hvor “udøvende officerer” udfører virksomhedens drift adskilt fra bestyrelsen, som udelukkende fokuserer på tilsyn. I virksomheder med et revisionsudvalg er en sådan adskillelse ikke obligatorisk, og direktører, der ikke er en del af revisionsudvalget, kan udføre virksomhedens drift. Derfor vurderes virksomheder med et revisionsudvalg som en mere fleksibel og lettere implementerbar struktur med færre ændringer fra den eksisterende organisationsstruktur sammenlignet med virksomheder med nomineringsudvalg osv.

Ved at organisere disse forskelle kan vi se, at virksomheder med et revisionsudvalg bryder væk fra strukturen i virksomheder med et revisionsudvalg, hvor bestyrelsen og revisionsorganet er adskilt, og integrerer tilsynsfunktionen i bestyrelsen, mens de ikke kræver en så radikal organisationsomlægning som virksomheder med nomineringsudvalg osv., hvilket gør det til en afbalanceret struktur.

Tabellen nedenfor sammenligner de vigtigste karakteristika ved disse tre hovedorganstrukturer.

Overgang til en virksomhed med et revisionsudvalg: Fordele og Overvejelser under Japansk Lovgivning

For virksomheder, der overvejer at overgå til en virksomhed med et revisionsudvalg, er det en vigtig ledelsesbeslutning at forstå fordelene og de praktiske overvejelser præcist.

Primære Fordele

Den største fordel ved dette system er, at bestyrelsens tilsynsfunktion styrkes væsentligt. Revisionsudvalgets medlemmer har stemmeret som bestyrelsesmedlemmer og deltager direkte i bestyrelsens diskussioner, hvilket integrerer et tilsynsperspektiv i beslutningsprocessen og forbedrer kvaliteten af diskussionerne.

For det andet forbedres ledelsens fleksibilitet. Som nævnt tidligere, hvis betingelserne fastsat i vedtægterne er opfyldt, kan beslutningsmyndigheden for vigtige forretningsudførelser delegeres til individuelle bestyrelsesmedlemmer, hvilket muliggør hurtige og fleksible beslutninger som reaktion på ændringer i markedsmiljøet.

For det tredje kan der forventes en forbedring i vurderingen fra udenlandske investorer. Det japanske revisionssystem er ikke velkendt i udlandet og har været genstand for tvivl om dets effektivitet. Men en struktur, hvor et revisionsudvalg er placeret inden for bestyrelsen, ligner de vestlige governance-modeller og er lettere for udenlandske investorer at forstå. Faktisk vurderer globale rådgivningsfirmaer for stemmerettigheder også dette system positivt, hvilket kan føre til kapitalrejsning fra globale kapitalmarkeder og en stigning i virksomhedens værdi.

For det fjerde kan der opnås en effektivisering af bestyrelsens sammensætning. Traditionelt har virksomheder med et revisionsudvalg været nødt til at udpege både eksterne bestyrelsesmedlemmer og eksterne revisorer for at opfylde governance-kodeks for børsnoterede virksomheder. I en virksomhed med et revisionsudvalg kan eksterne bestyrelsesmedlemmer, der er medlemmer af revisionsudvalget, varetage begge roller, hvilket muliggør en stærk governance-struktur med færre bestyrelsesmedlemmer og potentielt reducere omkostningerne til bestyrelsesvederlag.

Praktiske Overvejelser

På den anden side er der flere overvejelser ved overgangen. For det første kræver overgangen til den nye struktur betydelig tid og omkostninger, herunder en generalforsamlingsbeslutning for at ændre vedtægterne, en gennemgang af bestyrelsesudnævnelsesprocessen og etablering af interne regler.

For det andet, da bestyrelsesmedlemmer, der ikke er en del af revisionsudvalget, har en etårig periode, skal ledelsen opnå tillid fra aktionærerne hvert år, hvilket kan øge presset på kortsigtede resultater. Dette kan også indebære en risiko for at underminere ledelsens stabilitet.

For det tredje er der udfordringen med at sikre revisionsudvalgets effektivitet. Da det ikke er obligatorisk at have faste medlemmer, er der en risiko for, at udvalgets aktiviteter bliver formelle. At etablere en sekretariatsstruktur, der understøtter udvalgets aktiviteter, og sikre, at eksterne bestyrelsesmedlemmer, der er deltidsansatte, har tilstrækkelig information til at udføre deres opgaver, er nøglen til at få systemet til at fungere effektivt.

For det fjerde er der udfordringerne ved det kollegiale system. I modsætning til det individuelle system for revisorer, er beslutningstagning i revisionsudvalget baseret på kollegialitet, hvilket kan gøre det vanskeligt at træffe hurtige beslutninger i nødsituationer. Derudover skal man overveje risikoen for, at revisionsfunktionen kan blive hæmmet, hvis der opstår uenigheder blandt medlemmerne.

Endelig er der den universelle udfordring med at sikre passende talent. Eksterne bestyrelsesmedlemmer, der udgør flertallet af revisionsudvalget, skal have viden om finans og regnskab, en dyb forståelse af virksomhedens forretning og, vigtigst af alt, evnen til at udtrykke deres meninger uafhængigt af ledelsen. At sikre personer med disse kvaliteter er fortsat en stor udfordring for mange virksomheder.

Sammenfatning

En virksomhed med et audit- og tilsynskomité er en sofistikeret og stærk mulighed for corporate governance, som tilbydes af den japanske selskabslovgivning. Dens kerneværdi ligger i den strategiske balance mellem en stærk bestyrelses tilsynsfunktion, der opfylder internationale standarder, og en fleksibel ledelsesstruktur, der kan tilpasse sig et hurtigt skiftende forretningsmiljø. Denne ordning adresserer de udfordringer, som traditionelle virksomheder med et auditkomité har haft med hensyn til effektiviteten af tilsynsfunktionen, uden at kræve de omfattende organisatoriske ændringer, som en virksomhed med et nomineringskomité kræver. Derfor er det en realistisk og attraktiv mulighed for mange japanske virksomheder. For at maksimere fordelene ved denne ordning er det dog nødvendigt at tage fat på praktiske udfordringer som styring af direktørers embedsperiode, opbygning af et operationelt system, der understøtter komitéens effektivitet, og vigtigst af alt, at sikre dygtige eksterne direktører, der kan bære denne ordning. At vælge og opbygge den optimale governance-struktur for ens virksomhed er en yderst vigtig strategisk beslutning i bestræbelserne på at forbedre den langsigtede virksomhedsværdi.

Monolith Advokatfirma har en omfattende erfaring med at rådgive en bred vifte af klienter, både indenlandske og internationale, om japansk corporate governance, herunder implementering og drift af virksomheder med et audit- og tilsynskomité. Vores firma har flere engelsktalende advokater med udenlandske advokatlicenser, som kan forklare de komplekse problemstillinger i den japanske selskabslovgivning fra et internationalt perspektiv. Vi tilbyder specialiseret og praktisk støtte til at hjælpe klienter med at opbygge den governance-struktur, der bedst passer til deres forretningsmål. Hvis du har brug for juridisk støtte vedrørende indholdet forklaret i denne artikel, er du velkommen til at kontakte vores firma.