En guide til at skrive en fratrædelsesaftale, der ikke vil blive afvist, og nøglepunkterne ved indgåelse af aftalen

Når en medarbejder forlader virksomheden, kan der opstå forskellige risici. Nogle af disse kan udvikle sig til store problemer, som virksomheden ikke kan overse, såsom uberettigede krav om penge, lækage eller misbrug af virksomhedens information og knowhow uden for virksomheden.

For at undgå sådanne risici er det effektivt at indgå en fratrædelsesaftale mellem virksomheden og medarbejderen.

I denne artikel vil vi forklare fordelene ved at indgå en fratrædelsesaftale, dens indhold, og hvad man skal være opmærksom på i forbindelse med indgåelsen af en sådan aftale.

Hvad er en fratrædelsesaftale?

Ved en medarbejders fratrædelse kan der indgås en fratrædelsesaftale mellem virksomheden og medarbejderen.

Formålet med at indgå en fratrædelsesaftale er at forhindre problemer mellem virksomheden og den fratrådte medarbejder efter fratrædelsen.

Når en medarbejder fratræder, kan medarbejderen i princippet ikke længere bindes af ansættelseskontrakten. Derfor indgås en fratrædelsesaftale for at binde den fratrådte medarbejder og dermed undgå problemer.

Forskellen mellem fratrædelse ved aftale og opsigelse

Fratrædelse ved aftale er når virksomheden og medarbejderen i fællesskab aftaler at ophæve ansættelseskontrakten. Opsigelse er når virksomheden ensidigt ophæver ansættelseskontrakten uden medarbejderens samtykke.

Opsigelser er ensidige handlinger fra virksomhedens side og har derfor en tendens til at fremkalde modstand fra medarbejderen. I modsætning til fratrædelse ved aftale, kræver opsigelse en gyldig grund i henhold til den japanske arbejdskontraktlov (Japanese Labor Contract Law). Hvis en gyldig grund ikke anerkendes, kan opsigelsen blive erklæret ugyldig ved en retssag.

Derfor, hvis man ønsker at en medarbejder skal fratræde, er det mere ønskeligt at gøre det gennem fratrædelse ved aftale end gennem opsigelse. Fratrædelsesaftaler er typisk det, der udveksles, når der sker en fratrædelse ved aftale.

Fordele ved at indgå en fratrædelsesaftale

Der er fordele ved at indgå en fratrædelsesaftale for både virksomheden og den medarbejder, der fratræder.

Fordele for virksomheden

Der er to fordele for virksomheden.

Den første er, at det kan forhindre uretmæssige krav om betaling fra den fratrådte medarbejder, såsom ubetalte lønninger eller overarbejdsbetaling.

En fratrådt medarbejder kan kræve betaling, som virksomheden ikke er forpligtet til at betale. I sådanne tilfælde skal virksomheden bruge tid og ressourcer på at håndtere situationen. Desuden kan der opstå yderligere omkostninger, såsom advokatgebyrer, hvis sagen går til retten. Derfor er det en fordel for virksomheden at kunne forhindre sådanne krav på forhånd.

Den anden fordel er, at virksomhedens knowhow kan beskyttes mod at blive lækket til tredjeparter ved at inkludere fortroligheds- og konkurrenceklausuler i fratrædelsesaftalen.

Det er vigtigt for virksomheden at beskytte sin knowhow, og det er en fordel for virksomheden at kunne forhindre lækage.

Fordele for medarbejderen

Der er to fordele for medarbejderen.

Den første er, at det er muligt at klargøre betalingsforholdene, såsom ubetalte lønninger, ved at inkludere bestemmelser om dette i fratrædelsesaftalen.

Ved at specificere betalingstidspunktet og beløbet i fratrædelsesaftalen kan man fjerne bekymringer om, hvorvidt ubetalte lønninger, overarbejdsbetaling og fratrædelsesgodtgørelse vil blive betalt korrekt.

Den anden fordel er, at årsagen til fratrædelsen er angivet i fratrædelsesaftalen.

Afhængigt af om fratrædelsen skyldes medarbejderen selv eller virksomheden, kan det påvirke, hvornår man kan modtage arbejdsløshedsforsikring, så det er en fordel for medarbejderen at have årsagen til fratrædelsen angivet.

Indholdet af en fratrædelsesaftale

Indholdet af en fratrædelsesaftale bestemmes af forholdet mellem virksomheden og den medarbejder, der fratræder. Derfor varierer det fra sag til sag, men generelt indeholder det ofte følgende:

1. Klausuler om betaling af uudbetalte lønninger, overarbejde og fratrædelsesgodtgørelse
2. Klausuler om årsagen til fratrædelsen
3. Klausuler om juridisk ansvar
4. Klausuler om fortrolighedsforpligtelser
5. Klausuler om konkurrencebegrænsende forpligtelser

Om bestemmelser vedrørende betaling af ubetalte lønninger, overarbejdsbetaling, fratrædelsesgodtgørelse osv.

Bestemmelser vedrørende betaling af ubetalte lønninger, overarbejdsbetaling, fratrædelsesgodtgørelse osv. kan fastsætte, om virksomheden først og fremmest anerkender en forpligtelse til at betale penge, og hvis det er tilfældet, hvor meget og inden hvornår betalingen skal ske. For eksempel kan følgende bestemmelser overvejes for betaling af ubetalte lønninger, overarbejdsbetaling, fratrædelsesgodtgørelse osv.

Paragraf ○
B skal betale A den endelige løn for perioden fra ○ måned ○ dag til ○ måned ○ dag og en fratrædelsesgodtgørelse på ○○○○ yen senest den ○ dag i ○ måned i det ○. år af Reiwa (Gregoriansk kalenderår) ved at overføre beløbet til følgende konto:
○○ Bank, ○○ Filial
Almindelig indlånskonto nummer ○○○○○○○
Kontohaver: ○○○○○○○

Bestemmelser om årsager til fratrædelse

Bestemmelser om årsager til fratrædelse er typisk, hvor det er angivet, om det er en fratrædelse på grund af virksomhedens omstændigheder, eller om det er en fratrædelse på grund af den ansattes egne omstændigheder. For eksempel kan følgende bestemmelse overvejes i forbindelse med årsager til fratrædelse.

Paragraf ○
Det bekræftes, at ophøret af ansættelseskontrakten i henhold til den foregående paragraf er en frivillig fratrædelse, som begge parter er enige om.

Bestemmelser om juridisk ansvar

I en fratrædelsesaftale kan der være bestemmelser om det juridiske ansvar i tilfælde af overtrædelse af indholdet i fratrædelsesaftalen. Bestemmelser om juridisk ansvar kan være som følger:

Paragraf ○
1. Part A kan trække sin accept af fratrædelsesaftalen tilbage, hvis Part B undlader at betale den endelige løn og fratrædelsesgodtgørelse som fastsat i paragraf ○. I dette tilfælde skal Part A betragte Part B som ikke-fratrådt, og Part B skal trække sin lønafkaldelse tilbage, dateret den ○. dag i ○ måned i det ○. år af Reiwa (Gregoriansk kalenderår), og betale en månedlig løn på ○○ tusinde yen til Part A. Desuden kan denne løn ikke reduceres i de næste to år.
2. Hvis fratrædelsesaftalen trækkes tilbage i henhold til bestemmelsen i det foregående afsnit, kan Part B trække tilbagegivelsen af tilbagebetalingen som fastsat i paragraf ○.
3. Hvis Part A overtræder bestemmelsen i paragraf ○, kan Part B kræve tilbagebetaling af fratrædelsesgodtgørelsen som fastsat i paragraf ○ fra Part A.

Paragraf ○
Part A og Part B bekræfter gensidigt, at der, ud over det der er fastsat i denne aftale, ikke er nogen gældsforpligtelser ved betaling af den endelige løn og fratrædelsesgodtgørelse som fastsat i den foregående paragraf.

Om fortrolighedsklausuler

Fortrolighedsklausuler er generelt fastsat i ansættelseskontrakter, der indgås, når man indgår en ansættelsesrelation. Dog er der også tilfælde, hvor fortrolighedsklausuler er fastsat i fratrædelsesaftaler. Følgende er eksempler på fortrolighedsklausuler.

Paragraf ○
A og B bekræfter gensidigt, at de ikke vil afsløre noget om denne fratrædelse, medmindre der er en gyldig grund. Desuden skal A ikke afsløre oplysninger, der er skadelige for B, til tredjeparter, og de skal ikke bagtale hinanden i fremtiden.

Om klausuler vedrørende konkurrencebegrænsende forpligtelser

Konkurrencebegrænsende forpligtelser refererer til en forpligtelse til ikke at udføre konkurrencedygtige handlinger, såsom at skifte job til en konkurrerende virksomhed eller at drive en konkurrerende virksomhed selv.

Klausuler vedrørende konkurrencebegrænsende forpligtelser er ofte fastsat i ansættelseskontrakter, ligesom klausuler vedrørende fortrolighedsforpligtelser. Dog kan der i nogle tilfælde være en klausul om konkurrencebegrænsende forpligtelser i en fratrædelsesaftale. Klausuler vedrørende konkurrencebegrænsende forpligtelser kan se ud som følger:

Paragraf ○
1. I overensstemmelse med ansættelseskontrakten, arbejdsregler og andre bestemmelser, skal A påtage sig en konkurrencebegrænsende forpligtelse over for B i ○ år.
2. A må ikke skifte job til en konkurrerende virksomhed, drive en konkurrerende virksomhed selv, eller blive direktør i en virksomhed, der driver en konkurrerende virksomhed i ○ år, medmindre B giver tilladelse.
3. A må ikke udføre nogen form for forretningsaktiviteter over for Bs eksisterende kunder, som er angivet i bilaget, i ○ år.

For at indgå en fratrædelsesaftale med en medarbejder

En fratrædelsesaftale er en “aftale”, og derfor er det nødvendigt at nå til enighed om indholdet af fratrædelsesaftalen mellem virksomheden og medarbejderen. Derfor er der en risiko for, at medarbejderen kan afvise aftalen, hvilket gør det umuligt at indgå en fratrædelsesaftale.

For at nå til enighed om en fratrædelsesaftale er det vigtigt, at medarbejderen, der forlader virksomheden, forstår indholdet.

Det er nemmere at indgå en fratrædelsesaftale, hvis du ikke bare præsenterer medarbejderen, der forlader virksomheden, med en fratrædelsesaftale, men først får dem til at forstå indholdet af aftalen ved fratrædelse, og derefter opretter en fratrædelsesaftale og præsenterer den for medarbejderen, der forlader virksomheden.

Derfor bør du først arrangere en mulighed for at diskutere med medarbejderen, der forlader virksomheden, og bede dem om at forstå indholdet af aftalen ved fratrædelse.

Ved denne lejlighed er det også vigtigt at forklare indholdet af fratrædelsesaftalen i enkle termer, når du præsenterer den, og få dem til at forstå det. Især hvis medarbejderen, der forlader virksomheden, ikke er bekendt med loven, er det nødvendigt at forklare betydningen af de juridiske termer, der bruges i fratrædelsesaftalen.

Metoden til at få forhåndsgodkendelse

I tilfælde af at det ikke er muligt at indgå en fratrædelsesaftale, kan det overvejes at fastsætte forhold som fortrolighedsforpligtelser og konkurrencebegrænsende forpligtelser i ansættelseskontrakten på forhånd.

https://monolith.law/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Opsummering: Undgå fremtidige risici ved at oprette en fratrædelsesaftale

Vi har nu gennemgået, hvordan man skriver en fratrædelsesaftale, der ikke vil blive afvist, og hvilke punkter der skal overvejes ved indgåelse af en sådan aftale.

Arbejdsrelaterede problemer kan uventet udvikle sig til store problemer, for eksempel på grund af udbredelsen af sociale medier. Det er dog fuldt ud muligt at forberede sig på sådanne risici på forhånd. Ved at indgå en fratrædelsesaftale øges chancerne for at undgå arbejdsrelaterede problemer. Derfor bør du så vidt muligt indgå en fratrædelsesaftale.

Da fratrædelsesaftaler skal overvejes individuelt i forhold til de specifikke omstændigheder, er det ønskeligt at søge rådgivning fra en advokat.