Den juridiske ramme for personalebeføjelser i japansk arbejdsret: En guide for ledere

Personalemyndigheden udgør kernen i virksomhedsledelsen og er en afgørende rettighed, der bygger på arbejdskontrakten med arbejdstagerne for at sikre en smidig drift af organisationen. Denne rettighed inkluderer en bred vifte af beslutningsbeføjelser, såsom at beordre medarbejderes forfremmelse eller degradering, ændring af arbejdssted eller jobfunktioner, udstationering til arbejde i tilknyttede selskaber og endda at beordre orlov i tilfælde af medarbejderes personlige skader eller sygdomme. Dog er personalemyndigheden i det japanske arbejdsretssystem ikke ubegrænset. Virksomheders personalemyndighed skal udøves inden for de juridiske rammer, der er formet af arbejdslovgivningen og retspraksis, og det mest grundlæggende princip heri er ‘misbrug af retsprincippet’. Dette princip indebærer, at selvom udøvelsen af en rettighed formelt kan være legitim, vil dens gyldighed blive nægtet, hvis den specifikke situation overskrider de socialt acceptable grænser. Især under japanske ansættelsespraksisser er det almindeligt, at de specifikke omstændigheder vedrørende personale ikke er detaljeret reguleret i individuelle arbejdskontrakter, men snarere gennem virksomhedens omfattende regler, såsom arbejdsreglementet. Derfor er det yderst vigtigt at forstå, hvordan de omfattende beføjelser, der er fastsat i arbejdsreglementet, juridisk begrænses i individuelle tilfælde, når man driver virksomhed i Japan. I denne artikel vil vi fokusere på fire hovedtemaer inden for personaleforvaltning: uddannelse og træning, forfremmelse og degradering, omplacering og udstationering samt orlov, og vi vil forklare de juridiske krav og begrænsninger for udøvelsen af personalemyndighed baseret på specifikke love og retspraksis.  

Den juridiske grundlag for personalemyndighed: Principperne om god tro og forbud mod misbrug af rettigheder under japansk lov

I bunden af enhver personalebeslutning i virksomheder ligger to grundlæggende principper fastlagt i den japanske arbejdskontraktlov. Disse er princippet om god tro, som foreskriver, at rettigheder skal udøves og forpligtelser opfyldes loyalt og i god tro, og princippet om forbud mod misbrug af rettigheder, som fastslår, at udøvelsen af rettigheder baseret på en arbejdskontrakt ikke må misbruges. Disse principper er klart angivet i artikel 3, afsnit 4 og 5 i den japanske arbejdskontraktlov og repræsenterer de grundlæggende tanker, der regulerer forholdet mellem arbejdsgivere og arbejdstagere.

Princippet om forbud mod misbrug af rettigheder er konkretiseret i individuelle artikler, især vedrørende udstationering (artikel 14 i den japanske arbejdskontraktlov), disciplinære foranstaltninger (artikel 15 i samme lov) og opsigelse (artikel 16 i samme lov), som alle har en betydelig indvirkning på arbejdstagerne. Disse artikler er en kodificering af juridiske principper, som domstolene har udviklet over mange år gennem retspraksis.

Den juridiske ramme pålægger ikke ledere en passiv forpligtelse til blot at overholde lovens bogstav. Tværtimod kræver den en aktiv ansvarlighed, hvor ledere skal være forberedt på at bevise, at enhver personalebeslutning er objektivt rimelig, baseret på forretningsmæssige behov, og at der er en balance mellem de ulemper, arbejdstageren oplever. Hvis udøvelsen af personalemyndighed bliver udfordret i retten, påtager virksomheden sig ansvaret for at bevise, at beslutningen ikke var vilkårlig, men var en legitim ledelsesmæssig beslutning baseret på en retfærdig procedure. Derfor er det afgørende at etablere klare og retfærdige interne regler, dokumentere årsagerne til personalevurderinger og overførselsordrer, og sikre en konsekvent implementering for at håndtere juridiske risici effektivt.

Uddannelse og træning som en del af arbejdsinstruktioner

Virksomheders ret til at pålægge deres ansatte at deltage i uddannelse og træning er anerkendt som en del af arbejdsgiverens omfattende ret til at udstede arbejdsinstruktioner, som følger med arbejdskontrakten. Selvom den japanske arbejdsstandardlov (Japanese Labor Standards Act) og arbejdskontraktloven ikke indeholder bestemmelser, der direkte regulerer retten til at beordre uddannelse og træning, er denne ret etableret i retspraksis som en del af retten til at give nødvendige instruktioner for den glatte udførelse af arbejdet og udvikling af medarbejdernes kompetencer. Som hovedregel kan arbejdsgiveren efter eget skøn beordre medarbejderne til uddannelse og træning baseret på arbejdsmæssige behov.

Men denne ret til at udstede arbejdsinstruktioner er også begrænset af misbrugsprincippet. Hvis en ordre om uddannelse og træning mangler rimelighed i formål, indhold eller metode ud fra samfundsmæssige normer og krænker medarbejdernes personlighedsrettigheder, kan den blive betragtet som ulovlig misbrug af rettigheder og dermed være uden virkning.

Et vigtigt retspræcist eksempel i denne sammenhæng er Honjo Maintenance District-sagen (dom afsagt af Akita District Court den 14. december 1990 (1990)). I denne sag beordrede et jernbaneselskab en medarbejder til at skrive arbejdsreglementet af foran andre ansatte i cirka halvanden dag som straf for overtrædelse af arbejdsreglementet. Retten vurderede, at selvom denne ordre blev betegnet som uddannelse og træning, manglede den et legitimt uddannelsesmæssigt formål, såsom forbedring af færdigheder, og var i stedet en straffende handling udført som en advarsel. Retten fandt, at denne metode udgjorde en alvorlig krænkelse af medarbejderens personlighed og var ulovlig, da den overskred grænserne for arbejdsgiverens skønsmæssige ret til at udstede arbejdsinstruktioner.

Som denne retssag viser, ser domstolene ud over den formelle betegnelse “uddannelse og træning” og undersøger de faktiske formål og intentioner. Især når uddannelse og træning gennemføres på grund af en bestemt medarbejders manglende evne til at udføre arbejdet, skal det objektivt demonstreres, at programmet har til formål at forbedre kompetencerne og ikke er straf eller chikane. Derfor skal virksomhederne klart dokumentere formålet, indholdet og varigheden af uddannelses- og træningsprogrammerne og sikre, at metoderne er passende i forhold til samfundsmæssige normer. Dette kan vise, at ordren ikke har en straffende hensigt, men er baseret på en konstruktiv ledelsesbeslutning, hvilket kan være et effektivt modargument mod påstande om misbrug af rettigheder.

Beslutninger om forfremmelse, opgradering og degradering samt juridiske forbehold under japansk lov

At træffe beslutninger om en medarbejders forfremmelse, opgradering og degradering er en af de centrale elementer i personalemyndighed. Især når det kommer til forfremmelser og opgraderinger, er der en tendens til at respektere virksomhedens brede ledelsesmæssige skøn. Dog kræves der en mere forsigtig beslutningstagen, når det kommer til degraderinger, som kan være til ulempe for medarbejderen, for at sikre, at beslutningen ikke udgør et misbrug af rettigheder. Hvis en degraderingsordre mangler nødvendighed i arbejdsrelationen, er baseret på uretfærdige motiver eller formål (for eksempel chikane), eller pålægger medarbejderen en ulempe, der overstiger det socialt acceptable, kan det blive betragtet som et misbrug af personalemyndigheden og dermed være ugyldigt.

For eksempel blev en degradering, der udelukkende var baseret på en subjektiv vurdering fra en overordnet, som ikke fuldt ud forstod realiteterne ved udenlandske tjenester, betragtet som et misbrug af personalemyndigheden og derfor ugyldig i sagen vedrørende den uafhængige administrative institution Japan Tourism Agency (Tokyo District Court, 17. maj 2007). Denne dom indikerer, at personalevurderinger, som danner grundlag for degradering, bør foretages på et retfærdigt og objektivt grundlag.

Desuden er det yderst vigtigt at skelne juridisk mellem ‘degradering’, som er en nedgang i stillingsniveau, og ‘lønnedgang’, når man overvejer en degradering. Bare fordi en stilling er blevet degraderet, betyder det ikke, at lønnen automatisk kan reduceres. En lønnedgang er en væsentlig ændring af arbejdsvilkårene til ulempe for arbejdstageren, og medmindre der findes en grundlæggende bestemmelse i arbejdsreglementet eller lønstrukturen, der klart forbinder stillingsniveau eller jobgrad med lønniveau, kan det ikke gøres ensidigt. I sagen vedrørende Japan HP (Tokyo District Court, 9. juni 2023) blev en grundlønsreduktion som følge af degradering fra en ledelsesposition betragtet som ugyldig, fordi reglerne for reduktionen ikke var tilstrækkeligt kendt internt blandt andet.

De ledelsesmæssige retningslinjer, der kan udledes af disse retssager, understreger vigtigheden af at etablere og drive et systematisk og gennemsigtigt personalesystem som forudsætning for udøvelsen af personalemyndighed i form af degradering. Konkret betyder det, at det er afgørende at fastlægge klare jobbeskrivelser og kompetencekrav for hver stilling og at etablere et objektivt vurderingssystem baseret på disse. Desuden er det nødvendigt at knytte jobgrader og løntabeller klart sammen i arbejdsreglementet og lignende. Uden sådan et systemisk fundament kan en degradering, der på overfladen ser legitim ud, især hvis den medfører en lønnedgang, øge risikoen for juridiske tvister betydeligt.

Omrokering af medarbejdere i Japan: Overførsel og Udstationering

I forbindelse med personaleændringer, der involverer omrokering af medarbejdere, findes der primært to typer i Japan: ‘overførsel’ og ‘udstationering’, og disse to har markant forskellige juridiske karakteristika og krav.

Omrokeringer inden for samme virksomhed i Japan

Omrokering refererer til ændringer i en medarbejders jobfunktioner eller arbejdssted inden for den samme virksomhed. Ændringer, der involverer et skift i arbejdssted, kaldes ofte for “forflyttelse”. Arbejdsgiverens ret til at beordre omrokeringer er baseret på selve arbejdskontrakten, og hvis der i ansættelsesreglerne eller en kollektiv overenskomst findes en generel bestemmelse om, at “medarbejdere kan omplaceres af forretningsmæssige årsager”, er det ikke nødvendigt at indhente den enkelte medarbejders samtykke for hver omrokering.

Men denne ret til at beordre omrokeringer er ikke ubegrænset og kan begrænses af misbrugsprincippet. Et førende japansk retspræcedens i denne henseende er Toa Paint-sagen (Højesterets afgørelse den 14. juli 1986 (1986)). I denne afgørelse præsenterede Højesteret følgende tre kriterier for at vurdere, om en omrokering udgør misbrug af rettigheder:

1. Hvis der ikke er nogen forretningsmæssig nødvendighed for omrokeringen.
2. Hvis omrokeringen er foretaget med en anden uretmæssig motivation eller formål.
3. Hvis omrokeringen pålægger arbejdstageren en ulempe, der væsentligt overstiger det, som normalt kan forventes at blive accepteret.

Især det tredje punkt, “væsentligt overstiger ulempe”, kræver en moderne fortolkning. På tidspunktet for dommen var det en tendens at anse udstationeringer, der medførte adskillelse fra familien, som en acceptabel ulempe for fuldtidsansatte. Men siden da, med indførelsen af “Loven om velfærd for arbejdstagere, der tager forældreorlov eller plejeorlov for at passe børn eller familiemedlemmer”, er der blevet lagt større vægt på at tage hensyn til de ulemper, medarbejderne oplever i deres familieliv, især med hensyn til børnepasning og pleje af familiemedlemmer. Derfor er det vigtigt for virksomheder, der beordrer omrokeringer, der involverer flytning, at undersøge den pågældende medarbejders familiemæssige situation og tage hensyn til disse omstændigheder for at undgå risikoen for at blive anset for at misbruge deres rettigheder.

Udstationering til andre virksomheder i Japan

Udstationering refererer til, at en medarbejder, mens vedkommende opretholder sit ansættelsesforhold med den oprindelige virksomhed, arbejder under en anden virksomheds (modtagevirksomhedens) ledelse og instrukser i en betydelig periode. Da den myndighed, der giver ordrer og instruktioner, skifter fra den oprindelige virksomhed til modtagevirksomheden, medfører det væsentlige ændringer i medarbejderens arbejdsmiljø. Derfor kræves der strengere juridiske begrundelser for at beordre en udstationering end for en omplacering.

Artikel 625, stk. 1 i den japanske civilret forbyder en arbejdsgiver at overdrage en medarbejders rettigheder til en tredjepart uden medarbejderens samtykke, og dette princip anses for at være gældende for udstationeringer. Derfor kræves der som hovedregel medarbejderens samtykke til en udstationeringsordre. Dog kan der ifølge retspraksis være tilfælde, hvor en udstationeringsordre anses for gyldig uden individuelt samtykke, hvis der på forhånd i ansættelsesreglerne eller en arbejdsaftale er en bestemmelse om, at udstationering kan finde sted, og hvis vilkårene for arbejdet hos modtagevirksomheden, udstationeringsperioden og reglerne for tilbagevenden er klart defineret.

Desuden fastsætter artikel 14 i den japanske arbejdskontraktlov udtrykkeligt en misbrugsretsprincip for udstationeringsordrer. Ifølge denne artikel kan en udstationeringsordre, selv i tilfælde hvor arbejdsgiveren har ret til at beordre udstationering, erklæres ugyldig, hvis det vurderes, at ordren er et misbrug af rettighederne i lyset af nødvendigheden, omstændighederne ved valget af den pågældende medarbejder og andre forhold.

Som et ledelsesmæssigt hensyn er det vigtigt at klarlægge formålet med udstationeringen. Den japanske lov om jobstabilitet forbyder som hovedregel “arbejdsudlejningsvirksomhed”, hvor arbejdstagere leveres til andre virksomheder med henblik på profit. Derfor skal udstationeringer udføres med et klart og legitimt ledelsesmæssigt formål, såsom teknisk vejledning mellem virksomheder i en gruppe, personaleudvikling eller midlertidig justering af beskæftigelsen. Det er afgørende at dokumentere dette formål og kunne forklare den forretningsmæssige nødvendighed objektivt, ikke kun for at opfylde kravene i arbejdskontraktlovens artikel 14, men også for at undgå mistanke om ulovlig arbejdsudlejning.

Sammenligning af omplacering og udstationering under japansk arbejdsret

For at forstå de juridiske forskelle mellem omplacering og udstationering klart, har vi opsummeret de vigtigste punkter i tabellen nedenfor.

Håndtering af medarbejderes orlov i Japan

Processen for at beordre orlov

Når en medarbejder bliver ude af stand til at arbejde i en længere periode på grund af personlig sygdom eller skade uden for arbejdet, kan virksomheden ifølge arbejdsreglementet beordre orlov.

Under japansk arbejdsret er der ingen direkte lovgivning om orlov for personlige skader eller sygdomme, og dette system er noget, som hver virksomhed fastsætter i deres arbejdsreglement. Juridisk set betragtes orlovssystemet for personlige skader eller sygdomme som en “udskydelse af opsigelse”. I princippet kan langvarig manglende evne til at arbejde på grund af personlig skade eller sygdom betragtes som en misligholdelse af arbejdskontrakten og dermed en gyldig grund til opsigelse, men ved at etablere et orlovssystem giver virksomheden sig selv en periode til at afvente medarbejderens bedring og beholder retten til at opsige i mellemtiden.

Når man beordrer orlov, er det yderst vigtigt at have klare procedurer. I stedet for at fortsætte med mundtlige instrukser eller at lade en uklar situation fortsætte, er det afgørende at undgå fremtidige tvister ved at udstede en “orlovsordre”, der angiver grundlaget i arbejdsreglementet, start- og slutdato for orlovsperioden, kommunikationsmetoder under orloven og håndtering af situationer, hvor medarbejderen ikke kan vende tilbage til arbejde ved udløbet af perioden (som oftest betragtes som frivillig fratrædelse eller opsigelse).

Processen for at vurdere tilbagevenden til arbejde

Når orlovsperioden nærmer sig sin afslutning, og medarbejderen anmoder om at vende tilbage til arbejdet, skal virksomheden omhyggeligt vurdere, om det er muligt. Denne vurdering af tilbagevenden til arbejde er ikke blot en procedure for at bekræfte medicinsk bedring, men også en vigtig risikostyringsproces, der involverer virksomhedens pligt til at sikre sikkerheden.

Den endelige beslutning om at tillade tilbagevenden til arbejde ligger hos virksomheden. Og kriteriet for tilbagevenden er principielt, at medarbejderen er “helbredt til en sundhedstilstand, hvor de kan udføre det samme arbejde som før orloven til et normalt niveau”. Denne vurdering skal foretages på grundlag af objektive beviser og en omfattende vurdering.

En central rolle i denne proces spilles af den behandlende læge, som medarbejderen konsulterer, og den arbejdsmedicinske læge, som virksomheden udpeger. En lægeerklæring fra den behandlende læge, der siger “klar til at vende tilbage til arbejde”, er et vigtigt dokument, men det er ikke tilstrækkeligt alene til at træffe en beslutning om tilbagevenden til arbejde. Den behandlende læge er en specialist, der varetager den daglige behandling, men kender ikke nødvendigvis til de specifikke arbejdsopgaver eller arbejdsmiljøet for patienten. På den anden side kan den arbejdsmedicinske læge, der forstår virksomhedens arbejdsmiljø og den pågældende medarbejders arbejdsopgaver, give en medicinsk vurdering af egnetheden til at arbejde.

I praksis er det ikke ualmindeligt, at den behandlende læge og den arbejdsmedicinske læges meninger divergerer. I nylige retsafgørelser har der været en tendens til at prioritere den arbejdsmedicinske læges mening, når de to meninger er i konflikt. I Hope Net-sagen (Tokyo District Court, April 10, 2023 (2023)), selvom den behandlende læge vurderede, at medarbejderen kunne vende tilbage til arbejde, blev virksomhedens beslutning om ikke at tillade tilbagevenden til arbejde og behandle medarbejderen som fratrådt ved udløbet af orlovsperioden, baseret på den arbejdsmedicinske læges mening, der observerede medarbejderens specifikke adfærd og symptomers forløb, og fandt tilbagevenden til arbejde vanskelig, godkendt af retten.

Derfor bør virksomheder, efter at have opnået en lægeerklæring fra den behandlende læge, altid gennemføre et interview med den arbejdsmedicinske læge og lytte til deres mening som en del af processen, som bør fastsættes i arbejdsreglementet. Hvis der er tvivl om beslutningen, kan det også være effektivt at anvende en “prøvearbejdsperiode”, hvor medarbejderen tillades at arbejde i en periode med reduceret arbejdsbelastning for objektivt at vurdere medarbejderens helbredelsestilstand. En letfærdig beslutning om tilbagevenden til arbejde kan føre til tilbagefald i medarbejderens sygdom og indebære en risiko for at blive anklaget for at overtræde virksomhedens pligt til at sikre sikkerheden, så en omhyggelig og mangefacetteret overvejelse er nødvendig.

Konklusion

Som beskrevet i denne artikel, kræver udøvelsen af personalemyndighed under det japanske arbejdsretssystem en balance mellem virksomheders omfattende skønsret og strenge juridiske begrænsninger i form af misbrugsprincippet. I forskellige situationer som uddannelse og træning, forfremmelser og degraderinger, omplaceringer og udstationeringer samt orlov, er det afgørende at beslutningerne er baseret på en rationel nødvendighed i arbejdet, gennemført med retfærdige procedurer og uden at mangle hensyn til arbejdstagerne. Dette er nøglen til at undgå juridiske risici og opretholde sunde arbejdsrelationer. Disse personalespørgsmål er ikke kun tæt forbundet med virksomhedens organisatoriske drift, men er også områder, der let kan udvikle sig til juridiske konflikter.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at tilbyde rådgivning inden for alle aspekter af arbejdsret, herunder de temaer, der er omtalt i denne artikel, til en bred vifte af klienter i forskellige brancher i Japan. Vores firma beskæftiger flere eksperter, der ikke kun er kvalificerede som japanske advokater, men også har juridiske kvalifikationer fra andre lande og er engelsktalende. Dette giver os en dyb forståelse af både internationale ledelsesperspektiver og japanske juridiske regler. Dermed kan vi brobygge mellem udenlandske virksomhedskulturer og personalesystemer og kravene i japansk arbejdsret, og tilbyde praktisk og effektiv juridisk support, der er skræddersyet til hver enkelt virksomheds situation. Fra opbygning af personalesystemer til rådgivning om individuelle personaleændringer, vil Monolith Advokatfirma stærkt understøtte din virksomheds aktiviteter fra et juridisk perspektiv.