Udenlandsk beskæftigelse i Japan: En juridisk guide til arbejdsvisa og opholdskvalifikationer, som virksomheder skal overholde

I en tid, hvor den globale markeds konkurrence intensiveres, er det blevet en afgørende ledelsesstrategi for japanske virksomheder at sikre sig talentfulde medarbejdere uanset nationalitet for at opnå vedvarende vækst og innovation. Men processen med at ansætte udlændinge i Japan strækker sig ud over blot rekrutteringsaktiviteter. Det indebærer også juridiske procedurer, der kræver en præcis forståelse og overholdelse af komplekse lovgivninger, herunder den japanske “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (herefter benævnt “den japanske immigrationslov”). Især er det vigtigt at forstå forskellen mellem det, der almindeligvis kaldes et “visum” – juridisk set består det af “visa”, som udstedes af japanske ambassader i udlandet, og “opholdstilladelser”, som gives af Japans Immigration Services Agency indenlands. Dette skel er det første skridt. Denne artikel har til formål at give pålidelige oplysninger, så virksomhedsansvarlige, der ønsker at ansætte udlændinge i Japan, kan få et overblik over processen og undgå potentielle juridiske risici. Specifikt vil vi starte med en grundlæggende klassificering af opholdstilladelser, forklare ansøgningsprocessen for “Certificate of Eligibility” for at ansætte talent fra udlandet, kravene til indsendelse af dokumenter, der varierer efter virksomhedens størrelse, og de strenge straffe, som virksomheder kan stå over for, hvis de forsømmer compliance – alt sammen baseret på japansk lovgivning og forklaret trin for trin og omfattende.

Grundlæggende om Visa og Opholdstilladelse: Den Juridiske Fundament for Arbejde i Japan

Når man ansætter udlændinge, er det først og fremmest vigtigt at forstå den juridiske forskel mellem ‘visum’ og ‘opholdstilladelse’. Et visum er en form for ‘anbefalingsskrivelse’, som en japansk ambassade eller et generalkonsulat i udlandet udsteder for at bekræfte, at en udlændings pas er gyldigt og at der ikke er hindringer for indrejse til Japan. I modsætning hertil er en opholdstilladelse den juridiske kvalifikation, der er nødvendig for at en udlænding kan lande og opholde sig i Japan, og den definerer hvilke aktiviteter personen kan udføre og hvor længe personen kan opholde sig. Denne opholdstilladelse administreres af Immigrationsbureauet, som er en ekstern organisation under det japanske Justitsministerium, og udgør grundlaget for aktiviteter inden for Japans grænser.

Set fra en virksomheds rekrutteringsperspektiv kan opholdstilladelser groft inddeles i tre grupper baseret på om de tillader arbejdsaktiviteter eller ej.

Først er der ‘opholdstilladelser uden arbejdsrestriktioner’. Disse gives primært på baggrund af status eller position, såsom permanent beboer, ægtefælle til en japaner, ægtefælle til en permanent beboer, og fastboende. Udlændinge med disse opholdstilladelser har ingen juridiske begrænsninger på deres aktiviteter og kan derfor ansættes i enhver jobtype, ligesom japanere.

For det andet er der ‘opholdstilladelser, der tillader arbejde inden for et bestemt område’. Dette er den mest almindelige kategori for ansættelse af udlændinge, der arbejder i specialiserede eller tekniske felter. For eksempel inkluderer dette ‘Specialist i humaniora/International service’, som gælder for teknikere inden for naturvidenskab, planlæggere og marketingfolk inden for humaniora, tolke osv., ‘Intra-company transferee’, som gælder for personer, der overføres fra et udenlandsk moderselskab eller filial, og ‘Skilled labor’, som gælder for kokke specialiseret i udenlandsk madlavning. Et vigtigt punkt for denne kategori er, at der er strenge begrænsninger, hvor kun aktiviteter inden for den tilladte opholdstilladelses rækkevidde er tilladt.

Tredje er ‘opholdstilladelser, der principielt ikke tillader arbejde’. Dette inkluderer ‘Studerende’, ‘Familieophold’, ‘Kulturelle aktiviteter’ osv. Dog kan indehavere af disse opholdstilladelser undtagelsesvis arbejde, hvis de har opnået ‘Tilladelse til aktiviteter uden for kvalifikationer’ fra Immigrationsbureauet. Baseret på artikel 19, afsnit 2 i den japanske indvandringslov, kan en studerende med en ‘Studerende’ opholdstilladelse for eksempel arbejde op til 28 timer om ugen med denne tilladelse. Når virksomheder ansætter udlændinge i denne kategori, er det afgørende at kontrollere tilstedeværelsen og omfanget af tilladelsen til aktiviteter uden for kvalifikationer på deres opholdskort.

At forstå disse klassifikationer er grundlaget for at afgøre, om en ansøger lovligt kan arbejde eller ej. Nedenfor er en tabel, der sammenligner disse koncepter.

Ansættelse af udenlandsk talent: Procedure for udstedelse af Certificate of Eligibility i Japan

Når man ønsker at ansætte en udlænding bosiddende i udlandet i Japan, er den standard procedure at indgive en ansøgning om udstedelse af et ‘Certificate of Eligibility’. Dette certifikat er fastsat i artikel 7-2 i den japanske indvandringslov og tjener til at bekræfte på forhånd, at den pågældende udlændings planlagte aktiviteter i Japan opfylder kravene til en bestemt opholdskvalifikation, som godkendes af justitsministeren, før personen indrejser i Japan. Systemet har til formål at lette visumansøgningsprocessen ved japanske udenlandske repræsentationer og indrejsekontrollen ved japanske lufthavne og lignende.

Proceduren følger disse fem trin:

1. Ansøgning inden for Japan: Først indgiver den modtagende virksomhed en ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility til den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens beliggenhed. Det er almindeligt, at ansøgningen indgives af en repræsentant for virksomheden i Japan, eller af en advokat eller administrativ juridisk specialist, som virksomheden har givet fuldmagt.
2. Undersøgelse af indvandringsbureauet: Når ansøgningen er accepteret, vil en undersøger fra indvandringsbureauet gennemgå de indsendte dokumenter for at vurdere virksomhedens stabilitet og kontinuitet, ansøgerens uddannelses- og arbejdshistorik, og om de planlagte arbejdsopgaver opfylder kriterierne for opholdskvalifikationen. Undersøgelsesperioden kan variere afhængigt af ansøgningens indhold og tidspunktet for indgivelse, men tager normalt mellem en og tre måneder.
3. Udstedelse og afsendelse af certifikatet: Hvis det vurderes, at kravene er opfyldt, udstedes Certificate of Eligibility (hvis ansøgningen er indgivet online eller hvis ansøgeren er registreret online, vil det blive sendt via e-mail). Virksomheden sender derefter det originale certifikat til den udenlandske ansøger via international post, eller videresender e-mailen, hvis certifikatet er blevet udstedt elektronisk.
4. Visumansøgning ved udenlandske repræsentationer: Når den udenlandske ansøger har modtaget Certificate of Eligibility, ansøger vedkommende om et visum ved den japanske ambassade eller konsulat i sit bopælsland. Ved at fremvise certifikatet eller den videresendte e-mail fra virksomheden, anses den væsentlige del af undersøgelsen for at være afsluttet i Japan, og visummet udstedes normalt inden for fem arbejdsdage.
5. Indrejse i Japan og udstedelse af opholdskort: Efter visummet er udstedt, rejser den udenlandske ansøger til Japan. Det er vigtigt at bemærke, at Certificate of Eligibility kun er gyldigt i tre måneder fra udstedelsesdatoen, og indrejse i Japan skal ske inden for denne periode. Ved indrejsekontrollen på en japansk lufthavn præsenteres pas, visum og Certificate of Eligibility, og i lufthavnene Haneda, Narita International, Chubu Centrair International, Kansai International, New Chitose, Hiroshima og Fukuoka udstedes et ‘opholdskort’ på stedet. I andre lufthavne eller havne sendes opholdskortet til den indberettede bopæl efter indrejse. Dette opholdskort fungerer som officielt identitetsbevis i Japan.

Denne totrinsproces er baseret på et rationelt design, der centraliserer den væsentlige undersøgelse hos den specialiserede japanske institution, indvandringsbureauet, og samtidig reducerer byrden for de udenlandske repræsentationer og øger forudsigeligheden for både arbejdsgiveren og den udenlandske ansøger. Dette forhindrer situationer, hvor en udlænding efter at have brugt betydelig tid og penge på at rejse, bliver nægtet indrejse ved Japans grænser.

Fire kategorier af virksomhedsstørrelser og deres definitioner under japansk lov

Når man ansøger om visum til arbejdstilladelse i Japan, klassificerer Immigration Services Agency virksomheder (eller tilknyttede organisationer) i fire kategorier baseret på deres størrelse og pålidelighed. Denne klassificering er en administrativ mekanisme, der bestemmer graden af forenkling i ansøgningsprocessen, og mængden af dokumentation, der kræves ved ansøgning, varierer betydeligt afhængigt af kategorien. Det er afgørende for virksomheder at forstå præcist, hvilken kategori de tilhører for at forberede en problemfri ansøgning.

Kategori 1 omfatter de organisationer, der anses for at være mest pålidelige. Dette inkluderer specifikt virksomheder noteret på de japanske børser, gensidige forsikringsselskaber, nationale og lokale offentlige organisationer og andre offentlige juridiske personer. Disse institutioner anses for at have høj social kreditværdighed og en stabil forretningsgrundlag, hvilket resulterer i en betydelig reduktion af de dokumenter, der kræves ved ansøgning.

Kategori 2 gælder primært for store, stabile ikke-børsnoterede virksomheder. Kriteriet for denne kategori er, at det samlede beløb af kildeskat opført på sidste års ‘sammenfattende tabel over lovpligtige rapporter om lønindkomst’ overstiger 10 millioner yen. Organisationer, der ikke opfylder denne kildeskattegrænse, men som har modtaget godkendelse til at bruge ‘Online Residence Application System’ fra Immigration Services Agency, behandles også som kategori 2.

Kategori 3 gælder primært for små og mellemstore virksomheder. Dette inkluderer organisationer og enkeltpersoner, der har indsendt sidste års lovpligtige rapporteringssammendrag til skattekontoret og hvis kildeskattebeløb er mindre end 10 millioner yen. Flertallet af japanske virksomheder falder ind under denne kategori.

Kategori 4 gælder for organisationer og enkeltpersoner, der ikke passer ind i nogen af de ovenstående kategorier. Det mest typiske eksempel er nystartede virksomheder. Disse virksomheder har endnu ikke afsluttet et regnskabsår og har ikke indsendt en lovpligtig rapporteringssammendrag, så de skal bevise deres forretnings stabilitet og kontinuitet gennem andre dokumenter.

Dette kategorisystem er designet til at effektivisere gennemgangsprocessen. Virksomheder i kategori 1 og 2 har allerede bevist deres forretnings stabilitet gennem offentlige eller objektive indikatorer, så fokus for gennemgangen er primært på den udenlandske ansøgers egnethed. Derimod, for virksomheder i kategori 3, og især kategori 4, bliver både den udenlandske ansøger og selve virksomhedens forretningsindhold og finansielle situation genstand for gennemgang, hvilket kræver yderligere dokumentation.

Nedenfor er en tabel, der opsummerer definitionerne og konkrete eksempler på hver kategori.

Dokumenter forberedt af virksomheder, kategoriseret

Når man ansøger om et Certificate of Eligibility for Residence Status i Japan, varierer de dokumenter, en virksomhed skal forberede, afhængigt af de fire nævnte kategorier. Her vil vi konkret forklare de nødvendige dokumenter ved at tage opholdskvalifikationen “Engineering, Humanities Knowledge, and International Services” som et eksempel, som mange virksomheder benytter.

Først og fremmest er der dokumenter, som er nødvendige for alle kategorier. Disse udgør grundlaget for ansøgningen.

• Certificate of Eligibility Application Form: Brug den seneste version, som kan downloades fra Immigration Services Agency of Japan’s hjemmeside. (Immigration Services Agency of Japan “Residence Status ‘Engineering, Humanities Knowledge, and International Services'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• Fotografi: Et pasfoto af ansøgeren, der opfylder de specificerede standarder, som skal vedhæftes ansøgningen.
• Svarkuvert: En kuvert til at sende beslutningen tilbage til ansøgeren, med adressen tydeligt angivet og et frimærke til registreret post påsat.
• Kopi af arbejdsvilkårsmeddelelse eller ansættelseskontrakt: Et dokument, der tydeligt angiver specifikke arbejdsvilkår såsom jobbeskrivelse, løn og arbejdstider.
• Dokumenter, der beviser ansøgerens uddannelsesmæssige baggrund og arbejdshistorik: Dette kan inkludere et universitets eksamensbevis eller et CV, der beskriver tidligere arbejdserfaring.

Dernæst indsender virksomhederne følgende dokumenter ud over de fælles dokumenter for at bevise deres kategori.

Kategori 1-virksomheder indsender et af følgende dokumenter for at bevise deres status:

• Kopi af “Yuka Shoken Hokokusho” (kvartalsrapport) eller dokumenter, der beviser, at virksomheden er noteret på en japansk børs.
• Kopi af dokumenter, der beviser, at virksomheden har modtaget tilladelse til etablering fra den relevante myndighed.

Kategori 2 og 3-virksomheder indsender følgende dokumenter for at vise virksomhedens størrelse:

• Kopi af den samlede oversigt over lovpligtige rapporter om medarbejdernes lønindkomst for det foregående år (med modtagelsesstempel fra skattekontoret).

Kategori 4-virksomheder har endnu ikke en skattebetalingshistorik, så de skal objektivt demonstrere virksomhedens stabilitet og kontinuitet. Derfor kræves der flere dokumenter end for virksomheder op til kategori 3. Generelt indsender de følgende dokumenter:

• Forretningsplan: Et dokument, der rationelt forklarer den specifikke forretningsindhold, indtjeningsforventninger og hvorfor det er nødvendigt at ansætte den pågældende udlænding.
• Registreringsattest for virksomheden: Et officielt dokument udstedt af Legal Affairs Bureau, der beviser grundlæggende information om virksomheden.
• Kopi af de seneste årsregnskaber: Indsendes, hvis virksomheden har afsluttet en regnskabsperiode efter etableringen. Hvis en nyetableret virksomhed ikke har nogen årsregnskaber, skal dette forklares.

Disse forskelle i dokumentkravene afspejler logikken bag risikovurderingen foretaget af Immigration Services Agency of Japan. For virksomheder i kategori 1 og 2 er virksomhedens pålidelighed allerede sikret, så revisionen fokuserer primært på ansøgerens personlige kvalifikationer. Men for virksomheder i kategori 3 og især kategori 4, vurderer revisoren ikke kun ansøgeren, men også om virksomheden selv har kapaciteten til at fortsætte med at ansætte udlændinge stabilt, og om forretningen i sig selv er lovlig og substantiel. Derfor er ansøgningen om opholdskvalifikation for kategori 4-virksomheder, især nyetablerede virksomheder, ikke kun en ansættelsesprocedure, men også en mulighed for at bevise virksomhedens legitimitet og fremtidige potentiale over for myndighederne.

Straffe Virksomheder Kan Incur: Risikoen for at Fremme Ulovligt Arbejde Under Japansk Lov

Virksomheder, der ansætter udlændinge i Japan, har ikke kun ansvaret for at forstå og følge de korrekte procedurer i forbindelse med opholdstilladelser, men også for kontinuerligt at overholde lovgivningen i løbet af ansættelsesperioden. Hvis en virksomhed forsømmer denne pligt, står den over for en alvorlig juridisk risiko kendt som “forbrydelsen at fremme ulovligt arbejde”, som er defineret i artikel 73-2 i den japanske indvandringskontrol- og flygtningegenkendelseslov, og som pålægger strenge straffe for dem, der tillader ulovligt arbejde.

Forbrydelsen at fremme ulovligt arbejde kan typisk kategoriseres i tre hovedhandlinger. For det første, at ansætte udlændinge, der ulovligt opholder sig i Japan, eller som har en opholdstilladelse, der ikke tillader arbejde (for eksempel kortvarigt ophold). For det andet, at beskæftige udlændinge ud over de aktiviteter, der er tilladt af deres opholdstilladelse. Dette kan for eksempel være tilfældet, hvis en ingeniør med en “Teknologi, Humaniora, International Service” opholdstilladelse beskæftiges primært med enkle fabriksarbejde, der ikke kræver specialiseret viden. For det tredje, at beskæftige udlændinge ud over de timer, der er tilladt af en tilladelse til aktiviteter uden for kvalifikationer. Et eksempel kunne være at lade en studerende, der er begrænset til 28 timer om ugen, arbejde 40 timer om ugen.

Hvis disse overtrædelser begås, kan virksomhedsejeren stå over for “op til tre års fængsel eller en bøde på op til 3 millioner yen, eller begge dele”. Desuden, under japansk lov, er det ofte tilfældet, at ikke kun den person, der direkte er ansvarlig for overtrædelsen, men også selve virksomheden kan blive pålagt en bøde, hvilket betyder, at hele virksomheden kan blive holdt ansvarlig.

Især skal virksomheder være opmærksomme på håndteringen af “uagtsomhed” i henhold til den japanske indvandringslov. Loven fastslår, at påstanden om, at man “ikke vidste, at handlingen udgjorde ulovligt arbejde”, som en generel regel ikke er en undskyldning for ansvar. Dog, hvis det kan bevises, at der ikke var nogen uagtsomhed i ikke at vide dette, kan man undgå straf. Dette betyder, at virksomheder har en aktiv pligt til omhyggeligt at bekræfte en udenlandsk arbejdstagers opholdstilladelse og arbejdstilladelse, for eksempel ved at kontrollere det originale opholdskort. Hvis en virksomhed tillader ulovligt arbejde som følge af kun at have kontrolleret en kopi af opholdskortet eller taget arbejdstagerens mundtlige erklæring for pålydende, kan virksomheden blive anklaget for uagtsomhed og dermed blive straffet.

En dom for at fremme ulovligt arbejde kan have alvorlige konsekvenser for en virksomheds drift ud over de direkte straffe som bøder og fængsel. For eksempel kan virksomheder, der er dømt for denne forbrydelse, blive udelukket fra at deltage i ordninger som tekniktræningsprogrammer og specifikke færdighedsordninger, som er vigtige kilder til arbejdskraft i visse industrier. Dette viser, at overtrædelser af compliance kan udvikle sig fra at være et juridisk problem til at blive en forretningsrisiko, der truer selve virksomhedens fortsatte drift.

Efter ansættelse: Indberetning af ansættelsesforhold for udenlandske arbejdstagere i Japan

Ansættelsesprocedurer for udenlandske arbejdstagere i Japan er ikke afsluttet blot ved at opnå opholdstilladelse og bekræftelse af ansættelse. Efter ansættelsesstarten eksisterer der juridiske forpligtelser, som virksomheden skal opfylde. En af disse er indgivelsen af “Indberetning af ansættelsesforhold for udenlandske arbejdstagere”. Dette er en procedure, der er pålagt alle arbejdsgivere i henhold til den japanske “Lov om en omfattende fremme af arbejdspolitik samt stabilitet i ansættelse og berigelse af arbejdslivet for arbejdstagere”.

Denne indberetning skal foretages til den lokale offentlige arbejdsformidling (Hello Work) i tilfælde af nyansættelse af en udenlandsk arbejdstager eller hvis en udenlandsk arbejdstager forlader sin stilling. Formålet med dette system er at give regeringen en nøjagtig forståelse af beskæftigelsessituationen for udenlandske arbejdstagere og fremme passende ansættelsesstyring og støtte til genansættelse.

Fremgangsmåden for indberetning varierer afhængigt af, om den udenlandske arbejdstager er dækket af arbejdsforsikringen eller ej. Hvis den udenlandske arbejdstager er dækket af arbejdsforsikringen, vil indgivelsen af “Anmeldelse om erhvervelse af kvalifikationer for arbejdsforsikringstager” også dække indberetningen af ansættelsesforholdet for udenlandske arbejdstagere, så ingen yderligere dokumenter er nødvendige.

Derimod, hvis en udenlandsk arbejdstager ansættes under betingelser, der ikke kvalificerer dem til arbejdsforsikringen, skal “Indberetning af ansættelsesforhold for udenlandske arbejdstagere (Formular nr. 3)” indgives. Denne formular kan downloades fra Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærds hjemmeside. (Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd “Om indberetning af ansættelsesforhold for udenlandske arbejdstagere” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Indberetningsfristen er fastsat til den sidste dag i måneden efter den måned, hvor ansættelsen eller fratrædelsen fandt sted. Hvis denne indberetning forsømmes eller der indgives falske oplysninger, kan der pålægges en bøde på op til 300.000 yen, så det er vigtigt at være opmærksom. Denne procedure udføres under forskellige administrative formål: arbejdsmarkedsstyring under Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd, adskilt fra opholdsstyring under Justitsministeriet (Immigrationsbureauet), og virksomhederne skal overholde begge regelsæt.

Konklusion

At ansætte udenlandske specialister er en kraftfuld metode for japanske virksomheder til at øge deres globale konkurrenceevne. Men for at realisere dette er det en absolut forudsætning at overholde de komplekse og strenge juridiske regler, der er centreret omkring Japans indvandringslovgivning. Som det er detaljeret beskrevet i denne artikel, er en præcis forståelse af opholdskvalifikationer, forberedelse af passende dokumenter i overensstemmelse med virksomhedens størrelse, og undgåelse af alvorlige juridiske risici såsom forbrydelser der fremmer ulovligt arbejde, alle ansvarsområder pålagt enhver virksomhed. Disse procedurer kræver faglig viden og omhyggelig opmærksomhed, og forsømmelse kan føre til uforudsete tidsmæssige tab og juridiske sanktioner.

Vores firma, Monolith Law Office, har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester relateret til arbejdsvisa og opholdskvalifikationer i Japan, som beskrevet i denne artikel, til et stort antal klienter inden for landet. Vores styrke ligger i vores dybe indsigt i det japanske retssystem, suppleret med flere advokater, der taler engelsk og har udenlandske advokatlicenser. Dette gør det muligt for os at yde præcis juridisk support i grænseoverskridende juridiske procedurer, mens vi kommunikerer problemfrit ikke kun med virksomhedens juridiske og personaleafdelinger, men også direkte med de udenlandske kandidater. Hvis du har problemer med de komplekse procedurer eller opbygningen af et compliance-system relateret til ansættelse af udlændinge, tøv ikke med at konsultere vores kontor.