Japanske arbejdsvisa: Fremgangsmåder og strategiske overvejelser for rekruttering af udenlandske medarbejdere efter ansættelsestype

I den globaliserede forretningsverden, der udvikler sig med hastige skridt, er det blevet en vigtig ledelsesstrategi for japanske virksomheder at tiltrække talentfulde udenlandske medarbejdere med forskelligartede baggrunde for at opretholde international konkurrenceevne og skabe nye innovationer. Men processen med at ansætte udlændinge slutter ikke blot med rekrutteringsaktiviteter. Japanske ind- og udrejselove samt flygtningeanerkendelsesloven (herefter “Immigrationsloven”) og andre relaterede love fastlægger strenge krav og procedurer for udenlandske arbejdstagere, der ønsker at arbejde i Japan. Det er afgørende at forstå og overholde disse juridiske procedurer nøjagtigt. Mangler eller misforståelser i processen kan føre til betydelige forsinkelser i rekrutteringsplanerne og i værste fald medføre alvorlige compliance-risici. Denne artikel fokuserer på de tre primære rekrutteringsformer, som virksomheder står over for, når de ansætter udenlandsk talent i Japan: “Nyuddannede internationale studerende”, “Jobskifte for udlændinge bosiddende i Japan” og “Ansættelse af udlændinge bosiddende i udlandet”. Vi vil omfattende og konkret forklare de juridiske procedurer, nødvendige dokumenter og praktiske forholdsregler for hvert scenarie baseret på de nyeste love. Dette vil give virksomhedsledere og personale inden for juridiske og HR-afdelinger vejledning til strategisk og smidigt at fremme hver ansættelsesproces.

Grundlæggende kendskab til det japanske arbejdsvisumsystem

For at forstå proceduren for at ansætte udlændinge er det afgørende først at få et grundlæggende kendskab til strukturen af Japans opholdskvalifikationssystem.

Arbejdstilladelse under japanske opholdstilladelser

I Japan definerer indvandringsloven ‘opholdstilladelse’ som den juridiske status, der tillader udlændinge at opholde sig og være aktive i landet. De aktiviteter, man kan udføre i Japan, er nøje fastlagt for hver enkelt opholdstilladelse, og om man må arbejde – det vil sige udføre indtægtsgivende aktiviteter – afhænger af typen af opholdstilladelse, man har.  

Opholdstilladelser kan overordnet inddeles i tre grupper baseret på, om de tillader arbejde eller ej. For det første er der opholdstilladelser som ‘permanent opholdstilladelse’ og ‘ægtefælle til en japaner m.fl.’, hvor der ikke er nogen begrænsninger på aktiviteter, og man i princippet kan arbejde i enhver branche. For det andet er der opholdstilladelser, hvor de tilladte aktiviteter er begrænset til specifikke områder. Dette inkluderer ‘Specialist i humaniora/International service’, som ofte anvendes, når virksomheder ansætter udenlandske fagfolk. Udlændinge med denne opholdstilladelse kan kun arbejde inden for de godkendte aktivitetsområder. For det tredje er der opholdstilladelser som ‘studieophold’ og ‘kortvarigt ophold’, hvor arbejde generelt ikke er tilladt.  

Denne artikel vil primært fokusere på opholdstilladelsen ‘Specialist i humaniora/International service’, som er mest relevant for ansættelse af hvidekraveprofessionelle. Denne opholdstilladelse dækker over de følgende tre arbejdsområder:

• Teknik: Arbejde, der kræver tekniske færdigheder eller viden inden for naturvidenskabelige områder som fysik, ingeniørvidenskab og andre naturvidenskaber. Eksempler inkluderer IT-ingeniører, programmører, maskiningeniører, forskere og udviklere.  
• Humaniora: Arbejde, der kræver viden inden for humanistiske fag som jura, økonomi, sociologi og andre humanistiske videnskaber. Jobs som marketing, finans, juridisk arbejde og managementkonsultation falder ind under denne kategori.  
• International service: Arbejde, der kræver en tankegang eller følsomhed, der er grundlagt i en udenlandsk kultur. Dette inkluderer oversættelse, tolkning, sprogundervisning, international handel og designere.  

Fælles krav til opnåelse af opholdstilladelse under japansk lovgivning

For at opnå opholdstilladelse i kategorien “Teknik, humanvidenskab og international service” skal både den udenlandske ansøger og virksomheden, der er arbejdsgiveren, opfylde de standarder, der er fastsat af det japanske justitsministeriums forordning.

Først og fremmest kræves det af ansøgeren selv, at vedkommende har en akademisk baggrund eller praktisk erfaring relateret til det arbejde, de ønsker at udføre. Specifikt skal ansøgeren have en universitetsgrad i et relevant felt eller mere end 10 års praktisk erfaring som et grundlæggende krav. Dog, for “international service” bortset fra oversættelse, tolkning og sprogundervisning, kan kravet opfyldes med mere end 3 års relevant praktisk erfaring. Den japanske Immigrationskontor vil nøje vurdere, om der er en sammenhæng mellem ansøgerens studieretning eller erhvervserfaring og de jobfunktioner, de vil udføre efter ansættelsen.

Dernæst er et vigtigt krav for virksomheden, at lønniveauet og virksomhedens stabilitet skal være tilstrækkelige. Lønnen, som den udenlandske arbejdstager modtager, skal være på niveau med eller højere end det, som en japansk medarbejder ville modtage for tilsvarende arbejde. Dette er en vigtig standard for at forhindre uretfærdigt lave lønninger for udenlandske arbejdstagere. Artikel 3 i den japanske arbejdsstandardlov forbyder også diskrimination i løn og andre arbejdsvilkår baseret på nationalitet, og dette princip tages også i betragtning ved vurderingen af opholdstilladelse. Desuden skal virksomheden, der ansætter, kunne bevise stabilitet og kontinuitet i deres forretning. Dette viser, at virksomheden har evnen til at fortsætte med at ansætte den pågældende udenlandske arbejdstager og betale en stabil løn.

Virksomhedskategorisystemet i ansøgningsprocessen

I forbindelse med ansøgningsproceduren for opholdstilladelse klassificerer den Japanske Immigrationsmyndighed arbejdsgivere, altså virksomheder, i fire kategorier baseret på deres størrelse og pålidelighed for at fremskynde processen. Antallet af dokumenter, der skal indsendes ved ansøgning, varierer betydeligt afhængigt af kategorien.

• Kategori 1: Virksomheder noteret på den Japanske børs, offentlige organisationer godkendt af staten og lignende.
• Kategori 2: Organisationer eller enkeltpersoner, hvis samlede beløb af kildeskat på lønindkomst for det foregående år ifølge den lovpligtige indkomstopgørelse er 10 millioner yen eller mere.
• Kategori 3: Organisationer eller enkeltpersoner, der har indsendt den lovpligtige indkomstopgørelse for det foregående år (undtagen dem i kategori 2).
• Kategori 4: Organisationer eller enkeltpersoner, der ikke falder ind under nogen af de ovenstående kategorier (såsom nystartede virksomheder).

Virksomheder i kategori 1 og 2 anses for at have høj social kreditværdighed og stabilitet i ledelsen, hvilket betyder, at de krævede dokumenter er betydeligt forenklede. På den anden side skal virksomheder i kategori 3 og 4, især nystartede virksomheder, indsende flere dokumenter (såsom forretningsplaner og årsregnskaber) for at bevise deres forretningsstabilitet. Dette kategorisystem er mere end blot en forskel i administrative procedurer. At forstå, hvilken kategori ens egen virksomhed tilhører, er yderst vigtigt for planlægningen af rekrutteringstidsplaner og forberedelse af de nødvendige dokumenter. For eksempel skal en startupvirksomhed, der falder ind under kategori 4, forberede en rekrutteringsplan, der tager højde for en længere behandlingstid og mere detaljeret gennemgang af opholdstilladelsen sammenlignet med en børsnoteret virksomhed i kategori 1. Dette er en strategisk faktor, der direkte påvirker fordelingen af tidsmæssige og menneskelige ressourcer i rekrutteringsaktiviteter.

Rekrutteringsformer: Når du ansætter internationale studerende som nyuddannede i Japan

At ansætte talentfulde udenlandske studerende, der er færdige med deres uddannelse på universiteter eller fagskoler i Japan, repræsenterer en vigtig mulighed for mange virksomheder til at tilegne sig nyuddannede medarbejdere.

Overblik over proceduren: ‘Ansøgning om ændring af opholdstilladelse’

Den opholdstilladelse, som internationale studerende besidder, kaldet “studieophold”, er beregnet til studieformål og tillader generelt ikke fuldtidsarbejde. Derfor er det nødvendigt at ændre opholdstilladelsen til en, der tillader arbejde, typisk “teknologi, humanvidenskab og international forretning”, før de kan begynde at arbejde fuldtid i en virksomhed efter endt uddannelse. Denne procedure kaldes “ansøgning om ændring af opholdstilladelse” og udføres af den enkelte hos den lokale indvandringsmyndighed.

Ansøgningsproces og nødvendige dokumenter

Det er den internationale studerende, der ansøger, men virksomheden, som er arbejdsgiver, har pligt til at forberede og levere en række nødvendige dokumenter til ansøgningen. De nødvendige dokumenter kan overordnet opdeles i dem, som ansøgeren og virksomheden hver især skal forberede.

De vigtigste dokumenter, som ansøgeren (den internationale studerende) skal forberede, inkluderer:

• Ansøgning om ændring af opholdstilladelse
• Identitetsfoto (4 cm høj og 3 cm bred)
• Pas og opholdskort (fremvises ved skranken)
• Bevis for uddannelsesafslutning eller forventet uddannelsesafslutning
• Curriculum Vitae (CV)

De vigtigste dokumenter, som virksomheden skal forberede, inkluderer:

• Dokumentation for virksomhedens kategori (for eksempel en kopi af “Shikiho” for kategori 1, eller en kopi af den samlede erklæring om kildeskat på lønindkomst for det foregående år for kategori 2 og 3)
• Registreringsattest
• Materiale, der beskriver forretningsindholdet (såsom virksomhedsprofil, brochurer osv.)
• Kopi af de seneste årsregnskaber (især for kategori 3 og 4)
• Kopi af ansættelseskontrakt eller meddelelse om arbejdsvilkår (med detaljer om jobbeskrivelse, løn, ansættelsesperiode osv.)

Det officielle ansøgningsskema, “Ansøgning om ændring af opholdstilladelse”, kan downloades fra Immigration Services Agency’s hjemmeside.

• Hjemmesidenavn: Immigration Services Agency
• Sidetitel: Ansøgning om ændring af opholdstilladelse
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Ansøgningskontor, tidsramme og forbehold

Ansøgningen indgives ved skranken på den lokale indvandringsmyndighed, der har jurisdiktion over ansøgerens bopæl. Den standardbehandlingstid, som Immigration Services Agency offentliggør, er fra en til to måneder, men i perioden fra marts til april, som er eksamenstid, er der en tendens til, at behandlingstiden bliver længere end normalt på grund af et stort antal ansøgninger. Derfor er det klogt for virksomheder at planlægge med en tidsmargen på to til tre måneder.

Timing af ansøgningen er også vigtig. For studerende, der dimitterer i marts, begynder ansøgningsmodtagelsen normalt omkring december året før (dette kan variere afhængigt af jurisdiktionen). For at sikre, at tilladelsen er opnået inden startdatoen efter eksamen, er det nødvendigt at påbegynde forberedelserne hurtigt, så snart jobtilbuddet er bekræftet. Det er også vigtigt at være opmærksom på forvaltningen af opholdsperioden, så den nuværende “studieophold” opholdstilladelse ikke udløber under ansøgningsprocessen.

Rekruttering af udenlandske borgere i Japan til midtvejsansættelser

At ansætte udenlandske borgere, der allerede arbejder i Japan, kan være en stor fordel, da de ofte kan bidrage med deres erfaring og kompetencer med det samme. Processen for dette afhænger af forholdet mellem den ansattes nuværende visumstatus og de nye jobfunktioner.

Grundlæggende kontrol: Overensstemmelse mellem jobfunktioner og visumstatus

Det første og mest kritiske skridt i en midtvejsansættelse er at sikre, at kandidatens nuværende visumstatus tillader de aktiviteter, som de vil blive bedt om at udføre i din virksomhed. For eksempel, hvis en IT-ingeniør med en ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’ visumstatus skifter job til en anden IT-ingeniørposition, er det sandsynligt, at aktivitetsområdet vil være det samme. Men hvis den samme IT-ingeniør ansættes til en marketingposition, kan aktivitetsområdet blive vurderet som værende forskelligt. Hvis denne kontrol forsømmes, kan det føre til problemer senere i processen.

Procedure, når jobfunktionerne er inden for samme område

Hvis jobfunktionerne efter jobskiftet er inden for det aktivitetsområde, som den nuværende visumstatus tillader, er det ikke nødvendigt at ændre selve visumstatusen. Men juridisk set har den udenlandske borger en forpligtelse til at rapportere ændringen af arbejdsgiver.

Denne procedure kaldes ‘Notification of a Contracting Organization’ og er pålagt den udenlandske borger i henhold til artikel 19-16 i den japanske indvandringslov. Specifikt skal den udenlandske borger indberette ‘afslutningen af kontrakten med den tidligere organisation’ inden 14 dage efter at have forladt den tidligere virksomhed og ‘indgåelse af en kontrakt med en ny organisation’ inden 14 dage efter at have startet i den nye virksomhed. Denne anmeldelse kan foretages online via Immigration Services Agency’s elektroniske anmeldelsessystem, ved at bringe det personligt til det lokale indvandringskontor eller ved at sende det til Tokyo Immigration Bureau.

Desuden er der en procedure, som ikke er juridisk påkrævet, men som stærkt anbefales fra et risikostyringsperspektiv. Det er ansøgningen om en ‘Certificate of Eligibility for Employment’. Dette certifikat bekræfter officielt, at de nye jobfunktioner i den nye virksomhed er inden for rammerne af den nuværende visumstatus. Selvom denne procedure er valgfri, er der betydelige fordele ved at gennemføre den. Visumstatus skal fornyes hvert par år, og under denne revision vil aktiviteterne i den nye virksomhed blive genstand for ny vurdering. Hvis det ved fornyelsestidspunktet vurderes, at jobfunktionerne ligger uden for visumstatusens område, kan fornyelsen blive afvist, hvilket udgør en alvorlig risiko, da den pågældende medarbejder ikke vil kunne fortsætte sit arbejde. Ved at opnå ‘Certificate of Eligibility for Employment’ ved jobskiftet kan denne risiko undgås på forhånd. Med andre ord er det en yderst effektiv strategisk metode til at eliminere usikkerheden ved fremtidige ansøgninger om fornyelse og sikre stabilitet i ansættelsen.

Procedure, når jobfunktionerne er uden for området

Hvis jobfunktionerne efter jobskiftet ligger uden for det område, som den nuværende visumstatus tillader (for eksempel, hvis en person med en ‘Education’ visumstatus ansættes i en virksomhedsplanlægningsposition), er en ‘Change of Status of Residence’ ansøgning nødvendig. Denne ansøgning skal godkendes, før den nye jobfunktion kan påbegyndes. Processen og de nødvendige dokumenter er næsten identiske med dem, der gælder for ansættelse af nyuddannede studerende.

Vigtige overvejelser ved ansættelse

Der er særlige overvejelser at tage højde for ved midtvejsansættelser, især hvis kandidaten er arbejdsløs. Indvandringsloven fastslår, at hvis en person uden gyldig grund ikke har udført de aktiviteter, som visumstatusen tillader, i mere end tre måneder, kan visumstatusen annulleres. Det betyder, at kandidater, hvis arbejdsløshedsperiode overstiger tre måneder, bærer risikoen for at få deres visumstatus annulleret. Når man ansætter sådanne kandidater, er det vigtigt at være opmærksom på, at fremtidige ansøgninger om fornyelse eller ændring af visumstatus kan blive underlagt strengere vurdering end normalt.

Rekrutteringsformer: Når du ansætter udlændinge bosiddende i udlandet

Når du ønsker at ansætte specialiserede internationale medarbejdere, der bor i udlandet, til at arbejde i Japan, er der behov for en anden procedure end ved ansættelse inden for landets grænser.

Procesoversigt: “Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility”

I dette tilfælde skal den japanske virksomhed, der ønsker at ansætte, først fungere som repræsentant og ansøge om “Certificate of Eligibility (COE)” hos den lokale indvandringsmyndighed i Japan. COE er et dokument, der på forhånd bekræfter, at ansøgeren opfylder betingelserne for indrejse og ophold i Japan, som godkendt af justitsministeren. Når COE er udstedt, skal den ansatte fremvise dette dokument ved den japanske ambassade eller konsulat i sit hjemland for at få udstedt et officielt visum. Derefter følger en totrinsproces, hvor den ansatte bruger visummet til at indrejse i Japan.

Ansøgningsproces og nødvendige dokumenter

COE kan ansøges om af enten ansøgeren selv eller en repræsentant fra den modtagende organisation.

De nødvendige dokumenter varierer afhængigt af virksomhedens kategori, men ligesom ved ansøgning om ændring af opholdstilladelse kræves der dokumenter relateret til både ansøgeren og den modtagende virksomhed.

De vigtigste dokumenter, som den modtagende virksomhed skal forberede, inkluderer:

• Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility
• Passfoto (af ansøgeren)
• Svarkuvert
• Dokumenter sendt fra ansøgeren (diplomer, CV, arbejdshistorik, certifikater osv.)
• Dokumentation for virksomhedens kategori, bevis for registrering, kopi af de seneste regnskaber, kopi af ansættelseskontrakten osv.

Den officielle ansøgningsformular “Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility” kan downloades fra Immigration Services Agency’s hjemmeside.

• Hjemmesidenavn: Immigration Services Agency
• Sidetitel: Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Ansøgningskontor, behandlingstid og forbehold

Ansøgningen indgives til den lokale indvandringsmyndighed, der har jurisdiktion over virksomhedens beliggenhed. Den standardmæssige behandlingstid er fra en til tre måneder, hvilket er den længste ledetid blandt de tre ansættelsesformer. Derfor er det vigtigt at tage denne behandlingstid i betragtning, når man planlægger at rekruttere fra udlandet, og tilpasse projektets tidsplan derefter.

Det er især vigtigt at være opmærksom på gyldighedsperioden for det udstedte COE. COE bliver ugyldigt, hvis ikke den ansatte indrejser i Japan inden for tre måneder efter udstedelsesdatoen. Inden for denne periode skal den ansatte opnå et visum i sit hjemland og fuldføre rejsen til Japan.

At sammenligne og overveje de forskellige procedurers tidsforbrug er afgørende for at udvikle en rekrutteringsstrategi. For eksempel, hvis der er behov for at sikre personale inden for to måneder til en presserende stilling, er det ikke realistisk at rekruttere fra udlandet, hvor det kan tage mellem en og tre måneder at opnå et COE. I sådanne tilfælde er det hurtigere at ansætte en person, der allerede bor i landet. Men selv i disse tilfælde opstår der en anmeldelsespligt inden for 14 dage efter ansættelsen, hvilket kræver en hurtig administrativ proces. På denne måde bliver det afgørende at forstå de juridiske krav og tidsrammer for hver procedure og vælge den mest passende rekrutteringskanal, der passer til virksomhedens behov, hvilket er nøglen til succes.

Sammenligning og opsummering af de forskellige procedurer

Nedenstående tabel opsummerer de vigtigste forskelle i opholdskvalifikationsprocedurerne for de tre ansættelsestyper, vi har forklaret indtil nu. Denne tabel vil hjælpe virksomhedens ansvarlige med hurtigt at forstå hovedpunkterne i hvert scenarie og udarbejde en passende ansættelsesplan.

Opsummering

Japan er ivrig efter at tiltrække udenlandske fagfolk med specialiserede tekniske færdigheder og viden, men det juridiske system, der regulerer deres ansættelse, er yderst detaljeret, og fejl i procedurerne tolereres ikke. For at sikre en vellykket ansættelse af udenlandsk talent er det afgørende at forstå disse komplekse juridiske procedurer nøjagtigt og håndtere dem planmæssigt. At søge hjælp fra eksperter og proaktivt navigere i disse processer bør betragtes ikke som en omkostning, men som en strategisk investering for at sikre vigtige forretningsressourcer og undgå juridiske risici.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester relateret til dette emne til en bred vifte af klientvirksomheder i Japan. Vores styrke ligger i vores dybe ekspertise i procedurerne for ansættelse af udenlandske medarbejdere, suppleret med flere advokater, der taler engelsk og har juridiske kvalifikationer fra andre lande. Dette gør det muligt for os at tilbyde omhyggelig og smidig support, der overvinder sprog- og juridiske kulturbarrer, selv for virksomheder, der opererer globalt. Hvis du støder på problemer med ansøgningsprocedurer for opholdstilladelse, som beskrevet i denne artikel, tøv ikke med at konsultere os. Vi vil kraftigt understøtte den problemfri integration af jeres værdifulde udenlandske medarbejdere fra et juridisk perspektiv.