Regelændringer for tydeliggørelse af arbejdsvilkår ved hjælp af arbejdsvilkårsnotifikationer, der træder i kraft i april i Reiwa 6 (2024)

I de senere år er forskellige arbejdsformer blevet mere anerkendte. På den anden side har Japan oplevet en stigning i arbejdsrelaterede problemer, som for eksempel masseopsigelser af forskere i marts Reiwa 5 (2023), lægers overarbejde med efterfølgende selvmord og problemer relateret til udenlandsk arbejdskraft.

Mod denne baggrund vil der fra april Reiwa 6 (2024) ske ændringer i ‘Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations’ (労基則) og ‘Standards on Conclusion, Renewal, and Termination of Fixed-term Labor Contracts’ (雇止めに関する基準) som følge af en revision. Formålet med denne revision er at tilpasse reglerne for konvertering fra faste til ubegrænsede kontrakter og at præcisere reglerne for ansættelse af forskellige typer af fastansatte. Det forventes, at disse ændringer vil give arbejdsgivere og arbejdstagere en anledning til at bekræfte arbejdsvilkårene med hinanden, hvilket kan forhindre problemer, samt gøre det nemmere at forme en karriere og opnå en god balance mellem arbejde og privatliv.

I denne artikel vil vi forklare de væsentligste ændringer i reglerne for at tydeliggøre arbejdsvilkår, herunder hvem og hvornår der skal udstedes en notifikation om arbejdsvilkår, samt forpligtelserne til at forklare disse vilkår.

Hvad er en Arbejdsvilkårsmeddelelse?

En Arbejdsvilkårsmeddelelse er et dokument, som arbejdsgiveren udleverer til arbejdstageren for at præcisere arbejdsvilkårene i henhold til den japanske Arbejdsstandardlov (Labor Standards Act) artikel 15. Arbejdsvilkårene omfatter forskellige forhold relateret til arbejdet såsom løn, arbejdstid, pausetid, fridage, social forsikring og velfærdsydelser.

Dette dokument, kaldet “Arbejdsvilkårsmeddelelsen”, er et dokument, som arbejdsgiveren er forpligtet til at meddele arbejdstageren i henhold til lovgivningen, og det er ikke et dokument baseret på en aftale. På den anden side er en ansættelseskontrakt et dokument, der indgås gennem en aftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager, men det er ikke et dokument, som loven kræver.

De meget vigtige vilkår og forhold, som skal være på plads, før man begynder at arbejde, som nævnt i punkt 1 til 6 nedenfor, kaldes “absolutte oplysningskrav”, og de skal præciseres gennem udlevering af et dokument. Dette dokument er kendt som “Arbejdsvilkårsmeddelelsen”. Hvis arbejdstageren ønsker det, kan disse oplysninger også gives elektronisk, for eksempel via fax eller e-mail, i stedet for at udlevere et dokument.

Punkterne 7 til 14 anses for “relative oplysningskrav”, og det er muligt at præcisere disse mundtligt.

1. Varigheden af ansættelseskontrakten
2. Kriterier for fornyelse af en midlertidig ansættelseskontrakt (samlet kontraktperiode eller antal fornyelser)
3. Arbejdsstedet og de opgaver, der skal udføres (inklusive rækkevidden af ændringer)
4. Start- og sluttidspunkt for arbejdsdagen, overarbejde, pausetid, fridage, ferie osv. (skiftarbejde, fleksibel arbejdstid, diskretionær arbejdstid osv.)
5. Løn, lønforhøjelser
6. Opsigelse (inklusive årsager til afskedigelse)
7. Afskedigelsesgodtgørelse
8. Midlertidig løn (eksklusive afskedigelsesgodtgørelse), bonusser og minimumsløn osv.
9. Madudgifter, arbejdsudstyr og andre udgifter, som pålægges arbejdstageren
10. Sikkerhed og sundhed
11. Faglig træning
12. Kompensation for ulykker og hjælp til sygdom uden for arbejdet
13. Belønninger og sanktioner
14. Orlov
15. Andre forhold (sociale forsikringssystemer osv.)

Formatet for at præcisere arbejdsvilkårene er frit, men det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd har udgivet en model for “Arbejdsvilkårsmeddelelsen”, som kan ses her[ja].

Ved ændringen, der træder i kraft den 1. april i Reiwa 6 (2024), blev det obligatorisk at inkludere tre nye punkter som en del af de vilkår, der skal præciseres. De reviderede vilkår skal også oplyses, når man rekrutterer nye medarbejdere.

Tre tilføjede punkter til de absolutte krav om tydeliggørelse af ansættelsesvilkår og forklaringspligt

Med ændringerne i lovgivningen om tydeliggørelse af ansættelsesvilkår og forklaringspligt er tre punkter blevet tilføjet til de “absolutte krav om tydeliggørelse”. Lad os gennemgå disse individuelt.

Omfanget af ændringer i arbejdssted og arbejdsopgaver

I den reviderede lov er det nu påkrævet, ud over at tydeliggøre det nuværende arbejdssted og de opgaver, man skal udføre, også at tydeliggøre omfanget af mulige ændringer (ændret Arbejdsstandardlov, Artikel 5, Afsnit 1, Punkt 1-3).

“Arbejdssted og arbejdsopgaver” henviser til det sted og de opgaver, som en arbejdstager påtager sig umiddelbart efter ansættelsen.

“Ændringens omfang” henviser til de forventede ændringer i arbejdssted og arbejdsopgaver i løbet af ansættelsesperioden. Omplaceringer og arbejdsopgaver hos en anden afdeling, hvor man er udstationeret, er også omfattet af forklaringspligten, men dette omfatter ikke de arbejdssteder og -opgaver, der midlertidigt ændres for at yde assistance til andre afdelinger.

Hvis der ikke er nogen ændringer i arbejdsstedet eller arbejdsopgaverne umiddelbart efter ansættelsen, skal dette tydeliggøres som “ændringens omfang”.

For eksempel, hvis en arbejdstager starter med at arbejde hjemmefra lige efter ansættelsen, skal “arbejdsstedet” tydeliggøre steder, hvor hjemmearbejde er muligt, såsom arbejdstagerens hjem eller et satellitkontor. Hvis det forventes, at arbejdstageren vil arbejde hjemmefra i løbet af ansættelsesperioden, skal disse steder tydeliggøres som “ændringens omfang”.

På den anden side, hvis der ikke er begrænsninger på arbejdsstedet eller arbejdsopgaverne (som for eksempel i en generaliststilling), skal alle mulige arbejdssteder og -opgaver tydeliggøres. For at forhindre problemer er det imidlertid afgørende at præcisere “ændringens omfang” så meget som muligt og at dele forståelsen mellem arbejdsgiver og arbejdstager.

Tilstedeværelsen og indholdet af grænser for fornyelse

“Tilstedeværelsen og indholdet af grænser for fornyelse” betyder i enkle termer, at når der laves ændringer i kontraktindholdet, som er til ulempe for deltids- eller kontraktansatte, skal disse ændringer tydeliggøres skriftligt.

Når man ansætter arbejdstagere med tidsbegrænsede kontrakter (såsom tidsbegrænsede offentlige ansatte, deltidsarbejdere, vikarer, kontraktansatte, udsendte arbejdstagere, eller genansatte efter pensionsalderen), og der er en grænse for fornyelse (samlet kontraktperiode eller maksimalt antal fornyelser), skal indholdet af denne grænse tydeliggøres (ændret Arbejdsstandardlov, Artikel 5, Afsnit 1, Punkt 1-2).

Desuden, hvis man under kontraktperioden ønsker at indføre eller forkorte en grænse for fornyelse, er det påkrævet at forklare årsagen til dette på forhånd til arbejdstageren (ændrede standarder for kontraktophør, Artikel 1).

På den anden side, hvis man fjerner eller forlænger en grænse for fornyelse, og dette ikke er til ulempe for arbejdstageren, er der ikke pålagt en forklaringspligt.

Muligheden for at ansøge om fastansættelse og vilkårene efter fastansættelse

Ved fornyelse af en tidsbegrænset arbejdskontrakt, hvor arbejdstageren har ret til at ansøge om fastansættelse, er det nu påkrævet at tydeliggøre muligheden for at ansøge om fastansættelse (muligheden for at ansøge om fastansættelse) og vilkårene efter fastansættelse (ændret Arbejdsstandardlov, Artikel 5, Afsnit 5 og 6; Arbejdskontraktloven, Artikel 18; Arbejdsloven, Artikel 15; ændrede arbejdsstandardregler, Artikel 5, Afsnit 1, Punkt 1-11 (undtagen Punkt 1-2)).

I denne sammenhæng er arbejdsgiveren også pålagt at forklare forhold, der tager højde for balance i henhold til virkeligheden i arbejdet (såsom indholdet af arbejdet, ansvarsgraden og ændringens omfang), baseret på hensigten i Arbejdskontraktloven, Artikel 3, Afsnit 2 (ændrede standarder for kontraktophør, Artikel 5).

Reference: Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd | Er du klar til ændringerne i reglerne for tydeliggørelse af ansættelsesvilkår fra april 2024?[ja]

Målgruppen for ændringerne i reglerne om tydeliggørelse af arbejdsvilkår

Ændringerne i reglerne om tydeliggørelse af arbejdsvilkår finder anvendelse på alle arbejdstagere, såvel som på arbejdstagere med tidsbegrænsede ansættelseskontrakter.

Alle arbejdstagere

Med alle arbejdstagere menes personer, der er beskæftiget i en virksomhed eller et kontor, uanset jobtype (med få undtagelser for visse offentlige ansatte) og ansættelsesform. Dette inkluderer også familiemedlemmer, der bor sammen, hvis de arbejder under tilsyn og modtager løn.

Blandt de ændrede punkter i reglerne om tydeliggørelse af arbejdsvilkår, finder “ændringer i arbejdssted og jobfunktioner” anvendelse på alle arbejdstagere.

Arbejdstagere med tidsbegrænsede ansættelseskontrakter

Blandt de ændrede punkter i reglerne om tydeliggørelse af arbejdsvilkår, finder “eksistensen og indholdet af en fornyelsesgrænse” og “muligheden for at ansøge om overgang til en ubegrænset kontrakt og arbejdsvilkårene efter en sådan overgang” anvendelse på arbejdstagere med tidsbegrænsede ansættelseskontrakter.

En tidsbegrænset ansættelseskontrakt er en kontrakt, der har en specifik varighed. Som hovedregel må en enkelt kontraktperiode ikke overstige tre år. For højt specialiserede professionelle og arbejdstagere over 60 år, er grænsen sat til fem år (ifølge den Japanske Arbejdsstandardlov, Artikel 14, Afsnit 1).

På den anden side henviser en ubegrænset ansættelseskontrakt til en kontrakt uden en specifik varighed.

Normalt er der fastsat en pensionsalder (det er forbudt at sætte denne før 60 år), og ansættelsen fortsætter indtil denne alder nås. Ifølge den Japanske Lov om Stabilitet i Beskæftigelsen for Ældre, er der en forpligtelse til at ansætte dem, der ønsker det, indtil de fylder 65 år, og en forpligtelse til at gøre en indsats for at ansætte indtil 70 år.

Nedenfor vil vi forklare, hvornår arbejdsvilkårsmeddelelser skal udstedes for hver af de to typer kontrakter.

Tidspunktet for udstedelse af meddelelse om arbejdsvilkår

Der er tre tilfælde, hvor en meddelelse om arbejdsvilkår skal udstedes:

Ved indgåelse af alle arbejdskontrakter og fornyelse af tidsbegrænsede arbejdskontrakter

Det rette tidspunkt at udstede en meddelelse om arbejdsvilkår, herunder “omfanget af ændringer i arbejdssted og arbejdsopgaver”, som er blevet revideret, er ved indgåelsen af alle arbejdskontrakter (uanset kontraktens varighed) og ved fornyelsen af tidsbegrænsede arbejdskontrakter.

Ved indgåelse og fornyelse af midlertidige ansættelseskontrakter

Det rette tidspunkt at udstede en notifikation om arbejdsvilkår, herunder “eksistensen og indholdet af en fornyelsesgrænse”, er ved indgåelsen og fornyelsen af midlertidige ansættelseskontrakter.

Ved fornyelse af kontrakter, hvor retten til ubegrænset konvertering opstår

Det rette tidspunkt at udstede en arbejdsbetingelsesmeddelelse, der omhandler ‘muligheden for at ansøge om ubegrænset konvertering og arbejdsbetingelserne efter konverteringen’, i henhold til de reviderede bestemmelser for at gøre arbejdsbetingelserne klare, er ved fornyelsen af en midlertidig arbejdskontrakt, hvor retten til at ansøge om ubegrænset konvertering opstår.

Den ubegrænsede konverteringsordning blev introduceret som en nyhed i april 2013 (Heisei 25) som følge af ændringerne i den japanske arbejdskontraktlov.

Den ubegrænsede konverteringsordning tillader, at arbejdstagere, der opfylder visse krav, på eget ønske kan konvertere fra en midlertidig til en ubegrænset arbejdskontrakt. Formålet med ordningen er at “forhindre misbrug af midlertidige arbejdskontrakter fra arbejdsgiverens side (såsom at undgå ansættelse eller afkøling) og sikre jobstabilitet”.

Specifikt, hvis en arbejdstager med en midlertidig kontrakt med den samme arbejdsgiver, som “er blevet fornyet mere end én gang” og “hvis samlede kontraktperiode overstiger fem år”, ansøger, vil kontrakten konverteres til en ubegrænset kontrakt (Artikel 18 i den japanske arbejdskontraktlov).

Den gyldige periode for at udøve retten til at ansøge om ubegrænset konvertering er inden for kontraktperioden for den midlertidige kontrakt, hvor rettigheden er opstået (et år), så det kræver opmærksomhed.

Tidspunktet for konvertering til en ubegrænset arbejdskontrakt er dagen efter udløbsdatoen for den midlertidige arbejdskontrakt, hvor ansøgningen blev indgivet (begyndelsen af det syvende år). Arbejdsgiveren kan ikke afvise denne ansøgning fra arbejdstageren.

Med hensyn til arbejdsbetingelserne efter ubegrænset konvertering, vil de være de samme som før, undtagen kontraktens varighed, medmindre “der er aftalt særlige ændringer”.

Der er indført følgende tre typer særlige undtagelser for den ubegrænsede konverteringsordning:

• Forskere og lærere ved universiteter og forsknings- og udviklingsinstitutioner mv.
• Højt specialiserede fagfolk
• Ældre arbejdstagere med fortsat beskæftigelse

Nedenfor vil vi forklare kravene for hver af disse særlige undtagelser.

Særlige undtagelser for forskere og lærere ved universiteter og forsknings- og udviklingsinstitutioner mv.

For forskere og lærere ved universiteter og forsknings- og udviklingsinstitutioner mv. er kravet 2 for den særlige undtagelse for ubegrænset konvertering, at “den samlede kontraktperiode” skal “overstige ti år” (Artikel 7 i den japanske lov om ansættelsesperiode).

Den samlede kontraktperiode begyndte den 1. april 2013, men før retten til at ansøge om ubegrænset konvertering opstod i april 2023, blev masseophør af ansættelse af forskere et socialt problem.

Særlige undtagelser for højt specialiserede fagfolk (med krav til årsindkomst og område)

Den særlige undtagelse for højt specialiserede fagfolk indebærer, at når de har arbejdet på et specifikt midlertidigt projekt (projekt) i mere end fem år hos en arbejdsgiver af første kategori, vil kravet 2 om “den samlede kontraktperiode” være projektets varighed (som varierer fra projekt til projekt), og i denne periode vil retten til at ansøge om ubegrænset konvertering ikke opstå. Denne særlige foranstaltning tillader en maksimal periode på ti år, hvor retten til at ansøge om ubegrænset konvertering ikke vil opstå (Artikel 8, stk. 1 i den japanske lov om særlige foranstaltninger for midlertidige kontrakter).

Særlige undtagelser for ældre arbejdstagere med fortsat beskæftigelse

Der er ingen øvre aldersgrænse for den ubegrænsede konverteringsregel. Derfor vil arbejdstagere over 65 år også være omfattet, med få undtagelser.

Den særlige undtagelse for ældre arbejdstagere med fortsat beskæftigelse indebærer, at for midlertidigt ansatte arbejdstagere, der fortsætter med at arbejde efter pensionsalderen hos en arbejdsgiver af anden kategori, vil retten til at ansøge om ubegrænset konvertering ikke opstå, så længe de er ansat hos den samme arbejdsgiver eller et gruppefirma (Artikel 8, stk. 2 i den japanske lov om særlige foranstaltninger for midlertidige kontrakter).

Konklusion: Konsulter en advokat om arbejdsbetingelsesnotifikationer

Her har vi forklaret ændringerne i lovgivningen om tydeliggørelse af arbejdsbetingelser i arbejdsbetingelsesnotifikationer, som blev implementeret i april i Reiwa 6 (2024), herunder baggrunden for ændringerne og de punkter, man skal være særligt opmærksom på.

At udlevere en arbejdsbetingelsesnotifikation, der klart angiver arbejdsbetingelserne til arbejdstagerne ved indgåelse eller fornyelse af en arbejdskontrakt, er vigtigt for at forhindre problemer. Vi anbefaler, at du konsulterer en advokat med stærk ekspertise inden for virksomhedsjura for at håndtere risikostyring i forbindelse med arbejdskonflikter mellem arbejdsgivere og arbejdstagere.

Vejledning i foranstaltninger fra vores kontor

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma, der besidder høj ekspertise inden for IT, især internet og jura. I de senere år, som følge af diversificeringen af arbejdsmetoder, har der været øget fokus på arbejdsret. Vores kontor tilbyder løsninger til at håndtere ‘digitale tatoveringer’. Du kan finde flere detaljer i artiklen nedenfor.

Monolith Advokatfirmas ekspertiseområder: Virksomhedsjura for IT og startups[ja]