Omdannelse af kontraktarbejde til fjernarbejde. Indhold nødvendigt for indgåelse af nye kontrakter (memorandum)

På grund af virkningerne af den nye coronavirusinfektion, er ‘fjernarbejde’ pludselig kommet i rampelyset. Med en stigning i webtjenester og gratis værktøjer til hjemmearbejde, forventes fjernarbejde at fortsætte med at ekspandere.

Men når en virksomhed, der har modtaget en outsourcingkontrakt mellem virksomheder, udfører det outsourcede arbejde via fjernarbejde, er det nødvendigt at indgå en ny kontrakt (aftale).

I denne artikel vil vi detaljeret forklare hver klausul i en aftale om at udføre det outsourcede arbejde via fjernarbejde i en outsourcingkontrakt.

Bemærk, at en aftale i denne artikel er et dokument, der indgås, når parterne allerede har indgået en kontrakt, og de ønsker at foretage nogle ændringer eller tilføjelser til indholdet af kontraktens klausuler. I dette tilfælde vil vi introducere det som et dokument til at tilføje “aftaler om at udføre arbejde via fjernarbejde” til den oprindelige kontrakt, der allerede er indgået.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract [ja]

Om formuleringen i indledningen til en aftalememorandum

【Aftalememorandum】
Selskabet ●● (herefter benævnt “A”) og selskabet ●● (herefter benævnt “B”) har indgået en aftale om følgende i forbindelse med “Kontrakten om uddelegering af arbejde” (herefter benævnt “den oprindelige kontrakt”) dateret den ●●.●●.●●, og har derfor indgået dette aftalememorandum (herefter benævnt “dette memorandum”).

I indledningen til et aftalememorandum er det nødvendigt at specificere, hvilken af de kontrakter, der allerede er indgået mellem parterne, dette memorandum er relateret til (knyttet til). Derfor er der i eksemplet ovenfor angivet en dato og et navn på den oprindelige kontrakt for at specificere, hvilken oprindelig kontrakt dette memorandum er relateret til.

Om klausuler vedrørende formål

§1 (Formål)
Formålet med denne aftale er at forhindre spredningen af den nye coronavirus infektion ved at fastlægge grundlæggende forhold vedrørende udførelsen af kontraktarbejde (herefter benævnt “denne opgave”) af arbejdstagere i deres hjem baseret på den oprindelige kontrakt i outsourcing-arbejde, og dermed at sikre en gnidningsfri udførelse af denne opgave.

I klausuler vedrørende formål beskrives formålet med at indgå aftalen. Denne aftale er indgået med det formål at forhindre spredningen af den nye coronavirus infektion, og dette vil blive angivet.

I eksemplet på denne aftales klausuler er det antaget, at arbejdstageren udfører arbejdet i sit eget hjem i outsourcing-arbejde. Afhængigt af sagen kan det være nødvendigt at ændre indholdet af beskrivelsen af den pågældende arbejdsudførelsesmetode.

Bestemmelser om fjernarbejde

Paragraf 2 (Fjernarbejde)
Fjernarbejde refererer til, når arbejdstageren i det tildelte arbejde udfører deres arbejdsopgaver hjemmefra ved hjælp af forskellige netværkslinjer, udstyr og faciliteter, der er blevet udlånt eller leveret til arbejdet (herefter benævnt “udlånt udstyr osv.”), samt udstyr og faciliteter, de ejer selv.

I kontrakter kan det være nødvendigt at definere hvert udtryk. I dette eksempel på en klausul er definitionen af “fjernarbejde” også angivet. Afhængigt af arbejdsindholdet og det udstyr og de faciliteter, der bruges, kan indholdet ændres.

Grunden til at definere det specifikt er at gøre det klart, hvad parterne i kontrakten forstår ved fjernarbejde, for at forhindre konflikter, der opstår fra forskellige opfattelser. Selvom fjernarbejde er et generelt udtryk, er det vigtigt at definere det i denne kontekst, da det er en central del af denne aftale.

Bestemmelser om implementering af fjernarbejde

Artikel 3 (Implementering af fjernarbejde)
1. Part B skal, på anmodning fra Part A, overholde følgende, når fjernarbejde udføres:
1) Datoer og tidspunkter for udførelsen af denne opgave skal som hovedregel være på de forretningsdage og -tider, der er fastsat af Part A.
2) Som en arbejdsrapport skal “start af arbejde”, “afslutning af arbejde”, “start og afslutning af pauser og bevægelse” rapporteres hurtigt.
2. Alle omkostninger (herunder, men ikke begrænset til, forsyning og kommunikationsomkostninger) der opstår i forbindelse med, at Part B udfører fjernarbejde, skal bæres af Part B.
3. Part A skal give Part B forudgående meddelelse, når perioden for implementering af fjernarbejde slutter.

Denne klausul specificerer detaljeret tidspunktet, timerne, rapportindholdet og omkostningsfordelingen, når Part B’s medarbejdere udfører arbejde via fjernarbejde, samt meddelelsen ved afslutningen af perioden for implementering af fjernarbejde.

I ovenstående artikel 3, afsnit 1, står der “på anmodning fra Part A”, men det er også muligt, at Part B kan anmode om det, så det kan overvejes at fastsætte kravene til implementering af fjernarbejde i en anden klausul end den ovenstående eksempelklausul, hvis det er nødvendigt.

Desuden kan det overvejes at tilføje “arbejdsindhold” som en “arbejdsrapport” i henhold til punkt 2 i artikel 3, afsnit 1, i ovenstående eksempelklausul, hvis det er nødvendigt. I fjernarbejde er det svært at se arbejdstagerens arbejdsindhold, så der kan opstå konflikter om, hvorvidt arbejdet er blevet udført eller ej. I denne forstand er det meningsfuldt at fastsætte rapportering af arbejdsindhold som en “arbejdsrapport”. For at undgå at efterlade problemer mellem parterne i fremtiden, er det nødvendigt at diskutere grundigt, hvilke emner der skal rapporteres.

Bestemmelser om håndtering af udlånte faciliteter osv.

Paragraf 4 (Håndtering af udlånte faciliteter osv.)
1. Part B skal bruge de udlånte faciliteter osv. efter at have foretaget de nødvendige inspektioner og skal opbevare og administrere dem med den omhu, en god forvalter ville udvise. Hvis Part A separat har fastsat retningslinjer for de udlånte faciliteter osv., skal de opbevares og administreres i overensstemmelse med disse retningslinjer.
2. Part B skal ikke overdrage, fremleje, overføre besiddelse, yde sikkerhed eller bruge de udlånte faciliteter osv. til andre formål.
3. Når Part B har fuldført deres opgaver, eller når Part A anmoder om det, skal Part B straks returnere alle materialer osv. (inklusive kopier og reproduktioner) som er blevet udlånt eller leveret af Part A.
4. Hvis de udlånte faciliteter osv. er blevet ødelagt eller beskadiget på grund af Part B’s forsætlige handlinger eller uagtsomhed, eller hvis det er umuligt at returnere dem (inklusive i tilfælde af tyveri og tab), skal Part B straks rapportere dette til Part A via telefon eller lignende midler, og yderligere rapportere detaljerne skriftligt, og følge Part A’s instruktioner. I dette tilfælde kan Part A kræve erstatning fra Part B, og metoden og beløbet for erstatningen skal fastsættes efter konsultation mellem Part A og Part B.

I denne bestemmelse er det fastsat, hvordan Part B skal håndtere og opbevare de udlånte faciliteter osv. når de bruger dem til at udføre deres opgaver, samt deres ansvar for erstatning osv. i tilfælde af tab eller beskadigelse af de udlånte faciliteter.

Afhængigt af indholdet af de udlånte faciliteter, kan det forventes, at Part A vil lide skade, hvis Part B mister dokumenter leveret af Part A, for eksempel hvis indholdet af dokumenterne lækkes til offentligheden. Da Part B’s medarbejdere udfører deres opgaver i private hjem, er der behov for en større bevidsthed om at passe på de udlånte faciliteter end når de arbejder på Part B’s kontor eller på et angivet sted. Derfor er der fastsat en separat bestemmelse om de udlånte faciliteter.

Bestemmelser om sikring af sikkerhed

Paragraf 5 (Sikring af sikkerhed)
1. Part B skal bestræbe sig på at sikre sikkerheden i forbindelsesmiljøet og udlånte udstyr, samt forhindre skader forårsaget af uautoriseret adgang til området, hvor denne tjeneste udføres, tab af udlånte udstyr, og infektion med computervirus.
2. I tilfælde af en ulykke skal Part B straks rapportere til Part A.

I denne bestemmelse er det fastlagt, at kontrakthaveren har en forpligtelse til at bestræbe sig på at forhindre skader og rapportere om skader, når de opstår, i forhold til sikkerhedsaspekterne af hardware- og netværksmiljøet, når kontrakthaveren udfører arbejdet. Dette skyldes, at sikkerhedsniveauet i fjernarbejde kan være lavere end når det udføres på kontrakthaverens kontor eller på et angivet sted. For eksempel kan der være tilfælde, hvor en kontrakthavermedarbejders computer, der bruges til arbejde, ikke har sikkerhedssoftware installeret, og det er generelt lettere at bryde ind i en kontrakthavermedarbejders private hjem end i kontrakthaverens kontor. Afhængigt af behovet kan det overvejes at hæve kontrakthaverens forpligtelse til at sikre sikkerhed fra en bestræbelse til et højere niveau, eller at fastlægge specifikke anmodninger fra kontraktgiveren om sikring af sikkerhed.

Opsummering

I denne omgang har vi gennemgået en hukommelsesnote om en erhvervskontrakt, der tillader fjernarbejde. Vejen til enden af den nye coronavirusinfektion er uklar, men virksomheder skal fortsat være opmærksomme på deres medarbejderes helbredstilstand hver dag og overvinde denne vanskelige situation.

Hvis du overvejer at implementere fjernarbejde og har bekymringer eller usikkerheder om arbejdsstil relateret til fjernarbejde afhængigt af den enkelte sag, eller om hvordan du skal skrive kontraktens dokumenter, anbefaler vi, at du konsulterer en advokat med omfattende ekspertise.

Information om kontraktudarbejdelse og gennemgang m.m. af vores firma

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med styrker inden for IT, internet og forretning. Vi tilbyder ikke kun tjenester på kontraktbasis, men også udarbejdelse og gennemgang af forskellige kontrakter til vores rådgivende virksomheder og klientvirksomheder.

Hvis du er interesseret, bedes du se detaljerne nedenfor.