Japans opholdskvalifikationssystem: Den juridiske ramme for opholdskvalifikationer baseret på aktiviteter eller status og dets indvirkning på virksomhedspraksis

I forbindelse med forretningsudvikling inden for Japans grænser, er det blevet en uundværlig ledelsesstrategi at ansætte personale med udenlandsk nationalitet. Men for at udlændinge kan opholde sig og udføre aktiviteter i Japan, kræves der altid en juridisk tilladelse kendt som ‘opholdskvalifikation’. Det overordnede system, der regulerer dette, er den japanske ‘Immigrationskontrol- og Flygtningeanerkendelseslov’ (herefter benævnt ‘Immigrationsloven’). Denne lov etablerer et strengt regelsæt for juridisk styring af alle udlændinges indrejse og ophold i Japan baseret på deres aktiviteter og opholdsperiode. Derfor er en præcis forståelse af dette system ikke blot et spørgsmål om administrativ procedure, men en afgørende faktor for virksomhedens compliance-struktur og personalestrategi. Særligt vigtigt er det, at Immigrationsloven klassificerer alle opholdskvalifikationer i to store kategorier baseret på en separat tabel i loven. Den ene er ‘Tabel 1 opholdskvalifikationer’, som tillader specifikke aktiviteter, og den anden er ‘Tabel 2 opholdskvalifikationer’, som tildeles baseret på en persons status eller position. Denne klassificering er afgørende for at bestemme omfanget af de aktiviteter, der er tilladt, og det er derfor yderst vigtigt for virksomhedsledere og juridiske medarbejdere at forstå forskellene klart. I denne artikel vil vi forklare de juridiske grundlag og de specifikke indhold af disse to kategorier af opholdskvalifikationer samt de juridiske forpligtelser, som virksomhederne bærer, baseret på lovgivning og retspraksis.

Den juridiske grundlag for Japans opholdskvalifikationssystem

Japans system for opholdskvalifikationer er fuldstændig baseret på landets indvandringslovgivning. Artikel 1 i den japanske indvandringslov (Immigration Control and Refugee Recognition Act) fastsætter formålet som “at sikre en retfærdig administration af ind- og udrejse af alle personer, der ankommer til eller forlader landet, samt opholdet af alle udlændinge i landet”. Det centrale koncept for at realisere denne “retfærdige administration” er “opholdskvalifikation”. Artikel 2, afsnit 2, punkt 1 i den japanske indvandringslov definerer “opholdskvalifikation” som en klassificering af de aktiviteter og lignende, som udlændinge kan udføre under deres ophold i Japan. Udlændinge kan som hovedregel ikke opholde sig i Japan uden at have en af de opholdskvalifikationer, der er fastsat i loven.

Den mest grundlæggende struktur i dette system er, at opholdskvalifikationerne er opdelt i to hovedkategorier i henhold til indvandringslovens bilag. Den ene kategori, “Bilag 1”, omfatter opholdskvalifikationer, der tillades baseret på “aktiviteter” såsom specifikke erhvervs- eller akademiske aktiviteter udført i Japan. Den anden kategori, “Bilag 2”, omfatter opholdskvalifikationer, der gives på grundlag af personens “status eller position”, såsom ægteskab med en japansk statsborger eller permanent ophold. Denne klassificering skaber afgørende forskelle i de aktiviteter, især arbejdsaktiviteter, som udlændinge kan udføre i Japan. Når virksomheder ansætter udlændinge eller byder dem velkommen som ledere, er det første skridt i enhver juridisk risikostyring at bekræfte, hvilken kategori af opholdskvalifikation den pågældende person har eller forventes at opnå. Håndteringen af disse opholdskvalifikationer involverer en række administrative procedurer, herunder ansøgning om “Certificate of Eligibility for Status of Residence” ved ny indrejse, “Change of Status of Residence” ved ændring af aktiviteter og “Extension of Period of Stay” for at forlænge opholdet. Virksomheder skal kontinuerligt håndtere disse processer.

Opholdstilladelse baseret på aktiviteter: Bilag 1 (Appendix 1)

I Japan gives opholdstilladelse, som er defineret i Bilag 1, til udlændinge for at tillade dem at udføre bestemte professionelle, tekniske eller forretningsmæssige aktiviteter. Det mest markante træk ved denne kategori er, at de aktiviteter, som den udenlandske person kan udføre, er strengt begrænset til dem, der er tilladt inden for rammerne af den pågældende opholdstilladelse. Dette afspejler en økonomisk politisk side af Japan, som præcist ønsker at modtage personale med specifikke faglige kompetencer inden for bestemte områder. Når virksomheder ansætter udlændinge med denne kategori af opholdstilladelse, bærer de ansvaret for at bevise, at personens ekspertise og de jobfunktioner, som virksomheden tilbyder, stemmer overens med de specifikke kategorier, der er juridisk fastsat. Nedenfor vil vi forklare de vigtigste opholdstilladelser, der er særligt relevante for virksomhedsledelse.

Ledelse og administration under japansk lov

Dette opholdstilladelse er etableret for aktiviteter i Japan, der involverer ledelse af handel eller anden forretning, eller deltagelse i styringen af sådanne forretninger. Specifikt omfatter det stillinger som repræsentativ direktør eller direktør i et aktieselskab, eller som filialchef eller fabrikschef. Kravene for at opnå denne opholdstilladelse er strenge. For det første skal der fysisk være sikret kontorfaciliteter inden for Japans grænser. I de senere år er virtuelle kontorer generelt ikke blevet accepteret. Dernæst skal forretningens størrelse enten have en kapital eller et samlet bidrag på over 5 millioner yen, eller den skal ansætte mindst to fuldtidsansatte, der bor i Japan. Hvis man er ansat i en ledelsesposition, kræves det, at man har mere end tre års erfaring med ledelse eller administration af en forretning, og at man modtager en løn, der mindst svarer til det, en japansk person ville modtage for samme arbejde. Især ved fornyelse af opholdstilladelsen bliver forretningens kontinuitet og stabilitet undersøgt nøje. For eksempel, hvis der er fortsatte underskud eller overgæld i regnskaberne, kan der blive krævet yderligere dokumentation såsom en forretningsplan eller finansieringsmateriale, ikke blot som en formelitet, men som en reel vurdering af forretningens sundhed af Japans Indvandringsbureau.

Teknologi, Humanvidenskab & International Forretning

Dette opholdskvalifikation er målrettet et meget bredt spektrum af professionelle fagfolk og er en af de mest anvendte arbejdskvalifikationer i Japan. Kvalifikationen er opdelt i tre hovedområder. For det første ‘teknologi’-området, som omfatter arbejde, der kræver teknik eller viden inden for naturvidenskabelige felter som fysik, ingeniørvidenskab og andre naturvidenskaber, med typiske eksempler som IT-ingeniører og maskintekniske designere. For det andet ‘humanvidenskab’-området, som omfatter arbejde, der kræver viden inden for humanistiske videnskabsfelter som jura, økonomi, sociologi og andre, herunder planlægning, marketing og regnskab. For det tredje ‘international forretning’-området, som omfatter arbejde, der kræver tankegang eller følsomhed baseret på udenlandsk kultur, herunder oversættelse, tolkning, sprogundervisning og international handel. Det mest afgørende punkt i vurderingen af denne opholdskvalifikation er, at der eksisterer en direkte og rationel sammenhæng mellem ansøgerens uddannelsesbaggrund eller erhvervserfaring og det arbejde, de agter at udføre i Japan. Som en generel regel kræves det, at man har afsluttet en universitetsuddannelse eller har opnået en faglig titel efter at have afsluttet en japansk fagskole. Selv hvis disse krav ikke er opfyldt, vil mere end 10 års erhvervserfaring inden for ‘teknologi’ eller ‘humanvidenskab’ og mere end 3 års erhvervserfaring inden for ‘international forretning’ blive anset for at opfylde erhvervserfaringskravene. Med lovændringen i 2015 (Heisei 27) blev de tidligere separate opholdskvalifikationer for ‘teknologi’ og ‘humanvidenskab & international forretning’ integreret, hvilket har gjort det muligt at fleksibelt imødekomme moderne karriereveje, hvor viden fra både naturvidenskab og humanvidenskab fusioneres, som for eksempel når en ingeniør forfremmes til en ledelsesposition inden for salg.

Virksomhedsinterne overførsler i Japan

Dette opholdskvalifikation er indrettet for medarbejdere, der overføres fra en udenlandsk virksomheds afdeling til en afdeling i Japan for en bestemt periode. De aktiviteter, der er omfattet, svarer til arbejde inden for ‘teknologi, humanvidenskab og international forretning’ under det japanske opholdskvalifikationssystem. Overførslen kan omfatte bevægelser mellem hovedkontoret og filialer inden for samme virksomhed samt mellem moderselskaber, datterselskaber og tilknyttede selskaber. Det mest afgørende krav for denne opholdskvalifikation er, at ansøgeren har arbejdet kontinuerligt i mere end et år ved hovedkontoret, en filial eller en anden afdeling i udlandet umiddelbart før overførslen til Japan. Den strategiske betydning af denne opholdskvalifikation ligger i, at der ikke stilles krav om en akademisk grad. For eksempel, hvis en dygtig leder eller tekniker med mange års praktisk erfaring, men uden en universitetsgrad, skal udstationeres i Japan, kan de ikke opfylde uddannelseskravene under ‘teknologi, humanvidenskab og international forretning’ opholdskvalifikation, men med ‘virksomhedsintern overførsel’ kan overførslen gennemføres, hvis de opfylder kravet om mere end et års ansættelse. Det skal dog bemærkes, at denne opholdskvalifikation udelukkende er baseret på bevægelser inden for samme virksomhedsgruppe, og det er derfor ikke muligt at skifte job og arbejde for en anden virksomhed under samme kvalifikation uden at ændre den. Hvis man ønsker at skifte job, er det nødvendigt at ansøge om tilladelse til at ændre opholdskvalifikationen til en anden, såsom ‘teknologi, humanvidenskab og international forretning’.

Højt Kvalificerede Fagfolk i Japan

“Højt Kvalificerede Fagfolk” er ikke en specifik opholdstilladelse, men et privilegeret system oprettet for at tiltrække udenlandske fagfolk med avancerede færdigheder. Systemet anvender et pointbaseret system, hvor ansøgerens uddannelsesniveau, arbejdserfaring, årsindkomst og forskningsresultater m.v. bliver tildelt point, og hvis den samlede score når 70 point eller derover, bliver opholdstilladelsen “Højt Kvalificerede Fagfolk 1. klasse” bevilget. Denne opholdstilladelse er kategoriseret i henhold til den grundlæggende aktivitetstype som “Højt Kvalificerede Fagfolk 1. klasse i (forskning m.v.)”, “Højt Kvalificerede Fagfolk 1. klasse ro (specialiseret/teknisk aktivitet)” og “Højt Kvalificerede Fagfolk 1. klasse ha (ledelse/administrative aktiviteter)”. Indehavere af denne opholdstilladelse nyder flere privilegier, såsom tilladelse til at udføre aktiviteter på tværs af flere opholdskategorier, en ensartet opholdsperiode på fem år og en betydelig reduktion i den nødvendige opholdsperiode for at ansøge om permanent opholdstilladelse (normalt kræves 10 år, men det kan ansøges om efter kun 1 til 3 år). Desuden kan udenlandske fagfolk, der har været aktive under “Højt Kvalificerede Fagfolk 1. klasse” i mere end tre år, ansøge om at ændre deres status til “Højt Kvalificerede Fagfolk 2. klasse”, hvor opholdsperioden bliver ubegrænset, og næsten alle aktivitetsbegrænsninger ophæves. Dette system afspejler en klar politisk intention fra Japan om at tiltrække og fastholde særligt talentfulde fagfolk i den internationale konkurrence om arbejdskraft og kan blive et kraftfuldt værktøj for virksomheder til at sikre sig dygtige udenlandske medarbejdere og få dem til at bidrage på lang sigt.

Opholdstilladelse baseret på status eller position: Bilag 2 (Japan)

I modsætning til opholdstilladelser i Bilag 1, som er baseret på specifikke ‘aktiviteter’, bliver opholdstilladelser defineret i Bilag 2 tildelt på grundlag af ansøgerens egen ‘status eller position’. For eksempel kan det at være ægtefælle til en japaner eller at være permanent beboer danne grundlag for disse. Det mest afgørende og vigtige kendetegn ved opholdstilladelser i denne kategori er, at de principielt ikke har nogen begrænsninger på aktiviteter inden for Japans grænser. Dette gælder også for arbejdsaktiviteter, hvor det juridisk er muligt at beskæftige sig med enhver profession, fra specialiserede opgaver til simpelt arbejde, inden for lovens rammer.

Set fra et virksomhedsledelsesperspektiv kan udenlandske statsborgere med en opholdstilladelse fra Bilag 2 betragtes som de mest fleksible og juridisk lavrisiko kandidater at ansætte. Virksomheder behøver ikke at være sponsor for at opnå opholdstilladelsen, og de behøver heller ikke konstant at overvåge, om personens jobfunktioner falder inden for rammerne af en specifik opholdstilladelse. Da vedligeholdelsen af opholdstilladelsen ikke er afhængig af ansættelsesforholdet, kan rekrutteringsprocessen gennemføres næsten på samme måde som ved ansættelse af en japaner. Derfor, hvis der er flere kandidater med tilsvarende kvalifikationer, bliver en person med en opholdstilladelse fra Bilag 2 en meget attraktiv kandidat for virksomheder på grund af enkelheden i ansættelsesproceduren og juridisk stabilitet.

Nedenfor er de vigtigste opholdstilladelser fra Bilag 2 opregnet.

• Permanent beboer: Opholdstilladelsen er ubegrænset, og der er ingen restriktioner på aktiviteter. Som regel kræves det, at man har boet i Japan i over 10 år kontinuerligt, har en god opførsel, og er i stand til at forsørge sig selv for at få tilladelsen.
• Ægtefælle til en japaner mv.: Dette gælder ægtefæller til japanere, personer født som børn af japanere, eller specielle adopterede børn af japanere. Der er ingen restriktioner på arbejdsaktiviteter.
• Ægtefælle til en permanent beboer mv.: Dette gælder ægtefæller til ‘permanente beboere’ eller ‘specielle permanente beboere’, samt børn født i Japan. Der er ingen restriktioner på arbejdsaktiviteter for denne opholdstilladelse.
• Fastboende: Denne opholdstilladelse gælder primært for personer af japansk afstamning eller dem, der af andre særlige grunde får tilladelse til at bo i Japan. Justitsministeren giver tilladelse under hensyntagen til individuelle omstændigheder, og der er ingen restriktioner på arbejdsaktiviteter for denne opholdstilladelse.

Forskellene mellem Bilag 1 og Bilag 2

Som vi har detaljeret hidtil, er det japanske system for opholdstilladelser opdelt i to fundamentale kategorier: Bilag 1 og Bilag 2. Denne opdeling er afgørende for graden af frihed, som udlændinge har til at udføre aktiviteter i Japan, og har direkte indflydelse på de juridiske forpligtelser, som virksomheder har, når de ansætter og administrerer udenlandske medarbejdere. Opholdstilladelser under Bilag 1 gives på betingelse af specifikke professionelle aktiviteter, og derfor er omfanget af tilladte aktiviteter strengt defineret. Arbejdsgiveren har ansvaret for at sikre, at den udenlandske medarbejder kun er beskæftiget inden for de godkendte aktivitetsområder. På den anden side er opholdstilladelser under Bilag 2 baseret på personlige statusforhold og har ingen aktivitetsbegrænsninger. Derfor kan arbejdsgiveren frit bestemme jobindholdet, og byrden af at vedligeholde opholdstilladelsen reduceres betydeligt. En klar forståelse af denne fundamentale forskel er afgørende for at udvikle en passende personalestrategi og undgå juridiske risici.

En sammenfatning af forskellene mellem de to kan illustreres som følger:

Håndtering af opholdstilladelser og virksomheders juridiske ansvar i Japan

Når virksomheder ansætter udlændinge i Japan, er de juridisk forpligtet til at sikre, at de ansatte overholder de aktiviteter, der er tilladt inden for rammerne af deres opholdstilladelse. At beskæftige dem med aktiviteter, især arbejdsaktiviteter, der ligger uden for den tilladte rækkevidde, betragtes som “aktiviteter uden for kvalifikationer” og udgør en overtrædelse af den japanske immigrationslov. Hvis en virksomhed overtræder denne regulering, kan den blive pålagt alvorligt juridisk ansvar.

Den mest direkte risiko, som virksomheder står over for, er “forbrydelsen om at fremme ulovligt arbejde” som defineret i artikel 73-2 i den japanske immigrationslov. Denne bestemmelse foreskriver en straf på op til tre års fængsel eller en bøde på op til 3 millioner yen, eller begge dele, for dem, der får en udlænding til at udføre ulovligt arbejde eller formidler sådant arbejde i forbindelse med forretningsaktiviteter. Det er vigtigt at bemærke, at dette ansvar ikke kun gælder for den direkte arbejdsgiver, men også kan udvides til virksomheder, der modtager udstationerede arbejdstagere. Der har været tilfælde, hvor virksomheder, der modtog udstationerede udenlandske arbejdstagere fra personaleudlejningsfirmaer, blev undersøgt for mistanke om at fremme ulovligt arbejde, fordi de udstationerede arbejdstagere var beskæftiget med opgaver, der ikke var tilladt under deres opholdstilladelse. Dette antyder, at virksomheder skal sikre, at opholdstilladelserne for alle udlændinge, der arbejder på deres område, stemmer overens med det faktiske arbejde, de udfører.

Virksomheders ansvar begrænser sig ikke til strafferetlige sanktioner. Der er også en risiko for at blive holdt ansvarlig for civilretlig erstatning, som det er demonstreret i retspraksis. En dom fra Hiroshima High Court den 26. marts 2021 (2021) er et vigtigt eksempel på dette. I denne sag blev en udlænding, der opholdt sig i Japan med en “teknikpraktik” opholdstilladelse, anholdt for at have deltaget i arbejde uden for den tilladte rækkevidde af deres teknikpraktikplan. Retten fandt, at ikke kun den direkte arbejdsgiver, træningsinstitutionen, men også den tilsynsførende organisation, der havde tilsynsansvaret, havde forsømt deres pligt til at forhindre aktiviteter uden for kvalifikationer og derfor var ansvarlige for erstatning baseret på ulovlige handlinger. Denne afgørelse gør det klart, at selv når virksomheder outsourcer modtagelsen af udenlandsk arbejdskraft til eksterne organisationer, kan de ikke undslippe det endelige ansvar for overholdelse. Modtagende virksomheder har en pligt til at overvåge, om de udlændinge, der arbejder under deres ledelse, udfører lovlige aktiviteter, selv hvis der ikke er et direkte ansættelsesforhold, og forsømmelse af denne pligt kan føre til civilretligt ansvar.

Konklusion

Det japanske opholdstilladelsessystem definerer nøje den juridiske status for udlændinge i Japan baseret på typen af aktiviteter, de udfører. Dette system er grundlagt på en fundamental opdeling mellem “opholdstilladelser i henhold til bilag 1”, som gives baseret på specifikke aktiviteter, og “opholdstilladelser i henhold til bilag 2”, som gives baseret på personens status og ikke indebærer aktivitetsbegrænsninger. For virksomhedsledere og juridiske medarbejdere er det afgørende at forstå forskellen mellem disse to kategorier for strategisk at udnytte udenlandsk talent, opbygge compliance-strukturer og undgå alvorlige juridiske risici såsom medvirken til ulovligt arbejde. Håndtering af opholdstilladelser er ikke en engangsprocedure, men en ledelsesmæssig opgave, der kræver vedvarende opmærksomhed og specialiseret viden.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record med at håndtere komplekse juridiske udfordringer relateret til den japanske immigrationslov for mange klienter i Japan. Vores firma har japanske advokater, der er flydende i både japansk og engelsk, samt eksperter med advokatlicenser fra andre lande, hvilket gør os i stand til at yde stærk support til virksomheder, der opererer globalt. Vi kan tilbyde optimal juridisk service baseret på specialiseret viden, fra ansøgning om nye opholdstilladelser, opbygning af compliance-strukturer til håndtering af eventuelle problemer, der måtte opstå. Hvis du har spørgsmål vedrørende dette emne, er du velkommen til at kontakte vores firma.