Forklaring af vigtige regler om løn, arbejdstid og ferie i japansk arbejdsret

I forbindelse med drift af en virksomhed i Japan er en dyb forståelse af arbejdsret, især reglerne om lønudbetaling, arbejdstid og ferie, ikke blot en HR-udfordring, men en central del af virksomhedens juridiske risikostyring. Disse regler er designet til at beskytte arbejdstageres livsstabilitet og sundhed, og overholdelse heraf er en juridisk forpligtelse pålagt virksomhederne. Den Japanske Arbejdsstandardlov (Japanese Labor Standards Act) fastsætter detaljerede regler, der spænder fra strenge principper for lønudbetaling til komplekse regler for begrænsning af overarbejde med en kompliceret hierarkisk struktur, arbejdsgiverens forpligtelser til at sikre, at medarbejdere tager deres årlige betalte ferie, samt særlige bestemmelser for at beskytte specifikke arbejdstagergrupper som kvinder og mindreårige. Disse regler har direkte indflydelse på virksomhedens daglige drift, design af lønsystemer og indholdet af arbejdskontrakter. I denne artikel vil vi forklare disse vigtige emner fra et fagligt og praktisk perspektiv, baseret på Japansk lovgivning og de vigtigste retspraksis.

Grundlæggende principper for lønudbetaling under japansk lov

Artikel 24 i den japanske arbejdsstandardlov fastlægger fem grundlæggende principper for lønudbetaling med det formål at sikre stabiliteten i arbejdstageres liv. Disse principper er kendt som “de fem principper for lønudbetaling” og danner grundlaget for praksis for lønudbetaling i Japan. Selvom disse principper er strenge juridiske krav, er der fastsat undtagelser for at imødekomme moderne forretningspraksis. Dog er det afgørende at følge de strenge procedurer, som loven foreskriver, for at anvende disse undtagelser, og det er ikke nok med en mundtlig aftale.

Princippet om betaling i valuta

For det første skal løn udbetales i den japanske lovlige valuta, det vil sige kontanter. Dette forhindrer betaling i naturalier (for eksempel firmaets egne produkter), hvis værdi kan være ustabil eller vanskelig at omsætte, og sikrer, at arbejdstagerne modtager en stabil værdi for deres arbejde.

Der findes vigtige undtagelser til dette princip. Den mest almindelige er overførsel til en bankkonto eller lignende med arbejdstagerens individuelle samtykke. Når denne metode anvendes, skal arbejdsgiveren sikre, at arbejdstageren kan hæve kontanterne på den angivne betalingsdag. Desuden har nylige lovændringer gjort det muligt at betale løn til en konto hos en pengeoverførselsvirksomhed, der er godkendt af ministeren for sundhed, arbejde og velfærd, forudsat at arbejdstageren har givet sit samtykke, en såkaldt “digital betaling”. Uanset hvilken undtagelse der anvendes, er det afgørende med hver enkelt arbejdstagers klare samtykke, og arbejdsgiveren kan ikke ensidigt bestemme betalingsmetoden.

Princippet om direkte betaling

For det andet skal løn betales direkte til arbejdstageren uden mellemmænd. Dette princip har til formål at forhindre tredjeparters mellemkomst i lønudbetalingen. Selv arbejdstagerens forældremyndighedsindehaver eller lovbestemte repræsentant kan som hovedregel ikke modtage lønnen på arbejdstagerens vegne. Dog kan familiemedlemmer eller andre, der agerer som “bud” for arbejdstageren, modtage lønnen på arbejdstagerens vegne, hvis arbejdstageren af sundhedsmæssige årsager eller lignende ikke selv kan modtage lønnen.

Princippet om fuld betaling

For det tredje skal hele lønnen udbetales. Det er forbudt for arbejdsgiveren at trække skader eller lignende fra lønnen (modregning) ifølge dette princip.

Der er dog undtagelser til dette princip. Det er lovligt at trække skatter som indkomstskat og beboerskat samt sociale sikringsbidrag, som andre love foreskriver, fra lønnen. Hvis der skal trækkes poster, der ikke er baseret på lovgivning, som husleje for firmaboliger eller fagforeningskontingenter, skal der indgås en skriftlig aftale (en såkaldt arbejdsgiver-arbejdstager-aftale) med en fagforening, der repræsenterer flertallet af arbejdstagerne, eller en repræsentant for flertallet af arbejdstagerne. Nylige retsafgørelser har vist, at der ud over denne arbejdsgiver-arbejdstager-aftale også skal være en bestemmelse i arbejdsreglementet om fradrag, hvilket understreger behovet for strenge procedurer.

Principperne om mindst én betaling om måneden og betaling på en fastsat dato

Det fjerde og femte princip fastslår, at løn skal udbetales “mindst én gang om måneden” og “på en fastsat dato”. Disse to principper har til formål at sikre arbejdstagerne en regelmæssig og forudsigelig indkomst for at stabilisere deres liv. “En fastsat dato” skal være specifikt angivet, som “den 25. hver måned”, og det er ikke tilladt med en bredere tidsramme som “mellem den 20. og 25. hver måned” eller en dato, der varierer meget fra måned til måned, som “den tredje fredag i hver måned”.

Dette princip gælder ikke for løn, der udbetales lejlighedsvist, som bonusser eller fratrædelsesgodtgørelse.

Overtidsarbejde, arbejde på fridage og natarbejde samt tillægsbetaling under japansk lovgivning

Den japanske arbejdsstandardlov (Japanese Labor Standards Act) beskytter arbejdstageres sundhed ved at fastsætte strenge grænser for arbejdstiden. Som hovedregel må arbejdstiden ikke overstige 8 timer om dagen og 40 timer om ugen (ifølge artikel 32 i den japanske arbejdsstandardlov). At pålægge arbejde ud over disse lovmæssige arbejdstimer eller på lovmæssige fridage betragtes juridisk som en undtagelsesmæssig foranstaltning.

Grundlaget for overarbejde: “Artikel 36-aftalen” i Japan

For at kunne pålægge arbejdstagere overarbejde ud over de lovmæssige arbejdstimer eller at arbejde på lovfæstede fridage, skal arbejdsgiveren indgå en skriftlig aftale med arbejdstagerorganisationen, der repræsenterer flertallet af arbejdstagerne på arbejdspladsen, eller, hvis en sådan ikke findes, med en repræsentant for flertallet af arbejdstagerne. Derefter skal aftalen indberettes til den lokale arbejdsstandardinspektion. Denne aftale, som er baseret på artikel 36 i den japanske arbejdsstandardlov, er almindeligvis kendt som “Artikel 36-aftalen” (eller “Saburoku-kyoutei” på japansk). I de senere år er det blevet anbefalet at indberette disse aftaler online gennem regeringens elektroniske ansøgningssystem “e-Gov”, hvilket også har gjort det muligt for hovedkontorer at indberette aftaler for flere arbejdssteder samlet.

Regulering af overarbejde i Japan

Efter en lovændring i 2019 (Reiwa 1) blev der indført strenge strafbare grænser for overarbejde, som kan forlænges i henhold til 36-aftalen. Denne regulering er en vigtig foranstaltning for at forhindre alvorlige problemer som dødsfald på grund af overarbejde. Reguleringen har en totrinsstruktur. Først og fremmest er grænsen for overarbejde som hovedregel sat til 45 timer om måneden og 360 timer om året.

Dernæst, i tilfælde af midlertidige særlige omstændigheder, såsom en pludselig stigning i arbejdsmængden, kan der indføres en “særlig klausul” i 36-aftalen, som tillader overskridelse af denne hovedregel. Men selv når den særlige klausul anvendes, er der absolutte grænser fastsat ved lov, som ikke må overskrides:

• Overarbejde skal være inden for 720 timer om året.
• Samlet overarbejde og arbejde på fridage skal være under 100 timer om måneden.
• For den samlede mængde af overarbejde og arbejde på fridage, skal gennemsnittet for enhver sammenhængende periode på 2, 3, 4, 5 eller 6 måneder være inden for 80 timer om måneden.
• Overarbejde, der overstiger 45 timer om måneden, er kun tilladt op til 6 gange om året.

Disse grænser gælder for alle virksomheder, store som små. Desuden vil byggebranchen, kørsel af motorkøretøjer og læger, som indtil nu har været undtaget, også være underlagt disse grænser fra april 2024 (Reiwa 6), selvom der gælder nogle forskellige standarder.

Tillægsbetalingssatser under japansk lovgivning

I henhold til artikel 37 i den japanske arbejdsstandardlov har arbejdsgivere pligt til at betale tillægsbetaling for overarbejde, arbejde på fridage og natarbejde ud over den normale løn. De lovbestemte minimumstillægssatser er som følger:

• Overarbejde (arbejde ud over de lovbestemte arbejdstimer): mindst 25%
• Arbejde på fridage (arbejde på lovbestemte fridage): mindst 35%
• Natarbejde (som hovedregel arbejde fra kl. 22 til kl. 5): mindst 25%
• Overarbejde ud over 60 timer om måneden: mindst 50%

Den højere tillægssats for overarbejde ud over 60 timer om måneden fungerer som en økonomisk incitament for at begrænse lange overarbejdstimer. Disse regler bør ikke ses som en simpel samling af individuelle tal, men som et systematisk system designet til at begrænse overdreven lange arbejdstimer fra flere vinkler. Ved at kombinere en øvre grænse for fysiske arbejdstimer med økonomiske byrder gennem tillægssatser, skabes der en struktur, der fremmer en generel reduktion af arbejdstiden.

Juridiske krav til fast overarbejdsvederlag i Japan

Mange virksomheder i Japan indfører et system, hvor en del af lønnen på forhånd betales som et fast overarbejdsvederlag for et bestemt antal overarbejdstimer. For at dette system kan anerkendes som juridisk gyldigt, er det nødvendigt at opfylde meget strenge krav. Domstolene har konsekvent krævet, at der skal være et krav om “klar adskillelse”. Dette betyder, at det skal være økonomisk klart at skelne mellem den del af lønnen, der er betaling for almindelig arbejdstid, og den del, der udgør tillæg for overarbejde og lignende.

En ledende sag i denne henseende er International Automobile-sagen (Højesteretsdom af 30. marts 2020). I denne sag gjorde Højesteretten det klart, at det ikke er tilstrækkeligt, at lønsedlen simpelthen opdeler navnene, men at det er nødvendigt at vurdere, om betalingen reelt har karakter af tillægsløn. I det omstridte lønsystem blev provisionen beregnet ved at fratrække det betalte tillæg (svarende til det faste overarbejdsvederlag) fra beløbet. Højesteretten fandt, at et sådant system reelt kun ændrede navnet på en del af den provision, der skulle have været betalt, og manglede substansen af et tillæg. Som et resultat blev systemet anset for ikke at opfylde kravet om klar adskillelse og blev derfor erklæret ugyldigt.

Denne dom viser rettens stærke vilje til ikke at tillade arbejdsgivere at designe formelle og kunstige lønsystemer for at undgå at betale overarbejdstillæg. For at et fast overarbejdsvederlagssystem skal fungere gyldigt, er det afgørende, at tillægget er uafhængigt af andre lønelementer og rent faktisk fungerer som betaling for overarbejde og lignende.

Den juridiske ramme for årlig betalt ferie under japansk lov

Årlig betalt ferie er en ferieordning med løn, som er fastlagt i henhold til artikel 39 i den japanske arbejdsstandardlov for at sikre arbejdstageres fysiske og mentale hvile og garantere et liv med overskud.

Kriterier og antal dage for tildeling

Retten til at opnå betalt årsorlov opstår for alle arbejdere, der opfylder følgende to kriterier under japansk arbejdsret .

1. At have arbejdet kontinuerligt i 6 måneder fra ansættelsesdatoen.
2. At have været til stede i mindst 80% af alle arbejdsdage i disse 6 måneder.

Når disse kriterier er opfyldt, tildeles arbejderen 10 arbejdsdages betalt årsorlov. Herefter øges antallet af tildelte dage i overensstemmelse med antallet af år i kontinuerlig tjeneste, og når op til maksimalt 20 dage efter mere end 6 år og 6 måneders tjeneste . Den tildelte ferieret er gyldig i 2 år .

Pligt til at fastsætte tidspunkt for ferie i henhold til japansk arbejdsret

Efter en lovændring i 2019 (Reiwa 1) blev arbejdsgivere pålagt en ny forpligtelse. Det er en forpligtelse til at sikre, at arbejdstagere, som får tildelt mere end 10 dages betalt årsferie, tager mindst 5 dages ferie inden for et år fra tildelingen. Hvis en arbejdstager frivilligt tager mere end 5 dages ferie, er der ingen problemer, men hvis en arbejdstager ikke har taget 5 dages ferie, skal arbejdsgiveren, efter at have hørt arbejdstagerens mening, fastsætte en periode for ferieafholdelse. Dette er en kraftfuld foranstaltning for at eliminere tøven med at tage ferie og fremme anvendelsen af feriedage.

Arbejdstageres ret til at bestemme tidspunkt for ferie og arbejdsgiverens ret til at ændre dette tidspunkt under japansk lov

Den juridiske kerne i anvendelsen af årlig betalt ferie i Japan ligger i forholdet mellem to rettigheder: “arbejdstagerens ret til at bestemme tidspunktet for ferie” og “arbejdsgiverens ret til at ændre dette tidspunkt”. Principielt har arbejdstageren ret til selv at bestemme, hvornår de vil afholde ferie, hvilket er kendt som “retten til at bestemme tidspunktet for ferie”. Når en arbejdstager udpeger en specifik dato for ferie, bliver ferien juridisk set etableret på det tidspunkt.

Overfor dette har arbejdsgiveren kun ret til at udøve “retten til at ændre tidspunktet for ferie” under meget begrænsede omstændigheder. Denne ret kan kun udøves, hvis det at give ferie på det af arbejdstageren udpegede tidspunkt “forstyrrer den normale drift af virksomheden”, og arbejdsgiveren kan anmode om at ændre ferien til et andet tidspunkt.

Det var sagen vedrørende Shirakami Sanchi (Højesterets afgørelse den 2. marts 1973 (1973)) der definerede naturen af denne ret. Højesteret fastslog, at årlig betalt ferie ikke er en “anmodning”, der kræver arbejdsgiverens “godkendelse”, men snarere en “konstituerende ret”, der etableres ved arbejdstagerens ensidige viljeserklæring (bestemmelse af tidspunktet for ferie). Derfor, medmindre arbejdsgiveren udøver sin ret til at ændre tidspunktet for ferie, bliver ferien på den af arbejdstageren udpegede dag bekræftet. Dommen etablerede også det vigtige princip, at formålet med ferien er arbejdstagerens frie valg, og at arbejdsgiveren ikke må afvise ferieanmodninger eller udøve retten til at ændre tidspunktet for ferie baseret på formålet med ferien.

Denne juridiske magtbalance er bevidst designet til at være asymmetrisk. Arbejdstageren tildeles en stærk ret, mens arbejdsgiveren kun har en begrænset forsvarsret. Derfor er praksis i virksomheder, der kræver “godkendelse” fra en overordnet for at tage ferie, eller som spørger til “årsagen” til ferien, juridisk set upassende og indebærer en risiko for compliance. I virksomhedsledelse er det ikke et spørgsmål om at finde grunde til at afvise ferieanmodninger, men snarere at sikre, at arbejdstagerne kan tage ferie uden problemer, for eksempel ved at planlægge arbejdsstrukturen og sikre vikarer.

Arbejdsgiverbetinget suspension af arbejde og lønkompensation under japansk lov

Når en virksomhed i Japan af ledelsesmæssige årsager suspenderer sine medarbejdere, er der etableret et system til at beskytte arbejdstagernes levevilkår. Den japanske arbejdsstandardlov (Labor Standards Act) artikel 26 foreskriver, at hvis en arbejdsgiver suspenderer en arbejdstager af årsager, der skyldes arbejdsgiveren, skal arbejdsgiveren betale en lønkompensation på mindst 60% af den gennemsnitlige løn.

Det mest afgørende i vurderingen af, om denne forpligtelse opstår, er fortolkningen af udtrykket “årsager, der kan tilskrives arbejdsgiveren”. Dette koncept fortolkes meget bredt i arbejdsretten. Det omfatter ikke kun arbejdsgiverens forsæt eller uagtsomhed, men også suspensioner forårsaget af hindringer i arbejdsgiverens ledelse og administration. For eksempel anses mangel på råmaterialer, nedsat ordretilgang på grund af moderselskabets økonomiske vanskeligheder eller maskinfejl for at være “årsager, der kan tilskrives arbejdsgiveren”, selvom arbejdsgiveren selv ikke har direkte skyld.

En vigtig præcedens, der understøtter denne brede fortolkning, er Northwest Airlines-sagen (Højesteretsdom af 17. juli 1987). Denne dom omhandlede en sag om suspension forårsaget af strejke, og i sin afgørelse fremhævede retten, at formålet med artikel 26 i arbejdsstandardloven er bredere end de skyldsbetingelser, der er fastsat i civilretten, og omfatter generelle forhindringer i arbejdsgiverens ledelse. Juridisk fritagelse for betalingsforpligtelsen er begrænset til tilfælde af ægte force majeure, såsom jordskælv eller tyfoner, som opstår uden for virksomheden og som arbejdsgiveren, selv med største omhu, ikke kan undgå.

Bag denne juridiske fortolkning ligger en tankegang om fordeling af risici forbundet med forretningsdrift. Risici, der er iboende i forretningsledelse, såsom markedsfluktuationer eller handelspartneres omstændigheder, bør grundlæggende bæres af arbejdsgiveren, hvilket er en socialpolitisk vurdering. Derfor, så længe årsagen til suspensionen opstår inden for arbejdsgiverens “kontrolområde”, selvom den er forårsaget af eksterne faktorer, pålægges arbejdsgiveren en forpligtelse til at betale en minimumslønkompensation for at sikre arbejdstagernes levevilkår.

Beskyttelsesbestemmelser for kvinder og mindreårige under japansk lovgivning

Den japanske arbejdsstandardlov tager hensyn til historisk baggrund og fysiske karakteristika og har derfor særlige beskyttelsesbestemmelser for kvindelige arbejdere og mindreårige arbejdere, som anses for at have særligt behov for beskyttelse.

Beskyttelse af kvindelige arbejderes moderskab

For at beskytte sundheden hos gravide og fødende kvindelige arbejdere (juridisk betegnet som “gravide og fødende kvinder”) er følgende bestemmelser indført. Først og fremmest er der garanteret barselsorlov før og efter fødslen (ifølge artikel 65 i den japanske arbejdsstandardlov). Barselsorlov før fødslen kan tages fra seks uger før den forventede fødselsdato (eller fjorten uger i tilfælde af flerfoldsgraviditet), hvis arbejderen anmoder om det. Efter fødslen er der en obligatorisk orlovsperiode på otte uger, hvor arbejdsgiveren ikke må tillade arbejde, uanset om arbejderen anmoder om det eller ej. Især de første seks uger efter fødslen er en absolut hvileperiode for at sikre moderens restitution, og arbejderen kan ikke arbejde, selv hvis hun ønsker det. Dog, efter de første seks uger, kan arbejderen vende tilbage til arbejde, hvis hun anmoder om det, og en læge vurderer, at det er uden risiko.

Desuden er der forskellige begrænsninger på arbejdet for gravide og fødende kvinder. Arbejdsgiveren må ikke beskæftige gravide og fødende kvinder i arbejde, der involverer håndtering af tunge genstande eller i områder med farlige gasser (ifølge artikel 64, afsnit 3 i den japanske arbejdsstandardlov). Hvis en gravid eller fødende kvinde anmoder om det, er det ikke tilladt at pålægge hende overarbejde, arbejde på fridage eller natarbejde (ifølge artikel 66 i den japanske arbejdsstandardlov). Disse beskyttelsesbestemmelser er opdelt i forpligtelser, der opstår, når der er en anmodning (som fritagelse fra overarbejde), og absolutte forpligtelser, som arbejdsgiveren skal overholde uanset om der er en anmodning (som de seks ugers barselsorlov efter fødslen). Virksomheder skal forstå denne forskel præcist og etablere en passende arbejdsstyringsstruktur for hver situation.

Beskyttelse af mindreårige

Arbejdere under 18 år (juridisk betegnet som “unge arbejdere”) er underlagt særligt strenge regler for at beskytte deres sunde fysiske og mentale udvikling.

Som en generel regel er det ikke tilladt at pålægge unge arbejdere overarbejde eller arbejde på fridage, og det er forbudt at lade dem arbejde om natten (fra kl. 22 til kl. 5) (ifølge artikel 60 og 61 i den japanske arbejdsstandardlov). Desuden er farligt og skadeligt arbejde, såsom at betjene kraner eller arbejde i højden, samt arbejde i miner, fuldstændig forbudt (ifølge artikel 62 og 63 i den japanske arbejdsstandardlov).

Der er også særlige regler for kontrakter. Forældremyndighedsindehavere eller værger kan ikke indgå arbejdskontrakter på vegne af mindreårige; kontrakten skal altid indgås direkte med den unge arbejder selv (ifølge artikel 58 i den japanske arbejdsstandardlov). Desuden skal lønnen betales direkte og i fuldt omfang til den unge arbejder, og det er forbudt for forældremyndighedsindehavere eller andre at modtage den på deres vegne (ifølge artikel 59 i den japanske arbejdsstandardlov). Disse bestemmelser er vigtige beskyttelsesforanstaltninger for at forhindre, at unge arbejdere bliver økonomisk udnyttet eller tvunget til uønsket arbejde.

Opsummering

Som gennemgået i denne artikel, er reguleringerne vedrørende løn, arbejdstid, ferie og beskyttelse af bestemte arbejdstagere under japansk arbejdsret yderst detaljerede og flerlaget. Disse regler er ikke blot vejledninger, men strenge juridiske forpligtelser, der medfører straffe og civilretligt ansvar ved overtrædelse. Især de seneste lovændringer, såsom begrænsninger på overarbejde og obligatorisk optjening af betalt årsferie, kræver en mere proaktiv arbejdsstyringsindsats fra arbejdsgivernes side. Desuden indikerer tendenserne i retspraksis omkring fast overarbejdsbetaling og løn under fravær, at en formel tilgang er utilstrækkelig, og at systemets substans vil blive udfordret. En præcis forståelse og overholdelse af disse komplekse reguleringer er en afgørende grundpille for at opbygge sunde arbejdsgiver-arbejdstager relationer og sikre virksomheders vedvarende vækst.

Monolith Advokatfirma har en stærk track record i at tilbyde omfattende rådgivning og support inden for japansk arbejdsret, herunder de temaer, der er behandlet i denne artikel, til et bredt spektrum af klienter både i og uden for Japan. Vores firma beskæftiger flere advokater, der taler engelsk og har juridiske kvalifikationer fra andre lande, hvilket gør det muligt for os at overbygge kløften mellem internationale forretningspraksisser og japanske juridiske reguleringer og tilbyde præcise og praktiske løsninger på de specifikke udfordringer, vores klienter står overfor. Vi tilbyder specialiseret juridisk support for at navigere i dette komplekse reguleringsmiljø.