Hvad er digital lønudbetaling (digital løn)? Forklaring af implementeringseksempler og procedurer

I takt med at den japanske regering har sat et mål om at nå en kontantløs betalingsrate på 40% inden Reiwa 7 (2025), nåede den kontantløse betalingsrate i Reiwa 5 (2023) et rekordhøjt niveau på 39,3% (126,7 billioner yen). Som svar på den stigende efterspørgsel efter kontantløse betalinger i de senere år, har det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd legaliseret ‘digital lønudbetaling’ (digital løn) i april Reiwa 5 (2023).

Men hvordan kan digital lønudbetaling rent faktisk anvendes? I denne artikel vil vi forklare det grundlæggende om digital lønudbetaling, fordele og ulemper samt procedurerne for implementering.

Hvad er digital lønudbetaling (digital løn)?

Digital lønudbetaling (digital løn) er en ordning, hvor arbejdere, hvis de er enige, kan modtage deres løn gennem elektroniske metoder (såsom smartphone betalingsapps, forudbetalte kort, eller digital valuta som elektronisk penge) i stedet for traditionel kontant betaling eller bankoverførsler, ved at overføre midler til en konto hos en pengeoverførselsvirksomhed.

En pengeoverførselsvirksomhed er en registreret virksomhed, der tilbyder overførselstjenester, der ikke er en bank. Pr. august 2024 (Reiwa 6) er 82 virksomheder registreret. Kendte eksempler inkluderer SoftBank-gruppens ‘PayPay’ og LINE’s ‘LINE Pay’, som begge tilbyder betalingsfunktioner via smartphone apps. Brugere kan koble disse apps til deres bankkonti og bruge de indbetalte penge til at sende penge eller handle.

For at drive en pengeoverførselsvirksomhed skal man være registreret hos den japanske premierminister i henhold til ‘Japanese Payment Services Act’ før man starter virksomheden. Uregistrerede virksomheder, der udfører pengeoverførselstjenester (valutahandel), vil blive betragtet som ulicenserede operatører i strid med artikel 4, afsnit 1 i ‘Japanese Banking Act’ og vil være underlagt de tilsvarende straffebestemmelser.

Reference: Japan Association of Payment Service Providers ‘Overview of Funds Transfer Business'[ja]

Blandt de registrerede pengeoverførselsvirksomheder er det kun konti hos dem, der er udpeget af den japanske minister for sundhed, arbejde og velfærd, der kan bruges til digital lønudbetaling (på tidspunktet for skrivningen er PayPay Corporation den eneste virksomhed, der har modtaget denne godkendelse).

Digital lønudbetaling er blot en mulighed. Arbejdsgivere kan ikke tvinge arbejdere, der ikke ønsker det, til at modtage deres løn digitalt. Desuden kan arbejdere vælge at modtage kun en del af deres løn på en konto hos en udpeget pengeoverførselsvirksomhed.

Reference: Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare | About Wage Payment to Accounts at Funds Transfer Service Providers (Digital Wage Payment)[ja]

Baggrunden for anerkendelsen af digital løn

Baggrunden for muligheden for at betale løn digitalt ligger i de seneste års fremskridt inden for digitalisering og de deraf følgende ændringer i lønudbetalinger.

Løn skal som udgangspunkt betales i kontanter (Japansk arbejdsstandardlov, artikel 24). Dog, hvis arbejderen giver sit samtykke, er det tilladt som en undtagelse at betale løn direkte til 1: en bankkonto og 2: en integreret værdipapirkonto (Japansk arbejdsstandardlovs gennemførelsesregler, artikel 7, punkt 2).

Artikel 24: Løn skal betales i kontanter og direkte til arbejderen i fuldt beløb. Dog, i tilfælde hvor der er særlige bestemmelser i love eller arbejdsaftaler, eller hvor der er fastsat sikre betalingsmetoder i ministerielle bekendtgørelser fra Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd, kan betalingen foretages i andet end kontanter. Desuden, i tilfælde hvor der er særlige bestemmelser i love, eller hvor der er en arbejderforening, der repræsenterer flertallet af arbejderne på arbejdspladsen, kan en del af lønnen trækkes fra og betales, hvis der er en skriftlig aftale med denne forening eller med repræsentanter for flertallet af arbejderne, hvis der ikke er en sådan forening.

Japansk arbejdsstandardlov

Artikel 7, punkt 2: Arbejdsgiveren kan, med arbejderens samtykke, betale løn på følgende måder. Dog, i tilfælde af betaling efter punkt 3, skal arbejdsgiveren sikre, at arbejderen kan vælge betaling efter punkt 1 eller 2, og efter at have forklaret arbejderen om de krav, der er nævnt fra punkt 3(i) til (viii), skal arbejdsgiveren opnå arbejderens samtykke.
1. Overførsel til en bankkonto eller en sparekonto, som arbejderen har angivet hos en bank eller anden finansiel institution.
2. Indbetaling til en forvaltningskonto hos en finansiel tjenesteyder, som arbejderen har angivet (begrænset til dem, der opfylder følgende krav).

Japansk arbejdsstandardlovs gennemførelsesregler, artikel 7, punkt 2[ja]

Men med udbredelsen af internetbank og mobilbank samt udviklingen af blockchain-teknologi er digital valuta blevet en uundværlig del af vores liv.

Derfor blev det nødvendigt at revidere gennemførelsesreglerne for arbejdsstandardloven for at tillade lønudbetalinger til konti hos pengeoverførselsvirksomheder, der håndterer digital valuta, som en ny mulighed for lønudbetaling, og digitaliseringen af lønudbetalinger blev overvejet.

Regulering af digital lønudbetaling

Reguleringen af digital lønudbetaling kan overordnet opdeles i to kategorier: ‘reguleringer for arbejdsgivere’ og ‘reguleringer for pengeoverførselsvirksomheder’.

Reguleringer for arbejdsgivere

Som nævnt skal virksomheder, der ønsker at udbetale løn digitalt, indhente samtykke fra deres ansatte.

I den forbindelse er arbejdsgiverne forpligtet til at forklare de ansatte følgende:

• At der er indført en øvre grænse for kontosaldoen på maksimalt 1 million yen eller at der træffes foranstaltninger for hurtigt at reducere saldoen til under 1 million yen, hvis den overstiger dette beløb.
• At der findes en garantiordning, som sikrer de ansatte deres tilgodehavende hurtigt, hvis pengeoverførselsvirksomheden ikke kan opfylde sine forpligtelser på grund af konkurs eller lignende.
• At der findes en kompensationsordning for tab, som de ansatte måtte lide på grund af uautoriserede valutatransaktioner eller andre årsager, som ikke kan tilskrives de ansatte selv.
• At kontosaldoen forbliver gyldig i mindst 10 år fra den seneste dag, hvor saldoen ændrede sig.
• At det er muligt at modtage pengeoverførsler til kontoen ned til den enkelte yen ved brug af en hæveautomat (ATM) og at man mindst én gang om måneden kan foretage en overførsel uden at betale gebyr. Desuden skal overførsler til kontoen kunne ske ned til den enkelte yen.
• At virksomheden har et system på plads, der gør det muligt at rapportere om udførelsen af lønudbetalinger og den finansielle situation til den japanske minister for sundhed, arbejde og velfærd i rette tid.

Reguleringer for pengeoverførselsvirksomheder

Som en forudsætning er pengeoverførselsvirksomheder underlagt nødvendige reguleringer såsom ‘deponering af præstationsgaranti’ og ‘systemrisikostyring’ i henhold til den japanske lov om betalingsydelser og andre relevante love, som håndhæves af den japanske finanstilsynsmyndighed.

Men, da virksomheder, der udbetaler lønninger, især er involveret i arbejdsrelaterede spørgsmål, er kravene skærpet af det japanske ministerium for sundhed, arbejde og velfærd. I henhold til reglerne for gennemførelse af den japanske arbejdsstandardlov er indholdet af arbejdsgivernes forklaringspligt pålagt som specifikke krav for at sikre pålidelig lønudbetaling.

Yderligere skal pengeoverførselsvirksomheder opfylde følgende krav:

• At have den tekniske kapacitet til at udføre lønudbetalinger korrekt og pålideligt og at have tilstrækkelig social tillid.

Dette krav skal være opfyldt for at den japanske minister for sundhed, arbejde og velfærd kan udpege en virksomhed baseret på en ansøgning fra en pengeoverførselsvirksomhed.

Fordele ved digital lønudbetaling

Der er flere fordele ved at udbetale løn digitalt.

Fordele for arbejdstageren

Først og fremmest kan arbejdstageren modtage sin løn direkte uden at skulle gå gennem en bankkonto.

Desuden kan den modtagne løn hæves fra en hæveautomat mindst én gang om måneden uden gebyrer, ned til den sidste øre, og kan også hæves i kontanter. Den konto, hvor lønnen modtages, har en øvre grænse på 1 million yen, og hvis denne grænse overskrides, overføres det overskydende beløb til en bankkonto, som arbejdstageren har registreret på forhånd.

Hvis arbejdstageren ønsker det, kan en del af lønnen modtages på en konto hos en pengeoverførselsvirksomhed, mens resten modtages på en bankkonto. For eksempel, hvis der er et ønske om at modtage 200.000 yen af en nettoløn på 300.000 yen på en bankkonto og de resterende 100.000 yen som digital løn, er det muligt at udbetale lønnen på denne måde.

Fordele for arbejdsgiveren

For arbejdsgiveren er der økonomiske fordele, da det ikke længere er nødvendigt at formidle gennem en bankkonto, hvilket eliminerer gebyrer.

Desuden kan arbejdsgiveren ved at indføre digital lønudbetaling fremvise en proaktiv tilgang til at forbedre arbejdsmiljøet. Ved at engagere sig i nye velfærdsordninger, som samfundet og medarbejderne har stor interesse i, og ved at arbejde positivt for arbejdsreform og medarbejdertilfredshed, kan virksomheden skabe et image, der kan bidrage til at løse problemet med mangel på arbejdskraft.

Ulemper ved digital løn

Der er dog også ulemper forbundet med at udbetale løn digitalt, som inkluderer følgende.

Ulemper for arbejdstageren

At modtage løn digitalt er en mulighed for arbejdstageren, men for dem, der ikke er vant til elektroniske penge, såsom e-money, kan det være vanskeligt at implementere. Især blandt ældre kan der være lavere brug af e-money, og det kan blive nødvendigt at oprette en ny konto for at modtage digital løn, hvilket kan skabe problemer.

Desuden, som nævnt tidligere, er der en grænse for konti på maksimalt 1 million yen. Derfor, med digital løn, hvis beløbet overstiger grænsen på 1 million yen, vil det overskydende beløb automatisk blive overført til en forudbestemt bankkonto.

Yderligere kan systemfejl eller cyberangreb forsinke eller forhindre lønudbetalingen.

Ulemper for arbejdsgiveren

For globale virksomheder er det nødvendigt at være opmærksom på og overholde forskellige regler og love i forskellige lande og regioner.

Desuden indebærer det en risiko for hacking eller lækage af lønoplysninger, da de er knyttet til medarbejderens ansættelsesinformationer, hvilket gør det nødvendigt med stærke sikkerhedsforanstaltninger, uanset hvilken digital valuta der anvendes.

For at kunne understøtte digital løn kan det også være nødvendigt med en initial investering i virksomhedens interne systemer.

Eksempler på implementering af digital løn

I Japan annoncerede SoftBank Group og 10 andre selskaber i august 2024 (Reiwa 6), at de ville begynde at anvende ‘PayPay lønmodtagelse’ for digital lønudbetaling.

Reference: SoftBank Group og 10 andre selskaber starter ‘PayPay lønmodtagelse’ for digital lønudbetaling[ja]

De selskaber, der har besluttet at implementere ‘PayPay lønmodtagelse’, omfatter SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corporation, PayPay Corporation, SB C&S Corporation, SB At Work Corporation, SB Technology Corporation, SB Payment Service Corporation, PayPay Card Corporation og PayPay Securities Corporation.

Medarbejdere i disse grupper vil modtage digital lønudbetaling gennem PayPay Corporation. Da PayPay Corporation er det eneste selskab i Japan, der er licenseret som en pengeoverførselsvirksomhed, tiltrækker denne første af sin slags implementering i landet stor opmærksomhed.

Reference: PayPay Corporation “Modtagelse af betegnelse fra Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd for digital lønudbetaling”

Reference: Japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd “Oversigt over PayPay Corporations tjenester”

Implementering af digital lønudbetaling

Hvad er de nødvendige skridt for en arbejdsgiver, når man skal indføre digital lønudbetaling? Her forklarer vi processen og de vigtige punkter.

Processen for implementering

For at indføre digital lønudbetaling skal arbejdsgiveren gennemgå følgende seks trin:

1. Kontrol af betalingstjenesteudbydere godkendt af den japanske minister for sundhed, arbejde og velfærd
2. Overvejelse af de tjenester, som den valgte betalingstjenesteudbyder tilbyder
3. Indgåelse af en arbejdsgiver- og arbejdstageraftale mv.
4. Information til arbejdstagerne
5. Indhentning af individuel samtykke fra arbejdstagerne
6. Kontrol og implementering af lønudbetalingsprocedurerne

Vigtige punkter ved valg af betalingstjenesteudbyder

Ved valg af en betalingstjenesteudbyder skal følgende punkter overvejes:

• Indstillingsbeløbet for kontoens maksimale saldo
• Det maksimale udbetalingsbeløb pr. dag
• Om der er gebyrer og størrelsen på disse
• Behovet for at indgå en kontrakt med betalingstjenesteudbyderen

Det er muligt at vælge flere godkendte betalingstjenesteudbydere.

Men på tidspunktet for denne skrivelse er PayPay Corporation den eneste godkendte betalingstjenesteudbyder.

Reference: Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd i Japan | De nødvendige procedurer for at indføre digital lønudbetaling[ja]

Indgåelse af arbejdsgiver- og arbejdstageraftale

Når man indfører digital lønudbetaling, er det nødvendigt at indgå en arbejdsgiver- og arbejdstageraftale. Hvis der er en arbejdstagerforening repræsenteret af flertallet af arbejdstagerne, skal aftalen indgås med denne forening, eller hvis ikke, med repræsentanter for flertallet af arbejdstagerne.

Arbejdsgiver- og arbejdstageraftalen skal indeholde følgende:

• Omfanget af de arbejdstagere, der er omfattet
• Omfanget og beløbet af den løn, der er omfattet
• Omfanget af de betalingstjenesteudbydere, der håndteres
• Tidspunktet for implementeringens start

Der findes eksempler på arbejdsgiver- og arbejdstageraftaler på Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd i Japans hjemmeside[ja].

Information til arbejdstagerne og indhentning af individuelt samtykke

Arbejdsgiveren er forpligtet til at informere arbejdstagerne om ovenstående indhold. Denne information kan også uddelegeres til den valgte betalingstjenesteudbyder.

Indhentning af individuelt samtykke fra arbejdstagerne kan ske både skriftligt og elektronisk. Eksempler på samtykkeformularer kan findes på Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd i Japans hjemmeside[ja].

Opsummering: Fremtidsudsigterne for digital løn

Som vi har forklaret hidtil, tilbyder digital løn nye muligheder for medarbejdere med hensyn til modtagelse af løn og fungerer samtidig som et middel til at forbedre virksomhedernes velfærdsydelser.

Systemet for digital lønudbetaling er stadig nyt, men efterspørgslen efter kontantløse betalinger forventes kun at stige yderligere. Pr. september 2024 (Reiwa 6) er PayPay Corporation den eneste pengeoverførselsvirksomhed, der er godkendt af det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd, men tre yderligere pengeoverførselsvirksomheder har indsendt ansøgninger og er under evaluering.

Hvis disse virksomheder opnår godkendelse fra det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd, vil det blive muligt at anvende andre digitale valutaer end PayPay til digital lønudbetaling, hvilket sandsynligvis vil føre til en stigning i antallet af virksomheder, der tilbyder digital løn.

Vejledning i foranstaltninger fra vores advokatfirma

Monolith Advokatfirma kombinerer dybdegående ekspertise inden for IT, især internettet, og jura. Vores firma yder juridisk support til virksomheder, fra børsnoterede selskaber til venturevirksomheder, og adresserer de komplekse ledelsesmæssige udfordringer, der er unikke for IT- og venturevirksomheder. Detaljer er beskrevet i nedenstående artikel.

Monolith Advokatfirmas ekspertiseområder: IT- og venturevirksomheders virksomhedsjura[ja]