Den juridiske ramme for virksomhedsorden i japansk arbejdsret: Tjenestereglementer, beskyttelse af whistleblowere og effektiviteten af disciplinære foranstaltninger

For at sikre en smidig udførelse af virksomhedsaktiviteter og vedvarende vækst, er det afgørende at opretholde en klar og retfærdig intern orden. I Japan er virksomhedsordenen dog ikke blot etableret gennem traditioner eller ensidige direktiver fra ledelsen, men er strengt reguleret af en juridisk ramme baseret på arbejdskontrakter. At forstå og overholde denne juridiske ramme nøjagtigt er en af de mest kritiske ledelsesmæssige opgaver for at forebygge potentielle arbejdsstridigheder og opbygge sunde arbejdsgiver-arbejdstager relationer. Især er de tre elementer, der udgør kernen i virksomhedsordenen: ‘tjenestereglementet’, som definerer medarbejdernes adfærdskodeks, ‘beskyttelsessystemet for interne whistleblowere’, som fremmer organisationens selvrensning, og ‘disciplinære foranstaltninger’ som sanktioner for overtrædelser af ordenen. Disse systemer er detaljeret reguleret af japanske love såsom arbejdskontraktloven og arbejdsstandardloven, samt loven om beskyttelse af whistleblowere, og deres anvendelse kræver stor omhu. I denne artikel vil vi fokusere på disse tre vigtige temaer og forklare de juridiske krav og praktiske overvejelser, som virksomheder skal overholde, med henvisning til specifikke love og retspraksis. Dette sigter mod at hjælpe virksomhedsledere og juridiske medarbejdere med at håndtere juridiske risici korrekt og realisere en effektiv og lovlig organisationsdrift.

Den juridiske grundlag for virksomhedsorden i Japan

I Japan stammer retten for virksomheder til at kræve og opretholde en vis orden over for deres ansatte fra arbejdskontrakten indgået mellem arbejdsgiveren og arbejdstageren. Dette forhold er ikke blot en simpel kommando- og kontrolrelation, men en kontraktuel relation baseret på en aftale mellem juridisk ligestillede parter.

Relationen centreret om arbejdskontrakten

Artikel 6 i den japanske arbejdskontraktlov fastslår, at en arbejdskontrakt etableres “ved at arbejdstageren arbejder for arbejdsgiveren, og arbejdsgiveren betaler løn i overensstemmelse med en aftale mellem arbejdstageren og arbejdsgiveren”. Baseret på denne aftale påtager arbejdstageren sig en forpligtelse til at yde arbejdskraft, og arbejdsgiveren påtager sig en forpligtelse til at betale løn. Arbejdstagerens forpligtelser begrænser sig ikke kun til at udføre det angivne arbejde. Kontrakten indebærer også bredere forpligtelser, såsom at bevare virksomhedens ejendom, samarbejde for en smidig drift og tage hensyn til hele virksomhedens interesser. Pligten til at overholde virksomhedsordenen er juridisk anerkendt som en af disse medfølgende forpligtelser i arbejdskontrakten. Med andre ord, det anses for at være en grundlæggende ansvar for medarbejderne at overholde virksomhedens regler som en del af kontraktens opfyldelse.

Principperne om ‘god tro og loyalitet’ og ‘forbud mod misbrug af rettigheder’

Disse kontraktforhold reguleres yderligere af de grundlæggende principper fastsat i artikel 3 i den japanske arbejdskontraktlov. Afsnit 4 i samme artikel fastslår princippet om ‘god tro og loyalitet’, som foreskriver, at “arbejdstageren og arbejdsgiveren skal overholde arbejdskontrakten og udøve deres rettigheder og opfylde deres forpligtelser med god tro og loyalitet”. Overtrædelser af virksomhedsordenen fra en ansats side kan blive vurderet som en handling, der strider imod dette princip om god tro og loyalitet.

På den anden side fastslår afsnit 5 i samme artikel princippet om ‘forbud mod misbrug af rettigheder’, som foreskriver, at “arbejdstageren og arbejdsgiveren ikke må misbruge de rettigheder, der følger af arbejdskontrakten”. Dette princip udgør en vigtig juridisk begrænsning af arbejdsgiverens udøvelse af autoritet. Hvis for eksempel en disciplinær magt, der udøves for at opretholde virksomhedsordenen, vurderes at være upassende i sit formål eller midler, kan det blive juridisk ugyldigt som et misbrug af rettigheder.

På denne måde er virksomhedsordenen i japansk arbejdsret baseret på en gensidig relation i form af en arbejdskontrakt, hvor medarbejdernes overholdelsesforpligtelser er grundlagt på princippet om god tro og loyalitet, mens arbejdsgiverens udøvelse af autoritet er strengt begrænset af princippet om forbud mod misbrug af rettigheder. Dette skaber en velafbalanceret struktur. At forstå disse gensidige juridiske forpligtelser er det første skridt i at overveje spørgsmål relateret til virksomhedsordenen.

Etablering af regler: Tjenestereglement og arbejdsreglement i Japan

For at præsentere og kræve overholdelse af virksomhedens orden på en konkret og klar måde for medarbejderne, er det mest afgørende juridiske dokument “arbejdsreglementet”. Inden for dette er “tjenestereglementet” specifikt rettet mod medarbejdernes adfærdskodeks.

Den centrale rolle af arbejdsreglementet

Under den japanske arbejdsstandardlov (Japanese Labor Standards Act) artikel 89, er arbejdsgivere, der konstant beskæftiger 10 eller flere arbejdere, forpligtet til at oprette et arbejdsreglement og indberette det til den lokale arbejdsstandardinspektion. Arbejdsreglementet skal indeholde “absolut nødvendige poster”, såsom arbejdstider og løn, og “relative nødvendige poster”, som skal inkluderes, hvis de er fastsat. Bestemmelser om sanktioner over for medarbejdere, det vil sige disciplinære foranstaltninger, er inkluderet i de relative nødvendige poster, og for at en virksomhed kan gennemføre disciplinære foranstaltninger, er det en juridisk forudsætning, at årsagerne og typerne af foranstaltninger er klart angivet i arbejdsreglementet.

Placeringen af tjenestereglementet

Tjenestereglementet fastsætter konkret de discipliner, som medarbejderne skal overholde i deres arbejde, såsom pligten til at dedikere sig til jobbet, tavshedspligten, korrekt brug af virksomhedens faciliteter og ejendele, og forbud mod chikane. Juridisk set behandles tjenestereglementet som en del af arbejdsreglementet. Virksomheder kan vælge at inkludere et kapitel med navnet “tjenesteregler” i arbejdsreglementet eller oprette et separat dokument med navnet “tjenestereglement”. I sidstnævnte tilfælde betragtes reglementet juridisk som en integreret del af arbejdsreglementet, og derfor skal oprettelse eller ændring følge de samme juridiske procedurer som arbejdsreglementet.

Obligatoriske procedurer ved oprettelse og ændring

Når man opretter eller ændrer et arbejdsreglement (inklusive tjenestereglementet), skal man overholde de strenge procedurer fastsat af den japanske arbejdsstandardlov. Arbejdsgiveren skal først indhente meninger fra en arbejdsunion, der repræsenterer flertallet af arbejderne, hvis en sådan findes, eller ellers fra en repræsentant for flertallet af arbejderne, og udarbejde et skriftligt dokument med disse meninger. Loven kræver kun “indhentning” af meninger, ikke “samtykke” fra repræsentanten. Men denne procedure for at indhente meninger er obligatorisk, og hvis det vurderes, at proceduren ikke er fulgt korrekt gennem kommunikation med arbejdsstandardinspektionen, er det sandsynligt, at indberetningen af arbejdsreglementet ikke vil blive accepteret.

Desuden, når et arbejdsreglement er oprettet eller ændret, er arbejdsgiveren forpligtet til at gøre alle medarbejdere opmærksomme på det ved at vedhæfte meningsdokumentet og indberette det til den lokale arbejdsstandardinspektion, samt ved at offentliggøre det på et synligt sted i virksomheden, udlevere det skriftligt, eller ved at poste det på intranettet. Hvis denne forpligtelse til at gøre opmærksom på reglementet forsømmes, selvom arbejdsreglementet juridisk er gyldigt etableret, kan virksomheden miste retten til at gøre krav gældende over for medarbejderne baseret på indholdet (for eksempel gennemførelse af disciplinære foranstaltninger). Disse procedurer er ikke blot formelle krav, men er fundamentale for at give arbejdsreglementet juridisk effektivitet.

Beskyttelse af integritet: Whistleblowerbeskyttelsessystemet i Japan

Opretholdelsen af virksomhedsorden indebærer ikke blot at sikre overholdelse af interne regler, men også evnen til selv at opdage og rette uregelmæssigheder inden for organisationen, hvilket er et bredere koncept. Det er den japanske “Whistleblowerbeskyttelseslov”, der juridisk understøtter denne selvrensende funktion.

Oversigt over den japanske Whistleblowerbeskyttelseslov

Loven har til formål at beskytte whistleblowere, såsom arbejdstagere, der rapporterer ulovlige handlinger såsom overtrædelser af love og regler på deres arbejdsplads uden hensigt om uretmæssig gevinst til bestemte rapporteringsinstanser. Specifikt forbyder den virksomheder at påføre arbejdstageren nogen form for ulempe, såsom degradering eller lønnedgang, på grund af deres whistleblowing. Sådanne gengældelsesforanstaltninger er juridisk ugyldige.

Forstærkning af virksomheders forpligtelser gennem ændringer i 2022

Den reviderede Whistleblowerbeskyttelseslov, som trådte i kraft den 1. juni 2022, har betydeligt styrket de foranstaltninger, som virksomheder skal træffe. Især for virksomheder, der konstant beskæftiger mere end 300 medarbejdere, er det blevet en juridisk “forpligtelse” at etablere et system til passende håndtering af interne whistleblowing-tilfælde (for virksomheder med færre end 300 medarbejdere er det en “stræben efter forpligtelse”).

Denne forpligtelse til at etablere et system inkluderer specifikt at oprette en modtagelseskontor for intern whistleblowing og udpege “medarbejdere ansvarlige for håndtering af whistleblowing”, som skal håndtere modtagelse, undersøgelse og korrektive foranstaltninger. Disse medarbejdere pålægges en streng fortrolighedspligt med hensyn til oplysninger, der kan identificere whistlebloweren. Hvis disse oplysninger lækkes uden gyldig grund, kan den ansvarlige medarbejder blive straffet med en bøde på op til 300.000 yen. Med denne ændring er det interne whistleblowing-system gået fra at være en anbefalet praksis til en obligatorisk compliance-funktion med specifikke juridiske ansvar.

Judiciel ugyldighed af gengældelsesforanstaltninger

Domstolene anvender strengt forbuddet mod ulempebehandling af whistleblowere. Som et eksempel kan nævnes en dom fra Yokohama-distriktsdomstolen den 14. april 2022. I denne sag havde et firma, der drev en pachinko-salon, begået handlinger i strid med japanske love vedrørende seksuelt orienteret forretning. Da firmaets ansatte rapporterede dette til politiet, degraderede firmaet dem og pålagde dem en betydelig lønnedgang. Domstolen fastslog, at anmeldelsen til politiet var en beskyttet whistleblowing i henhold til Whistleblowerbeskyttelsesloven og afgjorde, at degraderingen og lønnedgangen, som var baseret på denne rapportering, var i strid med loven og derfor ugyldig. Denne retspraksis viser klart, at selvom en virksomhed udøver gengældelsesmæssige personaleforanstaltninger over for en whistleblower, kan retsvæsenet annullere deres effekt.

Håndhævelse af regler: Gyldige krav til disciplinære foranstaltninger under japansk lov

For at opretholde virksomhedens orden har arbejdsgivere ifølge arbejdsreglementet mulighed for at iværksætte disciplinære foranstaltninger over for medarbejdere, der overtræder reglerne. Men udøvelsen af denne disciplinære ret er ikke ubegrænset; den er underlagt strenge krav i henhold til japansk arbejdsret.

Typer af disciplinære foranstaltninger under japansk arbejdsret

Der findes flere typer af disciplinære foranstaltninger i Japan, som varierer afhængigt af deres alvorlighed. Generelt er de ordnet fra mindst til mest alvorlige som følger:

• Advarsel og irettesættelse: En mundtlig eller skriftlig streng påtale med henblik på at advare for fremtiden. I tilfælde af irettesættelse er det almindeligt at anmode om indgivelse af en skriftlig forklaring.
• Lønnedgang: En sanktion, hvor et bestemt beløb trækkes fra den løn, der ellers skulle have været udbetalt.
• Suspension fra arbejde: En foranstaltning, der forbyder arbejde i en bestemt periode, mens arbejdskontrakten opretholdes. Løn udbetales ikke i denne periode.
• Degradation: En foranstaltning, der nedgraderer en persons stilling eller rang.

Strikte juridiske begrænsninger for lønnedsættelse under japansk lov

I Japan er der, især med hensyn til lønnedsættelse, strenge begrænsninger fastsat af den japanske arbejdsstandardlov (Arbejdsstandardloven, artikel 91). Specifikt må et enkelt tilfælde af lønnedsættelse ikke overstige halvdelen af en dags gennemsnitsløn. Desuden, selv hvis der forekommer flere disciplinære overtrædelser i en enkelt lønperiode, må den samlede lønnedsættelse ikke overstige en tiendedel af den samlede løn for den pågældende periode. Disse begrænsninger gælder for lønnedsættelse som en disciplinær foranstaltning og finder ikke direkte anvendelse på manglende lønudbetaling som følge af suspendering fra arbejde eller manglende udbetaling af stillingstillæg som følge af degradering.  

Misbrug af disciplinær magt under japansk ret

En af de mest centrale juridiske principper i udøvelsen af disciplinær magt er “misbrug af disciplinær magt-princippet”, som er kodificeret i artikel 15 i den japanske arbejdskontraktlov. Det fastslår, at “i tilfælde hvor en arbejdsgiver har ret til at disciplinere en arbejdstager, og hvis disciplineringen mangler objektivt rimelig grund og ikke anses for passende i henhold til samfundets normer, givet arbejdstagerens handlinger og omstændighederne, betragtes sådan ret som misbrugt, og disciplineringen vil være ugyldig”.

Dette lovafsnit indikerer, at for at en disciplinær handling skal anses for gyldig, skal den opfylde følgende to krav:

1. Objektiv rimelighed: Medarbejderens handlinger skal objektivt svare til de disciplinære årsager angivet i arbejdsreglementet. Der kræves tilstrækkeligt bevis for at understøtte dette.
2. Samfundsmæssig passenhed: Straffens alvor skal være afbalanceret i forhold til handlingens karakter, måde, resultat, medarbejderens intention, omfanget af den forårsagede skade, tidligere arbejdsattitude og disciplinær historik, samt graden af anger.

Juridiske afgørelser og præcedens under japansk ret

Japanske domstole anvender disciplinær magtmisbrugsprincippet strengt og vurderer gyldigheden af en sanktion baseret på objektive kriterier snarere end arbejdsgiverens subjektive skøn.  

For eksempel, i en sag hvor en lektor ved et universitet modtog en seks måneders suspendering fra arbejde på grund af chikane (Kanazawa District Court dom af 25. januar 2011 (2011)), anerkendte retten, at visse upassende udtalelser fra lektoren havde fundet sted, men konkluderede, at disse ikke var alvorlige nok til at retfærdiggøre en seks måneders suspendering. Desuden, da lektoren ikke havde tidligere disciplinære forseelser og viste tegn på anger, blev sanktionen anset for at være for streng og manglede “samfundsmæssig rimelighed”, og blev derfor betragtet som et misbrug af disciplinær magt og var ugyldig.  

Desuden er der en tendens til kun at anerkende gyldigheden af disciplinære sanktioner over for medarbejderes private handlinger, hvis disse handlinger “objektivt set har en betydelig negativ indvirkning på virksomhedens sociale omdømme”. For eksempel, i tilfælde af mindre private forbrydelser begået af almindelige medarbejdere, som ikke er blevet rapporteret i medierne og er ukendte internt i virksomheden, er det sandsynligt, at en alvorlig disciplinær sanktion vil blive anset for at mangle rimelighed. På den anden side, hvis en person i en ledende stilling i virksomheden begår en alvorlig forbrydelse, som får stor medieopmærksomhed, kan en alvorlig sanktion blive godkendt som en betydelig skade på virksomhedens omdømme. I sidste ende vurderes gyldigheden af en disciplinær sanktion på baggrund af en omfattende overvejelse af de specifikke omstændigheder i den enkelte sag.  

For at forstå gyldigheden af disciplinære sanktioner er det yderst vigtigt at kende de forskellige typer af sanktioner og deres juridiske begrænsninger. Nedenfor er en sammenligningstabel over de vigtigste disciplinære sanktioner.

Opsummering

Opretholdelsen af virksomhedsordenen i Japan bygger på et flerlaget juridisk rammeværk, som omfatter gensidige forpligtelser mellem arbejdsgivere og ansatte i henhold til den japanske arbejdskontraktlov, de strenge procedurer for arbejdsreglementer fastsat af den japanske arbejdsstandardlov, og den strenge overvågning af misbrug af disciplinære beføjelser gennem retssystemet. For at opnå en effektiv og lovlig organisatorisk drift er det afgørende at forstå disse tre søjler præcist. For det første at etablere og grundigt informere medarbejderne om arbejdsreglementerne i overensstemmelse med juridiske procedurer. For det andet at opbygge et compliance-system som krævet af den reviderede lov om beskyttelse af whistleblowere for at sikre beskyttelse af whistleblowere mod gengældelse. Og for det tredje, når man udfører disciplinære foranstaltninger, at omhyggeligt overveje, om de kan opfylde de strenge standarder for ‘objektiv rimelighed’ og ‘samfundsmæssig passenhed’, som anvendes af japanske domstole. At overholde disse juridiske krav vil beskytte virksomheden mod unødvendige juridiske risici og danne et solidt fundament for bæredygtig vækst.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at håndtere komplekse spørgsmål relateret til japansk arbejdsret for en bred vifte af klienter både indenlands og internationalt. Vores firma beskæftiger flere advokater med forskelligartet ekspertise, herunder engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, og er i stand til at tilbyde omfattende juridisk support i forhold til de emner, der er behandlet i denne artikel, herunder oprettelse og gennemgang af arbejdsreglementer, opbygning af compliance-systemer, og vurdering og rådgivning om juridiske risici i individuelle disciplinære sager. Vi står klar til at støtte jer med vores ekspertise og erfaring i at opnå en balance mellem opretholdelse af virksomhedsorden og juridisk risikostyring.