Beskyttelse af lønninger i japansk arbejdsret: En forklaring på de grundlæggende principper, som ledere skal overholde

Betaling af løn er en af de mest grundlæggende forpligtelser for arbejdsgivere og udgør kernen i arbejdskontraktforhold i Japan. Når man driver virksomhed i Japan, er det afgørende for risikostyringen at overholde det strenge juridiske rammeværk, der regulerer lønudbetalinger. Dette område styres primært af to love. Den ene er ‘Japansk civilret’, som baserer sig på princippet om kontraktfrihed og definerer forholdet mellem arbejde og ‘kompensation’. Den anden er ‘Japanske arbejdsstandardloven’, en særlig lov, der pålægger strenge regler for at beskytte arbejdstagere, ud fra en antagelse om ulige forhandlingsstyrke mellem arbejdsgivere og arbejdstagere. Især har bestemmelserne om ‘løn’ i arbejdsstandardloven forrang over de generelle principper i civilretten og har en direkte indvirkning på virksomheders aktiviteter. I denne artikel vil vi detaljeret forklare de juridiske principper, der udgør kernen i lønbeskyttelsen under den japanske arbejdsstandardlov, især de ‘fem principper for lønudbetaling’ fastsat i artikel 24, ved at inddrage specifikke lovartikler og vigtige retspræcedenser. Formålet er at hjælpe virksomhedsledere, aktionærer og juridiske medarbejdere med at forstå disse komplekse regler nøjagtigt, sikre overholdelse af dem og effektivt mindske juridiske risici.

Løn under japansk ret: Samspillet mellem civilretten og arbejdsstandardloven

I det japanske retssystem reguleres betaling for arbejde fra to forskellige perspektiver: “den japanske civilret” og “den japanske arbejdsstandardlov”, og det er yderst vigtigt at forstå denne forskel.

Perspektivet i den japanske civilret: ‘Vederlag’ i en ansættelseskontrakt

Artikel 623 i den japanske civilret definerer en ansættelseskontrakt som en aftale, hvor “den ene part lover at arbejde for den anden part, og den anden part lover at give vederlag for dette arbejde” . Her er ‘vederlaget’ udelukkende et spørgsmål om privat gældsforhold baseret på parternes aftale, det vil sige princippet om kontraktfrihed. Civilretten fastsætter ikke detaljerede regler for betalingsmetoden for vederlag og fastslår som hovedregel, at arbejdstageren ikke kan kræve vederlag, før det lovede arbejde er fuldført (den japanske civilrets artikel 624, stk. 1) . Dette betyder, at i en verden uden arbejdsstandardloven ville timingen og metoden for betaling være helt overladt til parternes aftale.  

Perspektivet i den japanske arbejdsstandardlov: ‘Løn’ som en rettighed, der skal beskyttes

Derimod har den japanske arbejdsstandardlov karakter af offentlig ret, der fastsætter minimumsstandarder for arbejdsvilkår. Loven definerer ‘løn’ meget bredt i artikel 11 som “løn, gage, tillæg, bonus og alt andet, uanset betegnelse, som arbejdsgiveren betaler arbejdstageren som kompensation for arbejde” . Da arbejdsstandardloven er en særlig lov i forhold til civilretten, har dens bestemmelser imperativ virkning. Det betyder, at enhver aftale i en ansættelseskontrakt, der ikke opfylder standarderne fastsat af arbejdsstandardloven, vil være ugyldig i henhold til artikel 13 i den japanske arbejdsstandardlov, og lovens standarder vil automatisk finde anvendelse .  

Forholdet mellem disse to love er ikke kun et spørgsmål om definitioner. Det afspejler en juridisk-filosofisk overgang fra at betragte arbejdsrelationer som et område for privat kontraktuel autonomi til et område for offentlig regulering, hvor staten skal intervenere og give minimumsbeskyttelse. Mens civilretten forudsætter ‘aftale’ mellem ligestillede parter, tager arbejdsstandardloven udgangspunkt i den strukturelle magtubalance mellem arbejdsgiver og arbejdstager og griber ind for at beskytte arbejdstagerens levevilkår. Derfor vil en arbejdstagers individuelle samtykke til lønningsmetoden, selv hvis det er opnået, blive betragtet som juridisk ugyldigt, hvis indholdet strider mod standarderne fastsat af arbejdsstandardloven. Misforståelse af dette punkt kan føre til alvorlige fejl i overholdelsen af reglerne.

Nedenstående tabel opsummerer de konceptuelle forskelle mellem ‘vederlag’ i den japanske civilret og ‘løn’ i den japanske arbejdsstandardlov.

De Fem Grundprincipper for Lønudbetaling: Kernebestemmelser i den Japanske Arbejdsstandardlov

Artikel 24 i den Japanske Arbejdsstandardlov (日本の労働基準法) udgør det substantielle kerne i lønbeskyttelse og er kendt som “De Fem Grundprincipper for Lønudbetaling”. Bestemmelsen fastslår, at “løn skal betales i valuta, direkte til arbejderen, og i sin helhed.” “Løn skal betales mindst én gang om måneden på en fastsat dato.” Disse fem principper fungerer ikke som isolerede enheder, men snarere i samspil med hinanden for at opnå det fælles mål om at stabilisere arbejdstagernes livsgrundlag som et omfattende system. “Betaling i valuta” og “direkte betaling” sikrer, at lønnen overgår til arbejderen på en sikker og tilgængelig måde, mens “fuld betaling” beskytter værdien af lønnen. “Månedlig betaling” og “betaling på en fastsat dato” sikrer forudsigelighed af indkomst. Forståelsen af dette overordnede formål er afgørende, når man fortolker undtagelser og andre specifikke bestemmelser i hvert princip.  

Princippet om betaling i valuta

Som en grundlæggende regel skal løn i Japan betales i den valuta, der har tvungent kurs, nemlig kontanter i japanske yen . Betaling i udenlandsk valuta, checks eller i naturalier såsom varer er generelt forbudt for at beskytte arbejdstagere mod ulemper ved veksling og værdiens ustabilitet .  

Der er vigtige undtagelser til dette princip, som er tilpasset den moderne økonomiske aktivitets realiteter. Den mest almindelige undtagelse er overførsel til en bankkonto, som arbejdstageren har angivet, forudsat at arbejdstageren har givet sit klare samtykke . I dette tilfælde er det ikke tilstrækkeligt blot at have arbejdstagerens samtykke; ofte kræves det også, at der indgås en aftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager om implementeringen af bankoverførsler . I de senere år har ændringer i reglerne for gennemførelse af den japanske arbejdsstandardlov gjort det muligt at betale løn til en konto hos en pengeoverførselsvirksomhed, som er godkendt af ministeren for sundhed, arbejde og velfærd, forudsat at arbejdstageren har givet sit samtykke (såkaldt digital betaling) . Derudover, hvis arbejdstageren giver sit samtykke, er det tilladt at betale fratrædelsesgodtgørelse med check, og hvis der er en bestemmelse i en arbejdsaftale, kan transporttillæg også udbetales i form af pendlerkort .  

Det er vigtigt at bemærke, at ‘samtykket’ for at anvende disse undtagelser ikke er en engangsbeslutning, der ikke kan trækkes tilbage. En dom fra Kochi Summary Court den 18. marts 1981 (Gokoku Taxi-sagen) har klargjort dette punkt . I denne sag havde en arbejdstager oprindeligt samtykket til bankoverførsel, men anmodede senere om at få lønnen udbetalt kontant, hvilket arbejdsgiveren afviste. Retten afgjorde, at arbejdsgiverens handling var i strid med princippet om betaling i valuta. Denne retspraksis antyder, at princippet om betaling i valuta er en grundlæggende rettighed for arbejdstagere, og at en undtagelse for bekvemmelighed (bankoverførsel) ikke er en permanent frasigelse af denne grundlæggende rettighed. Derfor skal virksomheder opretholde en praktisk struktur for at betale løn kontant til arbejdstagere, der ikke samtykker i eller trækker deres samtykke til bankoverførsel tilbage.  

Princippet om direkte betaling under japansk lov

Løn skal betales direkte til arbejdstageren for at eliminere mellemliggende udnyttelse og sikre, at betalingen for arbejde pålideligt når frem til arbejdstageren selv.  

Under dette princip er det ulovligt at betale løn til en stedfortræder (valgfri agent), selv hvis arbejdstageren selv har udpeget vedkommende. Selv hvis arbejdstageren er en mindreårig, er det klart forbudt at betale til deres juridiske repræsentanter, såsom forældremyndighedsindehavere, i henhold til den japanske arbejdsstandardlov (Labor Standards Act) artikel 59. Desuden er det ikke tilladt for arbejdsgiveren at betale lønnen direkte til en kreditor, selvom arbejdstageren har en monetær gæld.  

En undtagelse, der er tilladt, er betaling til personens ‘budbringer’. En budbringer er en person, der kun formidler eller udfører personens beslutninger uden at have egen beslutningskompetence. For eksempel, hvis en arbejdstager er syg og indlagt på hospitalet, og et familiemedlem kommer for at hente en forseglet lønpose på arbejdstagerens vegne, ville dette være et sådant tilfælde. Men skelnen mellem en agent og en budbringer kan være tvetydig og indebærer juridisk risiko, så i praksis er direkte betaling til personen selv eller overførsel til en konto i personens navn, som de har godkendt, den sikreste metode.  

Vigtigheden af dette princip blev demonstreret i en banebrydende afgørelse fra den japanske højesteret den 12. marts 1968 (Showa 43). I denne sag overdrog en arbejdstager sin ret til at modtage fratrædelsesgodtgørelse (lønkrav) til en tredjepart. Højesteretten fastslog, at selvom denne overdragelse af kravet i sig selv kan være gyldig mellem parterne (arbejdstageren og modtageren), påvirker det ikke arbejdsgiverens forpligtelser i henhold til arbejdsstandardloven. Med andre ord, arbejdsgiveren har stadig en forpligtelse til at betale lønnen (i dette tilfælde fratrædelsesgodtgørelsen) direkte til arbejdstageren, og modtageren af kravet kan ikke kræve direkte betaling fra arbejdsgiveren. Denne afgørelse viser, at offentlig politik til beskyttelse af arbejdstagere kan intervenere og endda begrænse de juridiske effekter af private transaktioner under civilretten, hvilket symboliserer den imperative karakter af arbejdsstandardloven. Derfor skal virksomheder, selvom de modtager en meddelelse om overdragelse af lønkrav fra arbejdstagerens kreditor, ignorere den og fortsætte med at betale direkte til arbejdstageren.  

Princippet om fuld lønudbetaling under japansk lov

Løn skal udbetales i sin helhed, og det er som udgangspunkt forbudt for arbejdsgivere at foretage ensidige fradrag fra lønnen (såkaldt ‘løntræk’). Dette princip har til formål at sikre, at arbejdstagerne modtager den fulde aftalte betaling og dermed bidrager til stabilitet i deres økonomiske liv.  

Der findes dog undtagelser til dette princip. For det første er det muligt at fradrage visse poster direkte fra lønnen uden særlig aftale, såsom indkomstskat, beboerskat og sociale sikringsbidrag, som er påkrævet ved lov. For det andet, for at fradrage poster, der ikke er baseret på lovgivning, såsom husleje for firmaboliger eller fagforeningskontingenter, er det nødvendigt at indgå en skriftlig aftale (en arbejdsgiver-arbejdstager aftale) med en fagforening, der repræsenterer flertallet af arbejdstagerne på arbejdspladsen (eller, hvis en sådan ikke findes, en repræsentant for flertallet af arbejdstagerne).  

Et særligt komplekst juridisk spørgsmål er, om arbejdsgiveren kan modregne sine krav mod arbejdstageren (for eksempel krav om erstatning for skader eller tilbagebetaling af lån) i lønkravet. Som hovedregel er sådan ensidig modregning i strid med princippet om fuld lønudbetaling og er ikke tilladt. Dette blev demonstreret i en afgørelse fra den japanske højesteret den 2. november 1956 (Kansai Precision Instruments-sagen), hvor retten afviste arbejdsgiverens påstand om modregning af løn med et erstatningskrav.  

Retssager har dog anerkendt to begrænsede undtagelser. Den ene er ‘justerende modregning’, som refererer til afregning af overbetaling forårsaget af fejl i lønberegningen ved efterfølgende lønudbetalinger. Den japanske højesteret afgjorde den 18. december 1969 (Fukushima Teachers’ Union-sagen), at sådan justering er tilladt, forudsat at perioden for overbetaling og afregning er rimeligt forbundet, og at det modregnede beløb er lille nok til ikke at true arbejdstagerens økonomiske liv. Dog blev en sag, hvor halvdelen af en bonus blev modregnet uden forudgående varsel, betragtet som ulovlig, selv som justerende modregning (Tokyo High Court afgørelse den 9. april 2008).  

Den anden undtagelse er modregning baseret på arbejdstagerens ‘frie og uafhængige samtykke’. En afgørelse fra den japanske højesteret den 26. november 1990 (Nisshin Steel-sagen) er en førende sag i denne henseende. I denne sag havde arbejdstageren frivilligt anmodet om at bruge sin fratrædelsesgodtgørelse til at tilbagebetale et lån fra arbejdsgiveren, og da der ikke var nogen tvang fra arbejdsgiverens side i beslutningsprocessen, blev modregningen af fratrædelsesgodtgørelsen og lånet anset for at være gyldig. Denne afgørelse viser, at det ikke er tilstrækkeligt blot at have en underskrift på en samtykkeerklæring; det er afgørende, at samtykket er givet uden påvirkning fra den ulige magtfordeling, der kan eksistere i et arbejdsforhold, og at det er baseret på en virkelig fri vilje. Med denne høje standard for ‘samtykkets kvalitet’ i betragtning, kan det siges, at den sikreste politik for virksomheder generelt er at undgå modregning i løn som en fast regel.  

Principperne for månedlig lønudbetaling og faste lønningsdage i Japan

Disse to principper fungerer sammen for at give arbejdstageres indkomst regelmæssighed og forudsigelighed.  

Princippet om “månedlig lønudbetaling” kræver, at der inden for en kalendermåned (fra den 1. til den sidste dag) skal være mindst én lønningsdag. Dette gælder også for ansatte på årlig løn, hvor det årlige beløb skal opdeles i mindst 12 udbetalinger, der udbetales månedligt. For eksempel vil det at kombinere en arbejdstagers løn for et par dage ved månedens slutning med den følgende måneds løn og udbetale det i overnæste måned være i strid med dette princip.  

Princippet om “faste lønningsdage” kræver, at udbetalingsdagen er specifikt fastsat. Det er lovligt at fastsætte en bestemt dag som “den 25. hver måned” eller “den sidste dag i måneden”, men det er ulovligt at have en fleksibel tilgang som “mellem den 20. og den 25. hver måned” eller at fastsætte en variabel dag som “den tredje fredag i hver måned”, da datoen ikke er specifikt fastlagt.  

Der er undtagelser til disse principper baseret på artikel 24, afsnit 2, proviso i den japanske arbejdsstandardlov. For løn, der betales lejlighedsvis (såsom ægteskabstillæg) eller bonusser, og andre tillæg, der betales baseret på arbejdspræstation over en periode på mere end en måned, og som af sin natur er vanskelige eller upassende at betale på en fast månedlig dato, er disse principper ikke anvendelige.  

De ledelsesmæssige risici ved overtrædelse af lovgivningen

Hvis man overtræder en af de fem grundprincipper for lønudbetaling, som er fastsat i artikel 24 i den japanske arbejdsstandardlov, kan man ifølge artikel 120 i samme lov blive pålagt en bøde på op til 300.000 yen. I japansk arbejdsret er det ikke kun den enkelte ansvarlige person, der kan blive straffet for overtrædelser, men også selve virksomheden, som er en juridisk person, kan blive holdt ansvarlig, og virksomhedens ansvar kan ikke unddrages.

Ved første øjekast kan en bøde på 300.000 yen synes ubetydelig, især for større virksomheder. Men denne direkte straf er ofte kun begyndelsen på en langt større ledelsesmæssig risiko. En undersøgelse fra Arbejdsstandardinspektionen kan udvikle sig fra en enkelt overtrædelsessag til en omfattende revision af virksomhedens samlede arbejdsforvaltning. Dette kan resultere i anbefalinger om rettelser og tvinge virksomheden til at ændre sin drift. Desuden kan offentliggørelsen af en overtrædelse af lovgivningen alvorligt skade virksomhedens sociale omdømme og have en bred negativ indvirkning på alt fra rekrutteringsaktiviteter og handel med kunder til finansiering. Derfor bør overholdelse af lønudbetalingsprincipperne ikke kun ses som et middel til at undgå bøder, men som en væsentlig del af corporate governance, der understøtter virksomhedens vedvarende vækst og stabilitet.

Opsummering

De fem grundprincipper for lønudbetaling fastsat af den japanske arbejdsstandardlov, nemlig “betaling i valuta”, “direkte betaling”, “fuld betaling”, “betaling mindst én gang om måneden” og “betaling på en fastsat dato”, er ikke blot administrative retningslinjer, men strenge og imperative juridiske krav baseret på en stærk offentlig politik om beskyttelse af arbejdstagere. Disse principper kan ikke ændres eller undtages gennem privat aftale med arbejdstagerne. For alle virksomheder, der driver forretning i Japan, er det en afgørende pligt at forstå disse regler dybtgående, etablere interne systemer og sikre deres overholdelse for at opbygge stabile arbejdsrelationer og undgå juridiske risici. Monolith Advokatfirma har en historik med at tilbyde omfattende rådgivning til en bred vifte af klienter, både indenlandske og internationale, om komplekse spørgsmål relateret til japansk arbejdsret, især compliance i forbindelse med løn og lønberegning. Vores firma har flere medarbejdere, der ikke alene er velbevandrede i japansk jura, men også er engelsktalende med juridiske kvalifikationer fra andre lande. Denne kombination af sprogfærdigheder og juridisk ekspertise på tværs af flere jurisdiktioner giver en unik og kraftfuld støtte, især for udenlandske og multinationale virksomheder, der skal tilpasse deres globale personalepolitikker til japanske lovgivningsmæssige krav. Fra revision og risikovurdering af Deres virksomheds arbejdsstyringsstruktur til repræsentation i tilfælde af tvister, tilbyder vi specialiserede juridiske tjenester. Tøv ikke med at kontakte os for en konsultation.