Kan en kontrakt om systemudvikling etableres uden en kontrakt?

I systemudvikling er det ikke ualmindeligt, at udvikleren går i gang med arbejdet før kontrakten er udarbejdet. Men denne proces er i praksis “farlig”. Hvis der ikke er udarbejdet en kontrakt, er der en risiko for, at bestilleren senere kan sige, at “kontrakten er endnu ikke indgået, og derfor er der ingen grund til at betale honoraret”, hvis der opstår problemer. I faktiske tvister relateret til systemudvikling, er det ikke ualmindeligt, at selve kontraktens indgåelse er omdiskuteret, og at der træffes afgørelser, der er ugunstige for udvikleren. Som udvikler er der en risiko for, at man ikke kan modtage betaling, hvis bestilleren afbryder projektet eller skifter til en anden virksomhed. Desuden er der tilfælde, hvor kontraktens indgåelse bliver nægtet, selvom en kontrakt er udarbejdet, som vi vil forklare senere.

Her vil vi forklare om succes eller fiasko i forbindelse med kontrakter om systemudvikling, og den juridiske struktur for at kræve penge, hvis kontraktens indgåelse ikke anerkendes.

Indgåelse af kontrakt

En kontrakt indgås i princippet, når begge parter er enige om kontraktens elementer (sammenfaldet mellem tilbudsudtrykket og acceptudtrykket).

Når en kontrakt er indgået, er begge parter bundet af den, og hvis den ene part ikke opfylder kontraktens indhold, kan den anden part gennem retssystemet tvinge opfyldelse eller kræve erstatning for manglende opfyldelse. “Kontraktens elementer” skal være specifikke eller konkrete nok til at kunne håndhæves og anerkendes som manglende opfyldelse.

Indgåelse af systemudviklingskontrakt

En systemudviklingskontrakt er hovedsageligt en kontrakt om udførelse af arbejde og en quasi-kontrakt om udførelse af tjenester. En kontrakt om udførelse af arbejde er en aftale om at fuldføre et stykke arbejde og betale for det. En betalt quasi-kontrakt om udførelse af tjenester er en aftale om at udføre en tjeneste og betale for den.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Derfor, hvis der er enighed mellem parterne om kontraktens elementer, “indholdet af arbejdet eller tjenesten” og “betalingen”, anses kontrakten for at være indgået.

Det skal bemærkes, at en kontrakt kan indgås ved mundtlig aftale, og en skriftlig kontrakt er ikke nødvendig.

Krav om betaling i tilfælde af aflysning efter indgåelse af en systemudviklingskontrakt

Hvis en systemudviklingskontrakt er indgået og brugeren ensidigt aflyser, vil det juridisk set blive betragtet som en meddelelse om ophævelse af kontrakten.

Hvis en kontrakt om udførelse af arbejde er indgået, kan leverandøren blive ophævet af brugeren når som helst før arbejdet er fuldført, men det er fastlagt, at leverandøren er berettiget til erstatning (Japansk Civil Code Article 641). Derfor, hvis brugeren ikke betaler erstatning, kan leverandøren kræve erstatning for “tab”, som er de omkostninger, leverandøren har afholdt indtil det tidspunkt, og den betaling, leverandøren kunne have modtaget, fratrukket de omkostninger, der kunne være sparet ved at undgå at fuldføre systemet.

Hvis en quasi-kontrakt om udførelse af tjenester er indgået, kan tjenesteyderen kræve betaling i forhold til udførelsesgraden, hvis tjenesten afsluttes midt i udførelsen (Revideret Japansk Civil Code Article 648, Paragraph 3). Derfor kan leverandøren kræve betaling for det arbejde, der allerede er udført.

Resultatet af systemudviklingskontrakter

Specificitet af systemindhold

Normalt, i forretningstransaktioner mellem virksomheder, især når beløbene er store, bruges skriftlige kontrakter, så hvis en kontrakt er blevet oprettet, er det nemmere at anerkende kontraktens gyldighed.

Systemet, der er under udvikling, bliver gradvist konkretiseret gennem forskellige processer, så specificiteten af systemindholdet, som er et element i kontrakten, er forstået at være tilstrækkeligt specificeret, hvis omfanget og oversigten over det, der skal systematiseres, er kendt.

I en retssag, hvor der ikke var nogen tvist om indgåelsen af en grundkontrakt og en fortrolighedsaftale, og den grundlæggende kontrakt indeholdt en henvisning til “teknisk support til e-handelsvirksomheder, support til opbygning af websteder og relaterede tjenester”, men det specifikke indhold af e-handelsvirksomheden, omfanget af de tildelte opgaver og omfanget af systemudvikling og design var ikke specificeret, blev kontraktens gyldighed nægtet.

Selvom du har oprettet en grundlæggende kontrakt for systemudvikling, vil det være svært at anerkende kontraktens gyldighed, hvis arbejdet eller opgaveindholdet er abstrakt og ikke specificeret. Kontraktens gyldighed kan anerkendes, hvis arbejds- eller opgaveindholdet og beløbet af vederlaget er specificeret i tilstrækkelig grad i en kontrakt eller lignende, så det kan bruges til at håndhæve opfyldelsen og anerkende manglende opfyldelse.

For mere detaljerede oplysninger om ting at være opmærksom på i kontrakter mellem individuelle ingeniører og virksomheder, se artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/engineer-joint-enterprise-contract[ja]

Udbyderen fremlægger et overslag og specifikationer, og brugeren godkender og bestiller

Normalt bruges skriftlige kontrakter i forretningstransaktioner mellem virksomheder, så hvis en kontrakt ikke er blevet oprettet, vil det være sværere at anerkende kontraktens gyldighed. I systemudvikling begynder arbejdet ofte før kontrakten er oprettet, men hvordan tænker man om kontraktens gyldighed i sådanne tilfælde?

I en retssag (Nagoya District Court, 28. januar 2004 (Heisei 16)) om gyldigheden af en kontrakt om systemudvikling, blev det udtalt som følger:

• Efter forhandlinger om specifikationer osv. mellem udbyderen og brugeren,
• udbyderen fremlægger specifikationer og et overslag,
• og kontrakten er gyldig, når brugeren godkender og bestiller dette.

I denne retssag blev udbyderen tildelt opgaven med at indføre et finansielt regnskabssystem osv. fra brugeren, som er en lokal regering, og en RFP med titlen “Anmodning om fremlæggelse af forslag til indførelse af et integreret administrativt informationssystem” blev fremlagt, og udbyderen fremlagde et forslag og et overslag i overensstemmelse hermed, og brugeren fremlagde en “adoption notice”. Udbyderen havde ikke tilstrækkeligt overvejet brugerens forretningsindhold osv. ved at holde møder med brugeren, og der var ingen beviser for, at indholdet og omkostningerne ved tilpasning var blevet konkret overvejet internt hos brugeren, og indholdet af udbyderens forslag var ikke konkret, og det var ikke klart, hvad brugeren havde godkendt, så kontraktens gyldighed blev ikke anerkendt.

Jeg vil give en supplerende forklaring på kontraktens gyldighed, som blev nævnt i retssagen, under hensyntagen til andre retssager osv.

Efter forhandlinger om specifikationer osv. mellem udbyderen og brugeren

Ud fra det faktum, at der er “forhandlet”, vil det være sværere at anerkende kontraktens gyldighed, hvis der stadig er “forhandlinger” om elementer i kontrakten, såsom systemindhold og beløb af vederlag, og der ikke er nået enighed.

Imidlertid er det i en kontrakt muligt at fastsætte prisen til markedsprisen, så der er retssager, hvor det er blevet anerkendt, at en kontrakt er blevet indgået med en pris svarende til markedsprisen, fordi brugeren har godkendt systemindholdet og “omtrent” beløbet af vederlaget.

For at kunne sige, at der er “forhandlet”, vil det være en god idé for udbyderen at holde møder med brugeren om brugerens forretningsindhold, systemindhold osv. og omhyggeligt overveje dette og registrere det i e-mails eller mødereferater.

Udbyderen fremlægger specifikationer og et overslag, og brugeren godkender og bestiller dette

• Hvis brugeren udsteder en ordre eller en bestilling, vil det være nemmere at anerkende kontraktens gyldighed. Hvis udbyderen fremlægger en anmodning eller udfører arbejde baseret på en ordre osv., vil det være nemmere at anerkende, at der er “enighed”, og det vil være nemmere at anerkende kontraktens gyldighed.
• En intern meddelelse fra brugeren vil ofte være, at en kontrakt skal indgås i fremtiden, og det vil være svært at anerkende kontraktens gyldighed. Imidlertid, hvis der ikke er nogen sådan angivelse, og elementerne i kontrakten, såsom indholdet af systemudvikling og beløbet af vederlaget, er specificeret så konkret som muligt, vil det bidrage til at anerkende kontraktens gyldighed.
• Det vil være svært at anerkende kontraktens gyldighed, hvis en hukommelsesnote, en aftale eller en bekræftelsesnote er forudsat for at indgå en separat kontrakt i fremtiden, eller hvis indholdet er abstrakt.
• Hvis der ikke er et stempel på kontraktudkastet, vil det være svært at anerkende kontraktens gyldighed, da stemplingen betyder indgåelse.
• Et overslag er bevis for det beløb af vederlag, der er blevet aftalt mellem parterne.

For mere detaljerede oplysninger om, hvorvidt det er muligt at kræve en stigning i det oprindelige overslag, når en vis grad af fremskridt er blevet gjort i systemudviklingen, og der er anmodet om ændringer i specifikationerne eller tilføjelse af funktioner, se artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Afregningsaftale

Hvis arbejdet er udført på instruktion af brugeren med det formål at indgå en kontrakt, kan der i tilfælde af arbejdsophør være en “afregningsaftale”, hvor betalingen for det arbejde, der er udført indtil da, afregnes. For at gøre det nemmere at anerkende denne aftale, vil det være en god idé at få brugeren til at notere metoden til afregning af vederlaget i tilfælde af, at kontrakten ikke er indgået, i en intern meddelelse eller lignende, eller at få godkendelse fra en person med autoritet hos brugeren for et dokument, der er oprettet af udbyderen.

Den juridiske struktur for at kræve penge, hvis en kontrakt ikke er anerkendt

Negligens i kontraktindgåelse

Når forhandlinger om at indgå en kontrakt begynder, har parterne en gensidig forpligtelse til at undgå at skade den anden parts ejendom i henhold til god tro (Japansk Civil Code artikel 1, afsnit 2). Hvis en kontrakt ikke indgås, kan du kræve erstatning for skader, hvis der er objektive omstændigheder og skyld, der har fået den anden part til at forvente, at kontrakten ville blive indgået. Dette kaldes negligens i kontraktindgåelse.

Her er nogle eksempler på sager, hvor negligens i kontraktindgåelse er blevet anerkendt i retssager:

• En leverandør havde afsluttet kravspecifikationen på anmodning fra en bruger og havde også udført en del af det grundlæggende og detaljerede design. Brugeren forklarede, at handlingen med at lade andre virksomheder byde var en formel handling for at få godkendelse fra direktøren, men lige før kontrakten skulle indgås, blev en anden virksomhed valgt, og kontrakten blev ikke indgået.
• En leverandør havde fortsat arbejdet på anmodning fra en bruger om at overholde leveringstiden, og datoen for kontraktindgåelse var også fastlagt. Inden i brugerens virksomhed blev der dog arbejdet på at forberede egen udvikling, men dette blev holdt hemmeligt, og kontrakten blev ikke indgået.
• En leverandør blev informeret af en bruger om, at de var blevet valgt som systembygger. Der var ingen spørgsmål til tilbuddet, og arbejdet med at fastlægge specifikationerne blev udført baseret på møder med brugeren. Brugeren var også klar over omkostningerne, men kontrakten blev afvist på grund af uenighed om tilbudsbeløbet.

Om vendt er der eksempler på retssager, hvor negligens i kontraktindgåelse ikke blev anerkendt, når muligheden for at vælge en anden virksomhed eller betingelserne for at indgå en kontrakt var blevet klart angivet.

Hvis du har fortsat arbejdet på anmodning fra en bruger, og muligheden for at vælge en anden virksomhed eller betingelserne for enighed ikke er blevet klart angivet, og kontraktforhandlingerne pludselig er blevet afbrudt af disse grunde, kan du have ret til at kræve erstatning for skader.

Der er ingen tvivl om, at de omkostninger, der er afholdt indtil da, er inkluderet i “skader”. Derudover er der retssager, hvor det er blevet fastslået, at fortjenesten fra det faktiske arbejde også er inkluderet. Hvis du kan fremlægge bevis for, at du har lidt skade svarende til den fortjeneste, du ville have opnået, hvis du havde fortsat arbejdet efter at have afvist en ansøgning fra en anden virksomhed, kan det også være inkluderet.

Japansk Commercial Code artikel 512

Hvis en leverandør har udført handlinger relateret til systemudvikling for en bruger, kan de kræve en rimelig betaling i henhold til Japansk Commercial Code artikel 512.

Når du begynder at forhandle om systemudvikling, er det en god idé at sikre, at begge parter forstår systemindholdet og betalingsbeløbet ved hjælp af e-mails eller mødereferater, og at efterlade bevis for, at kontraktindgåelsen var sikker og at elementerne i kontrakten var konkretiseret.

Selv hvis betalingen er blevet nægtet af grunde som, at en kontrakt ikke er blevet indgået, kan du som nævnt ovenfor stadig have ret til at kræve penge.

Opsummering

Som det fremgår, er domstolene tilbøjelige til at træffe en “negativ” afgørelse i forhold til kontraktforhold, især når der ikke findes en skriftlig kontrakt, i det mindste sammenlignet med virksomhedens opfattelse på den modtagende side. Fra virksomhedens synspunkt ville man gerne sige, “Vi startede bare med at arbejde først, fordi vi forventede at få kontrakten underskrevet bagefter, så kontrakten er faktisk indgået”, men denne påstand er ikke altid anerkendt.

Desuden, hvis kontrakten er blevet afvist, er der tilfælde, hvor man kan kræve penge baseret på juridiske strukturer som fejl ved kontraktindgåelse eller den japanske handelslov artikel 512, men dette er heller ikke en “sikker” sag.

Hvis du er nødt til at starte arbejdet før kontrakten er underskrevet, skal du:

• Overveje, om det er værd at bruge tid på det pågældende projekt, selv med risikoen i betragtning, da det i sig selv er en risikabel handling (især for små og mellemstore virksomheder og startups, er der situationer, hvor man er nødt til at træffe en forretningsbeslutning om at “handle først” for at opnå handelserfaring med store virksomheder. Dette er en mulig forretningsbeslutning, hvis risikoen er indregnet.)
• Overveje, om det er muligt at indgå en afviklingsaftale eller lignende i tilfælde af, at kontrakten ikke bliver indgået

Det kan siges, at det er nødvendigt at tænke på denne måde.