Ποια είναι τα σημεία προσοχής στη χρήση των SNS από τους εργαζομένους; Εξηγώντας την κατάρτιση οδηγιών για τα SNS

Καθώς τα κοινωνικά δίκτυα όπως το Facebook και το Twitter γίνονται όλο και πιο δημοφιλή, οι κίνδυνοι που σχετίζονται με τη χρήση των SNS από τους εργαζομένους συνεχίζουν να αυξάνονται.

Μια απλή δημοσίευση ενός εργαζομένου μπορεί να διαδοθεί ευρέως και, ανάλογα με την περίπτωση, να οδηγήσει σε έντονες αντιδράσεις ή ακόμα και σε διαδικτυακή “φωτιά”. Έτσι, πολλοί υπεύθυνοι βρίσκονται σε δίλημμα σχετικά με το πώς να ρυθμίσουν τη χρήση των SNS από τους εργαζομένους.

Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε τα σημεία που πρέπει να προσέξετε κατά τη δημιουργία οδηγιών για τη χρήση των SNS από τους εργαζομένους.

Στοιχεία που Πρέπει να Περιλαμβάνονται στις Οδηγίες Χρήσης των Κοινωνικών Δικτύων για τους Εργαζομένους

Τι περιεχόμενο πρέπει να περιλαμβάνουν οι οδηγίες χρήσης των κοινωνικών δικτύων για τους εργαζομένους; Παρακάτω αναφέρουμε τα στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνονται. Η εταιρεία στην οποία ανήκουν θα αναφέρεται ως “η Εταιρεία μας”.

Στοιχεία που Καταρχήν Πρέπει να Περιλαμβάνονται

Τα βασικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνονται στις οδηγίες χρήσης των κοινωνικών δικτύων είναι τα εξής:

Ρυθμίσεις Σχετικά με τη Χρήση των Κοινωνικών Δικτύων για Επαγγελματικούς Σκοπούς

• Για τη χρήση των κοινωνικών δικτύων για επαγγελματικούς σκοπούς, απαιτείται η προηγούμενη έγκριση της Εταιρείας μας.
• Σε περίπτωση που προκύψει διαφωνία με τρίτους, οφείλετε να αναφέρετε το περιστατικό αμέσως και να ακολουθήσετε τις οδηγίες της Εταιρείας μας.
• Για τους λογαριασμούς που χρησιμοποιήθηκαν για επαγγελματικούς σκοπούς, πρέπει να ακολουθείτε τις οδηγίες της Εταιρείας μας για τη χρήση και διαχείρισή τους ακόμα και μετά την αποχώρησή σας.
• Απαγορεύεται η χρήση λογαριασμών που δημιουργήθηκαν για επαγγελματικούς σκοπούς για προσωπικό κέρδος ή για την εκτέλεση δραστηριοτήτων παρόμοιων ή ίδιων με αυτές της Εταιρείας μας.

Οι εταιρικοί λογαριασμοί συνήθως έχουν περισσότερους ακόλουθους και μεγαλύτερη επιρροή σε σύγκριση με τους προσωπικούς λογαριασμούς. Επομένως, είναι σημαντικό να προηγείται έλεγχος ώστε να αποφεύγονται ακατάλληλες δημοσιεύσεις.

Για τις ενέργειες που πρέπει να λάβει μια εταιρεία σε περίπτωση διαδικτυακής κρίσης, μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Ρυθμίσεις Σχετικά με την Προσωπική Χρήση των Κοινωνικών Δικτύων

• Ακόμα και όταν χρησιμοποιείτε τα κοινωνικά δίκτυα για προσωπικούς σκοπούς, πρέπει να τηρείτε τις οδηγίες αυτού του εγχειριδίου όταν δημοσιεύετε περιεχόμενο σχετικό με την εργασία σας στην Εταιρεία μας.
• Δεν πρέπει να δημοσιεύετε περιεχόμενο που περιλαμβάνει μη δημόσιες πληροφορίες της Εταιρείας μας, παραβιάζει τη δημόσια τάξη και τα καλά ήθη ή περιέχει συκοφαντικές δηλώσεις.
• Εάν υπάρχει πιθανότητα διαρροής μη δημόσιων πληροφοριών της Εταιρείας μας ή απώλειας της φήμης της λόγω χρήσης των κοινωνικών δικτύων, πρέπει να το αναφέρετε αμέσως.
• Πρέπει να λαμβάνετε μέτρα σχετικά με την ασφάλεια.

Η προσωπική χρήση των κοινωνικών δικτύων από τους εργαζομένους μπορεί επίσης να οδηγήσει σε κρίσεις που εντοπίζουν την εταιρεία και να προκαλέσουν ζημιά σε αυτή.

Επιπλέον, οι πληροφορίες που δημοσιεύονται στο διαδίκτυο μπορεί να παραμείνουν εκεί για πολύ καιρό, όπως ένα “ψηφιακό τατουάζ”, και να είναι δύσκολο να εξαφανιστούν.

Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να περιλαμβάνετε λεπτομερείς οδηγίες τόσο για την επαγγελματική όσο και για την προσωπική χρήση των κοινωνικών δικτύων.

Για τους κινδύνους του ψηφιακού τατουάζ, δείτε το παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Ρυθμίσεις Σχετικά με τις Ποινές

Πρέπει να αναφέρετε ότι οι εργαζόμενοι που παραβιάζουν τις οδηγίες μπορεί να υπόκεινται σε ποινές.

Οι οδηγίες για τα κοινωνικά δίκτυα δεν αποτελούν μέρος της σύμβασης εργασίας ή του κανονισμού εργασίας, αλλά εάν γίνουν γνωστές, μπορούν να θεωρηθούν ως εντολές της εταιρείας. Έτσι, η παράβαση των οδηγιών μπορεί να οδηγήσει σε ποινές για παράβαση των εντολών.

Πρόσθετα Στοιχεία για την Αύξηση της Αποτελεσματικότητας των Οδηγιών

Για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα των οδηγιών, μπορείτε να προσθέσετε τα ακόλουθα στοιχεία:

• Δημιουργία επιτροπής για τα μέτρα χρήσης των κοινωνικών δικτύων, η οποία θα διενεργεί τακτικές έρευνες και θα ανταποκρίνεται σε συμβουλές για προβλήματα των εργαζομένων σχετικά με τα κοινωνικά δίκτυα.
• Διεξαγωγή ετήσιας εκπαίδευσης για τη χρήση των κοινωνικών δικτύων προς τους εργαζομένους.

Ωστόσο, η εφαρμογή τέτοιων μέτρων μπορεί να αυξήσει το βάρος της εταιρείας, οπότε πρέπει να τα προσθέσετε μετά από προσεκτική σκέψη.

Μέθοδοι Ενημέρωσης των Υπαλλήλων για τις Οδηγίες Χρήσης των Κοινωνικών Δικτύων

Δεν έχει νόημα να δημιουργήσετε οδηγίες χρήσης των κοινωνικών δικτύων για τους υπαλλήλους, αν αυτές δεν γίνουν ευρέως γνωστές σε αυτούς.

Όταν δημιουργήσετε τις οδηγίες, φροντίστε να τις διανείμετε μέσω email στους υπαλλήλους ή να τις αναρτήσετε στον εσωτερικό πίνακα ανακοινώσεων της εταιρείας. Επιπλέον, φροντίστε να τοποθετήσετε τις οδηγίες σε ένα σημείο που είναι προσβάσιμο σε όλους τους υπαλλήλους, ώστε να μπορούν να τις συμβουλεύονται ανά πάσα στιγμή.

Συνοπτικά

Όταν ένας υπάλληλος προκαλεί πρόβλημα στα κοινωνικά δίκτυα, αυτό μπορεί να οδηγήσει όχι μόνο σε επιδείνωση της εικόνας της εταιρείας, αλλά και σε κινήσεις μποϊκοτάζ ή πτώση της μετοχής, προκαλώντας σημαντικές ζημιές. Για να μειώσουμε αυτούς τους κινδύνους, ας συμφωνήσουμε και ας ενημερώσουμε ενδελεχώς τους υπαλλήλους για τις οδηγίες χρήσης των κοινωνικών δικτύων.

Εάν ανησυχείτε για την κατάρτιση ή τη διαχείριση των οδηγιών για τα κοινωνικά δίκτυα, συνιστάται να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο που ειδικεύεται στα μέτρα για τα κοινωνικά δίκτυα.