Mitä ehtoja tulisi sisällyttää järjestelmän ylläpidon sopimukseen? Selitämme huomioon otettavat seikat

On tullut yhä tavallisemmaksi, että yritykset käyttävät toisten yritysten kehittämiä järjestelmiä liiketoiminnassaan. Kuitenkin, järjestelmän käyttöönotto ei ole loppu. Huoltoa tarvitaan järjestelmän käyttöönoton jälkeen ilmenevien ongelmien ja bugien korjaamiseksi. Tällaiset huoltotyöt ulkoistetaan yleensä.

Tässä artikkelissa selitämme, mitä ehtoja olisi hyvä sisällyttää järjestelmän huoltosopimukseen ja mitä asioita tulisi ottaa huomioon, jos olet yritys tai insinööri, joka harkitsee järjestelmän huoltosopimuksen tekemistä.

Mitä järjestelmän ylläpitosopimus on

Järjestelmän ylläpitosopimus tarkoittaa sopimusta, joka koskee järjestelmän ylläpitoa.

Järjestelmän ylläpito tarkoittaa, että kun järjestelmässä ilmenee ongelmia tai bugeja, ne korjataan ja järjestelmä palautetaan normaaliin tilaan.

Termiä järjestelmän ylläpito käytetään usein yhdessä termiin järjestelmän käyttö. Järjestelmän käyttö tarkoittaa järjestelmän normaalin tilan ylläpitämistä siten, että ongelmia tai bugeja ei synny.

Järjestelmien luonteen vuoksi bugeja ja ongelmia ilmenee usein, joten järjestelmän ylläpito on tärkeä tehtävä järjestelmän normaalin toiminnan kannalta.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Esimerkkejä järjestelmän ylläpidon konkreettisista tehtävistä

Järjestelmän ylläpidon konkreettisia tehtäviä ovat esimerkiksi järjestelmän varmuuskopiointi ja korjaustoimenpiteet ongelmatilanteissa.

Järjestelmän varmuuskopiointi tarkoittaa, että järjestelmän datan tuhoutumisen varalta järjestelmän data kopioidaan ja tallennetaan toiseen tallennusvälineeseen.

Ongelmatilanteiden korjaustoimenpiteet tarkoittavat, että kun järjestelmässä ilmenee ongelmia, ne ratkaistaan ja järjestelmän normaali toiminta palautetaan.

Huomioitavia seikkoja järjestelmän ylläpitosopimuksen laadinnassa ja tarkastelussa

Järjestelmän toimintahäiriöt tai bugit voivat aiheuttaa sen, että järjestelmä ei toimi ollenkaan, mikä voi aiheuttaa suuria ongelmia yrityksen toiminnan hallinnassa. Järjestelmän ylläpito on siis erittäin tärkeää.

Jotta järjestelmän ylläpitotyöt voidaan suorittaa asianmukaisesti, on tärkeää solmia hyvin laadittu järjestelmän ylläpitosopimus.

Alla selitämme, mitä tulee ottaa huomioon järjestelmän ylläpitosopimuksessa.

Selkeytä kohdealue

Yleisesti ottaen “järjestelmä” voi tarkoittaa monenlaisia järjestelmiä, ja niiden laajuus voi vaihdella.

Jos järjestelmän kohdealue ei ole selvästi määritelty, voi syntyä ymmärryseroja tilaajan ja toimeksisaajan välillä, mikä voi johtaa ongelmiin.

Siksi on tärkeää määritellä ylläpidon kohdealue selkeästi järjestelmän ylläpitosopimuksessa.

Kohdealueen määräyksiä voisi esimerkiksi olla seuraavanlaisia:

Artikla ● (Tarkoitus)
Tilaaja antaa toimeksisaajalle tehtäväksi ylläpitää ●●●●-järjestelmää (jäljempänä “kyseinen järjestelmä”), jota käytetään tilaajan asiakkaiden palveluun. Toimeksisaaja hyväksyy tämän tehtävän.

Selkeytä kohdetyöt

Kuten edellä mainittiin, “ylläpito” voi sisältää monenlaisia työtehtäviä.

Siksi on tärkeää määritellä ylläpidon kohdetyöt selkeästi järjestelmän ylläpitosopimuksessa.

Kohdetyötä koskevia määräyksiä voisi esimerkiksi olla seuraavanlaisia:

Artikla ● (Työn sisältö)
1. Toimeksisaaja suorittaa kyseisen työn tilaajan ohjeiden mukaisesti. Kyseisen työn sisältö määritellään seuraavissa kohdissa:
(1) Kyseisen järjestelmän vikojen syyn tutkiminen ja analysointi
(2) Kyseisen järjestelmän vikojen aiheuttamien ongelmien korjaaminen
(3) Vastaukset kysymyksiin kyseisen järjestelmän käyttötavoista ja toimintatavoista
(4) Tuki liittyen edellä mainittuihin tehtäviin
2. Toimeksisaaja ja tilaaja vahvistavat, että työt, jotka eivät sisälly edellä mainittuihin kohtiin (mukaan lukien seuraavat työt, mutta ei rajoittuen niihin), eivät sisälly kyseiseen työhön. Tilaaja voi pyytää toimeksisaajaa suorittamaan maksullisesti työt, jotka eivät sisälly edellä mainittuihin kohtiin, molempien osapuolten neuvoteltua asiasta.
(1) Kyseisen järjestelmän eritelmien muuttaminen tai muu kehitystyö
(2) ●●-työt

Selkeytä ylläpitotyön vastausajat ja -menetelmät

Järjestelmässä voi ilmetä odottamattomia bugeja tai toimintahäiriöitä.

Kuitenkin ylläpitotyötä suorittavalla henkilöllä voi olla aikoja, jolloin hän ei voi suorittaa ylläpitotyötä henkilöstön saatavuuden tai muiden työtehtävien vuoksi.

Lisäksi järjestelmän palauttaminen on tehtävä mahdollisimman nopeasti, joten on tärkeää määritellä etukäteen vastausmenetelmät, jotta yhteydenpito sujuu jouhevasti.

Ylläpitotyön vastausaikoja ja -menetelmiä koskevia määräyksiä voisi esimerkiksi olla seuraavanlaisia:

Artikla ● (Vastausmenetelmät ja -ajat)
1. Kyseisen työn vastausmenetelmä on puhelin tai sähköposti.
2. Jos toimeksisaajan työntekijän lähettäminen on välttämätöntä kyseisen työn suorittamiseksi, tilaaja kantaa kustannukset, jotka toimeksisaaja on käyttänyt työntekijän lähettämiseen.
3. Lisäksi, jos kyseisen työn suorittaminen vaatii toimeksisaajan työntekijän tai kolmannen osapuolen lähettämistä tai jos tilaaja toivoo lähettämistä, tilaaja kantaa kustannukset, jotka toimeksisaaja on käyttänyt työntekijän tai kolmannen osapuolen lähettämiseen.
4. Kyseisen työn vastausajat ovat arkipäivisin klo ● aamulla klo ● iltapäivällä. Kuitenkin, jos tarvitaan vastausta näiden aikojen ulkopuolella, tilaaja voi pyytää toimeksisaajaa suorittamaan kyseisen työn vastausaikojen ulkopuolella maksamalla toimeksisaajalle erikseen määritellyn lisämaksun.

Järjestelmän ylläpitosopimuksen keskeiset ehdot ja niiden selitykset

Yllä olemme selittäneet järjestelmän ylläpitosopimuksen erityisen tärkeitä ehtoja, mutta alla selitämme järjestelmän ylläpitosopimuksen muita keskeisiä ehtoja.

Toimeksiantomaksua koskevat ehdot

Rahaa koskevat ehdot ovat usein ongelmallisia, joten toimeksiantomaksua koskevat ehdot on tärkeää määritellä selkeästi.

Toimeksiantomaksua koskevissa ehdoissa on tärkeää määritellä paitsi toimeksiantomaksun määrä ja tarkka laskentatapa, myös toimeksiantomaksun maksuajankohta.

Salassapitoa koskevat ehdot

Järjestelmän ylläpitotyötä tehtäessä on mahdollista, että toimeksiantaja saa tietoonsa toimeksiantajan luottamuksellisia tietoja.

Siksi on harkittava salassapitoa koskevien ehtojen määrittämistä toimeksiantajan luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi.

Henkilötietojen suojaa koskevat ehdot

Järjestelmän ylläpitotyötä tehtäessä, jos järjestelmä liittyy asiakkuudenhallintaan, on mahdollista, että toimeksiantaja saa tietoonsa toimeksiantajan hallussa olevia asiakkaiden henkilötietoja.

Siksi on harkittava henkilötietojen suojaa koskevien ehtojen määrittämistä toimeksiantajan hallussa olevien asiakkaiden henkilötietojen suojaamiseksi.

Työpaikkaa koskevat ehdot

Järjestelmän ylläpitotöiden sisällöstä riippuen on mahdollista, että toimeksiantaja tekee työtä toimeksiantajan toimistossa.

Siksi on tärkeää määritellä työpaikkaa koskevat ehdot, jotta toimeksiantaja voi suorittaa ylläpitotyöt sujuvasti.

Vahingonkorvausta koskevat ehdot

Järjestelmän ylläpitotöissä on mahdollista, että toimeksiantajan ylläpitotyöt eivät suju suunnitellusti, mikä johtaa odottamattomiin tilanteisiin ja toimeksiantajan kärsimään vahinkoon.

Koska järjestelmään liittyvissä tapauksissa vahinko voi laajeta suuresti, on harkittava vahingonkorvausta koskevien ehtojen määrittämistä, jotta vahingon laajuus voidaan määritellä selkeästi.

Lisäksi on harkittava vahingonkorvauksen määrän rajoittamista esimerkiksi toimeksiantomaksun määrään, jotta vahingonkorvauksen määrä voidaan rajoittaa.

Yhteenveto

Olemme selittäneet, mitä yritysten ja insinöörien, jotka harkitsevat järjestelmän ylläpitosopimuksen tekemistä, tulisi ottaa huomioon järjestelmän ylläpitosopimuksessa.

Järjestelmän ylläpitosopimuksessa on tärkeää ymmärtää järjestelmän ylläpidon yleiset tehtävät ja tunnistaa sopimuksessa tarkistettavat kohdat ennen sopimuksen laatimista ja allekirjoittamista.

Suosittelemme, että ne, jotka harkitsevat järjestelmän ylläpitosopimuksen tekemistä tai allekirjoittamista, konsultoivat ensin asianajajaa, jolla on erikoistunutta tietämystä.

Toimenpiteet, joita toimistomme tarjoaa

Monolis Lakitoimisto on erikoistunut IT- ja erityisesti internet-oikeuteen. Turvallisen tukirahojen käytön yhteydessä on tarpeen laatia sopimus. Toimistossamme laadimme ja tarkistamme sopimuksia monenlaisissa asioissa, aina Tokyo Stock Exchange Prime -listattujen yritysten ja varhaisen vaiheen startup-yritysten kanssa. Jos tarvitset apua sopimuksen kanssa, katso alla oleva artikkeli.