Edistyvä etätyö: Onko palkkaero hyväksyttävää toimistossa ja kotona työskentelevien työntekijöiden välillä?

Tokio, jossa etätyöntekijöitä on paljon, julkaisi maaliskuussa 2021 ‘Monimuotoisen työskentelyn todellisuutta koskevan tutkimuksen’. Tutkimuksessa todettiin, että yrityksissä, joissa on yli 30 työntekijää, etätyön käyttöönotto oli vuonna 2017 (Heisei 29) 6,8%, mutta joulukuussa 2020 (Reiwa 2) se oli laajentunut 58,8%:iin.

Monimuotoisen työskentelyn todellisuutta koskeva tutkimus[ja]

Etätyöllä on monia etuja työntekijöille, kun he tottuvat siihen, mutta on myös yrityksiä, jotka kamppailevat sen kanssa, kuinka sovittaa se yhteen työaikasääntöjen kanssa tai kuinka hallita työaikaa. Tämä on nykyinen tilanne.

Lisäksi yrityksissä, joiden tulokset ovat heikentyneet koronapandemian seurauksena, on esiintynyt tapauksia, joissa etätyöntekijöiden ja toimistossa työskentelevien työntekijöiden palkat ovat erilaiset.

Tässä artikkelissa selitämme selkeästi tapauskohtaisesti palkkaerojen oikeudenmukaisuutta ‘toimistotyössä’ ja ‘etätyössä’ koronapandemian aikana.

Etätyön kolme luokkaa

Etätyö ei ole yksiselitteinen käsite, vaan sen muodot voidaan luokitella seuraaviin kolmeen kategoriaan työpaikan perusteella.

Kotona työskentely

Tämä työmuoto tarkoittaa työskentelyä kotona ilman, että työntekijän tarvitsee mennä toimistoon. Työntekijöille tämä vähentää työmatkoihin liittyvää rasitusta ja uuden koronaviruksen tartuntariskiä. Lisäksi se tarjoaa mahdollisuuden hoitaa kotitöitä, lastenhoitoa ja vanhustenhoitoa.

Satelliittitoimistossa työskentely

Tässä työmuodossa työntekijä ei mene päätoimistoon, vaan työskentelee erillisessä satelliittitoimistossa. Jos satelliittitoimisto sijaitsee lähellä kotia, työmatka-aika lyhenee ja työntekijä voi saada samanlaisen työympäristön kuin päätoimistossa.

Mobiilityöskentely

Tämä työmuoto tarkoittaa työskentelyä kannettavalla tietokoneella, tabletilla tai matkapuhelimella esimerkiksi hotellissa, Shinkansen-junassa tai kahvilassa. Jos internet-yhteys on saatavilla, työntekijä voi valita työpaikkansa vapaasti, mikä voi lyhentää matkustusaikaa ja parantaa tuottavuutta.

Palkanalennus etätyöhön siirryttäessä yrityksen määräyksestä

Japanin työstandardilain (Japanese Labor Standards Act) mukaan yrityksellä on velvollisuus selkeästi ilmoittaa työntekijöille työehdot, kun työsopimus solmitaan.

15 § (Työehtojen ilmoittaminen)
Työnantajan on työsopimuksen solmimisen yhteydessä ilmoitettava työntekijälle palkka, työaika ja muut työehdot. Tässä yhteydessä palkkaa ja työaikaa koskevat seikat sekä muut työ- ja sosiaaliministeriön asetuksessa määritellyt seikat on ilmoitettava työ- ja sosiaaliministeriön asetuksessa määritellyllä tavalla.

“Palkka, työaika ja muut työehdot” -kohdan sisältö on määritelty työstandardilain täytäntöönpanosäännöissä, ja seuraavat etätyöhön liittyvät seikat on aina ilmoitettava:

• Työpaikka ja suoritettavat tehtävät
• Työajan alkamis- ja päättymisaika, ylityöt, tauot, vapaapäivät, lomat sekä työntekijöiden jakaminen kahteen tai useampaan ryhmään ja työvuorojen vaihtaminen
• Palkan (pois lukien eläke-etuudet ja satunnaisesti maksettavat palkat) määräytymisen, laskemisen ja maksamisen menetelmät, palkanmaksun aikataulu ja ajankohta sekä palkankorotukset

Työehtojen muuttaminen edellyttää pääsääntöisesti työntekijän ja työnantajan välistä yksilöllistä sopimusta työsopimuslain (Japanese Labor Contract Act) mukaan. Kuitenkin, vaikka muutos olisi sovittu, se ei saa alittaa työjärjestyksessä määriteltyjä työehtoja.

Työehtojen muuttaminen on mahdollista myös työjärjestyksen muutoksen kautta, mutta tällöin on täytettävä seuraavat vaatimukset:

• Työntekijöille on tiedotettava muutetusta työjärjestyksestä
• Työjärjestyksen muutoksen aiheuttaman haitan laajuuden ja muutoksen tarpeellisuuden on oltava kohtuullisia

Näin ollen, jos yritys määrää etätyöhön, palkanalennus ilman työntekijän suostumusta ei ole mahdollista, ellei työjärjestyksessä ole määräyksiä “etätyössä työskentelystä”.

Jos haluat tietää lisää työsopimuksista (työllisyys sopimukset), katso alla oleva artikkeli, jossa käsitellään aihetta yksityiskohtaisesti yhdessä tämän artikkelin kanssa.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Palkanalennus, kun työntekijä itse haluaa tehdä etätyötä

Jos yritys hyväksyy työntekijän pyynnön, työehtosopimuslain (Japanin työsopimuslaki) 8 §:n mukaan työolosuhteiden muuttaminen on mahdollista. Tällöin yleensä harkitaan myös muita työolosuhteita, kuten “työpaikka”, “työtehtävät”, “työaika” ja “palkka”.

Esimerkiksi, jos työjärjestyksessä määrätään toimistotyöstä, ei ole ongelmaa, jos työntekijä tekee kotona työtä ja saa aikaa lastenhoitoon tai hoivaan, ja palkkaa alennetaan sopimuksen mukaisesti. Kuitenkin seuraavissa tapauksissa on oltava varovainen.

Ylityökorvauksen leikkaaminen “työpaikan ulkopuolisen työn” perusteella

Kun työntekijä tekee työtä toimiston ulkopuolella etätyön avulla, työnormilain (Japanin työnormilaki) mukainen “työpaikan ulkopuolisen työn tuntijärjestelmä” sovelletaan tietyin edellytyksin, ja katsotaan, että työntekijä on tehnyt työjärjestyksessä määrätyn työajan.

38 §:n 2 momentti 1 kohta
Kun työntekijä tekee työtä työpaikan ulkopuolella koko työajan tai osan siitä ja työajan laskeminen on vaikeaa, katsotaan, että hän on tehnyt määrätyn työajan. Kuitenkin, jos työn suorittaminen edellyttää normaalisti ylityötä, katsotaan, että hän on tehnyt työ- ja sosiaaliministeriön asetuksen mukaisen työajan.

Kun “työpaikan ulkopuolisen työn tuntijärjestelmä” sovelletaan, ylityökorvausta ei makseta, ellei työ vaadi erityisesti määrättyä työaikaa pidempää työaikaa.

Kuitenkin, jos seuraavat kaksi vaatimusta eivät täyty, “työpaikan ulkopuolisen työn tuntijärjestelmää” ei sovelleta, joten on oltava varovainen.

• Tietoliikennelaitteita ei ole määrätty pidettäväksi jatkuvasti yhteydessä yrityksen ohjeiden mukaisesti.
• Työtä ei tehdä jatkuvasti työnantajan konkreettisten ohjeiden mukaisesti

Toisin sanoen, 1. työntekijällä on oikeus katkaista yhteys tai poistua tietoliikennelaitteiden luota vapaasti, 2. hänellä ei ole velvollisuutta vastata välittömästi yrityksen ohjeisiin, ja 3. hän tekee työtä ilman yrityksen konkreettisia ohjeita, työajan laskemista ei pidetä vaikeana.

Palkanalennus “keskeytysajan” perusteella

Etätyössä, kuten kotona tehtävässä työssä, työntekijän poissaoloa työstä tietyn ajan kutsutaan “keskeytysajaksi”.

“Muutettu työturvallisuus- ja työterveyslaki” (Japanin työturvallisuus- ja työterveyslaki) velvoittaa yrityksiä “objektiivisesti hallitsemaan työaikaa” 1. huhtikuuta 2019 alkaen, ja yritysten on tarkistettava työpäivän alkamis- ja päättymisaika ja kirjattava työaika tarkasti.

Esimerkiksi, jos normaali työaika on 9:00-18:00, tunnin tauko, “keskeytysaika” vähentää työaikaa, joten voidaan harkita 1. työajan lyhentämistä, 2. vuosiloman ottamista tuntiperusteisesti, 3. palkan alentamista.

Kuitenkin, jos 1. ja 2. tapauksessa työjärjestystä muutetaan tai työntekijöiden ja työnantajien välinen sopimus tehdään, ja 3. tapauksessa työolosuhteita muutetaan, tarvitaan yrityksen ja työntekijän yksilöllinen sopimus tai työjärjestyksen muutos.

Uuden koronaviruksen tartunnan välttäminen perusteena

Jos työntekijä pyytää etätyötä samalla palkalla uuden koronaviruksen tartunnan välttämiseksi, harkitaan seuraavia seikkoja arvioitaessa, onko pyynnöllä perusteltu syy:

• Yrityksen tartuntatautien torjunta on riittämätöntä, ja on objektiivisesti selvää, että toimistoon meneminen lisää uuden koronaviruksen tartuntariskiä
• Yrityksen ulkopuolella voidaan saavuttaa sama turvallisuustaso kuin toimistossa, eikä työn suorittaminen ole este

Jos yritys ei täytä edellä mainittuja ehtoja ja on toteuttanut normaalisti odotettavissa olevat tartuntatautien torjuntatoimenpiteet, se voi määrätä työntekijän menemään toimistoon, ja jos työntekijä kieltäytyy, hän voi ryhtyä toimenpiteisiin, kuten palkanalennus, rangaistus tai irtisanominen, työjärjestyksen mukaisesti.

Kuitenkin, hätätilanteessa, vaikka etätyön edellytykset eivät täysin täyty, elämän ja terveyden turvaaminen on etusijalla, ja työntekijän, joka on valinnut etätyön, rangaistus tai irtisanominen saattaa olla mitätön, joten on oltava varovainen.

Yhteenveto

Olemme tähän mennessä selittäneet mahdollisia tapauksia ja asiaankuuluvia lakeja koskien palkkaeroja koronapandemian aikaisessa toimistotyössä ja etätyössä.

Jos työajat ja muut työolosuhteet eroavat toimistotyössä ja etätyössä, on tarpeen lisätä etätyötä koskevat määräykset työsääntöihin.

Lisäksi, jos aiotte ottaa käyttöön “joustavan työajan järjestelmän” tai “työajan ulkopuolisen työajan järjestelmän” liittyen etätyön käyttöönottoon, ei pelkkä työsääntöjen muuttaminen riitä, vaan saattaa olla tarpeen myös työntekijöiden ja työnantajien välinen sopimus. Suosittelemme, että ette tee päätöksiä yksin, vaan konsultoitte etukäteen asianajajan kanssa, jolla on laaja asiantuntemus ja kokemus työstandardilainsäädännöstä (Japanin työlainsäädännöstä).

Esittelyssä toimistomme tarjoamat palvelut

Monolis Lakitoimisto on erikoistunut IT- ja erityisesti internet-oikeuteen. Koronapandemian myötä etätyön hyödyllisyys tulee todennäköisesti saamaan entistä enemmän huomiota. Toisaalta, etätyöhön liittyvän työympäristön järjestäminen ja sopimussuhteiden järjestely ovat vielä kehitysvaiheessa monissa yrityksissä. Toimistomme analysoi liiketoiminnan oikeudelliset riskit ottaen huomioon erilaiset lakien säännökset, olipa kyseessä jo aloitettu tai vasta suunnitteilla oleva liiketoiminta. Pyrimme mahdollisimman pitkälle välttämään liiketoiminnan keskeyttämisen ja saavuttamaan sen laillistamisen. Lisätietoja on alla olevassa artikkelissa.