Japanin työlainsäädännön henkilöstöhallinnon oikeudelliset puitteet: Opas yritysjohtajille

Henkilöstöhallinto on yrityksen johdon ytimessä ja perustuu työntekijöiden kanssa tehtyihin työsopimuksiin, mikä on välttämätöntä yrityksen sujuvan toiminnan kannalta. Tähän oikeuteen sisältyy laaja valikoima päätösvaltuuksia, kuten työntekijöiden ylennysten tai alennusten määrääminen, työpaikan tai työtehtävien muutokset, siirrot toisiin yksiköihin tai tytäryhtiöihin sekä työntekijöiden määrääminen sairauslomalle heidän loukkaantuessaan tai sairastuessaan. Kuitenkin Japanin työlainsäädännössä nämä henkilöstöhallinnon oikeudet eivät ole rajoittamattomia. Yritysten henkilöstöhallinnon oikeuksia on käytettävä työlainsäädännön ja oikeuskäytännön muodostamissa oikeudellisissa puitteissa, ja niiden käytön tärkein periaate on ‘oikeuksien väärinkäyttöä koskeva oppi’. Tämä oppi tarkoittaa, että vaikka oikeuksien käyttö olisi muodollisesti oikeutettua, jos se ylittää yhteiskunnallisesti hyväksyttävät rajat tietyssä tilanteessa, sen teho voidaan kiistää. Erityisesti Japanissa työsuhteiden käytännöissä ei yleensä määritellä kaikkia henkilöstöasioita yksityiskohtaisesti yksittäisissä työsopimuksissa, vaan henkilöstöhallinnon perusta määräytyy yleensä yrityksen kattavien sääntöjen, työjärjestyksen, mukaan. Siksi on erittäin tärkeää ymmärtää, miten työjärjestyksessä määritellyt laajat valtuudet rajoittuvat oikeudellisesti yksittäisissä tapauksissa, kun toimitaan Japanissa. Tässä artikkelissa keskitymme neljään päähenkilöstöteemaan: koulutukseen ja valmennukseen, ylennyksiin ja alennuksiin, siirtoihin ja komennuksiin sekä sairauslomiin, ja selitämme kunkin henkilöstöhallinnon oikeuksien käytön oikeudelliset vaatimukset ja rajat, perustuen konkreettisiin lakipykäliin ja oikeustapauksiin.

Henkilöstöhallinnon oikeudellinen perusta Japanissa: Luottamuksen ja rehellisyyden periaate sekä väärinkäytön kielto

Yritysten henkilöstöhallinnon kaikkien päätösten taustalla on kaksi perusperiaatetta, jotka on määritelty Japanin työsopimuslaissa. Nämä ovat luottamuksen ja rehellisyyden periaate, joka määrää, että oikeuksia on käytettävä ja velvollisuuksia on täytettävä vilpittömästi ja rehellisesti, sekä oikeuksien väärinkäytön kielto, joka kieltää työsopimukseen perustuvien oikeuksien väärinkäytön. Nämä periaatteet on kirjattu Japanin työsopimuslain 3 artiklan 4 ja 5 kohdissa ja ne esittävät perustavanlaatuisia ajatuksia työnantajan ja työntekijän välisestä suhteesta.

Oikeuksien väärinkäytön kiellon periaate on erityisesti konkretisoitu yksittäisissä pykälissä, jotka koskevat henkilöstöhallinnon toimenpiteitä, joilla on merkittävä vaikutus työntekijöihin, kuten komennukset (Japanin työsopimuslain 14 artikla), kurinpidolliset toimenpiteet (sama laki 15 artikla) ja irtisanomiset (sama laki 16 artikla). Nämä pykälät ovat oikeudellisen periaatteen kirjallistamista, jotka ovat muodostuneet oikeuden päätöksistä vuosien varrella.

Tämä oikeudellinen kehys ei aseta yritysjohtajille vain passiivista velvollisuutta noudattaa lain säännöksiä. Pikemminkin se vaatii aktiivista vastuuta valmistautua osoittamaan, että kaikki henkilöstöhallinnon päätökset ovat objektiivisesti järkeviä, liiketoiminnan tarpeisiin perustuvia ja että ne ovat tasapainossa työntekijöille aiheutuvien haittojen kanssa tarvittaessa. Jos henkilöstöhallinnon toimenpiteet joutuvat oikeuden käsiteltäviksi, yrityksen on kyettävä todistamaan, että päätökset eivät ole mielivaltaisia vaan perustuvat oikeudenmukaiseen menettelyyn ja ovat oikeutettuja liikkeenjohdollisia päätöksiä. Siksi on välttämätöntä laatia selkeät ja oikeudenmukaiset sisäiset säännöt, säilyttää kirjaa henkilöstöarvioinneista ja siirtojen syistä sekä varmistaa johdonmukainen toiminta, jotta oikeudellisia riskejä voidaan hallita tehokkaasti.

Koulutus ja harjoittelu työtehtävänä Japanissa

Yrityksillä on oikeus määrätä työntekijöitä osallistumaan koulutukseen ja harjoitteluun osana laajaa työnantajan työtehtävien määräämisoikeutta, joka liittyy työsopimukseen. Vaikka Japanin työlainsäädäntöön kuuluvassa työnormilainsäädännössä tai työsopimuslaissa ei ole suoria säännöksiä koulutus- ja harjoittelumääräysoikeudesta, oikeus antaa tarvittavia ohjeita työn sujuvan suorittamisen ja työntekijöiden kykyjen kehittämisen kannalta on vakiintunut oikeuskäytännössä. Periaatteessa työnantajalla on oikeus määrätä työntekijöitä koulutukseen ja harjoitteluun liiketoiminnan tarpeiden perusteella omalla harkinnallaan.

Kuitenkin tämä työtehtävien määräämisoikeus on myös rajoitettu oikeuksien väärinkäyttöperiaatteen mukaisesti. Jos koulutus- ja harjoittelumääräys on tavoitteeltaan, sisällöltään tai toteutustavaltaan merkittävästi kohtuuton yhteiskunnallisten normien mukaan ja loukkaa työntekijän persoonallisuusoikeuksia, sen voimassaolo voidaan kiistää laittomana oikeuksien väärinkäyttönä.

Tähän liittyen merkittävä oikeustapaus on Honjo-huoltosektorin tapaus (Akita District Court, 14. joulukuuta 1990), jossa rautatieyhtiö määräsi työntekijän kirjoittamaan työehtosopimuksen uudelleen muiden työntekijöiden nähden noin puolentoista päivän ajan työehtosopimuksen rikkomisen vuoksi. Tuomioistuin totesi, että vaikka määräystä kutsuttiin koulutukseksi ja harjoitteluksi, sen todellinen luonne ei ollut taitojen parantamisessa tai muussa laillisessa koulutustarkoituksessa, vaan se oli rangaistuksellinen toimenpide, joka toteutettiin varoittavana esimerkkinä. Tuomioistuin katsoi, että tällainen menetelmä loukkasi merkittävästi työntekijän persoonallisuutta ja ylitti työtehtävien määräämisoikeuden harkintavallan rajat, ja se oli laitonta.

Kuten tämä oikeustapaus osoittaa, tuomioistuimet eivät ole sidottuja pelkästään “koulutuksen ja harjoittelun” muodolliseen nimeen, vaan ne tarkastelevat sen todellista tarkoitusta ja aikomusta. Erityisesti, kun koulutusta ja harjoittelua toteutetaan perustuen tietyn työntekijän puutteellisiin työsuoritustaitoihin, on objektiivisesti osoitettava, että ohjelma ei ole rangaistus tai kiusanteko, vaan todellinen tarkoitus on kykyjen parantaminen. Siksi yritysten on selkeästi dokumentoitava koulutus- ja harjoitteluohjelmien tarkoitus, sisältö ja kesto sekä varmistettava, että menetelmät ovat yhteiskunnallisten normien mukaisia. Tämä osoittaa, että määräys ei ole rangaistuksellinen, vaan se perustuu rakentavaan johtopäätökseen, ja se toimii tehokkaana vasta-argumenttina oikeuksien väärinkäyttöä koskeville väitteille.

Edistäminen, ylennys ja alennus päätöksenteossa ja oikeudelliset huomioitavat seikat Japanissa

Työntekijöiden edistäminen, ylennys ja alennus ovat yksi henkilöstöhallinnon ydinelementeistä. Erityisesti edistämisen ja ylennyksen osalta yrityksen laajaa johtopäätöstä kunnioitetaan usein. Kuitenkin, kun kyse on työntekijälle haitalliseksi koituva alennus, päätöksen on oltava oikeuden väärinkäytön välttämiseksi huolellisesti harkittu. Jos alennuspäätös perustuu työn tarpeiden puutteeseen tai epäoikeudenmukaiseen motiiviin tai tarkoitukseen (esimerkiksi kiusaamiseen) tai aiheuttaa työntekijälle yhteiskunnallisesti hyväksyttävien rajojen merkittävää ylittävää haittaa, sitä voidaan pitää henkilöstöhallinnon väärinkäyttönä ja se voidaan katsoa mitättömäksi.

Esimerkiksi Japanin itsenäisen hallintoelin kansainvälisen matkailun edistämiskeskuksen tapauksessa (Tokion alioikeus, 17. toukokuuta 2007) alennus, joka perustui vain ulkomailla työskentelyn todellisuutta ymmärtämättömän esimiehen subjektiiviseen arvioon, katsottiin henkilöstöhallinnon väärinkäytöksi, koska siinä puuttui objektiiviset ja järkevät perusteet. Tämä oikeustapaus viittaa siihen, että henkilöstöarvioinnin, joka on alennuksen perustana, tulisi perustua oikeudenmukaisiin ja objektiivisiin kriteereihin.

Lisäksi alennusta harkittaessa on erittäin tärkeää erottaa oikeudellisesti toisistaan ‘alennus’ aseman alentamisena ja ‘palkanalennus’ palkan vähentämisenä. Pelkkä aseman alentaminen ei automaattisesti tarkoita palkan alentamista. Palkan vähentäminen on työntekijälle tärkeä työehtojen huonontuminen, joten ellei työehtosopimuksessa tai palkkaohjeistuksessa ole selkeää perustetta sille, että asema ja palkkaus ovat selkeästi yhteydessä toisiinsa, sitä ei voida tehdä yksipuolisesti. Japanin HP:n tapauksessa (Tokion alioikeus, 9. kesäkuuta 2023) johtotehtävistä alennetun peruspalkan vähentäminen katsottiin mitättömäksi, koska vähennysperusteita ei ollut riittävästi tiedotettu yrityksen sisällä.

Näistä oikeustapauksista johdettu johtamisopas korostaa systemaattisen ja läpinäkyvän henkilöstöjärjestelmän rakentamisen ja ylläpidon tärkeyttä alennuksen kaltaisen henkilöstöhallinnon toimenpiteen edellytyksenä. Konkreettisesti tämä tarkoittaa, että on välttämätöntä määritellä selkeästi kunkin aseman vaatimat työtehtävät ja kyvykkyysvaatimukset ja perustaa niihin pohjautuva objektiivinen arviointijärjestelmä. Lisäksi on tarpeen yhdistää työehtosopimuksissa selkeästi työtehtävät ja palkkataulukko. Ilman tällaista järjestelmällistä perustaa, erityisesti palkanalennuksen sisältävä näennäisesti oikeutettu alennuspäätös voi johtaa oikeudellisiin kiistoihin.

Työntekijöiden sijoittelun muutokset Japanissa: Siirrot ja komennukset

Henkilöstön sijoittelun muutoksiin liittyvät henkilöstösiirrot voidaan Japanissa jakaa kahteen päätyyppiin: ‘siirrot’ ja ‘komennukset’, joilla molemmilla on omat oikeudelliset luonteensa ja vaatimuksensa.

Siirrot saman yrityksen sisällä Japanissa

Siirrolla tarkoitetaan saman yrityksen sisällä työntekijän työtehtävien tai työpaikan muuttamista. Erityisesti työpaikan muutokseen liittyviä siirtoja kutsutaan myös ‘siirtymiksi’. Työnantajalla on oikeus määrätä siirroista työsopimuksen perusteella, ja jos työjärjestyksessä tai työehtosopimuksessa on yleinen määräys, että ‘liiketoiminnan tarpeiden mukaan työntekijöille voidaan määrätä uudelleensijoittumisia’, ei jokaisesta yksittäisestä siirrosta tarvitse saada työntekijän erillistä suostumusta.

Kuitenkin tämä siirtojen määräämisoikeus ei ole rajoittamaton, vaan sitä rajoittaa oikeuden väärinkäytön periaate. Tähän liittyvä johtava tapaus Japanissa on Toa Paint -tapaus (korkeimman oikeuden päätös 14. heinäkuuta 1986 (Showa 61)). Tässä päätöksessä korkein oikeus esitti seuraavat kolme kriteeriä, joiden perusteella arvioidaan, onko siirto-oikeuden käyttö oikeuden väärinkäyttöä:

1. Kun siirtoon ei ole liiketoiminnan kannalta tarvetta.
2. Kun siirto on tehty muista epäasiallisista motiiveista tai tarkoituksista.
3. Kun siirto aiheuttaa työntekijälle tavanomaisesti hyväksyttävää tasoa huomattavasti suurempaa haittaa.

Erityisesti nykyaikainen tulkinta vaaditaan kolmannessa kohdassa mainitusta ‘huomattavasti suuremmasta haitasta’. Tuomion aikaan esimerkiksi perheestä erillään asuminen yksinäisen työkomennuksen yhteydessä katsottiin usein kuuluvan vakituisen työntekijän hyväksyttävien haittojen piiriin. Kuitenkin myöhemmin säädetyn ‘Työntekijöiden perheenhoitoon ja lastenhoitoon liittyvän hyvinvoinnin laissa’ esitettyjä periaatteita on otettu huomioon, ja nykyään työntekijän perhe-elämään liittyvien haittojen, erityisesti lastenhoitoon ja perheenjäsenten hoivaan liittyvien seikkojen huomioon ottaminen vaaditaan entistä vahvemmin. Siksi yritysten, jotka määräävät työntekijöitä siirtymään toiselle paikkakunnalle, on tärkeää tarkistaa kyseisen työntekijän perhetilanne ja ottaa nämä seikat huomioon päätöstä tehdessään, jotta voidaan välttää oikeuden väärinkäytön riski.

Siirto toiseen yritykseen (komennus) Japanissa

Komennus tarkoittaa, että työntekijä säilyttää työsopimuksensa alkuperäisen yrityksen kanssa, mutta työskentelee toisen yrityksen (komennuskohdeyrityksen) johdon ja määräysten alaisena merkittävän ajanjakson ajan. Koska komennuksen myötä työntekijän työympäristöön tulee merkittäviä muutoksia, sillä johto- ja määräysvalta siirtyy alkuperäisestä yrityksestä komennuskohdeyritykseen, vaaditaan komennuksen määräämiseen tiukempia laillisia perusteita kuin työtehtävien uudelleenjärjestelyyn.

Japanin siviililain (民法 Minpō) 625 artiklan 1 momentin mukaan työnantaja ei saa siirtää työntekijän oikeuksia kolmannelle osapuolelle ilman työntekijän suostumusta, ja tätä periaatetta sovelletaan myös komennuksiin. Siksi komennusmääräyksen periaatteena on työntekijän suostumus. Kuitenkin oikeuskäytännössä, jos työehtosopimuksessa tai työjärjestyksessä on etukäteen määräys, että komennuksia voidaan antaa, ja komennuskohdeyrityksessä noudatettavat työehdot, komennuksen kesto ja paluuseen liittyvät säännöt on määritelty selkeästi, voidaan katsoa, että on olemassa yleinen suostumus, ja komennusmääräys voi olla pätevä.

Lisäksi Japanin työsopimuslain (労働契約法 Rōdō Keiyaku Hō) 14 artikla määrittelee nimenomaisesti oikeuksien väärinkäyttöä koskevan periaatteen komennusmääräyksiin liittyen. Tämän pykälän mukaan, vaikka työnantajalla olisi oikeus määrätä komennuksesta, jos määräys katsotaan oikeuksien väärinkäytöksi ottaen huomioon tarpeellisuuden, valittujen työntekijöiden olosuhteet ja muut seikat, kyseinen määräys on mitätön.

Johtamisen kannalta tärkeää on komennuksen “tarkoituksen” selkeyttäminen. Japanin työllisyyspalvelulaki (職業安定法 Shokugyō Antei Hō) kieltää periaatteessa työntekijöiden tarjoamisen toiselle yritykselle voiton tavoittelun tarkoituksessa, eli “työvoiman tarjoamisliiketoiminnan”. Siksi komennusten on tapahduttava selkeän ja oikeutetun liiketoiminnallisen tarkoituksen pohjalta, kuten ryhmäyritysten välisen teknisen neuvonnan, henkilöstön kehittämisen tai väliaikaisen työllisyyden säätelyn yhteydessä. Tarkoituksen dokumentointi ja liiketoiminnallisen tarpeen objektiivinen selittäminen ei ainoastaan täytä työsopimuslain 14 artiklan vaatimuksia, vaan on myös välttämätöntä välttääkseen epäilyt laittomasta työvoiman tarjoamisliiketoiminnasta.

Siirrot ja komennukset vertailussa Japanissa

Ymmärtääksemme siirtojen ja komennusten oikeudelliset erot Japanissa, olemme koonneet niiden pääkohdat alla olevaan taulukkoon.

Työntekijän sairausloma ja sen käsittely Japanissa

Prosessi sairausloman määräämiseksi

Kun työntekijä ei voi tarjota työpanostaan pitkäaikaisesti työn ulkopuolisen henkilökohtaisen sairauden tai vamman (yksityinen sairaus tai vamma) vuoksi, yritys voi määrätä sairauslomaa työehtosopimuksen määräysten mukaisesti.

Japanin työlainsäädännössä ei ole suoraa säännöstä yksityisen sairauden tai vamman aiheuttamasta sairauslomasta, ja tämä järjestelmä on kunkin yrityksen työehtosopimuksessa erikseen määritelty . Laillisesti yksityisen sairauden tai vamman aiheuttama sairausloma katsotaan “irtisanomisen lykkäystoimenpiteeksi” . Periaatteessa pitkäaikainen työpanoksen puuttuminen yksityisen sairauden tai vamman vuoksi voi olla peruste irtisanomiselle työsopimuksen rikkomisena, mutta sairauslomajärjestelmän avulla yritys voi odottaa työntekijän toipumista tietyn ajan ja pidättäytyä käyttämästä irtisanomisoikeuttaan tuona aikana.  

Sairausloman määräämisessä on erittäin tärkeää noudattaa selkeitä menettelyjä. Työntekijälle ei tule antaa suullisia ohjeita tai jättää häntä epäselvään tilaan poissaolosta, vaan työehtosopimuksen asiaankuuluvan pykälän perusteella on annettava “sairauslomamääräys”, jossa mainitaan sairausloman alkamis- ja päättymispäivä, yhteydenpitotavat sairausloman aikana ja toimenpiteet, jos työntekijä ei voi palata töihin määräajan päättyessä (useimmiten luonnollinen eroaminen tai irtisanominen), jotta myöhemmät kiistat voidaan välttää .  

Paluun työhön päätöksentekoprosessi

Kun sairausloman päättymispäivä lähestyy ja työntekijä esittää pyynnön palata töihin, yrityksen on harkittava tarkkaan paluun työhön hyväksymistä. Tämä päätös ei ole pelkästään lääketieteellisen toipumisen varmistamista, vaan se on myös tärkeä riskienhallintaprosessi, joka liittyy yrityksen turvallisuudesta huolehtimisen velvollisuuteen.

Lopullinen päätösvalta paluun työhön hyväksymisestä on yrityksellä . Ja paluun työhön perusteena on pääsääntöisesti “terveydentilan palautuminen sellaiseksi, että työntekijä pystyy suorittamaan samat työtehtävät kuin ennen sairauslomaa normaalissa määrin” . Tämä päätös on tehtävä kokonaisvaltaisesti objektiivisten todisteiden perusteella.  

Keskeinen rooli tässä prosessissa on työntekijän hoitavan lääkärin ja yrityksen valitseman työterveyslääkärin lääketieteellisillä näkemyksillä . Hoitavan lääkärin antama “paluun työhön kelpoisuus” -todistus on tärkeä asiakirja, mutta se ei yksinään riitä paluun työhön päätöksen tekemiseen. Hoitava lääkäri on asiantuntija, joka vastaa päivittäisestä hoidosta, mutta ei välttämättä tunne potilaan tarkkoja työtehtäviä tai työympäristöä. Toisaalta työterveyslääkäri on asiantuntija, joka ymmärtää yrityksen työympäristön ja kyseisen työntekijän työtehtävät ja voi antaa lääketieteellisen näkemyksen työskentelyn mahdollisuudesta.  

Käytännössä hoitavan lääkärin ja työterveyslääkärin mielipiteet eroavat usein toisistaan. Viimeaikaisissa oikeustapauksissa, kun näiden kahden mielipide on ollut ristiriidassa, on nähty suuntaus painottaa työterveyslääkärin näkemystä. Hope Net -tapauksessa (Tokion alioikeus, 10. huhtikuuta 2023 päätös) hoitava lääkäri oli katsonut, että työntekijä voi palata töihin, mutta työterveyslääkäri, joka oli havainnoinut työntekijän konkreettisia puheita ja oireiden kehittymistä, oli sitä mieltä, että paluu töihin olisi vaikeaa, ja yrityksen päätös olla hyväksymättä paluuta työhön ja kohdella työntekijää sairausloman päättymisen jälkeen eroavana hyväksyttiin oikeudessa .  

Siksi yrityksen tulisi työehtosopimuksessaan määritellä prosessi, jossa hoitavan lääkärin todistuksen hankkimisen jälkeen on aina suoritettava haastattelu työterveyslääkärin kanssa ja kuultava hänen mielipidettään. Jos päätöksenteko on vaikeaa, voidaan käyttää “koeaikaista työskentelyä”, jossa työntekijä palaa töihin kevennetyllä työkuormalla tietyn ajanjakson ajan, jotta työntekijän toipumistilaa voidaan arvioida objektiivisesti . Liian helppo paluun työhön päätös voi johtaa työntekijän sairauden uusiutumiseen ja asettaa yrityksen turvallisuudesta huolehtimisen velvollisuuden rikkomisen riskiin, joten vaaditaan huolellista ja monipuolista harkintaa.  

Yhteenveto

Kuten tässä artikkelissa on selostettu, henkilöstöhallinnon harjoittaminen Japanin työlainsäädännön puitteissa edellyttää yrityksiltä laajaa harkintavaltaa ja samalla tiukkojen oikeudellisten rajoitusten, kuten oikeuksien väärinkäyttöä koskevan oikeusperiaatteen, noudattamista. Koulutus ja valmennus, ylennys ja alennus, siirrot ja komennukset sekä työstä poissaolojen hallinta vaativat, että päätökset perustuvat työn kannalta järkeviin tarpeisiin, että ne toteutetaan oikeudenmukaisen menettelyn kautta ja että ne eivät laiminlyö työntekijöiden huomioon ottamista. Näiden seikkojen objektiivinen osoittaminen on avain oikeudellisten riskien välttämiseen ja terveiden työsuhteiden ylläpitämiseen. Nämä henkilöstöhallinnon kysymykset eivät ainoastaan liity tiiviisti yrityksen organisaation johtamiseen, vaan ne ovat myös alueita, jotka ovat alttiita oikeudellisille riidoille.

Monolith Lakitoimisto tarjoaa Japanissa toimiville asiakkaille monipuolista neuvontaa työlainsäädännön kaikilla osa-alueilla, mukaan lukien tässä artikkelissa käsitellyt teemat. Toimistossamme on useita asiantuntijoita, joilla on paitsi Japanin asianajajapätevyys myös ulkomaisia oikeudellisia pätevyyksiä ja jotka puhuvat sujuvasti englantia. Heillä on syvällinen ymmärrys sekä kansainvälisistä liiketoimintanäkökulmista että Japanin lainsäädännöstä. Tämä mahdollistaa kuilun umpeen kuromisen ulkomaisten yrityskulttuurien ja henkilöstöjärjestelmien sekä Japanin työlainsäädännön vaatimusten välillä, tarjoten kullekin yritykselle räätälöityä, käytännönläheistä ja tehokasta oikeudellista tukea. Olipa kyse henkilöstöjärjestelmän rakentamisesta tai yksittäisistä henkilöstömuutoksista, Monolith Lakitoimisto on valmis tukemaan yrityksenne liiketoimintaa oikeudelliselta kantilta vahvasti.