【Reiwa 6 (2024) April Enactment】Penjelasan Mengenai Perubahan Aturan Penjelasan Kondisi Kerja Melalui Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja

Dalam beberapa tahun terakhir, berbagai cara bekerja telah mulai diakui. Namun, di sisi lain, masalah-masalah tenaga kerja di Jepang, seperti kasus penghentian perekrutan besar-besaran para peneliti pada bulan Maret tahun Reiwa 5 (2023), kasus bunuh diri dokter akibat kelelahan kerja, dan masalah tenaga kerja asing, menunjukkan tren peningkatan.

Di tengah situasi seperti ini, pada bulan April tahun Reiwa 6 (2024), akan ada perubahan dalam ‘Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standar Kerja Jepang (Roudou Kijun Hou Shikou Kisoku)’ dan ‘Standar untuk Penyusunan, Pembaruan, dan Penghentian Kontrak Kerja Berjangka Jepang (Houdoumei ni Kansuru Kijun)’. Tujuan dari perubahan ini adalah untuk menyesuaikan dengan ‘aturan konversi pekerja kontrak berjangka menjadi pekerja kontrak tidak terbatas’ dan untuk mengklarifikasi ‘aturan perekrutan berbagai jenis pegawai tetap’. Dengan perubahan ini, diharapkan bahwa baik pekerja maupun pengusaha dapat saling memverifikasi kondisi kerja, sehingga dapat mencegah masalah sebelum terjadi, serta memudahkan pembentukan karir dan pencapaian keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Artikel ini akan menjelaskan poin-poin penting yang perlu diperhatikan terkait perubahan aturan tentang penjelasan kondisi kerja, termasuk siapa dan kapan harus mengeluarkan surat pemberitahuan kondisi kerja serta kewajiban untuk memberikan penjelasan.

Apa Itu Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja?

Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja adalah dokumen yang diberikan oleh pengusaha kepada pekerja berdasarkan Pasal 15 Undang-Undang Ketenagakerjaan Jepang untuk menjelaskan kondisi kerja. Kondisi kerja tersebut mencakup berbagai aspek terkait pekerjaan seperti gaji, jam kerja, waktu istirahat, hari libur, asuransi sosial, dan kesejahteraan.

Dokumen “Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja” ini merupakan dokumen pemberitahuan yang diwajibkan oleh peraturan untuk diberikan oleh pengusaha kepada pekerja, bukan dokumen yang disepakati bersama. Di sisi lain, kontrak kerja adalah dokumen yang disepakati antara pengusaha dan pekerja, namun bukan dokumen yang diwajibkan oleh hukum.

Hal-hal penting yang sangat diperlukan saat memulai pekerjaan seperti yang tercantum dalam poin 1 hingga 6 di bawah ini dikenal sebagai “item yang harus dinyatakan secara mutlak” dan memerlukan klarifikasi melalui dokumen tertulis. Dokumen ini dikenal sebagai “Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja”. Jika pekerja menginginkannya, klarifikasi juga dapat dilakukan melalui metode elektronik seperti FAX atau email, bukan hanya melalui dokumen tertulis.

Poin 7 hingga 14 dianggap sebagai “item yang harus dinyatakan secara relatif” dan dapat dinyatakan secara lisan.

1. Durasi kontrak kerja
2. Kriteria untuk memperbarui kontrak kerja berdurasi tertentu (total durasi kontrak atau jumlah perpanjangan)
3. Lokasi kerja dan jenis pekerjaan yang akan dilakukan (termasuk jangkauan perubahan)
4. Waktu mulai dan selesai kerja, ketersediaan lembur, waktu istirahat, hari libur, cuti, dll. (termasuk sistem shift, sistem waktu kerja fleksibel, sistem fleksibel, sistem kerja berdasarkan kebijakan, sistem waktu kerja di luar lokasi bisnis, dll.)
5. Gaji dan kenaikan gaji
6. Pengunduran diri (termasuk alasan pemutusan kontrak)
7. Uang pesangon
8. Gaji yang dibayarkan secara tidak teratur (tidak termasuk uang pesangon), bonus, dan jumlah upah minimum, dll.
9. Biaya makanan, perlengkapan kerja, dan lain-lain yang dibebankan kepada pekerja
10. Keamanan dan kesehatan
11. Pelatihan kerja
12. Kompensasi bencana dan bantuan penyakit di luar tugas
13. Penghargaan dan sanksi
14. Cuti sementara
15. Lain-lain (seperti sistem asuransi sosial)

Format untuk menyatakan kondisi kerja bebas, namun Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang telah mempublikasikan model formulir “Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja” yang dapat Anda lihat di sini[ja].

Pada perubahan peraturan yang diberlakukan pada tanggal 1 April tahun Reiwa 6 (2024), ada tiga item baru yang diwajibkan sebagai bagian dari kondisi kerja yang harus dinyatakan. Item-item yang diubah ini juga diwajibkan untuk dinyatakan saat melakukan perekrutan.

Tiga Item Tambahan dan Kewajiban Penjelasan dalam Ketentuan Penjelasan Kondisi Kerja

Sehubungan dengan revisi mengenai ketentuan penjelasan kondisi kerja dan kewajiban penjelasan, tiga item telah ditambahkan ke dalam “item yang harus dijelaskan secara mutlak”. Mari kita bahas satu per satu.

Ruang Lingkup Perubahan Tempat Kerja dan Tugas

Dalam hukum yang direvisi, selain tempat kerja saat ini dan tugas yang harus dijalankan, kini juga diwajibkan untuk menjelaskan ruang lingkup perubahannya (Pasal 5 Ayat 1 Nomor 3 dari Peraturan Standar Ketenagakerjaan yang direvisi).

“Tempat kerja dan tugas” mengacu pada tempat kerja dan tugas yang akan dijalankan oleh pekerja segera setelah mereka dipekerjakan.

“Ruang lingkup perubahan” mengacu pada ruang lingkup tempat kerja dan tugas yang mungkin berubah selama masa kontrak kerja. Meskipun tempat kerja dan tugas yang berubah akibat rotasi atau penugasan ke lokasi lain termasuk dalam kewajiban penjelasan, perubahan tempat kerja dan tugas yang bersifat sementara, seperti bantuan sementara ke departemen lain, tidak termasuk dalam hal ini.

Jika tidak ada perubahan dari tempat kerja dan tugas awal setelah dipekerjakan, maka “ruang lingkup perubahan” harus menjelaskan hal tersebut.

Misalnya, jika pekerja melakukan telework segera setelah dipekerjakan, “tempat kerja” harus menjelaskan lokasi seperti rumah pekerja atau kantor satelit tempat telework dapat dilakukan. Jika diharapkan untuk melakukan telework selama masa kontrak kerja, maka “ruang lingkup perubahan” harus menjelaskan hal tersebut.

Di sisi lain, jika tidak ada batasan pada tempat kerja dan tugas (seperti untuk posisi manajemen umum), maka semua tempat kerja dan tugas harus dijelaskan. Namun, untuk mencegah masalah, sangat penting untuk menjelaskan “ruang lingkup perubahan” sejelas mungkin dan berbagi pemahaman antara manajemen dan karyawan.

Adanya dan Isi dari Batas Maksimum Perpanjangan

“Adanya dan isi dari batas maksimum perpanjangan” pada dasarnya berarti bahwa ketika akan melakukan perubahan yang merugikan dalam kontrak kerja bagi pekerja paruh waktu atau kontrak, hal tersebut harus dijelaskan secara tertulis.

Ketika mempekerjakan pekerja dengan kontrak kerja berdurasi tertentu (seperti pegawai negeri dengan sistem masa jabatan, pekerja paruh waktu, pekerja lepas, karyawan kontrak, karyawan lepas, atau mereka yang dipekerjakan kembali setelah pensiun) dan ada batas maksimum perpanjangan (batas total masa kontrak atau jumlah maksimum perpanjangan), maka kewajiban menjelaskan isi dari batas tersebut telah ditetapkan (Pasal 5 Ayat 1 Nomor 2 dari Peraturan Standar Ketenagakerjaan yang direvisi).

Selain itu, jika selama masa kontrak kerja berdurasi tertentu ada niat untuk membuat atau mempersingkat batas maksimum perpanjangan, maka kewajiban untuk menjelaskan alasannya kepada pekerja juga telah ditetapkan (Pasal 1 dari Standar Penghentian Pekerjaan yang direvisi).

Di sisi lain, jika batas maksimum perpanjangan dihapus atau diperpanjang, tidak ada kewajiban untuk menjelaskan alasannya karena tidak menimbulkan kerugian.

Kesempatan Pengajuan Konversi ke Kontrak Tanpa Batas Waktu dan Kondisi Kerja Setelah Konversi

Kewajiban untuk menjelaskan kesempatan pengajuan konversi ke kontrak tanpa batas waktu (kesempatan pengajuan konversi tanpa batas waktu) pada saat perpanjangan kontrak kerja berdurasi tertentu bagi pekerja dengan kontrak tersebut, serta menjelaskan kondisi kerja setelah konversi, telah ditetapkan (Pasal 5 Ayat 5,6 dari Peraturan Standar Ketenagakerjaan yang direvisi; Pasal 18 dari Undang-Undang Kontrak Kerja; Pasal 15 dari Undang-Undang Ketenagakerjaan; Pasal 5 Ayat 1 Nomor 1-11 dari Peraturan Standar Ketenagakerjaan yang direvisi, kecuali Nomor 2 dari Ayat 1 Nomor 1).

Dalam hal ini, pemberi kerja diwajibkan untuk menjelaskan hal-hal yang mempertimbangkan keseimbangan sesuai dengan realitas pekerjaan berdasarkan tujuan Pasal 3 Ayat 2 dari Undang-Undang Kontrak Kerja (seperti isi tugas, tingkat tanggung jawab, ruang lingkup perubahan, dan lain-lain) (Pasal 5 dari Standar Penghentian Pekerjaan yang direvisi).

Referensi: Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan Jepang｜Perubahan Aturan Penjelasan Kondisi Kerja dari April 2024, Apakah Anda Sudah Siap?[ja]

Subjek Perubahan Aturan Penjelasan Kondisi Kerja

Perubahan aturan penjelasan kondisi kerja berlaku untuk semua pekerja, serta khususnya bagi pekerja dengan kontrak kerja berdurasi tertentu.

Semua Pekerja

Semua pekerja mencakup mereka yang bekerja dalam berbagai jenis pekerjaan (kecuali sebagian pegawai negeri) dan bentuk pekerjaan, yang digunakan oleh perusahaan atau kantor (termasuk anggota keluarga yang tinggal bersama jika ada hubungan kerja dan pembayaran upah), dan mereka yang dibayar upah.

Dari poin-poin yang diubah dalam aturan penjelasan kondisi kerja tersebut, “jangkauan perubahan tempat kerja dan tugas” berlaku untuk semua pekerja.

Pekerja dengan Kontrak Kerja Berdurasi Tertentu

Dari poin-poin yang diubah dalam aturan penjelasan kondisi kerja tersebut, “keberadaan dan isi batasan perpanjangan” serta “kesempatan pengajuan konversi ke kontrak tidak berdurasi tertentu dan kondisi kerja setelah konversi” berlaku untuk pekerja dengan kontrak kerja berdurasi tertentu.

Kontrak kerja berdurasi tertentu adalah kontrak kerja yang memiliki periode waktu tertentu. Secara umum, durasi maksimal satu periode kontrak adalah 3 tahun. Untuk pekerjaan yang memerlukan keahlian tinggi dan pekerja berusia 60 tahun ke atas, batas maksimalnya adalah 5 tahun (sesuai dengan Pasal 14 Ayat 1 dari Undang-Undang Ketenagakerjaan Jepang).

Di sisi lain, kontrak kerja tidak berdurasi tertentu adalah kontrak kerja tanpa periode waktu tertentu.

Umumnya, ada batasan usia pensiun (dilarang di bawah 60 tahun) yang ditetapkan, yang berarti pekerjaan akan berlanjut hingga mencapai usia tersebut (sesuai dengan Undang-Undang Stabilitas Pekerjaan bagi Pekerja Lanjut Usia di Jepang, ada kewajiban untuk mempekerjakan mereka yang berusia hingga 65 tahun dan usaha untuk mempekerjakan hingga 70 tahun).

Berikut ini, kami akan menjelaskan mengenai waktu penerbitan surat pemberitahuan kondisi kerja untuk masing-masing jenis kontrak.

Waktu Penerbitan Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja

Ada tiga kasus kapan Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja harus diterbitkan, yaitu:

Pada Saat Penandatanganan Semua Kontrak Kerja dan Perpanjangan Kontrak Kerja Berjangka

Waktu penerbitan surat pemberitahuan kondisi kerja yang telah direvisi, termasuk “jangkauan perubahan tempat kerja dan tugas,” adalah pada saat penandatanganan semua kontrak kerja (tanpa memandang durasi kontrak) dan pada saat perpanjangan kontrak kerja berjangka.

Saat Penandatanganan dan Perpanjangan Kontrak Kerja Berjangka

Waktu untuk mengeluarkan surat pemberitahuan kondisi kerja yang mencakup “keberadaan dan isi dari batasan perpanjangan” sesuai dengan perubahan pada ketentuan yang harus dijelaskan dalam kondisi kerja, adalah saat penandatanganan dan saat perpanjangan kontrak kerja berjangka.

Waktu Pembaruan Kontrak di Mana Hak Pengajuan Konversi Menjadi Permanen Muncul

Waktu penerbitan surat pemberitahuan kondisi kerja yang telah direvisi, termasuk ‘kesempatan pengajuan konversi menjadi permanen dan kondisi kerja setelah konversi’, adalah saat pembaruan kontrak kerja berjangka di mana hak pengajuan konversi menjadi permanen muncul.

Pada bulan April tahun Heisei 25 (2013), Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang mengalami revisi yang memperkenalkan sistem konversi menjadi permanen.

Sistem konversi menjadi permanen adalah sebuah sistem di mana, jika memenuhi kriteria tertentu, pekerja dapat mengajukan konversi dari kontrak kerja berjangka menjadi kontrak kerja permanen dengan tujuan ‘mengurangi penggunaan kontrak berjangka secara berlebihan oleh pemberi kerja (termasuk penghentian pekerjaan atau cooling-off) dan menjamin stabilitas pekerjaan’.

Secara spesifik, pekerja kontrak berjangka yang telah memperbarui kontraknya ‘lebih dari satu kali’ dan ‘total masa kontraknya melebihi lima tahun’ dengan pemberi kerja yang sama dapat mengajukan konversi menjadi kontrak permanen sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam Pasal 18 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang.

Periode efektif untuk menggunakan hak pengajuan konversi menjadi permanen adalah dalam jangka waktu kontrak berjangka tempat hak tersebut muncul (satu tahun), sehingga perlu diperhatikan.

Waktu konversi menjadi kontrak permanen adalah hari berikutnya setelah tanggal berakhirnya kontrak kerja berjangka tempat pengajuan dilakukan (tahun ke-7), dimulai dari hari pertama setelah berakhirnya tahun keenam. Pemberi kerja tidak dapat menolak pengajuan dari pekerja tersebut.

Mengenai kondisi kerja setelah konversi menjadi permanen, kecuali periode kontrak, kondisinya akan sama dengan sebelumnya kecuali ada ‘ketentuan khusus (perubahan)’ yang ditetapkan.

Sistem konversi menjadi permanen memiliki tiga jenis pengecualian berikut:

• Peneliti dan dosen di universitas atau lembaga penelitian dan pengembangan, dll.
• Profesional berkeahlian tinggi
• Lansia dengan pekerjaan berkelanjutan

Berikut ini adalah penjelasan mengenai kriteria untuk masing-masing pengecualian tersebut.

Pengecualian untuk Peneliti dan Dosen di Universitas atau Lembaga Penelitian dan Pengembangan, dll.

Untuk peneliti dan dosen di universitas atau lembaga penelitian dan pengembangan, dll., kriteria kedua dari aturan konversi menjadi permanen ‘total masa kontrak’ ditetapkan menjadi ‘lebih dari sepuluh tahun’ sebagai pengecualian (Pasal 7 Undang-Undang Periode Jabatan).

Mulai tanggal perhitungan total masa kontrak adalah 1 April 2013, namun menjelang April 2023, di mana hak pengajuan konversi menjadi permanen akan muncul, masalah penghentian pekerjaan besar-besaran peneliti menjadi isu sosial.

Pengecualian untuk Profesional Berkeahlian Tinggi (Dengan Kriteria Pendapatan dan Ruang Lingkup yang Ditentukan)

Pengecualian untuk profesional berkeahlian tinggi adalah, jika terlibat dalam proyek tertentu yang melebihi lima tahun dari pemberi kerja yang terakreditasi tipe pertama, kriteria kedua dari aturan konversi menjadi permanen ‘total masa kontrak’ akan menjadi periode proyek (berbeda-beda tergantung pada proyek), dan selama periode tersebut, hak pengajuan konversi menjadi permanen tidak akan muncul sebagai tindakan khusus. Periode di mana hak pengajuan konversi menjadi permanen tidak muncul dibatasi hingga sepuluh tahun (Pasal 8 Ayat 1 Undang-Undang Khusus Kontrak Berjangka).

Pengecualian untuk Lansia dengan Pekerjaan Berkelanjutan

Tidak ada batasan usia atas dalam aturan konversi menjadi permanen. Oleh karena itu, pekerja lansia di atas 65 tahun juga menjadi subjeknya, kecuali beberapa pengecualian.

Pengecualian untuk lansia dengan pekerjaan berkelanjutan adalah, untuk pekerja lansia yang dipekerjakan secara berjangka setelah mencapai usia pensiun di bawah pemberi kerja yang terakreditasi tipe kedua, hak pengajuan konversi menjadi permanen tidak akan muncul selama masa kerja dengan pemberi kerja yang sama atau perusahaan grup (Pasal 8 Ayat 2 Undang-Undang Khusus Kontrak Berjangka).

Kesimpulan: Konsultasikan Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja dengan Pengacara

Di sini, kami telah menjelaskan tentang perubahan aturan yang menjelaskan kondisi kerja dalam Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja, yang diberlakukan pada bulan April tahun Reiwa 6 (2024). Kami telah membahas latar belakang perubahan tersebut dan poin-poin yang perlu diperhatikan.

Saat menandatangani atau memperbarui kontrak kerja, penting bagi perusahaan untuk memberikan Surat Pemberitahuan Kondisi Kerja yang menjelaskan dengan jelas kondisi kerja kepada pekerja, sebagai langkah pencegahan terhadap masalah. Untuk manajemen risiko terkait sengketa antara pekerja dan pengusaha dalam kontrak kerja, kami menyarankan Anda untuk berkonsultasi dengan pengacara yang ahli dalam hukum perusahaan.

Panduan Strategi dari Kantor Kami

Kantor Hukum Monolith adalah sebuah firma hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam bidang IT, khususnya hukum internet. Seiring dengan diversifikasi cara kerja di tahun-tahun terakhir, hukum yang berkaitan dengan tenaga kerja menjadi semakin mendapat perhatian. Kantor kami menyediakan solusi untuk mengatasi masalah ‘Digital Tattoo’. Silakan baca artikel di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.

Bidang layanan Kantor Hukum Monolith: Layanan Hukum Perusahaan IT & Startup[ja]