일본에서 외국인 직원 채용 형태별 비자 절차의 철저 해설

현대 일본 기업에게 글로벌 인재 확보는 사업 성장을 달성하기 위한 중요한 경영 전략입니다. 그러나 우수한 외국 인재의 채용 과정은 일본의 ‘출입국 관리 및 난민 인정 법'(이하 ‘입국 관리법’)이 정하는 복잡한 법적 절차에 의해 규정되고 있습니다. 이 법은 일본에 입국하고 체류하는 모든 외국인의 활동을 관리하는 근간이며, 그 규정을 정확히 이해하고 준수하는 것은 기업에게 필수적인 법적 의무입니다. 절차상의 오류는 채용 계획의 지연에 그치지 않고 심각한 법적 리스크를 초래할 가능성이 있습니다. 이 글은 기업의 경영진이나 법무·인사 담당자가 외국인 고용의 실무에서 직면하는 전형적인 세 가지 채용 형태에 대해, 각각의 절차와 주의점을 종합적으로 설명하는 것을 목적으로 합니다. 구체적으로는, ‘가족 체류’ 비자를 가진 외국인을 정규직으로 채용하는 경우, ‘신분 계열의 비자’를 가진 외국인을 채용하는 경우, 그리고 ‘단기 체류’로 일본에 온 외국인에게 내정을 내고 채용하는 세 가지 시나리오를 다룹니다. 이러한 절차를 정확히 이해하고 실행하는 것은 단순한 사무 작업이 아니라, 기업의 컴플라이언스 체계를 구축하고 법적 리스크를 관리하기 위한 매우 중요한 업무입니다.

외국인 고용의 기본 원칙과 기업의 법적 책임

기업이 국적에 관계없이 인재를 채용할 때 특정 법적 의무가 부과되지만, 외국인 고용의 경우 일본의 출입국관리법에 기초한 특히 엄격한 확인 의무가 존재합니다. 모든 기업은 고용 계약을 체결하고 업무를 시작하기 전에 해당 외국인의 체류 카드 또는 여권을 확인하고, 취업이 허가된 체류 자격을 보유하고 있는지, 또 그 체류 기간이 유효한지를 반드시 확인해야 합니다. 이 확인 의무를 소홀히 하여 취업이 허가되지 않은 외국인을 고용한 경우, 기업은 심각한 법적 책임을 물을 수 있습니다.

일본의 출입국관리법 제73조의2는 ‘불법 취업 조장죄’를 규정하고 있습니다. 이는 사업 활동과 관련하여 불법 취업 활동을 하게 한 자, 또는 그러한 목적으로 자신의 지배 하에 둔 자 등을 처벌하는 규정입니다. 이에 위반한 경우, 행위자 개인에 대해서는 3년 이하의 구금형 또는 300만 엔 이하의 벌금, 혹은 그 둘 모두가, 법인에 대해서는 300만 엔 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다. 이 법률의 가장 중요한 점은 기업이 ‘몰랐다’는 주장이 원칙적으로 통용되지 않는다는 것입니다. 체류 카드의 확인을 소홀히 하는 등, 주의 의무를 다하지 않은 ‘과실’이 있을 경우에도 처벌 대상이 될 수 있습니다. 즉, 법률은 기업에게 적극적이고 확실한 확인 체계의 구축을 요구하고 있습니다. 따라서, 이제 설명할 각 채용 형태에 따른 적절한 절차를 이행하는 것은 불법 취업 조장죄의 위험을 회피하고, 기업이 법적 의무를 이행하고 있음을 증명하는 유일한 수단이 됩니다.

모집 형태별 포인트①: 【가족 체류】비자를 가진 외국인을 정규직으로 채용하는 경우

‘가족 체류’의 체류 자격은 일본에서 근무하는 외국인의 부양을 받는 배우자나 자녀에게 부여되며, 그 주된 목적은 가족으로서 일본에 체류하는 것입니다. 따라서, 이 체류 자격은 본래 근로 활동을 허가하는 것이 아닙니다. 그러나 일본의 출입국관리법 제19조에 근거한 ‘자격 외 활동 허가’를 취득함으로써, 예외적으로 근로가 인정됩니다. 하지만, 이 허가는 원칙적으로 주 28시간 이내의 근로에 한정되어 있으며, 파트타임이나 아르바이트와 같은 형태를 예상하고 있습니다. 그러므로, ‘가족 체류’ 비자를 가진 외국인을, 자격 외 활동 허가의 범위를 초과하여 정규직으로 고용하는 것은, 그대로는 법적으로 불가능합니다.

정규직으로 채용하기 위해서는, 현재의 ‘가족 체류’에서, 종사하는 업무 내용에 따른 근로 가능한 체류 자격, 예를 들어 ‘기술·인문 지식·국제 업무’ 등으로 변경하는 절차가 필수가 됩니다. 이 절차는, 일본의 출입국관리법 제20조에 정해진 ‘체류 자격 변경 허가 신청’입니다. 이 신청은, 단순히 체류 자격의 종류를 갱신하는 것이 아니라, 전혀 새로운 근로 비자의 취득 신청에 준하는 엄격한 심사가 이루어집니다. 출입국·체류관리국은, 신청자가 새로운 체류 자격의 요건을 충족하고 있는지를 제로부터 심사합니다. 특히, 신청자의 학력이나 경력과, 기업이 맡길 예정인 직무 내용과의 관련성이 있는지가 매우 중요한 심사 항목이 됩니다. 예를 들어, 대학에서 공학을 전공한 인재를 마케팅 직무로 채용하는 경우, 그 업무 내용과 전공과의 관련성을 합리적으로 설명할 수 없다면, 허가를 얻기는 어렵습니다. 기업은, 이 신청이 형식적인 것이 아니라, 채용의 타당성 자체가 물음받는 심사임을 인식하고, 만전의 준비를 갖추어 임할 필요가 있습니다.

이 체류 자격 변경 허가 신청은, 신청인 본인의 거주지를 관할하는 지방 출입국·체류관리사무소에 대하여 진행합니다. 절차에는 통상 1개월에서 2개월의 심사 기간이 필요합니다. 신청이 허가되었을 때는, 수수료로서 창구의 경우는 6,000엔, 온라인의 경우는 5,500엔의 납부가 필요합니다.

절차에 필요한 서류는, 신청인과 수용 기업이 각각 준비합니다. 주요 서류는 다음과 같습니다.

• 신청인이 준비하는 서류
  • 체류 자격 변경 허가 신청서
  • 사진(세로 4cm×가로 3cm)
  • 여권 및 체류 카드(제시)
  • 학력이나 경력을 증명하는 문서(졸업 증명서, 재직 증명서 등)
• 기업이 준비하는 서류
  • 기업의 상업·법인 등기 사항 증명서
  • 최근 연도의 결산 문서 사본
  • 전년도 직원의 급여 소득의 원천징수 영수증 등의 법정 조서 합계표
  • 고용 계약서 사본(직무 내용, 급여, 기간 등을 명시)
  • 고용 이유서(채용의 필요성을 설명하는 문서)

기업의 규모(상장 기업, 중소기업 등)에 따라 제출 서류가 간소화되는 카테고리 제도가 있으므로, 자사가 어느 카테고리에 해당하는지를 확인하는 것이 중요합니다. 신청서의 양식이나 필요 서류의 상세는 출입국·체류관리국의 웹사이트에서 확인할 수 있습니다.

참고: 체류 자격 변경 허가 신청 | 출입국·체류관리국

참고: 체류 자격 ‘기술·인문 지식·국제 업무’ | 출입국·체류관리국

모집 형태별 포인트②: 【신분계】비자를 가진 외국인을 채용할 경우

‘영주자’, ‘일본인의 배우자 등’, ‘영주자의 배우자 등’, ‘정주자’와 같은 체류 자격은 특정한 활동 내용이 아닌, 그 사람의 신분이나 지위에 기반하여 부여되기 때문에 ‘신분·지위에 기반한 체류 자격’ 또는 ‘신분계 비자’라고 불립니다. 이러한 체류 자격을 보유한 외국인은 일본인과 동일하게, 취업 활동에 관하여 법적인 제한이 전혀 없습니다. 따라서, 기업은 직종이나 근무 시간에 관계없이 일본인 직원과 완전히 동일한 절차로 고용할 수 있습니다. 출입국관리국으로의 체류 자격 변경 등의 절차가 필요 없으며, 채용 프로세스는 매우 간결합니다.

그러나, 이 절차의 간편함이, 역으로 법적인 의무를 간과하는 원인이 될 가능성이 있어 주의가 필요합니다. 신분계 비자를 가진 외국인을 고용한 경우에도, 기업에는 일본의 ‘노동정책의 종합적인 추진 및 노동자의 고용 안정 및 직업 생활의 충실 등에 관한 법률’ 제28조에 기초하여, 헬로워크(공공직업안정소)으로의 통보 의무가 부과되어 있습니다. 이 통보는 ‘외국인 고용 상황의 통보’라고 불리며, 모든 사업주에게 의무화되어 있습니다. 이 통보를 소홀히 하거나, 거짓 통보를 했을 경우에는 30만 엔 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다.

출입국관리국으로의 신청이 불필요하기 때문에, 사내의 표준적인 채용 플로우에서 이 헬로워크로의 통보가 누락될 위험이 있습니다. 이러한 컴플라이언스 위반을 방지하기 위해서는, 채용 시의 온보딩 프로세스에, 국적을 확인하고, 외국 국적(특별 영주자 제외)이라면 자동적으로 헬로워크로의 통보 프로세스가 시작되는 체크 메커니즘을 구축하는 것이 매우 효과적입니다.

통보 방법은, 해당 외국인이 고용 보험의 피보험자가 되는지 여부에 따라 다릅니다.

1. 고용 보험의 피보험자가 되는 경우
   • 절차: 평소의 ‘고용 보험 피보험자 자격 취득 통보’(양식 제2호)를 제출할 때, 체류 자격, 체류 기간, 국적 등 외국인에 관한 항목을 추가 기입함으로써 통보가 완료됩니다.
   • 제출처: 사업소의 소재지를 관할하는 헬로워크.
   • 제출 기한: 고용한 달의 다음 달 10일까지.
2. 고용 보험의 피보험자가 되지 않는 경우
   • 절차: ‘외국인 고용 상황 통보서’(양식 제3호)를 별도로 제출해야 합니다.
   • 제출처: 해당 외국인이 근무하는 사업소의 소재지를 관할하는 헬로워크.
   • 제출 기한: 고용한 달의 다음 달 말일까지.

퇴직 시에도 마찬가지로, 고용 보험의 자격 상실 통보나 외국인 고용 상황 통보서(퇴직)의 제출이 의무화되어 있습니다. 통보 양식은 보건복지부의 웹사이트에서 다운로드할 수 있습니다.

참고: 외국인 고용 상황의 통보에 대하여 | 보건복지부

모집 형태별 포인트③: 【단기 체류】의 외국인에게 최종 합격을 통보하고 채용하는 경우

「단기 체류」의 체류 자격은 관광, 친지 방문, 단기 상용(회의, 상담 등)과 같이 보수를 받는 활동을 수반하지 않는 일시적인 체류를 목적으로 합니다. 따라서, 이 체류 자격을 가진 외국인이 일본 내에서 취업하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 기업이 「단기 체류」로 일본에 온 우수한 인재와 면접을 진행하고 최종 합격을 통보했다 하더라도, 해당 인재를 즉시 일본 내에서 고용하고 체류 자격을 취업 비자로 변경하는 것은 원칙적으로 허용되지 않습니다.

일본의 출입국관리법 제20조 제3항의 단서는 「단기 체류」에서의 체류 자격 변경은 「어쩔 수 없는 특별한 사정」이 있는 경우에만 허가된다고 규정하고 있습니다. 이 「어쩔 수 없는 특별한 사정」은 인도적인 배려가 필요한 경우(예: 일본인과 결혼이 성립된 경우, 심각한 질병으로 귀국할 수 없는 등)를 가리키며, 단순히 「일본 기업으로부터 최종 합격을 받았다」는 이유는 이에 해당하지 않습니다. 이 엄격한 운용은 본래 해외의 일본 대사관·영사관에서 이루어져야 할 엄격한 비자 심사를 회피하고, 간이한 절차로 입국한 후에 국내에서 취업 자격을 얻는 것을 방지하기 위한 것입니다.

따라서, 기업이 「단기 체류」의 외국인을 채용하는 경우, 아래의 두 단계의 정규 절차를 밟아야 합니다. 이 절차는 법률상 엄격하게 정해진 순서이며, 이를 무시하고 취업을 시작하게 하는 것은 중대한 법률 위반에 해당합니다.

제1단계: 체류 자격 인정 증명서의 교부 신청

먼저, 수용 기업이 일본 내에서, 해당 외국인을 대리하여 「체류 자격 인정 증명서(COE)」의 교부를 신청합니다. 이는 일본의 출입국관리법 제7조의 2에 근거한 절차로, 외국인이 일본에 입국하기 전에 예정된 활동이 체류 자격의 기준에 부합하는지를 법무대신이 사전에 심사하고 증명하는 제도입니다. 이 증명서가 있으면 이후의 비자 발급이 신속하게 이루어집니다. 신청 대상은 기업의 소재지를 관할하는 지방 출입국·체류 관리사무소입니다. 심사에는 보통 1개월에서 3개월 정도의 기간이 소요되므로, 기업은 채용 계획에 이 기간을 사전에 고려해야 합니다.

제2단계: 비자 신청과 일본 입국

체류 자격 인정 증명서가 교부되면, 기업은 그것을 해외에 있는 본인에게 발송합니다. 이 시점에서, 본인은 원칙적으로 일본에서 한 번 출국해 있어야 합니다. 본인은 그 증명서를 자국의 일본 대사관 또는 총영사관에 제출하고, 정식 취업 비자(비자)의 발급을 받습니다. 그리고 그 새로운 비자로 일본에 상륙(입국)하여 공항에서 체류 카드의 교부를 받은 시점부터, 처음으로 합법적으로 취업을 시작할 수 있습니다. 이 일련의 프로세스에는 최종 합격 통보에서 실제 취업 시작까지 적어도 3개월에서 4개월 정도의 기간을 예상하는 것이 현실적입니다.

체류 자격 인정 증명서 교부 신청에 필요한 서류는 체류 자격 변경 허가 신청의 경우와 유사하며, 기업의 사업 내용이나 안정성, 그리고 본인의 학력·경력과 직무 내용의 관련성이 엄격하게 심사됩니다.

참고: 체류 자격 인정 증명서 교부 신청 | 출입국·체류 관리

각 절차의 비교

지금까지 설명한 세 가지 채용 형태는 모두 합법적으로 외국인을 고용하기 위한 방법입니다만, 그 법적 접근, 절차의 주체, 소요 시간, 그리고 기업이 주의해야 할 사항은 크게 다릅니다. 채용 후보자가 가진 체류 자격의 종류를 먼저 정확히 파악하고, 그에 맞는 올바른 법적 절차를 선택하는 것이 원활한 채용과 컴플라이언스 준수의 열쇠가 됩니다. 아래 표는 세 가지 시나리오에서의 절차의 주요 차이점을 정리한 것입니다.

요약

일본 기업이 외국인 인재를 확보하는 데 있어, 그 채용 프로세스가 법령에 준수하고 있는 것은 절대적인 전제 조건입니다. 본문에서 자세히 설명한 바와 같이, 채용 후보자가 보유한 체류 자격의 종류에 따라, 기업이 취해야 할 법적 절차는 근본적으로 다릅니다. 후보자의 법적 지위를 정확히 파악하고, 각각에 정해진 절차를 빠짐없이 실행하는 것이, 기업의 법적 리스크를 관리하고, 원활한 인재 확보를 실현하기 위한 유일한 방법입니다. 절차의 선택을 잘못하는 것은, 채용 계획의 지연뿐만 아니라, 불법 취업을 조장하는 중대한 컴플라이언스 위반으로 이어질 수 있습니다.

모노리스 법률 사무소는 일본 내 다수의 클라이언트에 대해, 본문에서 다룬 취업 비자 신청이나 복잡한 출입국 관리 절차에 관한 법률 서비스에서 풍부한 실적을 가지고 있습니다. 저희 사무소에는 외국의 변호사 자격을 가진 영어 위탁자가 여러 명 재직하고 있어, 국제적인 경영진이나 해외의 이해관계자에게도 명확하고 효과적인 커뮤니케이션을 통해, 법적 과제를 해결하기 위한 지원을 제공할 수 있습니다. 외국인 인재의 고용에 관한 법적 절차에 어려움을 겪고 계시다면, 언제든지 저희 사무소에 상담해 주십시오.