Vilka klausuler bör inkluderas i ett systemunderhållsavtal? Förklaring av viktiga punkter att notera

Det blir allt vanligare att företag inför system som har utvecklats av andra företag för att bedriva sin verksamhet. Men ett system är inte bara något som införs och sedan är klart. Efter införandet krävs underhåll för att hantera eventuella problem eller buggar som uppstår. Det är vanligt att detta underhåll outsourcas till externa parter.

I denna artikel kommer vi att förklara vilka klausuler som är bra att inkludera och vad man bör vara uppmärksam på i systemunderhållsavtal, riktat till företag som överväger att ingå sådana avtal och till ingenjörer.

Vad är ett systemunderhållsavtal?

Ett systemunderhållsavtal är ett avtal som rör underhåll av ett system.

Systemunderhåll innebär att när ett system uppvisar fel eller buggar, åtgärdas dessa för att återställa systemet till ett normalt tillstånd.

Termen systemdrift används ofta i samband med systemunderhåll. Systemdrift innebär att upprätthålla systemet i ett normalt tillstånd och förhindra att fel eller buggar uppstår.

På grund av systemets natur är det ofta fall där buggar eller fel uppstår, och systemunderhåll kan sägas vara en viktig uppgift för att hålla systemet i normal drift.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Exempel på specifika uppgifter inom systemunderhåll

Specifika uppgifter inom systemunderhåll inkluderar systembackup och reparation vid problem.

Systembackup innebär att duplicera data inom systemet och lagra den på andra lagringsmedier etc. för att förbereda för dataförlust på grund av buggar eller fel i systemet.

Reparation vid problem innebär att när ett problem uppstår i systemet, löses problemet och systemets normala funktion återställs.

Att tänka på vid utformning och granskning av systemunderhållsavtal

Om ett system slutar fungera på grund av fel eller buggar kan det orsaka stora problem för företagets verksamhet. Därför är systemunderhåll en mycket viktig uppgift.

För att systemunderhåll ska utföras korrekt är det viktigt att ett väl utformat systemunderhållsavtal ingås.

I det följande kommer vi att förklara vad man bör tänka på vid utformning av ett systemunderhållsavtal.

Tydliggör omfånget

System kan vara av olika slag och omfånget kan variera. Om omfånget av systemet inte är tydligt definierat kan det uppstå missförstånd mellan uppdragsgivaren och uppdragstagaren, vilket kan leda till problem.

Därför är det viktigt att tydligt definiera omfånget av underhållet i systemunderhållsavtalet.

För klausuler om omfånget kan följande exempelvis övervägas:

Paragraf ● (Syfte)
Uppdragsgivaren ger uppdraget att underhålla systemet ●●●● (härefter kallat “detta system”), som används för uppdragsgivarens kunder, till uppdragstagaren, och uppdragstagaren accepterar detta uppdrag.

Tydliggör vilka uppgifter som ingår

Som nämnts ovan kan underhåll innefatta olika typer av arbetsuppgifter.

Därför är det viktigt att tydligt definiera vilka uppgifter som ingår i underhållet i systemunderhållsavtalet.

För klausuler om vilka uppgifter som ingår kan följande exempelvis övervägas:

Paragraf ● (Arbetsinnehåll)
1. Uppdragstagaren ska utföra detta arbete enligt uppdragsgivarens instruktioner, och innehållet i detta arbete ska vara som definierat i följande punkter:
(1) Undersökning och analys av orsaken till detta systems fel
(2) Återställningsarbete på grund av problem orsakade av detta systems fel
(3) Svar på frågor om hur detta system ska användas och drivas
(4) Stöd för relaterade uppgifter i samband med ovanstående punkter
2. Uppdragstagaren och uppdragsgivaren bekräftar att arbetsuppgifter som inte definieras i föregående punkter (inklusive men inte begränsat till följande punkter) inte ingår i detta arbete. Uppdragsgivaren kan begära uppdragstagaren att mot betalning utföra arbetsuppgifter som inte definieras i föregående punkter, efter samråd mellan parterna.
(1) Ändring av detta systems specifikationer och andra utvecklingsuppgifter
(2) ●● arbete

Tydliggör tidpunkten och metoden för underhållsarbetet

Det kan hända att buggar eller fel uppstår i systemet vid oväntade tidpunkter.

Men det kan också hända att den som utför underhållsarbetet inte kan göra det på grund av personalbrist eller andra arbetsuppgifter.

Eftersom systemåterställning bör utföras så snabbt som möjligt är det också viktigt att tydligt definiera kommunikationsmetoden i förväg.

För klausuler om tidpunkten och metoden för underhållsarbetet kan följande exempelvis övervägas:

Paragraf ● (Metod och tid för svar)
1. Metoden för att svara på detta arbete ska vara via telefon eller e-post.
2. Om det är nödvändigt att skicka personal från uppdragstagaren för att utföra detta arbete, ska uppdragsgivaren bära kostnaderna för detta.
3. Utöver föregående punkt, om det är nödvändigt att skicka personal från uppdragstagaren eller en tredje part för att utföra detta arbete, eller om uppdragsgivaren önskar detta, ska uppdragsgivaren bära kostnaderna för detta.
4. Tiden för att svara på detta arbete ska vara från kl. ● på vardagar till kl. ●. Men om det är nödvändigt att svara utanför dessa tider, kan uppdragsgivaren begära att uppdragstagaren utför detta arbete utanför dessa tider genom att betala en extra kostnad som uppdragstagaren har fastställt.

Viktiga klausuler i systemunderhållsavtal och deras förklaring

I det föregående har vi förklarat särskilt viktiga klausuler i systemunderhållsavtal, men nedan kommer vi att förklara andra viktiga klausuler i systemunderhållsavtal.

Klausuler om uppdragsavgifter

Klausuler om pengar har en hög potential att bli problematiska, så det är viktigt att tydligt definiera klausuler om uppdragsavgifter.

Förutom att fastställa beloppet och den specifika beräkningsmetoden för uppdragsavgiften, kan det vara bra att också fastställa tidpunkten för betalning av uppdragsavgiften.

Klausuler om sekretess

När man utför systemunderhåll kan det hända att entreprenören kommer i kontakt med uppdragsgivarens konfidentiella information under processen.

Därför kan det vara värt att överväga att fastställa en klausul om sekretess för att skydda uppdragsgivarens konfidentiella information.

Klausuler om skydd av personuppgifter

När man utför systemunderhåll, om systemet är ett kundhanteringssystem, kan det hända att entreprenören kommer i kontakt med kundens personuppgifter som uppdragsgivaren innehar under processen.

Därför kan det vara värt att överväga att fastställa en klausul om skydd av personuppgifter för att skydda kundens personuppgifter som uppdragsgivaren innehar.

Klausuler om arbetsplats

Beroende på innehållet i systemunderhållsarbetet kan det hända att entreprenören behöver utföra arbetet på uppdragsgivarens kontor.

Därför kan det vara nödvändigt att fastställa en klausul om arbetsplatsen för att entreprenören ska kunna utföra underhållsarbetet smidigt.

Klausuler om skadestånd

När det gäller systemunderhåll kan det hända att en oförutsedd situation uppstår där entreprenörens underhållsarbete inte går bra och uppdragsgivaren lider skada.

I fall där systemet är inblandat kan skadan potentiellt bli mycket större, så det kan vara värt att tydligt definiera skadans omfattning i skadeståndsklausulen.

Det kan också vara värt att överväga att sätta en gräns för beloppet av skadestånd, till exempel genom att begränsa det till omfånget av uppdragsavgiften.

Sammanfattning

Vi har förklarat de punkter som bör beaktas i systemunderhållsavtal för företag och ingenjörer som överväger att ingå sådana avtal.

I systemunderhållsavtal är det viktigt att förstå de allmänna uppgifterna i systemunderhåll och att identifiera de punkter som bör kontrolleras innan avtalet utformas och ingås.

För dem som överväger att skapa ett systemunderhållsavtal eller att ingå ett sådant avtal rekommenderar vi att du först konsulterar en advokat med specialistkunskaper.

Information om åtgärder från vår byrå

Monolis juridiska byrå är en advokatbyrå med hög expertis inom IT, särskilt internet och lag. Vid säker användning av bidragsbyråtjänster är det nödvändigt att skapa ett kontrakt. På vår byrå skapar och granskar vi kontrakt för olika ärenden, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange Prime till startup-företag. Om du har problem med kontrakt, vänligen se artikeln nedan.

https://monolith.law/contractcreation[ja]