การจ้างงานชาวต่างชาติในญี่ปุ่น: คู่มือกฎหมายเกี่ยวกับวีซ่าการทํางานและสถานะการพํานักที่บริษัทควรปฏิบัติตาม

ในยุคที่การแข่งขันในตลาดโลกกำลังรุนแรงขึ้น การรักษาการเติบโตอย่างยั่งยืนและการสร้างนวัตกรรมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทญี่ปุ่น ซึ่งไม่ว่าจะเป็นบุคลากรชาติใด การมีบุคลากรที่เป็นเลิศเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม กระบวนการจ้างงานชาวต่างชาติไม่ได้จำกัดอยู่แค่กิจกรรมการจ้างงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกระบวนการทางกฎหมายที่ต้องเข้าใจและปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ซับซ้อน เช่น กฎหมายการควบคุมการเข้าออกประเทศและการรับรองผู้ลี้ภัยของญี่ปุ่น (ต่อไปนี้จะเรียกว่า ‘กฎหมายการเข้าออกประเทศของญี่ปุ่น’) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คำว่า ‘วีซ่า’ ที่เราใช้กันทั่วไปนั้น ในทางกฎหมายแล้วประกอบด้วย ‘วีซ่า’ ที่สถานทูตญี่ปุ่นในต่างประเทศออกให้ และ ‘สถานะการพำนัก’ ที่หน่วยงานการจัดการการเข้าออกประเทศและการพำนักในญี่ปุ่นอนุญาต ซึ่งเป็นสองระบบที่แตกต่างกัน การเข้าใจความแตกต่างนี้เป็นขั้นตอนแรก บทความนี้มีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือแก่ผู้ที่รับผิดชอบในการจ้างงานชาวต่างชาติในบริษัทญี่ปุ่น เพื่อให้พวกเขาเข้าใจภาพรวมของกระบวนการและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น โดยเริ่มจากการจำแนกประเภทของสถานะการพำนักพื้นฐาน ไปจนถึงกระบวนการขอ ‘ใบรับรองการรับรองสถานะการพำนัก’ เพื่อจ้างบุคลากรที่อยู่ต่างประเทศ ข้อกำหนดเอกสารที่ต้องส่งตามขนาดของบริษัท และโทษที่รุนแรงที่บริษัทอาจเผชิญหากละเลยการปฏิบัติตามกฎหมาย โดยอ้างอิงจากกฎหมายของญี่ปุ่นอย่างละเอียดและครอบคลุม

พื้นฐานของวีซ่าและสถานะการพำนัก: ฐานทางกฎหมายสำหรับการทำงานในญี่ปุ่น

เมื่อจ้างงานชาวต่างชาติ สิ่งแรกที่ควรเข้าใจคือความแตกต่างทางกฎหมายระหว่าง “วีซ่า” และ “สถานะการพำนัก” วีซ่าคือเอกสารที่คล้ายกับหนังสือแนะนำ ซึ่งสถานทูตหรือกงสุลใหญ่ของญี่ปุ่นในต่างประเทศออกให้ เพื่อยืนยันว่าหนังสือเดินทางของบุคคลนั้นมีความถูกต้องและไม่มีอุปสรรคในการเข้าประเทศญี่ปุ่น ในขณะที่สถานะการพำนักเป็นคุณสมบัติทางกฎหมายที่จำเป็นสำหรับชาวต่างชาติในการลงจอดและพำนักในญี่ปุ่น ซึ่งกำหนดกิจกรรมที่สามารถทำได้และระยะเวลาที่สามารถพำนักได้ สถานะการพำนักนี้ถูกจัดการโดยสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองซึ่งเป็นหน่วยงานภายนอกของกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่น และเป็นรากฐานของกิจกรรมภายในประเทศญี่ปุ่น

จากมุมมองของผู้ที่รับผิดชอบการจ้างงานในบริษัท สถานะการพำนักสามารถจำแนกได้เป็นสามกลุ่มใหญ่ตามการอนุญาตให้ทำงาน

ประการแรกคือ “สถานะการพำนักที่ไม่มีข้อจำกัดในการทำงาน” สถานะเหล่านี้ได้แก่ ผู้ที่ได้รับสถานะการพำนักถาวร คู่สมรสของคนญี่ปุ่น คู่สมรสของผู้ที่ได้รับสถานะการพำนักถาวร และผู้ที่ได้รับสถานะการพำนักอย่างถาวร บุคคลเหล่านี้สามารถจ้างงานได้ในทุกประเภทอาชีพเหมือนกับคนญี่ปุ่น เนื่องจากไม่มีข้อจำกัดทางกฎหมายในกิจกรรมที่ทำได้

ประการที่สองคือ “สถานะการพำนักที่อนุญาตให้ทำงานภายในขอบเขตที่กำหนด” นี่คือหมวดหมู่ที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการจ้างงานชาวต่างชาติที่ทำงานในสาขาวิชาชีพหรือเทคนิค ตัวอย่างเช่น วีซ่า “ทักษะทางเทคนิค ความรู้ทางมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” สำหรับวิศวกรทางวิทยาศาสตร์ ผู้รับผิดชอบการวางแผนและการตลาดทางศิลปศาสตร์ และล่าม วีซ่า “การโอนย้ายภายในบริษัท” สำหรับผู้ที่ถูกโอนย้ายจากบริษัทแม่หรือสาขาในต่างประเทศ และวีซ่า “ทักษะ” สำหรับพ่อครัวอาหารต่างประเทศ เป็นต้น จุดสำคัญของหมวดหมู่นี้คือมีข้อจำกัดที่เข้มงวดว่าต้องทำกิจกรรมเฉพาะที่ได้รับอนุญาตภายในขอบเขตของสถานะการพำนักที่ได้รับ

ประการที่สามคือ “สถานะการพำนักที่หลักการแล้วไม่อนุญาตให้ทำงาน” สถานะเหล่านี้รวมถึง “การศึกษา” “การพำนักของครอบครัว” “กิจกรรมทางวัฒนธรรม” และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม หากบุคคลที่มีสถานะการพำนักเหล่านี้ได้รับ “การอนุญาตให้ทำกิจกรรมนอกเหนือจากสถานะการพำนัก” จากสำนักงานการตรวจคนเข้าเมือง พวกเขาอาจได้รับอนุญาตให้ทำงานอย่างมีข้อยกเว้น ตามมาตรา 19 ข้อ 2 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น ตัวอย่างเช่น นักศึกษาที่มีสถานะการพำนัก “การศึกษา” สามารถทำงานพาร์ทไทม์ได้ไม่เกิน 28 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หากได้รับการอนุญาตนี้ บริษัทที่จ้างงานชาวต่างชาติในหมวดหมู่นี้จำเป็นต้องตรวจสอบการอนุญาตให้ทำกิจกรรมนอกเหนือจากสถานะการพำนักและขอบเขตของเวลาที่ได้รับอนุญาตจากบัตรพำนักอย่างละเอียด

การเข้าใจการจำแนกประเภทเหล่านี้เป็นพื้นฐานสำคัญในการตัดสินใจว่าผู้สมัครสามารถทำงานได้อย่างถูกกฎหมายหรือไม่ ด้านล่างนี้คือตารางที่เปรียบเทียบแนวคิดเหล่านี้

การจ้างงานบุคลากรจากต่างประเทศ: ขั้นตอนการยื่นคำร้องเพื่อขอใบรับรองการยืนยันสถานะการพำนักในญี่ปุ่น

เมื่อต้องการจ้างงานบุคคลต่างด้าวที่อาศัยอยู่ในต่างประเทศมาทำงานในญี่ปุ่น ขั้นตอนมาตรฐานที่ต้องดำเนินการคือ “การยื่นคำร้องเพื่อขอใบรับรองการยืนยันสถานะการพำนัก” ใบรับรองนี้ถูกกำหนดไว้ในมาตรา 7-2 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น ซึ่งเป็นการรับรองล่วงหน้าจากกระทรวงยุติธรรมว่ากิจกรรมที่บุคคลต่างด้าววางแผนจะทำในญี่ปุ่นนั้นสอดคล้องกับข้อกำหนดของสถานะการพำนักที่กำหนดไว้ ระบบนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อทำให้กระบวนการขอวีซ่าที่สถานทูตหรือกงสุลใหญ่ของญี่ปุ่นในต่างประเทศและการตรวจสอบการเข้าประเทศที่สนามบินของญี่ปุ่นเป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนการดำเนินการนี้ประกอบด้วย 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. การยื่นคำร้องในประเทศญี่ปุ่น: ขั้นแรก บริษัทที่รับเข้าทำงานจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนและยื่นคำร้องขอใบรับรองการยืนยันสถานะการพำนักไปยังสำนักงานการควบคุมการเข้าเมืองและการพำนักที่มีเขตอำนาจศาลเหนือที่ตั้งของบริษัท การยื่นคำร้องนี้ โดยทั่วไปจะดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบของบริษัทในญี่ปุ่นหรือทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารงานที่ได้รับมอบหมาย
2. การตรวจสอบโดยสำนักงานการควบคุมการเข้าเมืองและการพำนัก: เมื่อคำร้องได้รับการยอมรับ พนักงานตรวจสอบของสำนักงานการควบคุมการเข้าเมืองและการพำนักจะตรวจสอบเอกสารที่ยื่นมาว่าความมั่นคงและความต่อเนื่องของบริษัท ประวัติการศึกษาและการทำงานของบุคคลนั้น รวมถึงงานที่วางแผนจะทำในญี่ปุ่นนั้นสอดคล้องกับเกณฑ์ของสถานะการพำนักหรือไม่ ระยะเวลาการตรวจสอบอาจแตกต่างกันไปตามเนื้อหาและช่วงเวลาที่ยื่นคำร้อง แต่โดยปกติจะใช้เวลาประมาณ 1 ถึง 3 เดือน
3. การออกและส่งใบรับรอง: หากผลการตรวจสอบพบว่าตรงตามข้อกำหนด ใบรับรองการยืนยันสถานะการพำนักจะถูกออกให้ (ในกรณีที่ยื่นคำร้องออนไลน์หรือลงทะเบียนผู้ใช้ออนไลน์ จะได้รับใบรับรองทางอีเมล) บริษัทจะต้องส่งต้นฉบับใบรับรองทางไปรษณีย์ระหว่างประเทศไปยังบุคคลต่างด้าวที่อยู่ต่างประเทศ หรือในกรณีที่ได้รับใบรับรองทางอีเมล จะต้องส่งต่ออีเมลนั้นไปยังบุคคลต่างด้าว
4. การยื่นคำร้องขอวีซ่าที่สถานทูต: บุคคลต่างด้าวที่ได้รับใบรับรองการยืนยันสถานะการพำนักจะต้องยื่นคำร้องขอวีซ่าที่สถานทูตหรือกงสุลใหญ่ของญี่ปุ่นในประเทศที่ตนเองอาศัยอยู่ โดยการนำใบรับรองที่ได้รับหรืออีเมลที่บริษัทส่งต่อมาแสดง ซึ่งจะถือว่าการตรวจสอบทางเนื้อหาได้เสร็จสิ้นในญี่ปุ่นแล้ว ดังนั้นวีซ่าจะถูกออกอย่างรวดเร็วโดยปกติภายใน 5 วันทำการ
5. การเข้าประเทศญี่ปุ่นและการออกบัตรพำนัก: หลังจากได้รับวีซ่า บุคคลต่างด้าวจะเดินทางมายังญี่ปุ่น สิ่งที่ต้องระวังคือ ใบรับรองการยืนยันสถานะการพำนักมีอายุการใช้งานเพียง 3 เดือนนับจากวันที่ออก และต้องเดินทางเข้าญี่ปุ่นภายในระยะเวลานี้ ในขั้นตอนการตรวจสอบการเข้าประเทศที่สนามบินของญี่ปุ่น จะต้องนำหนังสือเดินทาง วีซ่า และใบรับรองการยืนยันสถานะการพำนักมาแสดง หากเป็นที่สนามบินฮาเนดะ นาริตะ จูบุ คันไซ ชินชิโตเซ ฮิโรชิมะ หรือฟุกุโอกะ จะได้รับบัตรพำนักทันทีที่นั่น ส่วนที่สนามบินหรือท่าเรืออื่นๆ จะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่แจ้งไว้หลังจากเข้าประเทศ บัตรพำนักนี้จะเป็นเอกสารยืนยันตัวตนอย่างเป็นทางการในญี่ปุ่น

กระบวนการสองขั้นตอนนี้มีพื้นฐานอยู่บนการออกแบบที่เหมาะสม โดยการรวมการตรวจสอบที่เป็นเนื้อหาไว้ที่สำนักงานการควบคุมการเข้าเมืองและการพำนักภายในประเทศญี่ปุ่น ซึ่งช่วยลดภาระของสถานทูตและกงสุลใหญ่ในต่างประเทศ พร้อมทั้งเพิ่มความสามารถในการคาดการณ์สำหรับทั้งนายจ้างและบุคคลต่างด้าว ด้วยวิธีนี้ จึงสามารถป้องกันไม่ให้บุคคลต่างด้าวที่เดินทางมายังญี่ปุ่นด้วยเวลาและค่าใช้จ่ายมากมายถูกปฏิเสธไม่ให้เข้าประเทศที่ด่านตรวจคนเข้าเมืองของญี่ปุ่นได้

การจำแนกประเภทของบริษัทตามขนาดและคำจำกัดความทั้ง 4 ประเภท

ในการยื่นขอวีซ่าทำงานในญี่ปุ่น สำนักงานบริหารการเข้าเมืองและการพำนักจะจัดหมวดหมู่บริษัทหรือองค์กรที่รับคนต่างชาติเข้าทำงานตามขนาดและความน่าเชื่อถือเป็น 4 ประเภท การจำแนกประเภทนี้เป็นกลไกทางการบริหารเพื่อกำหนดระดับความง่ายในการดำเนินการยื่นขอ และปริมาณเอกสารที่ต้องส่งมีความแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับประเภทที่บริษัทนั้นๆ อยู่ การทราบว่าบริษัทของตนเองอยู่ในประเภทใดเป็นกุญแจสำคัญในการเตรียมการยื่นขออย่างราบรื่น

ประเภทที่ 1 คือ กลุ่มที่มีความน่าเชื่อถือสูงที่สุด ได้แก่ บริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของญี่ปุ่น บริษัทประกันภัยแบบสหกรณ์ หน่วยงานของรัฐหรือท้องถิ่น และนิติบุคคลสาธารณะอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน องค์กรเหล่านี้ถือว่ามีความน่าเชื่อถือสูงในสังคมและมีฐานการบริหารที่มั่นคง จึงได้รับการยกเว้นเอกสารที่ต้องส่งเมื่อยื่นขออย่างมาก

ประเภทที่ 2 ครอบคลุมบริษัทขนาดใหญ่ที่มีความมั่นคงแต่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ หลักเกณฑ์ในการจำแนกประเภทนี้คือ บริษัทที่มีจำนวนภาษีที่ถูกหักที่แหล่งที่มาของรายได้ตาม “ตารางสรุปรายงานภาษีที่กำหนดตามกฎหมาย” ของปีก่อนหน้ามีมูลค่ามากกว่า 10 ล้านเยน นอกจากนี้ หากบริษัทมีจำนวนภาษีที่ถูกหักน้อยกว่าเกณฑ์นี้ แต่ได้รับการอนุมัติให้ใช้ “ระบบยื่นขอวีซ่าออนไลน์” จากสำนักงานบริหารการเข้าเมืองและการพำนัก ก็จะถูกจัดอยู่ในประเภทที่ 2 เช่นกัน

ประเภทที่ 3 ส่วนใหญ่เป็นบริษัทขนาดกลางและขนาดเล็ก ได้แก่ บริษัทที่ได้ยื่น “ตารางสรุปรายงานภาษีที่กำหนดตามกฎหมาย” ของปีก่อนหน้าให้กับสำนักงานภาษีและมีจำนวนภาษีที่ถูกหักน้อยกว่า 10 ล้านเยน บริษัทส่วนใหญ่ในญี่ปุ่นถูกจัดอยู่ในประเภทนี้

ประเภทที่ 4 คือ บริษัทหรือบุคคลที่ไม่อยู่ในประเภทใดๆ ที่กล่าวมาข้างต้น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดที่สุดคือ บริษัทที่เพิ่งจัดตั้งใหม่ บริษัทเหล่านี้ยังไม่ได้จบปีการเงินและยังไม่ได้ยื่น “ตารางสรุปรายงานภาษีที่กำหนดตามกฎหมาย” จึงต้องพิสูจน์ความมั่นคงและความต่อเนื่องของธุรกิจด้วยเอกสารอื่นๆ

ระบบการจำแนกประเภทนี้มีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบ บริษัทที่อยู่ในประเภทที่ 1 และ 2 มีความมั่นคงในธุรกิจที่ได้รับการพิสูจน์แล้วจากตัวชี้วัดที่เป็นทางการหรือเป็นกลาง ดังนั้น การตรวจสอบจะมุ่งเน้นไปที่ความเหมาะสมของบุคคลต่างชาติเป็นหลัก ในขณะที่บริษัทในประเภทที่ 3 และโดยเฉพาะประเภทที่ 4 จะต้องตรวจสอบไม่เพียงแต่บุคคลต่างชาติเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเนื้อหาและสถานะทางการเงินของบริษัทที่รับเข้าทำงานด้วย ซึ่งจะต้องมีเอกสารพิสูจน์ที่มากขึ้น

ด้านล่างนี้คือตารางที่สรุปคำจำกัดความและตัวอย่างของแต่ละประเภท

เอกสารที่บริษัทต้องเตรียมตามหมวดหมู่

เอกสารที่บริษัทต้องเตรียมเมื่อยื่นขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก (Certificate of Eligibility) ในญี่ปุ่นจะแตกต่างกันไปตาม 4 หมวดหมู่ที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ ที่นี่เราจะอธิบายเอกสารที่จำเป็นโดยใช้สถานะการพำนักประเภท “เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” ซึ่งเป็นสถานะที่หลายบริษัทใช้เป็นตัวอย่าง

ก่อนอื่น มีเอกสารที่ทุกหมวดหมู่ต้องยื่นร่วมกัน ซึ่งเป็นเอกสารพื้นฐานสำหรับการยื่นขอ

• แบบฟอร์มขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก: ดาวน์โหลดแบบฟอร์มล่าสุดจากเว็บไซต์ของสำนักงานบริหารการเข้าเมืองและการพำนัก (https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• รูปถ่าย: รูปถ่ายของผู้สมัครที่ติดแบบฟอร์ม ต้องเป็นรูปที่ตรงตามมาตรฐานที่กำหนดไว้
• ซองจดหมายสำหรับการตอบกลับ: ใช้สำหรับแจ้งผลการพิจารณา ต้องระบุที่อยู่และติดแสตมป์ไปรษณีย์สำหรับจดหมายลงทะเบียน
• สำเนาใบแจ้งเงื่อนไขการทำงานหรือสัญญาจ้างงาน: เอกสารที่ระบุรายละเอียดเงื่อนไขการทำงาน เช่น ลักษณะงาน ค่าจ้าง เวลาทำงาน ฯลฯ
• เอกสารที่พิสูจน์ประวัติการศึกษาและประสบการณ์การทำงานของผู้สมัคร: เช่น ใบรับรองการจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัย หรือประวัติการทำงานที่บันทึกประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมา

ต่อไปนี้คือเอกสารที่บริษัทต้องยื่นเพิ่มเติมเพื่อพิสูจน์หมวดหมู่ของบริษัท นอกเหนือจากเอกสารที่ยื่นร่วมกันข้างต้น

บริษัทในหมวดหมู่ที่ 1 ต้องยื่นเอกสารใดเอกสารหนึ่งต่อไปนี้เพื่อพิสูจน์สถานะของตน

• สำเนาของรายงานประจำฤดูกาลหรือเอกสารที่พิสูจน์ว่าบริษัทได้รับการจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของญี่ปุ่น
• สำเนาเอกสารที่พิสูจน์ว่าได้รับอนุญาตให้จัดตั้งจากหน่วยงานรัฐที่รับผิดชอบ

บริษัทในหมวดหมู่ที่ 2 และหมวดหมู่ที่ 3 ต้องยื่นเอกสารต่อไปนี้เพื่อแสดงขนาดของธุรกิจ

• สำเนาของตารางสรุปเอกสารทางกฎหมายที่รวบรวมใบหักภาษีที่แหล่งที่มาของรายได้ของพนักงานในปีก่อนหน้า (ต้องมีตราประทับรับจากสำนักงานภาษี)

สำหรับบริษัทในหมวดหมู่ที่ 4 ซึ่งยังไม่มีประวัติการจ่ายภาษี จำเป็นต้องแสดงความมั่นคงและความต่อเนื่องของธุรกิจอย่างเป็นกลาง ดังนั้นจึงต้องยื่นเอกสารมากกว่าบริษัทในหมวดหมู่ที่ 3 โดยทั่วไปจะยื่นเอกสารต่อไปนี้

• แผนธุรกิจ: เอกสารที่อธิบายเนื้อหาธุรกิจอย่างเฉพาะเจาะจง รวมถึงคาดการณ์รายได้ และเหตุผลที่จำเป็นต้องจ้างคนต่างชาตินั้น
• ใบรับรองการจดทะเบียนบริษัท: เอกสารทางการที่ออกโดยสำนักงานทะเบียนธุรกิจ ซึ่งพิสูจน์ข้อมูลพื้นฐานของบริษัท
• สำเนาเอกสารการตัดบัญชีของปีงบประมาณล่าสุด: ยื่นในกรณีที่บริษัทได้ผ่านรอบการตัดบัญชีอย่างน้อยหนึ่งครั้งหลังจากการจัดตั้ง หากเป็นบริษัทใหม่ที่ยังไม่มีเอกสารการตัดบัญชี จำเป็นต้องอธิบายเหตุผล

ความแตกต่างของความต้องการเอกสารนี้สะท้อนถึงหลักการประเมินความเสี่ยงของสำนักงานบริหารการเข้าเมืองและการพำนัก สำหรับบริษัทในหมวดหมู่ที่ 1 และหมวดหมู่ที่ 2 ความน่าเชื่อถือของธุรกิจได้รับการยืนยันแล้ว ดังนั้นการตรวจสอบจะมุ่งเน้นไปที่คุณสมบัติส่วนบุคคลของผู้สมัคร อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทในหมวดหมู่ที่ 3 และโดยเฉพาะหมวดหมู่ที่ 4 ผู้ตรวจสอบจะต้องพิจารณาไม่เพียงแต่ผู้สมัครเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสามารถของบริษัทในการจ้างงานคนต่างชาติอย่างมั่นคงและต่อเนื่อง รวมทั้งความถูกต้องและความเป็นจริงของธุรกิจเอง ดังนั้น โดยเฉพาะสำหรับบริษัทใหม่ในหมวดหมู่ที่ 4 การยื่นขอสถานะการพำนักไม่เพียงแต่เป็นขั้นตอนการจ้างงานเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสในการพิสูจน์ความถูกต้องและศักยภาพในอนาคตของธุรกิจต่อหน่วยงานรัฐอีกด้วย

ความเสี่ยงของการกระทำความผิดในการสนับสนุนการทำงานผิดกฎหมายภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

บริษัทที่จ้างงานชาวต่างชาติในญี่ปุ่นจะต้องเข้าใจระบบการอยู่อาศัยอย่างถูกต้องและดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังต้องปฏิบัติตามกฎหมายอย่างต่อเนื่องในระหว่างระยะเวลาการจ้างงาน หากละเลยหน้าที่นี้ บริษัทอาจต้องเผชิญกับความเสี่ยงทางกฎหมายที่ร้ายแรงภายใต้ความผิดในการสนับสนุนการทำงานผิดกฎหมาย ซึ่งกำหนดไว้ในมาตรา 73-2 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น และมีบทลงโทษที่รุนแรงสำหรับผู้ที่ทำให้เกิดการทำงานผิดกฎหมาย

การกระทำที่อาจนำไปสู่ความผิดในการสนับสนุนการทำงานผิดกฎหมายมักจะแบ่งออกเป็นสามประเภทหลัก ประการแรกคือการจ้างงานชาวต่างชาติที่อยู่อาศัยในญี่ปุ่นอย่างผิดกฎหมายหรือไม่ได้รับอนุญาตให้ทำงานตามสถานะการอยู่อาศัย (เช่น การพำนักชั่วคราว) ประการที่สองคือการให้ชาวต่างชาติทำงานเกินขอบเขตที่กำหนดไว้ในสถานะการอยู่อาศัย ตัวอย่างเช่น การให้วิศวกรที่มีสถานะการอยู่อาศัย ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ทำงานหลักเป็นงานภายในโรงงานที่ไม่ต้องการความรู้เฉพาะทาง ประการที่สามคือการให้ชาวต่างชาติทำงานเกินเวลาที่กำหนดไว้ในการอนุญาตการทำงานนอกสถานะการอยู่อาศัย ตัวอย่างเช่น การให้นักศึกษาต่างชาติที่มีข้อจำกัดการทำงาน 28 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

หากมีการกระทำผิดเหล่านี้ ผู้ประกอบการอาจถูกลงโทษด้วย ‘จำคุกไม่เกิน 3 ปีหรือปรับไม่เกิน 3 ล้านเยน หรือทั้งจำทั้งปรับ’ นอกจากนี้ ตามกฎหมายญี่ปุ่น ไม่เพียงแต่ผู้ที่กระทำผิดโดยตรงเท่านั้น แต่นิติบุคคลเองก็อาจต้องเผชิญกับบทลงโทษทางการเงินเนื่องจากมีกฎหมายที่กำหนดให้ทั้งบุคคลและนิติบุคคลต้องรับผิดชอบ ซึ่งหมายความว่าบริษัทจะต้องรับผิดชอบในฐานะองค์กรทั้งหมด

สิ่งที่บริษัทควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษคือการจัดการกับ ‘ความประมาท’ ตามกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น กฎหมายระบุว่าการอ้างว่า ‘ไม่ทราบว่าเป็นการกระทำที่เข้าข่ายการทำงานผิดกฎหมาย’ โดยทั่วไปจะไม่ถือเป็นเหตุผลในการยกเว้นความรับผิด อย่างไรก็ตาม หากไม่มีความประมาทในการไม่ทราบเรื่องนั้น อาจจะไม่ถูกลงโทษ นี่หมายความว่ามีหน้าที่อย่างแข็งขันให้บริษัทต้องตรวจสอบสถานะการอยู่อาศัยและความเป็นไปได้ในการทำงานของชาวต่างชาติที่ต้องการจ้างงานอย่างรอบคอบ เช่น การตรวจสอบต้นฉบับบัตรอยู่อาศัย หากบริษัทเพียงแค่ตรวจสอบสำเนาบัตรอยู่อาศัยหรือเชื่อคำกล่าวของบุคคลนั้นโดยไม่ตรวจสอบและทำให้เกิดการทำงานผิดกฎหมาย อาจถูกถือว่า ‘ละเลยหน้าที่ในการตรวจสอบ’ และอาจต้องเผชิญกับการลงโทษ

การตัดสินว่ามีความผิดตามความผิดในการสนับสนุนการทำงานผิดกฎหมายไม่เพียงแต่นำไปสู่การลงโทษทางกฎหมายเช่นการปรับหรือจำคุกเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อกิจกรรมทางธุรกิจของบริษัท ตัวอย่างเช่น ในกรณีของระบบการฝึกอบรมทักษะหรือระบบทักษะเฉพาะที่เป็นแรงงานสำคัญในบางภาคส่วนของอุตสาหกรรม บริษัทที่ถูกลงโทษจากความผิดในการสนับสนุนการทำงานผิดกฎหมายอาจไม่สามารถรับชาวต่างชาติผ่านระบบเหล่านี้ได้ นี่แสดงให้เห็นว่าการละเมิดกฎความปฏิบัติอาจนำไปสู่ความเสี่ยงทางการจัดการที่อาจคุกคามการดำเนินธุรกิจของบริษัทเอง

กระบวนการหลังการจ้างงาน: การแจ้งสถานะการจ้างงานของชาวต่างชาติในญี่ปุ่น

การจ้างงานชาวต่างชาติไม่ได้จบลงเพียงแค่ได้รับอนุญาตให้มีสถานะการพำนักและเริ่มงานเท่านั้น หลังจากเริ่มการจ้างงาน บริษัทยังมีหน้าที่ทางกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตาม หนึ่งในนั้นคือการยื่น “การแจ้งสถานะการจ้างงานของชาวต่างชาติ” ซึ่งเป็นขั้นตอนที่กำหนดโดยกฎหมายญี่ปุ่นที่เรียกว่า “กฎหมายเกี่ยวกับการส่งเสริมนโยบายแรงงานอย่างครอบคลุม ความมั่นคงในการจ้างงาน และการปรับปรุงชีวิตการทำงานของลูกจ้าง” ซึ่งกำหนดให้ผู้ประกอบการทุกรายต้องปฏิบัติตาม

การแจ้งนี้จำเป็นต้องทำเมื่อมีการจ้างงานชาวต่างชาติใหม่ หรือเมื่อมีชาวต่างชาติที่ถูกจ้างงานออกจากงาน โดยต้องรายงานข้อเท็จจริงดังกล่าวไปยังสำนักงานจัดหางานสาธารณะที่เกี่ยวข้อง (Hello Work) วัตถุประสงค์ของระบบนี้คือเพื่อให้รัฐบาลสามารถเข้าใจสถานการณ์การจ้างงานของชาวต่างชาติอย่างถูกต้อง และส่งเสริมการจัดการการจ้างงานที่เหมาะสม รวมถึงการสนับสนุนการหางานใหม่

วิธีการยื่นแจ้งขึ้นอยู่กับว่าชาวต่างชาตินั้นเป็นผู้ถือประกันการจ้างงานหรือไม่ หากเป็นผู้ถือประกันการจ้างงาน การยื่น “การแจ้งการได้รับสิทธิประกันการจ้างงาน” จะครอบคลุมการแจ้งสถานะการจ้างงานของชาวต่างชาติด้วย ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องยื่นเอกสารเพิ่มเติม

ในทางกลับกัน หากจ้างงานชาวต่างชาติที่ไม่ได้เป็นผู้ถือประกันการจ้างงาน เนื่องจากเงื่อนไขเช่นเวลาทำงาน จะต้องยื่น “การแจ้งสถานะการจ้างงานของชาวต่างชาติ (แบบฟอร์มที่ 3)” แบบฟอร์มนี้สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของกระทรวงสาธารณสุขและแรงงาน (https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html)

กำหนดเวลายื่นแจ้งคือสิ้นเดือนของเดือนถัดไปหลังจากเดือนที่มีการจ้างงานหรือมีการออกจากงาน หากละเลยไม่ยื่นแจ้งหรือยื่นแจ้งอย่างเท็จ อาจถูกปรับไม่เกิน 300,000 เยน ดังนั้นจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างมาก กระบวนการนี้เป็นการดำเนินการภายใต้วัตถุประสงค์ทางการบริหารที่แตกต่างกัน คือการจัดการตลาดแรงงานภายใต้การดูแลของกระทรวงสาธารณสุขและแรงงาน ซึ่งแตกต่างจากการจัดการสถานะการพำนักภายใต้การดูแลของกระทรวงยุติธรรม (สำนักงานการตรวจคนเข้าเมือง) และบริษัทจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบทั้งสองด้าน

สรุป

การจ้างงานผู้เชี่ยวชาญชาวต่างชาติเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันระดับโลกสำหรับบริษัทญี่ปุ่น อย่างไรก็ตาม การทำให้สิ่งนี้เป็นจริงต้องปฏิบัติตามกฎหมายควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่นที่ซับซ้อนและเข้มงวดเป็นเงื่อนไขหลัก ดังที่ได้กล่าวไว้ในบทความนี้ การเข้าใจสถานะการพำนักอย่างถูกต้อง การเตรียมเอกสารที่เหมาะสมตามขนาดของบริษัท และการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมายที่ร้ายแรง เช่น การกระทำผิดที่ส่งเสริมการทำงานผิดกฎหมาย เป็นความรับผิดชอบที่ทุกบริษัทต้องรับ ขั้นตอนเหล่านี้ต้องการความรู้เชี่ยวชาญและความระมัดระวังอย่างมาก หากไม่เตรียมพร้อมอย่างเพียงพอ อาจนำไปสู่การสูญเสียเวลาอย่างไม่คาดคิดและการลงโทษทางกฎหมาย

ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ พวกเรามีประสบการณ์อันยาวนานในการให้บริการทางกฎหมายเกี่ยวกับวีซ่าการทำงานและสถานะการพำนักในญี่ปุ่นแก่ลูกค้ามากมายในประเทศญี่ปุ่น จุดแข็งของเราคือความรู้ลึกซึ้งเกี่ยวกับระบบกฎหมายญี่ปุ่น รวมถึงการมีทนายความที่พูดภาษาอังกฤษและมีใบอนุญาตทนายความจากต่างประเทศหลายคนอยู่ในทีม ด้วยเหตุนี้ ทั้งเจ้าหน้าที่กฎหมายและทรัพยากรบุคคลของบริษัท รวมถึงผู้สมัครจากต่างประเทศสามารถสื่อสารได้อย่างราบรื่น ขณะที่เราให้การสนับสนุนขั้นตอนทางกฎหมายข้ามพรมแดนอย่างแม่นยำ หากคุณกำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับขั้นตอนที่ซับซ้อนในการจ้างงานชาวต่างชาติหรือการสร้างระบบการปฏิบัติตามกฎหมาย โปรดปรึกษากับเราที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ