การขอวีซ่าทํางานในญี่ปุ่น: ขั้นตอนและกลยุทธ์สําคัญตามแต่ละรูปแบบการรับสมัครพนักงานต่างชาติ

ในยุคที่โลกาภิวัตน์กำลังเร่งรัด การได้มาซึ่งบุคลากรต่างชาติที่มีความสามารถและมีหลังคาเรื่องราวที่หลากหลายกลายเป็นกลยุทธ์การบริหารที่สำคัญสำหรับบริษัทญี่ปุ่นในการรักษาความสามารถในการแข่งขันระดับนานาชาติและสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ อย่างไรก็ตาม กระบวนการจ้างงานคนต่างชาติไม่ได้จบลงเพียงแค่การดำเนินการรับสมัครเท่านั้น กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมการเข้าและออกประเทศและการรับรองผู้ลี้ภัยของญี่ปุ่น (ต่อไปนี้จะเรียกว่า “กฎหมายการเข้าเมือง”) รวมถึงกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ได้กำหนดข้อกำหนดและขั้นตอนสำหรับการทำงานของคนต่างชาติในญี่ปุ่นอย่างเข้มงวด การเข้าใจและปฏิบัติตามขั้นตอนทางกฎหมายเหล่านี้อย่างถูกต้องเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ความบกพร่องหรือความเข้าใจผิดในขั้นตอนอาจนำไปสู่ความล่าช้าอย่างมากในแผนการจ้างงานหรือในกรณีที่เลวร้ายที่สุดอาจนำไปสู่ความเสี่ยงที่สำคัญทางด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย บทความนี้จะเน้นไปที่สามรูปแบบหลักของการรับสมัครที่บริษัทต้องเผชิญเมื่อจ้างบุคลากรต่างชาติในญี่ปุ่น ได้แก่ ‘การจ้างงานนักศึกษาต่างชาติที่เพิ่งจบใหม่’ ‘การจ้างงานคนต่างชาติที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่น’ และ ‘การจ้างงานคนต่างชาติที่อาศัยอยู่ต่างประเทศ’ บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนทางกฎหมาย การเตรียมเอกสารที่จำเป็น และข้อควรระวังในการปฏิบัติงานสำหรับแต่ละสถานการณ์อย่างครอบคลุมและเฉพาะเจาะจง โดยอ้างอิงจากกฎหมายล่าสุด ด้วยวิธีนี้ บทความนี้จะให้แนวทางแก่ผู้บริหารบริษัทและผู้รับผิดชอบด้านกฎหมายและทรัพยากรบุคคลในการดำเนินกระบวนการจ้างงานอย่างมีกลยุทธ์และราบรื่น

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบวีซ่าการทำงานในญี่ปุ่น

เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการจ้างงานชาวต่างชาติ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานของระบบการมีสถานะการพำนักในญี่ปุ่นก่อน

สถานะการพำนักที่อนุญาตให้ทำงานได้ในญี่ปุ่น

กฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่นกำหนดสถานะการพำนัก ‘在留資格’ เพื่อเป็นสถานะทางกฎหมายสำหรับชาวต่างชาติที่พำนักและดำเนินกิจกรรมในญี่ปุ่น 。กิจกรรมที่สามารถทำได้ในญี่ปุ่นนั้นถูกกำหนดอย่างเข้มงวดตามสถานะการพำนักแต่ละประเภท และการทำงานที่มีรายได้ หรือการจ้างงานนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของสถานะการพำนักที่คุณมี  

สถานะการพำนักสามารถจำแนกได้เป็น 3 กลุ่มใหญ่ตามการอนุญาตให้ทำงาน กลุ่มแรกคือสถานะการพำนักที่ไม่มีข้อจำกัดในการทำงาน เช่น ‘ผู้พำนักถาวร’ หรือ ‘คู่สมรสของคนญี่ปุ่น’ ซึ่งสามารถทำงานในอาชีพใดก็ได้ตามหลักการ 。กลุ่มที่สองคือสถานะการพำนักที่มีการจำกัดกิจกรรมให้เฉพาะเจาะจง ซึ่งรวมถึงสถานะการพำนักที่บริษัทมักใช้เมื่อจ้างงานผู้เชี่ยวชาญชาวต่างชาติ เช่น ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ 。ชาวต่างชาติที่มีสถานะการพำนักนี้สามารถทำงานได้เฉพาะในขอบเขตที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น กลุ่มที่สามคือสถานะการพำนักที่โดยหลักการแล้วไม่อนุญาตให้ทำงาน เช่น ‘นักศึกษา’ หรือ ‘การพำนักระยะสั้น’ 。  

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับสถานะการพำนัก ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ซึ่งเกี่ยวข้องอย่างมากกับการจ้างงานผู้เชี่ยวชาญด้านวิชาชีพสีขาว สถานะการพำนักนี้รวมถึงสามด้านของงานดังต่อไปนี้

• เทคนิค: งานที่ต้องการเทคนิคหรือความรู้ในสาขาวิทยาศาสตร์ธรรมชาติ เช่น วิทยาศาสตร์, วิศวกรรม หรือสาขาอื่นๆ ตัวอย่างเช่น วิศวกรไอที, โปรแกรมเมอร์, วิศวกรออกแบบเครื่องจักร, นักวิจัยและพัฒนา 。  
• ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์: งานที่ต้องการความรู้ในสาขามนุษยศาสตร์ เช่น กฎหมาย, เศรษฐศาสตร์, สังคมศาสตร์ หรือสาขาอื่นๆ อาชีพเช่น การตลาด, การเงิน, กฎหมาย, ที่ปรึกษาด้านการจัดการ ต่างก็เข้าข่ายนี้ 。  
• ธุรกิจระหว่างประเทศ: งานที่ต้องการความคิดหรือความรู้สึกที่มีพื้นฐานมาจากวัฒนธรรมต่างประเทศ เช่น การแปล, การตีความ, การสอนภาษา, การทำธุรกิจกับต่างประเทศ, นักออกแบบ ฯลฯ 。  

ข้อกำหนดทั่วไปในการขอสถานะการพำนักในญี่ปุ่น

เพื่อขอสถานะการพำนักในประเภท “เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” ทั้งผู้สมัครที่เป็นชาวต่างชาติและบริษัทนายจ้างจะต้องตอบสนองตามเกณฑ์ที่กำหนดโดยคำสั่งกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่น

ข้อกำหนดแรกสำหรับผู้สมัครคือ ต้องมีประวัติการศึกษาหรือประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะไปทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต้องจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยในสาขาที่เกี่ยวข้อง หรือมีประสบการณ์การทำงานมากกว่า 10 ปีเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม สำหรับงานในประเภท “ธุรกิจระหว่างประเทศ” ที่ไม่ใช่งานแปล การตีความ หรือการสอนภาษา หากมีประสบการณ์การทำงานในงานที่เกี่ยวข้องมากกว่า 3 ปีก็ถือว่าตอบสนองข้อกำหนดได้ ในการตรวจสอบของสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการสถานะการพำนัก จะมีการพิจารณาอย่างเข้มงวดว่ามีความเกี่ยวข้องระหว่างสาขาวิชาที่ผู้สมัครเชี่ยวชาญหรือประวัติการทำงานกับหน้าที่การงานที่จะไปทำหลังจากได้รับการจ้างงานหรือไม่

ต่อไป ข้อกำหนดสำคัญของฝั่งบริษัทคือ จำนวนเงินค่าตอบแทนและความมั่นคงทางการเงินของบริษัท ในเรื่องของค่าตอบแทน กำหนดว่าเงินเดือนที่ชาวต่างชาติได้รับจะต้องเท่ากับหรือมากกว่าเงินเดือนของพนักงานชาวญี่ปุ่นที่ทำงานในตำแหน่งเดียวกัน นี่เป็นเกณฑ์สำคัญเพื่อป้องกันการจ้างงานชาวต่างชาติด้วยค่าจ้างที่ไม่เป็นธรรมและต่ำเกินไป กฎหมายมาตรฐานการทำงานของญี่ปุ่น มาตรา 3 ยังห้ามการเลือกปฏิบัติที่เกิดจากเหตุผลของสัญชาติในเรื่องของค่าจ้างหรือเงื่อนไขการทำงานอื่นๆ และหลักการนี้ก็ถูกนำมาพิจารณาในการตรวจสอบสถานะการพำนักเช่นกัน นอกจากนี้ บริษัทที่จ้างงานจะต้องพิสูจน์ความมั่นคงและความต่อเนื่องของธุรกิจ เพื่อแสดงให้เห็นว่าบริษัทมีความสามารถในการจ้างงานชาวต่างชาติอย่างต่อเนื่องและมีความสามารถในการจ่ายเงินเดือนอย่างมั่นคง

ระบบการจำแนกประเภทบริษัทสำหรับการยื่นขอวีซ่าในญี่ปุ่น

ในกระบวนการยื่นขอวีซ่าทำงาน, สำนักงานบริหารการเข้าและออกประเทศและการพำนักในญี่ปุ่นจะจัดหมวดหมู่นายจ้างซึ่งเป็นบริษัทตามขนาดและความน่าเชื่อถือเป็น 4 ประเภท เพื่อเร่งรัดกระบวนการยื่นขอวีซ่า ประเภทของบริษัทที่ถูกจัดหมู่นี้จะมีผลต่อปริมาณเอกสารที่จำเป็นต้องยื่นของแต่ละบริษัทอย่างมาก

• ประเภทที่ 1: บริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของญี่ปุ่น, องค์กรสาธารณประโยชน์ที่ได้รับการอนุมัติจากรัฐบาล ฯลฯ
• ประเภทที่ 2: องค์กรหรือบุคคลที่มีจำนวนภาษีที่ถูกหักที่แหล่งที่มาของรายได้ตามใบสรุปรายงานทางกฎหมายของปีก่อนหน้ามากกว่า 10 ล้านเยน
• ประเภทที่ 3: องค์กรหรือบุคคลที่ได้ยื่นใบสรุปรายงานทางกฎหมายของปีก่อนหน้า (ยกเว้นประเภทที่ 2)
• ประเภทที่ 4: องค์กรหรือบุคคลที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขข้างต้น (เช่น บริษัทที่เพิ่งก่อตั้งใหม่)

บริษัทที่อยู่ในประเภทที่ 1 และ 2 ถูกมองว่ามีความน่าเชื่อถือและความมั่นคงทางการเงินสูง ดังนั้นจึงมีการลดจำนวนเอกสารที่ต้องยื่นลงอย่างมาก ในขณะที่บริษัทในประเภทที่ 3 และ 4 โดยเฉพาะบริษัทที่เพิ่งก่อตั้งใหม่ จะต้องยื่นเอกสารเพิ่มเติมมากขึ้น (เช่น แผนธุรกิจ, เอกสารการเงิน) เพื่อพิสูจน์ความมั่นคงของธุรกิจ ระบบการจำแนกประเภทนี้ไม่ได้เป็นเพียงแค่ความแตกต่างในขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่การทราบว่าบริษัทของคุณอยู่ในประเภทใดเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการวางแผนตารางเวลาการจ้างงานและการเตรียมเอกสารที่จำเป็น ตัวอย่างเช่น บริษัทสตาร์ทอัพที่อยู่ในประเภทที่ 4 จะต้องใช้เวลานานกว่าและได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดมากกว่าบริษัทที่อยู่ในประเภทที่ 1 ในการยื่นขอวีซ่าทำงาน ซึ่งจะต้องมีการวางแผนการจ้างงานที่คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ นี่เป็นปัจจัยทางกลยุทธ์ที่มีผลต่อการจัดสรรทรัพยากรทางเวลาและบุคคลในกิจกรรมการจ้างงานโดยตรง

การรับสมัครแบบต่างๆ: การจ้างงานนักศึกษาต่างชาติเป็นพนักงานใหม่ในญี่ปุ่น

การจ้างงานนักศึกษาต่างชาติที่เรียนจบจากมหาวิทยาลัยหรือวิทยาลัยเทคนิคในญี่ปุ่นเป็นพนักงานใหม่ถือเป็นโอกาสสำคัญในการได้มาซึ่งบุคลากรที่มีคุณภาพสำหรับหลายๆ บริษัท

ภาพรวมของขั้นตอน: “การขออนุญาตเปลี่ยนสถานะการพำนัก”

สถานะการพำนักประเภท “นักศึกษา” ที่นักศึกษาต่างชาติมีอยู่นั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อการศึกษา และโดยหลักการแล้วการทำงานเต็มเวลาไม่ได้รับอนุญาต ดังนั้น เพื่อเริ่มต้นการทำงานอย่างเป็นทางการที่บริษัทหลังจากสำเร็จการศึกษา จำเป็นต้องเปลี่ยนสถานะการพำนักให้เป็นประเภทที่อนุญาตให้ทำงานได้ โดยปกติจะเป็น “เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” ก่อนวันเข้าทำงาน ขั้นตอนนี้เรียกว่า “การขออนุญาตเปลี่ยนสถานะการพำนัก” ซึ่งผู้สมัครต้องดำเนินการที่สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักของภูมิภาค

กระบวนการยื่นขอและเอกสารที่จำเป็น

การยื่นขอจะต้องทำโดยนักศึกษาต่างชาติเอง แต่บริษัทที่เป็นนายจ้างจะต้องเตรียมเอกสารหลักฐานจำนวนมากที่จำเป็นสำหรับการยื่นขอและมีหน้าที่ให้ข้อมูลเหล่านั้นแก่ผู้สมัคร สามารถแบ่งเอกสารที่จำเป็นออกเป็นสองประเภทคือเอกสารที่ผู้สมัครและบริษัทต้องเตรียม

เอกสารหลักที่ผู้สมัคร (นักศึกษาต่างชาติ) ต้องเตรียมมีดังนี้

• แบบฟอร์มขออนุญาตเปลี่ยนสถานะการพำนัก
• รูปถ่ายหน้าตรงขนาด 4×3 ซม.
• หนังสือเดินทาง (พาสปอร์ต) และบัตรพำนัก (ต้องนำไปแสดงที่หน้าต่างบริการ)
• ใบรับรองการสำเร็จการศึกษาหรือใบรับรองการคาดว่าจะสำเร็จการศึกษา
• ประวัติย่อ

เอกสารหลักที่บริษัทต้องเตรียมมีดังนี้

• เอกสารที่พิสูจน์หมวดหมู่ของบริษัท (ตัวอย่าง: หากเป็นหมวดหมู่ 1 ให้เตรียมสำเนาของรายงานประจำฤดูกาล, หมวดหมู่ 2 และ 3 ให้เตรียมสำเนาของใบสำคัญรับเงินเดือนของปีก่อนหน้า)
• ใบรับรองการจดทะเบียนบริษัท
• เอกสารที่แสดงรายละเอียดของธุรกิจ (เช่น แผ่นพับบริษัท, โบรชัวร์)
• สำเนาของเอกสารการตัดบัญชีของปีล่าสุด (โดยเฉพาะสำหรับหมวดหมู่ 3 และ 4)
• สำเนาของสัญญาจ้างงานหรือเอกสารแจ้งเงื่อนไขการจ้างงาน (ที่ระบุรายละเอียดของงาน, จำนวนเงินเดือน, ระยะเวลาการจ้างงาน)

แบบฟอร์มการขออนุญาตเปลี่ยนสถานะการพำนักที่เป็นทางการสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนัก

• ชื่อเว็บไซต์: สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนัก
• ชื่อหน้าเว็บ: การขออนุญาตเปลี่ยนสถานะการพำนัก
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

หน้าต่างบริการ, ระยะเวลา, และข้อควรระวัง

การยื่นขอจะต้องทำที่หน้าต่างบริการของสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักของภูมิภาคที่ดูแลพื้นที่ที่ผู้สมัครอาศัยอยู่ ระยะเวลาการดำเนินการมาตรฐานที่สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักประกาศคือ 1 ถึง 2 เดือน แต่ในช่วงเวลาที่มีการจบการศึกษาในเดือนมีนาคมถึงเมษายน การยื่นขอมักจะมีจำนวนมาก ทำให้ระยะเวลาการตรวจสอบอาจยาวนานกว่าปกติ ดังนั้น จึงเป็นการฉลาดสำหรับบริษัทที่จะวางแผนกำหนดเวลาที่มีระยะเวลาสำรองประมาณ 2 ถึง 3 เดือน

จังหวะของการยื่นขอก็มีความสำคัญ สำหรับนักศึกษาที่จะจบการศึกษาในเดือนมีนาคม การยื่นขอมักจะเริ่มต้นได้ตั้งแต่เดือนธันวาคมของปีก่อนหน้า (อาจแตกต่างกันไปตามพื้นที่ที่ดูแล) เพื่อให้ได้รับการอนุมัติก่อนวันเข้าทำงานหลังจากจบการศึกษา บริษัทจะต้องเริ่มเตรียมการอย่างรวดเร็วทันทีที่การตัดสินใจเสนองานเสร็จสิ้น นอกจากนี้ ยังต้องระมัดระวังในการจัดการระยะเวลาการพำนักเพื่อไม่ให้สิ้นสุดลงในขณะที่การยื่นขอยังอยู่ระหว่างการพิจารณา

การรับสมัครตามประเภท: การจ้างงานคนต่างชาติที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่น

การจ้างงานคนต่างชาติที่กำลังทำงานอยู่ในญี่ปุ่นเป็นทางเลือกที่หลายบริษัทให้ความสนใจ เนื่องจากสามารถคาดหวังให้พวกเขาเป็นกำลังหลักได้ทันที กระบวนการในกรณีนี้จะแตกต่างกันไปตามสถานะการพำนักปัจจุบันของคนต่างชาติที่จะจ้าง และลักษณะงานใหม่ที่จะมอบหมายให้พวกเขาทำ

การตรวจสอบเบื้องต้น: ความสอดคล้องระหว่างลักษณะงานและสถานะการพำนัก

ขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดในการจ้างงานคือการตรวจสอบว่ากิจกรรมที่ได้รับอนุญาตภายใต้สถานะการพำนักปัจจุบันของผู้สมัครสอดคล้องกับลักษณะงานที่บริษัทของคุณต้องการให้พวกเขาทำหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากมี IT วิศวกรที่มีสถานะการพำนัก ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ถูกจ้างให้ทำงานเป็น IT วิศวกรที่บริษัทอื่น ก็มีโอกาสสูงที่กิจกรรมที่ได้รับอนุญาตจะเหมือนกัน อย่างไรก็ตาม หากจ้างวิศวกร IT เดียวกันนั้นให้ทำงานด้านการตลาด ก็อาจถูกตัดสินว่ากิจกรรมที่ได้รับอนุญาตนั้นแตกต่างกัน หากไม่ตรวจสอบขั้นตอนนี้อาจเกิดปัญหาในขั้นตอนต่อไปได้

กระบวนการในกรณีที่ลักษณะงานอยู่ในขอบเขตเดียวกัน

หากลักษณะงานหลังการเปลี่ยนงานอยู่ในขอบเขตของกิจกรรมที่ได้รับอนุญาตภายใต้สถานะการพำนักปัจจุบัน ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงสถานะการพำนักเอง อย่างไรก็ตาม ตามกฎหมาย คนต่างชาติมีหน้าที่ต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงนายจ้าง

กระบวนการนี้เรียกว่า ‘การแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสถานะการจ้างงาน’ และเป็นหน้าที่ที่กำหนดไว้ในมาตรา 19-16 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คนต่างชาติต้องแจ้งว่า ‘สิ้นสุดสัญญากับนายจ้างเดิม’ ภายใน 14 วันหลังจากลาออกจากบริษัทเดิม และต้องแจ้งว่า ‘ได้ทำสัญญากับนายจ้างใหม่’ ภายใน 14 วันหลังจากเริ่มงานกับบริษัทใหม่ การแจ้งนี้สามารถทำได้ผ่านระบบการแจ้งออนไลน์ของสำนักงานการเข้าเมืองและการจัดการการพำนัก การนำเอกสารไปยื่นที่สำนักงานการเข้าเมืองและการจัดการการพำนักท้องถิ่น หรือการส่งทางไปรษณีย์ไปยังสำนักงานการเข้าเมืองและการจัดการการพำนักโตเกียว

นอกจากนี้ แม้จะไม่ใช่หน้าที่ตามกฎหมาย แต่มีกระบวนการหนึ่งที่แนะนำอย่างยิ่งจากมุมมองการจัดการความเสี่ยงของบริษัท นั่นคือการยื่นขอ ‘ใบรับรองคุณสมบัติการทำงาน’ ใบรับรองนี้เป็นการยืนยันอย่างเป็นทางการจากสำนักงานการเข้าเมืองและการจัดการการพำนักว่าลักษณะงานใหม่ที่บริษัทใหม่อยู่ในขอบเขตของสถานะการพำนักปัจจุบัน การดำเนินการนี้เป็นเพียงการเลือกทำ แต่มีข้อดีมากมาย การต่ออายุสถานะการพำนักจะทำทุกๆ ไม่กี่ปี และในขั้นตอนการตรวจสอบนั้น กิจกรรมใหม่ที่บริษัทใหม่หลังจากการเปลี่ยนงานจะถูกตรวจสอบอีกครั้ง หากในขณะต่ออายุพบว่าลักษณะงานอยู่นอกขอบเขตของสถานะการพำนัก การต่ออายุอาจไม่ได้รับอนุญาต และพนักงานคนนั้นอาจไม่สามารถทำงานต่อไปได้ ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่ร้ายแรง การได้รับ ‘ใบรับรองคุณสมบัติการทำงาน’ ขณะเปลี่ยนงานสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงนี้ล่วงหน้าได้ นั่นคือการกำจัดความไม่แน่นอนในการยื่นขอต่ออายุในอนาคตและรับประกันความมั่นคงในการจ้างงานเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง

กระบวนการในกรณีที่ลักษณะงานแตกต่างกัน

หากลักษณะงานหลังการเปลี่ยนงานอยู่นอกขอบเขตของสถานะการพำนักปัจจุบัน (ตัวอย่างเช่น การจ้างบุคคลที่มีสถานะการพำนัก ‘การศึกษา’ เพื่อทำงานในตำแหน่งการวางแผนของบริษัท) การยื่นขอ ‘การเปลี่ยนแปลงสถานะการพำนัก’ จะกลายเป็นสิ่งจำเป็น จนกว่าจะได้รับอนุญาต ไม่สามารถให้พวกเขาทำงานใหม่ได้ กระบวนการและเอกสารที่ต้องการนั้นคล้ายคลึงกับกรณีที่จ้างนักศึกษาต่างชาติเป็นพนักงานใหม่

ข้อควรระวังในการจ้างงาน

ในการจ้างงานคนต่างชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้สมัครกำลังว่างงาน มีข้อควรระวังที่ควรทราบ กฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่นระบุว่าหากไม่มีเหตุผลที่ชอบด้วยกฎหมาย และไม่ได้ทำกิจกรรมที่ได้รับอนุญาตตามสถานะการพำนักต่อเนื่องเกิน 3 เดือน สถานะการพำนักนั้นสามารถถูกยกเลิกได้ นั่นหมายความว่าผู้สมัครที่มีช่วงเวลาว่างงานเกิน 3 เดือนอาจเสี่ยงต่อการถูกยกเลิกสถานะการพำนัก หากจ้างผู้สมัครเหล่านี้ ควรตระหนักว่าการตรวจสอบในการต่ออายุหรือเปลี่ยนแปลงสถานะการพำนักในอนาคตอาจเข้มงวดกว่าปกติ

การจ้างงานตามประเภท: กรณีการจ้างคนต่างชาติที่อาศัยอยู่ต่างประเทศ

เมื่อต้องการจ้างงานผู้เชี่ยวชาญที่อาศัยอยู่ต่างประเทศมาทำงานในประเทศญี่ปุ่น จะต้องมีขั้นตอนที่แตกต่างจากการจ้างงานภายในประเทศ

ขั้นตอนการดำเนินการ: “การยื่นขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก”

ในกรณีนี้ บริษัทที่รับเข้าทำงานในญี่ปุ่นจะต้องเป็นตัวแทนยื่นขอ “ใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก (Certificate of Eligibility, COE)” ที่สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักท้องถิ่น ใบ COE เป็นเอกสารที่รับรองว่าผู้สมัครที่เป็นคนต่างชาติมีคุณสมบัติที่เหมาะสมตามเงื่อนไขการเข้าและพำนักในญี่ปุ่น ซึ่งได้รับการตรวจสอบล่วงหน้าจากกระทรวงยุติธรรม หลังจากได้รับ COE แล้ว คนต่างชาติที่ถูกจ้างจะต้องยื่น COE ที่สถานทูตหรือกงสุลใหญ่ของญี่ปุ่นในประเทศตนเองเพื่อรับการออกวีซ่าอย่างเป็นทางการ จากนั้นจึงใช้วีซ่านั้นเดินทางเข้าญี่ปุ่นตามขั้นตอนที่กำหนด

กระบวนการยื่นขอและเอกสารที่จำเป็น

COE สามารถยื่นขอได้โดยตัวผู้สมัครหรือตัวแทนจากสถาบันที่รับเข้าทำงาน

เอกสารที่จำเป็นอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของบริษัท แต่เช่นเดียวกับกรณีการขอเปลี่ยนแปลงสถานะการพำนัก จะต้องมีทั้งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัครและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่รับเข้าทำงาน

เอกสารหลักที่บริษัทต้องเตรียมมีดังนี้

• แบบฟอร์มการยื่นขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก
• รูปถ่ายหน้าตรง (ของผู้สมัคร)
• ซองจดหมายสำหรับการตอบกลับ
• เอกสารที่ผู้สมัครส่งมา (เช่น ใบรับรองการสำเร็จการศึกษา ประวัติย่อ ประวัติการทำงาน ใบรับรองคุณวุฒิ)
• เอกสารที่พิสูจน์ประเภทของบริษัท ใบรับรองการจดทะเบียน สำเนาเอกสารการตัดบัญชีล่าสุด สำเนาสัญญาจ้างงาน ฯลฯ

แบบฟอร์มการยื่นขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนักที่เป็นทางการสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของสำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนัก

• ชื่อเว็บไซต์: สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนัก
• ชื่อหน้าเว็บ: การยื่นขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

จุดยื่นขอ ระยะเวลา และข้อควรระวัง

การยื่นขอจะต้องทำที่สำนักงานการตรวจคนเข้าเมืองและการจัดการการพำนักที่มีเขตอำนาจเหนือที่ตั้งของบริษัทที่รับเข้าทำงาน ระยะเวลาการดำเนินการมาตรฐานคือ 1 ถึง 3 เดือน ซึ่งเป็นระยะเวลาที่ยาวนานที่สุดเมื่อเทียบกับสามประเภทของการจ้างงาน ดังนั้น เมื่อวางแผนการจ้างงานจากต่างประเทศ จำเป็นต้องคำนึงถึงระยะเวลาการตรวจสอบนี้เพื่อวางแผนโครงการให้เหมาะสม

สิ่งที่ควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษคือ ระยะเวลาที่ใบ COE มีผลบังคับใช้ ใบ COE จะสูญเสียผลบังคับหากไม่เดินทางเข้าญี่ปุ่นภายใน 3 เดือนนับจากวันที่ออกใบ ผู้สมัครจะต้องได้รับวีซ่าจากประเทศตนเองและเดินทางมาญี่ปุ่นภายในระยะเวลาดังกล่าว

การเปรียบเทียบระยะเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญมากในการวางแผนกลยุทธ์การจ้างงาน ตัวอย่างเช่น หากต้องการบุคลากรภายใน 2 เดือนสำหรับตำแหน่งที่เร่งด่วน การจ้างงานจากต่างประเทศที่ต้องใช้เวลา 1 ถึง 3 เดือนในการขอ COE อาจไม่เป็นไปได้ ในกรณีนี้ การจ้างคนที่อยู่ในประเทศอาจเป็นทางเลือกที่รวดเร็วกว่า อย่างไรก็ตาม แม้ในกรณีนั้น ก็ยังมีหน้าที่ต้องแจ้งข้อมูลภายใน 14 วันหลังจากเริ่มงาน ซึ่งจำเป็นต้องมีระบบการจัดการเอกสารที่รวดเร็ว ดังนั้น การเข้าใจความต้องการทางกฎหมายและเวลาของแต่ละขั้นตอนอย่างครอบคลุม และการเลือกช่องทางการจ้างงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ จะเป็นกุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จ

การเปรียบเทียบและสรุปขั้นตอนต่างๆ

ตารางด้านล่างนี้สรุปความแตกต่างหลักของขั้นตอนการขอสถานะการพำนักสำหรับสามรูปแบบการจ้างงานที่เราได้กล่าวถึงมาแล้ว ตารางนี้จะช่วยให้ผู้รับผิดชอบของบริษัทสามารถเข้าใจประเด็นสำคัญของแต่ละสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว และวางแผนการจ้างงานที่เหมาะสมได้

สรุป

ประเทศญี่ปุ่นให้การต้อนรับผู้มีความเชี่ยวชาญและความรู้ทางเทคนิคจากต่างประเทศอย่างกระตือรือร้น แต่ระบบกฎหมายที่ควบคุมการจ้างงานเหล่านี้มีความละเอียดอ่อนและไม่ยอมรับข้อผิดพลาดในขั้นตอน การจ้างงานผู้มีความสามารถจากต่างประเทศให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องเข้าใจขั้นตอนทางกฎหมายที่ซับซ้อนเหล่านี้อย่างถูกต้องและจัดการอย่างมีแผน การได้รับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญและดำเนินการอย่างรอบคอบนั้นไม่ใช่เพียงแค่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นการลงทุนทางกลยุทธ์เพื่อรักษาทรัพยากรทางธุรกิจที่สำคัญและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมาย

สำนักงานกฎหมายมอนอลิธมีประสบการณ์อันยาวนานในการให้บริการทางกฎหมายเกี่ยวกับหัวข้อที่กล่าวถึงในบทความนี้แก่ลูกค้าหลากหลายในประเทศญี่ปุ่น จุดแข็งของเราคือความรู้ที่ลึกซึ้งเกี่ยวกับขั้นตอนการจ้างงานชาวต่างชาติ รวมถึงการมีทนายความที่พูดภาษาอังกฤษและมีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพจากต่างประเทศหลายคนอยู่ในสำนักงาน ด้วยเหตุนี้ เราจึงสามารถให้การสนับสนุนที่ละเอียดและราบรื่นแก่บริษัทที่ดำเนินธุรกิจในระดับสากล โดยไม่ติดขัดด้วยอุปสรรคทางภาษาหรือวัฒนธรรมทางกฎหมาย หากท่านกำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับขั้นตอนการขอสถานะการพำนักตามที่ได้กล่าวไว้ในบทความนี้ โปรดปรึกษากับเรา สำนักงานกฎหมายของเราพร้อมที่จะให้การสนับสนุนอย่างแข็งแกร่งทางด้านกฎหมายเพื่อการรับเข้าของพนักงานชาวต่างชาติที่มีคุณค่าของท่านอย่างราบรื่น