Japans opholdskvalifikationssystem: En forklaring på grundlæggende principper og virksomheders juridiske ansvar

For virksomheder, der udvider deres forretninger i Japan og ansætter udenlandske medarbejdere, er en præcis forståelse af det japanske ind- og udrejsesystem, især opholdskvalifikationssystemet, afgørende. Dette system fastlægger den juridiske ramme for, at udenlandske statsborgere kan opholde sig og være aktive i Japan, og overholdelse heraf er en central del af virksomheders compliance og risikostyring. Den japanske “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (herefter “Immigrationsloven”) har til formål at sikre en retfærdig forvaltning af ind- og udrejse for alle personer, der ankommer til eller forlader Japan, samt opholdet for alle udlændinge i landet. Under denne lov er udenlandske statsborgere i Japan principielt kun tilladt at opholde sig og udføre aktiviteter inden for rammerne af den “opholdskvalifikation” og den tilsvarende “opholdsperiode”, der er tildelt dem individuelt. Opholdskvalifikationen juridisk kategoriserer de aktiviteter og den status, man kan have i Japan, og bestemmer direkte muligheden og omfanget af beskæftigelse. Derfor er det yderst vigtigt for virksomheder, der ansætter udenlandske medarbejdere og ønsker at udnytte deres kompetencer fuldt ud, at forstå strukturen og principperne i dette opholdskvalifikationssystem dybtgående og håndtere de relaterede juridiske procedurer korrekt. I denne artikel vil vi forklare de grundlæggende koncepter, strukturen og virksomhedernes juridiske ansvar i forhold til at overholde systemet, baseret på specifikke love og retspraksis.

Grundprincipperne for det japanske opholdsstyringssystem

Det japanske opholdsstyringssystem bygger på princippet om ‘tilladelsesbaseret styring’, hvilket betyder, at ophold for personer med udenlandsk nationalitet ikke er en rettighed, der automatisk er sikret, men snarere noget, som den japanske stat tillader under visse betingelser baseret på sin suverænitet. Denne tankegang er grundlaget for at forstå hele systemet. Ifølge artikel 2, afsnit 2, punkt 1 i den japanske indvandringslov (Immigration Control and Refugee Recognition Act), skal udlændinge opholde sig i Japan med en opholdskvalifikation, der er fastlagt ved tilladelse til at lande eller lignende. Dette illustrerer princippet om ‘opholdskvalifikationscentrisme’, som betyder, at alle udlændinge, der opholder sig i Japan, skal have en eller anden form for opholdskvalifikation.

Desuden er der knyttet en ‘opholdsperiode’ til hver opholdskvalifikation, som er fastsat ved en forordning fra Justitsministeriet. Denne opholdsperiode er den tidsramme, hvor det er tilladt at opholde sig i Japan med den pågældende opholdskvalifikation, og det er som udgangspunkt ikke tilladt at opholde sig ud over denne periode. For at fortsætte opholdet er det nødvendigt at ansøge om fornyelse af opholdsperioden før den udløber og opnå tilladelse til dette.

Et af de vigtigste aspekter af dette system er, at den tildelte opholdskvalifikation nøje definerer omfanget af de aktiviteter, der kan udføres i Japan. Især er arbejdsaktiviteter, det vil sige aktiviteter, hvor man modtager betaling, klart adskilt efter opholdskvalifikationen i forhold til hvad der er tilladt og hvad indholdet kan være. At engagere sig i arbejdsaktiviteter ud over det tilladte omfang eller at opholde sig i landet ud over opholdsperioden betragtes som ‘ulovligt arbejde’ eller ‘ulovligt ophold’, hvilket kan føre til overtrædelse af indvandringsloven og resultere i strenge foranstaltninger såsom tvungen udvisning. Dette princip om tilladelsesbaseret styring er gentagne gange blevet bekræftet i efterfølgende retspraksis, og tildelingen og fornyelsen af opholdskvalifikationer er overladt til Justitsministerens brede skøn. Derfor kræves det ved ansøgning, at man dokumenterer opfyldelsen af de forskellige krav i overensstemmelse med lovgivningen og retningslinjerne, og individuelle omstændigheder vurderes under et bredt skøn.

Strukturen af opholdstilladelsessystemet i Japan

Det japanske opholdstilladelsessystem kan overordnet inddeles i to kategorier baseret på grundlaget for tilladelsen. Den ene kategori er opholdstilladelser, der gives på baggrund af specifikke ‘aktiviteter’, som udføres i Japan, og den anden er opholdstilladelser, der gives på baggrund af en persons ‘status eller position’. Forståelsen af denne opdeling er yderst vigtig, når man overvejer aktivitetsområdet og karrierevejen for udenlandske medarbejdere, der ansættes.

Opholdstilladelser baseret på aktivitetsindhold er defineret i Tabel 1 i den japanske immigrationslov og kan overordnet opdeles i dem, der tillader arbejde, og dem, der ikke gør. Eksempler på opholdstilladelser, der tillader arbejde, inkluderer ‘Teknik, humanvidenskab og international service’, ‘Forretningsledelse’ og ‘Færdigheder’. Personer med disse opholdstilladelser har kun tilladelse til at arbejde inden for de professionelle opgaver og aktiviteter, som deres tilladelse specificerer. For eksempel kan en ingeniør med en ‘Teknik, humanvidenskab og international service’ opholdstilladelse arbejde inden for sit ekspertiseområde, men kan generelt ikke udføre simpelt arbejde, der ikke er relateret til hans eller hendes ekspertise. Dette er karakteristisk for de strenge begrænsninger, der er på aktivitetsområdet.

På den anden side er opholdstilladelser baseret på status eller position defineret i Tabel 2 i den japanske immigrationslov og inkluderer ‘Permanent beboer’, ‘Ægtefælle til en japansk statsborger osv.’ og ‘Langvarig beboer’. Disse opholdstilladelser gives på baggrund af en persons status eller en stærk forbindelse til Japan, og der er generelt ingen begrænsninger på aktivitetsindholdet. Derfor kan personer med disse opholdstilladelser, ligesom japanske statsborgere, frit deltage i enhver lovlig arbejdsaktivitet, uanset jobtype eller branche.

Forskellen mellem disse to kategorier har en direkte indvirkning på virksomheders strategi for human resource management. Medarbejdere med opholdstilladelser baseret på aktivitetsindhold forventes at bidrage inden for deres ekspertiseområde, men kan kræve en ansøgning om ændring af opholdstilladelse ved omplacering eller ændring af jobfunktioner. I modsætning hertil kan medarbejdere med opholdstilladelser baseret på status eller position fleksibelt placeres i forskellige afdelinger og jobfunktioner i virksomheden og kan være mål for langsigtede talentudviklings- og karriereudviklingsstrategier.

Forlængelse af opholdstilladelse og ændring af opholdsstatus i Japan

Når udlændinge bosiddende i Japan ønsker at forblive i landet ud over den tilladte opholdsperiode eller ønsker at udføre aktiviteter, der adskiller sig fra dem, der er tilladt under deres nuværende status, er det nødvendigt at gennemgå de retlige procedurer for henholdsvis “forlængelse af opholdstilladelse” og “ændring af opholdsstatus”. Disse procedurer er ikke automatisk godkendte, men er underlagt den skønsmæssige vurdering af justitsministeren.

Forlængelse af opholdstilladelsen er reguleret af artikel 21 i den japanske indvandringslov (Immigration Control and Refugee Recognition Act). Ifølge denne artikel kan justitsministeren tillade forlængelse af opholdstilladelsen for en udlænding, der har ansøgt herom, “kun når der er tilstrækkelige grunde til at anse forlængelsen for passende”. Ved vurderingen af, om der er “tilstrækkelige grunde”, vil ansøgerens aktiviteter under opholdet, overholdelse af skattebetaling og offentlige forpligtelser samt generel opførsel blive omfattende vurderet. For eksempel, hvis ansøgeren har overtrådt loven eller har en kriminel historik, kan det øge sandsynligheden for, at forlængelsen af opholdstilladelsen ikke vil blive godkendt.

På den anden side er ændring af opholdsstatus baseret på artikel 20 i den japanske indvandringslov. Dette er en procedure, der kan være nødvendig, for eksempel når en person, der har opholdt sig i Japan med en “studie” opholdsstatus, bliver ansat i et japansk firma efter endt uddannelse og ønsker at arbejde under en “teknik, humanvidenskab og international service” opholdsstatus. Her kan justitsministeren også kun tillade ændring af opholdsstatus “når der er tilstrækkelige grunde til at anse ændringen for passende”, og der er ligeledes en bred skønsmargin som ved forlængelsesproceduren.

Det er vigtigt at bemærke, at afgørelsen om, hvorvidt disse ansøgninger vil blive godkendt, afhænger af den administrative myndigheds vurdering baseret på de individuelle omstændigheder. Ansøgeren skal ikke kun demonstrere, at de formelle krav er opfyldt, men også overbevisende bevise, hvorfor fortsat ophold eller ændring af aktiviteter er nødvendigt, og at det vil være acceptabelt for det japanske samfund, ved hjælp af objektive dokumenter.

Opholdstilladelse og retspraksis i Japan: Betydningen af McLean-sagen

McLean-sagen fra den 4. oktober 1978 (Showa 53) i Japans Højesteret er et af de mest betydningsfulde retslige afgørelser, der symboliserer den brede skønsmæssige beføjelse, som administrationen har i forbindelse med Japans opholdstilladelsessystem. Denne præcedens har siden da været grundlaget for den grundlæggende tankegang bag Japans ind- og udrejseadministration og viser den juridiske baggrund, som virksomheder bør forstå, når de håndterer opholdstilladelser for udenlandske medarbejdere.

Sagen drejede sig om en amerikansk statsborger, hr. McLean, der havde fået afslag på sin ansøgning om fornyelse af opholdstilladelse fra justitsministeren og derefter anlagde sag for at få omstødt afgørelsen. En af grundene til afslaget var, at hr. McLean havde deltaget i politiske aktiviteter imod Vietnamkrigen og den japansk-amerikanske sikkerhedstraktat, mens han opholdt sig i Japan.

Højesteret kom frem til flere vigtige konklusioner i denne sag. For det første fastslog retten, at Japans forfatning ikke garanterer udenlandske statsborgere retten til at indrejse eller fortsætte med at opholde sig i Japan. For det andet blev det slået fast, at det er en suveræn stats anliggende at tillade eller nægte ophold for udlændinge, samt at forny deres opholdstilladelse, og at dette ligger inden for justitsministerens brede skønsmæssige beføjelser.

For det tredje, og mest betydningsfuldt, fastslog retten, at selvom udenlandske statsborgere er berettiget til beskyttelse af grundlæggende menneskerettigheder såsom ytringsfrihed, mens de opholder sig i Japan, er dette kun inden for rammerne af “det japanske opholdstilladelsessystem”. Det betyder, at selv lovlige politiske aktiviteter kan tages i betragtning, når man vurderer fornyelse af opholdstilladelse, og at det er inden for justitsministerens skøn at afgøre, om en persons fortsatte ophold er upassende i forhold til Japans nationale interesser.

Dommen understreger, at tilladelse til ophold for udenlandske statsborgere ikke kun vurderes på baggrund af overholdelse af loven, men også ud fra en mere omfattende vurdering af, om personens samlede aktiviteter er fordelagtige for det japanske samfund og nationale interesser. For virksomheder betyder dette, at for at opretholde opholdstilladelser for udenlandske medarbejdere, skal man ikke kun fokusere på arbejdspræstation og overholdelse af compliance på arbejdspladsen, men også være opmærksom på, at medarbejdernes generelle adfærd i samfundet kan blive taget i betragtning ved vurderingen af fornyelse af opholdstilladelsen, hvilket indikerer en vigtig risikofaktor.

Overholdelse af opholdstilladelsessystemet og virksomheders juridiske ansvar i Japan

Når virksomheder ansætter udenlandsk arbejdskraft, er det ikke kun en administrativ formalitet at overholde opholdstilladelsessystemet, men det medfører også betydelige juridiske ansvar. Den japanske indvandringslov pålægger arbejdsgivere strenge kontrolforpligtelser og ansvar for at forhindre ulovligt arbejde, og manglende overholdelse kan medføre hårde straffe.

“Ulovligt arbejde” kan primært klassificeres i tre kategorier. For det første, når en person uden opholdstilladelse eller som ulovligt opholder sig efter opholdstilladelsens udløb, arbejder. For det andet, når en person med en opholdstilladelse, der i princippet ikke tillader arbejde, såsom “kortvarigt ophold” eller “studieophold”, arbejder uden tilladelse til aktiviteter uden for deres visumkategori. Og for det tredje, når en person med en arbejdstilladelse arbejder ud over de aktiviteter, der er tilladt under deres opholdskategori.

Virksomheder har en juridisk forpligtelse til at sikre, at udenlandske medarbejdere har den korrekte opholdstilladelse, der tillader dem at arbejde lovligt. Denne kontrol udføres primært ved hjælp af “opholdskortet”. Det er nødvendigt at omhyggeligt kontrollere oplysningerne i feltet “Arbejdsrestriktioner” på forsiden af opholdskortet, udløbsdatoen for opholdsperioden og indholdet af “Tilladelse til aktiviteter uden for kvalifikationer” på bagsiden.

Især bør man være opmærksom på “Forbrydelsen om at fremme ulovligt arbejde” som defineret i artikel 73-2 i den japanske indvandringslov. Denne bestemmelse pålægger straf på op til tre års fængsel eller en bøde på op til 3 millioner yen, eller begge dele, for dem, der har ladet nogen arbejde ulovligt eller har formidlet ulovligt arbejde. Et vigtigt aspekt af denne lov er, at selvom en arbejdsgiver ikke klart er bevidst om, at den ansatte udlænding er en ulovlig arbejdstager, kan arbejdsgiveren stadig blive straffet, hvis der er sket en forsømmelse, såsom manglende kontrol af opholdskortet. Med andre ord, en undskyldning som “jeg vidste det ikke” er ikke gyldig, hvis der har været forsømmelse i at udføre kontrolforpligtelserne.

Dette lovgivningssystem pålægger i praksis virksomhederne en rolle i at overvåge og supervisere indvandringskontrollen på frontlinjen. Derfor er det afgørende for virksomheder ikke kun at kontrollere opholdskortet ved ansættelse, men også at administrere opholdstilladelsens status og udløbsdatoer løbende under ansættelsen og støtte passende fornyelsesprocedurer for at opbygge et vedvarende compliance-system, som er afgørende for at undgå alvorlige forretningsrisici, herunder strafferetlige sanktioner.

Nylige eksempler på medvirken til ulovligt arbejde under japansk lov

Risikoen for virksomheder i forbindelse med medvirken til ulovligt arbejde er ikke blot teoretisk. I de senere år har der været tilfælde, selv blandt prominente virksomheder, hvor de er blevet anklaget for denne forbrydelse, hvilket viser den realistiske trussel virksomheder står overfor.

Et særligt bemærkelsesværdigt tilfælde er fra 2021, hvor fødevareproducenten Nakamuraya Co., Ltd. blev sigtet for medvirken til ulovligt arbejde. Problemet i denne sag var ikke blot ansættelsen af personer uden lovligt ophold. Virksomheden havde modtaget medarbejdere med nepalesisk statsborgerskab gennem et vikarbureau, som havde opholdstilladelse for “teknologi, humanvidenskab og international service”, men de blev sat til at arbejde på en produktion af japanske søde sager, hvilket var en simpel arbejdsopgave, der ikke var omfattet af deres opholdstilladelse.

Dette tilfælde indeholder flere vigtige lektioner for virksomheder. For det første opstår risikoen for ulovligt arbejde ikke kun ved ansættelse af personer uden opholdstilladelse, men også når man beskæftiger medarbejdere med gyldig opholdstilladelse i arbejde, der ligger uden for det tilladte område, kendt som “aktiviteter uden for kvalifikationer”. Dette er en risiko, der især kan opstå utilsigtet i store virksomheder, hvor arbejdsopgaverne er mange og varierede, og hvor beslutninger om arbejdsfordeling let kan ændres på stedet.

For det andet, ifølge rapporter, var virksomhedens ansvarlige klar over ulovligheden, men fortsatte ansættelsen på grund af mangel på arbejdskraft. Dette understreger tydeligt, at forretningsmæssige behov ikke kan retfærdiggøre overtrædelse af loven.

For det tredje viser sagen, at virksomheder, der modtager vikararbejdere (modtagerfirmaer), også kan blive holdt ansvarlige for medvirken til ulovligt arbejde. Det er ikke acceptabelt for modtagerfirmaet at forsømme sin kontrolpligt med den antagelse, at “vikarbureauet burde have tjekket”. Lignende tilfælde er rapporteret i forskellige brancher, herunder vikarbureauer, byggefirmaer og japanske sprogskoler, hvilket viser, at dette ikke er et problem begrænset til en bestemt branche. Disse tilfælde viser, at en af de mest potentielle compliance-risici for moderne virksomheder ikke kun er manglende kontrol ved ansættelse, men også manglende overensstemmelse mellem opholdstilladelse og faktiske arbejdsopgaver efter ansættelsen.

Opsummering

Som gennemgået i denne artikel, udgør det japanske opholdskvalifikationssystem en streng og systematisk ramme, der danner det juridiske grundlag for udlændinges ophold og aktiviteter i Japan. I bund og grund ligger princippet om, at ophold ikke er en rettighed, men en tilladelse, der gives efter landets skøn. For virksomheder, der ansætter udenlandsk personale og driver forretning, er en præcis forståelse og overholdelse af dette system en absolut forudsætning. Især er det afgørende for moderne virksomhedsledelse at opbygge interne kontrolsystemer for korrekt at anerkende begrænsningerne i de aktiviteter, der er fastsat af opholdskvalifikationen, og for at undgå alvorlige juridiske risici som fremme af ulovligt arbejde. Compliance er ikke en engangsprocedure ved ansættelse, men en ledelsesmæssig opgave, der skal håndteres kontinuerligt gennem hele ansættelsesperioden.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester til et stort antal klienter både indenlands og internationalt i sager relateret til den japanske immigrationslov. Vores firma beskæftiger flere eksperter, der er velbevandrede i international jura, herunder engelsktalende med udenlandske advokatlicenser. Vi kan tilbyde omfattende juridisk support, fra støtte til erhvervelse, fornyelse og ændring af opholdskvalifikationer for udenlandsk personale, til opbygning af compliance-systemer for at undgå risikoen for ulovligt arbejde, og endda administrative svar i tilfælde af nødsituationer. I en verden, hvor international human resource management bliver mere komplekst, vil vi kraftfuldt støtte din virksomheds forretning fra et juridisk perspektiv.