Den juridiske ramme for tidsbegrænsede ansættelseskontrakter i Japan: En guide for ledere

Tidsbegrænsede arbejdskontrakter er en vigtig personalestrategisk mulighed for mange virksomheder, idet de imødekommer behovene for specifikke projekter eller sæsonmæssig efterspørgsel, samt til at fastsætte prøveperioder. Denne kontraktform tilbyder store fordele ved fleksibelt at sikre den nødvendige arbejdskraft. Dog har det japanske arbejdsretssystem indført strenge juridiske reguleringer for at sikre ansættelsesstabiliteten for arbejdere på tidsbegrænsede kontrakter. Især fastsætter systemet, centreret omkring den japanske arbejdskontraktlov, vigtige regler, som virksomheder skal overholde med hensyn til kontraktens varighed, overgangen til kontrakter uden fastsat varighed og procedurerne ved kontraktens ophør. At anvende tidsbegrænsede arbejdskontrakter uden at forstå disse reguleringer kan føre til uforudsete juridiske tvister og finansielle risici. En karakteristisk egenskab ved det japanske retssystem er tendensen til at betragte tidsbegrænsede arbejdskontrakter ikke som en serie af isolerede enkeltstående kontrakter, men som en kontinuerlig ansættelsesrelation, der juridisk kan ændre karakter ved gentagne fornyelser. Med hver fornyelse af kontrakten øges arbejderens forventninger til fortsat ansættelse juridisk beskyttelse, og samtidig indskrænkes arbejdsgiverens skønsmæssige beføjelser i forhold til at afslutte kontrakten. Derfor bør den første kontraktindgåelse anerkendes ikke som en statisk aftales afslutning, men som begyndelsen på en relation med potentiale for juridisk udvikling, hvilket er det første skridt i risikostyring. Denne artikel vil detaljeret forklare disse reguleringer for at hjælpe virksomhedsledere og juridiske medarbejdere med at forstå og korrekt håndtere de vigtigste juridiske rammer i Japan vedrørende arbejdere på tidsbegrænsede kontrakter.

Varigheden af tidsbegrænsede arbejdskontrakter i Japan

Når man indgår en tidsbegrænset arbejdskontrakt, er det først og fremmest vigtigt at forstå den maksimale varighed af en enkelt kontraktperiode. Ifølge den japanske arbejdsstandardlov (Labor Standards Act) artikel 14, stk. 1, er den øvre grænse for en enkelt arbejdskontrakts varighed principielt fastsat til tre år for at forhindre, at arbejdstagere uretfærdigt bindes af langvarige kontrakter. Denne bestemmelse er kun en øvre grænse for en enkelt kontrakt og begrænser ikke antallet af gange, en kontrakt kan fornyes.

Der er dog flere vigtige undtagelser til denne regel. For det første kan kontrakter med arbejdstagere, der besidder “høj grad af professionel viden, færdigheder eller erfaring”, forlænges op til fem år. Om en arbejdstager falder ind under kategorien “høj grad af professionel viden osv.” afgøres ikke af arbejdsgiverens subjektive vurdering, men af objektive kriterier fastsat ved lov. Dette inkluderer personer med en ph.d.-grad, læger eller advokater, personer med bestemte nationale kvalifikationer som første klasse arkitekter, eller systemingeniører og designere med en vis mængde praktisk erfaring og en årsindkomst (for eksempel over 10,75 millioner yen). En anden undtagelse er, at når man indgår en kontrakt med en arbejdstager, der er 60 år eller ældre på tidspunktet for kontraktindgåelsen, er den øvre grænse også fem år. Desuden er kontrakter, der fastsætter den nødvendige periode for at fuldføre et bestemt projekt, som for eksempel dæmningbyggeri, tilladt at vare indtil projektets afslutning.

På den anden side er der ingen lovbestemt nedre grænse for kontraktperiodens længde. Men den japanske arbejdskontraktlov (Labor Contract Act) artikel 17, stk. 2, pålægger arbejdsgiveren en pligt til at tage hensyn til ikke at forny kontrakter for en urimeligt kort periode gentagne gange, i lyset af kontraktens formål. Denne pligt til at tage hensyn er ikke blot et mål for indsatsen. For eksempel kan en praksis med gentagne gange at forny ekstremt korte kontrakter, som for en måned ad gangen, på trods af at arbejdet reelt er af en vedvarende karakter, blive et grundlag for at vurdere arbejdstagerens “rimelige forventning om fornyelse af kontrakten”, hvis gyldigheden af en opsigelse senere bliver bestridt. Det betyder, at en kontraktstrategi, der søger kortvarig fleksibilitet, potentielt kan øge den juridiske risiko ved kontraktens ophør, hvilket er et forhold, der skal erkendes i ledelsesmæssige beslutninger.

Overgang til ubegrænset arbejdskontrakt (“5-års reglen”) i Japan

En af de vigtigste regler i håndteringen af tidsbegrænsede arbejdskontrakter er det, der almindeligvis kendes som “5-års reglen”, som er et system for overgang til ubegrænset arbejdskontrakt. Artikel 18 i den japanske arbejdskontraktlov fastslår, at hvis en tidsbegrænset arbejdskontrakt med den samme arbejdsgiver gentagne gange fornyes, og den samlede kontraktperiode overstiger fem år, opstår der en ret for arbejdstageren til at anmode om overgang til en ubegrænset arbejdskontrakt (retten til at anmode om ubegrænset konvertering).  

Kravene for at denne ret skal opstå er først og fremmest, at den samlede periode for tidsbegrænsede arbejdskontrakter overstiger fem år, for det andet, at der i denne periode har været mindst én fornyelse af kontrakten, og for det tredje, at beregningen af denne samlede periode starter fra kontrakter indgået efter den 1. april 2013 (Heisei 25). Hvis en arbejdstager udøver denne ret og anmoder om ubegrænset konvertering inden for en samlet kontraktperiode på over fem år, anses arbejdsgiveren for at have accepteret anmodningen og kan ikke afvise den. Den ubegrænsede arbejdskontrakt, der følger efter konverteringen, begynder dagen efter den tidsbegrænsede arbejdskontrakt udløber.  

Arbejdsvilkårene efter konverteringen vil som hovedregel være de samme som i den foregående tidsbegrænsede arbejdskontrakt, bortset fra bestemmelserne om kontraktens varighed (opgaver, arbejdssted, løn osv.). Det er dog muligt at ændre vilkårene ved separat at fastsætte dette i arbejdsreglementet eller lignende. Det er vigtigt at bemærke, at overgangen til en “ubegrænset arbejdskontrakt” ikke nødvendigvis betyder ansættelse som såkaldt “fastansat”. Virksomheder kan oprette en ny ansættelseskategori for dem, der konverteres til ubegrænset ansættelse. Men i så fald, hvis der skabes forskelle i behandlingen mellem fastansatte og dem, der konverteres til ubegrænset ansættelse, uden at have en rationel grund baseret på faktorer som jobindhold, ansvarsområde og om der er omplaceringer, kan det betragtes som en urimelig forskel i arbejdsvilkår, som er forbudt under artikel 8 i loven om forbedring af beskæftigelsesadministrationen for deltids- og tidsbegrænsede arbejdstagere (deltids- og tidsbegrænset lov), hvilket indebærer en risiko, så en omhyggelig systemdesign er nødvendig.  

Der er også en regel om en afbrydelsesperiode, kendt som “cooling”, når man beregner den samlede kontraktperiode. Ifølge artikel 18, stk. 2, i den japanske arbejdskontraktlov, hvis den foregående tidsbegrænsede arbejdskontrakt var mindre end et år, og der er en pause, der overstiger halvdelen af kontraktperioden som fastsat af ministeriets forordning, eller hvis den foregående kontraktperiode var et år eller mere, og der er en pause på seks måneder eller mere før den næste kontrakt begynder, vil tidligere kontraktperioder blive udelukket fra den samlede beregning, og tællingen nulstilles.  

Der er særlige undtagelser til denne 5-års regel. For arbejdsgivere, der har fået godkendt en plan for passende beskæftigelsesadministration, findes der et system, hvor retten til at anmode om ubegrænset konvertering ikke opstår i en bestemt periode for højt specialiserede arbejdstagere, der arbejder på specifikke projekter, eller for ældre, der fortsætter med at arbejde efter pensionsalderen.  

Som et ledelsesmæssigt hensyn indebærer at undgå opståelsen af retten til at anmode om ubegrænset konvertering alene ved ikke at forny kontrakten lige før femårsperioden udløber (ophør af ansættelse) en risiko for juridiske tvister. For at en sådan ophør af ansættelse skal anses for gyldig, er det ikke tilstrækkeligt alene at begrunde det med “at undgå konvertering”; der skal være en objektivt rationel grund, såsom nødvendighed for virksomheden. Derfor kan det siges, at 5-års reglen i realiteten kræver, at virksomheder tidligt overvejer den langsigtede rolle for tidsbegrænsede arbejdstagere og udfører en planlagt personaleadministration.

Afslutning af tidsbegrænsede arbejdskontrakter i Japan: Opsigelse under kontraktperioden og ikke-fornyelse ved kontraktudløb

Der er to hovedmåder at afslutte en tidsbegrænset arbejdskontrakt på: ‘opsigelse’ under kontraktens løbetid og ‘ikke-fornyelse’ ved kontraktens udløb. Disse to er juridisk set helt forskellige begreber, og de krav, der skal opfyldes for at de er gyldige, varierer betydeligt.

Opsigelse i kontraktperioden under japansk arbejdsret

Artikel 17, stk. 1 i den japanske lov om arbejdskontrakter fastslår, at en arbejdsgiver ikke kan opsige en arbejdstager under en tidsbegrænset arbejdskontrakt, medmindre der foreligger uundgåelige omstændigheder, før kontraktperioden udløber. Kravet om “uundgåelige omstændigheder” fortolkes langt strengere end standarden for opsigelse af arbejdstagere under ubegrænsede arbejdskontrakter, som mangler “objektivt rimelige grunde og ikke anses for passende efter samfundsnormer”. Domstolene lægger stor vægt på, at en kontrakt med en fastsat periode indebærer et løfte om beskæftigelse i denne periode, og at det kræver alvorlige omstændigheder, som gør det vanskeligt at forvente fortsættelse af kontrakten, for at bryde dette løfte ensidigt.

Specifikt kan uimodståelige omstændigheder som virksomhedens konkurs eller naturkatastrofer, der ødelægger arbejdsstedet, eller meget alvorlige problemer fra arbejdstagerens side, såsom alvorlig kriminel adfærd eller langvarig fuldstændig manglende evne til at arbejde, udgøre “uundgåelige omstændigheder”. På den anden side er det sjældent, at opsigelse under kontraktperioden accepteres på grund af årsager som simpel dårlig præstation, arbejdstagerens manglende evner eller mindre overtrædelser af tjenestereglerne.

I praksis er tilfælde, hvor opsigelse i kontraktperioden er blevet anset for gyldig, meget begrænsede og illustrerer deres særegenhed. For eksempel omfatter de tilfælde, hvor en ansat havde betydeligt forfalsket sin alder ved ansættelse i et job, der krævede fysisk styrke (Tokyo District Court afgørelse af 28. marts 2008), eller hvor en ansat uden gyldig grund nægtede at følge en overførselsordre og fortsatte med at udeblive uden tilladelse (Kyoei Security Services-sagen, Tokyo District Court afgørelse af 28. maj 2019), eller hvor en ansat skjulte uautoriseret fravær og arbejdede for en konkurrerende virksomhed (Tokyo District Court afgørelse af 26. februar 2018). Derfor er det fra et ledelsesperspektiv vigtigt at anerkende, at en tidsbegrænset arbejdskontrakt, når først den er indgået, er en fast aftale, der ikke let kan ophæves, medmindre der foreligger ekstraordinære omstændigheder, og at omhyggelig udvælgelse ved ansættelse og passende indstilling af den indledende kontraktperiode er de mest vitale risikostyringsstrategier.

Ophør af tidsbegrænset ansættelse under japansk ret

“Ophør af tidsbegrænset ansættelse” refererer til afslutningen af en tidsbegrænset arbejdskontrakt uden fornyelse ved kontraktens udløb. Selvom det principielt skulle være muligt at gøre dette frit, begrænser artikel 19 i den japanske arbejdskontraktlov, som kodificerer den retspraksis, der er etableret som “ophør af tidsbegrænset ansættelse”-princippet, arbejdsgiverens frihed til at ophøre ansættelsen under visse omstændigheder.

Dette princip om ophør af tidsbegrænset ansættelse finder anvendelse i hovedsageligt to tilfælde:

1. Når en tidsbegrænset arbejdskontrakt gentagne gange er blevet fornyet, og ophøret af denne kan sidestilles med opsigelsen af en medarbejder med en ubegrænset kontrakt i henhold til samfundets normer (den reelle ubegrænsede kontrakttype).
2. Når det er anerkendt, at der er rimelige grunde for arbejdstageren til at forvente, at den tidsbegrænsede arbejdskontrakt vil blive fornyet ved udløbet af kontraktperioden (forventningsbeskyttelsestypen).

I disse tilfælde vil en arbejdsgivers ophør af ansættelsen være ugyldig, “når den mangler objektivt rimelige grunde og ikke anses for passende i henhold til samfundets normer”. Om arbejdstageren har en “rimelig forventning om fornyelse” vurderes ud fra en samlet betragtning af faktorer som arbejdets permanens, antallet af fornyelser og den samlede ansættelsesperiode, om fornyelsesproceduren var formel, og om der var antydninger fra ledelsen eller andre om fortsat ansættelse.

For at forstå dette princip er det nyttigt at henvise til flere vigtige retsafgørelser. Toshiba Yanashiro Plant-sagen (Højesteret, 22. juli 1974) fastslog, at ophøret af en midlertidig arbejders ansættelse, der havde været engageret i permanent arbejde efter gentagne formelle kontraktfornyelser over en kort periode, kunne sidestilles med opsigelsen af en ubegrænset kontrakt og derfor var ugyldig, hvilket lagde grundlaget for princippet om ophør af tidsbegrænset ansættelse. I Hitachi Medico-sagen (Højesteret, 4. december 1986) blev det anerkendt, at arbejdstagerens forventning om fornyelse var rimelig, men ophøret af ansættelsen blev betragtet som gyldig på grund af den høje grad af nødvendighed for virksomhedens drift, som krævede lukning af fabrikken og dermed personalejusteringer. Dette viser, at selvom der er rimelige forventninger, kan ophør af ansættelsen accepteres, hvis der er overvejende objektive og rimelige grunde.

Et bemærkelsesværdigt nyligt eksempel er Hakuhodo-sagen (Fukuoka District Court, 17. marts 2020). I denne sag blev en arbejdstager, hvis kontrakt var blevet fornyet i næsten 30 år, og hvor kontrakten klart angav en “fornyelsesgrænse på 5 år”, beskyttet af retten, som fastslog, at der var rimelige grunde til at forvente fornyelse, og derfor blev ophøret af ansættelsen betragtet som ugyldig. Denne afgørelse understreger, at man ikke kan føle sig sikker alene på grundlag af kontraktens ordlyd, og at den faktiske driftspraksis og ledelsens handlinger kan skabe en juridisk beskyttet forventningsret for arbejdstageren, selv utilsigtet. Derfor er det afgørende for at håndtere de juridiske risici forbundet med ophør af ansættelse ikke kun at have ordentlige kontrakter, men også at stramme op på interview- og evalueringsprocesserne ved fornyelse og at uddanne ledelsen i passende kommunikation.

Juridisk sammenligning af opsigelse og kontraktudløb under en tidsbegrænset ansættelse i Japan

At forstå de juridiske forskelle mellem ‘opsigelse under kontraktperioden’ og ‘kontraktudløb’ ved afslutningen af en tidsbegrænset arbejdskontrakt er fundamentalt for korrekt personaleledelse. Tabellen nedenfor opsummerer de vigtigste forskelle mellem de to.

Som det fremgår af denne sammenligning, er opsigelse under kontraktperioden en undtagelse blandt undtagelser, mens kontraktudløb kan blive strengt vurderet afhængigt af virkeligheden i kontraktfornyelsen. At anerkende disse forskelle og præcist forstå de juridiske krav, der stilles i hver situation, er nøglen til at forebygge konflikter.

Konklusion

Når man ansætter medarbejdere på tidsbegrænsede kontrakter under det japanske arbejdsretssystem, er det afgørende at have en dyb forståelse for de strenge regler, der ligger bag fleksibiliteten. Som beskrevet i denne artikel, er de centrale elementer, som virksomheder skal overholde, begrænsningen af kontraktens varighed, reglen om konvertering til ubegrænsede arbejdskontrakter efter en samlet periode på over fem år, og de meget forskellige juridiske discipliner vedrørende “opsigelse under kontraktperioden” og “ikke-fornyelse” ved kontraktens udløb. Især er det en væsentlig risikofaktor for virksomhedsledelsen, at opsigelse under kontraktperioden er næsten umulig på grund af de høje krav, og at gentagne letkøbte kontraktforlængelser utilsigtet kan skabe juridiske forhold, der gør “ikke-fornyelse” vanskelig. Effektiv brug af medarbejdere på tidsbegrænsede kontrakter afsluttes ikke blot ved at underskrive en korrekt udformet ansættelseskontrakt. Det kræver kontinuerlig ledelsesaktivitet, der inkluderer langsigtet personaleplanlægning, opbygning af klare og konsistente interne processer for fornyelse og afslutning, samt passende uddannelse af ledelsen.

Monolith Advokatfirma har en stærk track record i at tilbyde omfattende rådgivning om alle aspekter af japansk arbejdsret, herunder problemer relateret til tidsbegrænsede arbejdskontrakter, til en bred vifte af klienter både indenlands og internationalt. Vores styrke ligger i vores dybe specialviden om det japanske retssystem, suppleret med et team af advokater, der taler engelsk, herunder nogle med juridiske kvalifikationer fra andre lande. Dette gør det muligt for os at forstå de unikke bekymringer og baggrunde, som vores internationale klienter står overfor, og at tilbyde klar og praktisk juridisk support uden sprogbarrierer. Uanset om det drejer sig om håndtering af ansættelse af tidsbegrænsede medarbejdere, udarbejdelse af arbejdsregler eller håndtering af arbejdstvister, vil vi kraftfuldt støtte din virksomheds forretning fra et juridisk perspektiv.