Vigtige punkter for opnåelse af arbejdsvisum for udenlandske medarbejdere i Japan, afhængigt af rekrutteringsformen

I den globaliserede forretningsverden af i dag er det afgørende for japanske virksomheder at sikre sig talentfulde medarbejdere uanset nationalitet for at opretholde og forbedre deres internationale konkurrenceevne. Især er tendensen til at rekruttere ledere og højt specialiserede medarbejdere fra udlandet i stigning. Men for at ansætte udlændinge i Japan, skal virksomhederne overholde de komplekse procedurer fastsat af den japanske ind- og udrejselov (herefter benævnt “den japanske indrejsekontrollov”) og de tilhørende forordninger fra Justitsministeriet. Selvom ordet “visum” ofte bruges i daglig tale, er der juridisk set en forskel mellem “visummet”, som udstedes af udenlandske repræsentationer for indrejse i Japan, og “opholdstilladelsen”, som definerer de aktiviteter, man må udføre inden for Japans grænser. Mange af de udfordringer, virksomheder står overfor, drejer sig om erhvervelse og forvaltning af denne opholdstilladelse. Det japanske opholdstilladelsessystem er strengt baseret på de tilladte aktiviteter, og virksomheder har en juridisk forpligtelse til at sikre, at de udlændinge de ansætter, opnår den korrekte opholdstilladelse i overensstemmelse med deres arbejdsopgaver. Denne artikel fokuserer på tre typiske rekrutteringsformer, som virksomhedsledere og juridiske medarbejdere står over for, når de overvejer at ansætte udenlandsk arbejdskraft: “når en udlænding ansættes som direktør”, “når en medarbejder overføres fra et udenlandsk datterselskab” og “når en udlænding ansættes som udsendt medarbejder”. Vi vil detaljeret beskrive de krav til opholdstilladelse, ansøgningsprocedurer og de juridiske punkter, som virksomhederne især bør være opmærksomme på, baseret på specifikke love og regler.

Når udlændinge udnævnes til ledelsesposter: Opholdskvalifikationen ‘Business Management’ i Japan

Når en udlænding skal ansættes som repræsentativ direktør, bestyrelsesmedlem eller i en ledende stilling som afdelingschef i et japansk selskab, er det som hovedregel nødvendigt at opnå opholdskvalifikationen ‘Business Management’. I henhold til Japans Immigration Control Act, Annex 1, Table 2, defineres denne opholdskvalifikation som “aktiviteter, der involverer ledelse af handel eller anden forretning, eller engagement i ledelsen af sådan forretning” i Japan. Under vurderingen af denne opholdskvalifikation er det ikke kun ansøgerens personlige erfaring, der er afgørende, men også den virksomhed, de skal lede eller administrere, skal have en reel substans, stabilitet og kontinuitet.

Kriterier for Landingstilladelse: Krav til Forretningsfundamentet

For at opnå opholdstilladelse med status som “Forretningsdrift og Management” i Japan, er det nødvendigt at opfylde flere krav fastsat i Ministeriets bekendtgørelse, som definerer standarderne i henhold til artikel 7, afsnit 1, punkt 2 i den japanske lov om ind- og udrejsekontrol og flygtningeanerkendelse (herefter kaldet “Standardbekendtgørelsen”). Især for nye virksomheder kræves det, at disse krav bevises med objektive dokumenter.

Først og fremmest er det nødvendigt, at virksomheden har sikret sig et forretningssted inden for Japans grænser. Dette forretningssted skal være en fysisk base, hvor forretningsaktiviteterne kontinuerligt finder sted, og ikke blot en kontaktadresse. Derfor accepteres virtuelle kontorer eller rum lejet på korttidskontrakter generelt ikke som forretningssteder. Det er muligt at bruge en bolig som forretningssted, men i så fald skal lejekontrakten tillade brug til forretningsformål, og der skal være en klar adskillelse mellem bolig- og forretningsområder, blandt andre strenge betingelser.

For det andet skal ansøgeren objektivt kunne demonstrere, at han eller hun har evnerne og kvalifikationerne til at drive virksomheden som leder. Specifikt kræves mere end tre års erfaring med forretningsdrift og management eller en kandidatgrad eller højere inden for det relevante forretningsområde.

For det tredje, fra et perspektiv om at forhindre misbrug af systemet og sikre virksomhedens stabilitet, er det nødvendigt at ansætte mindst én fuldtidsmedarbejder.

For det fjerde skal virksomhedens størrelse opfylde visse standarder. For aktieselskaber er det fastsat, at kapitalbeløbet skal være på mindst 30 millioner yen, og for kommanditselskaber, partnerskaber og enkeltmandsvirksomheder er det det samlede bidragsbeløb, der skal være på dette niveau.

For det femte, for at drive virksomheden gnidningsløst i Japan og kommunikere passende med forretningspartnere og ansatte, kræves det, at enten ansøgeren eller de fuldtidsansatte har et tilstrækkeligt niveau af japansk sprogfærdighed.

Endelig er det afgørende, at virksomhedens stabilitet og kontinuitet anerkendes. Det vigtigste dokument i denne vurdering er forretningsplanen. Ved ansøgning om opholdstilladelse kræves det, at en certificeret revisor eller skatterådgiver bekræfter forretningsplanen, og virksomheder, der vurderes at have en svag driftsrealitet, såsom dem, der primært baserer sig på outsourcing, vil ikke blive godkendt. Dette afspejler den politiske beslutning om, at opholdstilladelse for “Forretningsdrift og Management” kun bør gives til dem, der kan bidrage til den japanske økonomi gennem bæredygtig virksomhedsledelse og management.

Ansøgningsprocedure og nødvendige dokumenter

Når et firma i Japan ønsker at rekruttere en udenlandsk person som ledelsesmedlem, vil det japanske modtagende selskab normalt fungere som agent og indgive en ansøgning om udstedelse af en Certificate of Eligibility (COE) på vegne af den udenlandske person.

Det kontor, der håndterer proceduren, er den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens beliggenhed. Den standardmæssige behandlingstid fra ansøgning til udstedelse af certifikatet er normalt mellem en og tre måneder, men for nye virksomheder eller komplekse sager kan det tage længere tid.

De dokumenter, der skal indsendes, varierer afhængigt af fire kategorier fastsat af indvandringsmyndighederne, baseret på virksomhedens størrelse og troværdighed. Store virksomheder, der falder ind under kategori 1 (såsom virksomheder noteret på den japanske børs) eller kategori 2 (såsom organisationer med en årlig indkomstskat på over 10 millioner yen), vil opleve en betydelig forenkling af de nødvendige dokumenter på grund af deres sociale kreditværdighed. På den anden side kræver kategori 3 og 4, som mange nystartede og små og mellemstore virksomheder falder ind under, detaljerede dokumenter for at bevise forretningslovligheden og stabiliteten fra bunden.

Følgende dokumenter er nødvendige for alle kategorier:

• En ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility (COE)
• Et fotografi
• En returkuvert

Disse formularer kan downloades fra indvandringsmyndighedens hjemmeside under “Residence Status ‘Business Manager'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

For virksomheder, der falder ind under kategori 3 og 4 og ansøger for udenlandske personer, der skal deltage i virksomhedsledelsen, er de generelt nødvendige dokumenter ud over ovenstående som følger:

• En kopi af forretningsplanen
• En certifikat for virksomhedsregistrering
• En kopi af virksomhedens vedtægter
• En kopi af de seneste årsregnskaber (for eksisterende virksomheder)
• Dokumentation for et kapitalindskud på over 5 millioner yen (såsom en kopi af en bankbog)
• En kopi af ejendomsregistreringen eller lejekontrakten for virksomhedens lokaler
• Fotografier af virksomhedens indre og ydre
• En kopi af anmeldelsen om etablering af en lønudbetalingskontor mv.
• En kopi af vedtægterne, der fastsætter direktørens løn, eller en kopi af referatet fra generalforsamlingen, hvor direktørens løn blev besluttet

Dette kategorisystem afspejler indvandringsmyndighedernes risikobaserede tilgang til at vurdere virksomheders troværdighed. Virksomheder i kategori 1 og 2 anses for at have en garanteret stabilitet, da de allerede er blevet eksternt evalueret af markedet eller skattemyndighederne. I modsætning hertil har nye virksomheder i kategori 3 og 4 ikke sådanne eksterne evalueringer, og det er derfor ansøgerens ansvar at bevise virksomhedens sundhed og fremtidspotentiale fra bunden gennem forretningsplaner og finansielle dokumenter.

Overførsel fra udenlandske moderselskaber eller datterselskaber: Opholdskvalifikation ‘Intra-company Transferee’ i Japan

Når virksomheder, der opererer globalt, ønsker at overføre medarbejdere fra udenlandske afdelinger til afdelinger i Japan, anvendes opholdskvalifikationen ‘Intra-company Transferee’. Den japanske immigrationslov definerer denne opholdskvalifikation som aktiviteter udført af “personale fra en virksomheds udenlandske kontorer, som er overført til kontorer i Japan for en bestemt periode og arbejder der”, og disse aktiviteter skal falde ind under kategorien ‘Teknik, Humanvidenskab & International Service’ for at være berettiget.

Essentielle krav til opnåelse

For at opnå “Intra-company transferee” opholdstilladelse i Japan, er det nødvendigt at opfylde en række strenge krav.

Først og fremmest er omfanget af overførslen begrænset. Det gælder ikke kun forflyttelser mellem hovedkontoret og filialer inden for samme virksomhed, men også mellem moderselskaber og datterselskaber eller mellem datterselskaberne selv.

For det andet er det nødvendigt, at ansøgeren umiddelbart før ansøgningen har været kontinuerligt ansat i mere end et år ved hovedkontoret, en filial eller et associeret selskab i udlandet. Dette krav sikrer, at ansøgeren er en regulær medarbejder i virksomhedsgruppen og forhindrer misbrug af systemet.

For det tredje skal arbejdet, der skal udføres i Japan, kræve teknisk viden inden for naturvidenskab eller ingeniørvidenskab, eller viden inden for humaniora såsom jura eller økonomi, eller arbejdet skal kræve tankegang eller følsomhed baseret på udenlandsk kultur. Enkelte arbejdsopgaver som dem på en fabriks samlebånd er ikke tilladt.

Endelig kræves det, at den løn, der modtages i Japan, skal være på niveau med eller højere end den løn, en japansk person ville modtage for det samme arbejde. Dette er en vigtig bestemmelse for at forhindre, at intra-company transferee-systemet bruges som en metode til at skaffe billig arbejdskraft.

Ansøgningsprocedurer og dokumenter under japansk lovgivning

Den almindelige fremgangsmåde for ansøgning starter med indgivelse af en ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility (COE). En japansk værtsinstitution indgiver ansøgningen på vegne af den udenlandske medarbejder til den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over institutionens beliggenhed. Den standardmæssige behandlingstid varierer fra en til tre måneder.

De dokumenter, der skal indsendes, varierer afhængigt af værtsvirksomhedens kategori (fra 1 til 4), ligesom det er tilfældet med ‘Management & Administration’.

Følgende dokumenter er fælles for alle kategorier:

• En ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility (COE)
• Et fotografi
• En returkuvert

Ansøgningsformularen kan hentes fra Immigration Services Agency of Japan’s hjemmeside under ‘Residence Status “Intra-company Transferee”‘ (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

For virksomheder i kategori 3 og 4, ud over de ovennævnte dokumenter, er de følgende hoveddokumenter nødvendige:

• Kopier af overførselsordrer eller meddelelser om arbejdsvilkår, der klart angiver aktiviteter, varighed, status og løn i Japan
• Dokumentation, der klart angiver kapitalforholdet mellem virksomheden, hvor medarbejderen overføres fra, og virksomheden, til hvilken medarbejderen overføres
• Ansøgerens curriculum vitae
• Dokumenter udstedt af den seneste udenlandske arbejdsplads før overførslen, der beviser jobbeskrivelse, status, løn og ansættelsesperiode
• Dokumentation, der klart angiver den overførende virksomheds forretningsindhold (f.eks. virksomhedsbrochurer, certifikater for registrerede poster osv.)
• Kopier af den overførende virksomheds seneste årsregnskab

Sammenligning af “Intra-company Transfers” og “Engineer/Specialist in Humanities/International Services” under japansk lov

“Intra-company Transfers” og den generelle faglige opholdstilladelse “Engineer/Specialist in Humanities/International Services” overlapper i de arbejdsopgaver, man kan udføre, men der er afgørende forskelle i kravene. Især er tilstedeværelsen eller fraværet af uddannelseskrav vigtigt. For at opnå “Engineer/Specialist in Humanities/International Services” kræves der som hovedregel en universitetsgrad eller mere end 10 års relevant erhvervserfaring. Derimod er der ingen krav om en sådan uddannelse eller lang erhvervserfaring for “Intra-company Transfers”. I stedet kræves der mere end et års arbejdserfaring i virksomheden, der overfører medarbejderen.

Denne systemdesign kan være en strategisk ressource for globale virksomheder til fleksibelt at placere vigtige medarbejdere, der har akkumuleret virksomhedsspecifik teknologi og knowhow gennem mange års tjeneste, selv uden en formel uddannelse. Med andre ord, den japanske regering bekræfter, at ansøgeren er en uundværlig ressource for virksomhedsgruppen ved at kræve mere end et års kontinuerlig tjeneste og undtager som gengæld for dette krav uddannelseskravet. Derfor skal virksomheder strategisk vælge, hvilken opholdstilladelse der er bedst egnet, afhængigt af den ønskede medarbejders uddannelses- og erhvervsbaggrund.

Vigtige overvejelser ved modtagelse af udenlandske vikarer i Japan

At benytte sig af vikarservices til at ansætte udenlandsk arbejdskraft giver virksomheder fleksibilitet i personalestyringen, men det medfører også særlige juridiske risici. I denne ansættelsesform etableres et trepartssamarbejde mellem den udenlandske arbejdstager, vikarbureauet (som sender arbejdstageren) og klientvirksomheden (som faktisk styrer og instruerer arbejdet). Juridisk set er vikarbureauet den udenlandske arbejdstagers arbejdsgiver og bærer ansvaret for ansøgning og håndtering af opholdstilladelse, lønudbetaling og andre ansættelsesforpligtelser. Dog kan klientvirksomheden ikke unddrage sig ansvar under den japanske immigrationslovgivning.

Klientvirksomhedens bekræftelsespligt og risikoen for at fremme ulovligt arbejde

Den vigtigste juridiske forpligtelse for klientvirksomheden er at sikre, at den udenlandske arbejdstager har en gyldig opholdstilladelse, der tillader vedkommende at udføre det arbejde, som virksomheden ønsker at beskæftige personen med. Selv hvis vikarbureauet forsikrer, at “alt er i orden”, er det yderst risikabelt at tage dette for pålydende.

Artikel 73-2 i den japanske immigrationslov definerer “fremme af ulovligt arbejde”. Denne lov gælder ikke kun for dem, der ansætter ulovlige arbejdstagere, men også for dem, der “placerer dem under deres kontrol” og lader dem udføre ulovligt arbejde. I en vikarkontrakt arbejder den udenlandske arbejdstager under klientvirksomhedens instruktion og kontrol, hvilket betyder, at klientvirksomheden kan betragtes som at have “placeret arbejdstageren under deres kontrol” og dermed kan være ansvarlig for at fremme ulovligt arbejde. Hvis en vikararbejder ikke har en gyldig opholdstilladelse eller arbejder ud over de tilladte aktiviteter, kan klientvirksomheden ikke blot sige “vi vidste det ikke” og undgå strafansvar.

For at undgå denne risiko skal klientvirksomheden træffe følgende foranstaltninger:

Først og fremmest, før en vikarkontrakt indgås og før den udenlandske arbejdstager begynder på arbejdet, skal virksomheden altid kontrollere originalen af opholdskortet og opbevare en kopi. På opholdskortet skal man kontrollere “opholdstilladelsens type”, “opholdstilladelsens udløbsdato” og “eventuelle arbejdsrestriktioner”.

For det andet skal det sikres, at det arbejde, der tildeles den udenlandske arbejdstager, ligger inden for de aktiviteter, som personens opholdstilladelse tillader. For eksempel, hvis en IT-ingeniør med opholdstilladelsen “Teknologi, Humaniora, International Service” modtages som vikar, kan denne person ikke beskæftiges med simpelt arbejde såsom samlebåndsarbejde i en fabrik eller kundeservice i en butik. Sådanne uoverensstemmelser i arbejdsopgaverne udgør ulovligt arbejde. Klientvirksomheden skal i vikarkontrakten med vikarbureauet specifikt angive de planlagte arbejdsopgaver og gensidigt bekræfte, at disse ligger inden for rammerne af opholdstilladelsen.

Desuden, ifølge den japanske lov om udsendelse af arbejdstagere, bærer klientvirksomheden også et ansvar for sikkerhed og sundhed for vikararbejderne, blandt andre arbejdsrelaterede juridiske forpligtelser. Endvidere forbyder retningslinjerne fastsat af det japanske ministerium for sundhed, arbejde og velfærd diskriminerende behandling baseret på nationalitet og kræver sikring af passende arbejdsvilkår, hvilket også gælder for klientvirksomheder. Klientvirksomheden skal være opmærksom på ikke kun ansvar under immigrationsloven, men også under arbejdslovgivningen, og skal etablere et compliance-system deroverfor.

Konklusion

Processen for at ansætte udenlandske medarbejdere i Japan varierer betydeligt afhængigt af ansættelsestypen, med specifikke love og procedurer, der skal følges. For at rekruttere en person som direktør er det nødvendigt at opnå opholdskvalifikationen ‘Business Manager’, hvor der stilles strenge krav til forretningsplanens levedygtighed og virksomhedens stabilitet. Ved overførsel af personale fra en udenlandsk associeret virksomhed er opholdskvalifikationen ‘Intra-company Transferee’ passende, hvor kravet om uddannelsesbaggrund bortfalder til fordel for vægt på arbejdserfaring fra det overførende firma. Når man modtager udsendte medarbejdere, bærer både udsendelsesfirmaet og modtagerfirmaet risikoen for at fremme ulovligt arbejde, hvilket pålægger dem en streng pligt til selv at bekræfte overensstemmelsen mellem opholdskvalifikationen og arbejdsopgaverne. Disse procedurer kræver specialiseret viden, og det er afgørende at gå frem med omhu baseret på passende juridisk rådgivning for at sikre overholdelse af reglerne og en smidig rekruttering af talent.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester relateret til ansættelse af udenlandsk talent til et stort antal klienter i Japan, som beskrevet i denne artikel. Vores firma har flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, og vi kan tilbyde optimale løsninger tilpasset virksomhedernes specifikke situationer på både japansk og engelsk, med hensyn til procedurer relateret til Japans indvandringslov og tilknyttede regler. Vores team af erfarne specialister yder kraftfuld support til at løse juridiske udfordringer, der opstår i alle faser, fra ansættelse af udenlandske direktører til intra-company overførsler og modtagelse af udsendte medarbejdere.