Hvilke klausuler bør inkluderes i en kontrakt for systemvedligeholdelse? Forklaring af vigtige punkter

Det er ved at blive normen at gennemføre virksomhedsaktiviteter ved at implementere systemer udviklet af andre virksomheder. Men et system er ikke bare færdigt, når det er implementeret. Vedligeholdelse er nødvendig for at håndtere problemer eller bugs, der opstår efter implementering. Sådanne vedligeholdelsesopgaver outsources typisk.

I denne artikel vil vi forklare de klausuler, der er gode at inkludere, og de punkter, man skal være opmærksom på i en systemvedligeholdelsesaftale, for dem der overvejer at indgå en sådan aftale, herunder virksomhedsledere og ingeniører.

Hvad er en systemvedligeholdelsesaftale?

En systemvedligeholdelsesaftale er en kontrakt, der omhandler vedligeholdelse af et system.

Vedligeholdelse af et system indebærer at rette fejl og bugs, der opstår i systemet, og genoprette det til en normal tilstand.

Et udtryk, der ofte bruges sammen med systemvedligeholdelse, er systemdrift. Systemdrift indebærer at opretholde systemet i en normal tilstand og forhindre, at fejl og bugs opstår.

På grund af systemets natur er der mange tilfælde, hvor bugs og fejl opstår, og systemvedligeholdelse kan siges at være en vigtig opgave for at holde systemet kørende normalt.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures [ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage [ja]

Eksempler på specifikke opgaver inden for systemvedligeholdelse

Eksempler på specifikke opgaver inden for systemvedligeholdelse inkluderer backup af systemet og reparationer, når der opstår problemer.

Backup af et system indebærer at kopiere data i systemet og gemme det på andre lagringsmedier osv. for at forberede sig på datatab forårsaget af bugs og fejl i systemet.

Reparationsarbejde, når der opstår problemer, indebærer at løse problemet og genoprette systemets normale funktion.

Punkter at overveje ved udarbejdelse og overvejelse af systemvedligeholdelsesaftaler

Hvis et system stopper med at fungere på grund af fejl eller bugs, kan det potentielt forårsage store forstyrrelser i virksomhedens drift. Derfor kan systemvedligeholdelse betragtes som en meget vigtig opgave.

For at systemvedligeholdelse kan udføres korrekt, er det vigtigt, at en solid systemvedligeholdelsesaftale er indgået.

I det følgende vil vi forklare punkter, der skal overvejes i en systemvedligeholdelsesaftale.

Klarlæg omfanget

Der findes mange forskellige typer systemer, og deres omfang varierer også.

Hvis omfanget af systemet ikke er klart defineret, kan der opstå misforståelser mellem den part, der giver opgaven, og den part, der modtager opgaven, hvilket kan føre til problemer.

Derfor er det vigtigt at klart definere omfanget af vedligeholdelse i en systemvedligeholdelsesaftale.

For eksempel kan følgende klausuler overvejes for omfanget:

Artikel ● (Formål)
Den part, der giver opgaven, overdrager vedligeholdelsen af systemet ●●●● (herefter kaldet “dette system”), der bruges til kundeservice, til den part, der modtager opgaven, og den part, der modtager opgaven, accepterer dette.

Klarlæg de relevante opgaver

Som nævnt ovenfor omfatter vedligeholdelse mange forskellige opgaver.

Derfor er det vigtigt at klart definere de relevante vedligeholdelsesopgaver i en systemvedligeholdelsesaftale.

For eksempel kan følgende klausuler overvejes for de relevante opgaver:

Artikel ● (Opgaveindhold)
1. Den part, der modtager opgaven, skal udføre denne opgave i henhold til instruktionerne fra den part, der giver opgaven, og indholdet af denne opgave skal være som defineret i følgende punkter.
(1) Undersøgelse og analyse af årsagen til fejl i dette system
(2) Genoprettelsesarbejde for problemer forårsaget af fejl i dette system
(3) Svar på spørgsmål om betjening og drift af dette system
(4) Support til relaterede opgaver i forbindelse med ovenstående punkter
2. Den part, der modtager opgaven, og den part, der giver opgaven, bekræfter, at opgaver, der ikke er defineret i ovenstående punkter (herunder, men ikke begrænset til, de opgaver, der er nævnt i følgende punkter), ikke er inkluderet i denne opgave. Den part, der giver opgaven, kan anmode den part, der modtager opgaven, om at udføre opgaver, der ikke er defineret i ovenstående punkter, mod betaling efter gensidig aftale.
(1) Ændring af specifikationer for dette system og andre udviklingsopgaver
(2) ●● opgaver

Klarlæg tidsrammen og metoden for vedligeholdelsesopgaver

Der kan opstå uventede bugs eller fejl i systemet.

Men der kan også være tidspunkter, hvor den person, der udfører vedligeholdelsesarbejdet, ikke kan udføre arbejdet på grund af mangel på personale eller andre opgaver.

Desuden er det vigtigt at genoprette systemet så hurtigt som muligt, så det er også vigtigt at klart definere kommunikationsmetoden på forhånd for at sikre en gnidningsløs kommunikation.

For eksempel kan følgende klausuler være effektive for tidsrammen og metoden for vedligeholdelsesopgaver:

Artikel ● (Metode og tid for respons)
1. Metoden til at håndtere denne opgave skal være via telefon eller e-mail.
2. Hvis det er nødvendigt at sende medarbejdere fra den part, der modtager opgaven, for at udføre denne opgave, skal den part, der giver opgaven, dække omkostningerne ved at sende medarbejderne.
3. Ud over ovenstående, hvis det er nødvendigt at sende medarbejdere fra den part, der modtager opgaven, eller en tredjepart for at udføre denne opgave, eller hvis den part, der giver opgaven, ønsker at sende medarbejdere, skal den part, der giver opgaven, dække omkostningerne ved at sende medarbejderne eller tredjeparten.
4. Tidsrammen for denne opgave skal være fra kl. ● om morgenen til kl. ● om eftermiddagen på hverdage. Dog, hvis det er nødvendigt med support uden for disse timer, kan den part, der giver opgaven, anmode den part, der modtager opgaven, om at udføre denne opgave uden for de normale arbejdstider ved at betale de ekstra omkostninger, som den part, der modtager opgaven, har fastsat.

Vigtige bestemmelser i systemvedligeholdelsesaftaler og deres forklaring

I det ovenstående har vi forklaret de særligt vigtige bestemmelser i systemvedligeholdelsesaftaler, men nedenfor vil vi forklare de øvrige vigtige bestemmelser i systemvedligeholdelsesaftaler.

Bestemmelser om honorar

Bestemmelser om penge er de, der har størst potentiale for at blive problematiske, så det er vigtigt at have klare bestemmelser om honorar.

For bestemmelser om honorar er det selvfølgelig vigtigt at fastsætte beløbet af honoraret og den specifikke beregningsmetode for honoraret, men det kan også være en god idé at fastsætte tidspunktet for betaling af honoraret.

Bestemmelser om fortrolighed

Når man udfører systemvedligeholdelsesarbejde, kan det forventes, at entreprenøren vil komme i kontakt med kundens fortrolige information i processen med at udføre arbejdet.

Derfor kan det være en god idé at fastsætte bestemmelser om fortrolighed for at beskytte kundens fortrolige information.

Bestemmelser om beskyttelse af personlige oplysninger

Når man udfører systemvedligeholdelsesarbejde, kan det forventes, at entreprenøren vil komme i kontakt med kundens personlige oplysninger, som kunden har i sin besiddelse, i processen med at udføre arbejdet, især hvis systemet er et kundestyringssystem.

Derfor kan det være en god idé at fastsætte bestemmelser om beskyttelse af personlige oplysninger for at beskytte kundens personlige oplysninger, som kunden har i sin besiddelse.

Bestemmelser om arbejdssted

Afhængigt af indholdet af systemvedligeholdelsesarbejdet, kan det forventes, at entreprenøren vil udføre arbejdet på kundens kontor.

Derfor kan det være nødvendigt at fastsætte bestemmelser om arbejdsstedet for at sikre, at entreprenøren kan udføre vedligeholdelsesarbejdet gnidningsløst.

Bestemmelser om erstatning for skade

Med hensyn til systemvedligeholdelsesarbejde kan der opstå uforudsete situationer, hvor entreprenørens vedligeholdelsesarbejde ikke går godt, og kunden lider skade.

Da skaden kan blive meget større, når systemet er involveret, kan det være en god idé at klart definere omfanget af skaden i bestemmelserne om erstatning for skade.

Desuden kan det være en god idé at sætte en grænse for beløbet af erstatning, såsom at begrænse det til omfanget af honoraret.

Opsummering

Vi har forklaret de punkter, man bør være opmærksom på i en systemvedligeholdelsesaftale, med henblik på virksomheder og ingeniører, der overvejer at indgå en sådan aftale.

I en systemvedligeholdelsesaftale er det vigtigt at forstå de generelle opgaver inden for systemvedligeholdelse og at kende de punkter, der skal kontrolleres i aftalen, før man udarbejder og indgår kontrakten.

Vi anbefaler, at dem der overvejer at udarbejde en systemvedligeholdelsesaftale eller indgå en sådan aftale, først konsulterer en advokat med specialviden på området.

Introduktion til vores tiltag

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med høj ekspertise inden for IT, især internettet og jura. Ved sikker anvendelse af tilskudsagenturer er det nødvendigt at oprette kontrakter. Vores firma håndterer oprettelse og gennemgang af kontrakter for forskellige sager, fra virksomheder noteret på Tokyo Stock Exchange Prime til opstartsvirksomheder. Hvis du har problemer med kontrakter, henvises til nedenstående artikel.