En advokats letforståelige forklaring på nøglepunkterne i oprettelsen af en grundlæggende kontrakt for udstationering af arbejdstagere (Japanese 'Roudousha Haken Kihon Keiyakusho')

IT-virksomheder har relativt ofte mulighed for at modtage udstationerede arbejdstagere. Selvom skabelonen til grundlæggende kontrakter for udstationering af arbejdstagere er relativt standardiseret, er mange af klausulerne baseret på den japanske lov om udstationering af arbejdstagere (Haken-hō). Derfor er grundlæggende kendskab til denne lov uundværligt for at kunne udarbejde en grundlæggende kontrakt for udstationering af arbejdstagere.

Derfor vil vi gennemgå typiske klausuleksempler i den grundlæggende kontrakt for udstationering af arbejdstagere og forklare den relaterede japanske lov om udstationering af arbejdstagere (Haken-hō).

Hvad er en vikarudsendelseskontrakt?

Vikarudsendelse er en ordning, hvor en arbejdstager indgår en arbejdskontrakt med et vikarbureau (udsendende virksomhed) og derefter bliver udsendt til en anden virksomhed (modtagende virksomhed), hvor de faktisk arbejder under instruktion og kommando. Forskellene mellem udstationering, udsendelse, semi-delegation, kontraktarbejde, skjult kontraktarbejde og arbejdskraftforsyning er detaljeret forklaret i artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/difference-contract-dispatch-loan-labor-supply [ja]

En stor karakteristik ved vikararbejde er, at virksomheden, der indgår en ansættelseskontrakt, og virksomheden, hvor arbejdstageren faktisk arbejder under instruktion og kommando, er forskellige. Desuden er det vigtigt at bemærke, at der ikke er nogen kontraktforhold mellem vikararbejderen og modtagerfirmaet.

Tidligere var der to typer vikarudsendelse: “specifik vikarudsendelse”, også kendt som registreringstype, og “generel vikarudsendelse”, også kendt som permanent type. Den tidligere var underlagt tilladelse, mens den sidstnævnte var underlagt anmeldelse. Men med ændringen af vikarudsendelsesloven, der trådte i kraft i 2015, blev denne sondring afskaffet, og nu er alle vikarudsendelsesvirksomheder underlagt tilladelse.

Det skal bemærkes, at dag-til-dag vikarudsendelse, som tidligere blev brugt markant blandt yngre generationer, nu er forbudt som en generel regel efter en lovændring, der blev udløst af dets sociale problemer.

Desuden er der en detaljeret forklaring på skjult kontraktarbejde, som ligner vikarudsendelse, men er forskelligt, og som ofte bliver et problem i IT-industrien, i artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/criteria-for-disguised-contract [ja]

Nøglepunkter i grundlæggende kontrakt for udstationering af arbejdstagere

Når en udstationerende virksomhed sender arbejdstagere til en modtagende virksomhed, er det almindeligt at indgå en grundlæggende kontrakt for udstationering af arbejdstagere mellem de to parter, og derefter indgå individuelle kontrakter for hver specifik udstationeringsopgave. I denne artikel vil vi forklare nøglepunkterne i den grundlæggende kontrakt for udstationering af arbejdstagere. Bemærk, at i de følgende klausuleksempler refererer ‘A’ til modtagervirksomheden og ‘B’ til udstationeringsvirksomheden.

Klausuler om individuelle kontrakter

Parterne A og B indgår hver gang B udfører arbejdstagerudsendelse til A, en arbejdstagerudsendelseskontrakt (herefter kaldet “individuel kontrakt”) som defineret i artikel 26, afsnit 1 i den japanske arbejdstagerudsendelseslov, om arbejdsopgaverne for udsendte arbejdstagere, arbejdssted, arbejdstid og andre detaljer nødvendige for arbejdstagerudsendelse.

En arbejdstagerudsendelseskontrakt er en “kontrakt, hvor den ene part aftaler at udsende arbejdstagere til den anden part” (artikel 26, afsnit 1 i den japanske arbejdstagerudsendelseslov). Arbejdstagerudsendelseskontrakten indgås mellem udsendelsesfirmaet og modtagerfirmaet.

I mange tilfælde indgår udsendelsesfirmaet og modtagerfirmaet en grundlæggende kontrakt om arbejdstagerudsendelse, og når de udsender arbejdstagere individuelt, fastsætter de individuelle ansættelsesvilkår osv. i individuelle kontrakter. Det er vigtigt at bemærke, at arbejdstagerudsendelseskontrakten nævnt i artikel 26 i den japanske arbejdstagerudsendelseslov henviser til den individuelle kontrakt, ikke den grundlæggende kontrakt.

De punkter, der skal fastsættes i den individuelle kontrakt, er lovgivningsmæssigt bestemt. Nedenfor er et eksempel, men de punkter, der skal fastsættes i den individuelle kontrakt, er mange og varierede.

• Indholdet af arbejdet, som den udsendte arbejdstager skal udføre
• Navnet og adressen på arbejdspladsen, hvor den udsendte arbejdstager skal arbejde, og andre steder, hvor den udsendte arbejdstager skal arbejde i forbindelse med arbejdstagerudsendelse
• Detaljer om den person, der direkte vil instruere og beordre den udsendte arbejdstager under arbejdet, for den person, der modtager tjenesten af arbejdstagerudsendelse
• Perioden for arbejdstagerudsendelse og de dage, hvor udsendelsesarbejdet vil blive udført
• Start- og sluttidspunktet for udsendelsesarbejdet samt pausetider, og detaljer om sikkerhed og hygiejne

Klausul om accept af udstationeringsperiode

Parterne A og B skal ikke acceptere eller udstationere arbejdstagere i en periode, der overstiger tre år for hver arbejdsplads eller anden udstationeringssted (herefter benævnt “arbejdsplads osv.”), medmindre perioden er forlænget gennem en høringsprocedure. Dette gælder dog ikke for udstationering af arbejdstagere, der er undtaget fra tidsbegrænsningen (dvs. dem, der falder ind under hver kategori i paragraf 1 i artikel 40-2 i den japanske “Arbejdstagerudstationeringslov”).

I 2015 blev den reviderede japanske “Arbejdstagerudstationeringslov” indført, hvilket fastsatte en regel om, at perioden, hvor en enkelt udstationeret medarbejder kan være udstationeret til en arbejdsplads, principielt skal være inden for tre år. Denne regel om accept af udstationeringsperioden inkluderer specifikt følgende to punkter:

• Det er ikke tilladt at fortsætte med at acceptere den samme udstationerede arbejdstager i mere end tre år inden for den samme organisationsenhed
• Det er ikke tilladt at fortsætte med at acceptere udstationering af arbejdstagere i mere end tre år på den samme arbejdsplads

Det er dog muligt for arbejdspladsen at forlænge den treårige udstationeringsperiode ved at indhente meninger fra flertallet af arbejdstagerforeninger osv. (flertallet af fagforeninger eller repræsentanter) på den pågældende arbejdsplads inden en måned før udstationeringsperiodens udløb.

Denne klausul er fastsat i overensstemmelse med reguleringen af accept af udstationeringsperioden i den japanske “Arbejdstagerudstationeringslov”.

Bestemmelser om håndtering af penge og brug af biler

Hvis part A skal lade udsendte arbejdstagere håndtere kontanter, værdipapirer, andre lignende værdipapirer og værdigenstande, eller hvis det er nødvendigt at lade dem arbejde i opgaver, der involverer brug af biler eller andre specielle opgaver, skal de nødvendige procedurer fastlægges separat mellem part A og B under part A’s ledelses- og tilsynsansvar.

Det er almindeligt at indgå en separat aftale, hvis det er nødvendigt for udsendte medarbejdere at håndtere penge eller bruge biler på det sted, de er udsendt til.

Hvis udsendte medarbejdere håndterer penge eller værdigenstande, kan udsendelsesstedet være ansvarlig for erstatning, hvis den pågældende medarbejder mister penge eller lignende. Ligeledes kan udsendelsesstedet være ansvarlig for erstatning, hvis der opstår en trafikulykke, mens en bil bruges.

Af denne grund er det almindeligt for udsendelsesstedet at forbyde håndtering af penge og brug af biler som en grundregel, men tillade det i individuelle tilfælde, hvis det er nødvendigt.

Klausuler om sikring af passende beskæftigelse

1. Part A skal overholde beskæftigelsesbetingelserne fastsat i arbejdsstandardloven og andre love og regler samt denne kontrakt og individuelle kontrakter over for udstationerede arbejdstagere, og skal bestræbe sig på at gøre det muligt for udstationerede arbejdstagere at arbejde under hensyntagen til forebyggelse af seksuel chikane og lignende, og skal bestræbe sig på at yde bekvemmeligheder, hvor det er muligt, for udstationerede arbejdstagere at bruge faciliteter som klinikker og kantiner.
2. Part A skal, ud over at samarbejde så meget som muligt med Part B’s uddannelse og træning af udstationerede arbejdstageres viden, færdigheder, evner osv., og sikkerheds- og sundhedsuddannelse samt udstationerede arbejdstageres selvstændige evneudvikling, bestræbe sig på at inkludere udstationerede arbejdstagere i uddannelses- og træningsprogrammer for Part A’s arbejdstagere, der arbejder i samme type job.

Det kan være fastsat i den grundlæggende kontrakt om udstationering af arbejdstagere, at virksomheden, hvor arbejdstageren er udstationeret, skal tage hensyn til forebyggelse af seksuel chikane osv., og bestræbe sig på at give den udstationerede arbejdstager samme uddannelses- og træningsmuligheder som virksomhedens egne medarbejdere.

I henhold til artikel 40 i den japanske lov om udstationering af arbejdstagere (Haken-hō), er virksomheden, hvor arbejdstageren er udstationeret, forpligtet til at bestræbe sig på at opretholde et passende arbejdsmiljø for den udstationerede medarbejder. Specifikt, hvis virksomheden modtager en klage fra den udstationerede medarbejder om arbejdsforholdene, skal virksomheden informere udstationeringsvirksomheden og håndtere klagen. Desuden skal virksomheden bestræbe sig på at opretholde et passende træningsmiljø, herunder forebyggelse af seksuel chikane. Paragraf 1 i klausuleksemplet bekræfter denne forpligtelse, som virksomheden, hvor arbejdstageren er udstationeret, har, i den grundlæggende kontrakt om udstationering af arbejdstagere.

Desuden er det i henhold til artikel 40 i den japanske lov om udstationering af arbejdstagere (Haken-hō), virksomheden, hvor arbejdstageren er udstationeret, der skal tage hensyn til at give den udstationerede medarbejder samme uddannelses- og træningsmuligheder og velfærdsfordele som virksomhedens egne medarbejdere. Paragraf 2 i klausuleksemplet svarer til denne forpligtelse.

Klausul om overarbejde mv.

A kan, i henhold til den aftale (36-aftalen) indgivet af B i henhold til artikel 36 i den japanske arbejdsstandardlov, og i overensstemmelse med individuelle kontrakter, pålægge udstationerede arbejdstagere at arbejde overtid og på helligdage.

Ved udstationering af arbejdstagere fastlægges arbejdsbetingelserne for udstationerede medarbejdere på udstationeringsstedet i en arbejdsudstationeringskontrakt indgået mellem udstationeringskilden og udstationeringsstedet. I mange tilfælde er kun abstrakte emner fastlagt i den grundlæggende arbejdsudstationeringskontrakt, og specifikke indhold fastlægges i individuelle kontrakter.

Udstationeringsstedet skal overholde de ansættelsesvilkår, der er fastlagt i arbejdsudstationeringskontrakten. Desuden er det udstationeringsstedet, der har ansvaret for overholdelse af forpligtelser i forbindelse med overarbejde, pauser og helligdage i henhold til den japanske arbejdsstandardlov.

I henhold til den japanske arbejdsstandardlov er det nødvendigt at indgive en såkaldt 36-aftale, hvis arbejdstagere skal arbejde overtid mere end 8 timer om dagen og 40 timer om ugen. Ved udstationering af arbejdstagere er det udstationeringskilden, der bærer byrden af at indgive en 36-aftale, men det er vigtigt at bemærke, at det er udstationeringsstedet, der har ansvaret for at administrere overarbejde mv.

Klausuler om erstatningsansvar

Hvis en udsendt arbejder forårsager skade på parterne eller tredjepart ved forsæt eller grov uagtsomhed i udførelsen af udsendelsesopgaver, skal part B bære erstatningsansvaret over for part A. Dog gælder dette ikke, hvis skaden er forårsaget af instruktioner eller ordrer (herunder undladelse af nødvendig forsigtighed og instruktioner) fra en instruktør eller anden person, som part A bruger (herefter benævnt “instruktører osv.”) over for den udsendte arbejder.

Hvis en udsendt arbejder forårsager skade på en tredjepart, såsom virksomheden, hvor arbejderen er udsendt, eller kunder i forbindelse med udsendelsesarbejdet, kan placeringen af erstatningsansvaret blive et problem. I klausuleksemplet antages det, at udsenderen som hovedregel bærer erstatningsansvaret, men hvis skaden er forårsaget af instruktioner eller ordrer fra virksomheden, hvor arbejderen er udsendt, antages det, at virksomheden enten ikke bærer erstatningsansvaret eller reducerer sin andel af ansvaret.

Desuden, når en udsendt medarbejder håndterer penge eller bruger en bil, kan erstatningsbeløbet let blive for stort, så det er effektivt at fastsætte en øvre grænse for erstatningsbeløbet.

Opsummering

Der er mange klausuler i den grundlæggende kontrakt for udstationering af arbejdstagere, der er fastlagt i henhold til den japanske lov om udstationering af arbejdstagere. Da denne lov ofte ændres, er det vigtigt altid at være opdateret med den nyeste lovgivning. Især i IT-branchen er udstationering af arbejdstagere almindeligt, så det er nødvendigt at have en grundlæggende forståelse af loven om udstationering af arbejdstagere.

Information om kontraktudarbejdelse og gennemgang m.m. af vores firma

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med styrker inden for IT, internet og forretning. Vi tilbyder en bred vifte af tjenester, herunder udarbejdelse og gennemgang af forskellige kontrakter, ikke kun grundlæggende arbejdsudlejningskontrakter, til vores rådgivende virksomheder og klientvirksomheder. Hvis du er interesseret, bedes du se detaljerne nedenfor.