Hvad bør ledere designe med familiegovernance? En detaljeret forklaring på opbygning og driftsstyringsmetoder

Mange ledere har i de senere år fået øjnene op for fordelene ved “familiegovernance” og overvejer seriøst at designe og implementere det. Er du en af dem?

Familiegovernance refererer til det samlede sæt af regler, der er aftalt for at fremme en families velstand. Især for ledere kan familiegovernance siges at være afgørende, da det er tæt forbundet med virksomhedens fremtid. Effektiviteten af familiegovernance for ledere forklares i detaljer i denne artikel.

Relateret artikel: Forståelse af ledernes familiegovernance og dets effektivitet i forretningskontekster, forklaret efter type[ja]

Hvis du føler behovet for at etablere governance, er det næste skridt at forstå, hvilke specifikke regler du skal designe.

I denne artikel forklarer vi i detaljer trinene i designprocessen for familiegovernance og indholdet af de regler, der bør udarbejdes. Vi dækker også vigtige overvejelser under designfasen og forvaltningen efter implementeringen, så brug det gerne som en ressource.

Oversigt over design af familiegovernance

Mange er usikre på, hvilke skridt de skal tage og hvad de præcist skal skabe, når de skal opbygge familiegovernance. Her vil vi forklare en oversigt over processen for at designe og konstruere familiegovernance.

Formålet med og status for familiegovernance

Opbygningen af familiegovernance har til formål at klargøre familiens værdier og politikker og sikre, at disse bliver forstået og overholdt af hele familien.

Skabelsen af governance er ikke et mål i sig selv, men snarere et middel til at beskytte aktiver og sigte mod familiens fremtidige velstand. Det første skridt er at fastsætte familiens ideelle mål og formål så konkret som muligt.

Dernæst bekræfter vi de uformelle regler, der allerede eksisterer mellem familiemedlemmerne. Ved at gøre status over den nuværende situation kan vi identificere eventuelle huller mellem den nuværende tilstand og de mål og formål, vi stræber efter.

Endelig, baseret på de styrker, der er blevet synlige i den nuværende situation, begynder vi at udvikle governance for at forstærke disse styrker og udfylde manglerne.

Effektiv kommunikation

For at sikre en effektiv implementering af familiegovernance er det afgørende at skabe et miljø, hvor kommunikationen kan flyde frit. Hvis familiemedlemmernes værdier og perspektiver er spredte og ikke forenede, vil selv den bedst konstruerede familiegovernance ikke fungere optimalt.

Desuden kan en svækket relation, hvor kommunikationen er minimal, i sig selv udgøre en risiko for governance.

For at sikre, at den etablerede governance kan udnyttes effektivt af alle, er det vigtigt at afstemme forventninger og forståelse tæt allerede fra de indledende faser af udarbejdelsen.

Udarbejdelse af skriftlige regler

Når vi udarbejder “regler”, der vil fungere som familiegovernance, forbereder vi følgende typer af dokumenter:

• Familiecharter
• Familieregler
• Ægtepagt, prænuptialaftale
• Frivillig værgemålsaftale, tillidsaftale, ejendomsforvaltningsaftale mv.
• Testamente, gave på dødsfald-aftale mv.
• Aktionæraftale

Dokumenter mellem familiemedlemmer er ofte genstand for juridiske tvister, så udarbejdelsesprocessen skal håndteres med omhu. Involvér eksperter i udarbejdelsen af dokumenterne og sørg for, at alle parter forstår indholdet korrekt.

Desuden bør vigtige dokumenter gøres til officielle notarbeviste dokumenter. Dette kan forstærke gyldigheden af indholdet og samtidig forebygge risikoen for tab eller forfalskning.

Forfinelse

Det er afgørende at opbygge familiegovernance uden at forudsætte hyppige forfinelser. Normalt bliver forretningsregler forbedret gennem en PDCA-cyklus, der tilpasses efter omstændighederne.

Men når det kommer til familiegovernance, passer denne PDCA-cyklus-baserede forfinelse ofte ikke ind. For eksempel kan ægtefælleformueaftaler, som indgås før ægteskabet, sjældent ændres efter indgivelsen af ægteskabsregistreringen, selvom man måtte finde forbedringspunkter.

Desuden er familiens relationer af en mere følelsesmæssig natur og ikke begrænset til de økonomiske relationer, som man finder i forretningsverdenen. Det er allerede vanskeligt at pålægge regler for en familie, og hvis disse regler ændres hyppigt og uregelmæssigt, bliver det endnu sværere at få governance til at slå rod.

For at undgå situationer, hvor reglerne skal ændres kort tid efter de er etableret, er det vigtigt at lægge grundigt arbejde i de oprindelige familieaftaler.

Dokumenter, som ledere bør udarbejde ved design af familiegovernance

Der er mange regler at overveje, når man designer familiegovernance. I denne artikel vil vi forklare de vigtige dokumenter, som enhver leder bør sørge for at udarbejde.

Familiekonstitutionen

En familiekonstitution er et dokument, der fastlægger en families principper, værdier, adfærdsretningslinjer og beslutningskriterier, og det fungerer som familiens højeste norm. Det er også kendt som familiens leveregler eller familielov og fastsætter følgende:

• Værdier, der vægtes højt
• Adfærdsstandarder
• Familiens ansvarlige leder
• Medlemmer af familiens driftsmøder
• Systemer og retningslinjer for forretningsdrift
• Systemer og retningslinjer for formueforvaltning og -overdragelse
• Grundlæggende regler for familiens drift
• Metoder til håndtering af konflikter
• Uddannelse

En familiekonstitution ændres grundlæggende ikke, når den først er fastlagt. Det er vigtigt at definere indhold, der er universelt for familien, og at skabe en fælles forståelse af den retning, familien skal bevæge sig i.

En familiekonstitution har ikke juridisk bindende kraft i sig selv, men da den er familiens højeste norm, vil den påvirke juridisk bindende dokumenter. Desuden vil den også udøve en faktisk tvangskraft gennem gensidig overvågning og lignende. Når den udformes, er det vigtigt at fremme etableringen gennem grundige diskussioner for at sikre enighed inden for familien.

Familiebestemmelser

Familiebestemmelser er en konkretisering af indholdet i en familiecharter. For at sikre, at reglerne, herunder familiecharteret, accepteres på tværs af generationer, anbefaler vi, at man inkluderer familiens udviklingshistorie og lederens tanker i indholdet.

Familiebestemmelser fastlægger specifikke disciplinære foranstaltninger inden for familien og vil derfor undergå visse opdateringer i takt med ændringer i tid og omstændigheder. Det er derfor fordelagtigt at indstille tidspunkter for revision af indholdet efter en bestemt periode er gået.

Med hensyn til juridisk bindende kraft har familiebestemmelserne, ligesom familiecharteret, ingen sådan. Men det er ud fra indholdet af familiebestemmelserne og familiecharteret, at man vil regulere de specifikke juridiske relationer.

Ægtepagts- og ægteskabskontrakter

En ægtepagt er en kontrakt, som et par indgår før ægteskabet. Den fastlægger fordelingen af huslige pligter og børneopdragelse, forvaltningen af ejendom, samt hvordan ejendele skal deles i tilfælde af skilsmisse.

For en detaljeret forklaring af ægtepagter i forbindelse med familiestyring, henvises til den relaterede artikel her.

Relateret artikel: Udgivelse planlagt inden for kort tid

Når en person, der ikke er familiens overhoved, indgår ægteskab, er det særligt vigtigt at træffe en velovervejet beslutning. Det er afgørende at sikre, at den nye ægtefælle ikke medfører uforudsete problemer for familien, og derfor bør ægtepagten udformes omhyggeligt. Afhængigt af hvilken rolle personen har i familiens virksomhed, vil indholdet og fokuspunkterne i ægtepagten variere.

Fremtidsfuldmagter, tillidserklæringer og formueforvaltningsaftaler

For at forberede sig på situationer, hvor ens beslutningsevne kan blive nedsat, er det vigtigt at have aftaler som fremtidsfuldmagter og tillidserklæringer på plads. Det er også nødvendigt at overveje brugen af formueforvaltningsaftaler for tilfælde, hvor man ikke længere er i stand til at bevæge sig frit.

Hvis en virksomhedsleder bliver ude af stand til at handle juridisk, kan det have store konsekvenser for både virksomhedens interessenter og familien. Det er afgørende at have forudbestemt, hvilke foranstaltninger der skal træffes, hvis ens beslutningsevne svækkes.

Desuden er det fordelagtigt for enhver, der ikke nødvendigvis er familiens overhoved, men som besidder betydelige aktiver eller er dybt involveret i en forretning, at have sådanne aftaler på plads for at være forberedt på et eventuelt tab af beslutningsevne.

Testamente

For at forebygge problemer med arvefølgen, er det afgørende at oprette et testamente. For forretningsledere bliver et testamente endnu vigtigere, da virksomhedsoverdragelse også bliver et anliggende.

For en detaljeret forklaring af testamentets rolle i familiegovernance, se venligst de relaterede artikler nedenfor.

Relaterede artikler: Snart tilgængelig

Et testamente bør ikke kun oprettes af familiens ansvarsperson, men af alle familiemedlemmer. Da et testamente kan revideres flere gange, bør alle først oprette et sammen, og derefter regelmæssigt gennemgå og opdatere det i takt med at omstændighederne ændrer sig. Afhængigt af ens rolle i familievirksomheden, vil indholdet og fokuspunkterne i testamentet variere.

Desuden kan børn oprette et testamente fra de er fyldt 15 år. Da testamentet nødvendigvis skal oprettes af personen selv, bør man oprette et testamente, når man fylder 15 år.

Aktionæraftaler, præferenceaktier og personspecifikke bestemmelser

Når du driver en familievirksomhed, vil du ofte bruge en aktionæraftale til at fastlægge håndteringen af aktier. Aktionæraftalens rolle er at forhindre spredning af aktier og løbsk ledelse, når flere personer involveres som aktionærer i familievirksomheden.

Aktionæraftalen omfatter regler for tvangsindløsning af aktier, overdragelsesbegrænsninger og begrænsninger i stemmerettigheder, hvor aktionærerne indbyrdes aftaler styring og disposition af aktierne.

Ud over aktionæraftalen kan man også anvende præferenceaktier eller personspecifikke bestemmelser i vedtægterne til at regulere forholdene.

Kendetegn og forbehold ved aktionæraftaler i familieforvaltning

I familievirksomheder ejes aktierne ofte af familie- og slægtninge, og når det kommer til beskyttelse af aktiver, bliver udformningen af aktionæraftaler et kritisk element. Derfor er det vigtigt for ledere, der designer familieforvaltning, at have en dyb forståelse af aktionæraftaler.

Her vil vi forklare kendetegnene ved aktionæraftaler og de forbehold, man bør tage, når man opretter dem.

Væsentlige punkter i aktionæraftaler

Når man udformer aktionæraftaler inden for familiegovernance, fastlægger man regler for følgende punkter:

• Overdragelsesforbud
• Oplysningspligt
• Bestemmelser om bestyrelsesbeslutninger
• Veto rettigheder
• Rettigheder til at udpege og afskedige ledelsesmedlemmer
• Udlodningspolitik
• Tvangskøb
• Forbud mod beskæftigelse
• Fastlæggelse af erstatningsbeløb
• Bestemmelser ved arv
• Ophævelsesgrunde

Når man driver en familieforretning, er der ofte involveret mere komplekse risici i forbindelse med aktieoverdragelse og håndtering. Derfor er det nødvendigt at forudse alle mulige problemer og fastlægge regler, der passer til ens egen familie.

Design- og driftskarakteristika

En af de karakteristiske træk ved aktionæraftaler er deres høje grad af fleksibilitet i forhold til indhold og procedurer for ændringer sammenlignet med præferenceaktier eller personspecifikke bestemmelser. For eksempel kan præferenceaktier kun udstedes i henhold til lovbestemte krav. Der er også begrænsninger på, hvad der kan reguleres gennem vedtægterne med personspecifikke bestemmelser.

På den anden side er aktionæraftaler resultatet af frie forhandlinger mellem ligeværdige parter. Så længe indholdet ikke strider mod imperative retsregler eller er ekstremt urimeligt, vil det blive anerkendt som gyldigt.

Desuden kræver ændringer i vedtægterne eller indholdet af præferenceaktier, at man følger de procedurer, der er fastlagt i selskabsloven. I modsætning hertil kan ændringer i aktionæraftaler foretages uden særlige procedurer, så længe der er enighed mellem kontraktens parter.

På denne måde kan aktionæraftaler siges at være et brugervenligt system med hensyn til fleksibilitet i design og drift.

Kendetegn ved effektivitet ved overtrædelser

En ulempe ved aktionæraftaler er, at hvis der forekommer overtrædelser af aftalen, er den tvangsmæssige håndhævelse af ansvar svagere sammenlignet med præferenceaktier eller personspecifikke bestemmelser.

Handlinger foretaget af et selskab, der overtræder vedtægterne eller procedurerne for generalforsamlingen for præferenceaktionærer, kan rejse tvivl om deres gyldighed. Direktører, der overtræder, kan blive holdt ansvarlige for brud på deres pligt til omhyggelig ledelse, og det kan være muligt at få en domstolsordre til at forhindre sådanne handlinger.

På den anden side, da en aktionæraftale blot er en kontrakt, kan den ikke udfordre gyldigheden eller ansvarligheden af selskabets handlinger. Det er muligt at gøre krav på erstatningsansvar for kontraktbrud mellem parterne, men det er umuligt at påberåbe sig yderligere ansvar eller at søge en forhåndsforbud. Derfor, fra et perspektiv om at tilvejebringe retsmidler for den part, der har fået aftalen brudt, eller for at forebygge skade, kan det siges, at et design, der bruger vedtægter eller præferenceaktier, er mere effektivt.

Det er dog muligt at sikre retsmidler ved overtrædelser ved på forhånd at fastsætte en straf for kontraktbrud i aftalen.

Forholdsregler ved udpegning af mindreårige børn som arvinger

Når et mindreårigt barn udpeges som arving, og dette barn indgår en aktionæraftale som part, er det vigtigt at være opmærksom på retten til at annullere kontrakter relateret til mindreåriges retshandler (Japansk Civil Code, artikel 5).

Det er muligt at overdrage aktier til et mindreårigt barn uden problemer. Men når det kommer til at indgå en aktionæraftale, opstår der juridiske forpligtelser, og hvis en aftale indgås uden videre, kan annulleringsretten blive udøvet.

Selvfølgelig, hvis en lovlig repræsentant, såsom en forældremyndighedsindehaver, indgår aftalen, vil den være gyldig og effektiv for det mindreårige barn uden risiko for annullering. Dog, hvis forældremyndighedsindehaveren er part i aktionæraftalen, vil de handle uden autoritet. I dette tilfælde er det nødvendigt at få en særlig repræsentant udpeget af en familieret.

Vigtige overvejelser vedrørende ægtefæller

Når du overfører aktier til din ægtefælle, er det vigtigt at sikre, at der ikke kan udøves en annulleringsret (japansk Civil Code artikel 754) over for den aktionæraftale, I indgår.

Hvis det forventes, at en ægtefælle vil blive involveret i familiens virksomhed før ægteskabet, bør detaljerne om denne involvering fastlægges i en ægtepagt (prænuptial aftale). Hvis aftalen indgås efter ægteskabet, skal det sikres, at den pågældende aktieaftale er klart adskilt fra en ægtefællekontrakt.

Metoder til drift og styring af familiegovernance for virksomhedsledere

For at opretholde effektiviteten af den etablerede familiegovernance er det nødvendigt med en smidig drift og styring. Her vil vi forklare en oversigt over metoder til drift og styring af familiegovernance.

Drift af mødeorganer

For at sikre at den etablerede familiegovernance bliver integreret, er kommunikation mellem familiemedlemmerne afgørende. En effektiv måde at fremme bevidst kommunikation på er at oprette og drive mødeorganer. Afhængigt af familiens størrelse og om der er en familievirksomhed, bør du overveje følgende former for mødeorganer:

• Om man skal vælge udvalgte medlemmer eller ej
• Om det skal være et beslutningstagende mødeorgan
• Om det skal være et rådgivende mødeorgan uden bindende beslutninger

Det kan være tilstrækkeligt at starte med at bruge begivenheder som nytårssammenkomster som møder for familiegovernance. Derefter kan du gradvist tilføje elementer, der skaber en fornemmelse af vigtigheden og alvoren ved disse møder.

Familiekontoret

For at gøre den etablerede familiegovernance og familie mødeorganer til et effektivt system, er det gavnligt at organisere et familiekontor. Et familiekontor bør have følgende funktioner:

• Forvaltning, drift og overdragelse af aktiver
• Skattestrategier
• Investeringsstrategier
• Forebyggelse og løsning af konflikter

Ved at inkludere professionelle inden for de ovennævnte områder i dit team, kan du løse alle problemer, der omgiver en virksomhedsleder, på en omfattende og one-stop måde. Det er en yderst effektiv metode til at sikre drift og styring af familiegovernance.

Konklusion: Rådfør dig med en advokat om familiegovernance

Design af familiegovernance begynder med at fastlægge familiens mål og derefter opbygge det konkrete indhold for at realisere disse idealer. Hvis der foretages hyppige ændringer efter opbygningen, bliver det vanskeligt at integrere governance i familien. Derfor er det vigtigt at udarbejde det omhyggeligt under designfasen, mens man kommunikerer.

Men design af familiegovernance kræver, at man fastlægger specifikke aftaler på tværs af mange områder, samtidig med at man simulerer fremtidige udviklinger. Desuden kræves det, at betydningen kan fuldendes i skriftlig form.

For at sikre, at familiegovernance er effektiv og fuldendt, anbefaler vi, at du søger rådgivning fra en advokat med ekspertise inden for en bred vifte af juridiske områder.

Vejledning i foranstaltninger fra vores advokatfirma

Monolith Advokatfirma kombinerer dybdegående ekspertise inden for IT, især internettet, og jura for at levere specialiserede juridiske tjenester. Når det kommer til at fremme familiegovernance, kan det nogle gange være nødvendigt at udarbejde kontrakter. Vores firma håndterer udarbejdelse og gennemgang af kontrakter for en bred vifte af klienter, fra virksomheder noteret på Tokyo Stock Exchange Prime til venturevirksomheder. Hvis du har brug for hjælp med kontrakter, henviser vi til artiklen nedenfor.

Monolith Advokatfirmas ekspertiseområder: Udarbejdelse og gennemgang af kontrakter mv.[ja]