Tre grunde til, at overvågning af firmaets medarbejder-e-mails ikke krænker privatlivets fred

Mange virksomheder bruger e-mails til intern og ekstern kommunikation. Hvis en virksomhed overvåger eller undersøger indholdet af medarbejdernes e-mails, ville det så være en krænkelse af privatlivets fred?

For virksomhedsledere kan det synes vigtigt at overvåge og undersøge medarbejdernes e-mails, givet den stigende bevidsthed om virksomhedens compliance.

Konklusionen er, at det er fortolket, at det ikke er ulovligt for en virksomhed at overvåge eller undersøge medarbejdernes e-mails af de tre grunde, der vil blive forklaret i denne artikel. Men det er vigtigt at bemærke, at ikke alle former for overvågning eller undersøgelse er tilladt.

I denne artikel vil vi forklare, hvilken type overvågning eller undersøgelse der er tilladt, rettet mod virksomhedsledere, mens vi også introducerer faktiske retssager.

Relateret artikel: En grundig forklaring på retten til privatliv. Hvad er de tre krav til krænkelse? [ja]

Grunde til at det er tilladt for virksomheder at overvåge og undersøge medarbejderes e-mails

Grund 1: For at opretholde virksomhedens orden

En virksomhed har ret til at opretholde sin orden, da den skal fungere som en organisation for at drive forretning. For at beskytte virksomhedens orden, er det nødvendigt at forhindre “fejlsendte e-mails” fra medarbejdere og stoppe infektioner forårsaget af vira.

Især hvis en medarbejder “fejlsender en e-mail”, kan det medføre risikoen for lækage af virksomhedshemmeligheder. Derfor kan det antages, at virksomheden har ret til at tjekke medarbejdernes arbejdsmails for at opretholde virksomhedens orden.

Grund 2: Fordi de bruger virksomhedens udstyr

Computere, der bruges af medarbejdere på arbejdspladsen, og mobiltelefoner, der er udlånt fra virksomheden, er for det meste virksomhedens ejendom og udstyr. Selv når medarbejdere medbringer deres egne bærbare computere til arbejde, vil de sende og modtage e-mails via virksomhedens faciliteter, såsom kommunikationslinjer og e-mail-servere.

Med andre ord, virksomhedens udstyr inkluderer også computere og mobiltelefoner, som medarbejdere bruger til arbejde, samt systemet selv. Da det er virksomhedens udstyr, kan det antages, at virksomheden har ret til at tjekke medarbejdernes e-mailbrug.

Grund 3: Fordi der er en pligt til at koncentrere sig om arbejdet

“Pligten til at koncentrere sig om arbejdet” refererer til “arbejdstagerens pligt til at koncentrere sig om sit arbejde i overensstemmelse med arbejdsgiverens instruktioner og ordrer” under arbejdstiden. I den japanske National Civil Service Act og Local Civil Service Act, der gælder for offentlige tjenestemænd, er pligten til at koncentrere sig om arbejdet fastlagt i loven.

For private arbejdstagere er der ingen lov, der eksplicit fastlægger pligten til at koncentrere sig om arbejdet. Men det antages, at pligten til at koncentrere sig om arbejdet eksisterer som en naturlig del af arbejdskontrakten.

Virksomheden kan undersøge, om arbejdstagerne arbejder ærligt, det vil sige, om de overholder pligten til at koncentrere sig om arbejdet, og om de overholder tavshedspligten og ikke lækker information. Det kan antages, at kontrol af e-mails er en del af denne undersøgelse.

Men kan virksomheden eller chefen ubegrænset læse medarbejdernes e-mails uden deres tilladelse?

Relateret artikel: Er offentliggørelse af personlige oplysninger på internettet en krænkelse af privatlivets fred? [ja]

【Retssag ①】Overvågning af virksomhedens medarbejder-e-mails og seksuel chikane

Vi vil introducere et eksempel, hvor en virksomhedsmedarbejder har krævet erstatning fra virksomheden for krænkelse af privatlivet, fordi deres private e-mails blev overvåget uden tilladelse af deres chef. Konklusionen var, at det ikke blev betragtet som en krænkelse af privatlivet.

Sagens oversigt

Kvindelig medarbejder X1, som er sagsøgeren, fortolkede en e-mail hun modtog fra sin direkte chef, sagsøgte Y (afdelingschef), der sagde “Jeg vil gerne have dig til at bruge noget tid på at fortælle mig om problemerne i vores afdeling”, som en invitation til at spise, og hun konsulterede sin mand X2 om det.

X1, som var meget vred, forsøgte at sende en e-mail til X2 via virksomhedens interne computersystem med indholdet “Han blander sig i alt, selv i detaljer og forholdet mellem kvinder. Udfordringen fremover er, hvordan man kan arbejde uden at blive involveret. Det er bare en invitation til at drikke, ikke?”, men ved en fejl sendte hun den til Y.

Y fandt ud af, at X’erne forsøgte at anklage ham for seksuel chikane, og begyndte at overvåge X1’s e-mails ved at anmode virksomhedens IT-afdeling om det.

Efter dette havde X’erne og Y en mulighed for at diskutere, men det mislykkedes, og X’erne sagsøgte for erstatning baseret på ulovlig handling, med begrundelsen at de havde været udsat for seksuel chikane fra Y og at deres private e-mails var blevet læst uden tilladelse, hvilket krænkede deres privatliv.

På den anden side, sagsøgte Y mod X’erne, hævder at deres påstand om, at de havde været udsat for seksuel chikane fra Y, var æreskrænkende.

Hovedpunkter i tvisten

I denne sag var der også tvist om, hvorvidt der var seksuel chikane fra Y, og om X’ernes påstand var æreskrænkende, men lad os se på domstolens afgørelse med fokus på, om Y’s overvågning af X’ernes e-mails var en krænkelse af privatlivet.

Domstolens afgørelse

Domstolen udtalte først om, hvorvidt det er tilladt for medarbejdere at bruge virksomhedens e-mails privat, som følger:

Det er selvfølgelig tilladt at bruge virksomhedens telefonanlæg som et kontaktpunkt for ekstern kommunikation, der normalt er nødvendig for at føre et dagligt socialt liv som arbejdstager. Desuden, hvis det ikke forhindrer udførelsen af arbejdsopgaver i virksomheden, og virksomhedens økonomiske byrde er meget lille, bør det generelt accepteres, at virksomhedens telefonanlæg bruges til udgående opkald inden for de nødvendige og rimelige grænser for at reagere passende på disse eksterne kontakter. Dette bør også grundlæggende gælde for afsendelse og modtagelse af private e-mails ved hjælp af virksomhedens netværkssystem.

Tokyo District Court, December 3, 2001 (2001)

Med andre ord, det er tilladt for medarbejdere at bruge virksomhedens e-mail-system til privat brug inden for nødvendige og rimelige grænser.

Men på den anden side, udtalte de som følger, og afgjorde, at overvågningen af medarbejder-e-mails i dette tilfælde ikke var en krænkelse af privatlivet.

Når en medarbejder bruger virksomhedens netværkssystem til at bruge e-mail privat, bør det accepteres, at omfanget af beskyttelsen af privatlivet, der kan forventes, er betydeligt reduceret i forhold til i tilfælde af almindelige telefonanlæg. Kun når overvågningen overstiger det rimelige omfang i samfundets opfattelse, efter at have taget hensyn til formålet, midlerne og metoden for overvågningen samt den skade, der er forårsaget for den overvågede part, vil det blive betragtet som en krænkelse af retten til privatliv.

Samme som ovenfor

Med andre ord, “det kan ikke siges, at overvågningen udført af sagsøgte oversteg det rimelige omfang i samfundets opfattelse, og sagsøgeren skulle have accepteret overvågningen i dette omfang.”

Vigtige punkter i dommen: Overvågning som virksomhedsleder er mulig

I dommen er følgende overvågning betragtet som “overvågning, der overstiger det rimelige omfang i samfundets opfattelse”.

1. Når en person, der ikke er i en position til at overvåge privat brug af medarbejder-e-mails (ikke i ledelsen), overvåger
2. Selvom personen er i en ansvarlig position, når der ikke er nogen rimelig grund til at overvåge (når overvågningen er udført ud fra personlig nysgerrighed)
3. Når overvågningen er udført baseret på personlig vilje, mens overvågningen er skjult for tredjeparter

I dette tilfælde, med hensyn til 1 ovenfor, er sagsøgte afdelingschef, og han fortsatte med at overvåge ved at anmode den ansvarlige afdeling om det undervejs, så det kan siges, at han ikke helt personligt fortsatte med at overvåge.

Desuden blev privat brug af e-mail ikke strengt forbudt i denne virksomhed på det tidspunkt, og virksomheden havde heller ikke på forhånd informeret medarbejderne om, at de kunne se det.

Selv under sådanne omstændigheder, hvis det ikke overstiger det rimelige omfang i samfundets opfattelse, vil det være tilladt for virksomheden og chefen at overvåge medarbejdernes e-mails.

【Retssag Eksempel ②】Undersøgelse af medarbejders e-mail i tilfælde af mistanke om bagvaskelse i virksomheden

Vi vil forklare et eksempel, hvor en virksomhed har foretaget en høring af en medarbejder, der er mistænkt for at være afsenderen, om private e-mails, der blev opdaget under undersøgelsen af en sag, hvor bagvaskelses-e-mails blev sendt internt i virksomheden.

I dette eksempel blev der ikke anerkendt nogen krænkelse af personlige rettigheder som ære og privatliv i forbindelse med den pågældende undersøgelse. Desuden blev spørgsmålene om “opretholdelse af virksomhedens orden” og “pligten til at koncentrere sig om arbejdet” diskuteret.

Sagens oversigt

Flere e-mails, der bagvaskede medarbejder A, blev sendt til lederen af administrationsafdelingen, og da virksomheden undersøgte sagen efter at have modtaget en klage fra A, blev det konstateret, at de pågældende e-mails blev sendt til A’s interne e-mailadresse ved hjælp af en gratis e-mail fra en computer, som salgsafdelingen deler.

Da antallet af personer, der kendte til omstændighederne beskrevet i e-mailen, var begrænset, blev sagsøgeren X, der havde et motiv for at forhindre A og den kvindelige medarbejder B i at blive tætte, mistænkt, og den første høring blev afholdt.

Da sagsøgeren nægtede at have sendt e-mailen, undersøgte virksomheden omkring et års kommunikationsregistrering af elektroniske mails vedrørende sagsøgeren på den filserver, som virksomheden ejer og administrerer, men kunne ikke finde beviser, der viste sagsøgerens involvering i bagvaskelses-e-mailen.

Imidlertid blev det under undersøgelsen klart, at der var mange private e-mails, der ikke var relateret til arbejdet, sendt af X.

Derefter afholdt virksomheden to høringer med X om bagvaskelses-e-mailen og de private e-mails, og derefter blev X irettesat (indgivelse af en advarsel) for at overtræde arbejdsreglerne ved at sende private e-mails.

X anmodede virksomheden om erstatning for skader, idet han hævdede, at høringsmetoden krænkede hans personlige rettigheder som ære, og at undersøgelsen af e-mailen og tilladelse til andre at se den, samt det faktum, at den ikke blev returneret til ham, krænkede hans ejendomsret og ret til privatliv over personlige oplysninger i hans private liv.

Hovedpunkter i tvisten

I denne sag blev det diskuteret, om høringen var en krænkelse af personlige rettigheder, men lad os se på domstolens afgørelse med fokus på, om en e-mail undersøgelse for at løse interne problemer er en krænkelse af privatlivets fred.

Domstolens afgørelse

Domstolen udtalte følgende om e-mail undersøgelsen og afgjorde, at e-mail undersøgelsen i denne sag ikke var en krænkelse af privatlivets fred:

Der var rimelig grund til at mistænke sagsøgeren for at være afsenderen af bagvaskelses-e-mailen, og efter høringen benægtede sagsøgeren at være afsenderen, men kunne ikke fjerne mistanken, så det var nødvendigt at undersøge yderligere. Da hændelsen blev udført ved hjælp af e-mail internt i virksomheden, var der en mulighed for, at information, der kunne identificere gerningsmanden, var skrevet i sagsøgerens e-mail fil, og det var nødvendigt at kontrollere indholdet. Desuden, da det blev klart, at der var et stort antal private e-mails, der ikke var relateret til arbejdet, var det nødvendigt at undersøge sagsøgeren igen i forhold til dette. Det er ikke muligt præcist at afgøre, om det er en privat e-mail, der ikke er relateret til arbejdet, bare fra titlen, det var nødvendigt at afgøre det fra indholdet. Ingen af undersøgelserne kan siges at være ulovlige handlinger, der krænker sagsøgerens mentale frihed ud over det, der kan tolereres socialt.

Tokyo District Court, February 26, 2002

Der er nogle mindre forskelle i formuleringen, men også i denne retssag kan det siges, at afgørelsen blev truffet ud fra synspunktet om, hvorvidt det “overskrider det, der kan tolereres socialt” (om det afviger fra det, der er rimeligt i samfundsmæssig forstand).

Vigtige punkter i dommen: Pligten til at koncentrere sig om arbejdet og opretholdelse af virksomhedens orden

Desuden udtalte domstolen følgende om pligten til at koncentrere sig om arbejdet og opretholdelse af virksomhedens orden:

Private e-mails betyder, at afsenderen overtræder pligten til at koncentrere sig om arbejdet ved at tænke på og skabe dokumentet og sende det, og også begår en overtrædelse af virksomhedens orden ved at bruge virksomhedens faciliteter til private formål. Det forhindrer også modtagerens arbejde ved at få dem til at læse private e-mails. Desuden, i dette tilfælde, stopper det ikke der, ifølge beviserne (beviser udeladt), er der et betydeligt antal, der beder modtageren om et svar, og faktisk blev private e-mails sendt som svar. Dette er ikke kun en overtrædelse af pligten til at koncentrere sig om arbejdet osv., men også en handling, der overtræder virksomhedens orden ved at få modtageren til at tænke på og skabe et dokument som svar og sende det, og ved at få dem til at bruge virksomhedens faciliteter til private formål.

Samme som ovenfor

Med andre ord, hvis overtrædelsen af pligten til at koncentrere sig om arbejdet (rimeligt mistænkt for) er anerkendt, kan det siges, at det blev afgjort, at det er nødvendigt og passende at udføre en e-mail undersøgelse som i dette tilfælde for at opretholde virksomhedens orden.

Men på den anden side, selvom det ikke er en krænkelse af privatlivets fred, skal man være opmærksom på, at metoden osv. kan krænke andre personlige rettigheder som ære.

Relateret artikel: Hvor meget er kompensation for krænkelse af privatlivets fred? En advokat forklarer den praktiske markedspris [ja]

Klarlæg arbejdsregler vedrørende medarbejder-e-mails

Det er vigtigt for virksomheden at klargøre reglerne for medarbejder-e-mails på forhånd og dele dem med medarbejderne for at sikre, at e-mailkontrollen udføres på en passende måde.

Desuden bør reglerne for medarbejder-e-mails gælde for alle medarbejdere, så det er bedst at fastsætte dem i form af arbejdsregler.

Hvis reglerne for medarbejder-e-mails er klart defineret i arbejdsreglerne, vil sandsynligheden for konflikter med medarbejdere være lavere, selv hvis medarbejder-e-mails undersøges for at se, om de overtræder arbejdsreglerne.

Opsummering: Hvis du har problemer med overvågning af medarbejder-e-mails, skal du konsultere en advokat

Jeg tror, at der er virksomheder, hvor en vis grad af privat e-mail er tilladt i forbindelse med arbejdet. Men det må ikke overskride grænserne.

Desuden har virksomheden ikke ubetinget ret til at overvåge eller undersøge e-mails. Det er kun tilladt for at opretholde virksomhedens orden, opfylde pligten til at koncentrere sig om arbejdet, og for virksomhedens faciliteter.

Det kræver høj specialiseret viden at vurdere, om overvågning af medarbejder-e-mails overtræder retten til privatliv osv., og at oprette arbejdsregler osv. Hvis du har problemer med at vurdere situationen eller oprette eller revidere arbejdsregler, skal du endelig konsultere en advokat.

Introduktion til vores tiltag ved vores firma

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med høj ekspertise inden for IT, især internettet og lovgivning. Vi udarbejder manualer og retningslinjer for brug af internettet og sociale medier for medarbejdere i bred forstand, herunder deltidsansatte og kontraktansatte. Vi tilbyder også support i denne henseende. Vi mener, at det er vigtigt at undgå juridiske sammenbrud og at minimere belastningen på dit kerne personale så meget som muligt. Detaljer er angivet nedenfor.