Töötajate sotsiaalmeedia kasutamise ettevaatusabinõud? Selgitame sotsiaalmeedia juhendite koostamist

Sotsiaalmeedia platvormide, nagu Facebook ja Twitter, leviku tõttu on töötajate sotsiaalmeedia kasutamisega seotud riskid pidevalt suurenenud.

Töötajate mõtlematud postitused võivad kiiresti levida ja mõnel juhul isegi põhjustada suurt avalikku pahameelt. Seetõttu on paljudel vastutavatel isikutel peavalu, kuidas reguleerida töötajate sotsiaalmeedia kasutamist.

Käesolevas artiklis selgitame, mida tuleks silmas pidada töötajatele suunatud sotsiaalmeedia juhendite koostamisel.

Töötajatele suunatud sotsiaalmeedia juhendis kajastamist vajavad punktid

Mida peaks sisaldama töötajatele suunatud sotsiaalmeedia juhend? Allpool loetleme selle sisu. Kuuluvusettevõtet tähistatakse kui “meie ettevõtet”.

Põhimõtteliselt peaksid järgmised punktid olema esitatud

Sotsiaalmeedia juhendis peaksid põhimõtteliselt olema järgmised punktid:

Reeglid, mis kehtivad SNS-i kasutamisel töö eesmärgil

• Kui kasutate SNS-i töö eesmärgil, peate saama ettevõtte eelneva nõusoleku
• Kui tekib probleeme kolmandate isikutega, teatage sellest kohe ja järgige ettevõtte juhiseid
• Kui olete ettevõttest lahkunud, järgige ettevõtte juhiseid seoses töö eesmärgil kasutatud konto kasutamise ja haldamisega
• On keelatud kasutada töö eesmärgil loodud kontot isikliku tulu teenimiseks või ettevõttega sarnase või sarnase äritegevuse läbiviimiseks

Ettevõtte kontodel on tavaliselt rohkem jälgijaid kui isiklikel kontodel ja seega on neil suurem mõju. Seetõttu on oluline kontrollida postitusi enne nende avaldamist, et vältida sobimatuid postitusi.

Ettevõtte vastus internetis põlemisele on üksikasjalikult kirjeldatud järgmises artiklis.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Reeglid, mis kehtivad SNS-i kasutamisel isiklikul eesmärgil

• Kui kasutate SNS-i isiklikul eesmärgil, järgige seda juhendit, kui postitate ettevõttega seotud teavet
• Ärge postitage ettevõtte konfidentsiaalset teavet või postitusi, mis rikuvad avalikku korda ja head kommet või sisaldavad laimamist
• Kui on oht, et SNS-i kasutamise tõttu võib lekkida ettevõtte konfidentsiaalne teave või ettevõtte maine võib kahjustuda, teatage sellest kohe
• Võtke kasutusele turvameetmed

Ka töötajate isiklikult kasutatavate sotsiaalmeedia kontode puhul on juhtumeid, kus põlemine võib põhjustada kahju ka ettevõttele, kui töötaja kuuluvus ettevõttesse on tuvastatud.

Lisaks võib teave, mis on kord internetis avaldatud, jääda püsima ja seda on raske kustutada, mida nimetatakse “digitaalseks tätoveeringuks”.

Seetõttu on oluline kirjeldada mitte ainult tööalaseid sotsiaalmeedia kontosid, vaid ka isiklikke sotsiaalmeedia kontosid.

Digitaalse tätoveeringu ohtude kohta leiate lisateavet järgmisest artiklist.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Trahvide määramise reeglid

Kui töötaja rikub juhendit, tuleks märkida, et ta võib saada karistuse.

Kuigi sotsiaalmeedia juhend ei kuulu töölepingu ega töökorralduse hulka, võib seda käsitleda ettevõtte juhiste või korraldustena, kui see on teada. Seetõttu on võimalik määrata karistus, kui rikutakse sotsiaalmeedia juhendit.

Lisapunktid juhiste tõhususe suurendamiseks

Lisaks on juhiste tõhususe suurendamiseks tõhus lisada järgmised punktid.

• Seadke üles SNS-i kasutamise strateegiakomitee, mis viib läbi regulaarseid küsitlusi SNS-i kasutamise kohta ja vastab töötajate SNS-i probleemidele
• Korraldage töötajatele ja teistele igal aastal koolitus SNS-i kasutamise kohta

Kuid selliste meetmete rakendamine suurendab ka ettevõtte koormust, seega lisage need pärast hoolikat kaalumist.

Töötajatele suunatud sotsiaalmeedia juhiste levitamise viisid

Pole mõtet luua töötajatele suunatud sotsiaalmeedia juhiseid, kui töötajad neist ei tea.

Kui olete sotsiaalmeedia juhised loonud, levitage neid töötajatele e-posti teel või postitage need ettevõtte teadetetahvlile. Lisaks peaksid sotsiaalmeedia juhised olema kohas, kus kõik töötajad neid näha saavad, nii et need oleksid alati kättesaadavad.

Kokkuvõte

Kui töötaja tekitab sotsiaalmeedias probleeme, võib see viia mitte ainult ettevõtte maine languseni, vaid ka boikottide tekkeni, aktsiahindade languseni ja muude suurte kahjude tekkimiseni. Selleks, et neid riske võimalikult palju vähendada, on soovitatav kehtestada töötajatele suunatud sotsiaalmeedia juhised ja tagada nende laialdane teadlikkus.

Kui teil on mure sotsiaalmeedia juhiste koostamise või rakendamise pärast, soovitame konsulteerida advokaadiga, kes on sotsiaalmeedia strateegiate osas kogenud.