Palkan suojelu Japanin työlainsäädännössä: Perusperiaatteet, joita johtajien tulee noudattaa

Palkanmaksu on työnantajalle kaikkein perustavanlaatuinen velvollisuus ja muodostaa ytimen Japanissa harjoitettavien työsuhdekäytäntöjen kannalta. Japanissa toimittaessa on erittäin tärkeää noudattaa tiukkaa lainsäädännöllistä kehystä palkanmaksun suhteen, mikä on olennainen osa riskienhallintaa. Tätä aluetta säätelevät pääasiassa kaksi lakia. Ensimmäinen on ‘Japanin siviilioikeus’, joka perustuu sopimusvapauden periaatteelle ja määrittelee työn ja ‘palkkion’ vastikkeellisuuden. Toinen on ‘Japanin työnormilaki’, joka on erityislaki, joka asettaa pakottavia säännöksiä työntekijöiden suojaksi ottaen huomioon työnantajan ja työntekijän välisen neuvotteluvoiman epätasapainon. Erityisesti työnormilain määrittelemät ‘palkkaa’ koskevat säännökset ovat etusijalla siviilioikeuden yleisiin periaatteisiin nähden ja vaikuttavat suoraan yritystoimintaan. Tässä artikkelissa käsitellään yksityiskohtaisesti Japanin työnormilain palkan suojelun keskeisiä oikeudellisia periaatteita, erityisesti kyseisen lain 24. pykälässä määriteltyjä ‘palkanmaksun viittä periaatetta’, sisältäen konkreettisia lakipykäliä ja tärkeitä oikeustapauksia. Artikkelin tarkoituksena on auttaa yritysjohtoa, osakkeenomistajia ja oikeudellisia asiantuntijoita ymmärtämään nämä monimutkaiset säännökset tarkasti, varmistamaan compliance ja tehokkaasti vähentämään oikeudellisia riskejä.

Palkkaus Japanin laissa: Siviilioikeuden ja työnormilain risteyskohta

Japanin oikeusjärjestelmässä työstä maksettava korvaus säännellään kahdesta eri näkökulmasta: ‘Japanin siviilioikeuden’ ja ‘Japanin työnormilain’ kautta, ja näiden erojen ymmärtäminen on äärimmäisen tärkeää.

Japanin siviilioikeuden näkökulma: ‘Palkkio’ työsopimuksessa

Japanin siviilioikeuden 623 artikla määrittelee työsopimuksen siten, että “toinen osapuoli sitoutuu suorittamaan työtä toiselle osapuolelle, ja tämä osapuoli sitoutuu vastineeksi maksamaan palkkion” . Tässä ‘palkkio’ määritellään yksityisoikeudelliseksi velkasuhteeksi, joka perustuu osapuolten väliseen sopimukseen, eli sopimusvapauden periaatteeseen. Siviilioikeus ei määrittele palkkion maksutapaa yksityiskohtaisesti, ja periaatteessa työntekijä voi vaatia palkkiota vasta suoritetun työn jälkeen (Japanin siviilioikeuden 624 artiklan 1 momentti) . Tämä tarkoittaa, että maailmassa, jossa työnormilakia ei ole olemassa, maksun ajankohta ja tapa jätetään täysin osapuolten sopimuksen varaan.  

Japanin työnormilain näkökulma: Suojattava oikeus ‘Palkka’

Sitä vastoin Japanin työnormilaki määrittelee työehtojen minimitason julkisoikeudellisena lakina. Lain 11 artikla määrittelee ‘palkan’ hyvin laajasti “kaikkeksi, mitä työnantaja maksaa työntekijälle työstä, riippumatta siitä, mitä nimeä käytetään, kuten palkka, lisät, bonukset tai muut” . Koska työnormilaki on siviilioikeuteen nähden erityislaki, sen säännöksillä on imperatiivinen voima. Toisin sanoen, työsopimuksen ehdot, jotka eivät täytä työnormilain asettamia standardeja, katsotaan Japanin työnormilain 13 artiklan mukaan osittain mitättömiksi, ja lakiin kirjatut standardit tulevat automaattisesti sovellettaviksi .  

Näiden kahden lain suhde ei rajoitu pelkästään määritelmien eroihin. Se heijastaa oikeusfilosofista muutosta, jossa työsuhteet siirtyvät yksityisen sopimusautonomian alueelta julkisen sääntelyn alueelle, jossa valtion tulee tarjota vähimmäissuoja. Siviilioikeus olettaa tasavertaisten osapuolten ‘sopimuksen’, kun taas työnormilaki olettaa työnantajan ja työntekijän välillä olevan rakenteellisen voimasuhteen epätasapainon ja puuttuu asiaan työntekijän elämän suojelemiseksi. Tästä syystä, vaikka työntekijä olisi yksilöllisesti suostunut palkanmaksutapaan, jos tämä suostumus rikkoo työnormilain asettamia standardeja, katsotaan suostumus laillisesti mitättömäksi. Tämän väärin ymmärtäminen voi johtaa vakaviin compliance-virheisiin.

Alla oleva taulukko tiivistää ‘palkkion’ ja ‘palkan’ käsitteelliset erot Japanin siviilioikeuden ja Japanin työnormilain mukaan.

Palkanmaksun viisi periaatetta: Japanin työnormilain ydinmääräykset

Japanin työnormilain (日本の労働基準法) 24. pykälä muodostaa palkan suojelun todellisen ytimen ja tunnetaan “palkanmaksun viitenä periaatteena”. Tämä säädös määrää, että “palkka on maksettava rahana, suoraan työntekijälle, sen täydessä määrässä.” Lisäksi siinä säädetään, että “palkka on maksettava vähintään kerran kuukaudessa, määrättynä eräpäivänä.” Nämä viisi periaatetta eivät toimi erillisinä, vaan ne linkittyvät toisiinsa ja toimivat kattavana järjestelmänä, jonka tarkoituksena on turvata työntekijöiden elämän perusta. “Rahamaksu” ja “suoramaksu” takaavat, että palkka siirtyy turvallisesti ja käyttökelpoisessa muodossa työntekijän käsiin, kun taas “täysimääräinen maksu” suojaa sen arvoa. “Kuukausittainen maksu” ja “määräaikainen maksu” varmistavat tulojen ennakoitavuuden. Tämän kokonaisvaltaisen tavoitteen ymmärtäminen on välttämätöntä, kun tulkitaan kunkin periaatteen poikkeussäännöksiä ja muita määräyksiä.

Käteismaksun periaate Japanissa

Periaatteessa palkan on maksettava Japanissa laillisesti käypänä valuuttana, eli käteisenä japanin jeneinä . Ulkomaan valuutassa, shekeillä tai tavarana maksettava palkka on pääsääntöisesti kielletty, koska se suojaa työntekijöitä vaihdon hankaluudelta ja arvon epävakaudesta .  

Tähän periaatteeseen on kuitenkin hyväksytty tärkeitä poikkeuksia, jotka vastaavat nykyaikaisen taloudellisen toiminnan todellisuutta. Yleisin poikkeus on työntekijän selvän suostumuksen saaminen ja palkan siirtäminen työntekijän määrittämälle pankkitilille . Pelkkä työntekijän suostumus ei kuitenkaan riitä, vaan usein vaaditaan myös työnantajan ja työntekijän välinen sopimus tilisiirroista . Viime vuosina työnormien täytäntöönpanosäännösten muutoksen myötä on tullut mahdolliseksi maksaa palkkaa työntekijän suostumuksella työ- ja sosiaaliministeriön hyväksymälle rahansiirtoyhtiön tilille (ns. digitaalinen maksu) . Lisäksi työntekijän suostumuksella voidaan maksaa erorahaa shekillä ja työehtosopimuksen määräyksellä voidaan antaa matkakorvaus kausilipun muodossa .  

Tässä on tärkeää huomata, että näiden poikkeusten soveltamiseksi tarvittava ‘suostumus’ ei ole kertaluonteinen eikä peruuttamaton. Korkein yksinkertainen oikeusistuin (Kochi) antoi päätöksen 18. maaliskuuta 1981 (Mikuni Taxi -tapaus), joka teki tämän seikan selväksi . Tässä tapauksessa työntekijä, joka alun perin oli suostunut pankkisiirtoon, vaati myöhemmin maksua käteisellä, mutta työnantaja kieltäytyi. Oikeusistuin katsoi, että työnantajan toiminta rikkoi käteismaksun periaatetta. Tämä ennakkotapaus viittaa siihen, että käteismaksun periaate on työntekijän perusoikeus ja että mukavuuden vuoksi tehty poikkeus (tilisiirto) ei ole perusoikeuden pysyvää luopumista. Siksi yritysten on pidettävä yllä käytännön järjestelyjä maksaa palkkaa käteisellä niille työntekijöille, jotka eivät suostu tilisiirtoon tai peruuttavat suostumuksensa.  

Suora maksun periaate Japanissa

Palkan on kulkeuduttava suoraan työntekijälle ilman välikäsien hyödyntämistä, jotta työn vastike saavuttaa varmasti työntekijän itsensä .  

Tämän periaatteen mukaan on laitonta maksaa palkkaa edes työntekijän valtuuttamalle asiamiehelle (vapaaehtoiselle asiamiehelle) . Jos työntekijä on alaikäinen, on myös hänen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen maksaminen kiellettyä Japanin työlainsäädännön, työnormilain (Labor Standards Act) 59. pykälän mukaisesti . Työnantajan ei myöskään ole sallittua maksaa työntekijän velkojille suoraan, vaikka työntekijällä olisi taloudellisia velvoitteita .  

Poikkeuksena sallitaan maksaminen henkilön “lähetille” . Lähetti on henkilö, joka välittää tai toteuttaa työntekijän päätöksiä ilman omaa harkintavaltaa. Esimerkiksi sairaalassa olevan työntekijän perheenjäsen, joka noutaa palkkapussin työntekijän puolesta, kuuluu tähän kategoriaan. Asiamiehen ja lähetin ero voi kuitenkin olla hämärä ja sisältää oikeudellisia riskejä, joten käytännössä suorat maksut työntekijälle tai työntekijän suostumuksella hänen omalle tililleen ovat turvallisimpia menetelmiä .  

Tämän periaatteen merkitystä korostaa merkittävä oikeustapaus, joka ratkaistiin korkeimman oikeuden päätöksellä 12. maaliskuuta 1968 (1968) . Tässä tapauksessa työntekijä siirsi oikeutensa saada erorahansa (palkkasaatava) kolmannelle osapuolelle. Korkein oikeus totesi, että vaikka tämä saatavien siirto sopimus saattaa olla osapuolten välillä (työntekijä ja siirron saaja) voimassa siviilioikeuden mukaan, se ei vaikuta työnantajan velvollisuuksiin työnormilain mukaan. Toisin sanoen työnantaja on edelleen velvollinen maksamaan palkan (tässä tapauksessa erorahan) suoraan työntekijälle, eikä saatavien siirron saaja voi vaatia suoraa maksua työnantajalta. Tämä päätös osoittaa, että työntekijöiden suojeluun liittyvä julkinen politiikka voi puuttua jopa yksityisoikeudellisten sopimusten voimaan ja rajoittaa niiden oikeudellisia vaikutuksia, mikä kuvastaa työnormilain imperatiivista luonnetta. Siksi yritysten on jatkettava maksujen suorittamista työntekijälle, vaikka he saisivatkin ilmoituksen palkkasaatavien siirrosta työntekijän velkojilta.  

Koko palkan maksamisen periaate Japanissa

Palkan on oltava kokonaisuudessaan maksettava, eikä työnantaja saa yksipuolisesti vähentää siitä mitään rahasummia (pidättää palkasta) periaatteessa. Tämä periaate on tarkoitettu varmistamaan, että työntekijät saavat sovitun korvauksen kokonaisuudessaan ja turvaamaan heidän taloudellisen elämänsä vakauden.  

Tähän periaatteeseen on kuitenkin olemassa poikkeuksia. Ensinnäkin, tulovero, asumisvero, sosiaalivakuutusmaksut ja muut lailla määrätyt vähennykset voidaan tehdä palkasta ilman erityistä sopimusta. Toiseksi, sellaiset lailla määrittelemättömät erät kuin työsuhdeasunnon vuokra tai ammattiyhdistysmaksut voidaan vähentää palkasta vain, jos työpaikan työntekijöiden enemmistön muodostama ammattiyhdistys (tai sen puuttuessa työntekijöiden enemmistöä edustava henkilö) on tehnyt kirjallisen sopimuksen (työehtosopimus) vähennettävistä eristä.  

Erityisen monimutkainen oikeudellinen kysymys on, voiko työnantaja asettaa työntekijälle kuuluvia saatavia (esimerkiksi vahingonkorvausvaatimuksia tai lainan takaisinmaksuvaatimuksia) vastakkain palkkasaatavien kanssa. Periaatteessa tällainen yksipuolinen vastakkainasettelu on koko palkan maksamisen periaatteen vastaista eikä sitä sallita. Tämän osoitti korkeimman oikeuden päätös 2. marraskuuta 1956 (Kansai Seiki -tapaus), jossa oikeus ei hyväksynyt työnantajan esittämää vahingonkorvaussaatavien vähentämistä palkasta.  

Kuitenkin oikeuskäytäntö on tunnustanut kaksi poikkeusta rajoitetuissa tilanteissa. Ensimmäinen on “säätelyllinen vastakkainasettelu”. Tämä tarkoittaa liikamaksun korjaamista myöhemmissä palkanmaksuissa, jos palkkaa on laskettu väärin. Korkein oikeus totesi 18. joulukuuta 1969 antamassaan päätöksessä (Fukushiman opettajien liiton tapaus), että liikamaksun korjaaminen on sallittua vain, jos liikamaksun synty ja korjaus ovat kohtuullisesti yhteydessä toisiinsa ja jos vähennettävä summa on niin pieni, ettei se uhkaa työntekijän taloudellista elämää. Kuitenkin tapauksissa, joissa palkkiosta on vähennetty puolet ilman ennakkovaroitusta, on katsottu, että säätelyllinen vastakkainasettelu on laitonta (Tokion korkein oikeus, 9. huhtikuuta 2008).  

Toinen poikkeus on työntekijän “vapaaseen tahtoon perustuva suostumus” vastakkainasetteluun. Korkeimman oikeuden päätös 26. marraskuuta 1990 (Nisshin Steel -tapaus) on tässä asiassa johtava tapaus. Tässä tapauksessa työntekijä oli vapaaehtoisesti pyytänyt työnantajalta lainan takaisinmaksua eläkerahastosta, eikä päätöksenteossa ollut havaittavissa työnantajan pakottamista, joten eläkerahaston ja lainan vastakkainasettelu katsottiin päteväksi. Tämä tapaus osoittaa, että pelkkä allekirjoitus suostumuslomakkeessa ei riitä, vaan on tarkasteltava, onko suostumus annettu ilman työsuhteen epätasa-arvoisen voimasuhteen vaikutusta ja onko se todella vapaaseen tahtoon perustuvaa. Kun otetaan huomioon tämän “suostumuksen laadun” korkea kynnys, yrityksille turvallisinta lienee noudattaa periaatetta, jonka mukaan palkkaa ei periaatteessa saa asettaa vastakkain muiden saatavien kanssa.  

Kuukausittaisen ja tiettynä päivänä tapahtuvan palkanmaksun periaatteet Japanissa

Nämä kaksi periaatetta toimivat yhdessä tuoden säännöllisyyttä ja ennakoitavuutta työntekijöiden tuloihin.  

“Kuukausittaisen palkanmaksun periaate” vaatii, että palkanmaksupäivä on asetettava vähintään kerran kalenterikuukauden (1. päivästä kuun viimeiseen päivään) aikana. Tämä pätee myös vuosipalkkaa nauttiviin työntekijöihin, joiden vuosipalkka on jaettava vähintään 12 erään ja maksettava kuukausittain. Esimerkiksi työntekijän, joka aloittaa työt kuun lopussa, muutaman päivän palkan maksaminen yhdessä seuraavan kuun palkan kanssa seuraavassa kuussa rikkoo tätä periaatetta.  

“Tiettynä päivänä tapahtuvan palkanmaksun periaate” edellyttää, että maksupäivä on määriteltävä tarkasti. Määräykset, kuten “joka kuukauden 25. päivä” tai “kuun viimeinen päivä”, ovat laillisia, mutta “joka kuukauden 20. ja 25. päivän välillä” tai “joka kuukauden kolmas perjantai” kaltaiset vaihtelevat päivämäärät ovat laittomia, koska ne eivät määrittele tarkkaa päivämäärää.  

Näihin periaatteisiin on Japanin työlainsäädännön (Japanese Labor Standards Act) mukaan tehty poikkeuksia. Satunnaisesti maksettavat palkat (kuten avioliittolisät) tai bonukset ja muut, yli kuukauden työsuoritukseen perustuvat korvaukset, jotka luonteensa vuoksi on vaikea tai epäsopivaa maksaa kuukausittain tiettynä päivänä, on vapautettu näiden periaatteiden soveltamisesta.  

Hallinnolliset riskit, jotka johtuvat lakien rikkomisesta Japanissa

Jos rikotaan jotakin Japanin työnormilain (日本の労働基準法, 1947) 24. artiklassa määriteltyä viidestä palkanmaksun periaatteesta, voi seurauksena olla enintään 300 000 jenin sakko rikosoikeudellisena seuraamuksena kyseisen lain 120. artiklan mukaisesti. Japanin työlainsäädännössä on usein säädetty molempia, sekä yksilöitä että yrityksiä, koskevia rangaistussäännöksiä, joten yrityksen vastuusta ei voi välttyä.  

Ensivilkaisulla 300 000 jenin sakko voi tuntua erityisesti suuryrityksille vähäpätöiseltä. Kuitenkin tämä suoraan määrätty rangaistus on usein vain jäävuoren huippu, joka voi johtaa suurempiin hallinnollisiin riskeihin. Työnormivalvontaviraston suorittama tutkinta ei välttämättä rajoitu vain yhteen rikkomukseen, vaan se voi laajentua kattamaan yrityksen koko työvoimanhallinnan yleistarkastuksen. Tämän seurauksena voidaan antaa korjaavia suosituksia, jotka voivat pakottaa muutoksiin liiketoiminnan johtamisessa. Lisäksi lakirikkomuksen tuleminen julkisuuteen voi vakavasti vahingoittaa yrityksen sosiaalista luottamusta, mikä voi vaikuttaa haitallisesti rekrytointiin, asiakassuhteisiin ja jopa rahoituksen hankintaan. Siksi palkanmaksun periaatteiden noudattaminen tulisi nähdä ei vain sakkojen välttämisen passiivisena tavoitteena, vaan se on olennainen osa yrityksen kestävää kasvua ja vakautta tukevaa yrityshallintoa.  

Yhteenveto

Japanin työlainsäädännön määrittelemät palkanmaksun viisi periaatetta – nimittäin maksu rahana, suorana maksuna, täysi maksu, vähintään kerran kuukaudessa tapahtuva maksu ja maksu määräpäivänä – eivät ole pelkkiä hallinnollisia ohjeita, vaan ne perustuvat työntekijöiden suojelua koskevaan vahvaan julkiseen politiikkaan ja ovat tiukkoja sekä pakottavia oikeudellisia vaatimuksia. Näitä periaatteita ei voi muuttaa tai niistä ei voi luopua työntekijän kanssa tehdyn yksityisen sopimuksen perusteella. Kaikkien Japanissa toimivien yritysten on tärkeää ymmärtää nämä säännöt syvällisesti ja järjestää sisäiset toimintatavat niiden noudattamiseksi, jotta voidaan rakentaa vakaa työnantaja-työntekijä-suhde ja välttää oikeudellisia riskejä. Monolith-oikeustoimisto on tarjonnut laajaa neuvontaa monipuolisille kotimaisille ja kansainvälisille asiakkaille monimutkaisissa kysymyksissä, jotka liittyvät Japanin työlainsäädäntöön, erityisesti palkanmaksun ja palkkalaskennan noudattamiseen. Toimistossamme on useita englanninkielisiä asiantuntijoita, joilla on sekä Japanin että ulkomaiden oikeudellista pätevyyttä. Tämä kielitaito yhdistettynä monijuridiseen oikeudelliseen asiantuntemukseen mahdollistaa ainutlaatuisen vahvan tuen erityisesti ulkomaisille ja monikansallisille yrityksille, kun ne sovittavat globaaleja henkilöstöpolitiikkojaan Japanin lainsäädännön vaatimuksiin. Tarjoamme erikoistunutta oikeudellista palvelua työvoimanhallinnan tarkistuksesta ja riskinarvioinnista aina mahdollisten riitojen edustamiseen asti, joten otathan meihin yhteyttä. Raportissa käytetty lähde