Japanin yhtiölain mukainen tilintarkastaja: Kattava selostus roolista, valtuuksista ja vastuusta

Yritysten taloudellisen tiedon luotettavuus on terveen taloudellisen toiminnan ja kansainvälisen sijoittamisen ja kaupankäynnin perusta. Sijoittajien ja velkojien on voitava tehdä päätöksiä luottavaisin mielin, ja tämä edellyttää, että yritysten laatimat taloudelliset raportit ovat tarkkoja ja oikeudenmukaisia. Tämän varmistamiseksi on välttämätöntä, että riippumaton kolmas osapuoli takaa raporttien paikkansapitävyyden. Japanissa tämän äärimmäisen tärkeän roolin hoitaa ‘tilintarkastaja’. Tilintarkastajajärjestelmä on Japanin yhtiölain (Companies Act) määrittelemä virallinen elin, joka on keskeisessä asemassa yritysten kirjanpidon läpinäkyvyyden ja luotettavuuden varmistamisessa. Järjestelmä ei ole pelkästään kansallinen menettely, vaan se on myös tärkeä indikaattori siitä, että japanilainen yrityshallinto täyttää kansainväliset standardit. Tilintarkastajat ovat korkeasti koulutettuja ammattilaisia, jotka ovat joko hyväksyttyjä tilintarkastajia tai tilintarkastusyhteisöjä, ja he suorittavat tarkastuksensa riippumattomasta asemastaan käsin. Erityisesti suurille, yhteiskunnallisesti merkittäville yrityksille tilintarkastajan nimittäminen on lailla määrätty, mikä heijastaa ajatusta siitä, että yrityksen taloudellisen mittakaavan kasvaessa kasvaa myös sen yhteiskunnallinen vastuu taloudellisista raporteista. Tässä artikkelissa käsitellään tilintarkastajaa kattavasti, mukaan lukien heidän oikeudellinen merkityksensä, nimittämismenettelyt, konkreettiset toimivaltuudet ja heidän kantamansa raskas vastuu, perustuen Japanin yhtiölain säännöksiin ja todellisiin oikeustapauksiin.

Tilintarkastajajärjestelmän merkitys ja tarkoitus Japanissa

Tilintarkastaja on Japanin yhtiölain mukainen yhtiön elin, jonka päätarkoituksena on suorittaa yhtiön tilinpäätösdokumenttien tilintarkastus. Tämän järjestelmän perusajatuksena on varmistaa taloudellisen raportoinnin luotettavuus riippumattoman ulkopuolisen tilintarkastusasiantuntijan suorittaman tarkastuksen kautta, suojellen osakkeenomistajia ja velkojia sekä muita sidosryhmiä. Kun yritys itse tuottaa taloudellista tietoa, kolmannen osapuolen tilintarkastajan objektiivinen näkökulma ja lausunto sen asianmukaisuudesta lisäävät tiedon luotettavuutta huomattavasti. Tämä on välttämätön toiminto yrityksen yhteiskunnallisen luottamuksen ylläpitämiseksi ja sujuvan rahoituksen hankkimiseksi rahoitusmarkkinoilta.

Japanin yhtiölaki velvoittaa erityisesti “suuryritykset” asettamaan tilintarkastajan. Japanin yhtiölain 2 artiklan 6 kohdan mukaan suuryritys määritellään yhtiöksi, jonka viimeisimmän tilikauden taseen mukainen osakepääoma on vähintään 500 miljoonaa jeniä tai velkojen kokonaismäärä on vähintään 20 miljardia jeniä. Tämän säännöksen taustalla on oikeudellinen ajattelu, jonka mukaan mitä suurempi yritys on, sitä suurempi on sen toiminnan vaikutus yhteiskuntaan ja talouteen. Suuryrityksillä on lukuisia osakkeenomistajia, velkojia, työntekijöitä ja liikekumppaneita, ja niiden taloudellisen tilanteen terveellisyys on suoraan yhteydessä monien sidosryhmien etuihin. Siksi laki vaatii tällaisilta yrityksiltä suurempaa taloudellista läpinäkyvyyttä ja ulkopuolisten asiantuntijoiden tiukkaa valvontaa talouden yleisen vakauden varmistamiseksi.

Tilintarkastajien ja tilintarkastuslautakunnan jäsenten vertailu Japanissa

Ymmärtääksemme Japanin yrityshallinnon rakennetta on tärkeää tunnistaa tilintarkastajien ja toisen elimen, “tilintarkastuslautakunnan jäsenen”, väliset erot. Molemmat toimivat yrityksen valvontatehtävissä, mutta niiden roolit ja valtuudet eroavat perustavanlaatuisesti toisistaan.

Suurin ero on tarkastuksen laajuudessa. Tilintarkastajan tehtävä rajoittuu, kuten nimi viittaa, “tilintarkastukseen”. Tämä tarkoittaa, että hänen keskeinen tehtävänsä on varmistaa, että taseet ja tuloslaskelmat esittävät yrityksen taloudellisen tilan ja liiketoiminnan tulokset asianmukaisesti. Toisaalta tilintarkastuslautakunnan jäsenen tarkastusalueeseen kuuluu periaatteessa sekä “tilintarkastus” että “toiminnan tarkastus”. Toiminnan tarkastus tarkoittaa laajempaa toimintaa, jossa valvotaan, että hallituksen jäsenten tehtävien hoito noudattaa lakeja ja yhtiöjärjestystä ja on asianmukaista.

Lisäksi pätevyysvaatimukset eroavat toisistaan. Tilintarkastajaksi voi tulla vain Japanin yhtiölain (337 artiklan 1 momentti) mukaan joko hyväksytty tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö, mikä johtuu tarpeesta korkeatasoiseen asiantuntemukseen tilintarkastuksessa. Sitä vastoin tilintarkastuslautakunnan jäseneksi ei vaadita erityisiä ammatillisia pätevyyksiä lain mukaan.

Myös heidän asemansa eroavat toisistaan. Tilintarkastaja on itsenäinen “ulkopuolinen” asiantuntija, joka solmii tarkastussopimuksen yrityksen kanssa. Sen sijaan tilintarkastuslautakunnan jäsen on “sisäinen” virkamies, joka valitaan yhtiökokouksessa ja toimii riippumattomasti hallituksesta.

Nämä kaksi elintä muodostavat yhdessä kaksinkertaisen valvontajärjestelmän. Tilintarkastaja vahvistaa ulkopuolisena kirjanpidon asiantuntijana taloudellisen tiedon “faktat”, ja sisäisenä hallinnon vastuullisena tilintarkastuslautakunnan jäsen tarkistaa näiden tosiasioiden perusteella hallituksen jäsenten liikkeenjohdollisten päätösten asianmukaisuuden ja laillisuuden “prosessit”. Esimerkiksi tilintarkastajan havaitsemat kirjanpidon väärinkäytökset raportoidaan tilintarkastuslautakunnan jäsenelle, ja ne ovat tärkeää tietoa hallituksen jäsenten vastuun selvittämisessä. Näin ollen yhteistyössä ne toteuttavat tehokkaampaa yrityshallintoa.

Alla oleva taulukko tiivistää tilintarkastajien ja tilintarkastuslautakunnan jäsenten pääasialliset erot.

Tilintarkastajan valinta Japanissa

Tilintarkastajan valintaprosessi on Japanin yhtiölain mukaisesti säännelty yksityiskohtaisesti, jotta voidaan varmistaa hänen riippumattomuutensa.

Ensinnäkin tilintarkastajalle on asetettu tiukat pätevyysvaatimukset ja esteellisyysperusteet. Kuten aiemmin mainittiin, tilintarkastajaksi voi tulla vain valtuutettu tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Lisäksi riippumattomuuden vaarantumisen välttämiseksi Japanin yhtiölain 337 artiklan 3 momentti kieltää henkilöitä, joilla on tiettyjä eturistiriitoja, toimimasta tilintarkastajana. Esimerkiksi henkilöt, jotka ovat yhtiön tytäryhtiöitä tai jotka saavat jatkuvaa korvausta yhtiöltä tai sen tytäryhtiöiltä muista kuin tilintarkastustehtävistä, eivät voi toimia tilintarkastajina.

Tilintarkastaja valitaan osakkeenomistajien yleiskokouksen tavallisella päätöksellä (Japanin yhtiölain 329 artiklan 1 momentti). Tärkeää on, että tilintarkastajan valintaa tai erottamista koskevien ehdotusten sisällöstä päättämisen valta ei ole hallituksella, vaan tilintarkastajalla (tai tilintarkastuslautakunnalla tai muulla tilintarkastuselimellä). Tämä on erittäin tärkeä mekanismi, joka erottaa tilintarkastajan arvioinnin ja henkilöstöhallinnan valtuudet johtohenkilöstöstä, jotta tilintarkastaja voi suorittaa tarkastuksensa ilman, että hänen tarvitsee ottaa huomioon johtohenkilöstön mielipiteitä. Johtohenkilöstön palkan määrittely ja tilintarkastajan henkilöstöhallinnan erottaminen on ovela oikeudellinen suunnittelu, joka suojaa tilintarkastajan riippumattomuutta.

Tilintarkastajan toimikausi päättyy viimeistään siihen tilikauteen, joka päättyy vuoden kuluessa hänen valinnastaan, ja jatkuu siihen asti, kunnes säännönmukainen osakkeenomistajien kokous on päättynyt (Japanin yhtiölain 338 artiklan 1 momentti). Jos tässä säännönmukaisessa osakkeenomistajien kokouksessa ei tehdä erillistä päätöstä tilintarkastajan erottamisesta tai uudelleenvalitsematta jättämisestä, katsotaan tilintarkastaja uudelleenvalituksi (Japanin yhtiölain 338 artiklan 2 momentti). Tämä ‘oletettu uudelleenvalinta’ -järjestelmä vahvistaa tilintarkastajan asemaa ja periaatetta, että hänen toimikautensa jatkuu, ellei aktiivista erottamispäätöstä tehdä, mikä edelleen vahvistaa hänen riippumattomuuttaan.

Erottamisen osalta tilintarkastaja voidaan erottaa milloin tahansa osakkeenomistajien kokouksen päätöksellä (Japanin yhtiölain 339 artikla), mutta tilintarkastajat voivat erottaa tilintarkastajan, jos hän rikkoo ammatillisia velvollisuuksiaan tai jos hänellä on epäasiallista käytöstä, joka ei sovi tilintarkastajalle, ja kaikki tilintarkastajat ovat yksimielisiä (Japanin yhtiölain 340 artikla). Tämäkin on voimakas valtuus, joka antaa tilintarkastajille mahdollisuuden ylläpitää tilintarkastajan riippumattomuutta ja tarkastuksen laatua.

Tilintarkastajan tehtävät ja valtuudet Japanissa

Jotta tilintarkastaja voi suorittaa tehtävänsä tehokkaasti, Japanin yhtiölaki antaa heille laajan valikoiman tehtäviä ja valtuuksia. Nämä valtuudet on pääasiassa keskitetty Japanin yhtiölain 396. pykälään.

Tilintarkastajan keskeisin tehtävä on tarkastaa yhtiön tilinpäätösasiakirjat, niiden liitetiedot, tilapäiset tilinpäätösasiakirjat sekä konsernitilinpäätösasiakirjat. Tarkastuksen päätyttyä tilintarkastajan on laadittava “tilintarkastuskertomus”, joka kokoaa yhteen tarkastuksen tulokset, ja tämä on tehtävä oikeusministeriön asetuksen mukaisesti (Japanin yhtiölain 396. pykälän 1. momentti). Tämä tilintarkastuskertomus toimii luotettavana tietolähteenä osakkeenomistajille ja velkojille.

Tämän tehtävän suorittamiseksi tilintarkastajalle on annettu vahvat tutkintavaltuudet. Tarvittaessa tilintarkastaja voi “milloin tahansa” tarkastella yhtiön kirjanpitoa ja siihen liittyviä asiakirjoja sekä ottaa niistä kopioita. Lisäksi tilintarkastaja voi pyytää hallituksen jäseniltä, laskentaneuvojilta, johtajilta ja muilta työntekijöiltä raportteja kirjanpitoon liittyen (Japanin yhtiölain 396. pykälän 2. momentti). Johto pitää luonnollisesti hallussaan enemmän sisäistä tietoa kuin ulkopuoliset tilintarkastajat. Tämän tiedon epäsymmetrian voittamiseksi ja varmistaakseen, että tilintarkastajat eivät vain passiivisesti vastaanota tietoa vaan myös aktiivisesti keräävät ja tarkistavat sitä, tutkintavaltuudet ovat välttämättömiä työkaluja.

Tutkintavaltuudet ulottuvat emoyhtiön lisäksi myös sen tytäryhtiöihin. Tarvittaessa tilintarkastaja voi pyytää tytäryhtiöiltä raportteja kirjanpidosta tai tutkia niiden liiketoiminnan ja omaisuuden tilaa (Japanin yhtiölain 396. pykälän 3. momentti). Kuitenkin, tytäryhtiöillä on mahdollisuus kieltäytyä raportoinnista tai tutkimuksesta, jos niillä on “pätevä syy” kieltäytymiseen (Japanin yhtiölain 396. pykälän 4. momentti).

Lisäksi tilintarkastajalla on tärkeä raportointivelvollisuus. Jos tilintarkastaja havaitsee tehtäviään suorittaessaan hallituksen jäsenten toiminnassa petoksia tai merkittäviä tosiseikkoja, jotka ovat vastoin lakeja tai yhtiöjärjestystä, hänen on viipymättä raportoitava näistä havainnoista tilintarkastajalle (tai tilintarkastuslautakunnalle tai muulle tilintarkastuselimelle) (Japanin yhtiölain 397. pykälä). Tämä varmistaa, että tilintarkastajan havaitsemat ongelmat eivät vain päädy raporttiin, vaan ne välitetään nopeasti yhtiön sisäiselle valvontaelimelle ja että korjaavia toimenpiteitä ryhdytään toteuttamaan.

Tilintarkastajien velvollisuudet ja oikeudelliset vastuut Japanissa

Tilintarkastajat kantavat suurta valtaansa vastaavat raskaat oikeudelliset velvollisuudet ja vastuut. Nämä velvollisuudet ja vastuut vaativat tilintarkastajilta korkeaa ammattietiikkaa ja huolellisuutta, toimien tärkeänä kurinalaisuutena, joka takaa tilintarkastuksen laadun.

Tilintarkastajan perustavanlaatuisin velvollisuus on “hyvän hallinnon huolellisuusvelvoite” (zenkan chÅ«i gimu), joka juontuu siitä, että yhtiön ja tilintarkastajan välinen suhde katsotaan Japanin yhtiölain (330. pykälä) mukaan valtuutussuhteeksi, ja johon sovelletaan Japanin siviililain (644. pykälä) säännöksiä. Hyvän hallinnon huolellisuusvelvoite tarkoittaa, että tilintarkastajan on suoritettava tehtävänsä ammattilaisena odotettavalla huolellisuuden tasolla. Tilintarkastajan toimien täyttämä huolellisuuden taso on myöhemmin mainittavan vastuun arvioinnin peruste.

Mikäli tilintarkastaja laiminlyö tämän velvollisuuden, hän on ensisijaisesti vastuussa yhtiölle. Japanin yhtiölain (423. pykälän 1. momentti) mukaan, jos tilintarkastaja laiminlyö tehtävänsä ja aiheuttaa yhtiölle vahinkoa, hänellä on velvollisuus korvata yhtiölle aiheutunut vahinko. Tämä on suora vastuu ammattilaisen laiminlyönneistä.

Lisäksi tilintarkastaja voi olla vastuussa myös kolmansille osapuolille, kuten osakkeenomistajille tai velkojille, jotka ovat luottaneet hänen tilintarkastuskertomukseensa tehdessään kauppoja. Tämä kolmansien osapuolten vastuu on määritelty Japanin yhtiölain (429. pykälässä) ja sillä on kaksitasoinen rakenne. Ensinnäkin, jos tilintarkastajalla on ollut “pahantahtoisuutta tai vakavaa huolimattomuutta” tehtäväänsä suorittaessaan, hän on vastuussa kolmansille osapuolille aiheutuneesta vahingosta (Japanin yhtiölain 429. pykälän 1. momentti). Vakavan huolimattomuuden korkea vaatimus on asetettu, koska tilintarkastus vaatii ammatillista harkintaa, ja halutaan välttää tilintarkastajien liiallinen vastuu yksinkertaisista virheistä, jotta he voivat suorittaa tehtävänsä pelkäämättä.

Toiseksi, jos tilintarkastuskertomuksessa on “väärä tieto” merkittävästä seikasta, vastuu on ankarampi. Tässä tapauksessa tilintarkastaja ei voi välttyä kolmansille osapuolille aiheutuneesta vahingonkorvausvastuusta, ellei hän “todista” olleensa huolellinen toimissaan, toisin sanoen osoita olleensa syytön (Japanin yhtiölain 429. pykälän 2. momentin 4. kohta). Tätä kutsutaan todistustaakan kääntymiseksi, ja se heijastaa lain tarkoitusta asettaa erityisen korkea huolellisuusvelvoite lopputuotteena markkinoille julkaistavalle tilintarkastuskertomukselle. Tämä kaksitasoinen vastuujärjestelmä perustuu hienostuneeseen oikeudelliseen tasapainoon, joka pyrkii yhdistämään kolmansien osapuolten suojelun ja tilintarkastajien liiallisen taakan välttämisen vaatimukset.

Tilintarkastajien vastuu Japanissa oikeustapauksissa

Tilintarkastajien oikeudellisen vastuun abstraktit säännökset konkretisoituvat, kun tarkastellaan niiden soveltamista ja tulkintaa todellisissa riitatilanteissa. Japanin oikeusistuimet ovat ajan myötä lisänneet tilintarkastajilta vaadittavan huolellisuuden tasoa.

Yksi merkittävä esimerkki vastuun arvioinnista yrityksiä kohtaan on Japanin korkeimman oikeuden päätös 19. heinäkuuta 2021 (2021). Tässä tapauksessa kyse oli rajoitetun tilintarkastuksen suorittaneen tilintarkastajan vastuusta, mutta sen logiikka pätee myös tilintarkastajiin. Yrityksen työntekijä oli vuosien ajan kavaltanut talletuksia ja peitellyt petosta esittämällä väärennettyjä pankin saldo todistuksia. Alemmat oikeusasteet katsoivat, että tilintarkastajan vastuu ei toteudu, jos hän varmistaa esitettyjen asiakirjojen ja kirjanpidon vastaavuuden. Korkein oikeus kuitenkin kumosi tämän päätöksen todeten, että “tilintarkastajan ei tule olettaa kirjanpidon oikeellisuutta ja suorittaa sen perusteella tarkastuksia”. Oikeus totesi, että tilintarkastajalla on velvollisuus suorittaa perusteellisempaa tutkimusta, kuten alkuperäisten asiakirjojen tarkastamista, erityisesti kun esitetään kopioita tärkeistä todisteista, jotka herättävät epäilyksiä niiden luotettavuudesta. Tämä päätös korostaa, että tilintarkastajien tulee suorittaa substantiivista tarkastusta ammatillisen skeptisyyden kanssa, eikä vain noudattaa muodollisia menettelyjä.

Kolmansille osapuolille aiheutuvasta vastuusta on olemassa kaksi kontrastia luovaa oikeustapausta. Ensimmäinen on Kimuraya-tapaus (Tokion alioikeuden päätös 28. marraskuuta 2007 (2007)). Tässä tapauksessa yritys oli suorittanut laajamittaista varaston arvon kaunistelua, mutta tilintarkastaja oli noudattanut yleisesti hyväksyttyjä tarkastusstandardeja ja suorittanut normaalia tiukemman tarkastuksen havaittuaan korkean riskin. Oikeus katsoi, että tilintarkastaja ei ole vastuussa, jos hän on noudattanut ammatillista huolellisuutta, mutta ei ole kyennyt havaitsemaan monimutkaista petosta, ja näin ollen hylkäsi tilintarkastajan vastuun. Tämä päätös osoittaa, että standardien noudattaminen toimii tilintarkastajille “turvasatamana”.

Toinen tapaus on laajalti huomiota saanut Livedoor-tapaus (Tokion alioikeuden päätös 21. toukokuuta 2009 (2009)). Tässäkin tapauksessa oli tehty laajamittaista tilinpäätöksen kaunistelua, ja tilintarkastaja oli antanut asianmukaisen lausunnon. Tässä tapauksessa kuitenkin oli todisteita siitä, että tilintarkastaja oli tietoinen yrityksen väärinkäytöksistä tai ainakin tarkoituksellisesti sivuuttanut ne. Oikeus katsoi, että tilintarkastusyhtiö on korvausvelvollinen sijoittajille aiheutuneesta vahingosta. Ratkaiseva ero Kimuraya-tapaukseen verrattuna oli tilintarkastajan puuttuva riippumattomuus ja rehellisyys. Tämä päätös osoittaa, että pelkkä standardien noudattaminen ei riitä puolustukseksi, jos voidaan osoittaa osallisuutta petokseen tai pahantahtoisuutta.

Nämä oikeustapaukset osoittavat, että oikeusistuinten tilintarkastajille asettamat vastuunormit ovat kehittyneet pelkästä “menettelyjen noudattamisesta” kohti “substantiivisen ammatillisen skeptisyyden osoittamista”. Tilintarkastajien on toimittava aktiivisesti ja kriittisesti, eikä vain seurattava sääntökirjaa, jotta he eivät missaa merkkejä väärinkäytöksistä, mikä on yhä enemmän oikeudellisesti vaadittu.

Yhteenveto

Kuten tässä artikkelissa on yksityiskohtaisesti selostettu, tilintarkastajat ovat Japanin yrityslain (Companies Act) määrittelemä välttämätön elin yritysten taloudellisen raportoinnin luotettavuuden varmistamiseksi. Ankarat pätevyysvaatimukset, yhtiökokouksen kautta tapahtuva valinta ja tilintarkastajien valvonta ovat suunniteltu takaamaan heidän riippumattomuutensa. Laajat tutkimusvaltuudet toimivat välineinä tehtävän tehokkaaseen suorittamiseen, kun taas huolellisuusvelvollisuus ja raskaat lailliset vastuut toimivat kurinalaisuutta ylläpitävinä takeina heidän työnsä laadulle. Tilintarkastajajärjestelmä on Japanin markkinoiden läpinäkyvyyden ja reiluuden tukipilari ja se luo perustan, johon sekä kotimaiset että ulkomaiset sijoittajat voivat luottaa.

Monolith-oikeustoimistomme on tarjonnut runsaasti neuvoja ja tukea monimutkaisissa oikeudellisissa kysymyksissä, jotka liittyvät tilintarkastajien valintaan, tehtäviin, valtuuksiin ja vastuisiin useille asiakkaille Japanissa. Toimistossamme on useita englanninkielisiä asianajajia, joilla on ulkomaalaisia oikeustieteellisiä pätevyyksiä ja jotka yhdistävät syvällisen asiantuntemuksen Japanin yrityslain alalla kansainväliseen käytännön kokemukseen. Hyödyntämällä tätä ainutlaatuista vahvuutta, olemme valmiita tukemaan ulkomaisia yrityksiä ja sijoittajia ymmärtämään ja asianmukaisesti käsittelemään Japanin liiketoimintaympäristön keskeisiä yrityshallinnon näkökohtia.