Rekrytointipalveluiden perussopimuksen laatimisen tarkistuskohteet

Kun yritykset palkkaavat työntekijöitä, heillä on mahdollisuus joko julkaista työpaikkailmoituksia omassa yrityksessään tai saada ehdokkaita henkilöstönvälitysyrityksiltä. Kun turvaudutaan henkilöstönvälitysyritykseen, yrityksen toiveet voidaan ymmärtää yksityiskohtaisemmin, jolloin yritys voi löytää paremmin omaan yritykseensä sopivia työntekijöitä.

Tämän kaltaisten etujen vuoksi on todennäköistä, että monet yritykset ovat harkinneet henkilöstönvälityspalveluiden käyttöä.

Kuitenkin, kun käytetään henkilöstönvälityspalveluita, “henkilöstönvälityksen perussopimus”, joka solmitaan henkilöstönvälitysyrityksen kanssa, sisältää joitakin erityisiä ehtoja, joihin on kiinnitettävä huomiota.

Tässä artikkelissa selitämme tarkistuspisteet, jotka on otettava huomioon henkilöstönvälityksen perussopimuksen laadinnassa.

Mitä henkilöstönvälitysliiketoiminta on?

Yleisesti ottaen, yrityksillä, jotka tarvitsevat työntekijöitä ja julkaisevat työpaikkailmoituksia itse, on seuraavat haitat:

1. Hakemuksia tulee myös ehdokkailta, jotka eivät täytä yrityksen toivomia ehtoja
2. On vaikea käsitellä suurta määrää hakemuksia
3. Ei voida käyttää, jos halutaan pitää rekrytointi salassa
4. Ei voida houkutella ehdokkaita, jotka eivät ole erityisen kiinnostuneita työpaikan vaihdosta

Henkilöstönvälitysliiketoiminta (henkilöstönvälityspalvelut) tarkoittaa palvelua, joka voittaa nämä haitat ja esittelee ehdokkaita yrityksille, jotka rekrytoivat työntekijöitä.

Henkilöstönvälitysyritykset kuuntelevat ensin yksityiskohtaisesti yrityksen toiveet työntekijöistä ja esittelevät sitten yrityksen työnhakijoille, jotka harkitsevat työpaikan vaihtoa. Tämä on yleinen käytäntö.

On huomattava, että henkilöstönvälitysyrityksillä on kolme päätyyppiä, jotka perustuvat henkilöstönvälitysmenetelmiin:

① Rekisteröintityyppi

Rekisteröintityyppiä kutsutaan myös yleiseksi tyypiksi, ja se on yleisin henkilöstönvälitysyritysten tyyppi.

Tämä tyyppi esittelee yritykselle sopivia työntekijöitä henkilöstönvälitysyrityksen rekisteröimien ehdokkaiden joukosta. Yrityksille tämä tyyppi on edullinen, koska se ei vaadi alkukustannuksia, mutta se ei välttämättä pysty vastaamaan erikoistuneen tiedon tai erityisten taitojen omaaviin työntekijöihin.

② Haku- eli headhunting-tyyppi

Haku- eli headhunting-tyyppi etsii yrityksen toivomia ehdokkaita käyttämällä kaikkia mahdollisia keinoja, kuten sosiaalista mediaa ja henkilökohtaisia kontakteja, ei vain henkilöstönvälitysyrityksen tietokantaan rekisteröityjä ehdokkaita.

Tämä tyyppi voi löytää ehdokkaita, jotka täyttävät tiukat tai erityiset ehdot, mutta se on usein kalliimpi kuin rekisteröintityyppi, ja se voi vaatia alkukustannuksia, kuten aloitusmaksuja.

③ Uudelleensijoittamistukea tarjoava tyyppi

Uudelleensijoittamistukea tarjoava tyyppi, jota kutsutaan myös outplacement-tyypiksi, esittelee yrityksen työntekijöitä, jotka haluavat vähentää henkilöstöä esimerkiksi yrityksen supistumisen tai irtisanomisten vuoksi, muille yrityksille.

Tässä tyypissä yritys, joka haluaa vähentää henkilöstöä, maksaa kulut, joten yritykset, jotka ottavat vastaan ehdokkaita, voivat palkata heidät alhaisin kustannuksin. Kuitenkin, saatavilla olevien työntekijöiden määrä ja tyyppi ovat rajalliset.

Näin ollen, henkilöstönvälityksen tyypin mukaan on sekä etuja että haittoja, mutta yleisesti ottaen, henkilöstönvälityspalvelujen käytön etuja ovat seuraavat:

Yrityksen toivomia ehdokkaita esitellään

Kun käytät henkilöstönvälityspalvelua, henkilöstönvälitysyritys ymmärtää yrityksesi toiveet yksityiskohtaisesti.

Esimerkiksi, haluat ehkä henkilön, joka ei ole vaihtanut työpaikkaa usein, henkilön, jolla on erityinen pätevyys, tai henkilön, jolla on kokemusta tietyistä tehtävistä.

Nämä yksityiskohtaiset ehdot, joita yritys toivoo, voivat olla vaikeita ilmaista työpaikkailmoituksessa, jota suuri joukko ihmisiä voi nähdä, mutta henkilöstönvälitysyrityksen avulla voit saada tukea myös yksityiskohtaisiin ehtoihin.

Lisäksi, yrityksen toivomat ehdot paljastetaan yleensä vain ehdokkaille, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että työpaikan ehdot näkyvät asiaankuulumattomille kolmansille osapuolille.

Ei tarvitse käsitellä suurta määrää hakemuksia

Kun käytät henkilöstönvälityspalvelua, saat esittelyjä vain ehdokkailta, jotka täyttävät yrityksesi toivomat ehdot, joten voit välttää ongelman, jossa suuri määrä hakemuksia tulvii sisään ja kuormittaa henkilöstöosaston, kuten usein tapahtuu, kun julkaiset työpaikkailmoituksen.

Lisäksi, kun joudut hylkäämään ehdokkaan hakemuksen, henkilöstönvälitysyrityksen edustaja voi tehdä sen puolestasi niin, ettei se loukkaa ehdokasta, mikä vähentää yrityksen taakkaa.

Voit pitää rekrytoinnin salassa

Jos tarkoituksena on käyttää henkilöstönvälityspalvelua uuden projektin käynnistämiseksi, yritys ei ehkä halua julkistaa itse rekrytointia.

Mitä enemmän projekti vaikuttaa yrityksen kohtaloon, sitä suurempi on riski, että yrityksen voitto vähenee, jos kilpailijat tai muut saavat tietää, että se rekrytoi suuresti.

Voit houkutella ihmisiä, jotka eivät ole erityisen kiinnostuneita työpaikan vaihdosta

Yksi suurimmista eroista yrityksen julkaiseman työpaikkailmoituksen ja henkilöstönvälityspalvelun käytön välillä on se, että henkilöstönvälitysyrityksen edustaja voi lähestyä yksittäisiä ehdokkaita.

Henkilöstönvälitysyrityksen rekisteröityjen ihmisten joukossa on monia, jotka ovat tyytyväisiä nykyiseen työpaikkaansa eivätkä halua vaihtaa työpaikkaa heti, mutta ovat rekisteröityneet saadakseen tietoa.

Nämä ihmiset ovat todennäköisesti arvostettuja ja päteviä työntekijöitä nykyisessä työpaikassaan, eivätkä he todennäköisesti hae työpaikkaa työpaikkailmoituksen kautta.

Kun käytät henkilöstönvälityspalvelua, voit lähestyä näitä päteviä työntekijöitä “yksilöllisesti”.

Tämä mahdollisuus löytää työntekijöitä, jotka eivät ole aktiivisesti etsimässä työpaikkaa, on yksi suurimmista eduista, kun käytät henkilöstönvälityspalvelua.

Henkilöstönvälityksen ja henkilöstövuokrauksen eroavaisuudet

Kun yritys etsii työntekijöitä, yksi vaihtoehto on käyttää henkilöstövuokrausta.

Henkilöstönvälityksessä, henkilöstönvälitysyritys toimii vain välittäjänä, ja työsopimuksen tekevät yritys ja ehdokas.

Sitä vastoin henkilöstövuokrauksessa, työsopimuksen tekevät henkilöstövuokrausyritys ja työntekijä.

Näin ollen, henkilöstövuokraus ja henkilöstönvälitys ovat juridisesti katsottuna hyvin erilaisia järjestelmiä. Lisätietoja työntekijöiden vuokraussopimuksen laatimisen kannalta tärkeistä seikoista löytyy alla olevasta artikkelista.

https://monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Henkilöstönvälityksen perussopimuksen tarkistuspisteet

Henkilöstönvälityspalveluita käytettäessä on yleistä solmia henkilöstönvälityksen perussopimus. Tässä sopimuksessa on kuitenkin useita kohtia, jotka ovat erityisen tärkeitä henkilöstönvälityksessä.

Seuraavassa esittelemme henkilöstönvälityksen perussopimuksen tarkistuspisteitä konkreettisten sopimusehtojen avulla.

Huomaa, että henkilöstönvälitystoiminnan harjoittaminen edellyttää pääsääntöisesti maksullisen työnvälitystoiminnan lupaa (japanilainen ‘Yūryō Shokugyō Shōkai Jigyō Kyoka’).

Siksi on tärkeää varmistaa ennen henkilöstönvälitysyrityksen palkkaamista, että heillä on tämä lupa.

Maksullisen työnvälitystoiminnan luvasta kerrotaan yksityiskohtaisesti alla olevassa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Kohta 1. Tehtävän sisältö

Artikla X (Tehtävän sisältö)
A (yritys, joka etsii työntekijöitä) antaa B:lle (työvoimanvälitystoimisto) tehtävän esitellä A:lle työntekijöitä, jotka täyttävät A:n erikseen määrittelemät palkkaamisehdot (jäljempänä “tämä tehtävä”), ja B on hyväksynyt tämän tehtävän.

※ ‘A’ viittaa yritykseen, joka etsii työntekijöitä, ja ‘B’ viittaa työvoimanvälitystoimistoon (jatkossa sama).

Työvoimanvälityksen perussopimus on palvelusopimus, jossa yritys, joka etsii työntekijöitä, antaa “työvoimanvälitystehtävän” työvoimanvälitystoimistolle.

Siksi on välttämätöntä määritellä sopimuksessa tehtävän sisältö, joka annetaan. Kuitenkin, koska työvoimanvälityksen perussopimus on loppujen lopuksi “perussopimus”, tehtävän sisältö, joka määritellään, on yleensä abstrakti ilmaisu, kuten artiklan esimerkki.

Siksi yrityksen on määriteltävä jokaisen pyynnön yhteydessä työvoimanvälitystoimistolle, millaista työvoimaa se toivoo.

Artiklan esimerkissä “A määrittelee erikseen” viittaa tähän yksittäiseen, konkreettiseen määrittelyyn.

Kohta 2. Henkilöstönvälityspalkkio

Yritysten, jotka rekrytoivat henkilöstöä ja käyttävät henkilöstönvälityspalveluita, tulee määritellä henkilöstönvälityspalveluista maksettava korvaus (henkilöstönvälityspalkkio) henkilöstönvälityksen perussopimuksessa.

Pykälä 〇 (Palkkio)
1. Jos B:n esittelemä henkilö solmii työsopimuksen ja aloittaa työskentelyn A:ssa, A maksaa B:lle tämän palvelun palkkion.
2. Edellä mainittu palkkio on 〇% (ilman kulutusveroa) B:n esittelemän henkilön teoreettisesta vuosipalkasta.
3. Edellä mainittu teoreettinen vuosipalkka on summa, joka vastaa 12 kuukauden palkkaa (peruspalkka, bonukset, erilaiset lisät, kiinteä ylityökorvaus mukaan lukien), jonka B:n esittelemän henkilön odotetaan saavan palkattuna vuonna.

Palvelun palkkioon liittyvät tärkeät seikat ovat seuraavat:

• Palkkion syntymisen ehdot
• Palkkion laskentamenetelmä

Henkilöstönvälityspalkkion markkinahinta on “30-35% teoreettisesta vuosipalkasta, josta rekrytoiva yritys ja valittu henkilö ovat sopineet”. Erikoisammattien ja johtotehtävien osalta palkkio voi olla korkeampi, jopa “40% teoreettisesta vuosipalkasta”.

Teoreettisesta vuosipalkasta kerrotaan tarkemmin alla kohdassa “Palkkion laskentamenetelmä”.

Palkkion syntymisen ehdot

Henkilöstönvälitysyritykset toimivat useimmiten tulospohjaisesti, joten aloituskustannukset ovat yleensä ilmaisia.

Palkkion syntymisen ehdot on määritelty esimerkkiehdon ensimmäisessä kohdassa. Esimerkkiehdossa palkkion syntymisen edellytyksenä on paitsi työsopimuksen solmiminen ehdokkaan kanssa, myös se, että ehdokas on todella aloittanut työskentelyn.

Tämä johtuu siitä, että työsopimuksen solmimisen ja työskentelyn aloittamisen välisenä aikana ehdokas saattaa ensin ilmaista aikomuksensa liittyä yritykseen, mutta sitten perua päätöksensä esimerkiksi nykyisen työnantajansa voimakkaan painostuksen vuoksi.

Jos palkkio pitäisi maksaa heti, kun ehdokas on solminut työsopimuksen, yritys, joka on palkannut henkilön, saattaa joutua maksamaan palkkion turhaan, jos ehdokas peruu päätöksensä yrityksen tietämättä jälkikäteen. Tämä on erittäin tärkeä ehto, koska se voi johtaa yrityksen epävakaaseen asemaan.

Palkkion laskentamenetelmä

Palkkion laskentamenetelmä on määritelty esimerkkiehdon toisessa ja kolmannessa kohdassa.

Henkilöstönvälityssopimuksissa palkkion laskentamenetelmänä käytetään usein “teoreettista vuosipalkkaa”. Teoreettinen vuosipalkka on arvioitu vuosipalkka, jonka valittu ehdokas saisi, jos hän olisi työskennellyt rekrytoivassa yrityksessä koko vuoden alusta loppuun.

Teoreettiseen vuosipalkkaan sisältyy yleensä peruspalkka, erilaiset lisät ja bonukset.

Ylityökorvauksen osalta on olemassa ajattelutapoja, jotka sisältävät sen “keskimääräisenä ylityökorvauksena” tai vain “kiinteänä ylityökorvauksena”, joten tämä on hyvä tarkistaa etukäteen.

Huomaa, että vuosipalkka on ensimmäisen vuoden summa, ja jos muuttuvat palkat, kuten yötyö- ja ylityölisät, vaihtelevat paljon työn sisällön ja määrän mukaan, käytetään yrityksen keskimääräistä vuosipalkkaa laskennassa.

Esimerkiksi, jos kuukausipalkka on 300 000 euroa ja bonuksia on kaksi kuukautta, teoreettinen vuosipalkka on [kuukausipalkka 300 000 euroa x 14 kuukautta = vuosipalkka 4 200 000 euroa], mutta todellinen vuosipalkka vaihtelee yrityksestä toiseen, koska bonusten arviointijakso ja työsuhteen kesto vaikuttavat bonuksen maksupäivään.

Kuitenkin, koska teoreettinen vuosipalkka ei ole laissa määritelty käsite, jos teoreettista vuosipalkkaa käytetään palkkion laskennan perustana, on tärkeää määritellä teoreettisen vuosipalkan laskentamenetelmä yksityiskohtaisesti, kuten esimerkkiehdon kolmannessa kohdassa.

Muuten, jotkut henkilöstönvälitysyritykset saattavat määritellä palvelumaksut henkilöstönvälityspalveluiden lisäksi tarjottavista lisäpalveluista.

Joka tapauksessa, koska henkilöstönvälityspalkkiot ovat usein suuria, on tärkeää harkita etukäteen, onko palkkio tai palvelumaksu yrityksen taloudellisen tilanteen huomioon ottaen mahdollista maksaa.

Kohta 3. Palkkion palautus tietyssä ajassa tapahtuvan irtisanoutumisen yhteydessä

Pykälä 〇 (Palkkion palautus)
Mikäli B:n suosittelema henkilö irtisanoutuu A:sta määräajassa, riippumatta A:n vastuusta, B palauttaa A:lle jo vastaanotetun palkkion osan seuraavasti määritellyllä tavalla.
1. Mikäli henkilö irtisanoutuu kuukauden sisällä työsuhteen alkamisesta, B palauttaa 70% vastaanotetusta palkkiosta
2. Mikäli henkilö irtisanoutuu yli kuukauden, mutta alle kolmen kuukauden sisällä työsuhteen alkamisesta, B palauttaa 30% vastaanotetusta palkkiosta

Henkilöstönvälityssopimuksissa on usein määräys, jonka mukaan osa palkkiosta palautetaan, jos värvätty henkilö irtisanoutuu tietyn ajan kuluessa työsuhteen alkamisesta.

Henkilöstönvälityksen palkkiot ovat usein suuria, joten jos värvätty henkilö irtisanoutuu ennen kuin hän on ehtinyt tuottaa yritykselle, yritys kärsii suuren taloudellisen tappion, vaikka se olisi maksanut palkkion.

Siksi on tärkeää, että yritykset, jotka rekrytoivat henkilöstöä, sisällyttävät sopimukseen määräyksen palkkion palauttamisesta, jos henkilö irtisanoutuu tietyn ajan kuluessa.

Palautettavan palkkion määrä ja palautuksen kohdejakso vaihtelevat hieman henkilöstönvälitysyritysten välillä, joten on tärkeää tarkistaa nämä seikat huolellisesti.

Kohta 4. Suorien kauppojen kielto

Pykälä 〇 (Suorien kauppojen kielto)
1. Osapuoli A ei saa ottaa suoraan yhteyttä osapuoli B:n esittelemään henkilöstöön ilman B:n etukäteistä hyväksyntää. Tämä ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa vuosi on kulunut siitä, kun B esitteli kyseisen henkilöstön A:lle.
2. Jos A rikkoo edellä mainittua määräystä, B voi vaatia sopimusrikkomusmaksuna 10% lisäyksen siihen korvaukseen, jonka B olisi saanut, jos A olisi palkannut kyseisen henkilöstön.

Henkilöstönvälityspalvelut ovat palveluita, jotka yhdistävät työnhakijat ja työntekijöitä etsivät yritykset.

Tästä syystä, jos yritys tekee suoria kauppoja henkilöstövälitysyrityksen esittelemän henkilöstön kanssa, se on suuri ongelma henkilöstövälitysyritykselle, koska se ei saa korvausta.

Välttääkseen tällaiset tilanteet, henkilöstönvälityssopimuksissa määrätään yleensä, että yritys ja työnhakija eivät voi ottaa suoraan yhteyttä toisiinsa ennen työsopimuksen solmimista. Esimerkiksi pykälässä voidaan vaatia “etukäteistä hyväksyntää”.

Jotta suorien kauppojen kiellolla olisi todellista vaikutusta, on yleistä määritellä rangaistus, kuten pykälän 2 kohdassa.

Jos rangaistuksena on vain velvollisuus maksaa korvaus, jonka henkilöstövälitysyritys olisi alun perin saanut, yritys saattaa ajatella, että “jos suorat kaupat paljastuvat, minun tarvitsee vain maksaa korvaus”, mikä ei ole riittävästi pelote.

Siksi suorien kauppojen rangaistuksena on yleistä määritellä sopimusrikkomusmaksu, joka lisätään henkilöstövälitysyrityksen korvaukseen, kuten pykälässä esitetään.

Yhteenveto: Pyydä lakimieheltä oikeudellinen tarkastus henkilöstönvälityssopimuksesta

Henkilöstönvälityspalvelut voivat olla tehokas tapa rekrytoida päteviä työntekijöitä, jos niitä käytetään oikein.

Koska yrityksen kasvun kannalta on tärkeää hankkia hyviä työntekijöitä, henkilöstönvälitystoiminta tulee todennäköisesti kasvamaan entisestään tulevaisuudessa.

Sekä henkilöstönvälityspalveluita tarjoavien että niitä käyttävien on tärkeää tehdä sopimuksen oikeudellinen tarkastus ennaltaehkäistäkseen ongelmia.

Sopimuksen sisällön ja neuvottelutavan osalta suosittelemme konsultoimaan yritysjuridiikkaan perehtynyttä lakimiestä.

Sopimusten laadinta ja tarkastus Monolis-lakitoimistossa

Monolis-lakitoimisto tarjoaa laajan valikoiman palveluita IT-, Internet- ja liiketoiminta-alan vahvuutensa pohjalta. Palvelumme kattavat erilaisten sopimusten, kuten henkilöstönvälityssopimusten, laadinnan ja tarkastuksen. Palvelumme on suunnattu sekä pitkäaikaisille että uusille asiakkaillemme.

Lisätietoja alla.