Ulkopuolisten tehtävien siirtäminen etätyöhön. Sisältö, joka tarvitaan uuden sopimuksen (muistion) tekemiseen

Uuden koronaviruksen vaikutuksesta “etätyö” on noussut nopeasti valokeilaan. Kotona tehtävän työn verkkopalveluiden ja ilmaistyökalujen lisääntyessä etätyön odotetaan laajenevan entisestään tulevaisuudessa.

Kuitenkin, kun yritysten välisissä palvelusopimuksissa palvelun suorittava yritys tekee työnsä etätyönä, on tarpeen solmia uusi sopimus (muistio).

Tässä artikkelissa selitämme yksityiskohtaisesti muistion eri ehdot, jotka koskevat palvelun suorittamista etätyönä palvelusopimuksissa.

Huomaa, että tässä artikkelissa mainittu muistio on asiakirja, joka solmitaan, kun halutaan tehdä joitakin muutoksia tai lisäyksiä jo olemassa olevaan sopimukseen osapuolten välillä. Tässä tapauksessa esittelemme sen asiakirjana, joka on tarkoitettu lisäyksille jne. alkuperäiseen sopimukseen “sopimuksesta etätyön suorittamiseksi”.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Muistion johdannon merkinnöistä

【Muistio】
Osakeyhtiö ●● (jäljempänä ‘A’) ja Osakeyhtiö ●● (jäljempänä ‘B’) ovat sopineet seuraavasta liittyen ●● vuoden ● kuun ● päivänä allekirjoitettuun ‘Toimeksiantosopimukseen’ (jäljempänä ‘Alkuperäinen sopimus’), ja täten laativat tämän muistion (jäljempänä ‘Tämä muistio’).

Muistion johdannon merkinnöissä on ensisijaisen tärkeää määrittää, mihin jo olemassa olevaan sopimukseen tämä muistio liittyy. Tämän vuoksi esimerkissämme on mainittu alkuperäisen sopimuksen allekirjoituspäivämäärä ja sopimuksen nimi, jotta voidaan määrittää, mihin alkuperäiseen sopimukseen tämä muistio liittyy.

Koskien tavoitetta koskevia lausekkeita

1 § (Tavoite)
Tämän muistion tarkoituksena on, uuden koronaviruksen leviämisen estämiseksi, määritellä perusasiat, jotka koskevat työtehtävien suorittamista työntekijän kotona perussopimuksen mukaisesti (jäljempänä “tämä tehtävä”). Tavoitteena on sujuvoittaa tämän tehtävän suorittamista.

Tavoitetta koskevassa lausekkeessa kuvataan muistion allekirjoittamisen tarkoitus. Tämän muistion tarkoituksena on estää uuden koronaviruksen leviäminen, joten tämä on mainittu.

Tässä muistion lausekkeen esimerkissä oletetaan, että työntekijä suorittaa tehtävänsä kotonaan. Riippuen tapauksesta, saattaa olla tarpeen muuttaa tehtävän suorittamistapaa koskevia tietoja.

Etätyötä koskevat ehdot

2. artikla (Etätyö)
Etätyö tarkoittaa sitä, että tehtävän työn suorittaja tekee työnsä kotoaan käyttäen erilaisia verkkoyhteyksiä, työhön tarvittavia laitteita ja välineitä, jotka on lainattu tai tarjottu (jäljempänä “lainatut laitteet jne.”), sekä omia laitteitaan ja välineitään.

Sopimuksessa voidaan määritellä eri termejä, ja tässä ehtoesimerkissä on määritelty “etätyö”. Työn sisällön ja käytettävien laitteiden ja välineiden mukaan määritelmän sisältöä voidaan muuttaa.

Määritelmän erityinen maininta on tärkeää, jotta voidaan selventää etätyön merkitys sopimusosapuolten välillä ja estää mahdolliset erimielisyydet, jotka johtuvat eri käsityksistä. Vaikka etätyö on yleinen termi, sen määritelmän mainitseminen on merkityksellistä, koska se on yksi tämän sopimuksen keskeisistä kohdista.

Etätyön toteuttamista koskevat ehdot

3 § (Etätyön toteuttaminen)
1. B:n tulee noudattaa seuraavia ehtoja, jos A:n pyynnöstä tehdään etätyötä:
1) Työn suorittamispäivät ja -ajat ovat pääsääntöisesti A:n määrittelemät työpäivät ja -ajat.
2) Työraporttiin tulee sisällyttää “työn aloitus”, “työn lopetus”, “tauon ja siirtymän aloitus, lopetus” ja ne tulee raportoida viipymättä.
2. Kaikki etätyöhön liittyvät kulut (mukaan lukien valaistus- ja viestintäkulut, mutta ei rajoittuen niihin) ovat B:n vastuulla.
3. Jos A päättää lopettaa etätyön toteuttamisen, A:n on ilmoitettava siitä B:lle etukäteen.

Tämä pykälä määrittelee yksityiskohtaisesti päivämäärät, ajat, raportointisisällön ja kulujen kattavuuden, kun B:n työntekijät tekevät etätyötä, sekä ilmoituksen etätyön toteuttamisjakson päättymisestä.

Edellä mainitussa 3 §:n 1 momentissa todetaan “A:n pyynnöstä”, mutta on mahdollista, että B haluaa tehdä etätyötä. Siksi etätyön toteuttamisen ehdot voidaan määritellä eri sisällöllä kuin edellä mainitussa pykälässä, tarpeen mukaan.

Lisäksi, kuten edellä mainitussa pykälässä 3 §:n 1 momentin 2 kohdassa, “työraporttiin” voidaan lisätä “työn sisältö” tarvittaessa. Etätyössä työn suorittajan työn sisältö ei ole helposti nähtävissä, mikä voi johtaa kiistoihin siitä, onko työtä tehty vai ei. Tässä mielessä on merkityksellistä määritellä työn sisällön raportointi “työraportiksi”. Jotta myöhemmin ei synny ongelmia osapuolten välillä, on tärkeää keskustella perusteellisesti siitä, mitkä asiat sisällytetään raportointiin.

Lainauslaitteiden käsittelyä koskevat ehdot

4. artikla (Lainauslaitteiden käsittely)
1. Toimeksisaaja käyttää lainauslaitteita suoritettuaan tarvittavat tarkastukset ja säilyttää ja hallinnoi niitä hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Jos lainaaja on erikseen määritellyt lainauslaitteita koskevat huomautukset, toimeksisaaja säilyttää ja hallinnoi niitä näiden huomautusten mukaisesti.
2. Toimeksisaaja ei saa siirtää, alilisensoida, siirtää omistusoikeutta, tarjota vakuuksia tai käyttää lainauslaitteita muuhun tarkoitukseen.
3. Kun toimeksisaaja on suorittanut tehtävänsä tai saanut pyynnön lainaajalta, hänen on palautettava lainaajan antamat materiaalit (mukaan lukien kopiot ja jäljennökset) lainaajalle mahdollisimman pian.
4. Jos lainauslaitteet ovat tahallisesti tai huolimattomuuden vuoksi tuhoutuneet tai vahingoittuneet tai niitä ei voida palauttaa (mukaan lukien varkaus ja katoaminen), toimeksisaajan on ilmoitettava siitä lainaajalle välittömästi puhelimitse tai muulla tavoin ja raportoitava yksityiskohdat kirjallisesti sekä noudatettava lainaajan ohjeita. Tässä tapauksessa lainaaja voi vaatia toimeksisaajalta korvauksia, ja korvausmenetelmä ja määrä määritetään lainaajan ja toimeksisaajan keskinäisissä neuvotteluissa.

Tässä pykälässä määritellään, miten toimeksisaajan tulee käsitellä lainauslaitteita tehtävän suorittamisen aikana, mukaan lukien laitteiden hallinnointi, huolellisuusvelvoitteet ja mitä tehdä, jos laitteet tuhoutuvat tai vahingoittuvat, sekä korvausvastuu.

Lainauslaitteiden sisältö vaihtelee, mutta esimerkiksi jos toimeksisaaja menettää lainaajan materiaalit, on mahdollista, että lainaajalle aiheutuu vahinkoa, jos materiaalin sisältö vuotaa ulkopuolelle. Koska toimeksisaajan työntekijät tekevät työtä kotona, joka on yksityinen paikka, on tarpeen olla tietoisempi lainauslaitteiden hallinnasta kuin jos työtä tehtäisiin toimeksisaajan toimistossa tai määrätyssä paikassa. Siksi olemme määritelleet lainauslaitteita koskevat erilliset ehdot.

Määräykset turvallisuuden varmistamisesta

5 § (Turvallisuuden varmistaminen)
1. Toimeksisaaja pyrkii varmistamaan yhteydenpidon ja lainattujen laitteiden turvallisuuden sekä estämään luvattoman pääsyn työalueelle, lainattujen laitteiden katoamisen ja tietokonevirusten aiheuttamat vahingot.
2. Jos onnettomuus sattuu, toimeksisaaja on velvollinen ilmoittamaan siitä välittömästi toimeksiantajalle.

Tässä pykälässä määrätään toimeksisaajan velvollisuudesta pyrkiä estämään vahingot, kun hän suorittaa työtä laitteistossa tai verkkoympäristössä, sekä velvollisuudesta ilmoittaa vahingoista, jos niitä sattuu. Tämä johtuu siitä, että etätyön turvallisuustaso saattaa olla alhaisempi kuin toimeksisaajan toimistossa tai määrätyssä paikassa suorittaman työn turvallisuustaso. Esimerkiksi toimeksisaajan työntekijän tietokoneessa, jolla hän suorittaa työtä, ei välttämättä ole turvaohjelmistoa, ja toimeksisaajan työntekijän kotiin tunkeutuminen on yleensä helpompaa kuin toimeksisaajan toimistoon tunkeutuminen. Tarvittaessa voidaan harkita toimeksisaajan turvallisuusvelvoitteiden tason nostamista tai toimeksiantajan erityisten turvallisuusvaatimusten määrittämistä.

Yhteenveto

Tällä kertaa olemme käsitelleet etätyötä koskevan työsuhteen alihankintasopimuksen muistion. Uuden koronaviruksen leviämisen loppuun saakka tie on epävarma, mutta yritysten on jatkossakin kiinnitettävä huomiota työntekijöidensä terveydentilaan ja selviydyttävä tästä vaikeasta tilanteesta.

Jos harkitset etätyön käyttöönottoa ja olet huolissasi tai epävarma etätyöhön liittyvistä työtavoista tai sopimusasiakirjojen kirjoittamistavasta yksittäisten tapausten mukaan, suosittelemme kääntymään asiantuntevan lakimiehen puoleen.

Sopimusten laadinta ja tarkastus Monolis-lakitoimistossa

Monolis-lakitoimisto tarjoaa laajan valikoiman palveluita IT-, Internet- ja liiketoiminta-alan asiakkailleen. Palvelumme eivät rajoitu vain toimeksiantoihin, vaan tarjoamme myös erilaisten sopimusten laadinta- ja tarkastuspalveluita neuvonantajayrityksillemme ja asiakasyrityksillemme.

Jos olet kiinnostunut, katso lisätietoja alla.