วิธีการเก็บบันทึกการประชุมในการพัฒนาระบบจากมุมมองทางกฎหมายคืออะไร

ในกรณีที่บริษัทหนึ่งมอบหมายให้บริษัทอื่นพัฒนาระบบสำหรับตน สัญญาที่ถูกทำขึ้นด้วยตราประทับของผู้บริหารทั้งสองฝ่าย หรือเอกสารที่ระบุความต้องการที่ผู้รับผิดชอบได้สร้างขึ้นอาจจะไม่ชัดเจนเสมอไปว่าจะสร้างอะไรและจะสร้างจนถึงเมื่อไหร่ นี่คือสิ่งที่เรามักจะพบเจอในการพัฒนาระบบมากมาย การสื่อสารผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์ระหว่างผู้รับผิดชอบ การประชุมที่ผู้รับผิดชอบระดับสูงเป็นผู้จัด การยืนยันข้อกำหนดที่เริ่มแรกไม่ชัดเจน การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดตามการเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ การร้องขอเพิ่มฟังก์ชัน และการขอความร่วมมือเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นทุกวัน

เพื่อให้การพัฒนาระบบดำเนินไปอย่างราบรื่น และเพื่อเตรียมตัวในกรณีที่เกิดข้อพิพาท การสร้างเอกสารและการจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการโครงการพัฒนาระบบอย่างราบรื่น

ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับวิธีการเก็บรักษาบันทึกการประชุมและเอกสารการประชุมที่ใช้ในการประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าในการพัฒนาระบบ จากมุมมองทางกฎหมาย

ทำไมการจัดการเอกสารในการพัฒนาระบบถึงสำคัญ

ในโครงการพัฒนาระบบ การบันทึกเนื้อหาการสื่อสารในการประชุมยืนยัน หรือการบันทึกความคืบหน้าและเส้นทางของโครงการเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ไม่ว่าจะมองจากมุมมองของกฎหมาย สาเหตุสำคัญมีดังนี้

เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในภายหลัง

การพัฒนาระบบเป็นโครงการที่มักจะมีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากทั้งจากฝั่งผู้ใช้และฝั่งผู้ขาย ดังนั้น ถ้ามีความเข้าใจไม่ตรงกันระหว่างผู้ใช้และผู้ขายเกี่ยวกับบทบาทและหน้าที่ที่แต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบ อาจทำให้เกิดปัญหาในการดำเนินโครงการในภายหลัง

นอกจากนี้ โครงการที่มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก อาจทำให้เกิดปัญหาในการสื่อสาร เช่น “คนละคนพูดคนละอย่าง ไม่รู้ว่าคนไหนพูดถูก”

การรวบรวมเนื้อหาของข้อตกลงที่ได้รับการสร้างขึ้นในรูปแบบของตัวอักษรมีความหมายที่สำคัญ และการรวบรวมเอกสารที่ทุกคนสามารถตรวจสอบได้ (ตามเวลาของแต่ละคน) จะช่วยให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

โดยทั่วไป การใช้ความรู้ทางกฎหมายเพื่อป้องกันการเกิดข้อพิพาทล่วงหน้า มักจะเรียกว่า “การบริหารกฎหมายเชิงป้องกัน”

เพื่อเป็นมาตรการตอบสนองเมื่อเกิดข้อพิพาท

นอกจากมุมมองของการบริหารกฎหมายเชิงป้องกันที่กล่าวไปแล้ว ถ้าต้องอธิบายความสำคัญของการจัดการเอกสารจากมุมมองที่แตกต่างออกไป ก็คือ “การจัดการวิกฤติ” ในกรณีที่เกิดข้อพิพาทจริงๆ

ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นและโครงการถูกหยุดก่อนที่ผลงานจะสมบูรณ์ หรือไม่สามารถส่งมอบตามกำหนด และถ้าสมมุติว่าเรื่องนี้ไปถึงศาล ทั้งผู้ใช้และผู้ขายจะต้องมี “ความคิดเห็นของตนเองต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้น” แต่ถ้าไม่มีการบันทึกเป็นเอกสาร จะไม่สามารถพิสูจน์ความคิดเห็นของตนเองได้ และอาจถูกดูแลในศาลอย่างไม่เป็นธรรม

โดยเฉพาะในปัญหาที่เกิดจาก “ไม่สามารถส่งมอบตามกำหนด” สาเหตุของปัญหานี้ อาจเกี่ยวข้องกับ “เมื่อไหร่และในช่วงเวลาไหนที่พบปัญหา” “เมื่อไหร่ที่มีคำขอเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด” “ผู้ขายได้ตอบสนองต่อคำขอเพิ่มฟังก์ชันจากผู้ใช้อย่างไร” ซึ่งเป็นประเด็นสำคัญที่อาจมีผลต่อการตัดสินในศาล ถ้ามีปัญหาเกี่ยวกับ “ใครพูดว่าอะไร” การแก้ไขข้อพิพาทอย่างยุติธรรมอาจจะยาก

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการบันทึกการประชุมเพื่อการพัฒนาระบบคืออะไร

ประเภทของการประชุมในการพัฒนาระบบ

ในโปรเจคการพัฒนาระบบ มักจะมีการจัดการประชุมที่หลากหลายและถูกวางแผนอย่างต่อเนื่อง ซึ่งไม่น่าแปลกใจเมื่อคิดถึงว่ามีจำนวนมากของผู้เข้าร่วมในโปรเจค นอกจากนี้ โปรแกรมเมอร์และวิศวกรที่ทำการพัฒนาโปรแกรมในสถานที่จริง ก็มักจะมีการประชุมเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของงานอย่างประจำ นอกจากนี้ ยังมีการตรวจสอบโค้ดที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อตรวจสอบปัญหาเรื่องการบำรุงรักษาและความปลอดภัย โดยทำการรีวิวโค้ดโดยตรง

นอกจากการประชุมระดับผู้รับผิดชอบในสถานที่พัฒนา บริษัทยังมีการประชุมที่รวมผู้บริหารและผู้รับผิดชอบที่มีอำนาจ ในกรณีนี้ การประชุมมักจะเน้นทิศทางและนโยบายทั่วไปในโปรเจคการพัฒนา การประชุมที่ระดับผู้รับผิดชอบที่มีอำนาจในเรื่องที่สำคัญ มักจะเรียกว่า “คณะกรรมการควบคุม” (Steering Committee)

คณะกรรมการควบคุมคือการประชุมที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ

ในสถานที่พัฒนาระบบ มีการจัดการประชุมที่หลากหลายตามบทบาทและวัตถุประสงค์ของผู้เข้าร่วม ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แต่จากมุมมองทางกฎหมาย การประชุมที่ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษคือคณะกรรมการควบคุม ในเทียบกับการประชุมเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าและการประชุมรีวิว คณะกรรมการควบคุมมีความสำคัญเป็นพิเศษในการป้องกันข้อพิพาทและการจัดการเมื่อเกิดข้อพิพาท โดยเฉพาะในการจดบันทึกเอกสาร สาเหตุที่ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษคือ

1. คณะกรรมการควบคุมเป็นการประชุมที่ผู้รับผิดชอบระดับสูงเป็นผู้จัด ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่สำคัญ และเป็นการแสดงว่าผู้ใช้และผู้ขายมีความเข้าใจอย่างไร ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญในเรื่องกฎหมาย
2. สำหรับการประชุมระดับผู้รับผิดชอบ ปกติแล้ว สิ่งที่ถูกอภิปรายในการประชุมมักจะถูกสะท้อนในเอกสารออกแบบและข้อกำหนดต่าง ๆ ซึ่งทำให้เกิดปัญหาเรื่อง “การขาดเอกสาร” ไม่ค่อยจะเกิดขึ้นในความเป็นจริง (อย่างไรก็ตาม ถ้าการจดบันทึกเอกสารในเรื่องนี้ยังไม่เพียงพอ ก็ควรมีการปรับปรุง)

สามารถยกตัวอย่างได้ดังนี้

ตัวอย่างคดีที่เกี่ยวข้องกับบันทึกการประชุมของคณะกรรมการบริหาร

ด้านล่างนี้เป็นการแนะนำเรื่องราวที่บันทึกการประชุมในคณะกรรมการบริหารถูกนำมาใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการพิจารณาคดีจริง ๆ ตัวอย่างคำพิพากษาที่อ้างอิงด้านล่างนี้เป็นเรื่องที่โครงการพัฒนาระบบขัดข้องระหว่างทางและถูกยอมรับว่าเป็นการละเมิดหน้าที่ในการจัดการโครงการของฝ่ายผู้ขาย ในที่นี้ บันทึกการประชุมมีความหมายที่สำคัญมากในการพิจารณาคดีเนื่องจากมันแสดงถึงความเข้าใจเริ่มแรกของทั้งผู้ขายและผู้ใช้

ผู้ขายได้ชี้แจงว่า บันทึกการประชุมของคณะกรรมการบริหารที่ใช้ในการยืนยันความคืบหน้าของการพัฒนาระบบนี้ มีการแก้ไขจากผู้ใช้ และอาจไม่สะท้อนถึงสถานการณ์การทำงานที่แท้จริง แต่คณะกรรมการบริหารถูกตั้งขึ้นเพื่อตัดสินใจในระดับการจัดการระดับสูงของการพัฒนาระบบนี้ ผู้รับผิดชอบการดำเนินการพัฒนาระบบนี้จากทั้งสองฝ่าย ผู้ขายและผู้ใช้ ได้เข้าร่วม และทำการประเมินรวม แบ่งปันผลการดำเนินงานและปัญหาที่เกิดขึ้น และตัดสินใจเรื่องที่สำคัญ และสำหรับสิ่งที่ถูกอภิปรายในที่นั้น ผู้ขายจะต้องจัดทำบันทึกการประชุมและลงทะเบียนในฐานข้อมูลบันทึกการประชุมภายในช่วงเช้าของวันทำการที่สองหลังจากการประชุม และบันทึกการประชุมนี้จะถูกใช้เพื่อบันทึกการตัดสินใจสุดท้ายของการประชุม ในการยืนยันบันทึกการประชุม ทั้งผู้ขายและผู้ใช้จะต้องเข้าใจถึงความสำคัญของการบันทึกการทำงานด้วยบันทึกการประชุม และตรวจสอบเนื้อหาและการแสดงผล และยืนยันเนื้อหาที่สะท้อนถึงสถานการณ์การประชุมที่แท้จริง โดยเฉพาะผู้ขายที่เป็นผู้ที่มีธุรกิจในการพัฒนาระบบ ควรจะเข้าใจถึงความสำคัญและวิธีการจัดทำบันทึกการประชุมอย่างชัดเจน ดังนั้น บันทึกการประชุมที่ได้รับการยืนยันควรถูกจัดการเป็นสิ่งที่สะท้อนถึงสถานการณ์การทำงานของคณะกรรมการบริหาร และถ้าไม่มีสถานการณ์พิเศษ สิ่งที่เขียนในบันทึกการประชุมนั้นควรถูกยอมรับว่าเป็นสรุปของสถานการณ์ในวันที่คณะกรรมการบริหารประชุม

คำพิพากษาศาลอุทธรณ์โตเกียว วันที่ 26 กันยายน พ.ศ. 2556 (2013)

มุมมองของศาลคือ ถ้าบันทึกการประชุมที่ทั้งผู้ขายและผู้ใช้สร้างขึ้นด้วยความยินยอมร่วมกัน มันสามารถถือเป็น “หลักฐาน” ที่มีความน่าเชื่อถือได้ในระดับหนึ่ง หรือจากมุมมองอื่น ๆ คือ ถ้าคุณเขียนบันทึกการประชุมอย่างไม่ระมัดระวัง มันอาจเป็นความเสี่ยงที่จะกลายเป็นหลักฐานทันที คุณควรระมัดระวังในเรื่องนี้อย่างมาก

รายการที่ควรจะบันทึกในรายงานการประชุม

รายงานการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีที่เกิดคดีศาลขึ้น (หรือแม้กระทั่งในกรณีที่ไม่มีคดีศาลขึ้น แต่ยังคงมีความสำคัญในการทำให้การต่อรองระหว่างทั้งสองฝ่ายดำเนินไปอย่างราบรื่น) ดังนั้น รายการที่ควรจะบันทึกในรายงานการประชุมคืออะไรบ้าง? ขอสรุปรายการดังกล่าวต่อไปนี้

ประเด็นที่ควรจะบันทึกลงบันทึกจากมุมมองของผู้ขาย

ผู้ขายมีหน้าที่ในการจัดการโปรเจคในฐานะเป็นผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาระบบ สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่นี้ คุณสามารถอ่านได้ในบทความด้านล่างนี้

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

ด้วยหน้าที่ที่มีอยู่ ผู้ขายควรจะบันทึกลงบันทึกเกี่ยวกับ

1. ความจริงที่แต่ละขั้นตอนการพัฒนาได้เสร็จสิ้นและวันที่ที่เกิดขึ้น
2. ประวัติการตอบสนองต่อคำขอเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดหรือการเพิ่มฟังก์ชันที่ได้รับจากผู้ใช้
3. มาตรการที่ได้ดำเนินการเพื่อขอความร่วมมือในกรณีที่การพัฒนาล่าช้าเนื่องจากสภาพความเป็นไปได้ของผู้ใช้และสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

เป็นต้น

นอกจากนี้ ในส่วนที่ 3 ข้างต้น ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ผู้ใช้ไม่ทำการตรวจรับ บทความด้านล่างนี้อธิบายเกี่ยวกับประเด็นที่ผู้ขายควรพิจารณา ในบทความด้านล่างนี้ มีการอธิบายว่าการตัดสินใจของศาลจะเปลี่ยนแปลงอย่างมากขึ้นอยู่กับว่าผู้ขายได้ให้ความร่วมมือกับผู้ใช้ในการดำเนินการตรวจรับมากน้อยเพียงใด โดยอ้างอิงจากข้อความคำพิพากษาจริง

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

เรื่องที่ควรจะบันทึกจากมุมมองของผู้ใช้

แน่นอนว่าผู้ใช้งานก็มีหน้าที่ในการสนับสนุนการพัฒนาระบบที่ใช้ภายในองค์กรของตนเอง รายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับหน้าที่นี้ได้รับการอธิบายในบทความด้านล่างนี้

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. ประวัติการสื่อสารข้อมูลที่ผู้ใช้ควรจะสื่อสารให้กับผู้ผลิต อาทิ เช่น ฟังก์ชันที่ต้องการ หน้าตาของหน้าจอ และอื่น ๆ
2. ประวัติของปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการของผู้ผลิต (เช่น การออกจากทีมอย่างกะทันหันของสมาชิก หรือ การล่าช้าของตารางการพัฒนาระบบที่เกิดจากการขาดการสำรวจข้อมูลจากฝั่งผู้ผลิต และสาเหตุอื่น ๆ)

เกี่ยวกับข้อ 2 ข้างต้น สิ่งที่มักจะนำไปสู่ปัญหาที่ไม่คาดคิดได้คือ การพัฒนาระบบใหม่ในขณะที่ยกเลิกระบบเดิม การย้ายข้อมูลจากระบบเดิมไปยังระบบใหม่มักจะเป็นสาเหตุของปัญหา รายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเหล่านี้ได้รับการอธิบายในบทความด้านล่างนี้

https://monolith.law/corporate/the-transition-from-the-oldsystem[ja]

สรุป

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น นั่นคือ แนวทางในการเก็บรักษาบันทึกการประชุมในสถานที่พัฒนาระบบจากมุมมองทางกฎหมาย นอกจากการทำงานในชีวิตประจำวันแล้ว การเข้าใจลึกซึ้งเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่าง “กฎหมาย” “การพัฒนาระบบ” และ “การจัดการเอกสาร” ก็เป็นสิ่งที่สำคัญ การพัฒนาระบบเป็นสิ่งที่มักจะเกี่ยวข้องกับจำนวนมากของบุคคลและองค์กร และมักจะพัฒนาเป็นการซื้อขายขนาดใหญ่ ดังนั้น การป้องกันและจัดการข้อพิพาทที่เกี่ยวข้องก็จึงสำคัญ และจากมุมมองทางกฎหมายเกี่ยวกับความจำเป็นในการรักษาหลักฐาน ความมีอยู่ของ “เอกสาร” ที่ทุกคนสามารถยืนยันได้โดยกล่าวความเป็นอยู่ของมันจะมีความหมายที่สำคัญ

แน่นอน การแปลงทุกการติดต่อและการเปลี่ยนแปลงของโครงการเป็นภาษาอาจจะเป็นภาระที่ใหญ่และอาจไม่เป็นไปได้ในความเป็นจริง แต่การระบุสิ่งที่สำคัญทางกฎหมายและการทำเอกสารสำคัญตามความเหมาะสมเป็นสิ่งที่สำคัญ ซึ่งไม่ว่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายหรือไม่ ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจควรรับรู้สิ่งนี้อย่างกว้างขวาง